PROFI Telefonanlage Webportal

Sprachmenüs (IVR)

Quickstart-Hilfe

  1. Legen Sie eine Ansage als Begr├╝├čungs- und Auswahlansage im Placetel-System an, z.B. ÔÇ×IVR AnsageÔÇť
  2. Wechseln Sie dann auf den Men├╝punkt ÔÇ×RoutingobjekteÔÇť in dem Reiter ÔÇ×Telefonanlage / AdministrationÔÇť und legen Sie f├╝r jede Auswahlm├Âglichkeit ein Exit-/Ziel-Routingobjekt an.
  3. Ordnen Sie Ihrer IVR eine Rufnummer zu.

Dieses Kapitel erkl├Ąrt die Konfiguration eines Sprachmen├╝s innerhalb der Placetel-Weboberfl├Ąche.

Definition

Ein Sprachmen├╝ / IVR dient der sog. Vorqualifizierung der Kunden am Telefon. In diesem Kapitel beziehen wir uns in diesem Zusammenhang immer auf die Vokabel IVR. Eine Anrufervorqualifizierung sieht immer vor, dass der Anrufer mit einer Ansage begr├╝├čt wird, die ihm eine Auswahlm├Âglichkeit liefert, um den richtigen Ansprechpartner f├╝r sein Anliegen zu finden. Der Anruf w├Ąhlt daraufhin mit seiner Telefontastatur den Bereich aus, in den er weiterverbunden werden will. Nach der Auswahl leitet das System den Anrufer an das f├╝r diese Auswahl definierte Ziel.

Es gelten die folgenden Vokabeln:

IVR-Ansage:
Diese Ansage begr├╝├čt den Anrufer und spielt die Auswahlm├Âglichkeiten vor, z.B. ÔÇ×Herzlich willkommen bei der Mustermann AG, dr├╝cken Sie 1 f├╝r Vertrieb und 2 f├╝r technischen SupportÔÇť.

Auswahl:
Die Auswahl des Anrufers, z.B. die 2 f├╝r technischen Support.

Exit / Ziel:
Der Begriff Exit steht technisch f├╝r die Auswahl des Anrufers und definiert, welches Ziel (Exit) f├╝r diesen Anruf angew├Ąhlt werden soll, z.B. wird die Auswahl 2 an die Festnetznummer 0692383382 weitergeleitet.

Schritt-f├╝r-Schritt-Einleitung

Dieses Kapitel beschreibt Schritt f├╝r Schritt, wie Sie eine IVR konfigurieren und mit einer Placetel-Rufnummer in Betrieb nehmen.

In den folgenden Schritten legen wir eine einfache IVR mit 2 Zielen fest:

Objekt Typ Beschreibung Routing
IVR Ansage Ansage Begr├╝├čungs- und Auswahlansage ÔÇ×Herzlich willkommen bei der Mustermann AG, dr├╝cken Sie 1 f├╝r Vertrieb und 2 f├╝r technischen Support.” Ansage ÔÇ×IVR AnsageÔÇť
IVR Vertrieb Routingobjekt Auswahl 1 f├╝r Vertrieb. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 1 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Weiterleitung an VoIP-Ziel Peter.
IVR Support Routingobjekt Auswahl 2 f├╝r Support. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 2 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Weiterleitung an VoIP-Ziel Markus und Stefanie parallel.
  • Legen Sie eine Ansage als Begr├╝├čungs- und Auswahlansage im Placetel-System an (siehe Kapitel Ansagen), z.B. IVR Ansage. Ansagen
  • Zur besseren ├ťbersicht gruppieren Sie alle Routingobjekte, die als Exit/Ziel f├╝r die IVR definiert werden, in einem Routingplan an, z.B. IVR Objekte. Legen Sie den entsprechenden Routingplan unter Telefonanlage / Administration ÔÇô Routingpl├Ąne an. (Wie Sie Routingpl├Ąne und Objekte anlegen, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Routingpl├Ąne und Routingobjekte.)
Routingpl├Ąne IVR Objekte
  • Wechseln Sie dann auf den Men├╝punkt Routingobjekte in dem Reiter Telefonanlage / Administration und legen Sie f├╝r jede Auswahlm├Âglichkeit ein Exit-/Ziel-Routingobjekt an. Beispiel: Routingobjekt IVR Vertrieb f├╝r die Weiterleitungsregeln bei einer Auswahl 1 f├╝r Vertrieb und IVR Support f├╝r die Weiterleitungsregeln bei einer Auswahl 2 f├╝r Support. Weisen Sie diese Routingobjekten zur besseren ├ťbersicht dem Routingplan IVR Objekte zu, den Sie im vorherigen Schritt definiert haben.
IVR Objekteigenschaften festlegen und Weiterleitung einrichten
  • In der Liste der Routingobjekte sollten sie im Routingplan IVR Objekte nun die zuvor angelegten Exits/Ziele der IVR sehen.

Zuordnen der IVR zu einer Rufnummer

  • Im n├Ąchsten Schritt wechseln Sie in den Men├╝punkt Rufnummern und w├Ąhlen ├╝ber den Button Einstellungen den Men├╝punkt Klingelt als IVR f├╝r die Rufnummer aus, f├╝r die Sie die IVR aktivieren wollen.
  • W├Ąhlen Sie nun als Routingtyp IVR aus und w├Ąhlen, wie im Screenshot dargestellt, die entsprechenden Ziele f├╝r die jeweilige Auswahl aus. Als Ansage w├Ąhlen Sie IVR Ansage, bei Tastendruck 1 wird das Routing von Routingobjekt IVR Vertrieb aufgerufen, bei Tastendruck 2 wird das Routing von Routingobjekt IVR Support aufgerufen. Sie k├Ânnen zudem im Bereich Keine oder falsche Eingabe definieren, auf welches Routingobjekt/Ziel weitergeleitet werden soll. In diesem Beispiel wird die IVR einfach nochmals ausgef├╝hrt und zu keinem Ziel verbunden, d.h. der Anrufer wird erst verbunden, wenn er eine richtige Eingabe t├Ątigt.
IVR einer Rufnummer zuordnen
IVR Men├╝ erstellen

Beispiele

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen einige Beispiele f├╝r IVR-Konfigurationen, um Ihnen ein Gef├╝hl daf├╝r zu geben, dass alle Objekte bei Placetel miteinander vermischbar sind.

IVR mit Warteschlange

Objekt Typ Beschreibung Routing
IVR Ansage Ansage Begr├╝├čungs- und Auswahlansage ÔÇ×Herzlich willkommen bei der Mustermann AG, dr├╝cken Sie 1 f├╝r Vertrieb und 2 f├╝r technischen Support und 3 f├╝r Buchhaltung.ÔÇť Ansage ÔÇ×IVR Ansage 2ÔÇť
IVR Vertrieb Routingobjekt Auswahl 1 f├╝r Vertrieb. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 1 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Weiterleitung an Warteschlange Vertrieb
IVR Support Routingobjekt Auswahl 2 f├╝r Support. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 2 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Weiterleitung an Warteschlange Support
IVR Buchhaltung Routingobjekt Auswahl 3 f├╝r Buchhaltung. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 3 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Weiterleitung an VoIP-Ziel Stefanie

IVR mit Mailbox

Objekt Typ Beschreibung Routing
IVR Ansage Ansage Begr├╝├čungs- und Auswahlansage ÔÇ×Herzlich willkommen bei der Mustermann AG, dr├╝cken Sie 1 f├╝r Vertrieb und 2 f├╝r technischen Support und 3 f├╝r Buchhaltung und 9, um uns eine Nachricht zu hinterlassen.ÔÇť Ansage ÔÇ×IVR Ansage 3ÔÇť
IVR Vertrieb Routingobjekt Auswahl 1 f├╝r Vertrieb. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 1 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Ansage ÔÇ×Sie sind im Vertrieb, ….ÔÇť und weitervebinden auf Peter und Markus parallel
IVR Support Routingobjekt Auswahl 2 f├╝r Support. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 2 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Festnetzweiterleitung auf 0221 1234556
IVR Buchhaltung Routingobjekt Auswahl 3 f├╝r Buchhaltung. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 3 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Weiterleitung an VoIP-Ziel Stefanie
IVR Nachricht Routingobjekt Auswahl 9 f├╝r Nachricht. Dieses Routingobjekt definiert, was im Falle einer Auswahl des Men├╝punktes 9 passieren soll, d.h. an welche Ziele in diesem Fall weitergeleitet werden soll. Mailbox ÔÇ×Nachricht hinterlassenÔÇť

Zeitgesteuerte IVRs mit Routingpl├Ąnen

In dieser Sektion zeigen wir Ihnen ein Bespiel f├╝r zeitabh├Ąngige Sprachmen├╝s/IVRs, die Sie mithilfe von Routingpl├Ąnen umsetzen k├Ânnen.

Routingplan: Zeitgesteuerte Sprachmen├╝s

Routingobjekt Zeitraum Priori├Ąt Routing
werktags werktags 9 - 18 Uhr 1 Sprachmen├╝ ÔÇ×MeinMen├╝ÔÇť
werktags abends werktags 18 - 22 Uhr 2 Sprachmen├╝ ÔÇ×MeinMen├╝2ÔÇť
au├čerhalb Gesch├Ąftszeiten restliche Zeit (Zeitsteuerung im Reiter deaktiviert, damit immer die restliche Zeit gilt) werktags nach 18 Uhr und am Wochenende 3 Mailbox ÔÇ×au├čerhalb der Gesch├ĄftszeitenÔÇť

Videos

Das folgende Video enth├Ąlt eine zus├Ątzliche Schritt-f├╝r-Schritt-Anleitung zu dem Thema Sprachmen├╝s/IVR.

Video: Anlegen einer IVR

Direktzugriff

Ticket aufgeben Status Kontakt Remote-Support