Was ist Hot Desking?

1. Was ist Hot Desking?

1. Was ist Hot Desking?

Unter Hot Desking versteht man eine Form der Organisation von Arbeitsplätzen. Der Trend in der Büroraumverwaltung stammt aus London. Dabei haben die Mitarbeiter keinen fixen Arbeitsplatz mehr im Unternehmen, sondern die Schreibtische werden geteilt und täglich neu besetzt. Die Angestellten besitzen entweder einen persönlichen Laptop oder wählen sich über einen virtuellen Desktop ins Netzwerk ein.

1.1 Woher stammt das Hot Desking?

Das Prinzip von Hot Desking wurde Ende der 80er- bis Anfang der 90er-Jahre des vergangenen Jahrhunderts entwickelt. Anfangs mangelte es an den nötigen Technologien zur Kommunikation, Zusammenarbeit oder an Netzwerken. Heute beginnt das Desk-Sharing, sich durchzusetzen. Der Begriff Hot Desking wird auch im englischen Sprachraum so verwendet. Man vermutet, dass es sich um eine Abwandlung von Hot Racking bzw. Hot Bulking handelt. So bezeichnete man die Schichtarbeit bei der US-Marine. Die Matrosen übernahmen nach Dienstschluss das noch warme Bett ihres Nachfolgers.

2. Vorteile von Hot Desking

2. Vorteile von Hot Desking

Aus der Perspektive der Unternehmen bedeutet das Desk Sharing eine Kostenersparnis und Effizienzsteigerung. Besonders, wenn es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter gibt, fallen Ausgaben weg: die Bürofläche kann kleiner sein, Miete und Heizkosten sind günstiger, es sind weniger Computer zu betreuen etc. Für Angestellte verspricht Hot Desking eine erhöhte Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung. Der Arbeitsplatz kann je nach aktuellem Bedarf gewählt werden, beispielsweise für die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Kollegen.
Der regelmäßig wechselnde Schreibtisch bedeutet Abwechslung bei der Arbeit. Man sieht das Büro aus verschiedenen Blickwinkeln und lernt seine Kollegen besser kennen.

Die Vorteile von Hot Desking im Überblick:

• Kostenersparnis
• Effizienzsteigerung
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Wahl des Arbeitsplatzes nach Bedarf
• Abwechslung

3. Nachteile von Hot Desking

3. Nachteile von Hot Desking

Trotz der positiven Aspekte ist Hot Desking nicht immer das Richtige. Die Nachteile treffen vor allem die Angestellten. Es ist ein erheblicher Stressfaktor, wenn man seinen Schreibtisch an jedem Arbeitstag wechselt und im Vorhinein nicht weiß, wo man sitzen wird. Wechseln die Sitznachbarn regelmäßig, fällt es schwerer, eine Beziehung zu seinen Kollegen aufzubauen. Gemeinschaft und Teamgeist entwickeln sich nur langsam.
Hinzu kommt in vielen Fällen, dass kein Stauraum oder Platz für persönliche Gegenstände vorhanden ist. Mitarbeiter leiden an unpersönlichen Schreibtischen, die sie nicht nach ihren Wünschen und Bedürfnissen einrichten oder gestalten können. Die Individualität geht verloren und es kommt keine Wohlfühlatmosphäre auf.
Wenn in einem Großraumbüro der Rückzugsraum fehlt oder kein Ort für Teambesprechungen und Meetings verfügbar ist, stören Gespräche den Arbeitsalltag. Darunter leiden Konzentration und Produktivität.

Die Nachteile von Hot Desking im Überblick:

• Potenzieller Stressfaktor
• Teamgeist leidet bzw. entwickelt sich langsamer
• Kein Platz für persönliche Gegenstände
• Schreibtische können nicht individuell eingerichtet werden
• Individualität geht verloren
• Konzentration und Produktivität leiden
• Häufig: Fehlender Rückzugs- oder Besprechungsraum

4. Wann lohnt sich Hot Desking?

4. Wann lohnt sich Hot Desking?

Hot Desking ist für Unternehmen geeignet, deren Mitarbeiter nach einem flexiblen Arbeitszeitmodell und/oder im Außendienst oder Homeoffice arbeiten. Haben die Angestellten unterschiedliche Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten, kann sich die bedarfsorientierte Nutzung der Schreibtische lohnen. Manche Unternehmen haben sich sogar dazu entschieden, weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter bereitzustellen. Sie gehen davon aus, dass immer jemand aufgrund von Teilzeitarbeit, Homeoffice, Krankheit oder Urlaubstagen nicht anwesend ist.

5. Was sind die Voraussetzungen für Hot Desking?

5. Was sind die Voraussetzungen für Hot Desking?

Eine Voraussetzung für Hot Desking ist eine gewisse Flexibilität in der Einteilung der Arbeitszeiten. Das bedeutet etwa alternative Arbeitszeitmodelle, Außendienst, Teleworking oder die Möglichkeit für Homeoffice. Zur Erfüllung des Pensums muss jedoch der ortsunabhängige Zugang zum internen Unternehmensnetzwerk, bestimmten Programmen oder Daten gewährleistet sein.

Zusätzlich zu den Schreibtischen empfiehlt es sich, eigene Räume für die Zusammenarbeit im Team zu schaffen. So können Meetings und Besprechungen abgehalten werden, ohne dass sich Kollegen bei der Arbeit gestört fühlen.

Die Einführung von Hot Desking muss gut organisiert werden. Oft sind bei dieser neuen Form der Büroraumverwaltung neben technischen Umstellungen räumliche Umstrukturierungen notwendig und empfehlenswert. Auch die Angestellten müssen entsprechend auf die Änderungen vorbereitet werden.

Die Hot-Desking Funktion von Placetel können Sie mit verschiedenen Cisco Endgeräten nutzen.

6. Welche Alternativen gibt es zum Hot Desking?

6. Welche Alternativen gibt es zum Hot Desking?

Als Alternative oder Erweiterung zum Hot Desking hat sich das Activity Based Working (zu Deutsch „aktivitätenbasiertes Arbeiten“) entwickelt. Büroangestellte haben im Laufe des Tages verschiedene Aufgaben mit wechselnden Ansprüchen an ihren Arbeitsplatz. In einem Unternehmen, in dem nach diesem Konzept gearbeitet wird, stehen verschiedene Räume zur Verfügung. Je nach Anforderungen wählt man zwischen Teamarbeitsräumen, Orten zur konzentrierten Arbeit, für Kundentermine oder für Pausen.

Google arbeitet an seinem Firmensitz in Kalifornien z.B. mit sogenannten Overlap Zones. Das sind Übergangszonen, die als Orte der Begegnung und des Austausches zwischen den Angestellten dienen.

Andere Konzerne wie LinkedIn bieten ihren Mitarbeitern Kreativräume, in denen sie an Innovationen, neuen Ideen und Produkten arbeiten können. Die Angestellten bestimmen zusammen ihre Wünsche und Ansprüche an diese Arbeitsplätze.

Das Superdesking ist eine sehr unkonventionelle Methode des Büroraummanagements. Dabei sitzen alle Mitarbeiter eines Unternehmens, bis hin zum Manager an einem Tisch. Einzelne Tische sind beweglich, sodass sich bei Bedarf auch Teams zur Besprechung zusammensetzen können.
Einige Großraumbüros stellen Rückzugsräume für ihre Mitarbeiter zur Verfügung. Dort kann ungestört gearbeitet werden. Auch Telefonate oder Teambesprechungen werden dort durchgeführt. Sie können im Voraus reserviert werden.

Alternativen, Erweiterungen oder Abwandlungen des Hot Desking sind:

• Activity Based Working
• Overlap Zones
• Kreativräume
• Superdesking
• Rückzugsräume