In der heutigen globalisierten GeschĂ€ftswelt werden Videokonferenzen von Unternehmen immer hĂ€ufiger eingesetzt. Als modernes Kommunikationstool erleichtern sie den Arbeitsalltag und eröffnen eine flexible Form der Teamarbeit. Mitarbeiter sind nicht lĂ€nger an einen gemeinsamen physischen Ort gebunden, sondern können standortĂŒbergreifend in den direkten Informationsaustausch treten und per Audio- und VideoĂŒbertragung effizient zusammenarbeiten.

Damit das jedoch problemlos möglich ist, bedarf es entsprechender Videokonferenzsysteme, welche die technischen Voraussetzungen dafĂŒr erst schaffen. Videokonferenzsysteme richten sich vornehmlich an grĂ¶ĂŸere Unternehmen, Organisationen oder Institutionen, die ihre Meetings und Kommunikationsworkflows flexibel halten und Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten audiovisuell vernetzen wollen. Aber auch KMU, Agenturen oder andere Dienstleister können von den Vorteilen moderner Konferenzsysteme profitieren.
Im nachfolgenden Ratgeber erfahren Sie, was ein Konferenzsystem ist, welche Lösungen es aktuell auf dem Markt gibt und welche Aspekte bei der Anbieterwahl zu beachten sind.

1. Was ist ein Video- konferenzsystem?

1. Definition - Was ist ein Videokonferenzsystem?

Eine Videokonferenz ermöglicht den Echtzeit-Austausch zwischen zwei oder mehreren Teilnehmern an verschiedenen Orten via Audio- und Videokommunikation. In der Visualisierung der GesprÀchspartner unterscheidet sich eine Videokonferenz damit von einer klassischen Telefonkonferenz und erweitert diese um die visuelle Komponente.

Unter Videokonferenzsystem wird gewissermaßen das technologische Setup bzw. die Infrastruktur hinter einer solchen Videokonferenz verstanden, also die Videokonferenz-Technik. Gemeint sind hiermit jene Hardware- und Software-Komponenten, die benötigt werden, um eine Videokonferenz technisch durchfĂŒhren zu können.

Neben umfassenden Raumsystemen gibt es inzwischen aber auch kostengĂŒnstigere Alternativen wie Desktopsysteme oder Lösungen aus der Cloud. In diesem Artikel wollen wir uns aber vornehmlich den vollintegrierten Raumsystemen widmen, die ein herkömmliches Besprechungszimmer in einen virtuellen Videokonferenzraum verwandeln. Im Folgenden wollen wir Ihnen einmal aufzeigen, welche Arten von Videokonferenzsystemen es gibt.

1.1 Was fĂŒr Videokonferenzsysteme gibt es?

Die DatenĂŒbertragung bei Videokonferenzen findet in Echtzeit statt und sollte deswegen ĂŒber ein möglichst leistungsstarkes Kommunikationsnetz mit ausreichender Bandbreite stattfinden. FĂŒr die DurchfĂŒhrung benötigt man neben der entsprechenden Verbindung aber auch speziell ausgestattete RĂ€umlichkeiten bzw. anderweitige Lösungen. GrundsĂ€tzlich lassen sich vier Hauptarten von modernen Videokonferenzsystemen unterscheiden.

Ein Überblick ĂŒber die verschiedenen Videokonferenzsysteme:
  • Raumsysteme
    In grĂ¶ĂŸeren Unternehmen werden hĂ€ufig professionelle Raumsysteme installiert, sogenannte All-in-One-Lösungen. Dabei wird ein Konferenzraum so mit Übertragungs- und Empfangstechnik ausgestattet, dass dieser alle Voraussetzungen fĂŒr störungsfreie audiovisuelle Übertragungen vollumfĂ€nglich erfĂŒllt. Die Palette reicht dabei von kleineren Systemen (5 bis 10 Personen) bis hin zu umfassenden High End-Lösungen fĂŒr eine Vielzahl von Teilnehmern.

    Eine Sonderform der Videokonferenz-Raumsysteme heißt Telepresence. Hierbei handelt es sich um eine besonders hochwertige Videokommunikationstechnologie, bei der eine realitĂ€tsnahe GesprĂ€chsatmosphĂ€re vermittelt werden soll. Erreicht wird dieser Effekt, indem entfernte Konferenzteilnehmer auf großen, hochauflösenden Displays dargestellt werden – quasi in LebensgrĂ¶ĂŸe. Mimik und Körpersprache werden auf diese Weise besonders gut sichtbar und erwecken den Eindruck, dass sich der GesprĂ€chspartner im selben Raum befindet wie man selbst. In diesem RealitĂ€tsanspruch unterscheidet sich die Telepresence-Technologie von anderen Videokonferenzsystemen.

Telepresence mit Cisco
  • Rollabouts bzw. Settop-Systeme
    Hierbei handelt es sich um sogenannte Kompaktsysteme. In der Regel benötigen solche GerÀte lediglich ein herkömmliches Anzeigemedium (Bildschirm) sowie einen entsprechenden Internetanschluss.

    Rollabouts oder Settop-Lösungen sind nicht nur relativ einfach zu installieren, sondern auch mobil einsetzbar, wodurch sich jedes beliebige Besprechungszimmer im Handumdrehen zu einem Videokonferenzraum umfunktionieren lÀsst.

Videokonferenzen mit anderen Firmenstandorten
  • Desktoplösungen
    Unter dem Schlagwort Desktop Conferencing werden jene Videokonferenzsysteme zusammengefasst, die fĂŒr den einzelnen Arbeitsplatz konzipiert sind. Desktop-Systeme eignen sich auf diese Weise optimal fĂŒr Video-Chats zwischen zwei Personen, bei Bedarf aber auch fĂŒr Videokonferenzen mit einer etwas grĂ¶ĂŸeren Teilnehmerzahl.
Teamwork leicht gemacht - mit Desktop Conferencing
  • Softwarelösungen
    Da die meisten Laptops sowie viele Bildschirme heutzutage bereits ĂŒber eingebaute Kameras, Mikrofone und Lautsprecher verfĂŒgen, gibt es inzwischen auch eine Vielzahl an softwarebasierten Videokonferenzsystemen. Diese können entweder als On-Premise-Software fest am Rechner installiert werden oder als Cloud-Lösung bezogen werden. Derartige Online-Konferenzsysteme bieten somit eine kostengĂŒnstige und flexible Alternative zu den grĂ¶ĂŸeren B2B-Raumsystemen.

Doch gerade bei Unternehmen, in denen Groß- und Multipoint-Konferenzen auf der Tagesordnung stehen, ist der Einsatz ganzheitlicher Videokonferenz-Raumsysteme unerlĂ€sslich. Alle anderen genannten Lösungen bieten hingegen eine sinnvolle ErgĂ€nzung bzw. Alternative zu diesen High End-Systemen.

1.2 Welche Hardware wird fĂŒr ein Videokonferenzsystem benötigt?

GrundsĂ€tzlich kann jeder, der ĂŒber ein Smartphone und einen schnellen Internetzugang verfĂŒgt, an einer Videokonferenz teilnehmen. Wer jedoch einen kompletten Konferenzraum nutzen möchte, muss diesen zunĂ€chst mit einem entsprechenden Videokonferenzsystem ausstatten.

HierfĂŒr kommen verschiedene Komplettsysteme in Frage, die Full-HD-VideoqualitĂ€t und höchste Audiostandards bieten. Bei solchen Raumsystemen handelt es sich in der Regel um vollintegrierte Lösungen, die abhĂ€ngig vom jeweiligen Modell folgende Komponenten enthalten:

1/6

Codec Box

Display

Je nach System ein oder zwei Bildschirme.

Kamerasystem

Audiosystem/Mikrofone

Mediensteuerung

Über das Touchpad oder die Fernbedienung.

Beamer

Komplettsysteme haben den Vorteil, dass sie fĂŒr den Betrieb keine zusĂ€tzliche Infrastruktur oder Hardware benötigen und nur bei Bedarf zusĂ€tzliches Equipment wie Deckenmikrofone oder Ă€hnliches angeschafft werden muss. Raumsysteme erfĂŒllen somit sĂ€mtliche Anforderungen fĂŒr eine interaktive Videokommunikation auf höchstem Niveau.

2. Vorteile eines Videokonferenzsystems?

2. Welche Vorteile bringt ein Videokonferenzsystem?

Funktionierende Kommunikationsprozesse gehören seit jeher zu den Herausforderungen, denen Unternehmen im Digitalisierungswandel ausgesetzt sind. Egal, ob fĂŒr den internen oder externen Dialog, es geht stets darum, Kommunikationswege kurz zu halten und Entscheidungsprozesse effizient zu gestalten. Moderne Videokonferenzsysteme können dabei unterstĂŒtzend zur Seite stehen, wenn es um die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern oder anderen Partnern geht und entscheidende Wettbewerbsvorteile mit sich bringen.

2.1 StandortĂŒbergreifend zusammenarbeiten

In einem globalisierten Umfeld ist es inzwischen zur Notwendigkeit geworden, mit GeschĂ€ftspartnern, Kunden, Abteilungen oder Mitarbeitern aus aller Welt zu kommunizieren. Hochmoderne Konferenzsysteme schaffen hierfĂŒr die perfekten Voraussetzungen und verbinden Menschen, sei es ĂŒber LĂ€ndergrenzen hinweg oder nur durch eine Etage voneinander getrennt.

Videokonferenzen und virtuelle Meetings verkĂŒrzen aber nicht nur Kommunikations- und Entscheidungswege, sondern bringen auch echte Vorteile gegenĂŒber Mitbewerbern. Wer heutzutage „first to the market“ sein will, muss schnell sein und vor allem global agieren können. Moderne Videokonferenzsysteme machen das möglich.

2.2 Reisekosten sparen

Große Videokonferenzsysteme mögen auf den ersten Blick zwar recht teuer in der Anschaffung und mit einer nicht unerheblichen Investition verbunden sein, helfen langfristig jedoch dabei Kosten zu sparen. Denn dank solcher Systeme können nicht nur nachhaltig Reisekosten reduziert werden, sondern auch wertvolle Zeit eingespart werden – Zeit, die ansonsten fĂŒr aufwendige Dienstreisen verloren gehen wĂŒrde. Unnötige GeschĂ€ftsreisen gehören damit der Vergangenheit an.

DarĂŒber hinaus trĂ€gt die Reduzierung von GeschĂ€ftsreisen auch zur Verbesserung der CO2-Bilanz bei. In Zeiten, in denen das Thema Klimawandel großgeschrieben und allerorts heiß diskutiert wird, ein klarer Mehrwert, wenn es um die Verwendung grĂŒner Technologien, Imageförderung und Umweltreputation bei Kunden geht.

2.3 SprachverstÀndlichkeit

Software-Konferenzsysteme oder (kostenlose) Anwendungen wie Skype for Business oder Google Hangout bieten zwar eine praktische ErgĂ€nzung zu professionellen Lösungen, scheitern aber hĂ€ufig an der Video- und AudioqualitĂ€t. Doch gerade bei wichtigen Meetings gelten HochverfĂŒgbarkeit und SprachverstĂ€ndlichkeit als wesentliche Erfolgsfaktoren fĂŒr eine funktionierende Kommunikation.

HierfĂŒr etwa liefern professionelle Videokonferenzsysteme dank spezieller Verfahren zur EchounterdrĂŒckung ungleich bessere Ergebnisse als herkömmliche Videotelefonie. ZusĂ€tzliches Equipment wie Tisch- bzw. Funkmikrofone oder ausgeklĂŒgelte Lautsprechersysteme verbessern die QualitĂ€t der SprachĂŒbertragung ebenfalls merklich.

2.4 Weitere Vorteile von modernen Konferenzsystemen

Zu den weiteren Vorteilen von Raumsystemen gehören unter anderem:

  • Optimierung von GeschĂ€ftsprozessen
  • Verbesserung der Kommunikationsprozesse
  • Erhöhung der ProduktivitĂ€t im Unternehmen
  • Optimierung der Ressourcennutzung
  • Effiziente Zusammenarbeit von Teams
  • Flexible DurchfĂŒhrung von Online-Meetings und Online-Schulungen
  • Effizienteres Projekt- und Krisenmanagement
3. Kriterien fĂŒr die Anbieterauswahl

3. Kriterien fĂŒr die Anbieterauswahl

Die Frage, welche Videokonferenz-Lösung am besten zu den eigenen BedĂŒrfnissen passt, muss jedes Unternehmen fĂŒr sich selbst entscheiden. Nicht jedes Raumsystem eignet sich fĂŒr jedes Unternehmen gleichermaßen.

Neben allgemeinen Auswahlkriterien wie Kosten, Angebotsstrategie, Beratungs- und Serviceleistungen oder Kundenrezensionen mĂŒssen Unternehmen im Rahmen der Auswahl im Vorfeld zunĂ€chst ihre technischen Voraussetzungen und Anforderungen an ein System definieren, um eine optimale Entscheidung treffen zu können.

3.1 Technische Auswahlkriterien

Teilweise gibt es grĂ¶ĂŸere Unterschiede was die QualitĂ€t von Kameras, der Videoauflösung oder der unterstĂŒtzten Bandbreite anbelangt. Beispielsweise gibt es vollintegrierte Systeme, bei denen die Kamera automatisch mitschwenkt bzw. sich an der Ausrichtung eines Funkmikrofons orientiert und auf diese Weise jederzeit fĂŒr ein perfektes Bild sorgt.

Bei der BildqualitĂ€t spielt aber auch die Codierungstechnik eine wichtige Rolle, von der wiederum der Breitbandbedarf der Übertragung abhĂ€ngig ist. DarĂŒber hinaus gibt es standardisierte Lösungen mit einem oder zwei Bildschirmen. All das gilt es bei der Auswahl des richtigen Systems in die Überlegungen miteinzubeziehen.

3.2 Anzahl der Teilnehmer

Eine weitere zentrale Frage fĂŒr die Auswahl des richtigen Konferenzsystems ist die maximale Zahl der Teilnehmer. Kleinere Lösungen vereinen zwar ebenfalls sĂ€mtliche Hard- und Software-Komponenten in einer Einheit und sind damit sogar mobil einsetzbar, eignen sich allerdings nur fĂŒr kleinere Gruppen von bis zu etwa 10 Personen.

Große Systeme hingegen sind so ausgelegt, dass sie den vorhandenen Raum optimal ausnutzen und somit auch fĂŒr grĂ¶ĂŸere Teilnehmerzahlen geeignet sind.

3.3 Einsatzgebiete

Bei der Wahl des richtigen Anbieters spielen auch die Anwendungsszenarien eine Rolle. Anbieter setzen hier teilweise unterschiedliche Schwerpunkte. Die möglichen Einsatzgebiete sind jedenfalls vielfÀltig:

  • Groß- und Multipoint-Konferenzen
  • Virtuelle Meetings und GeschĂ€ftstreffen
  • Online-Schulungen und Vorlesungen
  • Homeoffice und Telearbeit
  • ProduktprĂ€sentationen
  • Medizinische Einsatzzwecke (z.B. Live-Operationen)
  • Personalwesen (Recruiting)
  • u. v. m.

3.4 Systemoffenheit und Skalierbarkeit

Wer ein Videokonferenzsystem langfristig nutzen möchte bzw. mit bereits bestehenden Anwendungen vernetzen will, sollte darauf achten, dass der gewÀhlte Anbieter eine standard-basierende Integration ermöglicht.

Im Sinne einer ganzheitlichen UCC-Strategie (Unifed Communications & Collaboration) gilt es, unterschiedliche Collaboration-Tools, Telefonkonferenz-Anlagen oder Videokonferenzsysteme so zu vereinheitlichen, dass auf diese Weise Unternehmensprozesse verbessert und beschleunigt werden.

4. AnbieterĂŒbersicht in 2019

4. AnbieterĂŒbersicht in 2019

Videokonferenzsysteme liegen heutzutage voll im Trend. WĂ€hrend Großraum-Videokonferenzlösungen in der Vergangenheit noch eher selten eingesetzt wurden, sind solche Systeme heutzutage sehr gefragt. Kein Wunder also, dass Hersteller eine Vielzahl von Produkten – von Kompaktlösungen fĂŒr den kleinen Konferenzraum bin hin zu High End-Raumsystemen fĂŒr große RĂ€ume oder VortragssĂ€le – fĂŒr den Markt bereitgestellt haben. Wir stellen vier der bekanntesten Anbieter vor.

4.1 Cisco

Cisco Webex Room 70

Cisco-Website
Produktseite

Cisco ist heute in mehr als 160 LĂ€ndern vertreten und zĂ€hlt zu den grĂ¶ĂŸten Anbietern von Kommunikationslösungen fĂŒr den B2B- sowie B2C-Bereich weltweit. Auf dem Gebiet von Konferenzsystemen bietet das Unternehmen verschiedenste Raum-Lösungen (auch Telepresence) sowie eine Vielzahl weiterer Produkte aus diesem Segment an.

Besonderheiten:

  • Vollintegrierte Videokonferenz-Raumsysteme (Cisco Webex Room)
  • Single- oder DualausfĂŒhrung
  • Display mit 4K-Auflösung (55 oder 70 Zoll)
  • Kamera mit Zoom-Funktion
  • Aktive Sprecherverfolgung
  • Leistungsstarkes Mikrofon- und Lautsprechersystem
  • FĂŒr kleinere, mittlere oder grĂ¶ĂŸere KonferenzrĂ€ume geeignet

4.2 Polycom

Polycom-Website
Produktseite

Polycom ist umfassender Anbieter fĂŒr Video Collaboration-Systeme, Audio Conferencing- oder Content Sharing-Lösungen. Dabei arbeitet das Unternehmen eng mit Microsoft als Entwicklungspartner zusammen. Mit seinen Produkten zielt Polycom vor allem auf den Einsatz in SitzungsrĂ€umen, KonferenzrĂ€umen, BĂŒros aber auch in modernen UnterrichtsrĂ€umen ab.

Besonderheiten:

  • Vollintegrierte Videokonferenz-Raumsysteme (42, 55, 65 oder 84 Zoll)
  • Telepresence-Systeme
  • Einzel- oder Doppeldisplays in HD-QualitĂ€t
  • Audiosystem mit Subwoofer
  • Tischmikrofon
  • Spezielle EagleEye HD-Kamera

4.3 Avaya

Avaya-Website
Produktseite

Avaya bietet vielseitige Kommunikationslösungen fĂŒr kleine, mittlere sowie große Unternehmen. Hierzu zĂ€hlen neben klassischer Telefonie oder Cloud-Telefonanlagen auch verschiedene intelligente Videokonferenz-Lösungen.

Besonderheiten:

  • Komplettsysteme
  • Dual- oder Single-Monitor-Systeme (55 Zoll)
  • Full-HD-VideoqualitĂ€t
  • Hochwertige PTZ Kameras
  • Multi-Touch-Steuerung

4.4 DEKOM

DEKOM-Website
Produktseite

DEKOM gehört als deutsches Unternehmen inzwischen zu den bekanntesten Anbietern fĂŒr Videokonferenzsysteme in Europa und bietet neben der TĂ€tigkeit als unabhĂ€ngiger HĂ€ndler auch eigene, vollwertige Lösungen wie das DEKOM Lync MPS 175 an, welche effiziente Teamarbeit in Echtzeit ermöglichen.

Besonderheiten:

  • Vollintegrierte Collaboration-Systeme
  • Full-HD-Touch-Display
  • Professionelle PTZ Kamera
  • Mediensteuerung ĂŒber Touchpanel

Neben den bereits genannten Anbietern gibt es noch eine Reihe weiterer Hersteller wie LifeSize, Vidyo, Sony, StarLeaf, BlueJeans, Zoom oder Logitech, die entsprechende Videokonferenzsysteme anbieten. Jedoch bieten nicht alle davon auch vollintegrierte Raumlösungen an.

5. WeiterfĂŒhrende Links

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