Voicemail einrichten
In diesem Artikel beschreiben wir Ihnen, wie Sie für Webex für Placetel die Voicemail einrichten können.
Diese Einstellung richtet eine IVR (Interactive Voice Response) ein, mit der Ihre Mitarbeiter beispielsweise hinterlassene Sprachnachrichten abhören oder eine Begrüßung für die Voicemail aufsprechen können.
Im Placetel Order Portal
Die Voicemail wird ĂĽber den Control Hub eingerichtet. Klicken Sie daher auf Control Hub in der linken Navigationsseite.
Im Control Hub
Sprache im Control Hub
In dieser Anleitung nutzen wir deutsche Version des Control Hubs. Die Sprache im Control Hub ändern Sie, indem Sie oben rechts auf den runden Administrationsbutton klicken und bei Sprache/Language Deutsch auswählen.
Aktivieren der Voicemail (Sprachportal)
Im Control Hub gehen Sie dann wie folgt vor:
- Klicken Sie in der linken Navigationsleiste im Bereich Management auf den Standorte.
- Wählen Sie dann (per Klick auf den Standort) den Standort aus, für den Sie die Voicemail einrichten wollen.
MenĂĽfĂĽhrung Control Hub (1) - Klicken Sie auf den Reiter Calling.
- Scrollen Sie herunter, bis zum Bereich Einstellungen fĂĽr Calling-Funktionen. Klicken Sie hier auf Sprachportal.
MenĂĽfĂĽhrung Control Hub (2) - Hier stehen Ihnen nun mehrere Optionen zur VerfĂĽgung, um Ihre Voicemail (bzw. das Sprachportal) zu konfigurieren.
Geben Sie dem Sprachportal einen Namen und wählen Sie die Sprachausgabe aus, in der die automatische Ansage des Sprachportals aufgesagt werden soll.
Standardmäßig ist schon deutsch als Sprache ausgewählt.
Wählen Sie die dann Telefonnummer aus, mit der das Sprachportal erreicht werden soll.
Bei Anschluss können Sie der Voicemail eine optionale Kurzwahl vergeben.
Hier ist im Standard schon die Durchwahl 1000 ausgewählt, um die Voicemail zu erreichen.
Diese können Sie hier jederzeit ändern.
Zuletzt können Sie noch einen Passcode für das Sprachportal festlegen, der als Sicherheitsabfrage dient. - Klicken Sie abschließend auf Speichern.
Eingabe der Voicemail Daten
Voicemail Kennwort fĂĽr einen Mitarbeiter setzen
Damit Ihre Mitarbeiter die Voicemail von Webex für Placetel nutzen können, benötigt jeder Mitarbeiter ein Kennwort.
1. Jeder Mitarbeiter kann sich selbst, ĂĽber das Einstellungsportal von Webex einen eigenen PIN fĂĽr die Voicemail geben.
Zum Einstellungsportal gelangen Sie ĂĽber folgenden Link: www.settings.webex.com/login.
2. Hier kann sich Ihr Mitarbeiter mit seinen eigenen Webex Login-Daten anmelden.
3. Mit Klick auf Reset Voicemail PIN kann sich der Mitarbeiter nun einen neuen PIN setzen.
Dieser Pin muss aus 4-8 Ziffern bestehen und darf keine RĂĽckschlĂĽsse auf die Telefonnummer, oder die eigene Kurzwahl zulassen.
4. Ein Klick auf Save speichert den Pin fĂĽr den entsprechenden User.
Eine aktivierte Voicemail nutzen
Über ein im Webex angelegtes Endgerät auf die Voicemail zugreifen
Ein Mitarbeiter kann jeder Zeit mit seinem persönlichen Endgerät oder über seinem Webex Client die Voicemail anrufen.
- Der Mitarbeiter ruft die hinterlegte Rufnummer der Voicemail an, oder kann alternativ die festgelegte Kurzwahl anrufen (sofern diese vorhanden ist).
- Im Telefonat wird dann der Mitarbeiter gebeten sein persönliches Kennwort (siehe Voraussetzungs-Kapitel auf dieser Seite) einzugeben und per #-Taste zu bestätigen. Er kann dann auf die Voicemail zugreifen.
Anruf der Voicemail Der Mitarbeiter ruft in seinem Webex Konto die Voicemail per festgelegter Kurzwahl an (in dem Fall hat die Voicemail die Kurzwahl 1000).
Im zweiten Schritt gibt der Mitarbeiter seinen Pin ein und erhält dann Zugriff auf das unten angegebene Sprachmenü. Zur Eingabe des Pins muss er vorher auf Keypad klicken.
Über ein fremdes Endgerät auf die Voicemail zugreifen
Sollten Ihre Mitarbeiter von einem fremden Endgerät die Voicemail anrufen (z.B. einem privaten Smartphone), so werden sie aufgefordert ihre Mailbox-ID einzugeben.
Die Mailbox-ID ist in dem Fall nichts anderes, als die dem Mitarbeiter zugeordnete Rufnummer. Es ist ebenfalls möglich, die eigene Kurzwahl anzugeben, sollte der Mitarbeiter über eine Kurzwahl verfügen. Die eingegebene Nummer muss dann mit der #-Taste bestätigt werden.
Im Anschluss gibt er seinen Pin ein, bestätigt diesen auch per #-Taste und kann dann auf die Voicemail zugreifen.
Einstellungen in der Voicemail
Sobald sich der Mitarbeiter mit der Voicemail verbunden hat, stehen per drĂĽcken der jeweiligen Taste die in der Ăśbersicht aufgezeigten Funktionen und Einstellungen zur VerfĂĽgung.
DĂĽcken Sie Taste..
1, um das MailboxmenĂĽ aufzurufen. Hier stehen die dann folgende MenĂĽpunkte, durch drĂĽcken auf die entsprechende Taste zur VerfĂĽgung.
1 - Hören Sie die gespeicherten nachricten auf der Voicemail ab.
2 - Legen Sie eine Benachrichtigung bei Besetztzeichen fest.
3 - Legen Sie eine Benachrichtigung bei keiner Antwort fest.
4 - Legen Sie eine Benachrichtigung bei einer längeren Abwesenheit Ihrerseits fest.
5 - Erstellen Sie eine neue Nachricht und versenden Sie diese.
7 - Löschen Sie alle gespeicherten Nachrichten.
Stern-Taste - Wechseln Sie zurĂĽck, in das vorherigen MenĂĽ.
Raute-Taste - Spielt die MenĂĽbeschreibung erneut ab.
3, um in das AnsagemenĂĽ zu gelangen. Hier stehen die dann folgende MenĂĽpunkte, durch drĂĽcken auf die entsprechende Taste zur VerfĂĽgung.
1 - Zeichnen Sie Ihren Namen auf.
Stern-Taste - Wechseln Sie zurĂĽck, in das vorherigen MenĂĽ.
Raute-Taste - Spielt die MenĂĽbeschreibung erneut ab.
8, um das Kennwort zu ändern
Nach einem Signalton werden Sie aufgefordert ein neues Kennwort festzulegen und es einzugeben.
Drücken Sie danach die #-Taste und bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Stern-Taste - Wechseln Sie zurĂĽck, in das vorherigen MenĂĽ.
9, um das zu Sparchportal beenden
Beendet den Anruf.
Raute-Taste, um die MenĂĽbeschreibung erneut abzuspielen.
Weitere Einstellungen fĂĽr den Nutzer
Ihre Mitarbeiter können über das Settings Portal von Webex weitere Einstellungen bzgl. der Voicemail vornehmen.
Hier ein Überblick über die Einstellungsmöglichkeiten, welche nach Login über den Reiter Webex Calling erreicht werden können.
Hier haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit weitere Einstellungsmöglichkeiten zu ihrer Voicemail einzustellen.
Es öffnet sich folgendes Menü:
(1) - Voicemail-Service
Wählen Sie, wann Ihre Voicemail aktiv sein soll:
Immer – Mit dieser Option werden alle Anrufe an die Voicemail weitergeleitet.
Wenn besetzt – Mit dieser Option werden Anrufe an die Voicemail weitergeleitet, wenn Sie sich bereits in einem Anruf befinden.
Eingehende Anrufe werden nicht an die Voicemail weitergeleitet, wenn die Anklopffunktion aktiviert ist.
Wenn keine Antwort – Mit dieser Option werden eingehende Anrufe an die Voicemail weitergeleitet, wenn der Anruf nicht beantwortet wird.
(2) - Nachrichtenspeicher
System-Mailbox verwenden – Mit dieser Option können Sie über Ihr Telefon oder über das Anrufbenutzerportal Nachrichten speichern.
Für die System-Mailbox gelten die folgenden Speicherbeschränkungen:
- Limit von 10 Minuten fĂĽr einzelne Nachrichten
- Limit von 100 Minuten fĂĽr die gesamte Mailbox
Externe Mailbox verwenden – Mit dieser Option können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, an die Sie alle Voicemails senden möchten. Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Zugriff auf Voicemails über Ihr Telefon, Ihre Desktop-App und die Anrufbenutzerportal beeinträchtigt.
Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Voicemails nicht transkribiert.
(3) - Benachrichtigungen
Um Benachrichtigungen per Textnachricht zu erhalten, wählen Sie per Textnachricht benachrichtigen, um informiert zu werden.
Wenn diese Option ausgewählt ist, geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Mitteilung geschickt werden soll.
Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wählen Sie die entsprechende Option.
Wenn diese Option ausgewählt ist, geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
Um eine Voicemail an eine E-Mail-Adresse mit der angehängten Nachricht zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie die entsprechende E-Mail ein.
(4) - Anrufe ĂĽbertragen
Sie können zulassen, dass Anrufer die 0 drücken und an eine andere Telefonnummer, Ihrer Wahl, weitergeleitet werden, wenn sie Ihre Voicemail-Begrüßung erreichen.
Wenn diese Funktion aktiviert ist, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Voicemail-Begrüßung mit den entsprechenden Anweisungen für den Anrufer aufzeichnen. Beispiel: „Drücken Sie die 0, um meinen Assistenten zu erreichen.“
(5) - BegrĂĽĂźung der Voicemail
Wählen Sie Ihre Besetzt-Begrüßung aus der Begrüßung von bei Besetztzeichen verwenden Dropdown-Menü:
- System – Die Systemstandard wird wiedergegeben.
- Persönlich – Wenn diese Option ausgewählt ist, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei zum Hochladen aus, um eine vorher aufgenommene, individuelle Durchsage abzuspielen.
Wählen Sie Ihre Nicht-Antwort-Begrüßung aus, wenn keine Antwort gegeben wird, verwenden Sie die Begrüßung von Dropdown-Menü:
- System – Die Systemstandard wird wiedergegeben.
- Persönlich – Wenn diese Option ausgewählt ist, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei zum Hochladen aus, um eine vorher aufgenommene, individuelle Durchsage abzuspielen.
Nachdem Sie die Begrüßungsdatei hochgeladen haben, können Sie sie aktualisieren oder ersetzen, indem Sie auf Durchsuchen erneut und wählen Sie eine neue Datei aus. Durch das Hochladen einer neuen Datei werden die vorherigen Begrüßungen überschrieben.
Die Audiodatei (WAV) muss das Format 8 kHz, 8-Bit-Mono, CCITT µ-law, max. 2 MB und .wav-Dateiformat haben.
Klicken Sie abschlieĂźend auf speichern.