PROFI Telefonanlage Webportal

Gruppen

Einleitung

Bei Placetel haben Sie die Möglichkeit verschiedene Rufgruppen zu bilden und Ihr individuelles Routing noch genauer an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Schaltet man bei Placetel eine Gruppe hinter eine Nummer, so klingeln bei einem Anruf auf die entsprechende Rufnummer alle dieser Nummer zugewiesenen VoIP-Benutzer. Gruppenmitglieder können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden. Die Standard-Gruppe als auch die Hunt-Gruppe können in Verbindung mit den Placetel-Steuerungs-Codes genutzt werden, um sich in die Gruppen ein- oder auch auszuloggen.

Gruppe anlegen und Mitglieder zuweisen

  • Loggen Sie sich in Ihre TK-Anlage ein.
  • Klicken Sie auf den Reiter Telefonanlage.
  • Klicken Sie im Seitenmenü auf Gruppen.
  • Klicken Sie auf den Button Neue Gruppe anlegen.
  • Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
  • Entscheiden Sie sich für einen Gruppentyp.
  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den Button Speichern.
  • In der Liste Ihrer Rufgruppen erscheint nun die soeben erstelle Gruppe
  • Um der Gruppe nun Mitglieder zuzuweisen, klicken Sie bitte auf den Editier-Button.
  • Hinweis: Um Gruppenmitglieder zuweisen zu können, müssen bereits VoIP-Benutzer erstellt worden sein!
  • Im sich öffnenden Dialogfenster hat man nun die Möglichkeit noch mal den Gruppennamen zu ändern oder optional eine Beschreibung hinzuzufügen.
  • Im zweiten Reiter Gruppenmitglieder des Gruppen-Editier-Dialogs kann man nun die gewünschten VoIP-Benutzer durch markieren der Gruppe zuweisen.
  • Hinweis: Hier werden nur VoIP-Nutzer angezeigt, die auch bereits erstellt wurden.
  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den Button Speichern.
  • Nun wurden die Gruppen erstellt und die gewünschten Mitglieder hinzugefügt.
  • Im nächsten Schritt wird die Gruppe nun einer Rufnummer zugewiesen.

Einer Rufnummer eine Gruppe zuweisen

  • Klicken Sie in der Seiten-Navigation auf den Punkt Rufnummernverwaltung.
  • Klicken Sie auf den Button Einstellungen neben der Rufnummer, die Sie mit einer Ihrer Gruppen verknüpfen möchten.
  • Es gibt nun zwei Möglichkeiten die Verknüpfung herzustellen
  • 1. Klingelt auf Gruppe
    • Klicken Sie auf den Punkt Klingelt auf Gruppe.
  • Im sich öffnenden Dialogfenster können Sie nun zuerst auswählen auf welche Gruppe der eingehende Anruf klingeln soll.
  • In den Gruppeneinstellungen haben Sie daraufhin die Möglichkeit die Klingeldauer einzustellen.
  • Diese Funktion beeinflusst lediglich die Hunt-Gruppe.
  • Unter Routingtyp bei nicht erreichbar können Sie einstellen, was passieren soll, wenn der Anruf nicht entgegengenommen wird.
  • Sie können einfach eine Mailbox aufschalten.
  • Hinweis: Um hier an die Mailboxeinstellungen zu gelangen, müssen Sie in das Profi-Routing der entsprechenden Rufnummer um dort im Reiter Mailbox und Ansagen Ihre bevorzugten Einstellungen vornehmen zu können.
  • Sie können den Anruf auch auf ein Routingobjekt weiterleiten und somit komplexe zeitabhängige Szenarien mit Ihrer Gruppe realisieren.
  • Hinweis: Um auf ein Routingobjekt weiterleiten zu können, muss vorher ein Routingobjekt erstellt werden.
  • Sichern Sie Ihre Angaben durch einen Klick auf Speichern.
  • 2. Profi-Routing
  • Klicken Sie auf den Punkt Profi-Routing
  • Im sich öffnenden Profi-Routing-Dialog müssen Sie im linken Menü auf den Punkt Gruppenruf klicken.
  • Die Einstellungsmöglichkeiten entsprechen in der Einrichtung exakt denen, die Sie vorfinden, wenn Sie direkt auf 1.Klingelt auf Gruppe klicken.
  • Hinweis: Hier haben Sie jedoch die Möglichkeit direkt auf die Mailboxeinstellungen zuzugreifen.
  • Sichern Sie Ihre Angaben durch einen Klick auf Speichern.
  • Ihre Rufgruppen sind nun alle eingerichtet und einsatzbereit.
  • Im nächsten Punkt werden die unterschiedlichen Gruppenarten erklärt.

Standard Gruppe (Ring All)

  • Eine Standard-Gruppe ist eine Gruppen-Container, der Placetel VoIP-Nutzer zu einer Rufgruppe zusammenfasst.
  • Bei einem eingehenden Anruf auf die Gruppenrufnummer klingeln alle der Gruppe zugewiesenen Nutzer-Telefone.

Pick-Up Gruppe (Monitoring Group) – nur für snom-Telefone

  • In einer Pick-Up Gruppe können ausschließlich und bis zu zehn BLF-Nutzer zusammengefasst werden.
  • Eine Pick-Up-Gruppe wird nicht mit einer Rufnummer verknüpft.
  • Wird bei der Pick-Up Gruppe ein Gruppenmitglied angerufen, so erhalten alle Gruppenmitglieder eine visuelle Anzeige auf einer vordefinierten Taste, dass ein Anruf für ein Gruppenmitglied rein kommt.
  • Blinkt die Taste, so klingelt grade das Telefon des Gruppen-Kollegen.
  • Leuchtet die Taste, wurde der Call entgegengenommen.
  • Drückt man auf die Pick-Up-Group-Taste während eines eingehenden Anrufs, so pickt man, übernimmt man den Anruf.
  • Im Display Ihres snom sieht man in der Info-Zeile auch für welches Gruppenmitglied der Anruf reinkam und welche Rufnummer angerufen hat.

Hunt Gruppe (Least recent routing)

  • Eine Hunt-Group ist eine Rufgruppe mit einem internen Load Balancing.
  • Dieses Load Balancing sorgt für die Funktion Least recent Routing.
  • Hierbei erkennt das System, welches der Gruppenmitglieder am längsten nicht gesprochen hat, also keinen Call hatte, und weist daraufhin den nächsten eingehenden Anruf eben diesem Gruppenmitglied zu.
  • Bei der Einrichtung einer Hunt-Gruppe kann man eine Klingeldauer angeben.
  • Diese Klingeldauer ist dafür gedacht den Anruf nach eben dieser Zeit weiterzuleiten.
  • Es kann durchaus sein, dass ein Gruppenmitglied nicht ans Telefon gehen kann obwohl sein Telefon klingelt.
  • In diesem Fall springt der Anruf nach der vordefinierten Zeit wieder zurück in die Gruppe und wird zum nächsten Gruppenmitglied weitergeleitet, der die nächstlängste Sprechpause hatte.
  • Bitte beachten Sie, dass nach Start der Gruppennutzung erst einige Anrufe eingehen müssen, damit die Gruppenmitglieder unterschiedliche Sprechzeiten haben und das System den am längsten untätigen Nutzer ausmacht und den nächsten kommenden Anruf an diesen vermittelt.
  • ”Hinweis: Wir empfehlen bei der Hunt-Gruppe über die Placetel-Steuerungs-Codes ein Ein- und Ausloggen in die Gruppe zu ermöglichen. ”
  • Ausgeloggte Gruppenmitglieder sind nicht Teil der Gruppenroutings. Somit wird vermieden, dass evtl. Telefone klingeln, die zwar online sind, aber wo der Nutzer gar nicht zugegen ist.

Video-Tutorial zu (Standard) Gruppen

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