Telefonieren gehört fĂŒr die meisten von uns zum GeschĂ€ftsalltag. Im Zuge der All-IP Umstellung der Telekom fragen sich deshalb immer mehr Unternehmen, wie sie in Zukunft telefonieren werden. VoIP-Telefonanlagen stellen eine kostengĂŒnstige und sichere Alternative zu klassischen Telefonanlagen dar und bieten immer mehr Firmen zahlreiche Vorteile. Wie eine IP-Telefonanlage funktioniert, wann der Wechsel sinnvoll ist und welche Vorteile fĂŒr einen Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage und speziell fĂŒr eine Telefonanlage aus der Cloud sprechen, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Was ist eine VoIP-Telefonanlage

1. Was ist eine VoIP-Telefonanlage

Eine VoIP-Telefonanlage, auch IP-PBX genannt, ist eine Telefonanlage, die nicht mehr wie gewöhnlich ĂŒber einen herkömmlichen Telefonanschluss lĂ€uft, sondern bei der die Telefonate ĂŒber eine Internetverbindung gefĂŒhrt werden. Bei dieser Kommunikationstechnik werden die Sprachinformationen in digitale Datenpakete umgewandelt, ĂŒber das IP-Netzwerk an den Rezipienten ĂŒbertragen und anschließend wieder als Sprachinformationen zusammengefĂŒgt. FĂŒr den Verbindungsauf- und abbau kommt das Session Initiation Protocol (SIP) zum Einsatz. Bei einer IP-Telefonanlage ist eine Telefonverkabelung am Firmenstandort nicht lĂ€nger erforderlich, da die virtuelle TK-Anlage das Datennetzwerk nutzt, um die Verbindung mit den Telefonen oder anderen IP-fĂ€higen EndgerĂ€ten herzustellen. SIP-Telefonanlagen lassen sich via VoIP-Gateway auch problemlos an klassische Telefonleitungen (PSTN-Leitungen) anschließen, wodurch ein problemloser Umstieg möglich ist.

1.1 Voraussetzungen

FĂŒr die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage sind lediglich zwei Dinge erforderlich: Eine ausreichend schnelle und stabile Breitband-Internetverbindung sowie IP-fĂ€hige EndgerĂ€te, die SIP unterstĂŒtzen. Die Anschaffung von Hardware wie z.B. eines IP-Telefons ist jedoch nicht notwendig. Sie können die VoIP-Anlage auch ĂŒber ein Softphone am PC oder ĂŒber Ihre mobilen EndgerĂ€te nutzen.

Wenn Sie sich fĂŒr eine IP-basierte Hardware-Telefonanlage entscheiden, brauchen Sie zusĂ€tzlich zu den genannten Faktoren die TK-Anlage selbst, einen SIP-Trunk und ggf. ein VoIP-Gateway.

1.2 Technik

Eine VoIP-Telefonanlage setzt sich aus einem IP-Telefonanlagen-Server, einem oder mehreren IP-Telefonen und einem optionalem VoIP-Gateway zusammen. Dieses sorgt dafĂŒr, dass die VoIP-Anlage an die traditionellen Telefonleitungen angeschlossen werden kann.

Darstellung des All-IP-Anschlusses mit Telefondose, Telefonanlage, Router und Internetanschluss.

Anders als bei herkömmlichen Telefonanlagen, werden die Telefone nicht lÀnger in die TAE-Buchse, in eine ISDN-Box oder in einen Splitter eingestöpselt, sondern an den DSL-Router oder ein VoIP-fÀhiges Kabelmodem, die dann eine Verbindung mit dem Internet herstellen.

Mittels eines SIP-Trunks ist es auch möglich, lokale Telefonanlagen fĂŒr VoIP an das Internet anzubinden. Über das Unternehmensnetzwerk sind die IP-Telefone oder die Computer der Mitarbeiter direkt an die Telefonanlage angebunden.

2. GrĂŒnde fĂŒr den Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage

2. Wann Sie ĂŒber einen Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage nachdenken sollten

Im Zuge der All-IP Umstellung der Telekom, die bereits bis Ende 2018 vollzogen sein soll, ist es wichtig, sich frĂŒhzeitig mit dem Thema “IP-Telefonie” auseinander zu setzen. Denn die Umstellung bedeutet das Aus fĂŒr ISDN und betrifft auch Ihr Unternehmen. Zwar können Sie in den meisten FĂ€llen Ihre ISDN-Telefonanlage weiter nutzen, jedoch wird die Wartung dieser Anlagen immer schwieriger, da die erforderlichen Ersatzteile fĂŒr ISDN-AnschlĂŒsse immer seltener vom Hersteller geliefert werden können. Zudem lassen Sie sich mit einer veralteten ISDN-Anlage viele Vorteile entgehen, was fĂŒr Ihr Unternehmen einen großen Nachteil bedeuten könnte.

Damit Sie wissen, wann ein Umstieg auf eine IP-Telefonanlage sinnvoll ist, haben wir Ihnen im Folgenden eine Liste verschiedener Argumente zusammengestellt:

  • Ihre Telefonanlage ist veraltet. (Selbst wenn Sie Ihre alte Telefonanlage mittels eines SIP TK-Anlagenanschlusses ĂŒber Ihren Internetanschluss an das Telefonnetz anbinden können, so können Sie mit dieser Möglichkeit nicht alle Vorteile des NGNs (Next Generation Network) nutzen).

  • Sie wĂŒnschen sich mehr FlexibilitĂ€t. (Sie möchten Ihr Smartphone, Mitarbeiter im Home Office und unterschiedliche Standorte ggf. sogar im Ausland in die Telefonanlage einbinden.)

  • Sie möchten Telefonkosten sparen (z.B. bei der Wartung, Reparatur oder bei Verbindungsentgelten).

  • Ihr Unternehmen wurde erst vor Kurzem gegrĂŒndet. (Sie möchten Hardwareinvestitionen möglichst vermeiden und wĂŒnschen sich eine Telefonanlage, die sich flexibel an die BedĂŒrfnisse Ihres Unternehmens anpasst.)

Wenn einer oder mehrere der erwÀhnten FÀlle auf Sie zutrifft, kann Ihnen eine VoIP-Telefonanlage viele Vorteile bieten.

3. Argumente fĂŒr eine VoIP-Telefonanlage

3. Argumente fĂŒr den Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage

Im Folgenden wollen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile einer IP-Telefonanlage vorstellen, damit Sie selbst entscheiden können, ob eine solche Telefonanlage zu den BedĂŒrfnissen Ihres Unternehmens passt.

1. Kostenvorteile

Verglichen mit einer herkömmlichen Telefonanlage ist eine VoIP-Telefonanlage deutlich gĂŒnstiger. Nutzer profitieren vor allem von den gĂŒnstigen Verbindungsentgelten der VoIP-Anbieter sowie von einem Wegfall der Hardwareinvestitionen. Hardwareinvestitionen sind nĂ€mlich bei einer Internet-Telefonanlage nicht lĂ€nger erforderlich - es sei denn Sie entscheiden sich fĂŒr die Anschaffung von VoIP-Telefonen oder fĂŒr eine IP-basierte Hardware-Telefonanlage, die lokal bei Ihnen im Unternehmen installiert wird. Die Anschaffung von VoIP-Telefonen ist jedoch optional. In den meisten FĂ€llen können Sie auch Ihre analogen oder ISDN-Telefone mittels eines Analog-Telefon Adapters (ATA) oder eines ISDN-Telefon-Adapters (ITA) weiterverwenden. Zudem besteht die Möglichkeit, Ihren PC oder Ihr Smartphone an die Telefonanlage anzubinden.

Nationale und internationale GesprĂ€che können Sie ĂŒber einen VoIP-Anbieter fĂŒhren und so im Vergleich zu Ihrem bisherigen Telefonanschluss (ISDN) ĂŒber die HĂ€lfte Ihrer Kosten sparen. Zudem lassen sich dank VoIP unterschiedliche Standorte miteinander verbinden, wodurch netzinterne GesprĂ€che kostenfrei sind.

2. Bessere Kostenkontrolle

Die Daten ein- und ausgehender GesprÀche werden bei der IP-Telefonie in einer Datenbank auf dem Server gespeichert. Auf diese Weise haben Sie Ihre Telefonkosten und das GesprÀchsaufkommen jederzeit im Blick.

3. Leichtere Installation, Konfiguration und Bedienung dank intuitiver BenutzeroberflÀche

Eine softwarebasierte IP-Telefonanlage lĂ€sst sich dank einer intuitiven Web-BenutzeroberflĂ€che ganz einfach bedienen. Die Installation und Konfiguration der Telefonanlage kann von jedem Nutzer, der sich mit Netzwerktechnik und Computern etwas auskennt, ausgefĂŒhrt werden. Bei herkömmlichen Telefonanlagen ist die Installation und Konfiguration mit mehr Aufwand verbunden und oftmals können diese Arbeiten sogar nur von Hersteller-Experten selbst ausgefĂŒhrt werden.

4. Plug & Call: Schnelles Einrichten von ArbeitsplÀtzen

Hot Desking

Hot Desking kommt immer hĂ€ufiger in Unternehmen zum Einsatz, denn es erlaubt eine flexiblere Arbeitsplatzgestaltung. Mitarbeitern wird bei diesem Modell kein fester Arbeitsplatz mehr zugewiesen, sondern sie nehmen sich einfach einen Arbeitsplatz, der zu ihrer Arbeitszeit gerade frei ist. FĂŒr diese Arbeitsweise stellt die VoIP-Telefonie einen großen Vorteil dar, denn sie ermöglicht es, dass Mitarbeiter sich an einem beliebigen Arbeitsplatz einfach am vorliegenden Telefon anmelden können. So können sie problemlos, ohne vorher eine Neukonfiguration durchzufĂŒhren, weitertelefonieren und bleiben sogar unter ihrer bisherigen Rufnummer erreichbar.

5. Keine Verkabelung mehr

Mittels Voice over IP (kurz VoIP) lassen sich nun auch TelefongesprĂ€che im IP-Netz ĂŒbertragen. Alle Sprachinformationen und Daten werden nun also nur noch ĂŒber eine gemeinsame Leitung (ĂŒber DSL als paketorientiertes Netzwerk) transportiert, wodurch eine aufwendige Verkabelung nicht lĂ€nger erforderlich ist.

Telefone können ĂŒber einen herkömmlichen Netzwerkanschluss an die Telefonanlage angebunden werden. Wenn Sie Ihren PC fĂŒrs Telefonieren nutzen möchten, können Sie sich auf diesem direkt ein Softphone installieren. Die Installation zusĂ€tzlicher TelefonanschlĂŒsse ist nicht lĂ€nger notwendig.

6. HerstellerunabhÀngigkeit

Ein weiterer Vorteil von dem Sie bei einem Umstieg auf eine IP-PBX profitieren können, ist die freie Wahl des SIP-Telefon-Herstellers. Bei IP-Telefonanlagen kommt das SIP-Protokoll zum Einsatz, weshalb Sie so gut wie alle SIP-Telefone oder VoIP-Gateways fĂŒr die VoIP-Kommunikation verwenden können. Das ist bei klassischen Telefonanlagen anders. Hierbei können Sie meist nur auf neue Features zugreifen, indem Sie sich neue Hardware oder Erweiterungsmodule anschaffen.

7. Riesiger Funktionsumfang

IP basierte Telefonanlagen verfĂŒgen ĂŒber einen riesigen Funktionsumfang, der den einer klassischen Telefonanlage bei Weitem ĂŒbersteigt. Die hohe Anzahl an Funktionen ist darauf zurĂŒckzufĂŒhren, dass VoIP Anlagen softwarebasiert sind. Das vereinfacht das Entwickeln und Optimieren bestehender FunktionalitĂ€ten.

Unter den meist ĂŒber 100 Funktionen lassen sich außer den Standardfunktionen einer analogen oder ISDN-Telefonanlage wie Makeln, Anklopfen und Rufweiterleitung noch zahlreiche andere nĂŒtzliche Features finden.

So haben Sie meist sofort nach der Inbetriebnahme der Telefonanlage die Möglichkeit, Funktionen wie Voicemail, Anrufgruppen, ein Sprachdialogsystem, das Einrichten eines Call Center und das Integrieren individueller Wartemusik zu nutzen. Ein weiteres nĂŒtzliches Feature, das Ihnen hĂ€ufig geboten wird, ist das elektronische Fax. Dabei wird ein analoges FaxgerĂ€t nicht lĂ€nger benötigt, sondern Sie können Faxe ganz einfach per Mail senden und empfangen.

Zudem können Sie hÀufig auch auf Unified Communications-Funktionen zugreifen oder bestehende Programme wie z.B. Outlook in Ihre Telefonanlage integrieren und so die Zusammenarbeit Ihres Teams verbessern.

Unified Communications mit all seinen Funktionen.


4. Vorteile einer On-Demand/Cloud-Lösung

4. Vorteile einer On-Demand/Cloud-Lösung

Wenn Sie sich eine IP basierte Telefonanlage anschaffen möchten, so stehen Sie zunÀchst vor einer schwierigen Entscheidung: Möchten Sie eine On-Premise oder doch lieber eine On-Demand-Lösung nutzen?

Bei der On-Premise Lösung erwerben Sie die Telefonanlage kĂ€uflich und installieren Sie anschließend auf Ihren eigenen Servern im Unternehmen. Im Gegensatz dazu wird eine On-Demand Lösung nur gemietet und nicht im eigenen Unternehmen installiert, sondern im Rechenzentrum des VoIP-Providers gehostet. Alle FunktionalitĂ€ten der Cloud-TK-Anlage werdem dem Nutzer ĂŒber das Internet in der Public Cloud zur VerfĂŒgung gestellt.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich fĂŒr eine Cloud-Telefonlösung, da sie im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung mehr Möglichkeiten bietet und flexibler eingesetzt werden kann. Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Argumente zusammengefasst, weshalb eine Cloud-Telefonanlage vor allem fĂŒr kleine- und mittelstĂ€ndische Unternehmen meist besser geeignet ist:

1. Keine zusÀtzlichen Investitionskosten

Im Gegensatz zu einem in sich geschlossenem Telefonsystem, fallen bei einer Cloud-Telefonanlage weder Kosten fĂŒr zusĂ€tzliche Hardware noch fĂŒr die Installation oder geschultes IT-Personal an, was vor allem fĂŒr Startups und KMUs eine große Erleichterung bedeutet.

2. Wartungsfreiheit

Wenn Ihre Wahl auf eine Cloud-TK-Anlage gefallen ist, brauchen Sie sich nach der Anlageneinrichtung um so gut wie nichts mehr kĂŒmmern. Die ZustĂ€ndigkeit fĂŒr die Instandhaltung, Wartung und alle anfallenden Updates liegt beim VoIP-Anbieter.

3. Höchstmögliche Sicherheit

IrrtĂŒmlich glauben immer noch viele Unternehmen, dass Online-Telefonanlagen ein hohes Sicherheitsrisiko bergen. Wenn Sie bei der Auswahl Ihres Cloud-TK-Anbieters aber auf wichtige Kriterien achten, z.B. dass die Telefonanlage in unterschiedlichen Hochleistungs-Rechenzentren gehostet wird, die deutschen Datenschutzrichtlinien befolgt, ĂŒber eine hohe Ausfallsicherheit verfĂŒgt und verschiedene Zertifizierungen vorweisen kann, so brauchen Sie sich um die Sicherheit keine Sorgen machen.

Ein Cloud-Anbieter kann Ihnen in den meisten FÀllen sehr viel mehr Sicherheit bieten, als Sie es selbst könnten. Denn die wenigsten Unternehmen werden auch nur ansatzweise so hohe Sicherheitsstandards einhalten können wie die von den VoIP-Anbietern genutzten Hochleistungsrechenzentren.

Darstellung eines Serverraums.

Durch die Nutzung verschiedener Rechenzentren können die meisten Cloud-TK-Provider eine Ausfallsicherheit von ĂŒber 99% gewĂ€hrleisten. Kontinuierliche Sicherheitsupdates sorgen außerdem dafĂŒr, dass Ihre Telefonanlage immer auf dem neuesten Stand ist und bestmöglich geschĂŒtzt wird.

4. Maximale OrtsunabhÀngigkeit

IP-Telefonanlagen können vor allem aufgrund ihrer hohen OrtsunabhĂ€ngigkeit ĂŒberzeugen. Nach der Einrichtung der Cloud-Telefonanlage ist ein Zugriff von jedem beliebigen Standort und mit unterschiedlichen EndgerĂ€ten (Smartphone, Tablet, PC oder Telefon) auf die Telefonanlage möglich. Einzige Voraussetzung hierfĂŒr ist eine funktionierende Internetverbindung.

Anbindung mehrerer Standorte und Mitarbeiter im Home Office und mobiler EndgerÀte an die Telefonanlage.

Auch die Vernetzung mehrerer Standorte ist mit einer Telefonanlage aus der Cloud kein Problem mehr. Sie können diese und selbst Mitarbeiter im Home-Office nÀmlich problemlos an dieselbe Telefonanlage anbinden.

Wenn Sie frĂŒher unter Ihrer BĂŒrorufnummer erreicht werden wollten, so mussten Sie sich auch zwingend im BĂŒro aufhalten. Doch die Zeiten haben sich geĂ€ndert. Moderne Telefonanlage ermöglichen es Ihnen mit der Funktion Fixed Mobile Convergence (FMC) Ihr Smartphone als vollwertige Nebenstelle in die Online-Telefonanlage einzubinden. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass Sie ĂŒberall und jederzeit unter Ihrer Durchwahl erreicht werden können - und das selbst im Ausland.

5. Flexible Skalierbarkeit

Wir befinden uns in dynamischen Zeiten. Dementsprechend kommt es heutzutage besonders auf eine hohe FlexibilitÀt an. Gerade Startups wissen am Anfang nicht, wie sich Ihr Unternehmen entwickeln wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich eine TK-Anlage anzuschaffen, die sich jederzeit an die Unternehmenssituation anpassen kann.

Mit einer Cloud-Telefonanlage genießen Sie vollste FlexibilitĂ€t, denn Ihre Nebenstellen sind jederzeit flexibel erweiterbar. Aber auch wenn Sie einmal Rufnummern abbestellen möchten, so ist das mit wenigen Klicks erledigt. So können Sie dafĂŒr sorgen, dass Sie auch wirklich nur fĂŒr so viele Rufnummern zahlen, wie Sie gerade brauchen.

5. Zusammenfassung

5. Zusammenfassung

Da die ISDN-Abschaltung unausweichlich ist und die Umstellung auf die IP-Telefonie bereits auf Hochtouren lĂ€uft, sollten Sie sich unbedingt ĂŒberlegen, wie Sie in Zukunft telefonieren möchten. Gerade wenn Sie Ihr Unternehmen erst vor Kurzem gegrĂŒndet haben oder Ihre Telefonanlage bereits veraltet ist, lohnt es sich, ĂŒber die Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage nachzudenken. Dadurch können Sie nicht nur Kosten sondern auch Zeit beim Bedienen und bei der Konfiguration der Anlage sparen und von einem riesigen Funktionsumfang profitieren.

Wenn Sie noch nicht einschÀtzen können, wie sich Ihr Unternehmen in den nÀchsten Jahren entwickeln wird, ob neue Mitarbeiter dazu kommen oder ob Sie sogar andere Unternehmensstandorte eröffnen möchten, empfehlen wir Ihnen auf eine Cloud-Telefonanlage umzusteigen. Diese bietet Ihnen höchstmögliche FlexibilitÀt und OrtsunabhÀngigkeit und lÀsst sich immer an Ihre Unternehmenssituation anpassen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten und Ihnen die Entscheidung nun vielleicht leichter fĂ€llt. Sollten Sie nicht gefunden haben, wonach Sie suchen oder Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht diese zu stellen. Wir freuen uns auch immer ĂŒber Kommentare oder Anregungen.