Einrichtung eines Mitarbeiters

Anlegen eines Mitarbeiters

Stammdaten des Mitarbeiters

1. Um einen neuen Mitarbeiter Anlegen können, klicken Sie auf Administration → Mitarbeiter.

   

2. Sie gelangen zur Übersicht über Ihre Mitarbeiter. Klicken Sie auf neuen Mitarbeiter hinzufügen.

   

3. In das Formular tragen Sie die entsprechenden Mitarbeiterinformationen ein.
   Folgende Informationen werden benötigt:

• Geben Sie den Vor- und den Nachnamen des Mitarbeiters ein.
• Geben Sie per Klick auf die entsprechende Checkbox an, um auszuwählen, dass der Mitarbeiter die Telefonie-Funktionen der Placetel Profi Anlage verwenden kann.
• Wählen Sie bei Ausgehende Rufnummer im Dropdown-Menü eine Telefonnummer aus, mit die für ausgehende Anrufe einem Mitarbeiter zugewiesen werden soll.
• Geben Sie bei Interne Durchwahl eine Kurzwahl an, mit der Mitarbeiter für andere Mitarbeiter per Kurzwahl erreichbar sein wird.
• Unter Webportal und mobile Apps können Sie per Checkbox auswählen, ob sich der entsprechende Mitarbeiter auch über das Webportal anmelden kann. Hierfür muss dann noch die E-Mail Adresse des Mitarbeiters angegeben werden. Mit dieser E-Mail Adresse meldet sich Ihr Mitarbeiter dann auch im Placetel Webportal an.

Wenn alles eingetragen ist, klicken Sie auf den grünen Weiter-Button.

Endgerät zuweisen

4. In nächsten Schritt geht es um die Zuweisung des Endgeräts für den Mitarbeiter. Sollte dieser Mitarbeiter allerdings kein Endgeräte benötigen, sondern nur ein Softphone benutzen, können Sie entsprechend auch diese Option auswählen. Die Installation dieses Softphones wird im unten stehenden Kapitel beschrieben.

4.1 Für den Fall, dass Sie dem Mitarbeiter ein Endgeräte zuweisen wollen, so geben Sie erst die MAC-Adresse des Endgeräts in das dafür vorgesehene Feld ein. Diese MAC-Adresse finden Sie als Aufkleber auf dem Telefon.

4.2 Als nächstes wählen Sie per Klick auf den entsprechenden Endgeräte Hersteller, gefolgt von Klick auf das entsprechende Endgerät das korrekte Telefon aus.

4.3 Wenn alles angewählt ist, können Sie mit Klick auf den grünen Weiter-Button Ihre Eingaben bestätigen.

Klicken Sie abschließend auf den grünen Weiter-Button.

5. Nun erhalten Sie eine Zusammenfassung über die von Ihnen eingetragenden und angewählten Informationen. Überprüfen Sie hier alle Eingaben nochmal und bestätigen Sie die Eingaben per Klick auf den grünen Abschließen-Button.

   

6. Sie erhalten die Mitteilung über den angelegten Mitarbeiter und sehen auch noch einmal alle Informationen.
   Sollten Sie ausgewählt haben, dass sich der Mitarbeiter auch über das Webportal anmelden kann, so wird ihm nun eine E-Mail mit den Informationen zum Login zugeschickt.
   Das ausgewählte Endgerät wird ebenfalls angezeigt und das Gerät wird automatisch autoprovisioniert.
   Im unteren Bereich sind ebenfalls die SIP-Zugangsdaten des Mitarbeiters einzusehen und können auch hier Softphone für Ihren Mitarbeiter herunterladen.

   

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Einrichtung abschließen wird das Endgerät automatisch autoprovisioniert und der Mitarbeiter kann direkt telefonieren. Bitte beachten Sie, dass das Endgerät für die Autoprovisionierung gegebenenfalls auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt werden muss.

VoIP-Ziele

Damit ein Mitarbeiter telefonieren kann, benötigt dieser ein VoIP-Ziel. Bereits beim Anlegen können Sie dieses automatisch mitanlegen, wenn Sie die entsprechende Checkbox beim Anlegen des Mitarbeiters anwählen.

Sollte bei einem bereits angelegten Mitarbeiter das VoIP-Ziel fehlen, so können Sie dieses nachträglich anlegen. Klicken Sie auf Administration → Mitarbeiter.
Und klicken Sie bei dem entsprechenden Mitarbeiter auf den grünen Bearbeitungspfeil.

Dann klicken Sie bei Eingerichtete VoIP-Ziele auf VoIP-Ziel erstellen.

Jetzt können Sie eine neues VoIP-Ziel anlegen, indem Sie die Felder befüllen.

Klicken Sie abschließend auf VoIP-Ziel erstellen.

Mehr zum Thema VoIP-Ziele finden Sie hier.

Login für das Portal

Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters

Bereits beim Anlegen des Mitarbeiters können Sie angeben, ob dieser sich auch für das Placetel Portal anmelden kann. Klicken Sie dafür die entsprechende Checkbox an.

Einem angelegten Mitarbeiter Zugang gewähren

Sollte bei einem bereits angelegten Mitarbeiter der Portalzugang fehlen, so können Sie dieses nachträglich anlegen. Klicken Sie auf Administration → Mitarbeiter.

Und klicken Sie bei dem entsprechenden Mitarbeiter auf den grünen Bearbeitungspfeil.

Geben Sie sowohl bei Login für das Placetel-Portal und E-Mail Adresse für Benachrichtigungen die E-Mail Adresse Ihres Mitarbeiters ein. Ihr Mitarbeiter erhält dann eine E-Mail mit einer Anweisung zum Setzen eines Passworts.

Nutzung eines Softphones

Sollte der von Ihnen angelegte Mitarbeiter nur ein Softphone benötigen, so navigieren Sie über Administration → VoIP-Ziele und dann Klicken Sie auf das entsprechende Ziel.

Unter Erweiterte Einstellungen finden Sie den Menüpunkt Softphone-Download. Klicken Sie dort auf das Softphone Ihrer Wahl und folgenden Sie Installations-Anweisungen.
Dieses Softphone ist bereits mit den Daten des Mitarbeiters konfiguriert, sodass der Mitarbeiter direkt telefonieren kann.

Gegebenenfalls müssen bei der Einrichtung des Softphones die VoIP-Zugangsdaten eingegeben werden diese finden Sie in den erweiterten Einstellungen unter dem Menüpunkt VoIP-Zugangsdaten.

Weitere Einstellungen

Berechtigungen

Unter Berechtigungen können Sie folgende Einstellungen pro Mitarbeiter festlegen:

• Einem Mitarbeiter Administrationsrechte geben
• Entscheiden, ob der Mitarbeiter eine oder mehrere Rufnummern (über das Portal) verwalten kann
• Erweiterte Bereiche des Portals für den Mitarbeiter deaktivieren

Callthrough-Einstellungen

Mittels Callthrough von Placetel können Sie bei ausgehenden Anrufen vom Mobiltelefon eine instabile oder langsame Internetverbindung ignorieren und dem Angerufenen trotzdem Ihre Placetel-Rufnummer anzeigen lassen. Die Vorteile der großflächigen Handynetzabdeckung und Placetels vereint.
Die App lässt Sie dann bei jedem Anruf entscheiden, ob dieser als normaler Mobilfunkanruf ausgeführt, per Callthrough oder normalem Placetel-Anruf über das Internet vermittelt werden soll. Callthrough funktioniert nur dann, wenn Sie im GSM-Netz angemeldet sind, Ihre mobile Rufnummer nicht unterdrücken und die Placetel-App auf dem Smartphone installiert ist.

Nutzen Sie bitte folgendes Format: 0173123456

Benutzer-Passwort

Um einem Mitarbeiter eines Neues Passwort generieren zulassen, klicken Sie auf den blauen Passwort generieren Button. Wichtig hierfür ist, dass eine E-Mail Adresse bei dem entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt ist.

Darstellung

Unter den Dartstellungseinstellungen können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Farbthema der Weboberfläche
• Sprache der Weboberfläche

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie abschließend auf den grünen Speichern-Button.