Virtuelle Teams

Definition, Vorteile, Herausforderungen und Tipps fĂŒr die erfolgreiche FĂŒhrung von virtuellen Teams

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Die Arbeit in virtuellen Teams gehört in vielen Branchen bereits seit Jahren zum Alltag. Vor allem die Corona-Krise hat den Trend zur virtuellen Zusammenarbeit aber weiter verstĂ€rkt. Erfahren Sie in diesem Ratgeber, was virtuelle Teams sind, welche Vor- und Nachteile sie bieten und wie FĂŒhrungskrĂ€fte digitale Teams erfogreich fĂŒhren können.

1. Definition – Was ist ein virtuelles Team

1. Definition – Was ist ein virtuelles Team

Ein virtuelles Team ist eine Arbeitsgruppe, deren Mitarbeiter rĂ€umlich voneinander getrennt sind und die ĂŒber geeignete digitale Kommunikationsmittel standortunabhĂ€ngig miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Oft werden virtuelle Teams fĂŒr bestimmte, zeitlich befristete Projekte ins Leben gerufen, die eine ĂŒberregionale, internationale oder organisationsĂŒbergreifende Zusammenarbeit erfordern. Dabei können die Mitarbeiter an ganz unterschiedlichen Orten, weltweit verteilt in verschiedenen Niederlassungen oder auch im Home-Office sitzen.

Bei virtuellen Teams handelt es sich um eine Arbeitsgruppe, die

  • temporĂ€r oder dauerhaft
  • standortunabhĂ€ngig und ggf. ĂŒber verschiedene Zeitzonen hinweg
  • an gemeinsamen Zielen oder Projekten arbeitet und
  • sich ĂŒber digitale Kommunikationsmittel (Telefon, Videokonferenz ect.) austauscht

1.1 Die bekanntesten Arten virtueller Teams

  • Networked Teams

    Bei Networked Virtual Teams sind die Mitglieder im Allgemeinen rĂ€umlich verteilt und stammen nicht zwangsweise aus derselben Organisation. Oft werden Teammitglieder fĂŒr einen speziellen Arbeitsschritt hinzugezogen, um ihre Fachkenntnisse einzubringen und verlassen das Team wieder, sobald ihre Arbeit beendet ist.

  • Parallel Teams

    Parallele Teams sind aufgabenorientiert und bestehen meist aus spezialisierten FachkrĂ€ften, die oft nur ĂŒber einen sehr kurzen Zeitraum zusammenarbeiten. Auch wenn Parallel Teams den vernetzen virtuellen Teams sehr Ă€hnlich sind, unterscheiden sie sich darin, dass die FachkrĂ€fte nach dem Abschluss ihrer Arbeit das Team nicht verlassen, wodurch ein Wir-GefĂŒhl der Mitglieder entsteht.

  • Project or Product-Development Teams

    Dieser virtuelle Team-Typ legt den Fokus seiner Arbeit auf die Entwicklung neuer Produkte oder neuer Prozesse in Unternehmen und Organisationen und besteht meist ĂŒber einen lĂ€ngeren Zeitraum. Auch hier besteht wie bei den “Networked Teams” eine hohe Mitarbeiterfluktuation, denn Mitarbeiter können dem Team beitreten oder es verlassen, je nachdem wie ihre Fachkenntnisse benötigt werden.

  • Action Teams

    Virtuelle Action Teams arbeiten geografisch verteilt und ĂŒber organisatorische Grenzen hinweg und reagieren auf bestimmte Situationen oder VorfĂ€lle wie z.B. ein Unwetter.

  • Serviceteams

    Der Sinn eines Serviceteams ist, dass diese ĂŒber verschiedene Zeitzonen hinweg verteilt sind, damit ein 24 Stunden Service gewĂ€hrleistet werden kann.

  • Work oder Production Teams

    Virtuelle “Work or Production Teams” bestehen meist ĂŒber einen lĂ€ngeren Zeitraum und werden in einem bestimmten Bereich bzw. einer Abteilung eingesetzt. Die Mitglieder dieses virtuellen Teams fĂŒhren regelmĂ€ĂŸig und forlaufende TĂ€tigkeiten aus.

  • Management Teams

    Virtuelle Management Teams kommen oft bei internationalen Unternehmen, die mehrere Standorte ĂŒber die ganze Welt verteilt haben, zum Einsatz. Die Kommunikation der einzelnen Mitglieder des virtuellen Teams findet vor allem ĂŒber Kommunikationsinstrumente wie Audio – oder Videokonferenzen statt.

1.2 Beispiele fĂŒr virtuelle Teams

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Startup

Direkt nach der GrĂŒndung fehlt vielen Startups das nötige Kleingeld, um ein BĂŒro anzumieten. Als Alternative kann sich auch ein virtuelles Team bilden, dessen Mitglieder im Home-Office zusammenarbeiten und per Videokonferenz und Instant Messaging regelmĂ€ĂŸig in Kontakt bleiben.

Internationales Unternehmen

Hat ein Unternehmen mehrere Niederlassungen ĂŒber verschiedene Grenzen verteilt, stellt ein virtuelles Team eine gute Möglichkeit dar, um gemeinsam an Aufgaben und Zielen zu arbeiten und gleichzeitig Reisekosten zu sparen. Vor allem im Forschungs- und Entwicklungsbereich werden virtuelle Teams hĂ€ufig eingesetzt.

Virtuelle Teams in Zeiten von Corona

Um die Verbreitung des Virus zu verlangsamen und die Gesundheit der Angestellten zu schĂŒtzen, wurden seit dem Ausbruch der Pandemie viele Mitarbeiter ins Home-Office geschickt. Auch wir bei Placetel arbeiten bereits seit MĂ€rz komplett remote und können nach ĂŒber einem halben Jahr sagen, dass die virtuelle Zusammenarbeit sehr gut funktioniert.

2. Vor- und Nachteile virtueller Teams

2. Vor- und Nachteile virtueller Teams

Das Arbeiten in virtuellen Teams bringt sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Arbeitgeberseite viele Vorteile mit sich. Doch wie alles hat auch die virtuelle Teamarbeit zwei Seiten und deshalb sollten auch die Herausforderungen nÀher betrachtet werden. Im Folgenden haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile einmal zusammengefasst:

2.1 Vorteile virtueller Teams

  • Kosteneinsparungen

    Dank virtueller Teamarbeit lassen sich eine Menge Kosten in verschiedenen Bereichen einsparen:

    Personal: Durch die Kommunikation in virtuellen Teams lassen sich Personalkosten sparen, da nicht mehr fĂŒr jeden Standort spezialisierte FachkrĂ€fte notwendig sind und die Wissensressourcen so optimal genutzt werden können.

    BĂŒrokosten: Arbeitet ein Großteil der Belegschaft von Zuhause, wird weniger BĂŒroraumflĂ€che benötigt, sodass Mietkosten, Strom und Wasser eingespart werden können.

    Reisekosten: Dank virtueller Kommunikationstechnologien können Teams standortunabhĂ€ngig zusammenarbeiten ohne Arbeitsreisen in Kauf nehmen zu mĂŒssen.

  • Zeitersparnis

    Fallen lange Arbeitsreisen weg, kann eine Menge Zeit gespart werden, die in wichtigere Aufgaben investiert werden kann.

  • Bessere Work-Life Balance

    Flexiblere Arbeitszeiten und der Wegfall von Arbeitswegen fĂŒhren zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

  • Langfristige Mitarbeiterbindung

    Eine bessere Work-Life-Balance fĂŒhrt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, was eine langfristige Mitarbeiterbindung fördert.

  • Schnellere Kommunikation

    Eine Videokonferenz mit allen erforderlichen Teilnehmern ist im Handumdrehen eingerichtet und in jedem Fall schneller organisiert, als wenn von verschiedenen Niederlassungen Teilnehmer erst anreisen mĂŒssen. So können Kommunikationswege verkĂŒrzt und Entscheidungen schneller getroffen werden.

  • Einsatz von Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen

    Virtuelle Teams ermöglichen den Einsatz von Mitarbeitern ĂŒber Zeitzonen und Grenzen hinweg und schaffen durch den Aufbau einer globalen PrĂ€senz mehr KundennĂ€he. Bei sorgfĂ€ltiger Planung kann es so möglich sein, einen 24 Stunden Service fĂŒr Kunden anzubieten und seinen Kundenservice zu verbessern.

  • Förderung der Gesundheit

    Die Gesundheit der Mitarbeiter sollte immer an erster Stelle stellen. Leider kommen viele Mitarbeiter krank ins BĂŒro und stecken so ihre Kollegen an. In Zeiten von Corona helfen virtuelle Teams dabei, die weitere Verbreitung des Virus zu verlangsamen. Ein positiver Nebeneffekt: Mitarbeiter aus virtuellen Teams melden sich seltener krank.

  • Gesteigerte KonzentrationsfĂ€higkeit

    Ob dieser Punkt auf den Einzelnen als Vorteil erachtet wird, hĂ€ngt stark vom Umfeld ab, wo man arbeitet. Hat man kleine Kinder Zuhause, kann die Konzentration im Home-Office auch schnell darunter leiden. Positiv ist jedoch in jedem Fall, dass einen die lauten Telefonate des BĂŒronachbarn Zuhause nicht mehr ablenken können.

2.2 Herausforderungen & Nachteile virtueller Teams

  • Technische Voraussetzungen

    FĂŒr die virtuelle Kommunikation werden digitale Kommunikationstechnologien benötigt, die wiederum einige technische Voraussetzungen wie z.B. eine stabile Internetverbindung benötigen. Gibt es im Unternehmen vor Ort technische Probleme, kĂŒmmert sich der hauseigene Techniker darum, dass wieder alles lĂ€uft. Doch Zuhause sind die Mitarbeiter auf sich allein gestellt.

  • Zeitliche Unterschiede

    Internationale Unternehmen haben hĂ€ufig mit großen Zeitverschiebungen in den einzelnen Niederlassungen zu kĂ€mpfen, sodass es sehr schwer werden kann, ein virtuelles Meeting anzusetzen, an dem alle teilnehmen können.

  • Mangelnde Identifikation mit dem Team

    Der persönliche Face-to-Face Kontakt ist wichtig, um Vertrauen und Beziehungen zu Kollegen aufzubauen. Entfallen persönliche Meetings, dauert der Teambildungsprozess deutlich lÀnger.

  • Soziale Isolation

    Die Arbeit in einem virtuellen Team bedeutet in der Regel die Abwesenheit von physischer PrÀsenz, womit aber nicht jeder Mitarbeiter gleich gut zurechtkommt. Einige brauchen die Anwesenheit und den persönlichen Austausch mehr als andere, um Zuhause nicht zu vereinsamen.

  • Kulturelle Unterschiede

    Laut dem Virtual Teams Survey Report stellen kulturelle Herausforderungen mit 68% die grĂ¶ĂŸte HĂŒrde fĂŒr die Zusammenarbeit in virtuellen Teams dar. Unterschiede in Bezug auf Entscheidungsprozesse oder ĂŒber das Einbringen in Meetings können die ProduktivitĂ€t eines virtuellen Teams behindern. Zudem können auch Sprachbarrieren fĂŒr MissverstĂ€ndnisse sorgen.

  • Gewisser Kontrollverlust

    Die Arbeit in virtuellen Teams verlangt von FĂŒhrungskrĂ€ften, eine gewisse Kontrolle abzugeben und darauf zu vertrauen, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben sorgfĂ€ltig erledigen. Die effektiv geleisteten Arbeitsstunden werden dabei mehr und mehr in den Hintergrund gerĂŒckt. Was wirklich zĂ€hlt ist das Ergebnis.

73% der Teilnehmer sehen mehr Vorteile als Nachteile in der virtuellen Teamarbeit. (Virtual Teams Survey Report)

Vor-und Nachteile in der Übersicht

Vorteile

  • Kosten- & Zeitersparnis
  • Bessere Work-Life-Balance
  • Schnellere Kommunikation
  • Mitarbeitereinsatz in versch. Zeitzonen
  • Förderung der Gesundheit
  • Gesteigerte KonzentrationsfĂ€higkeit

Nachteile

  • Technische Probleme
  • Zeitliche Unterschiede
  • Mangelnde Identifikation mit dem Team
  • Soziale Isolation
  • Kulturelle Unterschiede
  • Gewisser Kontrollverlust
3. Tools fĂŒr virtuelle Teams

3. Tools fĂŒr virtuelle Teams

Placetel mit Webex

Tools fĂŒr die virtuelle Zusammenarbeit gibt es schier endlos und fĂŒr verschiedene Bereiche: Seien es Tools fĂŒr die virtuelle Kommunikation, Projektmanagement-Tools oder Cloud-Speicher. Im Folgenden haben wir Ihnen eine kurze Auflistung verschiedener Tools zusammengestellt.

  • Microsoft 365 
  • GSuite
  • Placetel
  • Trello
  • Miro
  • Slack

Mehr Informationen zu den einzelnen Funktionen sowie eine ausfĂŒhrliche Liste verschiedener Anwendungen erhalten Sie in unserem Ratgeber Collaboration-Tools.

4. FĂŒhrung von virtuellen Teams

4. FĂŒhrung von virtuellen Teams

Dank der zunehmenden Vernetzung der Arbeitswelt und der fortschreitenden Informations- und Kommunikationstechnologie ist es zumindest auf technischer Seite heute kein Problem mehr, in virtuellen Teams ĂŒber Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten. In vielen Branchen ist das auch bereits zur NormalitĂ€t geworden. Dezentrale Teams zu fĂŒhren, fordert jedoch vor allem FĂŒhrungskrĂ€ften einiges ab. Dabei kommt es nicht selten vor, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit nicht so lĂ€uft, wie eigentlich geplant. Doch wie gelingt das FĂŒhren von virtuellen Teams und welche Gesichtspunkte sollten unbedingt berĂŒcksichtigt werden?

So lassen sich virtuelle Teams erfolgreich fĂŒhren

1. Achten Sie auf die Zusammenstellung des virtuellen Teams

Sie als Chef entscheiden nicht alleine ĂŒber Erfolg oder Misserfolg der geleisteten Arbeit. Im Mittelpunkt stehen selbstverstĂ€ndlich Ihre Angestellten. Ein Team funktioniert nur dann, wenn auch die Kollegen miteinander harmonieren. Achten Sie darauf, teamfĂ€hige Mitarbeiter auszusuchen, denn EinzelgĂ€nger werden die virtuelle Teamarbeit vermutlich nur behindern. Hinzu kommt, dass nicht jeder fĂŒr die Zusammenarbeit in virtuellen Teams geeignet ist. Eine hohe digitale AffinitĂ€t ist ebenso wichtig wie damit klarzukommen, dass man seine Kollegen so gut wie nie persönlich sieht. Vielen Remote Angestellten macht die Einsamkeit zu schaffen und es fĂ€llt ihnen schwer, Beruf und Privatleben zu trennen.

2. Stellen Sie sicher, dass die Technik einwandfrei funktioniert

Leichter gesagt als getan, wenn jeder Mitarbeiter von Zuhause arbeitet. Um eine gute Internetverbindung muss sich letztendlich jeder selbst kĂŒmmern, damit Videokonferenzen ect. ohne Störungen ablaufen. Doch zumindest die Weichen können Sie mit entsprechenden Programmen fĂŒr eine gute virtuelle Zusammenarbeit legen. Achten Sie auf einen freien Informationsfluss. Mitarbeiter sollten von Zuhause auf alle Informationen zugreifen können. Verwenden Sie dafĂŒr z.B. den Google Workspace (ehemals G Suite) oder Microsoft 365, damit Mitarbeiter gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können.

3. Definieren Sie klare Ziele, Erwartungen und Regeln

Die FĂŒhrung eines virtuellen Teams erfordert klare Ziele und Regeln. Die Kommunikation darf ruhig etwas expliziter und detailreicher sein, um klare Verantwortlichkeiten zu regeln und um MissverstĂ€ndnisse zu vermeiden. Sorgen Sie dafĂŒr, dass die einzelnen Team-Mitglieder wissen, wie sie einander erreichen können und an wen sie ihre Ergebnisse schicken. RegelmĂ€ĂŸige Meetings z.B. tĂ€glich oder einmal wöchentlich, können dabei helfen, die Arbeit zu strukturieren und alle auf den neuesten Stand zu bringen, wie weit das Projekt vorangeschritten ist. Zudem kann man sich darĂŒber austauschen, welche Hindernisse es gibt und wie andere dabei helfen können, diese aus dem Weg zu schaffen, um Deadlines einzuhalten.

4. FĂŒhren Sie regelmĂ€ĂŸiges Feedback ein

Achten Sie auf eine ausgewogene Feedback-Kultur. Loben Sie Ihre Mitarbeiter und zeigen Sie Ihre Anerkennung. Falls nötig, sollten Sie aber auch dezent Kritik Ă€ußern, denn nur so können die Mitarbeiter ihre Aufgaben und Fehler reflektieren und diese beim nĂ€chsten Mal besser machen bzw. die Fehler vermeiden. Vor allem in virtuellen Teams ist regelmĂ€ĂŸiges Feedback wichtig, denn bei der Kommunikation per E-Mail oder Chat fehlt es an Mimik und Gestik, wodurch es schnell zu MissverstĂ€ndnissen kommen kann. Videokonferenzen sind hier besser geeignet.

5. Zeigen Sie PrĂ€senz & lassen Sie Raum fĂŒr informelle GesprĂ€che

RĂ€umliche Distanzen machen es schwer, ein “Wir-GefĂŒhl” zu entwickeln, denn der alltĂ€gliche Flurfunk, den man normalerweise im BĂŒro hĂ€tte, fĂ€llt bei virtuellen Teams komplett weg. FĂŒhrungskrĂ€fte können hier aber unterstĂŒtzen, indem z.B. in regelmĂ€ĂŸigen Meetings auch Raum fĂŒr den informellen Austausch gelassen wird und Mitarbeiter dazu ermutigt werden, sich auch ĂŒber andere Dinge als die Arbeit zu unterhalten. Falls möglich sollten zudem auch physische Treffen eingeplant werden, denn der persönliche Face-to-Face Kontakt sollte nicht unterschĂ€tzt werden. Ein gemeinsamer Betriebsausflug oder eine Weihnachtsfeier können den Smalltalk anregen und das Wir-GefĂŒhl stĂ€rken.

6. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Generell ist es wichtig, Ihren Mitarbeitern viel Vertrauen entgegenzubringen und sie nicht kontrollieren zu wollen. Um die Mitarbeiter mehr einzubinden und ihnen Ihre WertschÀtzung entgegenzubringen, kann es z.B. sinnvoll sein, sie auch in Entscheidungsprozesse einzubeziehen.

5 Studien und Fachartikel zur FĂŒhrung von virtuellen Teams

5 Studien und Fachartikel zur FĂŒhrung von virtuellen Teams

Wie können Mitarbeiter in rĂ€umlich verteilten oder zeitlich asynchron arbeitenden Teams richtig gefĂŒhrt werden? Dieser Frage widmen sich viele Studien und Fachartikel. Wir haben fĂŒr Sie einige interessante Artikel herausgesucht:

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