Überall dort, wo virtuelle Teams zusammenarbeiten, werden Programme für die Koordination von Terminen und Aufgaben sowie die Weitergabe von relevanten Informationen benötigt. Groupware-Lösungen unterstützen diese Prozesse nicht nur, sondern sie stärken gleichzeitig das interne Management und erleichtern den Austausch von wichtigen Informationen. In unserem Ratgeber erfahren Sie, was es mit Begriff Groupware auf sich hat, was die Anwendungsmöglichkeiten von Groupware sind und welche Anbieter Sie kennen sollten.

1. Definition

1. Definition - Was ist Groupware?

Unter dem Begriff Groupware werden kollaborative Software-Lösungen verstanden, die die Zusammenarbeit in Teams unterstützen. Ziel ist es nicht nur, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, sondern auch eine teambasierte Kollaboration über zeitliche und räumliche Entfernungen zu ermöglichen.

Anstelle von Groupware kann alternativ auch der Begriff Gruppen-Software oder kollaborative Software verwendet werden. Der Begriff wurde im Jahr 1991 von einer Gruppe von Wissenschaftlern definiert und beschreibt ein:

computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet.
(Ellis, Gibbs & Rein)

Groupware basiert auf dem Grundgedanken von computergestützter Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work). Zu CSCW zählen zum Beispiel auch Telefonkonferenzen, Webkonferenzen ,Videokonferenzen, Wikis oder Mehrbenutzereditoren wie Google Drive.

1.1 Systemeigenschaften von Groupware

Die theoretische Grundlage liefert das sogenannte 3 K-Modell, welches die Klassierung von Groupware bzw. Computer Supported Cooperative Work (CSCW) generell ermöglichen soll. Der Ansatz liegt hierbei bei jenen Prozessen, die für eine effiziente Gruppen- bzw. Teamarbeit entscheidend sind. Es können drei Hauptprozesse bzw. Hauptunterstützungsfunktionen unterschieden werden:

  • Kommunikation: Ausmaß des Informationsaustausches in einer Gruppe
  • Koordination: Ausmaß der Abstimmung von Aufgaben innerhalb einer Gruppe
  • Kooperation: Ausmaß der Kooperation bei der Bewältigung von Aufgaben in einer Gruppe

Je nachdem, wie hoch das Ausmaß dieser drei Prozesse ist, lassen sich die unterschiedlichen Groupware-Anwendungen in einem Dreieck positionieren. Neben dem 3 K-Modell spielen aber noch weitere Faktoren bei der Klassifizierung von Groupware eine Rolle. Hierbei sind vor allem die Aspekte Raum bzw. Ort und Zeit zu nennen, die der Idee eines standort- und zeitunabhängigen Zusammenarbeitens zu Grunde liegen.

Groupware-Funktionen dienen somit zur Unterstützung einer effektiven und effizienten Arbeit in Teams, Gruppen, Projekten, Abteilungen sowie Unternehmen.

1.2 Groupware in der praktischen Anwendung

Zusammenarbeit in Unternehmen wird häufig dadurch erschwert, dass Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten und deshalb nur eingeschränkt die Möglichkeit haben, sich zu treffen und persönlich Informationen auszutauschen. Hinzu kommen unterschiedliche Arbeitszeiten und flexible Arbeitszeitmodelle, die eine gemeinsame Anwesenheit vor Ort nicht immer möglich machen.

Ortsunabhängiges Arbeiten

Darüber hinaus werden auch unternehmensinterne Arbeitsabläufe und berufliche Aufgaben immer komplexer, wodurch eine effizientere Zusammenarbeit notwendig wird – etwa bei standort- oder unternehmensübergreifenden Projekten.

Groupware-Lösungen helfen bei solchen Szenarien, indem sie Mitarbeiter mithilfe von IT-Systemen untereinander vernetzen und auf diese Weise Informationswege effektiv verkürzen, unabhängig von räumlichen oder zeitlichen Distanzen. Die gängigsten Groupware-Lösungen vereinen zu diesem Zweck die Funktionen E-Mail, Kontakte, Terminkalender, Dokumentenmanagement und Verwaltung von Aufgaben in einem System bzw. einer einheitlichen Benutzeroberfläche.

1.3 Funktionen von Groupware

Voraussetzung für die Einführung von Groupware ist eine funktionierende Netzwerkinfrastruktur, welche die Unterstützung von bereits bestehenden Anwendungen wie Outlook erlaubt bzw. die Implementierung des neuen Systems ermöglicht.

Anforderungen bzw. Funktionen von Groupware-Lösungen

  • Gemeinsame E-Mail-Funktion bzw. Anbindung an ein bestehendes E-Mail-System
  • Gemeinsame Kalenderfunktion
  • Planung gemeinsamer Termine
  • Gemeinsame Verwaltung von Kontakten
  • Aufgaben im Team
  • Gemeinsames Notizbuch
  • Gemeinsames Dateimanagement
  • Mobile Nutzung

Groupware umfasst damit mehr Komponenten als ein einfaches Dokumentenmanagement-Tool wie Dropbox oder ein klassischer Video-Chat. Groupware bietet eine umfassende Collaboration-Lösung und fördert damit die produktive Zusammenarbeit in Unternehmen.

Auch die Anbindung von Instant-Messaging-Diensten wie Slack oder Skype sowie von Videokonferenzsystemen ist theoretisch möglich. Fortgeschrittene Groupware-Lösungen wie Microsoft Exchange Server oder Google G Suite integrieren solche Funktionen bereists per se. Groupware Software verfügt zudem über integrierte Anti-Spam- sowie Anti-Viren-Filterungen, wodurch solche IT-Umgebungen in der Regel sicher und zuverlässig sind.

2. Vorteile von Groupware

2. Vorteile von Groupware

Groupware-Software unterstützt Teams bei der Zusammenarbeit, gemeinsamen Workflows und in der Kommunikation. Welche Vorteile kollaborative Software konkret bringt, erfahren Sie nachfolgend:

2.1 Effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams

Die Verwendung von Gruppen-Software stärkt die Zusammenarbeit und erleichtert die Kommunikation innerhalb von Unternehmen. Zudem wird durch die gemeinsame Nutzung von Features wie E-Mail, Kalender oder Exchange der Austausch von Informationen bzw. die Abstimmung untereinander stark verbessert. Speziell dann, wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten beschäftigt sind und räumlich getrennt agieren müssen.

2.2 Optimierung von Arbeitsabläufen

Groupware erhöht die Transparenz in Unternehmen, sodass unternehmensinterne Prozesse nachhaltig optimiert werden können. Zum Beispiel durch den Einsatz eines gemeinsamen Terminkalenders oder das kollaborative Aufgabenmanagement.

Weitere Vorteile:

  • Steigerung der Produktivität
  • bessere Planung und Kontrolle
  • Einsparung von Kosten durch Reduzierung von Dienstreisen.

2.3 Einheitliche Benutzeroberfläche

Häufig nutzen Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlichster Tools für die gemeinsame Kommunikation, Koordination und Kooperation: Slack als Chat, Thunderbird für die E-Mail-Kommunikation oder Dropbox für das Speichern und Teilen von Dokumenten. Darüber hinaus verwendet jeder Mitarbeiter seine persönliche Kalender-Funktion und synchronisiert gemeinsame Termine.

Groupware bündelt diesen Wirrwarr an Anwendungen unter einer gemeinsamen Benutzeroberfläche und vereinheitlicht diese Funktionen in einer Lösung.

2.4 Mobile Nutzung

Mobile Nutzung

Groupware-Lösungen setzen auf geräteunabhängigen Zugriff via Smartphone oder Tablet. Auf diese Weise kann immer und überall auf wichtige Daten und Dokumente zugegriffen werden – ohne räumliche oder zeitliche Einschränkungen.

Mobile Nutzung führt zudem zu einer größeren Kundennähe, indem Kundenberater, Servicemitarbeiter oder Außendienstler direkt beim Kunden vor Ort auf relevante Daten oder Informationen zugreifen können.

2.5 Zentrale Datenspeicherung

Groupware funktioniert immer als verteiltes System, welches etwa die gemeinsame Nutzung von E-Mail-Clients oder die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht. Entweder werden die Daten dabei auf einem gemeinsamen Server abgespeichert oder in einer Cloud (bei SaaS-Anbietern). Informationen sind damit jederzeit zentral zugänglich, die Speicherung von redundanten Daten wird vermieden, Durchlaufzeiten werden reduziert.

Weiterer Pluspunkt:
Gemeinsam genutzte Informationen und Dokumente bleiben stets aktuell.

2.6 Virtuelle Projekträume

Groupware kommt besonders häufig in Branchen wie dem Bauwesen oder der Automotive zum Einsatz und schafft dort gewissermaßen virtuelle Projekträume. In abgeschlossenen Projekträumen können zugriffsberechtigte Personen jederzeit Dokumente und Informationen bereitstellen oder downloaden – ganz egal wo sie sich gerade befinden.

Der Zugriff erfolgt dabei über hochsichere Authentifizierungsverfahren und personendefinierte Zugriffsberechtigungen, wodurch sensible und vertrauliche Daten bestmöglich geschützt bleiben.

3. Einsatzgebiete

3. Einsatzgebiete von Groupware

Groupware fungiert als Schnittstelle für Teams, dient zur Verkürzung von Informationswegen und zur Verbesserung der Transparenz über Arbeitsabläufe und Entscheidungen. Gruppen-Software kommt deshalb häufig in Projekten oder im Customer-Relationship-Management zum Einsatz. Also überall dort, wo standort- oder abteilungsübergreifend Daten und Informationen gesammelt, verarbeitet und geteilt werden sollen.

Anwendungsbereiche:

  • Projektarbeit oder Projektmanagement
  • Kundensupport
  • Vertrieb
  • Außendienst
  • Produktentwicklung
  • Reklamationsabwicklung
  • Wikis
4. Groupware Software & Anbieter

4. Groupware Software & Anbieter

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern am Markt, die Groupware-Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung stellen. Wer auf der Suche nach einem geeigneten System ist, sollte daher die Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter kennen sowie deren Funktionsumfang miteinander vergleichen.

Für einen ersten Überblick stellen wir nachfolgend eine Reihe von kollaborativen Software-Lösungen und Anbietern vor.

4.1 Kommerzielle Anbieter

Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange ist Marktführer auf dem Gebiet von Groupware-Lösungen. Die Anwendung bietet neben der klassischen Verwaltung von E-Mails auch Funktionen wie Terminkalender, Aufgaben, Kontakt- und Adressenverwaltung oder Notizbuch. Exchange Server kommt vor allem in von Microsoft geprägten IT-Landschaften zur Anwendung, da für eine Nutzung Windows als Betriebssystem Voraussetzung ist. Darüber hinaus ist eine separate Client-Software als Frontend notwendig (Outlook oder Office 365).

Eckdaten:

  • Lizenzierung als Standard- und Enterprise-Version
  • Bis zu 100 Datenbanken pro Server
  • On-Premise-Software oder Cloud-Service (Office 365)
  • Mobiler Zugriff und Outlook Web App
  • Kompatibel mit Microsoft SharePoint und Microsoft Lync (Instant-Messaging)
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GroupWise

GroupWise nennt sich die Groupware-Software des britischen Anbieters Micro Focus. Die Lösung bietet eine zeitgemäße E-Mail-, Kalender-, Kontakt- und Aufgabenverwaltung sowie einen eigenen Instant-Messaging-Dienst. Client-Programme gibt es für die Betriebssysteme Windows, Linux und Mac OS. Mit dem Open Enterprise Server steht für Unternehmen zudem ein eigener Datei-, Drucker- und Netzwerkservice bereit.

Eckdaten:

  • Kostenlose 60-tägige Testlizenz
  • Client-Server-System
  • Zugriff über Webanwendung möglich
  • Synchronisation mit Microsoft Exchange möglich
  • Synchronisierung mit mobilen Geräten
  • Zur Website

G Suite

Auch die G Suite von Google kann gewissermaßen zur Gruppe der kollaborativen Software-Anwendungen gezählt werden. Die G Suite vereint Funktionen wie E-Mail, Kalenderfunktion, Datenspeicherung, Chat oder Notizen und setzt dabei auf beliebte Anwendungen wie Gmail, Google Kalender oder Google Drive.

Praktische Zusatztools wie Hangouts Chat, Hangouts Meet (für Online-Besprechungen und Videokonferenzen) oder Google Docs runden das Paket ab und machen die G Suite zu einer spannenden Alternative für teaminterne Zusammenarbeit.

Eckdaten:

  • Variable Subscription-Abos für unterschiedliche Unternehmensgrößen
  • SaaS-Service
  • Zahlreiche Funktionen
  • Video-Chat und Videokonferenzen
  • Telefon- und E-Mail-Support rund um die Uhr
  • Zur Website

Zimbra

Die Groupware Zimbra gibt es wahlweise als kommerzielle Netzwerk-Software oder als Open Source-Lösung. Allerdings verfügt die quelloffene Version lediglich über eingeschränkte Funktionen. Neben klassischen Features wie E-Mail-Client, Kalender, Notiz- und Aufgabenfunktion bietet Zimbra mit den optionalen Modulen Zimbra Connect und Zimbra Docs auch Lösungen für Chat und Videokonferenzen bzw. Text- und Tabellenverarbeitung.

Eckdaten:

  • Netzwerk- oder Open Source-Edition
  • Plattformübergreifend (Windows, Mac OS und Linux)
  • Integration von Outlook und Gmail
  • Umfangreiche Funktionen
  • Gute Erweiterbarkeit durch offene Schnittstellen
  • Mobiler Zugriff über Android und iOS
  • Videokonferenzen mit Zimbra Connect
  • Website

4.2 Weitere kommerzielle Anbieter

5. Open Source-Lösungen

5. Open Source-Lösungen

EGroupware

Der Anbieter EGroupware hat seinen Sitz in Deutschland, wodurch sich auch der Serverstandort dort befindet. Folgende Features sind in der Anwendung enthalten: E-Mail, Kontaktverwaltung, Terminkalender, Datei- und Dokumentenverwaltung, Projektmanager sowie Ressourcen-Verwaltung. Darüber hinaus beinhaltet das Tool den integrierten Messenger-Dienst Rocket.Chat, der für Team-Chats, Bildschirmübertragungen oder klassische Video-Chats genutzt werden kann.

Eckdaten:

  • Unterschiedliche Preispakete mit unbeschränkter Anzahl an Benutzerkonten
  • Cloudbasierte Lösung oder Eigeninstallation (Pro Version)
  • Serverstandort in Deutschland
  • Integrierte Messenger-Funktion
  • Zur Website

Open-Xchange (Linux)

Open-Xchange zählt zu den bekanntesten Open Source-Lösungen auf dem Gebiet von Groupware. Die Anwendung besticht durch einen großen Funktionsumfang und bietet in der OX App Suite zahlreiche Features wie E-Mail, Adressbuch, Terminkalender, Aufgaben, File-Sharing oder Dokumentenerstellung. Nachteil: Open-Xchange Groupware wird nur für Linux-Systeme angeboten.

Eckdaten:

  • Integration von Outlook
  • Zahlreiche Funktionen
  • Mobile Nutzung und Integration sozialer Netzwerke
  • Gute Erweiterbarkeit
  • Nur für Linux-Systeme
  • Zur Website

Kolab

Kolab ist eine offene Groupware-Lösung aus der Schweiz. Das Tool bietet umfassende Funktionen in den Bereichen E-Mail, Adressbuch, Kalender, Aufgaben, Notizen und Ressourcenverwaltung. Als Frontend nutzt Kolab die Webmail-Software Roundcube.

Eckdaten:

  • Plattformübergreifender Zugriff (Windows und Linux)
  • Web-Anwendung
  • Unterstützung für Microsoft Outlook und Thunderbird
  • Volle Offline-Fähigkeit
  • Zur Website

Tine 2.0 (Linux)

Tine 2.0 ist eine offene Plattform zur internen Kommunikation und Koordination in Teams oder Unternehmen. Der Anbieter hat sich dabei zum Ziel gesetzt, Aspekte von Groupware mit CRM- und ERP-Features zu verknüpfen. Folgende Funktionen stehen dabei zur Verfügung: E-Mail-Client, Kalender, Aufgabenverwaltung, Dateimanager, Verwaltung von Geschäftsverbindungen und Verkaufschancen, Kontakte und Zeiterfassung. All das macht Tine 2.0 zu einer umfassenden und interessanten Kollaboration-Lösung.

Eckdaten:

  • Variable Preismodelle (zwischen 5 bis 1.000 Benutzer)
  • Plattformunabhängig, da browserbasierte Webanwendung
  • Einheitliche Benutzeroberfläche
  • Integrierbar in Linux-Systeme
  • Synchronisation mit mobilen Endgeräten
  • Zur Website

SOGo (Linux)

Die Groupware SOGo nutzt ausschließlich Open Source-Komponenten, verfügt über eine moderne Weboberfläche und kann mit Clients wie Outlook oder Thunderbird synchronisiert werden. Den Kern bildet eine Server-Anwendung, die die eigentlichen Funktionen von SOGo bereitstellt. Funktionen wie E-Mail, Kalender, Ressourcen-Verwaltung oder Notizen können über eine Web-Anwendung genutzt werden.

Eckdaten:

  • Integration von Outlook und Thunderbird
  • Zugriff per Web-Anwendung oder Client
  • Gute Bedienbarkeit über mobile Endgeräte
  • Website

Scalix (Linux)

Bei der Groupware Scalix handelt es ich um eine offene Weiterentwicklung von Hewlett-Packards Openmail. Scalix bietet unter anderem die Funktionen E-Mail, Gruppenkalender und Aufgabenmanagement. Die Anwendung richtet sich dabei vornehmlich an mittlere und große Unternehmen, die eine stabile E-Mail- und Kalenderplattform benötigen und arbeitet auf Linux-Basis.

Eckdaten:

  • Variable Preis-Modelle
  • Web-Anwendung
  • Clients für mobilen Zugriff
  • Integration von Outlook
  • Zahlreiche Funktionen
  • Website

Mozilla Thunderbird & Lightning (Linux)

Mozilla Thunderbird gilt als beliebte und bewährte Open Source-Alternative zu Outlook. Thunderbird kann jedoch mehr, als E-Mail-Client zu sein. Mit dem Kalender-Add-on Lightning erhalten Nutzer neben der E-Mail-Funktion auch die Features Kalender, Termin- und Aufgabenverwaltung (ToDos und Tasks).

Eckdaten:

  • Plattformübergreifender Zugriff
  • Termineinladungen möglich
  • Outlook-Integration über Add-on Provider for Microsoft Exchange
  • Website

Kopano (früher Zarafa)

Die Groupware Kopano gehört ebenfalls zu den bekanntesten Lösungen auf dem Markt und bietet seinen Kunden zahlreiche praktische Funktionen. Neben E-Mail-Client, Kalender, Kontakten, Aufgaben, Notizen und File-Sharing bietet die Anwendung auch eine Möglichkeit für Team-Chats und Webmeetings. Das macht Kopano zu einer interessanten Open Source-Alternative zu Outlook bzw. Microsoft Exchange.

Eckdaten:

  • Variable Subscription-Modelle
  • Outlook-Integration mittels ActiveSync
  • Web-Anwendung
  • Mobiler Zugriff
  • Zur Website

5.1 Weitere Open Source-Lösungen

6. Fazit

6. Fazit

Effiziente sowie transparente Unternehmenskommunikation ist die Basis für erfolgreiche Zusammenarbeit. Nur dann, wenn sich Kollegen problemlos untereinander austauschen und koordinieren können, sind die Voraussetungen für effektives Teamwork gegeben.

Groupware-Lösungen eignen sich somit immer dann, wenn es das Ziel ist, Mitarbeitern eine gemeinsame digitale Umgebung für die Kommunikation, Organisation und Verwaltung bereitzustellen.

Groupware vereint büroalltägliche Funktionen, die essenziell für die Zusammenarbeit in Teams, Projekten und Unternehmen sind. Zu diesem Zweck unterstützt Gruppen-Software Nutzer nicht nur bei der E-Mail-Kommunikation, indem E-Mail-Konten geteilt werden können, sondern auch bei der gemeinsamen Terminplanung sowie bei der gemeinsamen Verwaltung von Kontakten und Aufgaben. Auch die Speicherung, Bereitstellung sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und anderen Dateien ist dank Groupware möglich.

Darüber hinaus integrieren einige Anbieter auch Messaging-Funktionen wie Live-Chat, Video-Chat oder Online Meetings in ihre Lösungen und fördern auf diese Weise die virtuelle Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinaus.

7. FAQ - Häufige Fragen

7. FAQ - Häufige Fragen

1. Was ist Groupware?
Groupware, auch Gruppen-Software genannt, ist eine Software-Lösung, die die Zusammenarbeit – auch über zeitliche und räumliche Entfernungen hinweg - in Teams fördert und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet. Hierbei helfen verschiedene Funktionen wie z.B. eine gemeinsame E-Mail Anwendung, die gemeinschaftliche Verwaltung von Kontakten oder ein gemeinsames Notizbuch.

2. Wofür wird Groupware eingesetzt?
Die Gruppen-Software wird überall dort eingesetzt, wo standortübergreifend Dateien gesammelt, bearbeitet und geteilt werden sollen und kommt vor allem für Projektarbeiten, im Kundensupport oder im Vertrieb und Außendienst zum Einsatz.

3. Welche Vorteile hat der Einsatz von Groupware?

  • Effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Steigerung der Produktivität
  • Bessere Planung und Kontrolle
  • Einsparung von Kosten durch Reduzierung von Dienstreisen
  • Einheitliche Benutzeroberfläche
8. Weiterführende Links

8. Weiterführende Links

Verschiedene Open Source-Groupware im Vergleich
Verschiedene Groupware-Lösungen auf Linux-Basis
Was ist Social Software? Definition, Vorteile & Einsatz 2021
E-Collaboration - Digitale Zusammenarbeit leicht gemacht