Outlook Add-in

Sie können Outlook mit dem Cisco Webex Scheduler verknüpfen, um Webex Meetings direkt über Outlook anzusetzen und die Meeting Gäste einzuladen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Webex in Outlook einbinden.

Outlook mit Webex verknüpfen

Outlook - Cisco Webex Scheduler hinzufügen

Rufen Sie die Cisco Webex Scheduler App im Microsoft AppSource auf.
(1) - Melden Sie sich hier zuerst mit Ihrer Mailadresse an, die Sie auch für Outlook verwenden.
(2) - Klicken Sie nach der Anmeldung auf Jetzt abrufen.

Klicken Sie dann bei der folgenden Abfrage auf Weiter.

Es folgt ein automatischer Verknüpfungsprozess, bei dem der Cisco Webex Scheduler (Cisco Webex-Funktionen zum Ansetzen) mit Outlook verknüpft wird. Bei erfolgreicher Verknüpfung erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Outlook - Webex Site festlegen

Bei Webex wird idR alles in einer Webex Site zusammengefasst. Meetings, Anrufe, Lizenzen, Mitarbeiter, Standorte, Rufnummern etc. werden immer einer Webex Site zugeordnet, die sozusagen Ihr Unternehmen als Instanz abbilet.
Diese muss auch bei Outlook hinterlegt sein, um sicherzustellen, dass die Verknüpfung korrekt funktioniert.

1.) Sie starten den Prozess zur Festlegung der Webex Site indem Sie das erste Meeting in Outlook ansetzen.

Desktop Ansicht → Legen Sie ein neues Meeting an und wählen Sie „Add Webex Meeting“ in der Navigationsleiste.

Browser Ansicht → Legen Sie ein neues Event (Ereignis) an und wählen Sie dann beim Cisco Webex Scheduler den Punkt Neues Meeting hinzufügen.

Der Prozess ist danach für die Browser- und für die Desktop-Ansicht gleich.

2.) Klicken Sie bei dem Welcome Screen auf Get started. Im nächsten Fenster geben Sie dann Ihre Webex-Site an.

3.) Als nächstes werden Sie nochmals nach den Log in Daten von Micrososft 365 abgefragt, welche Sie bitte eintragen.

Der Verknüpfungsprozess ist damit abgeschlossen und Sie können über Outlook nun Webex Meetings ansetzen.

Meeting ansetzen

Wenn Sie nun über Outlook ein Meeting ansetzen, können Sie jederzeit über Add Webex Meeting auswählen, dass das Meeting über Webex stattfinden soll. Zusätzlich werden automatisch die Einwähldaten für das Webex Meeting verschickt.

10 Minuten bevor das Meeting startet, erscheint auch bei Webex ein Pop-up Fenster, welches an das Meeting erinnert.

Meeting Typ ändern

Wenn Sie ein Webex-Meeting anlegen können Sie entscheiden, ob das Meeting im persönlichen Meeting Raum von Webex stattfinden soll, oder ob ein einmaliger Link verwendet werden soll, der nur für das spezifische Meeting genutzt wird.

Um den Meeting Typ festzulegen, klicken beim Anlegen eines Meetings Sie auf Webex Preferences und wählen Default meeting type den entsprechenden Typen aus.

Erweiterte Einstellungen

Sobald Sie auf Add Webex Meeting und ein Webex Meeting hinzugefügt haben, können Sie per Klick auf Webex Präferenzen weitere Einstellungen vornehmen.

Join before host - Meeting Teilnehmer können dem Meeting beitreten, auch wenn der Gastgeber noch nicht im Meeting ist. Hier können Sie ebenfalls die Zeit (in Minuten angeben).

Audio connection type - Erweiterte Audioeinstellungen. Wir empfehlen hier die Einstellung auf Webex Audio zu lassen.

Mute on entry - Alle Teilnehmer sind bei Eintritt in das Meeting stummgeschaltet.

Entry and exit tone - Bei Bedarf können Signaltöne abgespielt werden, sollten Teilnehmer dem Meeting beitreten oder es verlassen.

Breakout sessions - Ermöglicht das Nutzen von Breaktout sessions.

Meeting bearbeiten und löschen.

Bestehende Meetings können, wie jedes andere Meeting, über Outlook bearbeitet und gelöscht werden.