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Unified Communications

Diese 5 Vorteile müssen Sie kennen!

Von Daniel Selbach

Für den Erfolg eines Unternehmens ist eine effiziente interne und externe Kommunikation unerlässlich. Eine gute Lösung hierfür bietet „Unified Communications“. Was der Begriff eigentlich bedeutet, welche Funktionen UC bietet und welche Vor- und Nachteile Sie bei einem Umstieg auf Unified Communication erwarten, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Was ist Unified Communication?

1. Was ist Unified Communication?

Unified Communications (zu Deutsch: “vereinheitlichte Kommunikation”) ist eine Art Plattform, auf der alle relevanten Kommunikationsdienste wie beispielsweise die klassische Telefonie, Videokonferenzen, E-Mail als auch Voice-Mail und Instant Messaging vereint werden. Sie ermöglicht es, jederzeit und ortsunabhängig auf Geräte und Informationen zugreifen zu können und hilft dabei Kommunikations- und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Der Begriff Unified Communications, kurz UC, bezeichnet also die Zusammenführung aller relevanten Kommunikationsdienste in einer zentralen Benutzeroberfläche, dem UC-Client. Der UC-Client stellt damit den Kern Ihrer Business-Kommunikation dar, der alle relevanten Kommunikationsdienste in einer Anwendung zusammenführt. Durch dieses Managementsystem wird der User dabei unterstützt, zum jeweiligen Zeitpunkt das richtige Endgerät auszuwählen.

Funktionsübersicht von Unified Communicatons

Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine neue, eigenständige Technologie, sondern um eine Zusammenführung von bereits bestehenden Kommunikationsdiensten, die eine Entlastung für das Management der eigenen Kommunikation bedeutet. Der Begriff Unified Communications darf allerdings nicht mit Unified Messaging verwechselt werden, da Unified Messaging nur ein Teilbereich von Unified Communications darstellt und weit mehr in einer Anwendung integriert als Sprache, Fax, SMS und E-Mail.

Im Zusammenhang mit Unified Communications wird auch häufig der Begriff Unified Communications & Collaboration (UCC) verwendet, da durch die Zusammenführung verschiedener Kommunikationsdienste die Zusammenarbeit im Team verbessert werden kann. Aus diesem Grund werden mittlerweile bereits in vielen Unternehmen Communications & Collaborations-Lösungen eingesetzt.

Im nächsten Abschnitt möchten wir Ihnen einmal die Kernfunktionen von Unified Communications vorstellen und Ihnen damit einen Einblick in den Aufbau der UCC-Technologie geben.

Die 4 Kernfunktionalitäten von Unified Communications

Unified Communications lässt sich in vier Teilbereiche unterteilen, denen verschiedene Funktionen zugeordnet sind.

Die 4 Teilbereiche von Unified Communications: Medienintegration, Präsenzinformation, Kontextintegraion, Kollaborationsfunktion
  1. Medienintegration
    Bei Unified Communications-Lösungen werden unterschiedliche Medien wie Audio, Video und Text sowie Client-basierte Funktionen wie Instant Messaging (Sofortnachrichten in Echtzeit) in einer gemeinsamen Oberfläche zusammengefasst.

    Placetel mit Cisco Webex
    Die Instant-Messaging-Funktion erlaubt es Ihnen, Ihre Arbeitskollegen bei einem Anliegen direkt zu kontaktieren und so das Kommunikationsmanagement zu vereinfachen.

    Die Anwendung steht Ihnen dabei auf allen IP-Endgeräten wie PC, Smartphone, Laptop oder Tablet zur Verfügung. Das ermöglicht es Ihnen, auch von unterwegs für Ihre Arbeitskollegen erreichbar zu bleiben und auf Fragen schnell antworten zu können.

    Auf geeigneten IP-Endgeräten haben Sie außerdem die Möglichkeit, Features wie Videokonferenzen zu nutzen. Die Steuerung erfolgt einheitlich durch den Unified-Client, also die zentrale Anwendung, die sämtliche Funktionen und Medien bündelt.

  2. Präsenzfunktion
    Dank einer integrierten Präsenzfunktion haben Nutzer von UCC-Lösungen die Möglichkeit, ihren Verfügbarkeitsstatus anzeigen zu lassen. Das ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeiter vom Home-Office aus, in verschiedenen Büros oder gar an verschiedenen Standorten arbeiten.

    Die Präsenzfunktion ist ein elementarer Bestandteil von Unified Communications mit deren Hilfe Sie auf einen Blick sehen können, ob ein Arbeitskollege erreichbar ist. Der Verfügbarkeitsstatus ändert sich dabei automatisch z.B. wenn Sie sich gerade in einem Gespräch befinden oder wenn Sie offline sind. Sie können den Status aber auch manuell anpassen, sodass Ihre Kollegen sofort wissen, ob Sie zurzeit erreichbar oder beschäftigt sind.

    Folgende Verfügbarkeitsstatus stehen Ihnen häufig zur Auswahl:

    • verfügbar (grüne Markierung)
    • abwesend / im Call oder Online-Meeting (gelbe Markierung)
    • besetzt / nicht stören (rote Markierung)
    • offline (keine oder weiße Markierung)

Verfügbarkeitsstatus am Beispiel von Placetel mit Webex

  1. Kontextintegration durch CRM-Connect
    Mithilfe der Kontextintegration können Sie Informationen aus anderen Anwendungen in den UC-Client einbinden bzw. beide Anwendungen miteinander verknüpfen. So haben Sie die Möglichkeit, ein bereits genutztes CRM-System mit dem UC-Client zu verbinden. Die Integration des CRM-Systems in den UC-Client stellt Ihnen bei eingehenden Anrufen auf Wunsch wichtige Kundeninformationen für das Gespräch zur Verfügung.

    So wissen Sie bereits vor der Gesprächsannahme genau, wer Sie gerade kontaktiert. Sie erhalten alle wichtigen Anrufer-Informationen gebündelt auf dem Monitor und können den bisherigen Kommunikationsverlauf einsehen. Des Weiteren können Nutzer von Unified Communications von weiteren Funktionen wie z.B. der Möglichkeit der “Weiterleitung” Gebrauch machen.

  2. Kooperationsfunktionen
    Den vierten Baustein von Unified Communications stellen die Kooperationsfunktionen dar. Durch die Integration von Unified Collaboration in den UC-Client lässt sich die Zusammenarbeit im Team aber auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden deutlich verbessern.

  • Video-Konferenzen in HD-Qualität
    Über den UC-Client können Sie Telefonkonferenzen und Videokonferenzen mit bis zu 1000 Teilnehmern in einer exzellenten Wiedergabequalität durchführen. Der Vorteil hierbei ist, dass sowohl interne als auch externe Teilnehmer der Konferenz beiwohnen können.

    Online-Meetings mit Placetel + Webex lassen sich mit wenigen Klicks starten

    Externe Teilnehmer brauchen sich hierfür nicht einmal eine spezielle Software zu installieren, sondern Sie können ganz einfach über einen Link in der Einladungs-E-Mail an der Konferenz teilnehmen.

  • Individuelle Meetingräume
    Das Feature “MyRoom” stellt Ihnen einen individuellen Meetingraum zur Verfügung, den Sie jederzeit nutzen können. Hier können Sie alle Funktionen wie Instant-Messaging, Desktop- and File-Sharing sowie Multi-Party-Video-Konferenzen in Anspruch nehmen. Nutzen Sie das Feature beispielsweise, um anderen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern standortunabhängig eine Präsentation vorzuführen und sich ihr Feedback anzuhören.

  • Desktop-und File-Sharing
    Brauchen Sie vielleicht einen Rat zu einem bestimmten Dokument oder wollen sich mit Kollegen einfach über eine Datei austauschen? Klar, ein Screenshot des Dokuments wäre eine Möglichkeit, aber irgendwie auch ganz schön aufwendig.

    Mit Unified Collaboration verbessern Sie die virtuelle Zusammenarbeit. In nur wenigen Klicks können Sie Ihren Bildschirminhalt mit einem Gesprächspartner teilen. Ohne die Anwendung verlassen zu müssen, können Sie anschließend ganz einfach per Drag & Drop Dateien an Ihre Kollegen senden.

2. Vorteile von Unified Communication

2. Ihre 5 Vorteile durch einen Umstieg auf Unified Communication

Durch die Vereinheitlichung wird die externe und interne Kommunikation und Zusammenarbeit optimiert und vereinfacht. Die dadurch entstehenden Vorteile für Sie als Unternehmen möchten wir Ihnen nun aufzeigen.

1. Effizienz in Kommunikations- und Geschäftsprozessen
Durch den Einsatz von Unified Communications gestalten Sie Ihre Kommunikations- und Geschäftsprozesse deutlich effizienter, denn überflüssige Kommunikation kann so deutlich verringert werden.

Über die Präsenzfunktion sehen Nutzer jederzeit, ob und über welches Medium Kollegen gerade erreichbar sind. So können Sie den richtigen Moment abwarten und so eine Menge Zeit sparen. Denn wer kennt das nicht: Man versucht einen Arbeitskollegen immer wieder zu erreichen. Dieser ist jedoch gerade in einem Meeting, ohne dass man davon weiß. Stunden später versucht der Kollege zurückzurufen. Doch nun sind Sie vielleicht gerade in einer wichtigen Besprechung. Mit der Präsenzfunktion hätten Sie dieses Dilemma verhindern können. Sie hätten gesehen, dass der Kollege gerade beschäftigt ist und hätten ihm per Unified Messaging eine Nachricht hinterlassen, bis zu welchem Zeitpunkt er Sie über welches Endgerät erreichen kann.

Kooperationsfunktionen wie beispielsweise “Desktop- und File-Sharing” oder “Multi-Party-Video-Konferenzen” verbessern die Zusammenarbeit und ermöglichen bei Bedarf auch das dauerhafte Arbeiten in virtuellen Teams. Mitarbeiter können sich schneller austauschen und gemeinsam Präsentationen bearbeiten.

2. Steigerung der Flexibilität und Mobilität
Dadurch, dass sämtliche Funktionen von Unified Communications auf den unterschiedlichsten Endgeräten genutzt werden können, sind Ihre Mitarbeiter deutlich flexibler. Egal, ob sie sich gerade im Büro befinden, unterwegs sind oder von Zuhause aus arbeiten. Über Telefon, PC, Smartphone oder Tablet sind sie garantiert erreichbar- unabhängig von Ort und Zeit und über nur einen einzigen Zugang!

Durch die flexible Wahl des genutzten Mediums verbessern Sie außerdem die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und es ist möglich, die Kundenzufriedenheit zu steigern.

3. Einfachere Verwaltung
Durch die Bündelung der wichtigsten Kommunikationsdienste wie Telefon, Fax, E-Mail, Instant Messaging sowie Audio-, Video- und Webkonferenzen auf einer Plattform wird die zentrale Administration des Systems vereinfacht.

4. Verbesserung der Kosteneffizienz
Durch den Einsatz von Unified Communications kann auf unterschiedlichen Wegen ein Kosteneinsparungspotential realisiert werden. Zum Einen werden durch den Wegfall vieler unterschiedlicher Dienste und Systeme Anschaffungs- und Wartungskosten reduziert. Außerdem wird durch die einfache Verwaltung eines UC-Clients der Kostenblock der Administration deutlich reduziert.

Zum Anderen entstehen aber auch Einsparpotentiale durch den Einsatz von Kollaborationsfunktionen. Video-Konferenzen in HD-Qualität und interaktives Screen-Sharing machen manche Dienstreisen zu Partnern, Kunden oder anderen Niederlassungen überflüssig. Außerdem kann so Geld für Konferenzräume eingespart werden.

Unified Communications Dienste werden klassischerweise als UCaaS (also Unified Communications as a Service) vertrieben. Das bedeutet, dass die Kosten von der Anzahl der Mitarbeiter abhängt. Der klare Vorteil hierbei ist, dass keine großen Investitionen mehr wie noch bei analogen Telefonanlagen anfallen.

5. Mehr Sicherheit
Durch die Reduzierung der genutzten Kommunikationsanwendungen können Sicherheitsrisiken minimiert werden. Denn Nutzer einer UCC-Lösung brauchen sich für die einzelnen Kommunikationsdienste nun nicht mehr etliche Freeware-Programme herunterladen, durch die unweigerlich Sicherheitsrisiken entstehen. Stattdessen laufen alle Anwendungen über einem zentral administrierten UC-Client.

3. Nachteile von Unified Communications

3. Gibt es denn auch Nachteile beim Umstieg auf Unified Communications?

Bei all den Vorteilen, die ein Unified Communications Dienst bietet, müssen natürlich auch eventuelle Nachteile berücksichtigt werden.

Aus Mitarbeitersicht führt eine ständige Erreichbarkeit dazu, dass die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit immer weiter verschwimmen. Für den einzelnen Mitarbeiter kann die Informationsüberflutung einen zusätzlichen Stressfaktor bedeuten. Andererseits haben sich die meisten von uns in den letzten Jahren schon an diese Reizüberflutung gewöhnt und da sollte der Gebrauch einer UC-Lösung keine größere Umstellung mehr darstellen.

Rein technologisch oder aus Unternehmenssicht gibt es keine negativen Aspekte, die aufgezählt werden könnten. Es soll lediglich erwähnt werden, dass es, ähnlich wie bei allen genutzten Diensten in einem Unternehmen, anfängliche Hürden beim Umstieg auf eine neue Anwendung seitens der Mitarbeiter geben kann. Letztlich ist dies aber nur ein temporärer Zustand, da durch die Vorteile einer neuen Alternative große Anreize für einen Umstieg geschaffen werden können. Dieser zusätzliche Aufwand wird durch die erhöhte Sicherheit, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosteneffizienz jedoch deutlich aufgewogen.

4. Zusammenfassung

4. Zusammenfassung

Unified Communication hilft dabei die interne und externe Kommunikation einfach zu steuern und bietet sowohl für kleine als auch für große Unternehmen enorme Vorteile.

Hier nochmal ein kurzer Überblick der Vorteile:

  • flexible und standortunabhängige Erreichbarkeit
  • schnellerer Austausch zwischen Mitarbeitern
  • einfaches gemeinsames Bearbeiten verschiedener Projekte dank Desktop- und File-Sharing oder aufgrund von Video-Konferenzen
  • verbesserte Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten
  • einfache Administration in nur einer Benutzeroberfläche
  • Kostenersparnisse durch Kollaborationsfunktionen
  • weniger Sicherheitsrisiken
5. Weiterführende Links

5. Weiterführende Links

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