PROFI Telefonanlage Einrichtung

Fax

Placetel bietet Ihnen die M√∂glichkeit, elektronische Faxe zu versenden (Mail2Fax) oder zu empfangen (Fax2Mail). Dar√ľber hinaus haben Sie die M√∂glichkeit, direkt aus der Anwendung heraus zu faxen (Web-Fax) oder aber ein analoges Faxger√§t per Adapter √ľber das √úbertragungsprotokoll T.38 in die Placetel TK-Anlage einzubinden.

Quickstart-Hilfe

  • Funktionen:
    • Faxe als PDF-Anhang einer E-Mail erhalten
    • Faxe als PDF-Anhang einer E-Mail versenden
    • Faxe als PDF-Datei hochladen und versenden
    • Faxe analog empfangen und versenden
    • Hybridbetrieb (Faxe digital empfangen und analog versenden)
  • Schnelle Einrichtung (Fax2Mail/Mail2Fax)
    1. DropDown Menu einer Rufnummer > Einrichten als Faxnummer
    2. E-Mail Adresse, Fax PIN, Fax Kopfzeile und Fax Whitelist ausf√ľllen
    3. Eingehende Faxe werden per PDF an die lokale Mailadresse zugestellt.
    4. PDF Datei an fax-out@placetel.de senden.
      Betreff der Mail nach folgendem Muster gestalten:
      Empfänger-Faxnummer;FaxPIN
  • Nicht m√∂glich:
    • Eingehende Faxe an ein analoges Fax und gleichzeitig per Mail zustellen
    • Auf der selben Rufnummer zeitgleich Faxe und Telefonanrufe empfangen
    • Andere Dokumente au√üer PDF Dateien versenden (Word, JPEG…)
    • Faxnummern auf eine Blacklist setzen

Fax













Einrichtung Fax2Mail & Mail2Fax

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Rufnummer: Im DropDown Menu auf Einrichten als Faxnummer.
    Bitte beachten Sie: Sie entfernen damit ein vorhandenes Telefon-Routing von der Rufnummer. Die Rufnummer ist jetzt als Faxnummer konfiguriert und empfängt in der Zeit keine Telefonanrufe mehr.

  2. Geben Sie eine Bezeichnung f√ľr die Faxnummer ein.

  3. Wählen Sie die E-Mail Adresse, an die die Faxe versendet werden sollen:

    • Die globale E-Mail Adresse definieren Sie f√ľr das gesamte Placetel Konto in den Einstellungen
    • Wenn Sie lokale E-Mail-Adresse w√§hlen, dann k√∂nnen Sie in das nachfolgende Feld eine oder mehrere Mail-Adressen durch ein Komma getrennt einf√ľgen.
  4. Setzen Sie den Haken bei Fax PDF Dokument als Anhang in der E-Mail versenden

  5. Setzen Sie die Fax-Pin. Diese PIN m√ľssen Sie in jeder ausgehenden Fax-E-Mail setzen, um sich gegen√ľber unserem Faxserver zu authentifizieren.

  6. Geben Sie die Kopfzeile f√ľr ausgehende Faxe ein. Diese Kopfzeile wird dem Empf√§nger dargestellt. Sie k√∂nnen z.B. Ihren Firmennamen dort eingeben.

  7. In das Feld f√ľr die Whitelist m√ľssen Sie alle Absender-E-Mail Adressen eingeben, denen es erlaubt ist ein Fax zu versenden. Geben Sie die Adressen bitte Zeile f√ľr Zeile ein.
DropDown Menu einer Rufnummer
Faxeinstellungen setzen

Empfang von Faxen

Nach der Einrichtung der Rufnummer können Sie Faxe an diese Rufnummer empfangen. Jedes zugestellte Fax wird Ihnen als Anhang einer E-Mail an die angegebene Adresse zugestellt. Gleichzeitig können Sie die Faxe nach Login in der Weboberfläche auch online unter Fax > Eingehende Faxe betrachten.

Versand von Faxen

Versand √ľber das Kundenkonto

Wenn Sie mit Ihrem Mitarbeiteraccount im Placetel Kundenkonto eingeloggt sind, k√∂nnen Sie Fax > Ausgehende Faxe aufrufen. Dort klicken Sie bitte auf die gr√ľne Schrift neues Fax und f√ľllen Sie alle notwendigen Felder aus.

Fax via Webinterface versenden

Versand per E-Mail

Wenn Sie sich nicht erst im Kundenkonto einloggen wollen, können Sie das zu sendende Dokument auch als PDF an eine E-Mail anhängen.
Erstellen Sie in Ihrem E-Mail Programm / Webmail eine neue E-Mail an fax-out@placetel.de mit der Empfängerrufnummer im Betreff, gefolgt von der Fax-PIN, die mit einem Semikolon abgetrennt ist.

Beispiel (die PIN lautet hier 1234):

An:      fax-out@placetel.de
Betreff: 022199968989;1234
Anhang:  fax.pdf
Weiterf√ľhrende Informationen
  • Sie k√∂nnen beliebig viele PDFs versenden. Die Dateien d√ľrfen aber maximal 1 Megabyte (MB) pro Datei gro√ü sein.
  • Verwenden Sie keine Sonderzeichen im Dateinamen des PDFs. Beschr√§nken Sie sich auf weniger als 12 Zeichen f√ľr den Dateinamen.
  • Senden Sie keine anderen Dateien mit (z.B. Bilddateien aus Signaturen etc.)
  • Alternativ k√∂nnen Sie die Fax-PIN auch in der ersten Zeile der Mail einf√ľgen
  • nach dem Versand erhalten Sie binnen einiger Minuten einen Sendebericht per Mail.
  • Faxe werden systemseitig immer in eine .TIFF-Datei gewandelt, je gr√∂√üer die Datei ist, desto l√§nger
    dauert der Faxversand

Analoges Fax

Grunds√§tzlich empfehlen wir, wann immer m√∂glich, die Placetel Mail2Fax und Fax2Mail L√∂sung zu nutzen. Die Konfiguration ist einfach und die √úbertragung der Faxe zuverl√§ssiger. Dennoch gibt es gelegentlich Gr√ľnde, warum ein analoges Faxger√§t weitergenutzt werden muss. Daf√ľr bietet Placetel die Integration via ATA Adapter an. Wir empfehlen an dieser Stelle den CISCO ATA 191 oder 192, der sich wie unsere CISCO Telefone einfach autoprovisionieren l√§sst.

  1. Legen Sie ein VoIP Ziel vom Typ T38 Fax an und definieren Sie
    • Name
    • Ausgehende Rufnummer (ihre neue Faxnummer)
    • VoIP-Typ: T38 Fax
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Rufnummer: Im DropDown Menu auf Einrichten als analoges Fax.
    Bitte beachten Sie: Sie entfernen damit ein vorhandenes Telefon-Routing von der Rufnummer. Die Rufnummer ist jetzt als Faxnummer konfiguriert und empfängt in der Zeit keine Telefonanrufe mehr.
  3. Die folgende Schritte unterscheiden sich, je nachdem ob Sie einen CISCO ATA oder einen Patton ATA verwenden:
    • Mit einem Patton ATA klicken Sie bitte auf Rufnummern und w√§hlen die Rufnummer, die Sie eben als Fax konfiguriert haben aus. Dort finden Sie die Konfigurationsdatei zum Download. Wie Sie mit dieser Konfigurationsdatei weiterverfahren erfahren Sie in diesem Online-Hilfe Artikel.
    • Bei der Verwendung eines CISCO ATA 191/192 Adapters f√ľhren Sie folgende Schritte aus:
      1. Klicken Sie Administration > IP Endgeräte > neues IP-Endgerät anlegen und wählen Sie CISCO > SPA/ATA19x aus.
      2. Im Folgenden geben Sie die MAC Adressen des CISCO ATAs ein und wählen das eben angelegte VoIP Ziel aus.
      3. Klicken Sie auf „Abschlie√üen“.
      4. Schlie√üen Sie den ATA an das Netzwerk und an eine Stromquelle an und dr√ľcken Sie anschlie√üend mit einem spitzen Gegenstand die Reset-Taste des CISCO ATAs f√ľr mindestens 10 Sekunden.
      5. Warten Sie bis der Adapter im Kundenkonto als online angezeigt wird. Dies kann bis zu 10 Minuten dauern.
      6. Sollte der Adapter nach 10 Minuten nicht online gehen, machen Sie den ATA bitte einmal stromlos und schließen Sie nach 10 Sekunden den Strom wieder an.

Weitere Informationen & Problemlösung

  • Sollte der Werksreset mit der Reset-Taste nicht funktionieren, loggen Sie sich mit einem Firefox Browser auf die Weboberfl√§che des ATAs ein und f√ľhren Sie dort den Reset durch.
  • Fehlerkorrektur (ECM) am Faxger√§t sollte ausgeschaltet sein
  • Die √úbertragungsgeschwindigkeit sollte auf 9.600 Baud/kbits eingestellt sein
  • Etwaige Amtsholung auf dem Faxger√§t muss ausgeschaltet sein (z.B. „0“ oder „9“ als Vorwahl)
  • Die Fax√ľbertragung sollte, wenn m√∂glich, am Ger√§t auf Sprach√ľbertragung eingestellt sein
  • Der Faxadapter (ATA) wird zwischen das Faxger√§t (RJ11 Kabel) und Netzwerkrouter (RJ45) Kabel geschaltet. Er wandelt Datenpakete aus dem IP-Bereich in analoge Telefonsignale.
  • Ein Multifunktionsdrucker (Fax/Scanner/Drucker Kombination) besitzt h√§ufig eine LAN-Schnittstelle (Netzwerkanschluss, RJ45) und zus√§tzlich ein integriertes Fax-Modem mit einem RJ11 Anschluss. Zur Nutzung des Multifunktionsdruckers als Fax brauchen Sie in den allermeisten F√§llen trotzdem weiterhin einen ATA Adapter. In diesem Fall schlie√üen Sie das Multifunktionsger√§t bitte sowohl mit einem LAN Kabel an den Router (zum Drucken und Scannen) und auf jeden Fall auch per RJ11 Kabel an den ATA Adapter an. Das RJ11 Kabel hat etwas kleinere Stecker als ein herk√∂mmliches Netzwerkkabel (RJ45).
  • Um zu pr√ľfen, ob der ATA Adapter korrekt konfiguriert ist, k√∂nnen Sie an den ATA auch testweise ein herk√∂mmliches analoges Telefon anschlie√üen. Sollten Sie dort ein Freizeichen h√∂ren und telefonieren k√∂nnen, ist der Adapter in der Regel korrekt konfiguriert.

Hybridlösung

Wenn Sie Faxe digital (als PDF) empfangen m√∂chten aber weiterhin die M√∂glichkeit w√ľnschen, ihr altes Faxger√§t f√ľr ausgehende Faxe nutzen zu k√∂nnen, ist dies grunds√§tzlich ebenfalls m√∂glich. Dazu richten Sie bitte die betreffende Faxnummer wie oben beschrieben komplett als Faxnummer mit Fax2Mail Funktion ein.
Anschlie√üend erstellen Sie unter Administration > VoIP-Ziele ein neues Ziel vom Typ T.38 Fax. Die entsprechenden Zugangsdaten tragen Sie dann in den Adapter Ihrer Wahl ein. Wir empfehlen einen CISCO ATA 191 oder 192, den Sie mit Placetel autoprovisionieren k√∂nnen (siehe auch die Einrichtung f√ľr ein analoges Fax).

Häufige Fragen

Ich erhalte beim Versand einer Mail2Fax Nachricht „Faxversand fehlgeschlagen: Nicht autorisiert“.

  • Bitte pr√ľfen Sie genau den Fax-PIN und die E-Mail Whitelist. Schauen Sie auch nach, ob Sie wirklich die korrekte E-Mail Adresse als Absender in Ihrem Mailprogramm gesetzt haben.

Das Fax wurde unlesbar / unvollst√§ndig √ľbertragen oder ich erhalte die R√ľckmeldung „Faxversand fehlgeschlagen: Fehlerhaftes Fax-Dokument“.

  • Pr√ľfen Sie, ob Sie wirklich nur ein PDF Dokument versenden. Manche E-Mail Programme f√ľgen Signaturen als Bilder hinzu. Diese k√∂nnen nicht verarbeitet werden und f√ľhren zu Fehlern.
  • Das PDF Dokument sollte nicht mehr als 1 MB gro√ü sein.
  • Sollte das PDF Dokument einen Scan beinhalten, sollte dieser nicht in Farbe gescannt sein. Scannen Sie das Dokument am Besten in schwarz/wei√ü Strichtext.
  • PDFs, die nachtr√§glich in einem Programm annotiert wurden (z.B. digitale Unterschrift) f√ľhren h√§ufig zu Problemen. Verflachen Sie das Dokument vor dem Versand.
  • Versenden Sie die Mail aus Ihrem E-Mail Programm im TEXT Format und nicht im HTML Format.
  • Vermeiden Sie Virenscanner, die die E-Mail nach dem Versand pr√ľfen und manipulieren.
  • Verwenden Sie keine Sonderzeichen und Umlaute im Dateinamen des PDFs. Verk√ľrzen Sie den Dateinamen.

Ich erhalte die R√ľckmeldung „Der Versand Ihrer Faxnachricht ist mehrfach fehlgeschlagen - 3RD_DIS_RECEIVED“.

  • Dieser Fehler beschreibt eine Inkompatibilit√§t des Faxanschlusses der Gegenstelle. Wahrscheinlich ist, dass hier der Anschluss vom Empf√§nger technologisch umgestellt wurde und deswegen nicht mehr einwandfrei funktioniert. Derzeit fallen in Deutschland alle ISDN und Analog Anschl√ľsse weg und die Bestandskunden werden alle auf ALL-IP Anschl√ľsse umgestellt. Da die Telekom die meisten Anschl√ľsse hat und kein T.38 Protokoll mehr unterst√ľtzt, wird das Faxen immer schwieriger. Alle Anbieter haben derzeit Probleme mit den Fax-Anschl√ľssen der Telekom, da diese nur noch den G.711 Codec unterst√ľtzen (Sprache) und kein Fax Datenprotokoll mehr. Die Fax-Technologie wird international in den n√§chsten Jahren immer weiter abgebaut.

Ich kann kein Fax aus meinem Placetel Account an eine andere Faxnummer aus dem selben Account schicken.

  • Faxe innerhalb des selben Kundenkontos f√ľhren h√§ufig zu Problemen und werden daher nicht unterst√ľtzt.

Wo bekomme ich die Sendebest√§tigung f√ľr mein Fax her?

  • Wenn Sie Faxe digital √ľber Placetel per E-Mail oder Weboberfl√§che versenden, bekommen Sie Ihre Sendebest√§tigungen automatisch per E-Mail zugestellt. Die E-Mail-Adresse k√∂nnen Sie unter dem Reiter Fax > Konfiguration > Faxnummer (editieren) beim Men√ľpunkt Einstellung f√ľr eingehende Faxe hinterlegt werden. W√§hlen Sie hier den Punkt lokale E-Mail Adresse aus und tragen die gew√ľnschte E-Mail Adresse ein.
    An dieser Stelle können Sie auch mehrere E-Mail-Adressen eintragen. Klassische Sendeberichte gibt es nicht.

Kann ich Faxe automatisiert filtern und abweisen?

  • Dies ist derzeit nicht m√∂glich.

Sollten Sie keine zufriedenstellende Lösung in diesem Online-Hilfe Artikel gefunden haben, kontaktieren Sie uns bitte, in dem Sie ein Ticket aufgeben.


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