FĂŒr den Erfolg eines Unternehmens ist eine effiziente interne und externe Kommunikation unerlĂ€sslich. Eine gute Lösung hierfĂŒr bietet „Unified Communications“. Was der Begriff eigentlich bedeutet, welche Funktionen UC bietet und welche Vor- und Nachteile Sie bei einem Umstieg auf Unified Communication erwartet, erfahren Sie in diesem Artikel.


1. Was ist Unified Communication?

1. Was ist Unified Communication?

Unified Communications (zu Deutsch: “vereinheitlichte Kommunikation”) ist eine Art Plattform, auf der alle relevanten Kommunikationsdienste wie beispielsweise die klassische Telefonie, Videokonferenzen, E-Mail als auch Voice-Mail und Instant Messaging vereint werden. Sie ermöglicht es, jederzeit und ortsunabhĂ€ngig auf GerĂ€te und Informationen zugreifen zu können und hilft dabei Kommunikations- und GeschĂ€ftsprozesse zu optimieren.

Der Begriff Unified Communications, kurz UC, bezeichnet also die ZusammenfĂŒhrung aller relevanten Kommunikationsdienste in einer zentralen BenutzeroberflĂ€che, dem UC-Client. Der UC-Client stellt damit den Kern Ihrer Business-Kommunikation dar, der alle relevanten Kommunikationsdienste in einer Anwendung zusammenfĂŒhrt. Durch dieses Managementsystem wird der User dabei unterstĂŒtzt, zum jeweiligen Zeitpunkt das richtige EndgerĂ€t auszuwĂ€hlen.

FunktionsĂŒbersicht von Unified Communicatons

Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine neue, eigenstĂ€ndige Technologie, sondern um eine ZusammenfĂŒhrung von bereits bestehenden Kommunikationsdiensten, die eine Entlastung fĂŒr das Management der eigenen Kommunikation bedeutet. Der Begriff Unified Communications darf allerdings nicht mit Unified Messaging verwechselt werden, da Unified Messaging nur ein Teilbereich von Unified Communications darstellt und weit mehr in einer Anwendung integriert als Sprache, Fax, SMS und E-Mail.

Im Zusammenhang mit Unified Communications wird auch hĂ€ufig der Begriff Unified Communications & Collaboration (UCC) verwendet, da durch die ZusammenfĂŒhrung verschiedener Kommunikationsdienste die Zusammenarbeit im Team verbessert werden kann. Aus diesem Grund werden mittlerweile bereits in vielen Unternehmen Communications & Collaborations-Lösungen eingesetzt.

Im nÀchsten Abschnitt möchten wir Ihnen einmal die Kernfunktionen von Unified Communications vorstellen und Ihnen damit einen Einblick in den Aufbau der UCC-Technologie geben.

Die 4 KernfunktionalitÀten von Unified Communications

Unified Communications lÀsst sich in vier Teilbereiche unterteilen, denen verschiedene Funktionen zugeordnet sind.

Die 4 Teilbereiche von Unified Communications: Medienintegration, PrÀsenzinformation, Kontextintegraion, Kollaborationsfunktion
  1. Medienintegration
    Bei Unified Communications-Lösungen werden unterschiedliche Medien wie Audio, Video und Text sowie Client-basierte Funktionen wie Instant Messaging (Sofortnachrichten in Echtzeit) in einer gemeinsamen OberflÀche zusammengefasst.

    Bild von unterschiedlichen IP-EndgerÀten wie Smartphone, Laptop oder ein IP-Telefon.
    Die Instant-Messaging-Funktion erlaubt es Ihnen, Ihre Arbeitskollegen bei einem Anliegen direkt zu kontaktieren und so das Kommunikationsmanagement zu vereinfachen.

    Die Anwendung steht Ihnen dabei auf allen IP-EndgerĂ€ten wie PC, Smartphone, Laptop oder Tablet zur VerfĂŒgung. Das ermöglicht es Ihnen, auch von unterwegs fĂŒr Ihre Arbeitskollegen erreichbar zu bleiben und auf Fragen schnell antworten zu können.

    Auf geeigneten IP-EndgerĂ€ten haben Sie außerdem die Möglichkeit, Features wie Video-Konferenzen zu nutzen. Die Steuerung erfolgt einheitlich durch den UC-Client, also die zentrale Anwendung, die sĂ€mtliche Funktionen und Medien bĂŒndelt.

  2. PrÀsenzfunktion
    Dank einer integrierten PrĂ€senzfunktion haben Nutzer von UCC-Lösungen die Möglichkeit, ihren VerfĂŒgbarkeitsstatus anzeigen zu lassen. Das ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeiter vom Home-Office aus, in verschiedenen BĂŒros oder gar an verschiedenen Standorten arbeiten.

    Die PrĂ€senzfunktion ist ein elementarer Bestandteil von Unified Communications mit deren Hilfe Sie auf einen Blick sehen können, ob und ĂŒber welches IP-EndgerĂ€t ein Arbeitskollege erreichbar ist. Der VerfĂŒgbarkeitsstatus Ă€ndert sich dabei automatisch z.B. wenn Sie sich gerade in einem GesprĂ€ch befinden oder wenn Sie offline sind. Sie können den Status aber auch manuell anpassen, sodass Ihre Kollegen sofort wissen, ob Sie zurzeit erreichbar oder beschĂ€ftigt sind.

    Bild des UC-Communcicators zur PrÀsenzfunktion mit GesprÀchsverlauf

    Folgende VerfĂŒgbarkeitsstatus stehen Ihnen zur Auswahl:

    • verfĂŒgbar (grĂŒnes FĂ€hnchen)
    • abwesend (gelbes FĂ€hnchen)
    • besetzt (weiß/rot- gestreiftes FĂ€hnchen)
    • offline (weißes FĂ€hnchen)

  3. Kontextintegration durch CRM-Connect
    Mithilfe der Kontextintegration können Sie Informationen aus anderen Anwendungen in den UC-Client einbinden bzw. beide Anwendungen miteinander verknĂŒpfen. So haben Sie die Möglichkeit, ein bereits genutztes CRM-System mit dem UC-Client zu verbinden. Die Integration des CRM-Systems in den UC-Client stellt Ihnen bei eingehenden Anrufen auf Wunsch wichtige Kundeninformationen fĂŒr das GesprĂ€ch zur VerfĂŒgung.

    So wissen Sie bereits vor der GesprĂ€chsannahme genau, wer Sie gerade kontaktiert. Sie erhalten alle wichtigen Anrufer-Informationen gebĂŒndelt auf dem Monitor und können den bisherigen Kommunikationsverlauf einsehen. Des Weiteren können Nutzer von Unified Communications von weiteren Funktionen wie z.B. der Möglichkeit der “Weiterleitung” Gebrauch machen.

  4. Kooperationsfunktionen
    Den vierten Baustein von Unified Communications stellen die Kooperationsfunktionen dar. Durch die Integration von Unified Collaboration in den UC-Client lÀsst sich die Zusammenarbeit im Team aber auch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, GeschÀftspartnern und Kunden deutlich verbessern.
  • Video-Konferenzen in HD-QualitĂ€t
    Über den UC-Client können Sie Telefonkonferenzen und Multi-Party-Video-Konferenzen in einer exzellenten WiedergabequalitĂ€t durchfĂŒhren. Der Vorteil hierbei ist, dass sowohl interne als auch externe Teilnehmer der Konferenz beiwohnen können.

    Zwei Personen in einer Videokonferenz

    Externe Teilnehmer brauchen sich hierfĂŒr nicht einmal eine spezielle Software zu installieren, sondern Sie können ganz einfach ĂŒber den Browser oder eine Einwahl-Nummer an der Konferenz teilnehmen.

  • Individuelle MeetingrĂ€ume
    Das Feature “MyRoom” stellt Ihnen einen individuellen Meetingraum zur VerfĂŒgung, den Sie jederzeit nutzen können. Hier können Sie alle Funktionen wie Instant-Messaging, Desktop- and File-Sharing sowie Multi-Party-Video-Konferenzen in Anspruch nehmen. Nutzen Sie das Feature beispielsweise, um anderen Mitarbeitern oder GeschĂ€ftspartnern standortunabhĂ€ngig eine PrĂ€sentation vorzufĂŒhren und sich ihr Feedback.

  • Desktop-und File-Sharing
    Brauchen Sie vielleicht einen Rat zu einem bestimmten Dokument oder wollen sich mit Kollegen einfach ĂŒber eine Datei austauschen? Klar, ein Screenshot des Dokuments wĂ€re eine Möglichkeit, aber irgendwie auch ganz schön aufwendig.

    Desktop-Sharing mit einem Kollegen

    Mit Unified Collaboration verbessern Sie die virtuelle Zusammenarbeit. In nur wenigen Klicks können Sie Ihren Bildschirminhalt mit einem GesprĂ€chspartner teilen. Ohne die Anwendung verlassen zu mĂŒssen, können Sie anschließend ganz einfach per Drag & Drop Dateien an Ihre Kollegen senden.

2. Vorteile von Unified Communication

2. Ihre 5 Vorteile durch einen Umstieg auf Unified Communication

Durch die Vereinheitlichung wird die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit optimiert und vereinfacht. Die dadurch entstehenden Vorteile fĂŒr Sie als Unternehmen möchten wir Ihnen nun aufzeigen.

1. Effizienz in Kommunikations- und GeschÀftsprozessen
Durch den Einsatz von Unified Communications gestalten Sie Ihre Kommunikations- und GeschĂ€ftsprozesse deutlich effizienter, denn ĂŒberflĂŒssige Kommunikation kann so deutlich verringert werden.

Über die PrĂ€senzfunktion sehen Nutzer jederzeit, ob und ĂŒber welches Medium Kollegen gerade erreichbar sind. So können Sie den richtigen Moment abwarten und so eine Menge Zeit sparen. Denn wer kennt das nicht: Man versucht einen Arbeitskollegen immer wieder zu erreichen. Dieser ist jedoch gerade in einem Meeting, ohne dass man davon weiß. Stunden spĂ€ter versucht der Kollege zurĂŒckzurufen. Doch nun sind Sie vielleicht gerade in einer wichtigen Besprechung. Mit der PrĂ€senzfunktion hĂ€tten Sie dieses Dilemma verhindern können. Sie hĂ€tten gesehen, dass der Kollege gerade beschĂ€ftigt ist und hĂ€tten ihm per Unified Messaging eine Nachricht hinterlassen, bis zu welchem Zeitpunkt er Sie ĂŒber welches EndgerĂ€t erreichen kann.

Durch Kooperationsfunktionen wie beispielsweise “Desktop- und File-Sharing” oder “Multi-Party-Video-Konferenzen” lassen sich des Weiteren die Zusammenarbeit Ihres Teams verbessern. Mitarbeiter können sich schneller austauschen und gemeinsam PrĂ€sentationen bearbeiten.

2. Steigerung der FlexibilitÀt und MobilitÀt
Dadurch, dass sĂ€mtliche Funktionen von Unified Communications auf den unterschiedlichsten EndgerĂ€ten genutzt werden können, sind Ihre Mitarbeiter deutlich flexibler. Egal, ob sie sich gerade im BĂŒro befinden, unterwegs sind oder von Zuhause aus arbeiten. Über Telefon, PC, Smartphone oder Tablet sind sie garantiert erreichbar- unabhĂ€ngig von Ort und Zeit und ĂŒber nur einen einzigen Zugang!

Durch die flexible Wahl des genutzten Mediums verbessern Sie außerdem die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und es ist möglich, die Kundenzufriedenheit zu steigern.

3. Einfachere Verwaltung
Durch die BĂŒndelung der wichtigsten Kommunikationsdienste wie Telefon, Fax, E-Mail, Instant Messaging sowie Audio-, Video- und Webkonferenzen auf einer Plattform wird die zentrale Administration des Systems vereinfacht.

4. Verbesserung der Kosteneffizienz
Durch den Einsatz von Unified Communications kann auf unterschiedlichen Wegen ein Kosteneinsparungspotential realisiert werden. Zum Einen werden durch den Wegfall vieler unterschiedlicher Dienste und Systeme Anschaffungs- und Wartungskosten reduziert. Außerdem wird durch die einfache Verwaltung eines UC-Clients der Kostenblock der Administration deutlich reduziert.

Zum Anderen entstehen aber auch Einsparpotentiale durch den Einsatz von Kollaborationsfunktionen. Video-Konferenzen in HD-QualitĂ€t und interaktives Screen-Sharing machen manche Dienstreisen zu Partnern, Kunden oder anderen Niederlassungen ĂŒberflĂŒssig. Außerdem kann so Geld fĂŒr KonferenzrĂ€ume eingespart werden.

Unified Communications Dienste werden klassischerweise als UCaaS (also Unified Communications as a Service) vertrieben. Das bedeutet, dass die Kosten von der Anzahl der Mitarbeiter abhĂ€ngt. Der klare Vorteil hierbei ist, dass keine großen Investitionen mehr wie noch bei analogen Telefonanlagen anfallen.

5. Mehr Sicherheit
Durch die Reduzierung der genutzten Kommunikationsanwendungen können Sicherheitsrisiken minimiert werden. Denn Nutzer einer UCC-Lösung brauchen sich fĂŒr die einzelnen Kommunikationsdienste nun nicht mehr etliche Freeware-Programme herunterladen, durch die unweigerlich Sicherheitsrisiken entstehen. Stattdessen laufen alle Anwendungen ĂŒber einem zentral administrierten UC-Client.

3. Nachteile von Unified Communications

3. Gibt es denn auch Nachteile beim Umstieg auf Unified Communications?

Bei all den Vorteilen, die ein Unified Communications Dienst bietet, mĂŒssen natĂŒrlich auch eventuelle Nachteile berĂŒcksichtigt werden.

Aus Mitarbeitersicht fĂŒhrt eine stĂ€ndige Erreichbarkeit dazu, dass die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit immer weiter verschwimmen. FĂŒr den einzelnen Mitarbeiter kann die InformationsĂŒberflutung einen zusĂ€tzlichen Stressfaktor bedeuten. Andererseits haben sich die meisten von uns in den letzten Jahren schon an diese ReizĂŒberflutung gewöhnt und da sollte der Gebrauch einer UC-Lösung keine grĂ¶ĂŸere Umstellung mehr darstellen.

Rein technologisch oder aus Unternehmenssicht gibt es keine negativen Aspekte, die aufgezĂ€hlt werden könnten. Es soll lediglich erwĂ€hnt werden, dass es, Ă€hnlich wie bei allen genutzten Diensten in einem Unternehmen, anfĂ€ngliche HĂŒrden beim Umstieg auf eine neue Anwendung seitens der Mitarbeiter geben kann. Letztlich ist dies aber nur ein temporĂ€rer Zustand, da durch die Vorteile einer neuen Alternative große Anreize fĂŒr einen Umstieg geschaffen werden können. Dieser zusĂ€tzliche Aufwand wird durch die erhöhte Sicherheit, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosteneffizienz jedoch deutlich aufgewogen.

4. Zusammenfassung

4. Zusammenfassung

Unified Communication hilft dabei die interne und externe Kommunikation einfach zu steuern und bietet sowohl fĂŒr kleine als auch fĂŒr große Unternehmen enorme Vorteile.

Hier nochmal ein kurzer Überblick der Vorteile:

  • flexible und standortunabhĂ€ngige Erreichbarkeit
  • schnellerer Austausch zwischen Mitarbeitern
  • einfaches gemeinsames Bearbeiten verschiedener Projekte dank Desktop- und File-Sharing oder aufgrund von Video-Konferenzen
  • verbesserte Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten
  • einfache Administration in nur einer BenutzeroberflĂ€che
  • Kostenersparnisse durch Kollaborationsfunktionen
  • weniger Sicherheitsrisiken

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Wir von Placetel haben, zusammen mit unserem Mutterkonzern Broadsoft, im letzten Jahr die Unified Communications LösungPlacetel UC-One auf den deutschen Markt gebracht. Placetel UC-One baut auf der bekannten Cloud-Telefonanlage Placetel PROFI auf und ergĂ€nzt die klassischen Telefonanlagen-Funktionen um die vielfĂ€ltigen Unified Communications Features in einer Anwendung. Wenn wir Sie neugierig gemacht haben, informieren Sie sich gerne hierĂŒber unsere Produkte oder kontaktieren Sie direkt unsere Produktspezialisten. Wir beraten Sie gerne!