1. Was ist Hot Desking?

1. Was ist Hot Desking?

Unter Hot Desking versteht man eine Form der Organisation von ArbeitsplĂ€tzen. Der Trend in der BĂŒroraumverwaltung stammt aus London. Dabei haben die Mitarbeiter keinen fixen Arbeitsplatz mehr im Unternehmen, sondern die Schreibtische werden geteilt und tĂ€glich neu besetzt. Die Angestellten besitzen entweder einen persönlichen Laptop oder wĂ€hlen sich ĂŒber einen virtuellen Desktop ins Netzwerk ein.

Zur Info: In Verbindung mit einer Cloud-Telefonanlage wird unter Hot-Desking die Funktion verstanden, dass Mitarbeiter ihre Telefonkonfiguration, ihre Rufnummer und ihre intere Durchwahl zu jedem beliebigen Arbeitsplatz im Unternehmen mitnehmen können – und zwar unabhĂ€ngig davon, wo auf der Welt sie sich gerade befinden. DafĂŒr suchen sie sich nach Belieben einen freien Arbeitsplatz aus und loggen sich dann einfach am Telefon ein und zum Feierabend wieder aus. So ist jeder Standortwechsel ohne ein Umstecken von EndgerĂ€ten möglich.

1.1 Woher stammt das Hot Desking?

Das Prinzip von Hot Desking wurde Ende der 80er- bis Anfang der 90er-Jahre des vergangenen Jahrhunderts entwickelt. Anfangs mangelte es an den nötigen Technologien zur Kommunikation, Zusammenarbeit oder an Netzwerken. Heute beginnt das Desk-Sharing, sich durchzusetzen. Der Begriff Hot Desking wird auch im englischen Sprachraum so verwendet. Man vermutet, dass es sich um eine Abwandlung von Hot Racking bzw. Hot Bulking handelt. So bezeichnete man die Schichtarbeit bei der US-Marine. Die Matrosen ĂŒbernahmen nach Dienstschluss das noch warme Bett ihres Nachfolgers.

2. Vorteile von Hot Desking

2. Vorteile von Hot Desking

Aus der Perspektive der Unternehmen bedeutet das Desk Sharing eine Kostenersparnis und Effizienzsteigerung. Besonders, wenn es weniger ArbeitsplĂ€tze als Mitarbeiter gibt, fallen Ausgaben weg: die BĂŒroflĂ€che kann kleiner sein, Miete und Heizkosten sind gĂŒnstiger, es sind weniger Computer zu betreuen etc. FĂŒr Angestellte verspricht Hot Desking eine erhöhte FlexibilitĂ€t in der Arbeitszeitgestaltung. Der Arbeitsplatz kann je nach aktuellem Bedarf gewĂ€hlt werden, beispielsweise fĂŒr die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Kollegen.
Der regelmĂ€ĂŸig wechselnde Schreibtisch bedeutet Abwechslung bei der Arbeit. Man sieht das BĂŒro aus verschiedenen Blickwinkeln und lernt seine Kollegen besser kennen.

Die Vorteile von Hot Desking im Überblick:

  • Kostenersparnis
  • Effizienzsteigerung
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung
  • Wahl des Arbeitsplatzes je nach Bedarf
  • Abwechslung
3. Nachteile von Hot Desking

3. Nachteile von Hot Desking

Trotz der positiven Aspekte ist Hot Desking nicht immer das Richtige. Die Nachteile treffen vor allem die Angestellten. Es ist ein erheblicher Stressfaktor, wenn man seinen Schreibtisch an jedem Arbeitstag wechselt und im Vorhinein nicht weiß, wo man sitzen wird. Wechseln die Sitznachbarn regelmĂ€ĂŸig, fĂ€llt es schwerer, eine Beziehung zu seinen Kollegen aufzubauen. Gemeinschaft und Teamgeist entwickeln sich nur langsam.
Hinzu kommt in vielen FĂ€llen, dass kein Stauraum oder Platz fĂŒr persönliche GegenstĂ€nde vorhanden ist. Mitarbeiter leiden an unpersönlichen Schreibtischen, die sie nicht nach ihren WĂŒnschen und BedĂŒrfnissen einrichten oder gestalten können. Die IndividualitĂ€t geht verloren und es kommt keine WohlfĂŒhlatmosphĂ€re auf.
Wenn in einem GroßraumbĂŒro der RĂŒckzugsraum fehlt oder kein Ort fĂŒr Teambesprechungen und Meetings verfĂŒgbar ist, stören GesprĂ€che den Arbeitsalltag. Darunter leiden Konzentration und ProduktivitĂ€t.

Die Nachteile von Hot Desking im Überblick:

  • Potenzieller Stressfaktor
  • Teamgeist leidet bzw. entwickelt sich langsamer
  • Kein Platz fĂŒr persönliche GegenstĂ€nde
  • Schreibtische können nicht individuell eingerichtet werden
  • IndividualitĂ€t geht verloren
  • Konzentration und ProduktivitĂ€t leiden
  • HĂ€ufig: Fehlender RĂŒckzugs- oder Besprechungsraum
4. Wann lohnt sich Hot Desking?

4. Wann lohnt sich Hot Desking?

Hot Desking ist fĂŒr Unternehmen geeignet, deren Mitarbeiter nach einem flexiblen Arbeitszeitmodell und/oder im Außendienst oder Homeoffice arbeiten. Haben die Angestellten unterschiedliche Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten, kann sich die bedarfsorientierte Nutzung der Schreibtische lohnen. Manche Unternehmen haben sich sogar dazu entschieden, weniger ArbeitsplĂ€tze als Mitarbeiter bereitzustellen. Sie gehen davon aus, dass immer jemand aufgrund von Teilzeitarbeit, Homeoffice, Krankheit oder Urlaubstagen nicht anwesend ist.

5. Was sind die Voraussetzungen fĂŒr Hot Desking?

5. Was sind die Voraussetzungen fĂŒr Hot Desking?

Eine Voraussetzung fĂŒr Hot Desking ist eine gewisse FlexibilitĂ€t in der Einteilung der Arbeitszeiten. Das bedeutet etwa alternative Arbeitszeitmodelle, Außendienst, Teleworking oder die Möglichkeit fĂŒr Homeoffice. Zur ErfĂŒllung des Pensums muss jedoch der ortsunabhĂ€ngige Zugang zum internen Unternehmensnetzwerk, bestimmten Programmen oder Daten gewĂ€hrleistet sein.

ZusĂ€tzlich zu den Schreibtischen empfiehlt es sich, eigene RĂ€ume fĂŒr die Zusammenarbeit im Team zu schaffen. So können Meetings und Besprechungen abgehalten werden, ohne dass sich Kollegen bei der Arbeit gestört fĂŒhlen.

Cisco IP-Telefon 8861

Die EinfĂŒhrung von Hot Desking muss gut organisiert werden. Oft sind bei dieser neuen Form der BĂŒroraumverwaltung neben technischen Umstellungen rĂ€umliche Umstrukturierungen notwendig und empfehlenswert. Auch die Angestellten mĂŒssen entsprechend auf die Änderungen vorbereitet werden.

Die Hot-Desking Funktion von Placetel können Sie mit Cisco-IP-Telefonen oder mit Snom Telefonen nutzen.

6. Welche Alternativen gibt es zum Hot Desking?

6. Welche Alternativen gibt es zum Hot Desking?

Als Alternative oder Erweiterung zum Hot Desking hat sich das Activity Based Working (zu Deutsch „aktivitĂ€tenbasiertes Arbeiten“) entwickelt. BĂŒroangestellte haben im Laufe des Tages verschiedene Aufgaben mit wechselnden AnsprĂŒchen an ihren Arbeitsplatz. In einem Unternehmen, in dem nach diesem Konzept gearbeitet wird, stehen verschiedene RĂ€ume zur VerfĂŒgung. Je nach Anforderungen wĂ€hlt man zwischen TeamarbeitsrĂ€umen, Orten zur konzentrierten Arbeit, fĂŒr Kundentermine oder fĂŒr Pausen.

Google arbeitet an seinem Firmensitz in Kalifornien z.B. mit sogenannten Overlap Zones. Das sind Übergangszonen, die als Orte der Begegnung und des Austausches zwischen den Angestellten dienen.

Andere Konzerne wie LinkedIn bieten ihren Mitarbeitern KreativrĂ€ume, in denen sie an Innovationen, neuen Ideen und Produkten arbeiten können. Die Angestellten bestimmen zusammen ihre WĂŒnsche und AnsprĂŒche an diese ArbeitsplĂ€tze.

Das Superdesking ist eine sehr unkonventionelle Methode des BĂŒroraummanagements. Dabei sitzen alle Mitarbeiter eines Unternehmens, bis hin zum Manager an einem Tisch. Einzelne Tische sind beweglich, sodass sich bei Bedarf auch Teams zur Besprechung zusammensetzen können.
Einige GroßraumbĂŒros stellen RĂŒckzugsrĂ€ume fĂŒr ihre Mitarbeiter zur VerfĂŒgung. Dort kann ungestört gearbeitet werden. Auch Telefonate oder Teambesprechungen werden dort durchgefĂŒhrt. Sie können im Voraus reserviert werden.

Alternativen, Erweiterungen oder Abwandlungen des Hot Desking sind:

  • Activity Based Working
  • Overlap Zones
  • KreativrĂ€ume
  • Superdesking
  • RĂŒckzugsrĂ€ume