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Microsoft Teams

Mit unserer Microsoft Teams Integration können Sie Anrufe in Microsoft Teams annehmen und über den Client absetzen. Folgen Sie dieser Beschreibung zur Einrichtung.

Quickstart-Hilfe

Die Einrichtung erfolgt vollautomatisiert. Sie mĂĽssen nur fĂĽr die korrekten Lizenzen im Microsoft Konto sorgen:

  • E1, E3, E5, Business Basic, Business Standard, Business Premium
  • Telefonie System / Telefonie in öffentlichen Bereichen

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Voraussetzungen

Sie benötigen für jeden Mitarbeiter, den Sie mit Microsoft Teams verknüpfen möchten, eine Office 365 / Microsoft E1, E3 oder E5 Lizenz . Bei E1 und E3 brauchen Sie zusätzlich die Microsoft Office Telefon System Lizenz für jeden Nutzer.

Microsoft Office 365 Admin Tool: Telefon System Lizenz

Sie können alternativ auch Microsoft Office 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium Tarife verwenden. In dem Fall müssen Sie dann das Paket Telefonie in öffentlichen Bereichen dazubuchen. Im englischsprachigen ist dies mit Common Area Phone System beschrieben.

Microsoft Office 365 Admin Tool: Telefonie in öffentlichen Bereichen bzw. Common Area Phone System
  • FĂĽr den Zeitpunkt der automatischen Einrichtung brauchen Sie mindestens eine freie, nicht vergebene E1/E3/E5 oder Business Basic/Standard Lizenz. Diese darf keinem Nutzer zugeordnet sein. Wir ordnen diese Lizenz im Laufe des Einrichtungsprozesses einem Nutzer zu, den wir selber erstellen (Placetel Integration). Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, werden wir diese Lizenz dem Nutzer automatisiert entziehen. Sie können diese dann einem anderen Nutzer zuordnen und aktiv nutzen.
Microsoft Office 365 Admin Tool: Freie Lizenz fĂĽr die Einrichtung
  • Sie können die Integration nur mit dem Placetel Hauptaccount durchfĂĽhren.

  • Alle Mitarbeiter, die Sie später mit Microsoft Teams verwenden möchten, sollten ein BLF VoIP Ziel zugewiesen haben. Falls Sie keine oder zu wenige BLF Nutzer gebucht haben, werden Sie im Einrichtungsprozess darauf hingewiesen. In dem Fall mĂĽssen Sie ein oder mehrere Premium-Paket Optionen nachbuchen.

  • Nutzen Sie die Integration nicht, wenn Sie eine bestehende Voice Integration besitzen. Löschen Sie die bestehende Integration vorher restlos aus Ihrem Microsoft Account. Ein paralleler Betrieb einer vorhanden Integration mit der Placetel Integration ist nicht möglich.

Einrichtung

  1. Loggen Sie sich mit dem Placetel Hauptaccount ein.
  2. Wechseln Sie zu Integrationen → Microsoft Teams.
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie oben genannte Bedingungen erfĂĽllen.
  4. Klicken Sie auf Installieren.
Placetel Kundenkonto: Klicken Sie
  1. Klicken Sie auf 1. Microsoft Teams Einrichtung - Zur Einrichtung. Folgen Sie den Installationsdialogen. Sie mĂĽssen sich zwischenzeitlich mehrfach bei Microsoft anmelden. Nutzen Sie dazu einen globalen Administrator Nutzer, der alle Rechte in Ihrem Office365 Account besitzt.
Placetel Kundenkonto: Klicken Sie „Zur Einrichtung“
  1. Warten Sie, bis der erste Schritt der Installation abgeschlossen ist. Die angegeben Zeiten sind nur ungefähre Zeiten, solange keine Fehlermeldung erscheint, läuft der Prozess in der Regel korrekt durch.

    Placetel Kundenkonto: Schritt 1 abgeschlossen
  2. Klicken Sie nun auf 2. PBX / Telefonsystem Einrichtung - Zur Einrichtung.

  3. Auch hier werden Sie ggfls. erneut nach Ihren Zugangsdaten fĂĽr Microsoft gefragt.

  4. Warten Sie die Installationsroutine ab.

Die Einrichtung der Verbindung zwischen Placetel und MS Teams ist nun abgeschlossen

Nutzer importieren

  1. Für jeden Teams Nutzer, den Sie importieren möchten, buchen Sie eine Integrationen-Lizenz. Klicken Sie dazu auf den Einkaufswagen → Optionen buchen. Öffnen Sie die Registerkarte Microsoft Teams und buchen Sie die Anzahl an Lizenzen, die Sie benötigen.

    Placetel Kundenkonto: Option buchen
  2. Wechseln Sie wieder zu Integrationen → Microsoft Teams und klicken Sie auf User importieren.

    Placetel Kundenkonto: Klicken Sie „User importieren“
  3. Wählen Sie die Checkbox vor den Nutzern, die Sie mit Placetel nutzen möchten.

  4. Ordnen Sie die Microsoft Teams Nutzer den Placetel Nutzern zu.
    Sollten Sie bei Nutzern keine Auswahlmöglichkeit haben, fahren Sie mit der Maus über das orangfarbene i Informationssymbol. In der Regel haben Sie die Telefonielizenz nicht korrekt zugeordnet. Sollten Sie erst gerade die Lizenz eingefügt haben, warten Sie bitte rund eine Stunde, bevor Sie fortfahren.
    Sie können nur Mitarbeiter zuordnen, die bereits ein BLF VoIP Ziel besitzen. Falls dies nicht der Fall ist, bleiben die Mitarbeiter ausgegraut und erhalten das Stern Symbol (*). Im besten Fall ordnen Sie diesen Mitarbeitern vor dem Import Vorgang ein BLF Ziel zu. Falls Sie dies nicht tun, wird zunächst nur ein VoIP Ziel angelegt. Dieses können Sie dann auch nach dem Import einem Mitarbeiter zuweisen.

Placetel Kundenkonto: Nutzer zuweisen
  1. Legen Sie eine eingehende Rufnummer fest. Sollten Sie hier nicht Ihre gewünschte Rufnummer aufgelistet finden, haben Sie diese bereits in der Vergangenheit konfiguriert. In diesem Fall wählen Sie Später zuweisen. Die Konfiguration Ihrer Rufnummern wird dann nicht verändert.
  2. Legen Sie eine ausgehende Rufnummer fest. Dieses Feld ist verpflichtend. Eine unterdrückte Rufnummer kann nicht gewählt werden.
  3. Klicken Sie auf Importieren. Die Nutzer werden jetzt importiert. Sobald der Importvorgang abgeschlossen ist, sehen Sie die Nutzer auf der Microsoft Teams Integrationen Seite mit einem orangen Punkt. Dieser Prozess dauert einige Minuten. Fahren Sie dann fort, in dem Sie die Nutzer synchronisieren.
Placetel Kundenkonto: Warten auf Abschluss des Import Vorgangs

Nutzer synchronisieren

Wenn Sie neue Nutzer importiert haben oder Ă„nderungen vorgenommen haben, mĂĽssen Sie den Placetel Account mit Ihren Microsoft Teams Nutzern synchronisieren. Klicken Sie dazu bitte auf den orangenen Synchronisieren Button. Sobald die Synchronisation erfolgt ist, erhalten die Nutzer einen grĂĽnen Punkt.

Placetel Kundenkonto: Nutzer synchronisieren

Telefonieren

Starten Sie Ihren MS Teams Client. Dort finden Sie nun den Unterpunkt Anrufe, in dem Sie ein Dialpad öffnen können (Nummer wählen). Sie können nun telefonieren.
Sollte das Dialpad nicht direkt auftauchen, warten Sie einige Minuten und starten dann den Client neu.

Microsoft Teams Clients erhalten nach kurzer Wartezeit ein Dialpad

Mailbox

Bitte beachten Sie, dass Sie im Microsoft Teams Client - sofern nicht bereits geschehen - die Mailbox ausschalten müssen. Dazu wechseln Sie in die Einstellungen → Anrufe. Wählen Sie dort Wenn unbeantwortet nichts tun. Nur so greifen Ihre Placetel Routingregeln und Voicemails.
Die Nutzung der Microsoft Teams Mailbox ist ausdrĂĽcklich nicht empfohlen und kann zu erheblichen Problemen im Placetel Routing fĂĽhren.

Microsoft Teams Client: Mailbox abschalten

Ă„nderungen vornehmen

Möchten Sie nach dem Import Änderungen vornehmen, beachten Sie bitte folgende Aspekte:

  • Nach jeder Ă„nderung kann ein neuer Sync-Vorgang notwendig sein, damit die Ă„nderungen in Teams wirksam werden. Sie sehen dies an einem orangenen Kreis vor dem jeweiligen Nutzer.
  • Die ausgehende Rufnummer können Sie jederzeit im VoIP Ziel selber verändern. Danach mĂĽssen Sie synchronisieren.
  • Den Namen des VoIP Ziels können Sie ebenfalls verändern, danach bitte synchronisieren.
  • Die interne Durchwahl wird von uns ggfls. automatisiert angelegt. Sie können diese manuell ändern und neu synchronisieren.
  • Die eingehende Rufnummer können Sie in den Routingeinstellungen ohne einen neuen Sync anpassen.

KĂĽndigen

Löschen Sie bitte ein Teams VoIP Ziel nicht manuell. Kontaktieren Sie unsere Support, wenn Sie die Option kündigen möchten.

Besonderheiten und Schwierigkeiten

  • Falls es beim Synchronisieren zu einem Fehler kommt oder Sie kein Dialpad sehen, warten Sie bitte eine Stunden und versuchen Sie es erneut. Zeitweise gibt es Verzögerungen bei den Microsoft Services. Starten Sie den Client unbedingt neu. Bei mobilen Endgeräten starten Sie Ihr Tablet oder Hand komplett neu. Sollte es dann immer noch nicht funktionieren, kontaktieren Sie uns bitte.
  • Ihr BLF Nutzer ändern Ihren Typ von BLF zu Microsoft Teams. Sie können die Nutzer trotzdem weiterhin auf Ihren vorhandenen Endgeräten registrieren und verwenden.
  • Die Nutzung einer anonymen, ausgehenden Rufnummer ist nicht möglich.

Direktzugriff

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