Auto Attendant mit Zeitsteuerung
Hier zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie in Webex für Placetel Geschäfts-, Feierabendzeiten, sowie eine komplexere Steuerrung für eingehende Anrufe vornehmen können.
Ziel
Folgendes Schaubild soll realisiert werden:
- Von Montag bis Freitag sind von 9:00 - 17:00 Uhr die Geschäftszeiten.
- Während der Geschätszeiten soll bei eingehenden Anrufen ein Sprachmenü (Auto Attendant) greifen, der nach Eingabe des Anrufers entsprechend dem Schaubild weiterleitet.
- Am Wochenende (bzw. unter der Woche vor 9 Uhr und nach 17 Uhr) soll der Anrufer die Möglichkeit haben, eine Nachricht bei einer Gruppen-Voicemail hinterlassen zu können.
Schritt 1: Funktionen erstellen / vorbereiten
Wir werden zuerst alle benötigten Funktionen erstellen, um diese dann später dem Auto Attendant hinzuzufügen.
Zeitplan erstellen
Die Geschäfts- und Urlaubszeiten werden bei Webex für Placetel über Zeitpläne definiert.
Diese können im Control Hub über:
Management → Standorte → Standort auswählen → Calling → Einstellungen für Calling Funktionen → Zeitpläne → Zeitpläne hinzufügen angelegt werden.
| Geben Sie dem Zeitplan einen Namen und geben Sie als Typ Geschäftszeiten an. Bei den Wochentagen geben wir bei Montag - Freitag 09:00 bis 17:00 an (ohne Mittagspause). |
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Weitere Informationen zu Zeitplänen können Sie in unserem Hilfeartikel nachlesen.
Gruppenvoicemail erstellen
In Webex für Placetel können Voicemails auch für Gruppen (beispielsweise Abteilungen) angelegt werden.
Diese können im Control Hub über:
Dienste → Calling → Funktionen → Voicemail-Gruppe → Voicemail-Gruppe erstellen angelegt werden.
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Für das Ziel-Szenario werden 2 Gruppenvoicemails benötigt. Eine für das Wahlmenü beim Auto Attendant und eine Voicemail-Gruppe um Anrufe zu verwalten, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen. Unter Grundlegendes wählen wir den Standort (der i. d. R. immer der Hauptstandort ist) aus und befüllen das Formular (Name, Telefonnummer, Anrufer-Id und Pin Code). Denken Sie daran, dass theoretisch jeder Mitarbeiter, der über den Pin Code verfügt, auf Nachrichten auf der Gruppenvoicemail zugreifen kann. Unter Einstellungen gibt es weitere Einstellungsmöglichkeiten. Für das Einrichtungsszenraio kann alles bei den Standardeinstellungen bleiben. Unter Überprüfen können Sie nochmals Ihre Einstellungen überprüfen. Klicken Sie abschließend auf Erstellen, um die Gruppenvoicemail anzulegen. Für die zweite Gruppenvoicemail sind die Schritte identisch. |
Weitere Informationen zu Gruppenvoicemails können Sie in unserem Hilfeartikel nachlesen.
Warteschlange erstellen
Warteschlangen sind mitunter eines der beliebtesten Telefonie-Features und können auch über den Control Hub angelegt werden und auch einem Auto-Attendant beigefügt werden.
Zu den Warteschlangen navigieren Sie im Control Hub wie folgt:
Dienste → Calling → Funktionen → Anrufwarteschlange → Anrufwarteschlange erstellen.
Legen Sie die Warteschlange an, indem Sie die einzelnen Konfigurationsseiten durchlaufen und die abgefragten Informationen befüllen. In unserem Szenario sind die Anforderungen an die Warteschlange nicht weiter spezifiziert. Orientieren Sie sich gerne, an unserem Beispiel.
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Weitere Informationen zu Warteschlangen können Sie in unserem Hilfeartikel nachlesen.
Sammelrufgruppe erstellen
Sammelanschlüsse bzw. Sammelrufgruppen sind benutzerdefinierte Gruppen die einen eingehenden Anruf beantworten können.
Zu den Sammelanschlüssen navigieren Sie im Control Hub wie folgt:
Dienste → Calling → Funktionen → Sammelanschluss → Sammelanschluss erstellen.
Legen Sie den Sammelanschluss an, indem Sie die einzelnen Konfigurationsseiten durchlaufen und die abgefragten Informationen befüllen. In unserem Szenario sind die Anforderungen an dem Sammelanschluss nicht weiter spezifiziert. Orientieren Sie sich gerne, an unserem Beispiel.
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Weitere Informationen zu Sammelanschlüssen können Sie in unserem Hilfeartikel nachlesen.
Ansage Öffnungszeiten
Ansagen sind im Control Hub über folgende Menüführung zu finden:
Calling → Funktionen → Ankündigungsdateien → Ankündigungsdateien erstellen.
Ansagen können Sie vorher aufzeichnen (z.B. für die Information über Öffnungszeiten) und dann hochgeladen werden.
Weitere Informationen zu Ansagen können Sie in unserem Hilfeartikel nachlesen.
Alle weiteren Bestandteile des Wahlmenüs können direkt bei Auto Attendant eingestellt werden.
Schritt 2: Auto-Attendant einrichten
Das Menü zum Anlegen eines Auto-Attenden ist so:
Dienste → Calling → Funktionen → Auto Attendant → Auto Attendant erstellen
Unter Grundlegendes werden erstmal grundlegende Informationen für den Auto Attendant wie die Telefonnummer oder die Sprache abgefragt.
Wichtig: Die Rufnummern, die für den Auto Attendant verwendet wird, ist die Rufnummer, die Eingangs in diesem Szenario angerufen wird.
Bei Zeitplan für Geschäftszeiten wird der oben angelegte Zeitplan ausgewählt.
Zeitplan für Urlaub ist das nächste Auswahlfeld beim Auto Attendant. Dieser muss für dieses Szenario nicht extra eingerichtet werden.
Im Menü wird nun der Auto Attendant konfiguriert.
Im Reiter Geschäftszeiten bauen wir das Menü entsprechend dem Szenario nach.
Im Reiter Außerhalb der Geschäftszeiten kann die Voicemail angegeben werden, die im Szenario erreicht werden soll, wenn ein Kunde außerhalb der Geschäftszeiten anruft.
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Damit ist die Konfiguration eingerichtet. Sie können unter Begrüßung noch eine Begrüßung festlegen, die der Anrufer hört. Unter Überprüfen können Sie Ihre Einstellungen nochmal bearbeiten. Klicken Sie abschließend auf Erstellen.