Videokonferenzsysteme

Damit das jedoch problemlos möglich ist, bedarf es entsprechender Videokonferenzsysteme, welche die technischen Voraussetzungen dafür erst schaffen. Videokonferenzsysteme richten sich vornehmlich an größere Unternehmen, Organisationen oder Institutionen, die ihre Meetings und Kommunikationsworkflows flexibel halten und Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten audiovisuell vernetzen wollen. Aber auch KMU, Agenturen oder andere Dienstleister können von den Vorteilen moderner Konferenzsysteme profitieren.

Im nachfolgenden Ratgeber erfahren Sie, was ein Videokonferenzsystem ist, welche Lösungen es aktuell auf dem Markt gibt und welche Aspekte bei der Anbieterwahl zu beachten sind.

1. Was ist ein Videokonferenzsystem?

1. Definition - Was ist ein Videokonferenzsystem?

Eine Videokonferenz ermöglicht den Echtzeit-Austausch zwischen zwei oder mehreren Teilnehmern an verschiedenen Orten via Audio- und Videokommunikation. In der Visualisierung der Gesprächspartner unterscheidet sich eine Videokonferenz damit von einer klassischen Telefonkonferenz und erweitert diese um die visuelle Komponente.

Unter Videokonferenzsystem wird gewissermaßen das technologische Setup bzw. die Infrastruktur hinter einer solchen Videokonferenz verstanden, also die Videokonferenz-Technik. Gemeint sind hiermit jene Hardware- und Software-Komponenten, die benötigt werden, um eine Videokonferenz technisch durchführen zu können.

Neben umfassenden Raumsystemen gibt es inzwischen aber auch kostengünstigere Alternativen wie Desktopsysteme oder Lösungen aus der Cloud. In diesem Artikel wollen wir uns aber vornehmlich den vollintegrierten Raumsystemen widmen, die ein herkömmliches Besprechungszimmer in einen virtuellen Videokonferenzraum verwandeln. Im Folgenden wollen wir Ihnen einmal aufzeigen, welche Arten von Videokonferenzsystemen es gibt.

1.1 Was für Videokonferenzsysteme gibt es?

Die Datenübertragung bei Videokonferenzen findet in Echtzeit statt und sollte deswegen über ein möglichst leistungsstarkes Kommunikationsnetz mit ausreichender Bandbreite stattfinden. Für die Durchführung benötigt man neben der entsprechenden Verbindung aber auch speziell ausgestattete Räumlichkeiten bzw. anderweitige Lösungen. Grundsätzlich lassen sich vier Hauptarten von modernen Videokonferenzsystemen unterscheiden.

Ein Überblick über die verschiedenen Videokonferenzsysteme:

• Raumsysteme
  In größeren Unternehmen werden häufig professionelle Raumsysteme installiert, sogenannte All-in-One-Lösungen. Dabei wird ein Konferenzraum so mit Übertragungs- und Empfangstechnik ausgestattet, dass dieser alle Voraussetzungen für störungsfreie audiovisuelle Übertragungen vollumfänglich erfüllt. Die Palette reicht dabei von kleineren Systemen (5 bis 10 Personen) bis hin zu umfassenden High End-Lösungen für eine Vielzahl von Teilnehmern.

  Eine Sonderform der Videokonferenz-Raumsysteme heißt Telepresence. Hierbei handelt es sich um eine besonders hochwertige Videokommunikationstechnologie, bei der eine realitätsnahe Gesprächsatmosphäre vermittelt werden soll. Erreicht wird dieser Effekt, indem entfernte Konferenzteilnehmer auf großen, hochauflösenden Displays dargestellt werden – quasi in Lebensgröße. Mimik und Körpersprache werden auf diese Weise besonders gut sichtbar und erwecken den Eindruck, dass sich der Gesprächspartner im selben Raum befindet wie man selbst. In diesem Realitätsanspruch unterscheidet sich die Telepresence-Technologie von anderen Videokonferenzsystemen.

• Rollabouts bzw. Settop-Systeme
  Hierbei handelt es sich um sogenannte Kompaktsysteme. In der Regel benötigen solche Geräte lediglich ein herkömmliches Anzeigemedium (Bildschirm) sowie einen entsprechenden Internetanschluss.

  Rollabouts oder Settop-Lösungen sind nicht nur relativ einfach zu installieren, sondern auch mobil einsetzbar, wodurch sich jedes beliebige Besprechungszimmer im Handumdrehen zu einem Videokonferenzraum umfunktionieren lässt.

• Desktoplösungen
  Unter dem Schlagwort Desktop Conferencing werden jene Videokonferenzsysteme zusammengefasst, die für den einzelnen Arbeitsplatz konzipiert sind. Desktop-Systeme eignen sich auf diese Weise optimal für Video-Chats zwischen zwei Personen, bei Bedarf aber auch für Videokonferenzen mit einer etwas größeren Teilnehmerzahl.

• Softwarelösungen
  Da die meisten Laptops sowie viele Bildschirme heutzutage bereits über eingebaute Kameras, Mikrofone und Lautsprecher verfügen, gibt es inzwischen auch eine Vielzahl an softwarebasierten Videokonferenzsystemen. Diese können entweder als On-Premise-Software fest am Rechner installiert werden oder als Cloud-Lösung bezogen werden. Derartige Online-Konferenzsysteme bieten somit eine kostengünstige und flexible Alternative zu den größeren B2B-Raumsystemen.

Doch gerade bei Unternehmen, in denen Groß- und Multipoint-Konferenzen auf der Tagesordnung stehen, ist der Einsatz ganzheitlicher Videokonferenz-Raumsysteme unerlässlich. Alle anderen genannten Lösungen bieten hingegen eine sinnvolle Ergänzung bzw. Alternative zu diesen High End-Systemen.

1.2 Welche Hardware wird für ein Videokonferenzsystem benötigt?

Grundsätzlich kann jeder, der über ein Smartphone und einen schnellen Internetzugang verfügt, an einer Videokonferenz teilnehmen. Wer jedoch einen kompletten Konferenzraum nutzen möchte, muss diesen zunächst mit einem entsprechenden Videokonferenzsystem ausstatten.

Hierfür kommen verschiedene Komplettsysteme in Frage, die Full-HD-Videoqualität und höchste Audiostandards bieten. Bei solchen Raumsystemen handelt es sich in der Regel um vollintegrierte Lösungen, die abhängig vom jeweiligen Modell folgende Komponenten enthalten:

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Codec Box

Display

Je nach System ein oder zwei Bildschirme.

Kamerasystem

Audiosystem/Mikrofone

Mediensteuerung

Über das Touchpad oder die Fernbedienung.

Beamer

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Komplettsysteme haben den Vorteil, dass sie für den Betrieb keine zusätzliche Infrastruktur oder Hardware benötigen und nur bei Bedarf zusätzliches Equipment wie Deckenmikrofone oder ähnliches angeschafft werden muss. Raumsysteme erfüllen somit sämtliche Anforderungen für eine interaktive Videokommunikation auf höchstem Niveau.

2. Vorteile eines Videokonferenzsystems?

2. Welche Vorteile bringt ein Videokonferenzsystem?

Funktionierende Kommunikationsprozesse gehören seit jeher zu den Herausforderungen, denen Unternehmen im Digitalisierungswandel ausgesetzt sind. Egal, ob für die interne Kommunikation oder den externen Dialog, es geht stets darum, Kommunikationswege kurz zu halten und Entscheidungsprozesse effizient zu gestalten. Moderne Videokonferenzsysteme können dabei unterstützend zur Seite stehen, wenn es um die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern oder anderen Partnern geht und entscheidende Wettbewerbsvorteile mit sich bringen.

2.1 Standortübergreifend zusammenarbeiten

In einem globalisierten Umfeld ist es inzwischen zur Notwendigkeit geworden, mit Geschäftspartnern, Kunden, Abteilungen oder Mitarbeitern aus aller Welt zu kommunizieren. Hochmoderne Konferenzsysteme schaffen hierfür die perfekten Voraussetzungen und verbinden Menschen, sei es über Ländergrenzen hinweg oder nur durch eine Etage voneinander getrennt.

Videokonferenzen und Online-Meetings verkürzen aber nicht nur Kommunikations- und Entscheidungswege, sondern bringen auch echte Vorteile gegenüber Mitbewerbern. Wer heutzutage „first to the market“ sein will, muss schnell sein und vor allem global agieren können. Moderne Videokonferenzsysteme machen das möglich.

2.2 Reisekosten sparen

Große Videokonferenzsysteme mögen auf den ersten Blick zwar recht teuer in der Anschaffung und mit einer nicht unerheblichen Investition verbunden sein, helfen langfristig jedoch dabei Kosten zu sparen. Denn dank solcher Systeme können nicht nur nachhaltig Reisekosten reduziert werden, sondern auch wertvolle Zeit eingespart werden – Zeit, die ansonsten für aufwendige Dienstreisen verloren gehen würde. Unnötige Geschäftsreisen gehören damit der Vergangenheit an.

Darüber hinaus trägt die Reduzierung von Geschäftsreisen auch zur Verbesserung der CO2-Bilanz bei. In Zeiten, in denen das Thema Klimawandel großgeschrieben und allerorts heiß diskutiert wird, ein klarer Mehrwert, wenn es um die Verwendung grüner Technologien, Imageförderung und Umweltreputation bei Kunden geht.

2.3 Sprachverständlichkeit

Software-Konferenzsysteme oder (kostenlose) Anwendungen wie Skype for Business oder Google Hangout bieten zwar eine praktische Ergänzung zu professionellen Lösungen, scheitern aber häufig an der Video- und Audioqualität. Doch gerade bei wichtigen Meetings gelten Hochverfügbarkeit und Sprachverständlichkeit als wesentliche Erfolgsfaktoren für eine funktionierende Kommunikation.

Hierfür etwa liefern professionelle Videokonferenzsysteme dank spezieller Verfahren zur Echounterdrückung ungleich bessere Ergebnisse als herkömmliche Videotelefonie. Zusätzliches Equipment wie Tisch- bzw. Funkmikrofone oder ausgeklügelte Lautsprechersysteme verbessern die Qualität der Sprachübertragung ebenfalls merklich.

2.4 Weitere Vorteile von modernen Konferenzsystemen

Zu den weiteren Vorteilen von Raumsystemen gehören unter anderem:

• Optimierung von Geschäftsprozessen
• Verbesserung der Kommunikationsprozesse
• Erhöhung der Produktivität im Unternehmen
• Optimierung der Ressourcennutzung
• Effiziente Zusammenarbeit von Teams
• Flexible Durchführung von Online-Meetings und Online-Schulungen
• Effizienteres Projekt- und Krisenmanagement

3. Kriterien für die Anbieterauswahl

3. Kriterien für die Anbieterauswahl

Die Frage, welche Videokonferenz-Lösung am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt, muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Nicht jedes Raumsystem eignet sich für jedes Unternehmen gleichermaßen.

Neben allgemeinen Auswahlkriterien wie Kosten, Angebotsstrategie, Beratungs- und Serviceleistungen oder Kundenrezensionen müssen Unternehmen im Rahmen der Auswahl im Vorfeld zunächst ihre technischen Voraussetzungen und Anforderungen an ein System definieren, um eine optimale Entscheidung treffen zu können.

3.1 Technische Auswahlkriterien

Teilweise gibt es größere Unterschiede was die Qualität von Kameras, der Videoauflösung oder der unterstützten Bandbreite anbelangt. Beispielsweise gibt es vollintegrierte Systeme, bei denen die Kamera automatisch mitschwenkt bzw. sich an der Ausrichtung eines Funkmikrofons orientiert und auf diese Weise jederzeit für ein perfektes Bild sorgt.

Bei der Bildqualität spielt aber auch die Codierungstechnik eine wichtige Rolle, von der wiederum der Breitbandbedarf der Übertragung abhängig ist. Darüber hinaus gibt es standardisierte Lösungen mit einem oder zwei Bildschirmen. All das gilt es bei der Auswahl des richtigen Systems in die Überlegungen miteinzubeziehen.

3.2 Anzahl der Teilnehmer

Eine weitere zentrale Frage für die Auswahl des richtigen Konferenzsystems ist die maximale Zahl der Teilnehmer. Kleinere Lösungen vereinen zwar ebenfalls sämtliche Hard- und Software-Komponenten in einer Einheit und sind damit sogar mobil einsetzbar, eignen sich allerdings nur für kleinere Gruppen von bis zu etwa 10 Personen.

Große Systeme hingegen sind so ausgelegt, dass sie den vorhandenen Raum optimal ausnutzen und somit auch für größere Teilnehmerzahlen geeignet sind.

3.3 Einsatzgebiete

Bei der Wahl des richtigen Anbieters spielen auch die Anwendungsszenarien eine Rolle. Anbieter setzen hier teilweise unterschiedliche Schwerpunkte. Die möglichen Einsatzgebiete sind jedenfalls vielfältig:

• Groß- und Multipoint-Konferenzen
• Virtuelle Meetings und Geschäftstreffen
• Online-Schulungen und Vorlesungen
• Homeoffice und Telearbeit
• Produktpräsentationen
• Medizinische Einsatzzwecke (z.B. Live-Operationen)
• Personalwesen (Recruiting)
• u. v. m.

3.4 Systemoffenheit und Skalierbarkeit

Wer ein Videokonferenzsystem langfristig nutzen möchte bzw. mit bereits bestehenden Anwendungen vernetzen will, sollte darauf achten, dass der gewählte Anbieter eine standard-basierende Integration ermöglicht.

Im Sinne einer ganzheitlichen UCC-Strategie (Unifed Communications & Collaboration) gilt es, unterschiedliche Collaboration-Tools, Telefonkonferenz-Anlagen oder Videokonferenzsysteme so zu vereinheitlichen, dass auf diese Weise Unternehmensprozesse verbessert und beschleunigt werden.

4. Anbieterübersicht in 2023

4. Anbieterübersicht in 2023

Videokonferenzsysteme liegen heutzutage voll im Trend und ermöglichen auch das dauerhafte Arbeiten in virtuellen Teams. Während Großraum-Videokonferenzlösungen in der Vergangenheit noch eher selten eingesetzt wurden, sind solche Systeme heutzutage sehr gefragt. Kein Wunder also, dass Hersteller eine Vielzahl von Produkten – von Kompaktlösungen für den kleinen Konferenzraum bin hin zu High End-Raumsystemen für große Räume oder Vortragssäle – für den Markt bereitgestellt haben. Wir stellen vier der bekanntesten Anbieter vor.

4.1 Cisco

Cisco ist heute in mehr als 160 Ländern vertreten und zählt zu den größten Anbietern von Kommunikationslösungen für den B2B- sowie B2C-Bereich weltweit. Auf dem Gebiet von Konferenzsystemen bietet das Unternehmen verschiedenste Raum-Lösungen (auch Telepresence) sowie eine Vielzahl weiterer Produkte aus diesem Segment an.

Besonderheiten:

• Vollintegrierte Videokonferenz-Raumsysteme (Cisco Webex Room)
• Single- oder Dualausführung
• Display mit 4K-Auflösung (55 oder 70 Zoll)
• Kamera mit Zoom-Funktion
• Aktive Sprecherverfolgung
• Leistungsstarkes Mikrofon- und Lautsprechersystem
• Für kleinere, mittlere oder größere Konferenzräume geeignet

Cisco-Website
Produktseite

4.2 Polycom

Polycom ist umfassender Anbieter für Video Collaboration-Systeme, Audio Conferencing- oder Content Sharing-Lösungen. Dabei arbeitet das Unternehmen eng mit Microsoft als Entwicklungspartner zusammen. Mit seinen Produkten zielt Polycom vor allem auf den Einsatz in Sitzungsräumen, Konferenzräumen, Büros aber auch in modernen Unterrichtsräumen ab.

Besonderheiten:

• Vollintegrierte Videokonferenz-Raumsysteme (42, 55, 65 oder 84 Zoll)
• Telepresence-Systeme
• Einzel- oder Doppeldisplays in HD-Qualität
• Audiosystem mit Subwoofer
• Tischmikrofon
• Spezielle EagleEye HD-Kamera

Polycom-Website
Produktseite

4.3 Avaya

Avaya bietet vielseitige Kommunikationslösungen für kleine, mittlere sowie große Unternehmen. Hierzu zählen neben klassischer Telefonie oder Cloud-Telefonanlagen auch verschiedene intelligente Videokonferenz-Lösungen.

Besonderheiten:

• Komplettsysteme
• Dual- oder Single-Monitor-Systeme (55 Zoll)
• Full-HD-Videoqualität
• Hochwertige PTZ Kameras
• Multi-Touch-Steuerung

Avaya-Website
Produktseite

4.4 DEKOM

DEKOM gehört als deutsches Unternehmen inzwischen zu den bekanntesten Anbietern für Videokonferenzsysteme in Europa und bietet neben der Tätigkeit als unabhängiger Händler auch eigene, vollwertige Lösungen wie das DEKOM Lync MPS 175 an, welche effiziente Teamarbeit in Echtzeit ermöglichen.

Besonderheiten:

• Vollintegrierte Collaboration-Systeme
• Full-HD-Touch-Display
• Professionelle PTZ Kamera
• Mediensteuerung über Touchpanel

Neben den bereits genannten Anbietern gibt es noch eine Reihe weiterer Hersteller wie LifeSize, Vidyo, Sony, StarLeaf, BlueJeans, Zoom oder Logitech, die entsprechende Videokonferenzsysteme anbieten. Jedoch bieten nicht alle davon auch vollintegrierte Raumlösungen an.

DEKOM-Website
Produktseite

5. Weiterführende Links

5. Weiterführende Links

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