Pers√∂nliche Treffen finden immer h√§ufiger online statt. Ob wichtige Termine mit Kunden, Teammeetings oder die Durchf√ľhrung von Bewerbungsgespr√§chen, Webkonferenzen bieten hierf√ľr eine schnelle und praktische L√∂sung. Was Webkonferenzen genau sind, welche Vorteile sie bieten und wer die beliebtesten Anbieter sind, erfahren Sie in unserem umfassenden Ratgeber.

1. Was ist eine Webkonferenz?

1. Was ist eine Webkonferenz?

1.1 Definition

Bei einer Webkonferenz oder einem Online-Meeting handelt es sich um ein virtuelles Treffen, das √ľber das Internet organisiert und durchgef√ľhrt wird. Die Teilnehmer befinden sich dabei an r√§umlich voneinander entfernten Orten und nehmen mithilfe entsprechender Endger√§te sowie passender Software online am Webmeeting teil.

Im Rahmen einer Webkonferenz werden nicht nur in Echtzeit Audio- und Videosignale zwischen zwei oder mehr Standorten √ľbertragen, sondern auf Wunsch k√∂nnen auch Dokumente, Bilder, Tabellen und andere Dateien miteinander geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. M√∂glich wird dies durch integrierte Funktionen wie File & Screen-Sharing.

Webkonferenz mit Cisco Webex

An einem Online Meeting können theoretisch beliebig viele Personen teilnehmen. In der Praxis hängt die maximale Teilnehmerzahl allerdings vom jeweiligen Anbieter bzw. dem gewählten Abo-Modell ab. In den meisten Fällen nehmen zwischen 3 und 10 Personen an einer virtuellen Konferenz teil. Das unterscheidet eine Webkonferenz unter anderem von einem Webinar, das sich meist an ein größeres Publikum richtet. An Webinaren bzw. Online-Schulungen nehmen daher nicht selten einige hundert Personen teil. Während bei Webinaren der Fokus auf der Vermittlung von Wissen liegt und die meiste Zeit nur der Moderator spricht, sind Webkonferenzen interaktiver aufgebaut.

Bei virtuellen Meetings steht vielmehr der Austausch von Informationen im Vordergrund. Die einzelnen Teilnehmer sollen nicht nur zuhören, sondern auch mitreden können. Zwar gibt es auch bei Online-Meetings die Rolle eines Moderators, dennoch liegt der Fokus hier ganz klar auf gemeinsamem Austausch, Interaktion und gezielter Zusammenarbeit.

1.2 Weitere begriffliche Abgrenzungen

  • Telefonkonferenzen: W√§hrend es fr√ľher ausschlie√ülich die M√∂glichkeit von Telefonkonferenzen gab, stehen im digitalen Zeitalter zahlreiche alternative L√∂sungen zur Verf√ľgung, um ein standortunabh√§ngiges Meeting durchzuf√ľhren.

  • Telefonkonferenzsysteme: Reine Telefonkonferenzen hatten bzw. haben noch immer den Nachteil, dass sie keine √úbertragung von Video, Dokumenten oder anderen Dateien erm√∂glichen. Moderne Telefonkonferenz-Systeme hingegen verf√ľgen zus√§tzlich auch √ľber die M√∂glichkeit, Videobild zu √ľbertragen. Solche Systeme basieren in der Regel auf IP-Telefonie bzw. VoIP-Technologie. Das bedeutet, dass kein herk√∂mmlicher Telefonanschluss mehr notwendig ist, sondern Konferenzen √ľber eine Internetverbindung durchgef√ľhrt werden.

  • Video-Telefonie & Video-Chat: Neben professionellen B2B-Videotelefonie-Systemen gibt es zahlreiche weitere L√∂sungen, die Videotelefonie und Video-Chat bieten. Anwendungen wie Skype, WhatsApp oder Facebook erm√∂glichen Video-Chat f√ľr jedermann. Sogar Gruppen-Chats mit wenigen Teilnehmern sind kostenlos m√∂glich. Professionelle L√∂sungen wie Skype for Business, GoToMeeting und Hangouts Chat erweitern dieses Spektrum zus√§tzlich, indem sie √ľber die blo√üe Video-Chat-Funktion hinausgehen.

1.3 Unterschied zwischen Webkonferenz und Videokonferenz

Die Begriffe Video- und Webkonferenz werden oftmals synonym verwendet und in der Tat √ľberschneiden sich die beiden Bereiche immer mehr durch die Weiterentwicklung der Webtechnologien. Bei beiden Formaten werden Bild und ‚Äď Tonsignale in Echtzeit √ľbertragen.

Im Gegensatz zur Videkokonferenz stehen bei der Webkonferenz allerdings nicht die √úbertragung von Live-Video-Streams der Teilnehmenden im Mittelpunkt, sondern vielmehr die Nutzung verschiedener Funktionen wie z.B. Instant Messaging (Chatfunktion) oder das Teilen von Daten (Desktop- & File-Sharing). Weitere Unterschiede machen sich beim Hardware-Einsatz bemerkbar. W√§hrend bei der Videokonferenz spezialisierte Hardware (z.B. Raumsysteme, Settop-L√∂sungen oder Desktop-Systeme) zum Einsatz kommen und so f√ľr eine hohe Bild-und Tonqualit√§t sorgen, spielt die Hardware bei Webkonferenzen eher eine untergeordnete Rolle. Hier steht die Nutzung des virtuellen Meetings auf verschiedenen Endger√§ten (PC, Laptop, Smartphone, Tablet) sowie die einfache Installation im Vordergrund.

2. Wichtige Funktionen von Webkonferenzen

2. Funktionen von Webkonferenzen

Im Folgenden wollen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen von Webkonferenzen aufzeigen:

Screen-Sharing

Beim Screen-Sharing bzw. der Bildschirm√ľbertragung k√∂nnen die Teilnehmer einer Web Konferenz den Bildschirm eines anderen Teilnehmers sehen bzw. das, was dieser darauf gerade macht. Das kann das Teilen einer PowerPoint-Pr√§sentation sein oder das Navigieren im Browserfenster.

Screen-& File-Sharing mit Placetel UC-One

File-Sharing

Mit der Funktion File-Sharing k√∂nnen Dateien ganz einfach mit anderen Usern geteilt werden. Nach erfolgter Anwendungsfreigabe kann so auf Programme und Dokumente eines anderen Teilnehmers interaktiv zugegriffen werden, ohne dass diese auf deren Rechnern installiert sein m√ľssen. File-Sharing ist vor allem dann hilfreich, wenn ein Dokument von mehreren Nutzern gemeinsam erstellt oder bearbeitet werden soll.

Whiteboard

Eine beliebte Funktion von Webconferencing ist das Whiteboard. Auf diesem k√∂nnen Teilnehmer Notizen machen oder Skizzen und Zeichnungen anfertigen. Dieses visuelle Hilfsmittel eignet sich bestens, um einfache Entw√ľrfe und Designs zu zeichnen oder wichtige Punkte eines Virtual Meetings f√ľr alle ersichtlich festzuhalten. In der Nachbereitung eines Online-Meetings k√∂nnen die Informationen, die sich auf dem Whiteboard befinden, gespeichert und bequem mit der Gruppe geteilt werden.

Chat

Die g√§ngigsten Anwendungen f√ľr Webkonferenzen verf√ľgen √ľber eine entsprechende Chatfunktion. Durch Instant Messaging haben die Teilnehmer die M√∂glichkeit sich untereinander auszutauschen, ohne dass die Konferenz dadurch unterbrochen wird. Nachrichten k√∂nnen dabei wahlweise an ausgew√§hlte Teilnehmer oder an die ganze Gruppe geschickt werden.

Audio & Video

Die √úbertragung von Bild und Ton geh√∂rt ebenfalls zu den standardm√§√üigen Funktionen einer modernen Webkonferenz. Allerdings ben√∂tigt das Senden und Empfangen von Videosignalen hohe √úbertragungsraten und damit eine m√∂glichst breitbandige Internetverbindung. Aus diesem Grund wird bei Webkonferenzen oftmals auf ein Videobild verzichtet und lediglich die Audiofunktion und die Bildschirm√ľbertragung verwendet.

Viele Tools beherrschen zwar eine Video√ľbertragung in HD, dennoch sollte beachtet werden, dass Webkonferenzen meistens eine schlechtere √úbertragungsqualit√§t liefern als professionelle Videokonferenzsysteme. Unternehmen, die ihren Kunden und Gesch√§ftspartnern hochwertige virtuelle Konferenzen anbieten wollen, sollten deshalb √ľber eine professionelle Videokonferenz-L√∂sung nachdenken.

Weitere Funktionen

  • Markierungs- und Zeichenwerkzeuge
  • √úbertragung von Maus- und Tastaturkontrolle (Remote-Desktop)
  • Aufzeichnungsfunktion
  • Protokollfunktion
3. Vorteile von Webkonferenzen

3. Vorteile von Webkonferenzen

Ein direkter und pers√∂nlicher Kontakt zu Kunden, Gesch√§ftspartnern, Lieferanten und Mitarbeitern ist f√ľr den Erfolg eines Unternehmens unerl√§sslich. In einer zunehmend globalisierten und digitalisierten Welt bieten virtuelle Meetings eine praktische L√∂sung, um diesen pers√∂nlichen Kontakt zu erm√∂glichen, ohne dass ein Meeting vor Ort notwendig ist. Dar√ľber hinaus er√∂ffnen Webkonferenzen neue Formen der digitalen Zusammenarbeit und virtuellen Interaktion. Welche Vorteile Online-Meetings noch haben, erfahren Sie nachfolgend:

Kosten sparen

Webmeetings sind f√ľr Unternehmen unter anderem deshalb interessant, weil sie teure Dienstreisen ersetzen und auf diese Weise Kosten senken. Wo Mitarbeiter fr√ľher unz√§hlige Stunden in Autos, Z√ľgen oder Flugzeugen verbracht haben, setzen sich Webkonferenzen heutzutage immer mehr durch. Unproduktiv verbrachte Arbeitszeit geh√∂rt damit der Vergangenheit an, denn wichtige Termine lassen sich nun bequem online abhalten.

Standortunabhängig zusammenarbeiten

In diesem Zusammenhang spielt auch der Faktor Ortsunabh√§ngigkeit eine wichtige Rolle. Mitarbeiter m√ľssen sich nicht l√§nger an einem bestimmten Standort befinden, um mit Kollegen oder Kunden in Kontakt zu treten. Online Meetings sind immer und √ľberall m√∂glich. Wichtige Fragen k√∂nnen jederzeit und direkt besprochen werden. Bei Bedarf kann sogar gemeinsam an Dokumenten oder Entw√ľrfen gearbeitet werden, ganz egal wo man sich gerade befindet.

Standort√ľbergreifend Webkonferenzen abhalten

Abläufe effizienter gestalten

Webkonferenzen sind denkbar einfach zu organisieren. Nur wenige Mausklicks sind notwendig, um an einem virtuellen Meeting teilzunehmen. Damit sinkt auch die Hemmnis, sich flexibel mit Kollegen auszutauschen. Komplizierte Telefonate oder lange E-Mails sind von nun an nicht mehr notwendig. Jeder bringt Know-how dort ein, wo es n√∂tig ist ‚Äď in Echtzeit und ohne Zeitverluste. Das macht die Arbeit in Teams besonders effizient und erh√∂ht somit die Produktivit√§t Ihres Unternehmens.

Plattformunabhängig an Meetings teilnehmen

Videokonferenzen auf verschiedenen Endgeräten

Um an einer virtuellen Konferenz teilzunehmen, wird kein kompliziertes Setup ben√∂tigt ‚Äď nicht einmal ein PC oder Laptop. Teilnehmer k√∂nnen sich flexibel mit dem Tablet oder vom Smartphone aus einw√§hlen. Auf diese Weise k√∂nnen auch Personen teilnehmen, die gerade unterwegs oder Zuhause sind. Spezielles Fachwissen einzelner Personen kann somit jederzeit und plattformungebunden in ein Meeting eingebracht werden.
Aus diesem Grund sollte bei der Auswahl eines Webkonferenz-Anbieters darauf geachtet werden, dass die Anwendung auf unterschiedlichen Betriebssystemen (z.B. Android, iOS, Windows Phone usw.) läuft.

4. Anwendungsbeispiele - So kann man Webkonferenzen einsetzen

4. Anwendungsbeispiele - So kann man Webkonferenzen einsetzen

Das gemeinsame Betrachten von Pr√§sentationen oder Bearbeiten von Dokumenten steht bei virtuellen Meetings klar im Vordergrund. Es geht um effiziente Zusammenarbeit in Teams und den gezielten Austausch von Informationen. Menschen tauschen sich t√§glich online √ľber E-Mails aus ‚Äď weshalb sollten Besprechungen und Meetings also nicht auch im virtuellen Raum stattfinden?

Wir stellen die vier gängigsten Anwendungsbereiche von Webkonferenzen vor:

4.1 Online-Meetings

Mithilfe von Webkonferenzen k√∂nnen Kundenmeetings, interne Projektmeetings, Freigaberunden f√ľr Budgets, Bewerbungsgespr√§che und eine Vielzahl anderer Besprechungstypen ortsungebunden und effizient durchgef√ľhrt werden. Virtuelle Meetings k√∂nnen auch kurzfristig einberufen werden. So k√∂nnen zentrale Entscheidungstr√§ger spontan an Meetings teilnehmen, auch wenn diese gerade im Homeoffice oder auf Dienstreise sind.

Bei Briefings oder wichtigen Abstimmungen mit Gesch√§ftspartnern oder externen Dienstleistern entstehen keine Zeitverz√∂gerungen oder unn√∂tigen Reisekosten mehr. Die Teilnahme ist bequem vom eigenen Arbeitsplatz aus oder √ľber mobile Devices m√∂glich ‚Äď optimal f√ľr schnelllebige Branchen wie Projektmanagement, Werbung, Architektur oder (Web-)Design. Dank unmittelbarer Interaktion mit den anderen Teilnehmern entsteht eine reale Konferenzsituation.

4.2 Pr√§sentationen und Bildschirm√ľbertragung

Videokonferenz auf einem Tablet

Wenn aufgrund der Entfernung oder aus zeitlichen Gr√ľnden kein pers√∂nliches Treffen stattfinden kann, sind virtuelle Meetings eine beliebte Alternative. Vor allem bei der Vorstellung von Pr√§sentationen haben Webkonferenzen einen gro√üen Vorteil gegen√ľber Telefonkonferenzen. So k√∂nnen die Teilnehmer die Inhalte des Moderators auf ihren eigenen Bildschirmen verfolgen. Alternativ leitet der Moderator der Webkonferenz durch die Sitzung und wechselt w√§hrenddessen flexibel zwischen den Bildschirmen jener Teilnehmer, die gerade pr√§sentieren. Auf diese Weise entstehen lebendiger Austausch und echte Interaktion.

4.3 Produktschulungen

Dank der Ortsunabh√§ngigkeit, die Online-Konferenzen bieten, k√∂nnen Unternehmen, die √ľber viele Standorte verf√ľgen, Mitarbeiterschulungen bequem √ľber das Internet abhalten. Selbst Kundenschulungen oder On-Boardings sind dank Webkonferenzen problemlos realisierbar und damit effizienter und kosteng√ľnstiger durchf√ľhrbar.

4.4 Online-Seminare

Webkonferenzen in Form von Webinaren können zudem als zusätzliches Marketinginstrument zur Kundengewinnung oder Bindung von bestehenden Kunden genutzt werden.

5. Wie eine Webkonferenz funktioniert

5. So funktioniert eine Webkonferenz: Das sind die notwendigen Schritte

Bei Webkonferenzen steht eine einfache und intuitive Funktionsweise im Vordergrund. Selbst unerfahrene Personen sind in der Lage, sich rasch in ein Virtual Meeting einzuloggen und die unterschiedlichen Funktionen effektiv zu nutzen.

1. Webkonferenz starten

Ehe Personen zu einem Webmeeting eingeladen werden k√∂nnen, muss der Organisator oder Moderator das Meeting erstellen bzw. einen Meetingraum √∂ffnen ‚Äď dies geschieht mittels Webkonferenz-Software.

2. Einladung und Zugangsdaten verschicken

Nun werden die Gesprächspartner per E-Mail eingeladen. Teilnehmer erhalten auf diese Weise ihre individuellen Zugangsdaten (Weblink und Zugangscode bzw. Einwahl-PIN), mit welchem sie am Tag der Konferenz dem Meeting beitreten können. Die Einladung sollte neben Termin und Zugangsdaten auch Dauer, Thema und Agenda beinhalten.

3. Webkonferenz beitreten

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, ben√∂tigt man ein internetf√§higes Endger√§t sowie die Zugangsdaten. √úber den Weblink in der Einladung gelangen die Teilnehmer zum browserbasierten Meetingraum und k√∂nnen diesem beitreten. F√ľr eine einfache Teilnahme am Webmeeting ist keine spezielle Softwareinstallation n√∂tig. Nur bei einzelnen Anbietern muss ein passender Client installiert werden. In der Regel ben√∂tigt somit lediglich der Organisator oder Moderator eine entsprechende Webkonferenz-Software, um das Setup einzurichten und den virtuellen Meetingraum zur Verf√ľgung stellen zu k√∂nnen.

6. Anbieter√ľbersicht

6. Anbieter√ľbersicht

Das Feld der m√∂glichen Anwendungen von virtuellen Konferenzen ist gro√ü. Aus diesem Grund gibt es auch eine Vielzahl von Anbietern mit unterschiedlichen St√§rken und Schw√§chen in diesem Bereich. Um als Unternehmen den bestm√∂glichen Anbieter f√ľr Online Meetings zu finden, sollten zun√§chst die eigenen Anforderungen an ein Tool definiert werden. Erst anschlie√üend geht es an die Anbieter-Auswahl. Nachfolgend unsere kompakte √úbersicht √ľber die wichtigsten Anbieter von Web Konferenzen.

Mikogo

Der deutsche Anbieter Mikogo bietet Web Meetings √ľber einen browserbasierten HTML Viewer f√ľr bis zu 25 Teilnehmer an und findet somit vollst√§ndig webbasiert und plattform√ľbergreifend statt.

Funktionen:

  • Meetingplaner
  • Application-Sharing
  • Datei√ľbertragung
  • Chat
  • Interaktives Whiteboard
  • Aufzeichnungsfunktion
  • Audio und Video
  • Remote-Zugriff auf Tastatur und Maus

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Talkyoo

Der Anbieter talkyoo erm√∂glicht Webkonferenzen f√ľr bis zu 100 Teilnehmer und punktet durch seinen Serverstandort in Deutschland. Um einem virtuellen Meeting beizutreten, ist keine eigene Software-Installation erforderlich.

Funktionen:

  • Desktop-Sharing
  • Application-Sharing
  • Chatfunktion
  • Dateitransfer
  • Video
  • Whiteboard

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Cisco Webex

Cisco Webex Meetings

Cisco gilt im Bereich Online-Meeting-L√∂sungen als weltweiter Marktf√ľhrer.

Jeden Monat vertrauen bereits 130 Millionen Nutzer auf Webex. Dank verschiedener Preismodelle sind mit Webex Meetings Videokonferenzen f√ľr bis zu tausende Teilnehmer m√∂glich.


Funktionen:

  • File- Application und Desktop-Sharing
  • Interaktives Whiteboard
  • Chat
  • HD-Videokonferenz
  • Integrierte Audiokonferenz
  • Pers√∂nlicher Meetingraum
  • Aufzeichnungsfunktion

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Placetel

Videokonferenzen in HD

Placetel ist seit 2018 Teil von Cisco und bietet neben den klassischen Telefonanlagen-Funktionen zus√§tzlich umfassende Unified Communications- und Collaboration Features, geb√ľndelt in einer einzigen Anwendung. Videokonferenzen sind beim Produkt Placetel UC-One mit bis zu 30 Teilnehmern m√∂glich. S√§mtliche Funktionen lassen sich auf den verschiedensten IP-Endger√§ten wie z.B. dem Smartphone (Android- und iOS Ger√§te), Tablet oder Laptop in vollem Umfang nutzen. Placetel kann 30 Tage kostenlos getestet werden.

Funktionen

  • Screen-& Filesharing
  • Chat
  • Videokonferenzen in HD
  • Integrationen verschiedener CRM-Systeme
  • Pers√∂nlicher Meetingraum
  • √úber 150 Telefonanlagen-Funktionen (z.B. Telefonkonferenzen, elekronisches Fax u.v.m.)

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GoToMeeting

GoToMeeting geh√∂rt zu den gr√∂√üten und bekanntesten Providern von Webconferencing Tools. Variable Abo-Modelle erm√∂glichen virtuelle Meetings f√ľr 10 bis 250 Teilnehmer. GoToMeeting kann 14 Tage kostenlos f√ľr bis zu 50 Teilnehmer getestet werden.

Funktionen:

  • Meeting-Planer
  • Audio und Video
  • Bildschirm√ľbertragung
  • Zeichenwerkzeuge
  • √úbertragung von Maus- und Tastatursteuerung
  • Virtuelles Whiteboard

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Fastviewer

Fastviewer gilt als echtes Multitalent im Bereich Webkonferenzen und bietet alle wichtigen Funktionen. Bis zu 100 Gesprächspartner haben die Möglichkeit an einer Sitzung teilzunehmen und gemeinsam Dokumente zu bearbeiten.

Funktionen:

  • Chat
  • Video
  • Telefonkonferenz
  • Meeting-Planer
  • Applikationsauswahl
  • Interaktives Whiteboard
  • File-Sharing
  • Multiscreen-Funktion
  • Aufzeichnungsfunktion

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MeetGreen

Klein aber fein pr√§sentiert sich der Anbieter MeetGreen. Web Konferenzen f√ľr bis zu 35 Teilnehmer sind mit dem rein browserbasierten Tool m√∂glich. Zudem ist der Name Programm: Bei den kostenpflichtigen Abo-Modellen flie√üen monatlich 1 Euro als Spende an ausgew√§hlte Umweltprojekte.

Funktionen:

  • Telefon- oder Webkonferenz
  • Desktop-Sharing
  • Chatfunktion

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Zoom

Zoom gilt als echter Profi unter den Anbietern f√ľr virtuelle Konferenzen und bietet Kunden unterschiedliche Preispl√§ne. In der kostenlosen Version k√∂nnen bis zu 100 Personen an Online-Meetings teilnehmen, in den kostenpflichtigen Abos sogar bis zu 1.000 Teilnehmer.

Funktionen:

  • HD-Audio und -Video
  • Bildschirmfreigabe
  • Aufzeichnungs- und Protokollfunktion
  • Chat
  • Tastatur-/Maussteuerung
  • Whiteboard
  • Multishare

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Meetyoo

Das Berliner Unternehmen Meetyoo bietet g√ľnstige Preismodelle f√ľr bis zu 50 Konferenzteilnehmer. Voraussetzung f√ľr die Teilnahme ist ein internetf√§higes Endger√§t.

Funktionen:

  • File-Sharing
  • Bildschirmfreigabe
  • Chat
  • Aufzeichnungsfunktion
  • Teilnehmer- und Konferenzsteuerung
  • Telefoneinwahl

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6. Fazit

6. Fazit: Das ist der optimale Webkonferenz-Anbieter f√ľr Sie

Suchen Sie eine g√ľnstige L√∂sung, dann sind Placetel, Mikogo, MeetGreen oder Meetyoo eine gute Wahl f√ľr Sie. Allerdings ist die maximale Anzahl an Teilnehmern je nach Tool auf 25 bzw. 35 Personen begrenzt. Auch Webex bietet seit Neuestem eine kostenlose Version f√ľr bis zu 50 Teilnehmer an.

Die Anbieter FastViewer und Talkyoo bieten ihren Kunden ebenfalls attraktive Abo-Modelle, erm√∂glichen jedoch umfangreichere Online-Meetings f√ľr bis zu 100 Teilnehmer.

Haben Sie etwas Budget und m√∂chten langfristig auch andere Collaboration-Funktionen in Ihr Unternehmen integrieren, dann sind Cisco Webex, Zoom oder GoToMeeting die richtige Wahl. Mit diesen Tools k√∂nnen je nach Abo-Variante tausende Teilnehmer an virtuellen Konferenzen teilnehmen. Zudem liefern Cisco bzw. Zoom bei Bedarf auch gleich die n√∂tigen Hardware-Komponenten f√ľr ausgezeichnete Ton- und Bildqualit√§t mit.

5. Weiterf√ľhrende Links

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