Social Software vernetzt Menschen und Organisationen, fördert die Kommunikation und hilft dabei die Zusammenarbeit zu verbessern. Was genau Social Software ist, welche Anwendungsklassen es gibt und welche Vorteile ihr Einsatz bietet, erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Was ist Social Software?
Definition, Vorteile und Einsatz in 2024
1. Was ist Social Software und warum ist sie 2024 so relevant?
1. Was ist Social Software?
Social Software ist im Großen und Ganzen eine Bezeichnung für Softwaretools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Menschen verbessern. Eine einheitliche Definition von Social Software existiert nicht. Während die Einen den Begriff vor allem mit sozialen Netzwerken also mit Social Network Software in Verbindung bringen, wird er von vielen anderen sehr viel breiter gefasst. Der Begriff ist Anfang der 2000er Jahre mit dem Aufkommen von Web 2.0 Anwendungen wie Wikis oder Blogs entstanden.
Da keine einheitliche Social Software Definition existiert, haben wir Ihnen im Folgenden zwei unserer Meinung nach sehr gute Begriffsbezeichnungen herausgesucht:
Im Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Markus Siepermann Social Software wie folgt:
Sammelbegriff für Softwaretools, die der Unterstützung von Personen in den Bereichen Kommunikation und Zusammenarbeit, allgemein der Pflege sozialer Beziehungen dient. Der Begriff Social Software […] bezeichnet aber nicht nur Anwendungen wie Wikis oder Blogs, sondern ebenso Chats, Foren o.ä.”
Quelle: Markus Siepermann, Gabler Wirtschaftslexikon
Die Avantgarde Experts GmbH definiert den Begriff im Unternehmenskontext:
Mit dem Begriff Social Software (auch Enterprise Social Software) werden alle Tools bezeichnet, welche die Kommunikation und Zusammenarbeit eines Unternehmens durch die Vernetzung aller Mitarbeiter verbessern sollen. (Quelle: Avantgarde Experts GmbH)
Social Software ermöglicht eine ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit und wird deshalb im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und Globalisierung vor allem für Unternehmen immer wichtiger. Gerade seit Corona in 2020 sind Collaboration-Tools immer häufiger im Einsatz. So können Mitarbeiter*innen auch im Homeoffice z.B. per Instant Messaging oder Online-Meetings jederzeit miteinander in Kontakt bleiben.
2. Was sind die Vorteile von Social Software?
2. Was sind die Vorteile von Social Software?
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Ortsunabhängige Zusammenarbeit
Im Unternehmenskontext stellt die ortsunabhängige Team-Arbeit den mit Abstand größten Vorteil dar. Egal ob sich Mitarbeiter im Homeoffice, im Büro oder unterwegs befinden – mit Social Software haben sie jederzeit die Möglichkeit, sich flexibel auszutauschen und die interne Kommunikation zu optimieren.
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Besserer und schnellerer Wissenstransfer
Social Software bietet zudem je nach Anwendung einen zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Dateien. So können Inhalte und Informationen über eine umfassende Volltextsuche schnell und einfach gefunden werden, wodurch viel Zeit eingespart werden kann. Sofern ein Dokument aktualisiert werden muss, kann die Bearbeitung direkt auf der jeweiligen Plattform angepasst werden und steht den Team-Mitgliedern danach unverzüglich zur Verfügung. Laut Sunzinet haben 74% der Mitarbeiter, die Social Software nutzen, einen bedeutend schnelleren Zugang zu Informationen.
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Einfaches Teilen von Informationen
Egal ob mit einer Person oder mit dem gesamten Team: Dank Social Software Anbietern lassen sich Informationen jederzeit einfach miteinander teilen.
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Mobile Einsatzmöglichkeiten
Anwendungen bzw. Apps für mobile Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder Laptop sorgen dafür, dass Informationen und Nachrichten auch jederzeit von unterwegs einsehbar sind.
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Steigerung der Arbeitseffizienz
Durch die unmittelbare Vernetzung der Mitarbeiter und Teams können Ideen ganz einfach ausgetauscht und direktes Feedback vergeben werden. Social Software bietet damit die perfekte Möglichkeit zu einer kommunikativen und offenen Unternehmenskultur. Entscheidungen können dank offenen Dialogen schneller gemeinsam getroffen werden, was auch das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter verstärkt und die Innovationsfähigkeit steigert. Da die Kommunikation größtenteils auf einer gemeinsamen, digitalen Plattform stattfindet, kann das alltägliche E-Mail Chaos zudem deutlich verringert werden.
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Zeit- und Kostenersparnis
Durch den Einsatz von Social Web Software verhindern Sie allerdings nicht nur das alltägliche E-Mail Chaos, sondern Sie können durch die ortsunabhängige, virtuelle Zusammenarbeit auch viel Zeit und Geld für Geschäftsreisen einsparen.
900 Milliarden Dollar verschenken Unternehmen jährlich durch die Nicht-Nutzung sozialer Collaboration Tools Quelle: sunzinet
3. Funktionen von Social Software
3. Funktionen von Social Software
Die Basis-Funktionen werden im Social Software Dreieck dargestellt:
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Information: Nutzer haben dank Social Software schnell und einfach die Möglichkeit, Informationen zu finden, zu bewerten und zu verwalten (z.B. Wiki, Blog).
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Interaktion: Nutzer können sich über Social Software vernetzen und ortsunabhängig zusammenarbeiten. Die direkte Kommunikation und der interpersonelle Austausch wird vereinfacht (z.B. Instant Messaging, Videokonferenz).
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Beziehung: Nutzer haben die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen und bestehende Kontakte zu pflegen.
Je nach Abbildung variieren die Funktionen leicht voneinander. Andere Funktionen, die sich häufig im Social Software Dreieck wiederfinden sind das Identitätsmanagement oder der Inhalt. Um alle Funktionen zu integrieren, hat Fuchs z.B. einen Social Software Tetraeder entwickelt, der die vier Komponenten Kommunikation, Inhalte, Informationsmanagement und Beziehung einschließt.
4. Anwendungsbereiche und -klassen von Social Software
4. Anwendungsklassen von Social Software
Im Unternehmen kann Social Software in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden:
- als nachhaltiges & abteilungsübergreifendes Wissensmanagement-System
- als Plattform für die interne und externe Kommunikation
- als Projektmanagement-Tool
Die einzelnen Social Software-Anwendungen und damit auch unsere aufgeführten Social Software Beispiele (z.B. Blogs) lassen sich nicht immer einem eindeutigen Bereich zuordnen, was darauf zurückzuführen ist, dass Social-Software Anwendungen häufig mehr als ein Ziel verfolgen. Norbert Gronau gliedert die Anwendungsklassen in:
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Social Networking: Softwaretools, die zur Pflege und dem Aufbau von Kontakten beitragen (soziale Netzwerke wie z.B. Xing, LinkedIn)
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Social Communication: Dient der internen Kommunikation innerhalb einer Gruppe (z.B. Instant Messaging)
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Social Tagging: Im Vordergrund steht die gemeinsame Nutzung von Ressourcen
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Social Collaboration: Fördert die virtuelle Zusammenarbeit (z.B. Videokonferenzen)
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Social Navigation: Für die Navigation wird sich am Verhalten anderer User orientiert
5. Placetel als Social Software
5. Placetel als Social Software
Placetel kann im weiteren Sinne auch als Social Software Anbieter verstanden werden. Mit Webex für Placetel Suite erhalten Sie eine All-in-one-Kommunikationslösung, die Cloud-Telefonie, Team-Messaging und Online-Meetings in nur einem Tool vereint. Beste Voraussetzungen also, um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit Ihres Teams zu vereinfachen.
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Telefonie: Mit zahlreichen professionellen Telefonie-Funktionen wie Weiterleitungen, Voicemail oder Anrufbenachrichtungen steigern Sie Ihre Erreichbarkeit. Ihre Kollegen oder auch externe Teilnehmer sind jederzeit mit einem Klick über den Webex Client erreichbar. Besonders praktisch: Über den Webex Control Hub stehen Ihnen verschiedene Analysemöglichkeiten zum Anrufverhalten zur Verfügung, was großes Potenzial für Verbesserungen z.B. in Sales- und Service bietet.
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Team-Messaging: Mit unserer Instant-Messaging Funktion tauschen Sie sich ganz einfach über Projekte oder wichtige Informationen aus. Senden Sie sicher Nachrichten im Einzelchat oder erstellen Sie einen Team Chat. Dateien können ganz einfach per Drag & Drop miteinander geteilt und über eine Suchfunktion jederzeit gefunden werden.
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Online-Meetings: Starten Sie Videokonferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmern mit wenigen Klicks. Optimieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse und halten Sie sich jederzeit auf dem Laufenden.