Was ist VoIP?

Frage 0: Was ist VoIP? (VoIP Bedeutung)

Frage 0: Was ist VoIP?

VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“ und ist eine Technologie, die es ermöglicht, Sprachkommunikation über das Internet zu übertragen. Damit schafft VoIP die Basis für IP-Telefonie, weshalb die Begriffe VoIP, VoIP-Telefonie und Internettelefonie auch häufig synonym verwendet werden. Mit VoIP können Sie so Telefonate ganz einfach über das Internet führen, anstatt über das klassische Telefonnetz (PSTN).

Frage 1: Wie funktioniert VoIP?

Frage 1: Wie funktioniert VoIP?

Im Gegensatz zur ISDN-Telefonie wird nicht mehr länger über einen Telefonanschluss sondern über einen Breitband-Internetanschluss telefoniert. Das Funktionsprinzip von VoIP läuft dabei im Hintergrund über drei Vorgänge ab:

1. Umwandlung der Sprache
Die Sprache wird mittels Analog-Digital-Wandler in digitale Signale umgewandelt und in viele kleine Pakete aufgeteilt.

2. Übermittlung der Daten
Die einzelnen Datenpakete werden über das Netzwerk an den Empfänger versendet.

3. Entschlüsselung der Daten
Sind die Daten am Endgerät des Empfängers angekommen, müssen sie dort wieder entschlüsselt werden, d.h. sie werden wieder in ein analoges Signal (Sprache) umgewandelt.

Das “IP” in VoIP steht für Internet Protocol, ein Netzwerkprotokoll, das die Grundlage für alle Verbindungen im Internet bildet. Denn jedes internetfähige Endgerät verfügt über eine eigene IP-Adresse, über die Daten zwischen den einzelnen Endgeräten hin- und hergeschickt werden können. Während für den Auf und –Abbau von VoIP-Verbindungen das Session-Inititation Protokoll (SIP) zum Einsatz kommt, ist für die Übertragung der Sprache das RTP (Real-Time Protocol) zuständig.

Frage 2: Was sind die Vorteile von VoIP?

Frage 2: Was sind die Vorteile von VoIP?

Kostenersparnis

Die Verbindungsentgelte von VoIP-Anrufen sind in der Regel kostengünstiger als herkömmliche Telefonate, insbesondere bei internationalen Gesprächen. Darüber hinaus sind unternehmensinterne Gespräche auch zwischen Niederlassungen in verschiedenen Ländern völlig kostenfrei. Weitere Kostenvorteile können durch den Wegfall von Wartungskosten bei einer virtuellen VoIP-Telefonanlage oder durch die Bündelung von Diensten wie Telefonie, Mobilfunk und Videokonferenzen aus einer Hand realisiert werden.

Flexibilität

Sie können VoIP von überall mit einer Internetverbindung nutzen, was ideal für Geschäftsreisende oder Menschen mit Familie im Ausland ist. Mit einer VoIP-App oder einem Softphone bleiben Sie so auch unterwegs immer unter Ihrer Bürorufnummer erreichbar – egal, wo Sie sich gerade befinden.

Skalierbarkeit

Haben Sie eine Cloud-Telefonanlage im Einsatz, profitieren Sie darüber hinaus von höchstmöglicher Skalierbarkeit. Weitere VoIP-Rufnummern lassen sich meist ganz einfach über ein Webportal hinzufügen oder auch wieder deaktivieren. So wächst Ihre Telefonanlage ganz einfach mit Ihrem Unternehmen mit.

Zusätzliche Funktionen

Die meisten VoIP-Anbieter stellen oft mehr als 150 Telefonanlagen-Funktionen bereit und übersteigen damit den Funktionsumfang von herkömmlichen Telefonanlagen bei Weitem. Funktionen wie zeitbasiertes Routing, IVR, Voicemail oder Videotelefonie helfen dabei, eine bestmögliche Erreichbarkeit für Ihre Kunden zu schaffen und die Zusammenarbeit zu optimieren.

Einfache Einrichtung

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen, die häufig zu kompliziert für den Endanwender waren und nur von Hersteller-Experten eingerichtet und administriert werden konnten, lassen sich IP-Telefonanlagen in der Regel ganz einfach über eine intuitive Benutzeroberfläche bedienen. Ganz ohne IT-Fachkenntnisse!

Integrationen

Viele VoIP-Anbieter bieten heute die Möglichkeit, die Telefonielösung in andere Business-Software wie CRM- und ERP-Systeme zu integrieren und so von mehr Effizienz zu profitieren. So wird auch das Integrationsangebot von Placetel im AppStore stetig ausgebaut. Besonders beliebte Integrationen sind Pipedrive, HubSpot, Datev oder MS Teams.

Frage 3: Wie telefoniert man mit VoIP?

Frage 3: Wie telefoniert man mit VoIP?

Um VoIP nutzen zu können, benötigen Sie lediglich drei Dinge:

1. Breitband-Internetanschluss (ca. 100 kbit pro Gespräch in beide Richtungen)
2. VoIP-fähiges Endgerät (z.B. Smartphone, Computer oder VoIP-Telefon)
3. VoIP-Anbieter

Frage 4: Was sind die wichtigsten Funktionen von VoIP?

Frage 4: Was sind die wichtigsten Funktionen von VoIP?

VoIP bietet eine breite Palette an Funktionen, die im herkömmlichen Telefonnetz entweder nur schwer, gar nicht oder zum Teil nur mit hohem Kostenaufwand realisierbar waren. Im Folgenden haben wir einige praktische Funktionen aufgeführt:

• Zeitbasiertes Routing: Sie können einen Routingplan erstellen, mit dem Sie entscheiden, wann, wo und mit welchem Gerät Sie Ihre Anrufe entgegennehmen.

• Voicemail: Hinter jede Rufnummer kann eine Mailbox geschaltet werden. Die Gespräche werden mit einer Telefonansage angenommen und die Sprachnachrichten werden Ihnen als E-Mail zugeschickt.

• Fax2Mail: VoIP-Anbieter bieten die Möglichkeit, Faxe ganz einfach per E-Mail zu senden und zu empfangen. So benötigen Sie kein physisches Fax-Gerät mehr.

• IVR: Nutzen Sie ein Sprachwahlmenü, sodass Kunden über das Tastenfeld selbst entscheiden können, mit welcher Abteilung Sie verbunden werden möchten.

• Hot Desking: Mit der Hot Desking-Funktion können Sie Ihre Telefonkonfiguration, Ihre Rufnummer und interne Durchwahl zu einem beliebigen Arbeitsplatz mitnehmen.

• Unified Communications: Einige VoIP-Anbieter bieten Ihnen die Möglichkeit, auch Videokonferenzen oder Instant-Messaging zu nutzen.

• VoIP-App: Durch die Nutzung einer VoIP-App können Sie VoIP auf dem Handy nutzen und bleiben auf Wunsch weltweit unter Ihrer Bürorufnummer erreichbar.

Frage 5: Wie viel kostet VoIP?

Frage 5: Wie viel kostet VoIP?

Die Kosten für VoIP variieren je nach Anbieter und den gewünschten Funktionen. Abgerechnet wird i.d.R. pro Monat und nach dem Pay-per-Use-Modell. Es gibt jedoch oft verschiedene Tarife zur Auswahl. Während manche Anbieter sogar kostenlose Pakete (excl. Verbindungsentgelte) mit eingeschränktem Funktionsumfang bereitstellen, können die Kosten bei anderen Diensten an die 20 € pro Nebenstelle oder Benutzer betragen. Hier sind dann aber häufig auch viele Zusatzfunktionen wie Videokonferenzen und Instant Messaging integriert.

Darüber hinaus sind die Verbindungsentgelte für VoIP deutlich günstiger als über die klassischen Telefonleitungen und unternehmensinterne Telefonate sind komplett kostenfrei.

Frage 6: Welche Hardware braucht man für VoIP?

Frage 6: Welche Hardware braucht man für VoIP?

Um über VoIP telefonieren zu können, benötigen Sie lediglich ein Endgerät mit Internetzugang, sei es ein Computer, ein Smartphone oder ein VoIP-Telefon. Selbst ein analoges oder ISDN-Telefon lässt sich i.d.R. mit einem entsprechenden Adapter weiternutzen. Die meisten VoIP-Dienste bieten Apps oder Softphones für Mobilgeräte an.

Frage 7: Worauf muss man bei der Auswahl eines VoIP-Anbieters achten?

Frage 7: Worauf muss man bei der Auswahl eines VoIP-Anbieters achten?

• Kosten: Vergleichen Sie die Tarife (Grundgebühr & Minutenpreise) und stellen Sie sicher, dass sie zu Ihrem Budget passen. Schon alleine bei der Grundgebühr sind große Differenzen von bis zu 20 € je Nutzer oder Nebenstelle möglich. Auch sollten Sie darauf achten, welche Funktionen bei der Grundgebühr inklusive sind und ob für eine volle Kostenkontrolle eine Festnetz- oder Allnet-Flatrate hinzugebucht werden kann.

• Funktionen: Überprüfen Sie, ob der Anbieter die Funktionen bietet, die Sie benötigen. Funktionen wie IVR, BLF, Gesprächsaufzeichnung, Videokonferenzen oder Instant Messaging sind nicht immer enthalten oder stehen bei einzelnen Anbietern erst gar nicht zur Verfügung.

• Skalierbarkeit: Überprüfen Sie, ob sich der ausgewählte Tarif bestmöglich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lässt und flexibel mit Ihnen mitwächst. Manche Anbieter bieten z.B. direkt nur Tarife für 2,3 oder 10 Teilnehmer an, während bei anderen VoIP-Anbietern eine flexible Erweiterung möglich ist.

• Verfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter auf ein redundantes Hosting in verschiedenen Hochleistungs-Rechenzentren in Deutschland setzt und Ihnen eine Verfügbarkeit von über 99,9 % bieten kann.

• Integrationen: Die Zusammenführung von Software wird immer wichtiger, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen. Viele VoIP-Dienstleister haben deshalb ihr Angebot an Integrationen in den letzten Jahren immer weiter ausgebaut und ermöglichen es, die Telefonanlage in verschiedene Business-Software zu integrieren. Überlegen Sie, welche Software Sie bereits nutzen und prüfen Sie, was die einzelnen VoIP-Anbieter im Produktportfolio haben.

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