12 Regeln f√ľr Online-Meetings

So klappt die virtuelle Zusammenarbeit garantiert

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Online-Meetings erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Kein Wunder, erm√∂glichen sie den konstruktiven Austausch √ľber r√§umliche Distanzen hinweg und helfen zahlreichen Unternehmen dabei, ihr Daily Business w√§hrend Corona aufrechtzuerhalten. Doch h√§ufig sind virtuelle Meetings nicht so effektiv wie erhofft: Die Gr√ľnde reichen von fehlenden Technik-Kenntnissen, √ľber Versp√§tungen bis hin zu hohen Ger√§uschkulissen. Um einen reibungslosen Ablauf von Online-Meetings zu gew√§hrleisten, geben wir Ihnen in diesem Online-Meeting Knigge ein paar n√ľtzliche Tipps mit auf den Weg.

Unsere 12 Online-Meeting Regeln:

1. Thema und Agenda kommunizieren

Eine gute Vorbereitung ist das A und O, damit ein Online-Meeting erfolgreich verläuft. Hierzu gehört vor allem die Definition von Zielen sowie die Erstellung einer Agenda, die man den Teilnehmern im Vorfeld zukommen lässt. So können sich alle in Ruhe auf das Treffen vorbereiten und jeder kann zum Thema etwas beitragen. Eine vorher festgelegte Agenda dient zudem als Leitfaden während des Online-Meetings und hilft dabei, Themen bzw. einzelne Punkte strukturiert und effizient abzuarbeiten.

2. Technik-Check

Sie haben keinen Ton oder wissen nicht, wie Sie Ihren Bildschirm freigeben können? Blöd nur, dass schon alle Teilnehmer auf Sie warten. Bevor Sie ein virtuelles Meeting starten, sollten Sie in jedem Fall sicherstellen, dass alles funktioniert und Sie mit den einzelnen Funktionen vertraut sind.

3. Angemessene Kleidung tragen

Diese Online-Meeting Regel richtet sich nicht nur an den Moderator, sondern sollte von allen Teilnehmern beherzigt werden. Nur weil das Meeting virtuell z.B. in den eigenen vier Wänden stattfindet, bedeutet das nicht, dass man einen Jogginganzug anziehen sollte. Ziehen Sie einfach das an, was Sie auch zu einem normalen Meeting getragen hätten und achten Sie bei einer Videokonferenz darauf, dass Sie Ihren Arbeitsplatz vorher aufräumen und gutes Licht haben.

4. P√ľnktlich sein

Planen Sie genug Zeit ein, damit Sie sich p√ľnktlich in das Meeting einw√§hlen k√∂nnen - bestenfalls mit ein paar Minuten Puffer. Sollten Sie sich doch einmal versp√§ten, ist es wichtig, die anderen Meeting-Teilnehmer dar√ľber zu informieren, damit diese die Wartezeit anderweitig nutzen k√∂nnen.

5. Nette Begr√ľ√üung mit Vorstellungsrunde

Als Moderator sollten Sie f√ľr ein nettes Intro sorgen. Begr√ľ√üen Sie alle Teilnehmer und sofern neue Mitarbeiter oder externe Teilnehmer dabei sind, bitten Sie diese, sich vorzustellen.

6. Vermeidung von Nebengeräuschen

Tastatur-Getippe, schreiende Kinder, Bauarbeiten im Hintergrund: Nebenger√§usche w√§hrend eines Online Meetings k√∂nnen √§u√üerst st√∂rend sein. Aus diesem Grund sollte nur der Konferenz-Leiter und derjenige, der gerade etwas beizutragen hat, das Mikrofon f√ľr die Ton√ľbertragung eingeschaltet haben. Der Rest sollte sich stummschalten, um Ablenkungen zu vermeiden. Weiterhin bietet es sich an, ein Headset zu verwenden, das Noise Cancelling unterst√ľtzt und Hintergrundger√§usche ausblendet. Schlie√üen Sie die Fenster vor der Besprechung und schalten Sie bestenfalls Ihr Handy aus.

7. Auf Aussprache und Gestiken achten

Bei der virtuellen Kommunikation sollten Sie besonders auf Ihre Aussprache und Tonlage achten. Sprechen Sie langsam, ruhig und deutlich und machen Sie regelm√§√üige Pausen, um f√ľr eine bessere Verst√§ndlichkeit zu sorgen. Vor allem in internationalen Unternehmen, wo Englisch als Verst√§ndigungssprache genutzt wird, ist das besonders wichtig.

In Bezug auf die interkulturelle Zusammenarbeit sollten Sie zudem auf Ihre Gesten und K√∂rpersprache w√§hrend einer Webkonferenz achten. Denn Gesten k√∂nnen je nach kulturellem Kontext ganz anders verstanden werden. So wird ein Kopfnicken in den meisten L√§ndern als Zustimmung gedeutet, nicht aber so in den arabischen L√§ndern, Griechenland oder der T√ľrkei. Hier dr√ľckt man mit einem Kopfnicken n√§mlich genau das Gegenteil, also seine Ablehnung aus.

8. Weniger ist mehr

Online-Meetings helfen ohne weiteres dabei, die Zusammenarbeit √ľber Distanzen hinweg zu vereinfachen. Es gibt aber auch Unternehmen, wo die Anzahl an Online-Meetings ausartet und Besch√§ftigte den Arbeitsalltag im Endeffekt nur damit verbringen, sich von einer Besprechung zur n√§chsten zu hangeln. √úberlegen Sie sich gut, wof√ľr Sie ein Online-Meeting ansetzen und vor allem, wer daran teilnehmen soll. Laden Sie nur Personen ein, die auch wirklich im Thema drin sind und einen Beitrag zur Diskussion leisten k√∂nnen.

9. Online-Meetings kurz und knackig halten

Je l√§nger das Meeting, desto eher l√§sst auch die Konzentration nach. Um die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer zu haben, sollte f√ľr Online-Besprechungen aus diesem Grund eine H√∂chstdauer von max. 60-90 Minuten angesetzt werden.

10. Interaktivität fördern - Teilnehmer einbeziehen

Wer verliert bei stundenlangen Monologen nicht das Interesse?

Viele Mitarbeiter widmen sich während Besprechungen anderen Dingen: 52% erledigen parallel andere berufliche Aufgaben, 43% beantworten in Online-Meetings nebenbei private Mails oder surfen im Netz. (Quelle: NeXR Studie 2020)

Ziehen Sie die anderen Teilnehmer aus diesem Grund durch gezielte Nachfragen mit ein, lassen Sie sie im Chat abstimmen oder nutzen Sie gezielt ein Whiteboard, um gemeinsam Lösungsvorschläge zu erarbeiten.

11. Andere ausreden lassen

Lassen Sie andere ausreden und versuchen Sie Unterbrechungen zu vermeiden. Warten Sie stattdessen lieber Gespr√§chspausen ab, um etwas hinzuzuf√ľgen.

12. Gemeinsames Protokoll erstellen

Um die Ergebnisse eines virtuellen Meetings nachhaltig festzuhalten, empfiehlt es sich, ein gemeinsames Protokoll anzufertigen. Zudem verf√ľgen zahlreiche Videokonferenz-Tools √ľber eine Aufzeichnungsfunktion, mit der die Besprechung aufgenommen werden kann. Auf diese Weise k√∂nnen sich auch Mitarbeiter, die nicht am Online-Meeting teilnehmen konnten, die Besprechung anschauen und auf den neuesten Stand bringen.

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