Virtuelle Teams

1. Definition – Was ist ein virtuelles Team

1. Definition – Was ist ein virtuelles Team

Ein virtuelles Team ist eine Arbeitsgruppe, deren Mitarbeiter räumlich voneinander getrennt sind und die über geeignete digitale Kommunikationsmittel standortunabhängig miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Oft werden virtuelle Teams für bestimmte, zeitlich befristete Projekte ins Leben gerufen, die eine überregionale, internationale oder organisationsübergreifende Zusammenarbeit erfordern. Dabei können die Mitarbeiter an ganz unterschiedlichen Orten, weltweit verteilt in verschiedenen Niederlassungen oder auch im Home-Office sitzen.

Bei virtuellen Teams handelt es sich um eine Arbeitsgruppe, die

• temporär oder dauerhaft
• standortunabhängig und ggf. über verschiedene Zeitzonen hinweg
• an gemeinsamen Zielen oder Projekten arbeitet und
• sich über digitale Kommunikationsmittel (Telefon, Videokonferenz ect.) austauscht

1.1 Die bekanntesten Arten virtueller Teams

• Networked Teams

  Bei Networked Virtual Teams sind die Mitglieder im Allgemeinen räumlich verteilt und stammen nicht zwangsweise aus derselben Organisation. Oft werden Teammitglieder für einen speziellen Arbeitsschritt hinzugezogen, um ihre Fachkenntnisse einzubringen und verlassen das Team wieder, sobald ihre Arbeit beendet ist.

• Parallel Teams

  Parallele Teams sind aufgabenorientiert und bestehen meist aus spezialisierten Fachkräften, die oft nur über einen sehr kurzen Zeitraum zusammenarbeiten. Auch wenn Parallel Teams den vernetzen virtuellen Teams sehr ähnlich sind, unterscheiden sie sich darin, dass die Fachkräfte nach dem Abschluss ihrer Arbeit das Team nicht verlassen, wodurch ein Wir-Gefühl der Mitglieder entsteht.

• Project or Product-Development Teams

  Dieser virtuelle Team-Typ legt den Fokus seiner Arbeit auf die Entwicklung neuer Produkte oder neuer Prozesse in Unternehmen und Organisationen und besteht meist über einen längeren Zeitraum. Auch hier besteht wie bei den “Networked Teams” eine hohe Mitarbeiterfluktuation, denn Mitarbeiter können dem Team beitreten oder es verlassen, je nachdem wie ihre Fachkenntnisse benötigt werden.

• Action Teams

  Virtuelle Action Teams arbeiten geografisch verteilt und über organisatorische Grenzen hinweg und reagieren auf bestimmte Situationen oder Vorfälle wie z.B. ein Unwetter.

• Serviceteams

  Der Sinn eines Serviceteams ist, dass diese über verschiedene Zeitzonen hinweg verteilt sind, damit ein 24 Stunden Service gewährleistet werden kann.

• Work oder Production Teams

  Virtuelle “Work or Production Teams” bestehen meist über einen längeren Zeitraum und werden in einem bestimmten Bereich bzw. einer Abteilung eingesetzt. Die Mitglieder dieses virtuellen Teams führen regelmäßig und forlaufende Tätigkeiten aus.

• Management Teams

  Virtuelle Management Teams kommen oft bei internationalen Unternehmen, die mehrere Standorte über die ganze Welt verteilt haben, zum Einsatz. Die Kommunikation der einzelnen Mitglieder des virtuellen Teams findet vor allem über Kommunikationsinstrumente wie Audio – oder Videokonferenzen statt.

1.2 Beispiele für virtuelle Teams

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Startup

Direkt nach der Gründung fehlt vielen Startups das nötige Kleingeld, um ein Büro anzumieten. Als Alternative kann sich auch ein virtuelles Team bilden, dessen Mitglieder im Home-Office zusammenarbeiten und per Videokonferenz und Teamchat regelmäßig in Kontakt bleiben.

Internationales Unternehmen

Hat ein Unternehmen mehrere Niederlassungen über verschiedene Grenzen verteilt, stellt ein virtuelles Team eine gute Möglichkeit dar, um gemeinsam an Aufgaben und Zielen zu arbeiten und gleichzeitig Reisekosten zu sparen. Vor allem im Forschungs- und Entwicklungsbereich werden virtuelle Teams häufig eingesetzt.

Virtuelle Teams in Zeiten von Corona

Um die Verbreitung des Virus zu verlangsamen und die Gesundheit der Angestellten zu schützen, wurden seit dem Ausbruch der Pandemie viele Mitarbeiter ins Home-Office geschickt. Auch wir bei Placetel arbeiten bereits seit März komplett remote und können nach über einem halben Jahr sagen, dass die virtuelle Zusammenarbeit sehr gut funktioniert.

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2. Vor- und Nachteile virtueller Teams

2. Vor- und Nachteile virtueller Teams

Das Arbeiten in virtuellen Teams bringt sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Arbeitgeberseite viele Vorteile mit sich. Doch wie alles hat auch die virtuelle Zusammenarbeit zwei Seiten und deshalb sollten auch die Herausforderungen näher betrachtet werden. Im Folgenden haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile einmal zusammengefasst:

2.1 Vorteile virtueller Teams

• Kosteneinsparungen

  Dank virtueller Teamarbeit lassen sich eine Menge Kosten in verschiedenen Bereichen einsparen:

  

  Personal: Durch die Kommunikation in virtuellen Teams lassen sich Personalkosten sparen, da nicht mehr für jeden Standort spezialisierte Fachkräfte notwendig sind und die Wissensressourcen so optimal genutzt werden können.

  Bürokosten: Arbeitet ein Großteil der Belegschaft von Zuhause, wird weniger Büroraumfläche benötigt, sodass Mietkosten, Strom und Wasser eingespart werden können.

  Reisekosten: Dank virtueller Kommunikationstechnologien können Teams standortunabhängig zusammenarbeiten ohne Arbeitsreisen in Kauf nehmen zu müssen.

  

• Zeitersparnis

  Fallen lange Arbeitsreisen weg, kann eine Menge Zeit gespart werden, die in wichtigere Aufgaben investiert werden kann.

• Bessere Work-Life Balance

  Flexiblere Arbeitszeiten und der Wegfall von Arbeitswegen führen zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

• Langfristige Mitarbeiterbindung

  Eine bessere Work-Life-Balance führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, was eine langfristige Mitarbeiterbindung fördert.

  

• Schnellere Kommunikation

  Eine Videokonferenz mit allen erforderlichen Teilnehmern ist im Handumdrehen eingerichtet und in jedem Fall schneller organisiert, als wenn von verschiedenen Niederlassungen Teilnehmer erst anreisen müssen. So können Kommunikationswege verkürzt und Entscheidungen schneller getroffen werden.

• Einsatz von Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen

  Virtuelle Teams ermöglichen den Einsatz von Mitarbeitern über Zeitzonen und Grenzen hinweg und schaffen durch den Aufbau einer globalen Präsenz mehr Kundennähe. Bei sorgfältiger Planung kann es so möglich sein, einen 24 Stunden Service für Kunden anzubieten und seinen Kundenservice zu verbessern.

  

• Förderung der Gesundheit

  Die Gesundheit der Mitarbeiter sollte immer an erster Stelle stellen. Leider kommen viele Mitarbeiter krank ins Büro und stecken so ihre Kollegen an. In Zeiten von Corona helfen virtuelle Teams dabei, die weitere Verbreitung des Virus zu verlangsamen. Ein positiver Nebeneffekt: Mitarbeiter aus virtuellen Teams melden sich seltener krank.

• Gesteigerte Konzentrationsfähigkeit

  Ob dieser Punkt auf den Einzelnen als Vorteil erachtet wird, hängt stark vom Umfeld ab, wo man arbeitet. Hat man kleine Kinder Zuhause, kann die Konzentration im Home-Office auch schnell darunter leiden. Positiv ist jedoch in jedem Fall, dass einen die lauten Telefonate des Büronachbarn Zuhause nicht mehr ablenken können.

2.2 Herausforderungen & Nachteile virtueller Teams

• Technische Voraussetzungen

  

  Für die virtuelle Kommunikation werden digitale Kommunikationstechnologien benötigt, die wiederum einige technische Voraussetzungen wie z.B. eine stabile Internetverbindung benötigen. Gibt es im Unternehmen vor Ort technische Probleme, kümmert sich der hauseigene Techniker darum, dass wieder alles läuft. Doch Zuhause sind die Mitarbeiter auf sich allein gestellt.

• Zeitliche Unterschiede

  Internationale Unternehmen haben häufig mit großen Zeitverschiebungen in den einzelnen Niederlassungen zu kämpfen, sodass es sehr schwer werden kann, ein virtuelles Meeting anzusetzen, an dem alle teilnehmen können.

  

• Mangelnde Identifikation mit dem Team

  Der persönliche Face-to-Face Kontakt ist wichtig, um Vertrauen und Beziehungen zu Kollegen aufzubauen. Entfallen persönliche Meetings, dauert der Teambildungsprozess deutlich länger.

• Soziale Isolation

  Die Arbeit in einem virtuellen Team bedeutet in der Regel die Abwesenheit von physischer Präsenz, womit aber nicht jeder Mitarbeiter gleich gut zurechtkommt. Einige brauchen die Anwesenheit und den persönlichen Austausch mehr als andere, um Zuhause nicht zu vereinsamen.

  

• Kulturelle Unterschiede

  Laut dem Virtual Teams Survey Report stellen kulturelle Herausforderungen mit 68% die größte Hürde für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams dar. Unterschiede in Bezug auf Entscheidungsprozesse oder über das Einbringen in Meetings können die Produktivität eines virtuellen Teams behindern. Zudem können auch Sprachbarrieren für Missverständnisse sorgen.

• Gewisser Kontrollverlust

  Die Arbeit in virtuellen Teams verlangt von Führungskräften, eine gewisse Kontrolle abzugeben und darauf zu vertrauen, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben sorgfältig erledigen. Die effektiv geleisteten Arbeitsstunden werden dabei mehr und mehr in den Hintergrund gerückt. Was wirklich zählt ist das Ergebnis.

73% der Teilnehmer sehen mehr Vorteile als Nachteile in der virtuellen Teamarbeit. (Virtual Teams Survey Report)

Vor-und Nachteile in der Übersicht

3. Tools für virtuelle Teams

3. Tools für virtuelle Teams

Tools für die virtuelle Zusammenarbeit gibt es schier endlos und für verschiedene Bereiche: Seien es Tools für die virtuelle Kommunikation, Projektmanagement-Tools oder Cloud-Speicher. Im Folgenden haben wir Ihnen eine kurze Auflistung verschiedener Tools zusammengestellt.

• Microsoft 365 
• GSuite
• Placetel
• Trello
• Miro
• Slack

Mehr Informationen zu den einzelnen Funktionen sowie eine ausführliche Liste verschiedener Anwendungen erhalten Sie in unserem Ratgeber Collaboration-Tools.

4. Führung von virtuellen Teams

4. Führung von virtuellen Teams

Dank der zunehmenden Vernetzung der Arbeitswelt und der fortschreitenden Informations- und Kommunikationstechnologie ist es zumindest auf technischer Seite heute kein Problem mehr, in virtuellen Teams über Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten. In vielen Branchen ist das auch bereits zur Normalität geworden. Dezentrale Teams zu führen, fordert jedoch vor allem Führungskräften einiges ab. Dabei kommt es nicht selten vor, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit nicht so läuft, wie eigentlich geplant. Doch wie gelingt das Führen von virtuellen Teams und welche Gesichtspunkte sollten unbedingt berücksichtigt werden?

So lassen sich virtuelle Teams erfolgreich führen

1. Achten Sie auf die Zusammenstellung des virtuellen Teams

Sie als Chef entscheiden nicht alleine über Erfolg oder Misserfolg der geleisteten Arbeit. Im Mittelpunkt stehen selbstverständlich Ihre Angestellten. Ein Team funktioniert nur dann, wenn auch die Kollegen miteinander harmonieren. Achten Sie darauf, teamfähige Mitarbeiter auszusuchen, denn Einzelgänger werden die virtuelle Teamarbeit vermutlich nur behindern. Hinzu kommt, dass nicht jeder für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams geeignet ist. Eine hohe digitale Affinität ist ebenso wichtig wie damit klarzukommen, dass man seine Kollegen so gut wie nie persönlich sieht. Vielen Angestellten macht die Einsamkeit im Remote Office zu schaffen und es fällt ihnen schwer, Beruf und Privatleben zu trennen.

2. Stellen Sie sicher, dass die Technik einwandfrei funktioniert

Leichter gesagt als getan, wenn jeder Mitarbeiter von Zuhause arbeitet. Um eine gute Internetverbindung muss sich letztendlich jeder selbst kümmern, damit Videokonferenzen ect. ohne Störungen ablaufen. Doch zumindest die Weichen können Sie mit entsprechenden Programmen für eine gute virtuelle Zusammenarbeit legen. Achten Sie auf einen freien Informationsfluss. Mitarbeiter sollten von Zuhause auf alle Informationen zugreifen können. Verwenden Sie dafür z.B. den Google Workspace (ehemals G Suite) oder Microsoft 365, damit Mitarbeiter gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können.

3. Definieren Sie klare Ziele, Erwartungen und Regeln

Die Führung eines virtuellen Teams erfordert klare Ziele und Regeln. Die Kommunikation darf ruhig etwas expliziter und detailreicher sein, um klare Verantwortlichkeiten zu regeln und um Missverständnisse zu vermeiden. Sorgen Sie dafür, dass die einzelnen Team-Mitglieder wissen, wie sie einander erreichen können und an wen sie ihre Ergebnisse schicken. Regelmäßige Meetings z.B. täglich oder einmal wöchentlich, können dabei helfen, die Arbeit zu strukturieren und alle auf den neuesten Stand zu bringen, wie weit das Projekt vorangeschritten ist. Zudem kann man sich darüber austauschen, welche Hindernisse es gibt und wie andere dabei helfen können, diese aus dem Weg zu schaffen, um Deadlines einzuhalten.

4. Führen Sie regelmäßiges Feedback ein

Achten Sie auf eine ausgewogene Feedback-Kultur. Loben Sie Ihre Mitarbeiter und zeigen Sie Ihre Anerkennung. Falls nötig, sollten Sie aber auch dezent Kritik äußern, denn nur so können die Mitarbeiter ihre Aufgaben und Fehler reflektieren und diese beim nächsten Mal besser machen bzw. die Fehler vermeiden. Vor allem in virtuellen Teams ist regelmäßiges Feedback wichtig, denn bei der Kommunikation per E-Mail oder Chat fehlt es an Mimik und Gestik, wodurch es schnell zu Missverständnissen kommen kann. Videokonferenzen sind hier besser geeignet.

5. Zeigen Sie Präsenz & lassen Sie Raum für informelle Gespräche

Räumliche Distanzen machen es schwer, ein “Wir-Gefühl” zu entwickeln, denn der alltägliche Flurfunk, den man normalerweise im Büro hätte, fällt bei virtuellen Teams komplett weg. Führungskräfte können hier aber unterstützen, indem z.B. in regelmäßigen Meetings auch Raum für den informellen Austausch gelassen wird und Mitarbeiter dazu ermutigt werden, sich auch über andere Dinge als die Arbeit zu unterhalten. Falls möglich sollten zudem auch physische Treffen eingeplant werden, denn der persönliche Face-to-Face Kontakt sollte nicht unterschätzt werden. Ein gemeinsamer Betriebsausflug oder eine Weihnachtsfeier können den Smalltalk anregen und das Wir-Gefühl stärken.

6. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Generell ist es wichtig, Ihren Mitarbeitern viel Vertrauen entgegenzubringen und sie nicht kontrollieren zu wollen. Um die Mitarbeiter mehr einzubinden und ihnen Ihre Wertschätzung entgegenzubringen, kann es z.B. sinnvoll sein, sie auch in Entscheidungsprozesse einzubeziehen.

5 Studien und Fachartikel zur Führung von virtuellen Teams

5 Studien und Fachartikel zur Führung von virtuellen Teams

Wie können Mitarbeiter in räumlich verteilten oder zeitlich asynchron arbeitenden Teams richtig geführt werden? Dieser Frage widmen sich viele Studien und Fachartikel. Wir haben für Sie einige interessante Artikel herausgesucht:

• Digitale Teams effektiv führen - 2020
• Virtuelle Teamarbeit kann effektiv sein - 2020
• Über remotes Arbeiten, virtuelle Teams und digitale Führung - 2020
• Den Wandel gestalten: zukunftsorientiert führen. Empirische Erkenntnisse und praktische Handlungsoptionen - 2019
• Einflussfaktoren auf die Motivation virtueller Teammitglieder - 2019
• Die Tücken virtueller Teams - 2018
• Erfolgsfaktoren für die virtuelle Kommunikation und Kooperation - 2017
• Virtual Teams Survey Report 2016
• Möglichkeiten der Führung virtueller Teams. Theoretische Grundlagen, Erfolgsfaktoren und praktische Implikationen - 2016