Was ist ein Moderner Arbeitsplatz?

1. Was zeichnet den modernen Arbeitsplatz aus?

1. Was zeichnet den modernen Arbeitsplatz aus?

Im privaten Bereich sind wir längst miteinander vernetzt. Wir nutzen das Smartphone, um über soziale Medien und andere Apps miteinander zu kommunizieren, auf dem neuesten Stand zu bleiben oder zur Gestaltung der Freizeit. Kurz gesagt: Die Nutzung digitaler Medien ist in unserem Alltag integriert und geschieht intuitiv. Daher liegt es nahe, dieses Potenzial auch im Bereich der Arbeitswelt zu nutzen. Die ständige Erreichbarkeit bringt allerdings den Umstand mit sich, dass die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben zunehmend verschwimmen. Ein moderner Arbeitsplatz, auch Arbeitsplatz 4.0 genannt muss deshalb flexibel, individuell gestaltbar sein und sich an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen. Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Ortsunabhängigkeit. Immer leistungsfähigere Endgeräte sowie eine stabile und flächendeckende Internetabdeckung machen es möglich, von überall auf Cloud-Anwendungen, die für das produktive Arbeiten nötig sind, zuzugreifen.

2. Die Merkmale eines modernen Arbeitsplatzes

2. Die Merkmale eines modernen Arbeitsplatzes

Im Bereich des zukunftsorientierten Arbeitens zeichnen sich bestimmte Trends ab, die eine Vorstellung davon liefern, wie ein moderner Arbeitsplatz auszusehen hat und welche Ansprüche erfüllt werden müssen. Diese Trends stellen wir Ihnen im Folgenden vor:

2.1 Digital und mobil

Die Begriffe digital und mobil sind heutzutage untrennbar miteinander verknüpft und das aus gutem Grund: Wer seinen digitalen Arbeitsplatz ortsunabhängig gestalten möchte, muss in der Lage sein, von jedem beliebigen Standort aus auf alle unternehmensrelevanten Anwendungen zuzugreifen. Daraus folgt, dass jede Form der Kommunikation, Interaktion, Information und Prozessgestaltung vorrangig für die mobile Nutzung gedacht werden muss. Damit dies gelingt, sind folgende Voraussetzungen nötig:

• Social- und Collaboration-Tools: Mitarbeiter können in den direkten Kontakt zueinander treten und Ideen miteinander austauschen. Dies fördert nicht nur den Zusammenhalt innerhalb des Teams, sondern erhöht gleichzeitig die Effizienz.

• Management und Administration verteilter Endgeräte und Arbeitsumgebungen: Die Nutzung der Endgeräte findet hauptsächlich außerhalb des Firmennetzwerkes statt. Daher ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, welcher Gerätetyp von welchem Standort aus mit der Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens interagiert. Außerdem sind Informationen über aufgespielte Updates für das Management sowie die Instandhaltung der Endgeräte bedeutsam.

• IT-Sicherheit und Datenschutz: Der moderne Arbeitsplatz stellt die IT-Sicherheit und den Datenschutz durch seine Ortsungebundenheit vor neue Herausforderungen. Auf diese muss mit zeitgemäßen Lösungen reagiert werden, um Datendiebstahl zu verhindern. Dazu zählt zum Beispiel, anstelle von veralteten Sicherheitsmaßnahmen wie Passwörtern, robustere Sicherheitstools zu verwenden. Hierzu gehört die Multi-Faktor-Authentifizierung oder die biometrische Authentifizierungstechnologie.

• Vernetzung und Verfügbarkeit: Eine stabile Vernetzung und vor allem die ständige Hochverfügbarkeit aller notwendigen Tools sowie Anwendungen stellen eine Grundvoraussetzung für den modernen Arbeitsplatz dar.

Wenngleich ein Großteil der deutschen Beschäftigen der Digitalisierung positiv entgegenblickt, sind Ängste mit diesem Begriff verbunden. Diese umfassen insbesondere die Sorge davor, den eigenen Arbeitsplatz zu verlieren oder den Veränderungen der eigenen Aufgaben nicht gewachsen zu sein.

Wer die Digitalisierung erfolgreich gestalten will, muss alle im Unternehmen mitnehmen. Hier gilt es, die positive Grundstimmung der Beschäftigten zu nutzen, Ängsten aktiv zu begegnen und Zukunftsperspektiven für alle aufzuzeigen. Das gelingt am besten in einer Kultur des Vertrauens, in der die Mitarbeiter aktiv in den Transformationsprozess eingebunden werden. Dazu ist es nötig, die Zukunft der Unternehmen gemeinschaftlich zu gestalten. Im folgenden Video werden zwei erfolgreiche Büro-Konzepte vorgestellt:

2.2 Zusammenarbeit fördern

Mitarbeiter, die gut untereinander vernetzt sind, arbeiten effizienter von verschiedenen Standorten aus zusammen. Den Möglichkeiten zur Kollaboration sind dank einer Vielzahl an Collaboration Tools und Anwendungen kaum Grenzen gesetzt. Aber es geht hierbei nicht nur allein um die gemeinschaftliche Planung und Umsetzung von Projekten. Auch der unternehmensweite Wissensaustausch erreicht mithilfe des Internets eine ganz neue Stufe.

Besonders in großen Unternehmen ist es nicht möglich zu wissen, welches Kompetenzfeld von welchem Mitarbeiter abgedeckt wird. Hier hilft die enge Vernetzung der Firma weiter, denn so können Sie einfach in einer Datenbank nach dem gewünschten Experten recherchieren. Neuigkeiten und wichtige Informationen lassen sich ebenfalls leichter teilen. Neben dem Wissensaustausch und der Zusammenarbeit verbessert sich durch die Kollaboration auch die Unternehmenskultur. Die Mitarbeiter rücken enger zusammen und bekommen ein besseres Gefühl dafür, für wen und vor allem warum sie ihre Arbeit verrichten. Diese Identifizierung mit dem Unternehmen führt gleichzeitig zu mehr Zufriedenheit, was sich wiederum positiv auf die Produktivität und schließlich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Allerdings haben viele Unternehmen, was die Kollaboration über digitale Anwendungen angeht, noch Aufholbedarf. So hat eine McKinsey Studie aus dem Jahr 2017² herausgefunden, dass noch immer ältere Technologien wie das Telefon, E-Mails und Fax dominieren. 85 % der befragten Führungskräfte geben an, dass Social Collaboration-Tools aus Sorge vor Sicherheitslücken in erster Linie intern genutzt werden. Damit verschenken sie das Potenzial für die Kommunikation mit Kunden, Partnern oder dem eigenen Netzwerk.

2.3 Employee Experience

Bei vielen Unternehmen steht vor allem die Customer Experience, also der Kunde, im Mittelpunkt. Dieser Ansatz ist im Grunde nicht falsch, nur ignoriert er die Auswirkungen der Mitarbeiterzufriedenheit auf den Erfolg des Unternehmens. Produktive und motivierte Mitarbeiter sind der Schlüssel, wenn es darum geht, unternehmerische Ziele – und damit auch die Kundenzufriedenheit – zu erreichen. Daher ist es nun an der Zeit, die Employee Experience in den Mittelpunkt zu rücken.

Jedes Unternehmen ist in seiner Zusammensetzung heterogen. Das bedeutet, dass innerhalb einer Firma verschiedene Zielgruppen mit ebenso verschiedenen Bedürfnissen existieren. Ein Umstand, der auf jeden Fall in die Konzeption eines modernen Arbeitsplatzes miteinbezogen werden muss. Versetzen Sie sich in die unterschiedlichen Mitarbeitergruppen hinein. Neue Kollaborationstools sind sicherlich für die Mitarbeiter, die hauptsächlich Büroarbeiten am PC zu erledigen haben, eine große Erleichterung. Doch wie sieht es bei den Angestellten in der Produktionshalle aus? Für diese ist vor allem ein Kanal wichtig, der ihnen den Austausch mit anderen Kollegen an verschiedenen Standorten ermöglicht oder über den sie auf einfache Weise Urlaub beantragen.

Innerhalb der Belegschaft finden sich nicht nur verschiedene Beschäftigungsverhältnisse. Hinsichtlich des Alters unterscheiden sich die Mitarbeiter ebenfalls. Dies ist deshalb in Bezug auf die Employee Experience ein wichtiger Faktor, da je nach Generationszugehörigkeit unterschiedliche Erwartungen und Bedürfnisse an den Arbeitgeber herangetragen werden. Mehr als 80 Prozent der deutschen Befragten³ (Quelle: Deloitte) kreuzten auf die Frage, was sie am meisten motiviert, folgende Faktoren an:

• Klare Verantwortlichkeiten
• Effektive Führung
• Vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre
• Sinnvolle Aufgaben

Jüngeren Menschen ist dabei besonders die Orientierung durch Kollegen und Führungskräfte wichtig, während die ältere Generation mehr Wert auf Inhalte, Komplexität und Sinnhaftigkeit ihrer Aufgaben legt.

Um eine optimale Employee Experience zu schaffen, die alle Zielgruppen miteinschließt, sind folgende Schritte nötig:

• Analysieren der Zielgruppen und deren Bedürfnisse. Auf Basis dieser Daten können anschließend Personas entwickelt werden.
• Einbezug von Mitarbeitern in die Entscheidungen. Am Ende entscheiden diese darüber, ob die Employee Experience positiv ist oder nicht.
• Verwendung von Analysedaten als Grundlage für konkrete Maßnahmen und Change-Projekte

2.4 Alles so einfach wie möglich halten

Wer ständig damit beschäftigt ist, lange Formulare auszufüllen oder Ewigkeiten benötigt, um an die gewünschte Information zu gelangen, verschwendet wertvolle Zeit. Langwierige Arbeitsprozesse sorgen für mehr Frust, was sich wiederum negativ auf die Employee Experience auswirkt. Daher lautet die Devise des modernen Arbeitsplatzes: Schnell, angenehm und einfach.

Eine intuitiv bedienbare Mitarbeiter-App, über die Mitarbeiter zum Beispiel Urlaubsanträge einreichen, ist eine Lösung, die zur Vereinfachung beiträgt. Da die Digitalisierung im privaten Bereich bereits einige Vorgänge beschleunigt, wird dies ebenfalls von der Arbeitsstelle erwartet. Ergebnisse sollen ohne Umwege und so angenehm wie möglich erreicht werden.

2.5 Sicherheit

Die unkomplizierte Kommunikation und der einfache Zugriff auf Cloudanwendungen unabhängig vom Standort sind positive Errungenschaften, die einige Risiken mit sich bringen. Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit rücken dadurch immer mehr in den Fokus der Unternehmen. Ein Arbeitsplatz der Zukunft ist in Zeiten von Hackerangriffen und DSGVO ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen nicht denkbar.

Um die Sicherheit des Firmennetzwerkes sicherzustellen, darf nur bestimmte Software für Arbeitszwecke genutzt werden. Verbannen Sie die zwar beliebten, aber ebenso gefährlichen Anwendungen wie WhatsApp und Dropbox von einem modernen Arbeitsplatz. Als Alternative bieten sich DSGVO-Konforme Software-Lösungen an, die alle benötigten Funktionen und Arbeitsprozesse abdecken.

3. Die wichtigsten Tools eines modernen Arbeitsplatzes

3. Die wichtigsten Tools eines modernen Arbeitsplatzes

Die ideale Umsetzung des modernen Arbeitsplatzes hängt von den zur Verfügung stehenden Tools ab. Da sich die Mitarbeiter nicht mehr an einem einzigen Ort befinden und trotzdem möglichst in Echtzeit kommunizieren, sind entsprechende digitale Anwendungen nötig:

1. Videotelefonie mit Cisco WebEx

Videotelefonie ermöglicht einen sehr viel persönlicheren Austausch als es mit E-Mails möglich wäre. Die Gesichter derjenigen zu kennen, mit denen man zusammenarbeitet, ist in einer Arbeitswelt, in der nicht mehr alle Angestellten in einem Raum sitzen, weniger selbstverständlich geworden. Daher kommt Videokonferenzen vor allem in Bezug auf den modernen Arbeitsplatz ein hoher Stellenwert zu, wenn es um Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens geht. Cisco WebEx bietet in diesem Bereich sichere und zuverlässige Lösungen an.

2. Organisation mit Trello, Asana, factro und Co.

Mithilfe dieser Tools ist es möglich, von überall auf die Planung gemeinschaftlicher Projekte zuzugreifen. Auf diese Weise fällt die Organisation trotz unterschiedlicher Standorte leicht. In der Regel sind diese Programme webbasiert. Das bedeutet, dass sie von jedem beliebigen Endgerät aus im Browser aufgerufen werden können.

3. Filesharing

Das schnelle und unkomplizierte Teilen von Dateien und Dokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes. Allerdings kann hier schnell eine Sicherheitslücke entstehen. Gängige und einfach erscheinende Lösungen wie zum Beispiel Dropbox eignen sich nicht für das Teilen von sensiblen Unternehmensdaten. Besser ist es, man greift auf Lösungen zurück, die den Sicherheitsansprüchen genügen. So ist zum Beispiel eine Protokollierungsfunktion zur Nachverfolgung der übertragenen Dateien sinnvoll, um Missbrauch zu verhindern. Führende Filesharing-Lösungen bieten unter anderem Egnyte, GoAnywhere MFT, IBM Sterling Secure File Transfer und Globalscape an.

4. Fazit

4. Fazit

Der moderne Arbeitsplatz der Zukunft gestaltet sich vor allem mobil und digital. Zeitliche wie räumliche Flexibilität sind dabei die wichtigsten Merkmale und sorgen für eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeiter. Diese rückt ein moderner Arbeitsplatz bewusst in den Fokus, denn nur wer zufrieden ist, kann effizient und produktiv arbeiten. Dazu gehört, dass bestimmte Arbeitsprozesse vereinfacht werden. Dank der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung stellt das Arbeiten von unterschiedlichen Standorten aus kein Problem dar und hybride Arbeitsmodelle werden immer beliebter.

Quellen

1. Microsoft Studie zur digitalen Transformation
2. McKinsey-Studie aus dem Jahr 2017
3. Studie zur neuen Arbeitswelt