Den Begriff „Unified Communications“ werden die meisten von Ihnen in den letzten Monaten schon einmal gehört haben. Aktuell ist es eines der Trend-Themen im Bereich der Business-Kommunikation und kommt daher vermehrt in den Medien, auf Messen und in Fachartikeln zur Sprache.


Unified Communication - Was ist das ĂŒberhaupt?

Doch was genau steckt eigentlich dahinter? Dieser Frage möchten wir uns in dieser Woche einmal annehmen und Ihnen aufzeigen, was Unified Communications eigentlich genau ist, wie es funktioniert und fĂŒr wen es sich eignet. Auch schauen wir uns einmal an, was eventuelle Vor- oder Nachteile dieser Entwicklung sind.

Definition: Unified Communications
Unified Communications steht fĂŒr „vereinheitlichte Kommunikation“ bzw. dem englischen Pendant „Realtime Communication“ und meint die Integration von unterschiedlichen Kommunikationsmedien in einer einheitlichen Anwendung.

Somit handelt es sich bei Unified Communications, kurz UC, nicht um eine komplett neue, eigenstĂ€ndige Technologie, sondern meint vielmehr die BĂŒndelung und das Zusammenspiel von unterschiedlichen, bereits bestehenden Kommunikationstechnologien bzw. Kommunikationsmedien. Dazu zĂ€hlen die klassische Telefonie, Instant Messaging, E-Mail, Video-Telefonie, Sprachkonferenzen etc.. Zudem werden diese noch um eine PrĂ€senz-Funktion ergĂ€nzt und gemeinsam in einer zentralen BenutzeroberflĂ€che, dem UC-Client, einheitlich gebĂŒndelt. Der UC-Client ist damit das zentrale Kommunikationselement, also das HerzstĂŒck in der Business-Kommunikation, das Telefonie, Messaging, Collaboration etc. in einer Anwendung zusammenfĂŒhrt. Durch die VerknĂŒpfung und Erweiterung diverser Medien entsteht die Möglichkeit der interaktiven Zusammenarbeit auch ĂŒber die zentrale BenutzeroberflĂ€che. Hierbei spricht man dann von Unified Collaboration. Im Gesamten wird dann auch von Unified Communication and Collaboration (UCC) gesprochen. UC ist vor allem fĂŒr die Business-Kommunikation von entscheidender Bedeutung, enthĂ€lt aber auch Elemente, wie beispielsweise Instant Messaging, das ursprĂŒnglich aus dem Consumer-Bereich stammt.

Im nÀchsten Abschnitt möchten wir Ihnen einmal die grundlegenden KernfunktionalitÀten von Unified Communications vorstellen und damit einen Einblick in den Aufbau dieser Technologie geben.


Die vier KernfunktionalitÀten von Unified Communications

Medienintegration
Bei einem Unified Communications Dienst werden unterschiedliche Kommunikationsmedien in einer gemeinsamen OberflĂ€che zusammengefasst. Hierzu zĂ€hlen Medien wie Audio, Video und Text, unterschiedliche GerĂ€te wie Smartphones, Laptops etc. sowie Client-basierte Funktionen wie Instant Messaging. Die Steuerung erfolgt einheitlich durch den UC-Client, also die zentrale Anwendung, die sĂ€mtliche Funktionen und Medien bĂŒndelt.

PrÀsenzfunktion
Die PrĂ€senzfunktion ist besonders hilfreich, wenn nicht alle Mitarbeiter visuellen Kontakt haben und sehen können, ob ihre Kollegen anwesend oder beschĂ€ftigt sind. Durch diese Funktion wird angezeigt, ob der gewĂŒnschte Kontakt aktuell anwesend oder abwesend ist, sich im GesprĂ€ch befindet oder auf seinem Smartphone erreichbar ist. Der jeweils aktuelle Status kann auch manuell z.B. mit einer gelben Fahne auf „anwesend aber beschĂ€ftigt“ gesetzt werden und ist dann fĂŒr alle weiteren Mitarbeiter ersichtlich.

Kontextintegration
Die Kontextintegration ermöglicht es, Informationen aus anderen Anwendungen in den UC-Client einzubinden bzw. beide Anwendungen miteinander zu verknĂŒpfen. So kann beispielsweise ein bereits genutztes CRM-System mit dem UC-Client verknĂŒpft werden, so dass bei eingehenden Anrufen jeweils der passende Kundendatensatz aufgerufen und angezeigt wird. GesprĂ€chsrelevante Informationen, Tickets, Kommunikationsverlauf sind dann ohne weiteren Klick direkt einseh- und nutzbar.

Kooperationsfunktionen
Wie eingangs erwĂ€hnt gehört zur Unified Communications auch der Bereich der Zusammenarbeit, also der Unified Collaboration. Durch die Integration dieser Funktionen in den UC-Client entstehen neue Kollaborations-Möglichkeiten fĂŒr Ihre Mitarbeiter mit den Kunden, aber auch mit ihren Kollegen oder GeschĂ€ftspartnern. Es gibt die Möglichkeit, ĂŒber den UC-Client Telefonkonferenzen und Multi-Party-Video-Konferenzen durchzufĂŒhren, per Screencast, also einer BildschirmĂŒbertragung, standortunabhĂ€ngig eine PrĂ€sentation vorzufĂŒhren oder auch Dateien einfach per Drag & Drop zu versenden.

Durch diese Vereinheitlichung wird die Kommunikation und die Interaktion zwischen Mitarbeitern im Unternehmen sowie zwischen Mitarbeitern und Kunden und Partnern optimiert und vereinfacht. Die dadurch entstehenden Vorteile fĂŒr Sie als Unternehmen möchten wir Ihnen im nĂ€chsten Schritt gerne aufzeigen.


Vorteile durch den Umstieg auf Unified Communication

1. Effizienz in Kommunikations- und GeschÀftsprozessen
Wie wir nun gelesen haben, wird die Wahl des jeweils am besten passendsten Kommunikationsweges durch den Einsatz einer Unified Communication Lösung deutlich erleichtert. Denn unabhĂ€ngig vom aktuell genutzten Kommunikationsmedium, ist die Erreichbarkeit immer gewĂ€hrleistet. Zudem erhalten die Mitarbeiter eines Unternehmens durch den UC-Client stets die Übersicht, welcher Kollege aktuell erreichbar und welcher beschĂ€ftigt ist, was sich in einer Verbesserung der Kommunikationsprozesse auswirkt. Durch die flexiblere Wahl des genutzten Mediums verbessern sich beispielsweise die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und es ist möglich, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Dadurch können letztlich gesamte GeschĂ€ftsprozesse effizienter organisiert werden.

2. Verbesserung der Kosteneffizienz
Durch den Einsatz von Unified Communications kann auf unterschiedlichen Wegen ein Kosteneinsparungspotential realisiert werden. Zum Einen werden durch den Wegfall vieler unterschiedlicher Dienste und Systeme Anschaffungs- und Wartungskosten reduziert. Auch wird durch die einfache Verwaltung eines UC-Clients der Kostenblock der Administration deutlich reduziert. Zum Anderen entstehen aber auch Einsparpotentiale durch den Einsatz von Kollaborationsfunktionen. Video-Konferenzen in HD-QualitĂ€t und interaktives Screen-Sharing machen manche Dienstreisen zu Partnern, Kunden oder anderen Niederlassungen ĂŒberflĂŒssig und die Kosten dafĂŒr können eingespart werden.
Unified Communications Dienste werden klassischerweise als UCaaS (also Unified Communications as a Service) vertrieben. Das bedeutet, dass sich die Kosten an die Anzahl der Nutzer, also Mitarbeiter, richtet und als NutzungsgebĂŒhr zu entrichten ist. Der klare Vorteil hierbei ist, dass keine großen Investitionen, so wie frĂŒher beispielsweise bei analogen Telefonanlagen ĂŒblich, zu tĂ€tigen sind.

3. Mehr Sicherheit
Durch die Reduzierung der genutzten Kommunikationsanwendungen entsteht ein deutlicher Vorteil beim Thema Sicherheit. Vormals war und ist es oft gÀngige Praxis, dass von den Mitarbeitern Freeware-Programme heruntergeladen und genutzt werden. Dadurch entstehen unweigerlich Sicherheitsrisiken, die mit einem zentral administrierten UC-Client eliminiert werden können.


Gibt es denn auch Nachteile beim Umstieg auf Unified Communications?

Bei all den Vorteilen, die ein Unified Communications Dienst bietet, muss auch einmal darauf geschaut werden, ob eventuell auch Nachteile vorhanden sind. Rein technologisch oder aus Unternehmenssicht gibt es hier keine negativen Aspekte zu berichten. Einzig soll erwĂ€hnt werden, dass es, Ă€hnlich wie bei allen genutzten Diensten in einem Unternehmen, anfĂ€ngliche HĂŒrden beim Umstieg auf eine neue Anwendung seitens der Mitarbeiter geben kann. Letztlich ist dies aber nur ein temporĂ€rer Zustand, da durch die Vorteile einer neuen Lösung große Anreize fĂŒr einen Umstieg geschaffen werden können. Dieser zusĂ€tzliche Aufwand wird durch die erhöhte Sicherheit, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosteneffizienz jedoch deutlich aufgewogen.


Sie möchten auch auf eine Unified Communications Lösung umsteigen?

Wir von Placetel haben, zusammen mit unserem Mutterkonzern Broadsoft, im letzten Jahr die Unified Communications Lösung Placetel UC-One auf den deutschen Markt gebracht. Placetel UC-One baut auf der bekannten Cloud-Telefonanlage Placetel PROFI auf und ergĂ€nzt die klassischen Telefonanlagen-Funktionen um die vielfĂ€ltigen Unified Communications Features in einer Anwendung. Wenn wir Sie neugierig gemacht haben, informieren Sie sich gerne hier ĂŒber unsere Produkte oder kontaktieren Sie direkt unsere Produktspezialisten.