Telefonieren geh√∂rt f√ľr die meisten von uns zum Gesch√§ftsalltag. Im Zuge der All-IP Umstellung der Telekom fragen sich deshalb immer mehr Unternehmen, wie sie in Zukunft telefonieren werden. VoIP-Telefonanlagen stellen eine kosteng√ľnstige und sichere Alternative zu klassischen Telefonanlagen dar und bieten immer mehr Firmen zahlreiche Vorteile. Wie eine IP-Telefonanlage funktioniert, wann der Wechsel sinnvoll ist und welche Vorteile f√ľr einen Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage und speziell f√ľr eine Telefonanlage aus der Cloud sprechen, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Was ist eine VoIP-Telefonanlage

1. Was ist eine VoIP-Telefonanlage

Eine VoIP-Telefonanlage, auch IP-PBX genannt, ist eine Telefonanlage, die nicht mehr wie gew√∂hnlich √ľber einen herk√∂mmlichen Telefonanschluss l√§uft, sondern bei der die Telefonate √ľber eine Internetverbindung gef√ľhrt werden. Bei dieser Kommunikationstechnik werden die Sprachinformationen in digitale Datenpakete umgewandelt, √ľber das IP-Netzwerk an den Rezipienten √ľbertragen und anschlie√üend wieder als Sprachinformationen zusammengef√ľgt. F√ľr den Verbindungsauf- und abbau kommt das Session Initiation Protocol (SIP) zum Einsatz. Bei einer IP-Telefonanlage ist eine Telefonverkabelung am Firmenstandort nicht l√§nger erforderlich, da die virtuelle TK-Anlage das Datennetzwerk nutzt, um die Verbindung mit den Telefonen oder anderen IP-f√§higen Endger√§ten herzustellen. SIP-Telefonanlagen lassen sich via VoIP-Gateway auch problemlos an klassische Telefonleitungen (PSTN-Leitungen) anschlie√üen, wodurch ein problemloser Umstieg m√∂glich ist.

1.1 Voraussetzungen

F√ľr die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage sind lediglich zwei Dinge erforderlich: Eine ausreichend schnelle und stabile Breitband-Internetverbindung sowie IP-f√§hige Endger√§te, die SIP unterst√ľtzen. Die Anschaffung von Hardware wie z.B. eines IP-Telefons ist jedoch nicht notwendig. Sie k√∂nnen die VoIP-Anlage auch √ľber ein Softphone am PC oder √ľber Ihre mobilen Endger√§te nutzen.

Wenn Sie sich f√ľr eine IP-basierte Hardware-Telefonanlage entscheiden, brauchen Sie zus√§tzlich zu den genannten Faktoren die TK-Anlage selbst, einen SIP-Trunk und ggf. ein VoIP-Gateway.

1.2 Technik

Eine VoIP-Telefonanlage setzt sich aus einem IP-Telefonanlagen-Server, einem oder mehreren IP-Telefonen und einem optionalem VoIP-Gateway zusammen. Dieses sorgt daf√ľr, dass die VoIP-Anlage an die traditionellen Telefonleitungen angeschlossen werden kann.

Darstellung des All-IP-Anschlusses mit Telefondose, Telefonanlage, Router und Internetanschluss.

Anders als bei herkömmlichen Telefonanlagen, werden die Telefone nicht länger in die TAE-Buchse, in eine ISDN-Box oder in einen Splitter eingestöpselt, sondern an den DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Kabelmodem, die dann eine Verbindung mit dem Internet herstellen.

Mittels eines SIP-Trunks ist es auch m√∂glich, lokale Telefonanlagen f√ľr VoIP an das Internet anzubinden. √úber das Unternehmensnetzwerk sind die IP-Telefone oder die Computer der Mitarbeiter direkt an die Telefonanlage angebunden.

2. Gr√ľnde f√ľr den Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage

2. Wann Sie √ľber einen Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage nachdenken sollten

Im Zuge der All-IP Umstellung der Telekom, die bereits bis Ende 2018 vollzogen sein soll, ist es wichtig, sich fr√ľhzeitig mit dem Thema ‚ÄúIP-Telefonie‚ÄĚ auseinander zu setzen. Denn die Umstellung bedeutet das Aus f√ľr ISDN und betrifft auch Ihr Unternehmen. Zwar k√∂nnen Sie in den meisten F√§llen Ihre ISDN-Telefonanlage weiter nutzen, jedoch wird die Wartung dieser Anlagen immer schwieriger, da die erforderlichen Ersatzteile f√ľr ISDN-Anschl√ľsse immer seltener vom Hersteller geliefert werden k√∂nnen. Zudem lassen Sie sich mit einer veralteten ISDN-Anlage viele Vorteile entgehen, was f√ľr Ihr Unternehmen einen gro√üen Nachteil bedeuten k√∂nnte.

Damit Sie wissen, wann ein Umstieg auf eine IP-Telefonanlage sinnvoll ist, haben wir Ihnen im Folgenden eine Liste verschiedener Argumente zusammengestellt:

  • Ihre Telefonanlage ist veraltet. (Selbst wenn Sie Ihre alte Telefonanlage mittels eines SIP TK-Anlagenanschlusses √ľber Ihren Internetanschluss an das Telefonnetz anbinden k√∂nnen, so k√∂nnen Sie mit dieser M√∂glichkeit nicht alle Vorteile des NGNs (Next Generation Network) nutzen).

  • Sie w√ľnschen sich mehr Flexibilit√§t. (Sie m√∂chten Ihr Smartphone, Mitarbeiter im Home Office und unterschiedliche Standorte ggf. sogar im Ausland in die Telefonanlage einbinden.)

  • Sie m√∂chten Telefonkosten sparen (z.B. bei der Wartung, Reparatur oder bei Verbindungsentgelten).

  • Ihr Unternehmen wurde erst vor Kurzem gegr√ľndet. (Sie m√∂chten Hardwareinvestitionen m√∂glichst vermeiden und w√ľnschen sich eine Telefonanlage, die sich flexibel an die Bed√ľrfnisse Ihres Unternehmens anpasst.)

Wenn einer oder mehrere der erwähnten Fälle auf Sie zutrifft, kann Ihnen eine VoIP-Telefonanlage viele Vorteile bieten.

3. Argumente f√ľr eine VoIP-Telefonanlage

3. Argumente f√ľr den Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage

Im Folgenden wollen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile einer IP-Telefonanlage vorstellen, damit Sie selbst entscheiden k√∂nnen, ob eine solche Telefonanlage zu den Bed√ľrfnissen Ihres Unternehmens passt.

1. Kostenvorteile

Verglichen mit einer herk√∂mmlichen Telefonanlage ist eine VoIP-Telefonanlage deutlich g√ľnstiger. Nutzer profitieren vor allem von den g√ľnstigen Verbindungsentgelten der VoIP-Anbieter sowie von einem Wegfall der Hardwareinvestitionen. Hardwareinvestitionen sind n√§mlich bei einer Internet-Telefonanlage nicht l√§nger erforderlich - es sei denn Sie entscheiden sich f√ľr die Anschaffung von VoIP-Telefonen oder f√ľr eine IP-basierte Hardware-Telefonanlage, die lokal bei Ihnen im Unternehmen installiert wird. Die Anschaffung von VoIP-Telefonen ist jedoch optional. In den meisten F√§llen k√∂nnen Sie auch Ihre analogen oder ISDN-Telefone mittels eines Analog-Telefon Adapters (ATA) oder eines ISDN-Telefon-Adapters (ITA) weiterverwenden. Zudem besteht die M√∂glichkeit, Ihren PC oder Ihr Smartphone an die Telefonanlage anzubinden.

Nationale und internationale Gespr√§che k√∂nnen Sie √ľber einen VoIP-Anbieter f√ľhren und so im Vergleich zu Ihrem bisherigen Telefonanschluss (ISDN) √ľber die H√§lfte Ihrer Kosten sparen. Zudem lassen sich dank VoIP unterschiedliche Standorte miteinander verbinden, wodurch netzinterne Gespr√§che kostenfrei sind.

2. Bessere Kostenkontrolle

Die Daten ein- und ausgehender Gespräche werden bei der IP-Telefonie in einer Datenbank auf dem Server gespeichert. Auf diese Weise haben Sie Ihre Telefonkosten und das Gesprächsaufkommen jederzeit im Blick.

3. Leichtere Installation, Konfiguration und Bedienung dank intuitiver Benutzeroberfläche

Eine softwarebasierte IP-Telefonanlage l√§sst sich dank einer intuitiven Web-Benutzeroberfl√§che ganz einfach bedienen. Die Installation und Konfiguration der Telefonanlage kann von jedem Nutzer, der sich mit Netzwerktechnik und Computern etwas auskennt, ausgef√ľhrt werden. Bei herk√∂mmlichen Telefonanlagen ist die Installation und Konfiguration mit mehr Aufwand verbunden und oftmals k√∂nnen diese Arbeiten sogar nur von Hersteller-Experten selbst ausgef√ľhrt werden.

4. Plug & Call: Schnelles Einrichten von Arbeitsplätzen

Hot Desking

Hot Desking kommt immer h√§ufiger in Unternehmen zum Einsatz, denn es erlaubt eine flexiblere Arbeitsplatzgestaltung. Mitarbeitern wird bei diesem Modell kein fester Arbeitsplatz mehr zugewiesen, sondern sie nehmen sich einfach einen Arbeitsplatz, der zu ihrer Arbeitszeit gerade frei ist. F√ľr diese Arbeitsweise stellt die VoIP-Telefonie einen gro√üen Vorteil dar, denn sie erm√∂glicht es, dass Mitarbeiter sich an einem beliebigen Arbeitsplatz einfach am vorliegenden Telefon anmelden k√∂nnen. So k√∂nnen sie problemlos, ohne vorher eine Neukonfiguration durchzuf√ľhren, weitertelefonieren und bleiben sogar unter ihrer bisherigen Rufnummer erreichbar.

5. Keine Verkabelung mehr

Mittels Voice over IP (kurz VoIP) lassen sich nun auch Telefongespr√§che im IP-Netz √ľbertragen. Alle Sprachinformationen und Daten werden nun also nur noch √ľber eine gemeinsame Leitung (√ľber DSL als paketorientiertes Netzwerk) transportiert, wodurch eine aufwendige Verkabelung nicht l√§nger erforderlich ist.

Telefone k√∂nnen √ľber einen herk√∂mmlichen Netzwerkanschluss an die Telefonanlage angebunden werden. Wenn Sie Ihren PC f√ľrs Telefonieren nutzen m√∂chten, k√∂nnen Sie sich auf diesem direkt ein Softphone installieren. Die Installation zus√§tzlicher Telefonanschl√ľsse ist nicht l√§nger notwendig.

6. Herstellerunabhängigkeit

Ein weiterer Vorteil von dem Sie bei einem Umstieg auf eine IP-PBX profitieren k√∂nnen, ist die freie Wahl des SIP-Telefon-Herstellers. Bei IP-Telefonanlagen kommt das SIP-Protokoll zum Einsatz, weshalb Sie so gut wie alle SIP-Telefone oder VoIP-Gateways f√ľr die VoIP-Kommunikation verwenden k√∂nnen. Das ist bei klassischen Telefonanlagen anders. Hierbei k√∂nnen Sie meist nur auf neue Features zugreifen, indem Sie sich neue Hardware oder Erweiterungsmodule anschaffen.

7. Riesiger Funktionsumfang

IP basierte Telefonanlagen verf√ľgen √ľber einen riesigen Funktionsumfang, der den einer klassischen Telefonanlage bei Weitem √ľbersteigt. Die hohe Anzahl an Funktionen ist darauf zur√ľckzuf√ľhren, dass VoIP Anlagen softwarebasiert sind. Das vereinfacht das Entwickeln und Optimieren bestehender Funktionalit√§ten.

Unter den meist √ľber 100 Funktionen lassen sich au√üer den Standardfunktionen einer analogen oder ISDN-Telefonanlage wie Makeln, Anklopfen und Rufweiterleitung noch zahlreiche andere n√ľtzliche Features finden.

So haben Sie meist sofort nach der Inbetriebnahme der Telefonanlage die M√∂glichkeit, Funktionen wie Voicemail, Anrufgruppen, ein Sprachdialogsystem, das Einrichten eines Call Center und das Integrieren individueller Wartemusik zu nutzen. Ein weiteres n√ľtzliches Feature, das Ihnen h√§ufig geboten wird, ist das elektronische Fax. Dabei wird ein analoges Faxger√§t nicht l√§nger ben√∂tigt, sondern Sie k√∂nnen Faxe ganz einfach per Mail senden und empfangen.

Zudem können Sie häufig auch auf Unified Communications-Funktionen zugreifen oder bestehende Programme wie z.B. Outlook in Ihre Telefonanlage integrieren und so die Zusammenarbeit Ihres Teams verbessern.

Unified Communications mit all seinen Funktionen.


4. Vorteile einer On-Demand/Cloud-Lösung

4. Vorteile einer On-Demand/Cloud-Lösung

Wenn Sie sich eine IP basierte Telefonanlage anschaffen möchten, so stehen Sie zunächst vor einer schwierigen Entscheidung: Möchten Sie eine On-Premise oder doch lieber eine On-Demand-Lösung nutzen?

Bei der On-Premise L√∂sung erwerben Sie die Telefonanlage k√§uflich und installieren Sie anschlie√üend auf Ihren eigenen Servern im Unternehmen. Im Gegensatz dazu wird eine On-Demand L√∂sung nur gemietet und nicht im eigenen Unternehmen installiert, sondern im Rechenzentrum des VoIP-Providers gehostet. Alle Funktionalit√§ten der Cloud-TK-Anlage werdem dem Nutzer √ľber das Internet in der Public Cloud zur Verf√ľgung gestellt.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich f√ľr eine Cloud-Telefonl√∂sung, da sie im Vergleich zu einer On-Premise-L√∂sung mehr M√∂glichkeiten bietet und flexibler eingesetzt werden kann. Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Argumente zusammengefasst, weshalb eine Cloud-Telefonanlage vor allem f√ľr kleine- und mittelst√§ndische Unternehmen meist besser geeignet ist:

1. Keine zusätzlichen Investitionskosten

Im Gegensatz zu einem in sich geschlossenem Telefonsystem, fallen bei einer Cloud-Telefonanlage weder Kosten f√ľr zus√§tzliche Hardware noch f√ľr die Installation oder geschultes IT-Personal an, was vor allem f√ľr Startups und KMUs eine gro√üe Erleichterung bedeutet.

2. Wartungsfreiheit

Wenn Ihre Wahl auf eine Cloud-TK-Anlage gefallen ist, brauchen Sie sich nach der Anlageneinrichtung um so gut wie nichts mehr k√ľmmern. Die Zust√§ndigkeit f√ľr die Instandhaltung, Wartung und alle anfallenden Updates liegt beim VoIP-Anbieter.

3. Höchstmögliche Sicherheit

Irrt√ľmlich glauben immer noch viele Unternehmen, dass Online-Telefonanlagen ein hohes Sicherheitsrisiko bergen. Wenn Sie bei der Auswahl Ihres Cloud-TK-Anbieters aber auf wichtige Kriterien achten, z.B. dass die Telefonanlage in unterschiedlichen Hochleistungs-Rechenzentren gehostet wird, die deutschen Datenschutzrichtlinien befolgt, √ľber eine hohe Ausfallsicherheit verf√ľgt und verschiedene Zertifizierungen vorweisen kann, so brauchen Sie sich um die Sicherheit keine Sorgen machen.

Ein Cloud-Anbieter kann Ihnen in den meisten Fällen sehr viel mehr Sicherheit bieten, als Sie es selbst könnten. Denn die wenigsten Unternehmen werden auch nur ansatzweise so hohe Sicherheitsstandards einhalten können wie die von den VoIP-Anbietern genutzten Hochleistungsrechenzentren.

Darstellung eines Serverraums.

Durch die Nutzung verschiedener Rechenzentren k√∂nnen die meisten Cloud-TK-Provider eine Ausfallsicherheit von √ľber 99% gew√§hrleisten. Kontinuierliche Sicherheitsupdates sorgen au√üerdem daf√ľr, dass Ihre Telefonanlage immer auf dem neuesten Stand ist und bestm√∂glich gesch√ľtzt wird.

4. Maximale Ortsunabhängigkeit

IP-Telefonanlagen k√∂nnen vor allem aufgrund ihrer hohen Ortsunabh√§ngigkeit √ľberzeugen. Nach der Einrichtung der Cloud-Telefonanlage ist ein Zugriff von jedem beliebigen Standort und mit unterschiedlichen Endger√§ten (Smartphone, Tablet, PC oder Telefon) auf die Telefonanlage m√∂glich. Einzige Voraussetzung hierf√ľr ist eine funktionierende Internetverbindung.

Anbindung mehrerer Standorte und Mitarbeiter im Home Office und mobiler Endgeräte an die Telefonanlage.

Auch die Vernetzung mehrerer Standorte ist mit einer Telefonanlage aus der Cloud kein Problem mehr. Sie können diese und selbst Mitarbeiter im Home-Office nämlich problemlos an dieselbe Telefonanlage anbinden.

Wenn Sie fr√ľher unter Ihrer B√ľrorufnummer erreicht werden wollten, so mussten Sie sich auch zwingend im B√ľro aufhalten. Doch die Zeiten haben sich ge√§ndert. Moderne Telefonanlage erm√∂glichen es Ihnen mit der Funktion Fixed Mobile Convergence (FMC) Ihr Smartphone als vollwertige Nebenstelle in die Online-Telefonanlage einzubinden. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass Sie √ľberall und jederzeit unter Ihrer Durchwahl erreicht werden k√∂nnen - und das selbst im Ausland.

5. Flexible Skalierbarkeit

Wir befinden uns in dynamischen Zeiten. Dementsprechend kommt es heutzutage besonders auf eine hohe Flexibilität an. Gerade Startups wissen am Anfang nicht, wie sich Ihr Unternehmen entwickeln wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich eine TK-Anlage anzuschaffen, die sich jederzeit an die Unternehmenssituation anpassen kann.

Mit einer Cloud-Telefonanlage genie√üen Sie vollste Flexibilit√§t, denn Ihre Nebenstellen sind jederzeit flexibel erweiterbar. Aber auch wenn Sie einmal Rufnummern abbestellen m√∂chten, so ist das mit wenigen Klicks erledigt. So k√∂nnen Sie daf√ľr sorgen, dass Sie auch wirklich nur f√ľr so viele Rufnummern zahlen, wie Sie gerade brauchen.

5. Zusammenfassung

5. Zusammenfassung

Da die ISDN-Abschaltung unausweichlich ist und die Umstellung auf die IP-Telefonie bereits auf Hochtouren l√§uft, sollten Sie sich unbedingt √ľberlegen, wie Sie in Zukunft telefonieren m√∂chten. Gerade wenn Sie Ihr Unternehmen erst vor Kurzem gegr√ľndet haben oder Ihre Telefonanlage bereits veraltet ist, lohnt es sich, √ľber die Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage nachzudenken. Dadurch k√∂nnen Sie nicht nur Kosten sondern auch Zeit beim Bedienen und bei der Konfiguration der Anlage sparen und von einem riesigen Funktionsumfang profitieren.

Wenn Sie noch nicht einschätzen können, wie sich Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln wird, ob neue Mitarbeiter dazu kommen oder ob Sie sogar andere Unternehmensstandorte eröffnen möchten, empfehlen wir Ihnen auf eine Cloud-Telefonanlage umzusteigen. Diese bietet Ihnen höchstmögliche Flexibilität und Ortsunabhängigkeit und lässt sich immer an Ihre Unternehmenssituation anpassen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten und Ihnen die Entscheidung nun vielleicht leichter f√§llt. Sollten Sie nicht gefunden haben, wonach Sie suchen oder Sie weitere Fragen haben, z√∂gern Sie nicht diese zu stellen. Wir freuen uns auch immer √ľber Kommentare oder Anregungen.