7 Argumente für den Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage

1. Was ist eine VoIP-Telefonanlage

1. Was ist eine VoIP-Telefonanlage

Eine VoIP-Telefonanlage, auch IP-PBX genannt, ist eine Telefonanlage, die nicht mehr wie gewöhnlich über einen herkömmlichen Telefonanschluss läuft, sondern bei der die Telefonate über eine Internetverbindung geführt werden. Bei dieser Kommunikationstechnik werden die Sprachinformationen in digitale Datenpakete umgewandelt, über das IP-Netzwerk an den Rezipienten übertragen und anschließend wieder als Sprachinformationen zusammengefügt. Für den Verbindungsauf- und abbau kommt das Session Initiation Protocol (SIP) zum Einsatz. Bei einer IP-Telefonanlage ist eine Telefonverkabelung am Firmenstandort nicht länger erforderlich, da die virtuelle TK-Anlage das Datennetzwerk nutzt, um die Verbindung mit den Telefonen oder anderen IP-fähigen Endgeräten herzustellen. SIP-Telefonanlagen lassen sich via VoIP-Gateway auch problemlos an klassische Telefonleitungen (PSTN-Leitungen) anschließen, wodurch ein problemloser Umstieg möglich ist.

1.1 Voraussetzungen

Für die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage sind lediglich zwei Dinge erforderlich: Eine ausreichend schnelle und stabile Breitband-Internetverbindung sowie IP-fähige Endgeräte, die SIP unterstützen. Die Anschaffung von Hardware wie z.B. eines IP-Telefons ist jedoch nicht notwendig. Sie können die VoIP-Anlage auch über ein Softphone am PC oder über Ihre mobilen Endgeräte nutzen.

Wenn Sie sich für eine IP-basierte Hardware-Telefonanlage entscheiden, brauchen Sie zusätzlich zu den genannten Faktoren die TK-Anlage selbst, einen SIP-Trunk und ggf. ein VoIP-Gateway.

1.2 Technik

Eine VoIP-Telefonanlage setzt sich aus einem IP-Telefonanlagen-Server, einem oder mehreren IP-Telefonen und einem optionalem VoIP-Gateway zusammen. Dieses sorgt dafür, dass die VoIP-Anlage an die traditionellen Telefonleitungen angeschlossen werden kann.

Anders als bei herkömmlichen Telefonanlagen, werden die Telefone nicht länger in die TAE-Buchse, in eine ISDN-Box oder in einen Splitter eingestöpselt, sondern an den DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Kabelmodem, die dann eine Verbindung mit dem Internet herstellen.

Mittels eines SIP-Trunks ist es auch möglich, lokale Telefonanlagen für VoIP an das Internet anzubinden. Über das Unternehmensnetzwerk sind die IP-Telefone oder die Computer der Mitarbeiter direkt an die Telefonanlage angebunden.

2. Gründe für den Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage

2. Wann Sie über einen Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage nachdenken sollten

Im Zuge der All-IP Umstellung der Telekom, die bereits bis 2020 vollzogen sein soll, ist es wichtig, sich frühzeitig mit dem Thema “IP-Telefonie” auseinander zu setzen. Denn die Umstellung bedeutet das Aus für ISDN und betrifft auch Ihr Unternehmen. Zwar können Sie in den meisten Fällen Ihre ISDN-Telefonanlage weiter nutzen, jedoch wird die Wartung dieser Anlagen immer schwieriger, da die erforderlichen Ersatzteile für ISDN-Anschlüsse immer seltener vom Hersteller geliefert werden können. Zudem lassen Sie sich mit einer veralteten ISDN-Anlage viele Vorteile entgehen, was für Ihr Unternehmen einen großen Nachteil bedeuten könnte.

Damit Sie wissen, wann ein Umstieg auf eine IP-Telefonanlage sinnvoll ist, haben wir Ihnen im Folgenden eine Liste verschiedener Argumente zusammengestellt:

• Ihre Telefonanlage ist veraltet. (Selbst wenn Sie Ihre alte Telefonanlage mittels eines SIP TK-Anlagenanschlusses über Ihren Internetanschluss an das Telefonnetz anbinden können, so können Sie mit dieser Möglichkeit nicht alle Vorteile des NGNs (Next Generation Network) nutzen).

• Sie wünschen sich mehr Flexibilität. (Sie möchten Ihr Smartphone, Mitarbeiter im Home Office und unterschiedliche Standorte ggf. sogar im Ausland in die Telefonanlage einbinden.)

• Sie möchten Telefonkosten sparen (z.B. bei der Wartung, Reparatur oder bei Verbindungsentgelten).

• Ihr Unternehmen wurde erst vor Kurzem gegründet. (Sie möchten Hardwareinvestitionen möglichst vermeiden und wünschen sich eine Telefonanlage, die sich flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst.)

Wenn einer oder mehrere der erwähnten Fälle auf Sie zutrifft, kann Ihnen eine VoIP-Telefonanlage viele Vorteile bieten.

3. Argumente für eine VoIP-Telefonanlage

3. Argumente für den Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage

Im Folgenden wollen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile einer IP-Telefonanlage vorstellen, damit Sie selbst entscheiden können, ob eine solche Telefonanlage zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.

1. Kostenvorteile

Verglichen mit einer herkömmlichen Telefonanlage ist eine VoIP-Telefonanlage deutlich günstiger. Nutzer profitieren vor allem von den günstigen Verbindungsentgelten der VoIP-Anbieter sowie von einem Wegfall der Hardwareinvestitionen. Hardwareinvestitionen sind nämlich bei einer Internet-Telefonanlage nicht länger erforderlich - es sei denn Sie entscheiden sich für die Anschaffung von VoIP-Telefonen oder für eine IP-basierte Hardware-Telefonanlage, die lokal bei Ihnen im Unternehmen installiert wird. Die Anschaffung von VoIP-Telefonen (z.B. eines Tisch- oder DECT-Telefons ist jedoch optional. In den meisten Fällen können Sie auch Ihre analogen oder ISDN-Telefone mittels eines Analog-Telefon Adapters (ATA) oder eines ISDN-Telefon-Adapters (ITA) weiterverwenden. Zudem besteht die Möglichkeit, Ihren PC oder Ihr Smartphone an die Telefonanlage anzubinden.

Nationale und internationale Gespräche können Sie über einen VoIP-Anbieter führen und so im Vergleich zu Ihrem bisherigen Telefonanschluss (ISDN) über die Hälfte Ihrer Kosten sparen. Zudem lassen sich dank VoIP unterschiedliche Standorte miteinander verbinden, wodurch netzinterne Gespräche kostenfrei sind.

2. Bessere Kostenkontrolle

Die Daten ein- und ausgehender Gespräche werden bei der IP-Telefonie in einer Datenbank auf dem Server gespeichert. Auf diese Weise haben Sie Ihre Telefonkosten und das Gesprächsaufkommen jederzeit im Blick.

3. Leichtere Installation, Konfiguration und Bedienung dank intuitiver Benutzeroberfläche

Eine softwarebasierte IP-Telefonanlage lässt sich dank einer intuitiven Web-Benutzeroberfläche ganz einfach bedienen. Die Installation und Konfiguration der Telefonanlage kann von jedem Nutzer, der sich mit Netzwerktechnik und Computern etwas auskennt, ausgeführt werden. Bei herkömmlichen Telefonanlagen ist die Installation und Konfiguration mit mehr Aufwand verbunden und oftmals können diese Arbeiten sogar nur von Hersteller-Experten selbst ausgeführt werden.

4. Plug & Call: Schnelles Einrichten von Arbeitsplätzen

Hot Desking kommt immer häufiger in Unternehmen zum Einsatz, denn es erlaubt eine flexiblere Arbeitsplatzgestaltung. Mitarbeitern wird bei diesem Modell kein fester Arbeitsplatz mehr zugewiesen, sondern sie nehmen sich einfach einen Arbeitsplatz, der zu ihrer Arbeitszeit gerade frei ist. Für diese Arbeitsweise stellt die VoIP-Telefonie einen großen Vorteil dar, denn sie ermöglicht es, dass Mitarbeiter sich an einem beliebigen Arbeitsplatz einfach am vorliegenden Telefon anmelden können. So können sie problemlos, ohne vorher eine Neukonfiguration durchzuführen, weitertelefonieren und bleiben sogar unter ihrer bisherigen Rufnummer erreichbar.

5. Keine Verkabelung mehr

Mittels Voice over IP (kurz VoIP) lassen sich nun auch Telefongespräche im IP-Netz übertragen. Alle Sprachinformationen und Daten werden nun also nur noch über eine gemeinsame Leitung (über DSL als paketorientiertes Netzwerk) transportiert, wodurch eine aufwendige Verkabelung nicht länger erforderlich ist.

Telefone können über einen herkömmlichen Netzwerkanschluss an die Telefonanlage angebunden werden. Wenn Sie über Ihren PC telefonieren möchten, können Sie sich auf diesem direkt ein Softphone installieren. Die Installation zusätzlicher Telefonanschlüsse ist nicht länger notwendig.

6. Herstellerunabhängigkeit

Ein weiterer Vorteil von dem Sie bei einem Umstieg auf eine IP-PBX profitieren können, ist die freie Wahl des SIP-Telefon-Herstellers. Bei IP-Telefonanlagen kommt das SIP-Protokoll zum Einsatz, weshalb Sie so gut wie alle SIP-Telefone oder VoIP-Gateways für die VoIP-Kommunikation verwenden können. Das ist bei klassischen Telefonanlagen anders. Hierbei können Sie meist nur auf neue Features zugreifen, indem Sie sich neue Hardware oder Erweiterungsmodule anschaffen.

7. Riesiger Funktionsumfang

IP basierte Telefonanlagen verfügen über einen riesigen Funktionsumfang, der den einer klassischen Telefonanlage bei Weitem übersteigt. Die hohe Anzahl an Funktionen ist darauf zurückzuführen, dass VoIP Anlagen softwarebasiert sind. Das vereinfacht das Entwickeln und Optimieren bestehender Funktionalitäten.

Unter den meist über 100 Funktionen lassen sich außer den Standardfunktionen einer analogen oder ISDN-Telefonanlage wie Makeln, Anklopfen und Rufweiterleitung noch zahlreiche andere nützliche Features finden.

So haben Sie meist sofort nach der Inbetriebnahme der Telefonanlage die Möglichkeit, Funktionen wie Voicemail, Anrufgruppen, ein Sprachdialogsystem, Telefonkonferenzen, das Einrichten eines Call Center und das Integrieren individueller Wartemusik zu nutzen. Ein weiteres nützliches Feature, das Ihnen häufig geboten wird, ist das elektronische Fax. Dabei wird ein analoges Faxgerät nicht länger benötigt, sondern Sie können Faxe ganz einfach per Mail senden und empfangen.

Zudem können Sie häufig auch auf Unified Communications-Funktionen wie Videokonferenzen oder Instant Messaging zugreifen oder bestehende Programme wie z.B. Outlook in Ihre Telefonanlage integrieren und so die Zusammenarbeit Ihres Teams verbessern.

4. Vorteile einer On-Demand/Cloud-Lösung

4. Vorteile einer On-Demand/Cloud-Lösung

Wenn Sie sich eine IP basierte Telefonanlage anschaffen möchten, so stehen Sie zunächst vor einer schwierigen Entscheidung: Möchten Sie eine On-Premise oder doch lieber eine On-Demand-Lösung nutzen?

Bei der On-Premise Lösung erwerben Sie die Telefonanlage käuflich und installieren Sie anschließend auf Ihren eigenen Servern im Unternehmen. Im Gegensatz dazu wird eine On-Demand Lösung nur gemietet und nicht im eigenen Unternehmen installiert, sondern im Rechenzentrum des VoIP-Providers gehostet. Alle Funktionalitäten der Cloud-TK-Anlage werdem dem Nutzer über das Internet in der Public Cloud zur Verfügung gestellt.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Cloud-Telefonlösung, da sie im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung mehr Möglichkeiten bietet und flexibler eingesetzt werden kann. Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Argumente zusammengefasst, weshalb eine Cloud-Telefonanlage vor allem für kleine- und mittelständische Unternehmen meist besser geeignet ist:

1. Keine zusätzlichen Investitionskosten

Im Gegensatz zu einem in sich geschlossenem Telefonsystem, fallen bei einer Cloud-Telefonanlage weder Kosten für zusätzliche Hardware noch für die Installation oder geschultes IT-Personal an, was vor allem für Startups und KMUs eine große Erleichterung bedeutet.

2. Wartungsfreiheit

Wenn Ihre Wahl auf eine Cloud-TK-Anlage gefallen ist, brauchen Sie sich nach der Anlageneinrichtung um so gut wie nichts mehr kümmern. Die Zuständigkeit für die Instandhaltung, Wartung und alle anfallenden Updates liegt beim VoIP-Anbieter.

3. Höchstmögliche Sicherheit

Irrtümlich glauben immer noch viele Unternehmen, dass Online-Telefonanlagen ein hohes Sicherheitsrisiko bergen. Wenn Sie bei der Auswahl Ihres Cloud-TK-Anbieters aber auf wichtige Kriterien achten, z.B. dass die Telefonanlage in unterschiedlichen Hochleistungs-Rechenzentren gehostet wird, die deutschen Datenschutzrichtlinien befolgt, über eine hohe Ausfallsicherheit verfügt und verschiedene Zertifizierungen vorweisen kann, so brauchen Sie sich um die Sicherheit keine Sorgen machen.

Ein Cloud-Anbieter kann Ihnen in den meisten Fällen sehr viel mehr Sicherheit bieten, als Sie es selbst könnten. Denn die wenigsten Unternehmen werden auch nur ansatzweise so hohe Sicherheitsstandards einhalten können wie die von den VoIP-Anbietern genutzten Hochleistungsrechenzentren.

Durch die Nutzung verschiedener Rechenzentren können die meisten Cloud-TK-Provider eine Ausfallsicherheit von über 99% gewährleisten. Kontinuierliche Sicherheitsupdates sorgen außerdem dafür, dass Ihre Telefonanlage immer auf dem neuesten Stand ist und bestmöglich geschützt wird.

4. Maximale Ortsunabhängigkeit

IP-Telefonanlagen können vor allem aufgrund ihrer hohen Ortsunabhängigkeit überzeugen. Nach der Einrichtung der Cloud-Telefonanlage ist ein Zugriff von jedem beliebigen Standort und mit unterschiedlichen Endgeräten (Smartphone, Tablet, PC oder Telefon) auf die Telefonanlage möglich. Einzige Voraussetzung hierfür ist eine funktionierende Internetverbindung.

Auch die Vernetzung mehrerer Standorte ist mit einer Telefonanlage aus der Cloud kein Problem mehr. Sie können diese und selbst Mitarbeiter im Home-Office nämlich problemlos an dieselbe Telefonanlage anbinden.

Wenn Sie früher unter Ihrer Bürorufnummer erreicht werden wollten, so mussten Sie sich auch zwingend im Büro aufhalten. Doch die Zeiten haben sich geändert. Moderne Telefonanlage ermöglichen es Ihnen mit der Funktion Fixed Mobile Convergence (FMC) Ihr Smartphone als vollwertige Nebenstelle in die Online-Telefonanlage einzubinden. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass Sie überall und jederzeit unter Ihrer Durchwahl erreicht werden können - und das selbst im Ausland.

5. Flexible Skalierbarkeit

Wir befinden uns in dynamischen Zeiten. Dementsprechend kommt es heutzutage besonders auf eine hohe Flexibilität an. Gerade Startups wissen am Anfang nicht, wie sich Ihr Unternehmen entwickeln wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich eine TK-Anlage anzuschaffen, die sich jederzeit an die Unternehmenssituation anpassen kann.

Mit einer Cloud-Telefonanlage genießen Sie vollste Flexibilität, denn Ihre Nebenstellen sind jederzeit flexibel erweiterbar. Aber auch wenn Sie einmal Rufnummern abbestellen möchten, so ist das mit wenigen Klicks erledigt. So können Sie dafür sorgen, dass Sie auch wirklich nur für so viele Rufnummern zahlen, wie Sie gerade brauchen.

5. Zusammenfassung

5. Zusammenfassung

Da die ISDN-Abschaltung unausweichlich ist und die Umstellung auf die IP-Telefonie bereits auf Hochtouren läuft, sollten Sie sich unbedingt überlegen, wie Sie in Zukunft telefonieren möchten. Gerade wenn Sie Ihr Unternehmen erst vor Kurzem gegründet haben oder Ihre Telefonanlage bereits veraltet ist, lohnt es sich, über die Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage nachzudenken. Dadurch können Sie nicht nur Kosten sondern auch Zeit beim Bedienen und bei der Konfiguration der Anlage sparen und von einem riesigen Funktionsumfang profitieren.

Wenn Sie noch nicht einschätzen können, wie sich Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln wird, ob neue Mitarbeiter dazu kommen oder ob Sie sogar andere Unternehmensstandorte eröffnen möchten, empfehlen wir Ihnen auf eine Cloud-Telefonanlage umzusteigen. Diese bietet Ihnen höchstmögliche Flexibilität und Ortsunabhängigkeit und lässt sich immer an Ihre Unternehmenssituation anpassen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten und Ihnen die Entscheidung nun vielleicht leichter fällt. Sollten Sie nicht gefunden haben, wonach Sie suchen oder Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht diese zu stellen. Wir freuen uns auch immer über Kommentare oder Anregungen.