Die Digitalisierung hat die heutige Arbeitswelt bereits maßgeblich verändert. Standortübergreifende Zusammenarbeit, flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office prägen den modernen Arbeitsalltag. Videokonferenzen verbinden Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Orten arbeiten und machen Meetings immer und überall möglich. Im nachfolgenden Ratgeber erfahren Sie alles Wissenswerte über Videokonferenzen, deren Vorteile und unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten. Zudem erhalten Sie einen Vergleich der gängigsten Lösungen und Anbieter auf dem Markt.

1. Was ist eine Videokonferenz?

1. Was ist eine Videokonferenz?

1.1 Definition

Eine Videokonferenz ist eine Besprechung zwischen zwei oder mehr Personen an verschiedenen Standorten, die mit Hilfe von Medien- bzw. Telekommunikationstechnologie übertragen wird. Es findet ein synchroner Austausch von Ton- und Bildsignalen statt, sodass die teilnehmenden Parteien standortübergreifend und in Echtzeit kommunizieren können. Videokonferenzen können entweder mit Software, Desktop-Systemen oder in speziell dafür eingerichteten Räumen durchgeführt werden, aber auch unkompliziert mithilfe von Mobile-Apps.

FĂĽr eine funktionierende Videokonferenz-Ăśbertragung mĂĽssen pro Standort folgende Hardware-Komponenten vorhanden sein:

  • Eingabegeräte: Kamera (Videokamera oder Webcam), Mikrofon oder Headset
  • Ausgabegräte: Display, Lautsprecher, Headset oder Kopfhörer

Darüber hinaus wird eine Videokonferenz-Software oder ein spezielles Videokonferenzsystem benötigt, welches die Audio- und Bildsignale erfasst, verarbeitet, codiert und entsprechend an andere Teilnehmer übermittelt.

Hardware fĂĽr eine Videokonferenz

1.2 Wie findet die Ăśbertragung einer Videokonferenz statt?

Die Ăśbertragung der audiovisuellen Daten einer Videokonferenz findet in der Regel ĂĽber ein digitales Kommunikationsnetzwerk statt, zumeist ĂĽber eine Breitbandinternetverbindung.

Videokonferenz vs. Webkonferenz

Von Webkonferenz (auch Webmeeting, Online Meeting oder virtuelles Meeting genannt) wird immer dann gesprochen, wenn die Datenübertragung vollständig über das Internet erfolgt. Als Webkonferenz wird folglich ein virtuelles Treffen über das Internet zwischen zwei oder mehr Teilnehmern, die sich an räumlich getrennten Orten befinden, bezeichnet. Bei einer Webkonferenz ist es allerdings nicht zwingend erforderlich, dass immer ein Live-Bild übertragen wird. Häufig werden mittels Screen-Sharing nur Bildschirminhalte (z.B. eine Präsentation oder ein Dokument) und die Audiosignale der teilnehmenden Personen übertragen.

Bei einer Webkonferenz steht zudem das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten im Vordergrund, während bei einer Videokonferenz vor allem die Übertragung des Live-Bildes vom Konferenzraum bzw. der einzelnen Teilnehmer entscheidend ist.

Da professionelle Unified Communications Applications bzw. Collaboration-Tools wie Cisco Webex solche Funktionen bereits häufig beinhalten, verschwimmen die Begriffe Videokonferenz und Webkonferenz an dieser Stelle und werden deshalb oft synonym verwendet.

Videokonferenz vs. Bildtelefonie

Nehmen lediglich zwei Personen an einer Videokonferenz teil, kann auch von Bildtelefonie gesprochen werden. Als Bildtelefon wird ein Telefon bezeichnet, welches über einen zusätzlich integrierten Videobildschirm verfügt. In diesem Zusammenhang ist auch der Begriff Videotelefonie zutreffend. Die Übertragung findet in der Regel über digitale IP-Netze statt. Mit einem Bildtelefon kann von einem einzelnen Arbeitsplatz aus ein Videotelefonat geführt werden.

Videokonferenz mit Cisco Telefon

Im Zeitalter moderner Smartphones werden häufig Mobiltelefone als Endgeräte für die Bildtelefonie verwendet. Ein typisches Beispiel hierfür ist der Videoanruf per Skype oder WhatsApp.

1.3 Point-to-Point- vs. Multipoint-Videokonferenzen

Klassische Videokonferenzen können auf zwei unterschiedliche Arten realisiert werden:

  • Point-to-Point-Konferenz
  • Multipoint-Konferenz

Bei Point-to-Point-Meetings sind maximal zwei Teilnehmer bzw. Standorte miteinander verbunden. Bei einer Multipoint-Konferenz drei oder mehr.

Point-to-Point-Konferenzen spiegeln das einfachste Szenario einer Videokonferenz wider. Häufig finden diese klassisch Face-to-Face oder mit einer eher geringen Anzahl von Teilnehmern statt. Die benötigten Hardware-Komponenten (Kamera, Mikrofon, Lautsprecher) sind dabei häufig in herkömmlichen Desktop-PCs oder Laptops integriert.

Bei Multipoint-Konferenzen hingegen kommt immer eine sogenannte Multipoint Control Unit (MCU) zum Einsatz. Die MCU stellt die zentrale Sternverteilerinstanz dar. Das bedeutet, dass die digitalen Audio-, Video- und Inhaltsinformationssignale aller Teilnehmer von einer zentralen Software entgegengenommen und verarbeitet werden. Anschließend werden diese Daten gebündelt und an die jeweiligen Konferenzteilnehmer in Form von Audiosignalen und Videobildern weitergegeben – in Echtzeit.

Abhängig vom jeweiligen Kommunikationsnetz, dem Übertragungsprotokoll und dem verwendetem Videokonferenz-Tool kann die MCU entweder software- oder hardwarebasiert sein.

2. Vorteile

2. Vorteile einer Videokonferenz

In Anbetracht einer fortschreitenden Globalisierung hat sich die Kommunikation zwischen Unternehmen, Kunden und Geschäftspartnern stark verändert. Internationale Kundenpflege und -akquise sowie global verflochtene Geschäftsprozesse erfordern weltweite Vernetzung und standortunabhängige Kommunikation.

Videokonferenzen sind deshalb für viele Unternehmen unverzichtbar geworden und bringen eine Reihe nützlicher Vorteile für die tägliche interne und externe Kommunikation.

Kosten sparen

Aufwendige Dienstreisen beherrschen noch immer häufig den Arbeitsalltag von Mitarbeitern in Unternehmen. Und Dienstreisen kosten Geld. Das betrifft neben den Fahrt- bzw. Flugkosten auch die Kosten für Übernachtungen oder Transferleistungen. Geschäftsreisen sind jedoch nicht nur teuer, sondern kosten Mitarbeiter zudem eine Menge Zeit.

Videokonferenzen bieten hierfür eine praktische Alternative. Besprechungen und Geschäftstermine müssen nicht mehr zwingend vor Ort abgehalten werden, sondern werden einfach in den virtuellen Raum transferiert.

Wie viel Geld und Zeit sich durch den Einsatz von Videokonferenzen sparen lässt, hängt allerdings immer vom jeweiligen Unternehmen selbst ab. In der Regel amortisieren sich Videokonferenzsysteme aber schon nach verhältnismäßig kurzer Zeit.

Persönlicher Austausch durch Gestik und Mimik

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Dieses gängige Sprichwort trifft auch auf Geschäftsunterhaltungen zu. Während über Telefonate oder Telefonkonferenzen lediglich das gesprochene Wort übermittelt und damit Spielraum für Interpretationen bleibt, sind Videokonferenzen recht eindeutig.

Dank großformatiger und hochauflösender Bildschirme werden Gestik und Mimik unverkennbar und ermöglichen einen direkten sowie persönlichen Austausch. Wer sich gegenseitig sieht, kann in der Regel auch besser beurteilen, ob der Gesprächspartner alles verstanden hat oder der gleichen Meinung ist – eine authentische Kommunikation wird auf diese Weise erst möglich.

Hochentwickelte Videokonferenzsysteme wie Telepresence treiben diesen Ansatz auf die Spitze und simulieren dabei eine täuschend echte Gesprächsatmosphäre, als ob sich tatsächlich alle Personen im selben Raum befänden.

Standortunabhängige Zusammenarbeit – international & global

Wo Unternehmen global tätig sind, ist es notwendig, dass Führungskräfte und Mitarbeiter mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern auf der ganzen Welt in Kontakt treten können.

Da Digitalisierung keine geografischen Grenzen kennt, ermöglicht diese in Form von Video- und Webkonferenzen eine standortübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit, bei der man sich nicht nur hört, sondern auch sieht. Führungskräfte und Gesprächspartner müssen ihren Standort nicht mehr verlassen, sondern können sich schnell und effizient über das Web austauschen.

Zudem sind Online-Meetings jederzeit flexibel möglich und müssen nicht erst aufwendig geplant werden. Eine kurze Kontaktaufnahme genügt und schon kann man sich gemeinsam im virtuellen Konferenzraum treffen.

Um an einer Konferenz teilnehmen zu können, muss man nicht zwingend im Büro vor dem eigenen Computer sitzen. Mitarbeiter können auch jederzeit per Smartphone oder Tablet einem virtuellen Treffen beitreten – optimal für Home-Office oder bei notwendigen Geschäftsreisen.

Mittels Videokonferenzen können sogar solche Gesprächspartner eingebunden werden, die aus Termin- oder Kostengründen andernfalls nicht zur Verfügung stehen würden.

Effektivere Kommunikation als Chat oder E-Mail

Videokonferenz-Lösungen schonen nicht nur Ressourcen, sondern fördern auch effizientere Abläufe und schnellere Entscheidungsprozesse. Kurzfristige Anpassungen bei Geschäftsprozessen oder Änderungen bei Produktionsabläufen können unmittelbar und direkt mit den zuständigen Personen diskutiert werden, da solche Meetings binnen weniger Minuten einberufen werden können. Umständliche Telefonate, mühsame Text-Chats oder kilometerlange E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.

DarĂĽber hinaus lassen sich durch die Kombination von Video- und Webkonferenz auch Dokumente austauschen oder gemeinsam bearbeiten.

Schonung der Umwelt

Videokonferenzen schonen nachhaltig die Umwelt, indem Klimabelastungen durch unnötige Flugreisen verringert werden. Die Reduzierung von langen Flügen und Autofahrten zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern trägt positiv zur Ökobilanz von Unternehmen und jedes einzelnen bei und hilft dabei, nachhaltig schädliches CO2 einzusparen.

Selbst das Umweltbundesamt empfiehlt auf seiner Website die Kompensation von Dienstreisen durch Videokonferenzen.

Nachfolgend die Vorteile von Videokonferenzen noch einmal im Ăśberblick:
  • Reduzierung von Reisekosten
  • Höhere Zeitersparnis
  • OrtsĂĽbergreifende Zusammenarbeit
  • Persönlicher Kontakt
  • Optimierung der Klimabilanz
  • Erhöhung der Produktivität und Effizienzsteigerung
  • Flexible Teilnahme an Meetings
  • Geräteunabhängige Kommunikation
  • Schnellere Entscheidungsprozesse
  • Aufzeichnungen fĂĽr Nicht-Teilnehmer
3. Anwendungsbereiche

3. Anwendungsbereiche von Videokonferenzen

Für Videozusammenschaltungen gibt es vielfältige Verwendungsmöglichkeiten. Grundsätzlich eignen sich virtuelle Meetings immer dann, wenn Gesprächspartner von unterschiedlichen Standorten aus audiovisuell miteinander verbunden werden sollen.

Regelm. Teammeetings, Freigaberunden für Budgets, Roadmaps od. Vertriebspläne

Regelmäßig stattfindende Meetings gehören zur Agenda vieler Unternehmen. Ganz egal, ob es sich dabei um den wöchentlichen Jour Fixe, Freigaberunden für Budgets oder andere Projekttermine handelt. Je globaler Unternehmen agieren, desto höher sind auch die Anforderungen an moderne Kommunikationsformen.

Beispiel: Ein Hoch- und Tiefbauunternehmen hat seinen Sitz in Deutschland, führt jedoch Tunnelbauarbeiten in Norwegen durch. Einmal wöchentlich findet deshalb eine Videokonferenz-Schaltung zwischen Norwegen und der Zentrale in Deutschland statt. Bei diesem Termin besprechen Bauleitung, Projektleitung und Geschäftsführung Themen wie Baufortschritt, Lieferengpässe oder Materialaufwand. Bei Bedarf können auch der Auftraggeber oder externe Zulieferer zugeschaltet werden.

Abstimmungen von EntwĂĽrfen im Bereich Werbung, Architektur oder Design

Architekturbüros, Werbe- oder Webdesignagenturen arbeiten nicht nur lokal bzw. regional, sondern häufig auch grenzüberschreitend. Ein Architekt aus München plant ein Gebäude in Tokio, während die Werbeagentur aus Berlin einen internationalen Kunden aus den USA betreut.

Speziell in diesen Branchen besteht ein enorm hoher Kommunikationsbedarf. Ständig müssen Entwürfe besprochen und angepasst, Designs und Kampagnen diskutiert oder Budgets verhandelt werden. Regelmäßige Dienstreisen sind dann nicht immer möglich, weil es zu teuer und zeitintensiv ist.

Hier kommen Videokonferenzen ins Spiel. Denn virtuelle Meetings beherrschen heutzutage viel mehr, als die bloße Übertragung von Bewegtbild und Sprache. Moderne Collaboration-Tools bieten erweiterte und bereits in das System integrierte Kommunikationswerkzeuge wie Screen-& File-Sharing, Whiteboards oder Live-Chat. Auf diese Weise kann eine Vielzahl von persönlichen Treffen durch interaktive Meetings ersetzt werden, um Pläne oder Entwürfe zu besprechen bzw. gemeinsam daran zu arbeiten.

Produktschulungen und Trainings fĂĽr Mitarbeiter im Support und Vertrieb

Erklärungsbedürftige Produkte liefern in der Regel immer ein Handbuch mit. Falls dieses nicht ausreichend ist, werden zusätzlich Schulungen angeboten. Diese können entweder in Präsenzform oder in Form einer Videokonferenz bzw. Online-Schulung abgehalten werden. Der Vorteil bei Online-Schulungen (häufig auch als Webinar bezeichnet) ist, dass diese flexibel und standortunabhängig durchgeführt werden können.

Beispiel: Ein Unternehmen aus der Automobil-Branche hat ein neues Produkt entwickelt und möchte seine Mitarbeiter aus dem Vertrieb darin schulen. Zu diesem Zweck organisiert das Unternehmen eine virtuelle Produktschulung, bei der Vertriebler von verschiedenen Standorten aus gleichzeitig teilnehmen können. Zusätzlich wird die Schulung aufgezeichnet, sodass die Teilnehmer wiederholt darauf zugreifen können.

Weitere Einsatzmöglichkeiten von Videokonferenzen:
  • Briefing von Mitarbeitern
  • Live-Veranstaltungen und Events
  • Konferenzen und Vorlesungen
  • Bewerbungsgespräche
  • Virtuelle Sprechstunden
4. Funktionsweise

4. Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Ein virtuelles Meeting kann immer und überall stattfinden, die entsprechende Software bzw. Infrastruktur vorausgesetzt. Moderne Videokonferenzsysteme erfüllen in der Regel sämtliche Rahmenbedingungen für Team-Meetings, umfangreiche Live-Konferenzen bis hin zur simplen Einwahl via Smartphone.

Wie die Teilnahme an einer Videokonferenz funktioniert, erklärt der folgende kurze How-To-Guide (kann je nach Anbieter variieren):

1. Anbieter auswählen
Wer eine Videokonferenz durchführen will, muss zunächst einen passenden Anbieter aussuchen. Welche Auswahlkriterien dabei entscheidend sind, haben wir unter Punkt 5 ausführlich für Sie zusammengefasst.

2. Einladungslink an andere Teilnehmer verschicken
Benutzerfreundliche Videokonferenz-Lösungen überzeugen durch eine unkomplizierte Teilnahme. In vielen Fällen ist nicht mal eine Registrierung oder Download einer Software notwendig. Mit der Einladung zur Videokonferenz erhalten die Teilnehmer ihre individuellen Zugangsdaten. Abhängig vom verwendeten System kann es sich dabei um eine Einwahl-Telefonnummer, einen Zugangscode oder einen Einladungslink handeln.

3. Teilnehmer treten Konferenz bei
Vor Beginn des Meetings müssen die Teilnehmer dem virtuellen Konferenzraum noch beitreten, indem sie die Einwahlnummer wählen, den Konferenz-Code verwenden oder auf den Einladungslink/Button klicken.

4. Mikrofon und Webcam aktivieren
Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, an der Konferenz im Audiomodus teilzunehmen oder im kombinierten Audio- und Videomodus. Dazu müssen Mikrofon und Webcam aktiviert sein.

5. Starten der Konferenz
AbschlieĂźend muss die Videokonferenz gestartet werden. Meistens ist dazu lediglich ein Klick auf den Namen der Konferenz bzw. Unterhaltung notwendig.

Alternativ: Ist man bereits im Videokonferenz-Tool eingeloggt und der gewünschte Gesprächspartner ebenfalls, ist es ausreichend, diesen über das Adressbuch zu suchen und anzurufen – alles mit nur wenigen Mausklicks. Nachdem die Konferenz begonnen hat, können bei Bedarf auch weitere Teilnehmer hinzugefügt werden.

5. Kriterien & AnsprĂĽche fĂĽr die Anbieterauswahl

5. Kriterien fĂĽr die Anbieterauswahl

Videokonferenzen können über verschiedenste Systeme realisiert werden. Neben umfassenden Raumsystemen, portablen Kompaktsystemen und flexiblen Desktopsystemen können auch rein softwarebasierte Anwendungen klassifiziert werden. All diese Systeme unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich ihrer präferierten Anwendungsgebiete und des Leistungsspektrums, sondern auch im Preis, der Qualität der Übertragung sowie der Anzahl an Teilnehmern.

Während Desktopsysteme oder Software-Lösungen vor allem für eine Eins-zu-eins-Kommunikation ausgelegt sind, richten sich Kompaktsysteme oder kleinere Raumsysteme bereits an etwas größere Teams (z.B. 1+3: Einzelperson und Team oder 2+3: Team und Team). High-End-Raumsysteme wiederum erfüllen sämtliche Anforderungen für eine interaktive Videokommunikation und bieten selbst in größeren Konferenzräumen eine optimale Raumabdeckung. Solche Systeme sind je nach Anbieter für 5-10 Teilnehmer pro Standort ausgelegt. Es gibt allerdings auch hochentwickelte Telepresence-Umgebungen, die studioartig konzipiert sind und dank spezieller Tischformationen sogar bis zu 21 Teilnehmern Platz bieten.

Bei softwarebasierten Lösungen können je nach Anbieter theoretisch bis zu 1.000 Personen an einer Konferenz teilnehmen.

Welche Videokonferenz-Lösung tatsächlich passt und welche weiteren Auswahlkriterien es noch gibt, erfahren Sie im Folgenden:

5.1 Preise und Preismodelle

Die Auswahl eines Videokonferenz-Anbieters sollte immer mit den spezifischen Zielsetzungen eines Nutzers bzw. Unternehmens abgestimmt werden. Während einige Lösungen vornehmlich für Privatanwender oder kleinere Teilnehmerzahlen konzipiert sind, richten sich andere Anbieter an große Gruppen bzw. Großunternehmen.

Je nach Anbieter können deshalb unterschiedliche Preise, Tarife und Abonnement-Modelle unterschieden werden, von denen meistens auch die Zahl der maximal zugelassenen Teilnehmer abhängt. Wo kleinere Anbieter ein Limit von 20-30 simultanen Teilnehmern haben, unterstützen andere Systeme Videokonferenzen mit einigen hundert Personen. Teilnehmerlimit und Preis stehen somit in direktem Zusammenhang. Dies gilt es bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters dementsprechend zu beachten.

Während der Preis einerseits von der Anzahl der möglichen Teilnehmer abhängig ist, spielen andererseits auch Hardware-Komponenten und Ausstattung eine Rolle. Während softwarebasierte Videokonferenz-Tools verhältnismäßig günstig und nach Lizenzen abgerechnet werden, sind gerätebasierte Lösungen oder ganze Raumsysteme um ein Vielfaches teurer.

5.2 Häufigkeit der Nutzung

Es stellt sich nicht nur die Frage, wozu Videokonferenzen genutzt werden sollen, sondern auch wie häufig. Im Rahmen der Anschaffung eines Videokonferenz-Tools sollte sich ein Unternehmen deshalb überlegen, welche Ressourcen bzw. Tätigkeiten durch Videokonferenztechnologie optimiert oder gar ersetzt werden sollen.

Sollen virtuelle Konferenzen nur gelegentlich durchgeführt werden oder möchte man auch andere Arbeitsprozesse wie Telefonkonferenzen, E-Mail-Verkehr, Bewerbungsgespräche, Präsentationen oder interne Schulungen digital abbilden?

Je nachdem, wie die Antwort darauf ausfällt, sollte bei der Anbieterauswahl darauf geachtet werden, dass das jeweilige Tool den gewünschten Anforderungen entspricht.

5.3 Qualitätsanspruch von Video & Audio

Es gibt nichts Schlimmeres als eine Videokonferenz, die von Bildausfällen oder Sprachstörungen begleitet wird. Deshalb sollten im Vorfeld jene technischen Voraussetzungen definiert werden, welche eine Konferenz-Lösung in jedem Fall erfüllen muss. Hierzu zählen die Zahl der Endpunkte, an denen Videokonferenzen durchgeführt werden, die Anzahl der simultanen Sitzungen oder die Qualität der Übertragung.

Dabei hängt die benötigte Bandbreite von der Auflösung und der verwendeten Framerate ab. Ist die Bandbreite für ein bestimmtes Videokonferenzsystem nicht ausreichend, nehmen die Teilnehmer ein Ruckeln, eine zeitversetzte Übertragung des Bildes bzw. eine Bild-Ton-Schere wahr. Neben der Auflösung ist zudem die Anzahl der verwendenden Monitore ausschlaggebend für die benötigte Bandbreite.

Die Qualität der Audio- und Videoübertragung hängt nicht nur von der Bandbreite ab, sondern auch vom jeweiligen Videokonferenzsystem selbst. Die eingesetzten Hardware-Komponenten wie Kameras, Mikrofone und Lautsprecher entscheiden über Bild- und Klangqualität bzw. darüber, wie zuverlässig lästige Umgebungsgeräusche gefiltert werden.

5.4 Einfachheit der Nutzung & Bedienung

Während Videokonferenzen bei einigen Anbietern bequem aus dem Browser heraus gestartet werden können, muss bei anderen Herstellern zunächst eine Software installiert werden. Dies gilt es bei der Auswahl zu beachten.

Darüber hinaus ist nicht jede Bedienoberfläche gleichermaßen selbsterklärend oder übersichtlich aufgebaut. Diesbezüglich ist es ratsam, einen oder mehrere Anbieter zunächst nur zu testen und sich auf diese Weise einen ersten Eindruck zu verschaffen. Auch bei den verfügbaren Sprachen gibt es häufig Beschränkungen.

5.5 Anmeldungs- bzw. Registrierungsprozess

Da der Anmeldungs- bzw. Registrierungsprozess bei den unterschiedlichen Videokonferenz-Tools variieren kann, sollten potenzielle Interessenten auch diesem Aspekt genĂĽgend Aufmerksamkeit schenken.

Während einige Anbieter einfache Prozesse bereitstellen, benötigt man für andere Tools bereits existierende Konten. So benötigen Firmenkunden für Google Hangouts ein bestehendes G Suite-Konto, Skype for Business-Kunden wiederum einen Office 365-Zugang,

5.6 Nutzung fĂĽr interne Kommunikation

Moderne Videokonferenz-Lösungen bieten je nach Anbieter umfassende Zusatzfunktionen, die einen Mehrwert für die interne Kommunikation bringen können.

Dazu gehören Funktionen wie Chat, Dateiübertragung, Co-Browsing, Remote Desktop oder die Bildschirmübertragung.

Wer als Nutzer oder Unternehmen derartige Funktionen verwenden möchte, muss darauf achten, dass diese bereits integriert sind oder sich mit bestehenden Anwendungen kombinieren lassen (Stichwort Interoperabilität).

5.7 App- & Mobilnutzung

Ohne Smartphone geht heutzutage fast gar nichts mehr. Mitarbeiter sind mobiler denn je zuvor und kommunizieren daher häufig mit dem Firmenhandy. Flexible Arbeitszeitmodelle erfordern ebenso agile Kommunikationsformen. Unternehmen, in denen mobile Kommunikation großgeschrieben wird, sollten deshalb darauf achten, dass das präferierte Videokonferenz-Tool auch eine geräteunabhängige Nutzung ermöglicht.

Die meisten Anbieter unterstützen diese Entwicklung und bieten hierfür eigene mobile Apps an. Bei der Auswahl sollte dennoch darauf geachtet werden, dass die Einwahl in eine Videokonferenz auch per Telefon möglich ist, denn nicht immer steht eine passende Internetverbindung zur Verfügung.

6. Videokonferenz-Anbieter

6. Videokonferenz Tools & Anbieter

Es gibt eine Vielzahl an unterschiedlichen Anbietern von Tools für die Einrichtung von Videokonferenzen. Neben bekannten Herstellern wie Cisco oder Skype haben sich in den letzten Jahren auch eine Reihe von weniger bekannten Anbietern am Markt etabliert. Dabei kann zwischen kostenlos verfügbaren Lösungen, kommerziellen Providern, On-Premise-Applikationen sowie webbasierten Tools unterschieden werden.

Auch einige der gängigsten Instant-Messenger bieten neben einer Chat-Funktion häufig auch die Möglichkeit zur Kommunikation via Audio und Video. Wir stellen die beliebtesten und bekanntesten Videokonferenz-Lösungen 2019 vor.

Die Markenanbieter

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Anbieter für Videokonferenzen im Einzelnen vor. Für eine bessere Übersicht können Sie aber auch direkt zu unserem Direktvergleich wechseln. Hier haben wir Ihnen die wichtigsten Lösungen in einer Tabelle gegenübergestellt.

1. Cisco Webex Meetings (ab 12,85 â‚¬ pro Monat, 30-tägige kostenlose Testversion)

Cisco Webex ist der Klassiker unter den am häufigsten genutzten Videokonferenz-Lösungen auf dem Markt und je nach Abo-Modell für unterschiedlich große Teams ausgelegt. Neben Webex Meetings bietet Cisco mit Webex Teams und Webex Calling auch passende Lösungen im Bereich Collaboration und Telefonie. Webex Geräte bieten darüber hinaus ein umfangreiches Produktportfolio auf dem Gebiet der Videokonferenzsysteme (Raumsysteme, Einzelplatzgeräte) und weiterer Hardware (z.B. Webex Board).

Zur Cisco Webex-Website

  • Preis: Unterschiedliche Preispakete fĂĽr kleine, mittlere und groĂźe Teams (Starter, Plus und Business); flexible Subscription-Pläne fĂĽr GroĂźunternehmen (Enterprise)
  • Teilnehmer: 50 bis 1.000 (abhängig vom Preisplan)
  • Bedienung: Intuitive Oberfläche, einfache Registrierung
  • Bild- und Audioqualität: Sehr gut (HD-Audio und HD-Video)
  • Nutzung: Windows und Mac, Android und iOS
  • Funktionsumfang: Online-Meetings und Videokonferenzen, Bildschirm- und Anwendungsfreigabe, Whiteboarding, Aufzeichnungsfunktion, integrierte Telefonkonferenz, Instant Messaging, Kalenderintegrationen, Streaming von Meetings ĂĽber Facebook Live
2. Placetel UC-One (8,90 â‚¬ pro Monat, 30-tägige kostenlose Testversion)
HD-Videokonferenz mit Placetel

Placetel ist seit 2018 Teil von Cisco und bietet neben den klassischen Telefonanlagen-Funktionen zusätzlich umfassende Unified Communications- und Collaboration-Features, gebündelt in einer einzigen Anwendung. Videokonferenzen sind beim Produkt Placetel UC-One mit bis zu 30 Teilnehmern möglich. Andere nützliche Funktionen sind z.B. Screen-& Filesharing, Chat und Integrationen verschiedener CRM-Systeme. Sämtliche Funktionen, darunter auch die Bildschirmübertragung, lassen sich auf den verschiedensten IP-Endgeräten wie z.B. dem Smartphone (Android- und iOS Geräte), Tablet oder Laptop in vollem Umfang nutzen.

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  • Preis: 8,90€ pro Monat
  • Teilnehmer: 30
  • Bedienung: Intuitive Oberfläche, alles in einer Anwendung
  • Bild- und Audioqualität: Sehr gut (Videokonferenzen in HD)
  • Nutzung: Windows und Mac, Android und iOS
  • Funktionsumfang: Mehr als 150 Business-Telefonie Features, Online-Meetings und Videokonferenzen, Screen- & Filesharing, Instant Messaging, persönlicher immer verfĂĽgbarer Meetingraum, Integrationen einer Vielzahl fĂĽhrender CRM-Systeme
3. Skype & Skype for Business (kostenlos bzw. ab 4,20 â‚¬ pro Monat)

Skype – seit 2011 zu Microsoft gehörend – bietet neben klassischer Videotelefonie auch die Möglichkeit für Online-Besprechungen und Videokonferenzen. In der kostenlosen Version sind Meetings mit bis zu 10 Teilnehmern möglich (in den ersten 60 Tagen, danach nur bis zu 3 Teilnehmer). Skype for Business hingegen ermöglicht Besprechungen mit bis zu 250 Personen. Microsoft hat bereits angekündigt, die Skype Business Dienste zum 31. Juli 2021 einzustellen und durch Microsoft Teams zu ersetzen.

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  • Preis: Unterschiedliche Preispläne (Business Essentials, Business und Business Premium)
  • Teilnehmer: 3 bis 250 (abhängig vom Preisplan)
  • Bild- und Audioqualität: Gut (Audio und Video in HD)
  • Bedienung: Aufwendige Registrierung, moderne Benutzeroberfläche
  • Nutzung: Windows und Mac; Android und iOS, Windows Phone, Blackberry
  • Funktionsumfang: Online-Besprechungen und Videokonferenzen, Videotelefonie, Desktop-Sharing, Aufzeichnungsfunktion,
4. Amazon Chime (kostenlos, Pro-Funktionen ab 13,45 â‚¬ pro Monat)

Auch Amazon möchte im Spiel der großen Anbieter mitspielen und bietet seit 2017 das Videokonferenz-Tool Amazon Chime an. In der Basic-Version ist der Dienst kostenlos, Gebühren fallen nur nutzungsabhängig an (z.B. durch die Einwähltarife für Konferenzanrufe). Den vollen Funktionsumfang erhält man jedoch nur in der kostenpflichtigen Pro-Version (kann 30 Tage kostenlos getestet werden).

Zur Amazon Chime Website

  • Preis: Kostenlose Basic-Version, Pro-Funktionen ab 13,45 â‚¬ monatlich
  • Teilnehmer: bis 100 
  • Bild- und Audioqualität: Gut
  • Bedienung: Hohe Benutzerfreundlichkeit, Amazon Chime-Client, Registrierung ĂĽber Amazon-Konto
  • Nutzung: Windows und Mac; Android und iOS, Web-Anwendung,
  • Funktionsumfang: Online-Meetings, Videokonferenzen, Chat und Chatrooms,
  • Business-Telefonie, Bildschirmfreigabe, Remote Desktop Control, File-Sharing
5. Zoom (kostenlose Basic-Version, Pro-Version ab 13,99 â‚¬ pro Monat)

Zoom bietet neben einer kostenlosen Basic-Version (Besprechungen ab 3 Teilnehmern auf 40 Minuten begrenzt) unterschiedliche Preismodelle für kleine Teams, KMUs oder große Unternehmen. Mit Zoom Rooms liefert das Unternehmen zudem ein softwaredefiniertes Videokonferenzsystem für Konferenzräume in allen Größen.

Zur Zoom Website

  • Preis: Kostenlose Basic-Version, variable Preispläne fĂĽr kleine, mittlere und groĂźe Teams (Pro, Business und Starter)
  • Teilnehmer: 100 bis 1.000 (abhängig vom Preisplan)
  • Bedienung: Sehr intuitive Bedienbarkeit
  • Bild- und Tonqualität: Sehr gut (HD-Audio und HD-Video)
  • Nutzung: Mac, Windows, Linux, iOS und Android
  • Funktionsumfang: Online-Besprechungen, Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Chat, Whiteboarding, Ăśbergabe von Tastatur-/Maussteuerung
6. GoToMeeting (ab 19,00 â‚¬ pro Monat, 14-tätige kostenlose Testversion)

GoToMeeting bietet umfassende Möglichkeiten für Konferenzlösungen und ist je nach Abo-Modell für bis zu 250 Teilnehmer ausgelegt. Wer zusätzlich auch Webinare oder Online-Schulungen organisieren möchte, findet mit GoToWebinar und GoToTraining praktische Ergänzungen zu GoToMeeting.

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  • Preis: Unterschiedliche Preispläne fĂĽr kleine, mittlere und größere Teams (Starter, Pro und Plus)
  • Teilnehmer: 10 bis 250 (abhängig vom Preisplan)
  • Bild- und Audioqualität: Sehr Gut (HD-Video)
  • Bedienung: Benutzerfreundliche Anmeldung und Registrierung
  • Nutzung: Mac, Windows und Linux, Mobile Apps
  • Funktionsumfang: Online-Meetings und Videokonferenzen, VoIP-Audio, BildschirmĂĽbertragung, Konferenzeinwahl per Telefon, Aufzeichnungsfunktion, Zeichenwerkzeuge, virtuelles Whiteboard, Ăśbergabe von Tastatur-/Maussteuerung
7. Google Hangouts & Hangouts Meet (kostenlos bzw. ab 5,20 â‚¬ pro Monat)

Google Hangouts ist der Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienst von Google und seit 2013 am Markt. Beginnend in 2019 migriert Google Unternehmenskunden in die G Suite und dort zu den Produkten Hangouts Chat (Kommunikationsplattform für Teams) und Hangouts Meet (Videokonferenzen). Das klassische Hangouts kann kostenlos genutzt werden (bis zu 25 Teilnehmer), während Nutzer, die ein G-Suite-Konto besitzen, auch Hangouts Meet verwenden können.

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  • Preis: Unterschiedliche Preispläne (Basic, Business und Enterprise)
  • Teilnehmer: 25 bis 100 (abhängig vom Preisplan)
  • Bild- und Audioqualität: Sehr gut
  • Bedienung: Plattform- und browserĂĽbergreifende VerfĂĽgbarkeit, einfache Bedienung
  • Nutzung: Windows und Mac, Android und iOS
  • Funktionsumfang: Videokonferenzen, Chat, BildschirmĂĽbertragung, Einwahl per Telefon, Aufzeichnungsfunktion

8. TeamViewer (ab 27,90 â‚¬ pro Monat, 15-tätige kostenlose Testversion)

Auch der TeamViewer bietet eine gängige Lösung für Online-Meetings und Videokonferenzen. Private Anwender können das Tool kostenfrei nutzen, während für Geschäftskunden unterschiedliche Preis-Tarife zur Verfügung stehen.

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  • Preis: Unterschiedliche Preispläne fĂĽr einen oder mehrere Nutzer (Business, Premium und Corporate)
  • Teilnehmer: bis 25 (abhängig vom Preisplan)
  • Bild- und Audioqualität: Ausreichend (keine HD-Qualität)
  • Bedienung: Durchschnittliches Interface, plattformĂĽbergreifender Zugriff
  • Nutzung: Windows, Mac und Linux; Android, iOS und Windows App; Web-Anwendung
  • Funktionsumfang: Videokonferenzen per VoIP oder Telefoneinwahl, Remote Zugriff, File-Sharing

Weitere Anbieter

Remobo (kostenlos)

Die Software Remobo stellt ein privates Netzwerk zur Verfügung, wodurch unterschiedliche Nutzer auf einer gemeinsamen Kommunikationsplattform zusammengefasst werden können. Neben der Durchführung von Videokonferenzen können mit dem kostenlosen Tool auch Dateien ausgetauscht oder per Remote Control auf andere Computer zugegriffen werden.

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  • Preis: kostenlos
  • Teilnehmer: k.A.
  • Bild- und Audioqualität: k.A.
  • Bedienung: Schnelle und einfache Anwendung, nur in englischer Sprache verfĂĽgbar
  • Nutzung: Windows, Mac und Linux
  • Funktionsumfang: Videokonferenzen, Remote Zugriff, File-Sharing, VPN-Funktionen

OwnCloud (kostenlos)

Mit der offenen Plattform OwnCloud kann ein User eine private Cloud einrichten und andere Nutzer dorthin einladen. Dort können anschließend Dateien, Videos und Dokumente mit anderen geteilt werden. Zusätzlich kann in OwnCloud die Open Source-Applikation Spreed.ME für die Durchführung von Videochat und Videokonferenzen integriert werden.

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  • Preis: kostenlos
  • Teilnehmer: k.A.
  • Bild- und Audioqualität: k.A.
  • Bedienung: Ăśbersichtliche Bedienung, schnelle Installation
  • Nutzung: Windows, Mac und Linux; Android und iOS
  • Funktionsumfang: Videochat, Videokonferenzen, Dateiaustausch, Screen-Sharing

Mikogo (kostenlos bzw. ab 12,00 â‚¬ pro Monat)

Der deutsche Software-Hersteller Snapview präsentiert mit Mikogo ebenfalls eine Videokonferenzlösung. Für private Nutzer ist das Tool kostenlos, allerdings sind dann nicht sämtliche Funktionen enthalten. Wer Videokonferenzen organisieren möchte, benötigt deshalb mindestens die kostenpflichtige Basic-Version. Dank einer praktischen Flatrate entstehen abseits des Abos jedoch keine zusätzlichen Kosten.

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  • Preis: Unterschiedliche Preismodelle (Basic, Professional und Team)
  • Teilnehmer: bis 25 (abhängig vom Preisplan)
  • Bild- und Audioqualität: Durchschnittlich (kein HD-Video)
  • Bedienung: Moderne Bedienoberfläche, eingebauter Sitzungsplaner
  • Nutzung: Windows, Mac und Linux; Android und iOS, Web-Anwendung
  • Funktionsumfang: Audio- und Videokonferenzen, Telefoneinwahl, Screen-Sharing, Remote Zugriff, Aufzeichnungsfunktion, interaktives Whiteboard, File-Sharing, Chat

Apps (ios & Android)

WhatsApp (kostenlos)

Mit dem Messenger WhatsApp sind Sprach- und Videoanrufe für Gruppen möglich. Die Funktion nennt sich kurz und knapp Gruppenanruf. Gestartet wird das Feature über den Reiter „Anrufe“. Anschließend kann ein neuer Gruppenanruf gestartet werden, bei dem maximal drei Teilnehmer hinzugefügt werden können.

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  • Preis: kostenlos
  • Teilnehmer: max. 4 Teilnehmer
  • Bild- und Audioqualität: Gut
  • Bedienung: Einfach und intuitiv
  • Nutzung: Android und iOS
  • Funktionsumfang: Gruppenanrufe, Dateiaustausch ĂĽber Chat-Funktion

FaceTime (kostenlos)

Auch mit dem Messenger-Dienst FaceTime aus dem Haue Apple sind Videokonferenzen realisierbar. Und zwar in Form von Gruppenanrufen, an denen bis zu 32 Teilnehmer auf einmal teilnehmen können.

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  • Preis: kostenlos
  • Teilnehmer: bis zu 32 
  • Bild- und Audioqualität: Gut
  • Bedienung: Einfach und intuitiv
  • Nutzung: ab iOS 12.1.4 (jedoch nicht auf älteren Modellen)
  • Funktionsumfang: Gruppenanrufe
7. Direktvergleich der wichtigsten Anbieter

7. Direktvergleich der wichtigsten Anbieter

Preis/Monat Teilnehmer Bildqualität Funktionen
Cisco Webex Meetings
Cisco Webex Meetings ab 12,85 â‚¬ 50 bis 1000 (abhängig vom Preisplan) sehr gut (HD-Qualität) Videokonferenzen, Screen-Sharing, Whiteboarding, Aufzeichnung, Telefonkonferenzen, Kalenderintegration, Chat u.v.m.
Placetel UC-One
Placetel
UC-One
8,90€ bis 30 sehr gut (HD-Qualität) Videokonferenzen, Screensharing, persönlicher Meetingraum, Telefonkonferenzen, Chat u.v.m.
Skype (for Business)
Skype (for Business) kostenlos bzw. ab 4,20€ 3 bis 250 (abhängig vom Preisplan) gut Videokonferenzen, Videotelefonie, Desktop-Sharing, Aufzeichnung
Amazon Chime
Amazon Chime kostenlos bzw. ab 13,45 â‚¬ bis 100 Gut Videokonferenzen, Chat, Business-Telefonie, Screensharing, Remote Desktop Control
Zoom
Zoom kostenlos bzw. ab 13,99 â‚¬ 100 bis 1000 (abhängig vom Preisplan) sehr gut (HD-Qualität) Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Chat, Whiteboarding, Ăśbergabe von Tastatur/-
Maussteuerung
GoToMeeting ab 19,00 â‚¬ 10 bis 250 (abhängig vom Preisplan) sehr gut (HD-Qualität) Videokonferenzen, Screensharing, Konferenzeinwahl per Telefon, Aufzeichnung, virtuelles Whiteboard, Ăśbergabe von Tastatur-/
Maussteuerung
Google Hangouts & Hangouts Meet
Google Hangouts & Hangouts Meet kostenlos bzw. ab 5,20 â‚¬ 25 bis 100(abhängig vom Preisplan) sehr gut Videokonferenzen, Chat, Screensharing, Einwahl per Telefon, Aufzeichnung
TeamViewer
TeamViewer ab 27,90 â‚¬ bis 25 (abhängig vom Preisplan) ausreichend (keine HD-Qualität) Videokonferenzen per VoIP oder Telefoneinwahl, Remote Zugriff, File-Sharing
Remobo
Remobo kostenlos k.A. k.A. Videokonferenzen, Remote Zugriff, File-Sharing, VPN-Funktionen
ownCloud
ownCloud kostenlos k.A. k.A. Videochat, Videokonferenzen, Screen-Sharing
Mikogo
Mikogo kostenlos bzw. ab 12,00 â‚¬ k.A. k.A. Audio- und Videokonferenzen, Telefoneinwahl, Screen-Sharing, Remote Zugriff, Aufzeichnung, interaktives Whiteboard, Chat
WhatsApp
WhatsApp kostenlos bis 4 gut Gruppenanrufe, Dateiaustausch ĂĽber Chat-Funktion
FaceTime
FaceTime kostenlos bis zu 32 gut Videokonferenzen in Form von Gruppenanrufen
8. Hardware

8. Videokonferenzsysteme - Welche Hardware wird benötigt?

Um eine Videokonferenz realisieren zu können, wird ein entsprechendes technologisches Setup – ein sogenanntes Videokonferenzsystem – benötigt.

Raumsysteme und Telepresence

In größeren, global agierenden Unternehmen wird als solches Setup häufig ein umfassendes Raumsystem installiert. Dabei handelt es sich um einen Besprechungsraum, der für die Durchführung von Videokonferenzen mit spezieller Medien- und Videotechnik ausgestattet wird. Standardmäßig gehören hierzu:

  • Hochauflösende Displays
  • Kameras
  • Raummikrofone
  • Leistungsstarkes Lautsprechersystem
  • Software- und Hardware fĂĽr Ăśbertragung (z.B. Codec-Box)
  • Konferenzmöbel
  • Konferenzequipment
  • Zusätzliches Equipment (z.B. Whiteboard, Dokumentenkamera, Knopfmikrofon usw.)

Speziell konzipierte Raumsysteme, die eine Videokonferenz in ein möglichst realitätsnahes Erlebnis verwandeln sollen, werden als Telepresence bezeichnet. Die Illusion einer realistischen Gesprächsatmosphäre wird durch den Einsatz großformatiger Displays ermöglicht. 65-Zoll-Bildschirme sorgen dafür, dass die Teilnehmer einer Videokonferenz in Lebensgröße übertragen werden und auf diese Weise eine besonders authentische Interaktion garantiert wird.

Der Einsatz von Telepresence
Der Einsatz von Telepresence

Kompaktsysteme und Videokonferenzen fĂĽr den Arbeitsplatz

Neben aufwendigen Raumsystemen gibt es kompaktere Lösungen, sogenannte Rollabouts oder Settop-Systeme. Diese haben den Vorteil, dass sie schnell zu installieren und 100% mobil einsetzbar sind.

Bei Desktop-Systemen sind jene Komponenten, die für die Durchführung einer Videokonferenz benötigt werden, bereits fest verbaut. Damit kann jeder moderne Computer, der über eine Kamera und ein Mikrofon bzw. entsprechende Anschlüsse verfügt, zu einem Desktop-System aufgewertet werden. Dabei kann zwischen hardwarebasierten (z.B. PCI-Steckkarte) und softwarebasierten Desktop-Systemen unterschieden werden.

In diesem Zusammenhang sind auch Videokonferenzlösungen aus der Cloud zu nennen. Videokonferenz-Tools erfordern im Regelfall die Installation einer On-Premise-Anwendung. Es gibt allerdings auch webbasierte Lösungen, bei denen die Anmeldung sowie Einrichtung eines entsprechenden Accounts notwendig ist.

Videokonferenzen am Smartphone

Um Videokonferenzen professionell durchführen zu können, ist jedoch nicht zwingend ein komplexes Videokonferenzsystem erforderlich. Moderne Endgeräte, schnelles mobiles Internet und hohe Datenübertragungsraten machen es heutzutage möglich, mit jedem Smartphone von einem x-beliebigen Ort aus an einer Videokonferenz teilzunehmen.

Alternativ können natürlich auch andere Endgeräte wie Laptops oder Tablets genutzt werden. Die Qualität sowie die Art der Inhalte, die mit anderen Teilnehmern geteilt werden können, sind dabei allerdings immer von der Übertragungsrate während der Konferenz abhängig

9. Fazit

9. Fazit

Anbieter für Videokonferenzen liefern heutzutage eine Vielzahl passender Software- und Hardware-Lösungen für zeitgemäße Online-Meetings. Neben umfassenden Raumsystemen und professionellen B2B-Anwendungen gibt es auch günstige oder gänzlich kostenlose Lösungen auf dem Markt. Doch nicht jede Lösung ist für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet.

Nutzer bzw. Unternehmen müssen sich die Frage stellen, ob günstige Tools für die eigenen Ansprüche und Anwendungsgebiete ausreichend sind, oder für die Durchführung professioneller Kunden-Meetings auch entsprechende Profi-Lösungen notwendig sind.
Moderne Videokonferenz-Tools sollten zudem zusätzliche Features wie die Bildschirmübertragung oder eine Chatfunktion beinhalten und eine gute bis sehr gute Bild- und- Audioqualität liefern.

Videokonferenzen sollten deshalb immer als Bestandteil einer ganzheitlichen Collaboration-Strategie betrachtet werden und niemals losgelöst von anderen Kommunikationsaspekten. Nur dann bieten Videokonferenzen echten Mehrwert – über die eigentliche Kernkompetenz hinaus und ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg.

9. WeiterfĂĽhrende Links

Konferenzsysteme fĂĽr eine bessere Zusammenarbeit
Was ist eine Videokonferenz?
Worauf man bei der Anbieterwahl achten sollte
Videokonferenz - Wikipedia
Software fĂĽr Videokonferenzen