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Microsoft Teams

Mit unserer Microsoft Teams Integration k├Ânnen Sie Anrufe in Microsoft Teams annehmen und ├╝ber den Client absetzen. Folgen Sie dieser Beschreibung zur Einrichtung.

Quickstart-Hilfe

Die Einrichtung erfolgt vollautomatisiert. Sie m├╝ssen nur f├╝r die korrekten Lizenzen im Microsoft Konto sorgen:

  • E1, E3, E5, Business Basic, Business Standard, Business Premium (A-Lizenzen sind ebenfalls m├Âglich)
  • Telefonie System / Telefonie in ├Âffentlichen Bereichen

Unser Webinar zum Thema Microsoft Teams!

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Erste Schritte

Voraussetzungen

Logindaten
Lizenzen

Sie ben├Âtigen f├╝r jeden Mitarbeiter, den Sie mit Microsoft Teams verkn├╝pfen m├Âchten, eine Office 365 / Microsoft E1, E3 oder E5 Lizenz . Bei E1 und E3 brauchen Sie zus├Ątzlich die Microsoft Office Telefon System Lizenz f├╝r jeden MS Teams User.

Microsoft Office 365 Admin Tool: Telefon System Lizenz

Sie k├Ânnen alternativ auch Microsoft Office 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium Tarife verwenden. In dem Fall m├╝ssen Sie dann das Paket Telefonie in ├Âffentlichen Bereichen dazubuchen. Im englischsprachigen ist dies mit Common Area Phone System beschrieben.

Microsoft Office 365 Admin Tool: Telefonie in ├Âffentlichen Bereichen bzw. Common Area Phone System

Buchen Sie nicht den Calling Plan oder Anrufplan f├╝r Inland! Sollten Sie diesen in Ihrem Konto haben, weisen Sie ihn nicht an einen Mitarbeiter zu!

Sollten Sie eine ├Âffentliche Einrichtung anbinden wollen, k├Ânnen Sie auch die A1, A3 und A5 Pl├Ąne verwenden.

  • F├╝r den Zeitpunkt der automatischen Einrichtung brauchen Sie mindestens eine freie, nicht vergebene E1/E3/E5 oder Business Basic/Standard Lizenz. Diese darf keinem MS Teams User zugeordnet sein. Wir ordnen diese Lizenz im Laufe des Einrichtungsprozesses einem MS Teams User zu, den wir selber erstellen (Placetel Integration). Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, werden wir diese Lizenz dem MS Teams User automatisiert entziehen. Sie k├Ânnen diese dann einem anderen MS Teams User zuordnen und aktiv nutzen.
Microsoft Office 365 Admin Tool: Freie Lizenz f├╝r die Einrichtung
Premium Paket
  • Alle Mitarbeiter, die Sie sp├Ąter mit Microsoft Teams verwenden m├Âchten, sollten ein BLF VoIP Ziel zugewiesen haben. Falls Sie keine oder zu wenige BLF User gebucht haben, werden Sie im Einrichtungsprozess darauf hingewiesen. In dem Fall m├╝ssen Sie ein oder mehrere Premium-Paket Optionen nachbuchen.

  • Nutzen Sie die Integration nicht, wenn Sie eine bestehende Voice Integration besitzen. L├Âschen Sie die bestehende Integration vorher restlos aus Ihrem Microsoft Account. Ein paralleler Betrieb einer vorhanden Integration mit der Placetel Integration ist nicht m├Âglich.

Einrichtung

  1. Loggen Sie sich mit dem Placetel Hauptaccount ein.
  2. Wechseln Sie zu Integrationen Ôćĺ Microsoft Teams.
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie oben genannte Bedingungen erf├╝llen.
  4. Klicken Sie auf Installieren.
Placetel Kundenkonto: Klicken Sie
  1. Klicken Sie auf 1. Microsoft Teams Einrichtung - Zur Einrichtung. Folgen Sie den Installationsdialogen. Sie m├╝ssen sich zwischenzeitlich mehrfach bei Microsoft anmelden. Nutzen Sie dazu einen globalen Administrator MS Teams User, der alle Rechte in Ihrem Office365 Account besitzt.
Placetel Kundenkonto: Klicken Sie „Zur Einrichtung“
  1. Warten Sie, bis der erste Schritt der Installation abgeschlossen ist. Die angegeben Zeiten sind nur ungef├Ąhre Zeiten, solange keine Fehlermeldung erscheint, l├Ąuft der Prozess in der Regel korrekt durch.

    Placetel Kundenkonto: Schritt 1 abgeschlossen
  2. Klicken Sie nun auf 2. PBX / Telefonsystem Einrichtung - Zur Einrichtung.

  3. Auch hier werden Sie ggfls. erneut nach Ihren Zugangsdaten f├╝r Microsoft gefragt.

  4. Warten Sie die Installationsroutine ab.

Die Einrichtung der Verbindung zwischen Placetel und MS Teams ist nun abgeschlossen

User importieren

  1. F├╝r jeden MS Teams User, den Sie importieren m├Âchten, buchen Sie eine Integrationen-Lizenz. Klicken Sie dazu auf den Einkaufswagen Ôćĺ Optionen buchen. ├ľffnen Sie die Registerkarte Microsoft Teams und buchen Sie die Anzahl an Lizenzen, die Sie ben├Âtigen.

    Placetel Kundenkonto: Option buchen
  2. Wechseln Sie wieder zu Integrationen Ôćĺ Microsoft Teams und klicken Sie auf User importieren.

    Placetel Kundenkonto: Klicken Sie „User importieren“
  3. W├Ąhlen Sie die Checkbox vor den MS Teams Usern, die Sie mit Placetel nutzen m├Âchten.

  4. Ordnen Sie die Microsoft Teams User den Placetel Mitarbeitern zu.
    Sollten Sie einzelne MS Teams User nicht angezeigt bekommen, haben Sie in der Regel die Telefonielizenz nicht korrekt zugeordnet. Sollten Sie erst gerade die Lizenz eingef├╝gt haben, warten Sie bitte rund eine Stunde, bevor Sie fortfahren.
    Sie k├Ânnen nur Mitarbeiter zuordnen, die bereits ein BLF VoIP Ziel besitzen. Falls dies nicht der Fall ist, bleiben die Mitarbeiter ausgegraut und erhalten das Stern Symbol (*). Im besten Fall ordnen Sie diesen Mitarbeitern vor dem Import Vorgang ein BLF Ziel zu. Falls Sie dies nicht tun, wird zun├Ąchst nur ein VoIP Ziel angelegt. Dieses k├Ânnen Sie dann auch nach dem Import einem Mitarbeiter zuweisen.

Placetel Kundenkonto: User zuordnen
  1. Legen Sie eine eingehende Rufnummer fest. Sollten Sie hier nicht Ihre gew├╝nschte Rufnummer aufgelistet finden, haben Sie diese bereits in der Vergangenheit konfiguriert. In diesem Fall w├Ąhlen Sie Sp├Ąter zuweisen. Die Konfiguration Ihrer Rufnummern wird dann nicht ver├Ąndert.
  2. Legen Sie eine ausgehende Rufnummer fest. Dieses Feld ist verpflichtend. Eine unterdr├╝ckte Rufnummer kann nicht gew├Ąhlt werden.
  3. Klicken Sie auf Importieren. Die User werden jetzt importiert. Sobald der Importvorgang abgeschlossen ist, sehen Sie die User auf der Microsoft Teams Integrationen Seite mit einem orangen Punkt. Dieser Prozess dauert einige Minuten. Fahren Sie dann fort, in dem Sie die User synchronisieren.
Placetel Kundenkonto: Warten auf Abschluss des Import Vorgangs

User synchronisieren

Wenn Sie neue User importiert haben oder Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie den Placetel Account mit Ihren Microsoft Teams Usern synchronisieren. Klicken Sie dazu bitte auf den orangenen Synchronisieren Button. Sobald die Synchronisation erfolgt ist, erhalten die User einen grünen Punkt.

Placetel Kundenkonto: User synchronisieren

Token erneuern

Zur Beginn der Installation haben Sie sich mit einem globalen Administrator bei Microsoft angemeldet. Dar├╝ber haben wir einen Token erhalten um die Integration und die Nutzersynchronisierung durchzuf├╝hren. Dieser Token l├Ąuft nach sp├Ątestens 90 Tagen ab.
Sie erhalten hier├╝ber eine Meldung auf der Microsoft Teams Integrationen Seite und ebenfalls eine E-Mail an Ihren Placetel Hauptaccount.
Ihre Microsoft Teams Integration funktioniert auch mit abgelaufenem Token weiter! Nur bei der Änderung von VoIP Zielen (ausgehende Rufnummer, Durchwahl) oder bei einem weiteren Import von neuen Usern wird der neue Token notwendig.

Um einen neuen Token zu generieren klicken Sie einfach Bei Microsoft einloggen.

Placetel Kundenkonto: User synchronisieren

Loggen Sie sich nun mit dem selben Account ein, mit dem Sie Anfangs die Integration durchgef├╝hrt haben (globaler Administrator)!

Der Status Ihrer Installation sollte sich nun wieder auf Live ver├Ąndern.

Nutzung

Telefonieren

Starten Sie Ihren MS Teams Client. Dort finden Sie nun den Unterpunkt Anrufe, in dem Sie ein Dialpad ├Âffnen k├Ânnen (Nummer w├Ąhlen). Sie k├Ânnen nun telefonieren.
Sollte das Dialpad nicht direkt auftauchen, warten Sie einige Minuten und starten dann den Client neu.

Microsoft Teams Clients erhalten nach kurzer Wartezeit ein Dialpad

Mailbox

Bitte beachten Sie, dass Sie im Microsoft Teams Client - sofern nicht bereits geschehen - die Mailbox ausschalten m├╝ssen. Dazu wechseln Sie in die Einstellungen Ôćĺ Anrufe. W├Ąhlen Sie dort Wenn unbeantwortet nichts tun. Nur so greifen Ihre Placetel Routingregeln und Voicemails.
Die Nutzung der Microsoft Teams Mailbox ist ausdr├╝cklich nicht empfohlen und kann zu erheblichen Problemen im Placetel Routing f├╝hren.
Mailboxen f├╝r interne Anrufe sind bei Placetel nicht verf├╝gbar.
Wenn Sie eine Installation ohne Doppelregistrierungen oder Rufgruppen haben (also nur MS Teams Nutzer und kein parallel registriertes Tischtelefon oder Softphone) k├Ânnen Sie unter bestimmten Umst├Ąnden auch die Microsoft Teams Mailbox verwenden. Dies geschieht auf eigene Gefahr.

Microsoft Teams Client: Mailbox abschalten

Konferenz

Sie k├Ânnen direkt aus dem Microsoft Teams Client eine Konferenz starten. In diese Konferenz k├Ânnen Sie sowohl Placetel Teilnehmer als auch Microsoft Teams Teilnehmer und externe Teilnehmer (├╝ber eine PSTN Rufnummer) einbinden. Diese Funktionalit├Ąt ist auch in unserem Webinar beschrieben.
Bauen Sie dazu einen normalen Anruf auf. F├╝gen Sie anschlie├čend ├╝ber die Schaltfl├Ąche entsprechende Teilnehmer hinzu.

Microsoft Teams Client: Teilnehmer zur Konferenz hinzuf├╝gen
Microsoft Teams Client: Teilnehmer├╝bersicht in einer Konferenz

Besetztlampenfelder (BLF)

BLF k├Ânnen Sie derzeit nur in folgendem Ma├če benutzten:

  • Sie sehen auf Tischtelefonen ob Ihr Kollege mit Microsoft Teams gerade telefoniert (sofern er ebenfalls einen Placetel Nutzer hat und dieser synchronisiert ist und es sich nicht um ein reines Microsoft Teams Gespr├Ąch handelt)
  • Sie sehen in Microsoft Teams wenn ein anderer Microsoft Teams Nutzer telefoniert (intern sowie extern, leichte Verz├Âgerung von 2-3 Sekunden m├Âglich)

Änderungen vornehmen

VoIP Ziel ver├Ąndern

M├Âchten Sie nach dem Import ├änderungen vornehmen, beachten Sie bitte folgende Aspekte:

  • Nach jeder ├änderung kann ein neuer Sync-Vorgang notwendig sein, damit die ├änderungen in Teams wirksam werden. Sie sehen dies an einem orangenen Kreis vor dem jeweiligen User.
  • Die ausgehende Rufnummer k├Ânnen Sie jederzeit im VoIP Ziel selber ver├Ąndern. Danach m├╝ssen Sie synchronisieren.
  • Den Namen des VoIP Ziels k├Ânnen Sie ebenfalls ver├Ąndern, danach bitte synchronisieren.
  • Die interne Durchwahl wird von uns ggfls. automatisiert angelegt. Sie k├Ânnen diese manuell ├Ąndern und neu synchronisieren.
  • Die eingehende Rufnummer k├Ânnen Sie in den Routingeinstellungen ohne einen neuen Sync anpassen.

User entfernen

M├Âchten Sie einen importierten Microsoft Teams User entfernen, klicken Sie einfach auf das Papierkorb Symbol neben seinem Namen. Sie heben damit die Verkn├╝pfung des VoIP Ziels zu Microsoft auf. Bei einem erneuten Import steht Ihnen jetzt die entsprechende Option wieder als frei zur Verf├╝gung.
Sobald Sie eine Verkn├╝pfung aufgehoben haben, k├Ânnen Sie, wenn gew├╝nscht, auch den VoIP User unter Einstellungen Ôćĺ VoIP Ziele g├Ąnzlich l├Âschen.

Microsoft Teams User Verkn├╝pfung aufheben

K├╝ndigen

Kontaktieren Sie unsere Support, wenn Sie die Microsoft Teams Option k├╝ndigen m├Âchten.

Fehlermeldungen

Aadsts650052

Fehlercode
Aadsts650052: the app needs access to a service that your organization has not subscribed to or enabled. Contact your it admin to review the configuration of your service subscriptions.

Dieser Fehler tritt bei einigen, wenigen Installationen beim Start von Schritt 2 auf und kann in den meisten F├Ąllen wie folgt behoben werden:

  1. Loggen Sie sich bei Microsoft mit einem globalen Administrator im Teams Adminportal ein: https://admin.teams.microsoft.com/

  2. Klicken Sie auf Benutzer.

  3. Suchen Sie den globalen Admin, mit dem Sie sich bei Placetel in Schritt 1 eingeloggt haben. Wichtig: Dies ist nicht der User Placetel Integration!

  4. Klicken Sie auf Richtlinien anzeigen.

    Microsoft Teams Admin Center: Benutzer w├Ąhlen
  5. Klicken Sie Bearbeiten.

    Microsoft Teams Admin Center: Richtlinien anzeigen
  6. Wechseln Sie bei Besprechungsrichtlinie auf AllOn.

    Microsoft Teams Admin Center: AllOn aktivieren
  7. Klicken Sie Speichern.

  8. Wechseln Sie in das Placetel Portal und starten Sie den zweiten Schritt erneut. Jetzt sollten Sie aufgefordert werden, sich erneut bei Microsoft einzuloggen und den Zugriff zu best├Ątigen. Der restliche Ablauf funktioniert wie oben beschrieben. Sollte der Fehler nicht behoben sein, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

FAQ

  • Es werden nicht alle Nutzer beim Import angezeigt?
    • Pr├╝fen Sie die Lizenzen der Nutzer genau. Stellen Sie auch sicher, dass Sie keinen „Anrufplan“ oder „Calling Plan“ zugewiesen haben.
  • Der Import ist abgeschlossen und der Sync erfolgreich, aber ich sehe kein Dialpad?
    • Warten Sie bitte bis zu einer Stunde und starten Sie Ihren Client regelm├Ą├čig neu. Sollte es dann immer noch nicht funktionieren, kontaktieren Sie uns bitte.
  • Mein bestehendes VoIP Ziel wurde vom Typ BLF zum Typ Microsoft Teams - ist das schlimm?
    • Nein, Sie k├Ânnen die User trotzdem weiterhin auf Ihren vorhandenen Endger├Ąten registrieren und verwenden.
  • Wie kann ich ausgehende Calls mit anonymer Rufnummer initieren?
    • Das ist mit Microsoft Teams und unserer Konfiguration derzeit nicht vorgesehen.
  • Beim Halten des Anrufs wird nicht die Placetel Wartemusik abgespielt?
    • Das stimmt und l├Ąsst sich derzeit nicht ├Ąndern. Das betrifft aber nur das „Halten“, beim Vermitteln wird aber die korrekte Wartemusik abgespielt.
  • Ich habe paralleles Klingeln mit einem Tischtelefon aktiviert, aber es geht immer direkt die Microsoft Teams Mailbox dran?
    • Deaktivieren Sie die Microsoft Teams Mailbox und nutzen Sie ausschlie├člich die Placetel Mailbox. Wenn Sie die Microsoft Teams Mailbox aktiviert haben und der Client geschlossen ist, w├╝rde sonst die Mailbox vor dem Klingeln an einem Endger├Ąt den Anruf annehmen.
  • F├╝r interne Anrufe greift die Placetel Mailbox nicht?
    • Das stimmt und kann nicht ver├Ąndert werden. Interne Mailboxen sind nicht Teil des Placetel Portfolios.
  • Ich habe Busy-on-Busy aktiviert, erhalte aber kein Besetztzeichen?
    • Busy-on-Busy sollten Sie bei Ihrem Microsoft Teams VoIP Ziel abschalten und nicht verwenden. Nutzen Sie statt eines Besetztzeichens eine Mailbox-Ansage.
  • In meinem Microsoft 365 Kundenkonto sind zwei Domains von Placetel angelegt. Die Einrichtung scheint nicht abgeschlossen zu sein, was soll ich tun?
    • Dies ist kein Fehler und spielt f├╝r die Nutzung der Synchronisation keine Rolle. Sie k├Ânnen die Gegebenheit einfach ignorieren.

Technische Hintergrundinformationen

F├╝r interessierte Nutzer beschreiben wir im Folgenden unseren automatisierten Einrichtungsprozess. Alles l├Ąuft automatisch, Sie m├╝ssen diese Schritte nicht selber durchf├╝hren.

Einrichtungsprozess

  1. Zu Beginn f├╝gen wir Ihre kundenspezifische Session Border Controller (SBC) Domain zu Ihrem Microsoft Account hinzu. Wir verwenden dazu eine Subdomain von Placetel, so dass Sie keine eigene Domain konfigurieren m├╝ssen. Die Domain ist nach dem Muster [id].msteams1.placetel.com aufgebaut.
  2. Bevor die Placetel Domain in Microsoft Online Services genutzt werden kann, muss die DNS Konfiguration eingerichtet und verifiziert werden.
  3. Um die Azure Active Directory Synchronisierung anzusto├čen wird ein „Placetel Integration“ User Ihrem Microsoft Account hinzugef├╝gt. F├╝r die Zeit der Einrichtung ben├Âtigt die Placetel Integration eine Office 365 Lizenz. Diese Lizenz weisen wir automatisch dem „Placetel Integration“ User zu, bitte entfernen Sie die Lizenz nicht manuell. Wenige Stunden nach der Einrichtung geben wir die Lizenz automatisch wieder frei.
  4. F├╝r den Fall, dass ein Anruf auf Grund von Netzwerkproblemen nicht erfolgreich zugestgellt werden kann, f├╝gen wir eine zweite Session Border Controller (SBC) Domain als Fallback hinzu ([id].msteams2.placetel.com).
  5. Auch f├╝r die Fallback Domain muss die DNS Konfiguration eingerichtet und verifiziert werden.
  6. F├╝r die Anrufautorisierung mit dem Telefonnetz, wird eine Online-PSTN-Usage eingetragen um Routing und Berechtigungen zu verkn├╝pfen. Ggf. kann dieser Schritt bis zu 2 Stunden dauern.
  7. Die im ersten Setup eingerichteten SBC Domains werden im Anschluss als Voice Routen eingerichtet. Die zweite SBC Domain wird zeitversetzt im Hintergrund als Voice Route eingerichtet. Bitte entfernen Sie die Lizenz des „Placetel Integration“ Users nicht manuell, dies geschieht automatisch, sobald m├Âglich.
  8. Damit Ihre Teams User mithilfe der Placetel Integration Anrufe empfangen und an das ├Âffentliche Telefonnetz senden k├Ânnen, m├╝ssen entsprechende Berechtigungen konfiguriert werden.
  9. Der Dial Plan bestimmt, unter welchen Normalisierungsregeln User telefonieren k├Ânnen. Diese Einstellungen sind wichtig, damit die User interne Nebenstellen und Shortcodes aus dem Teams Client anw├Ąhlen k├Ânnen.

Verkn├╝pfung von Usern

Bei der Verkn├╝pfung eines Microsoft Teams Users mit Placetel werden folgende Schritte ausgef├╝hrt:

  • Enterprise Voice wird aktiviert
  • Rufnummer wird gesetzt
  • Teams Voicemail wird deaktiviert
  • Voice Routing Policy wird gesetzt
  • User wird zu Teams Only migriert.

Alle Schritte laufen vollkommen automatisiert ab. Abgesehen vom Login mit den Microsoft Login Credentials sind keine weiteren Usereingaben notwendig. Aus diesem Grund ist eine Abweichung von diesem beschriebenen Prozess nicht m├Âglich.

Direktzugriff

Ticket er├Âffnen Status Kontakt Remote-Support