Social Collaboration

Definition, Vorteile, Tools und Tipps wie die Nutzung von Social Collaboration Tools gelingt

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Der Einsatz von Social Collaboration Tools schreitet in Unternehmen weiter voran. Laut der Deutschen Social Collaboration Studie 2020 von Compana & Schott gaben ĂŒber zwei Drittel der Befragten an, dass ihr Unternehmen bereits Projekte zur EinfĂŒhrung aktueller Social-Collaboration-Tools umgesetzt hat oder sich diese in der Implementierungs- oder Planungsphase befinden. Diese Entwicklung verwundert kaum, ist die virtuelle, vernetzte Zusammenarbeit in der aktuellen, außergewöhnlichen Zeit fĂŒr viele Unternehmen das Mittel schlechthin, um das Daily Business aufrechtzuerhalten und mit Kollegen, Kunden und Partnern in Kontakt zu bleiben.

1. Definition: Was ist Social Collaboration?

1. Definition: Was ist Social Collaboration?

Unter Social Collaboration wird die virtuelle Zusammenarbeit mehrerer Personen ĂŒber das Internet mithilfe elektronischer Medien bzw. Social Software verstanden. Der Einsatz von Social Collaboration Tools erlaubt es den Gruppenmitgliedern eines Teams ortsunabhĂ€ngig zusammenzuarbeiten. Die gemeinsame, vernetzte Zusammenarbeit muss allerdings nicht zwangsweise nur zwischen Mitarbeitern des eigenen Unternehmens stattfinden, sondern es können auch organisationsexterne Personen in den Prozess einbezogen werden, um an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten. FĂŒr Social Collaboration bietet sich eine gemeinsame Arbeits- bzw. Projektplattform an, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Synonym fĂŒr den Begriff Social Collaboration werden auch die Begriffe E-Collaboration oder Smart Collaboration verwendet.

Unterschied Social Collaboration vs. Social Intranet

Sowohl bei Social-Collaboration-Plattformen als auch beim Social Intranet handelt es sich um digitale Plattformen, mithilfe derer eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht werden soll. WĂ€hrend das Social Intranet allerdings hauptsĂ€chlich fĂŒr die unternehmensinterne Zusammenarbeit bestimmt ist und hier an verschiedenen Aufgaben gearbeitet wird, kommen Social-Collaboration-Plattformen auch vermehrt fĂŒr die Zusammenarbeit mit externen Akteuren zum Einsatz und haben eine ganz bestimmte Aufgabe oder ein Projekt zum Ziel, an dem in einem exklusiven Team gemeinsam gearbeitet wird.

2. Was sind die Vorteile von Social Collaboration und wofĂŒr wird sie eingesetzt?

2. Was sind die Vorteile von Social Collaboration und wofĂŒr wird sie eingesetzt?

Mit der fortschreitenden Digitalisierung verĂ€ndern sich auch die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz und machen es notwendig, Arbeitsprozesse digital zu gestalten. Social Collaboration kann fĂŒr viele Anwendungsszenarien eingesetzt werden - sei es fĂŒr die Kommunikation und Abstimmung im Team und externen Teilnehmern oder um sich ĂŒber firmeninterne Informationen und Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten. Den grĂ¶ĂŸten Nutzen bietet sie fĂŒr den Einsatz in virtuellen Teams, wenn ĂŒber rĂ€umliche Distanzen hinweg gearbeitet wird.

Die wichtigsten Vorteile von Social Collaboration haben wir Ihnen im Folgenden aufgefĂŒhrt:

  • Orts- und ZeitunabhĂ€ngige Teamarbeit

    Den wohl grĂ¶ĂŸten Vorteil von Social Collaboration stellt die ortsunabhĂ€ngige Teamarbeit dar. Gerade in Zeiten von Corona, wo viele Mitarbeiter im Homeoffice sind und die Arbeit rĂ€umlich getrennt voneinander stattfindet, fördern Social Collaboration Tools die Kommunikation und verbessern so die virtuelle Zusammenarbeit. Gemeinsame Arbeits- und Projektplattformen helfen dabei, den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen und ermöglichen es selbst ĂŒber Grenzen hinweg und aller Zeitverschiebungen zum Trotz miteinander zu arbeiten und sich auszutauschen. Dank Social Collaboration können Mitarbeiter sehr viel flexibler und somit auch mobiler agieren. So kann zum Beispiel auch der Arbeitsweg oder eine GeschĂ€ftsreise genutzt werden, um sich ĂŒber Projekte auf dem Laufenden zu halten.

  • Nachhaltiges Wissensmanagement durch permanenten Dokumentenzugriff

    Eine Social Collaboration Plattform ermöglicht einen zentralen und ortsunabhĂ€ngigen Zugriff auf alle wichtigen Dateien und Dokumente. Mitarbeiter können Informationen in Echtzeit einsehen, bearbeiten und werden so immer auf dem neuesten Stand gehalten. Muss ein Dokument aktualisiert werden, kann es direkt auf der Plattform angepasst werden und steht danach direkt fĂŒr alle Team-Mitglieder zur VerfĂŒgung, ohne erst per E-Mail versendet zu werden.

    74% der Mitarbeiter, die Social Software nutzen, haben einen signifikant schnelleren Zugang zu Informationen” (Quelle: sunzinet)

  • Steigerung der Arbeitseffizienz

    Durch die direkte und vereinfachte Vernetzung der Mitarbeiter und Teams, können perspektivĂŒbergreifend Ideen ausgetauscht, benötigte FĂ€higkeiten eingebracht und direktes Feedback vergeben werden – der Weg zu einer kommunikativen und offenen Unternehmenskultur wird geebnet. Entscheidungen können dank Bewertungsfunktionen und offenen Dialogen schneller gemeinsam getroffen werden. Da der Großteil der Kommunikation auf einer gemeinsamen, digitalen Plattform stattfindet, kann das alltĂ€gliche E-Mail Chaos zudem deutlich verringert werden. Social Collaboration kann die Arbeitseffizienz um fast 40 Prozent steigern. Zu diesem Ergebnis kam die Deutsche Social Collaboration Studie 2020 von Campana & Schott.

    Die wissenschaftliche LĂ€ngsschnittstudie ĂŒber mittlerweile fĂŒnf Jahre unterstreicht deutlich, dass der Einsatz moderner Technologien sich fĂŒr Unternehmen auszahlt: So konnte ein klarer Zusammenhang zwischen hoher Arbeitseffizienz und dem Einsatz moderner Social-Collaboration-Technologien nachgewiesen werden. (Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott GmbH)

  • Verbesserung der Unternehmenskultur

    Der kontinuierliche und vereinfachte Austausch ebnet den Weg fĂŒr eine bessere Feedback-Kultur und damit fĂŒr eine offene Unternehmenskultur. Durch die starke Vernetzung und die Möglichkeit, jederzeit auf Informationen zugreifen zu können, fĂŒhlen sich Mitarbeiter mit dem Unternehmen verbunden. Flexiblere Arbeitsprozesse und -zeiten sorgen zudem fĂŒr eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, mehr Motivation und tragen so zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung bei.

  • Flachere Hierarchien

    Der Einsatz spezieller Social Collaboration Plattformen kann dabei helfen, bestehende hierarchische Top-Down-Strukturen aufzubrechen. Dadurch, dass sĂ€mtliche Informationen fĂŒr alle Mitarbeiter einsehbar sind, wird der Wissenstransfer und der Informationsfluss verbessert. Zudem kann jeder sein Wissen schnell und einfach einbringen, um das Projekt weiter voranzutreiben.

  • Zeit- und Kosteneinsparung

    Social Business Collaboration ermöglicht zum einen eine effektive Zusammenarbeit ĂŒber LĂ€ndergrenzen hinweg. Dadurch kann viel Zeit und Geld fĂŒr GeschĂ€ftsreisen eingespart werden. Zum anderen schafft sie es richtig eingesetzt aber auch, die Mitarbeiterbindung zu steigern. FĂŒr das Unternehmen bedeutet das weniger Ausgaben fĂŒr Rekruting und weniger Einarbeitungszeiten.

    900 Milliarden Dollar verschenken Unternehmen jÀhrlich durch die Nicht-Nutzung sozialer Collaboration Tools (Quelle: sunzinet)

3. Social Collaboration Tools & Lösungen

3. Social Collaboration Tools & Lösungen

Wer in einem verteilten, virtuellen Team arbeitet, kommt kaum um sie herum. Egal ob im Homeoffice oder im BĂŒro vor Ort: Social Collaboration Tools vereinfachen den Austausch und steigern die ProduktivitĂ€t. Tools fĂŒr die virtuelle Zusammenarbeit gibt es schier endlos am Markt: Von Tools fĂŒr die virtuelle Kommunikation ĂŒbers Projektmanagement bis hin zum Cloud-Speicher. So können Nutzer per Desktop-Anwendung oder App z.B. Gruppen-Chats starten, Videokonferenzen fĂŒhren, Projektziele- und Fortschritte definieren oder auf Dateien zugreifen und diese in Echtzeit bearbeiten. Die beliebtesten Tools haben wir Ihnen im Folgenden aufgefĂŒhrt:

  • Microsoft 365 
  • GSuite
  • Placetel mit Webex
  • Trello
  • Slack

Eine ausfĂŒhrliche Übersicht inkl. Funktionen und Preis-Vergleich sowie weitere Tool-VorschlĂ€ge erhalten Sie in unserem Ratgeber Collaboration-Tools.

4. Wie gelingt Social Collaboration im Unternehmen?

4. Wie gelingt Social Collaboration im Unternehmen?

Social Collaboration Systeme versprechen richtig eingesetzt viele Benefits. Damit Sie davon auch profitieren können, haben wir ein paar Tipps fĂŒr Sie, wie Sie die digitalen Stolpersteine aus dem Weg schaffen können.

1. WĂ€hlen Sie geeignete Social Collaboration Tools aus

In den letzten Jahren haben sich unheimlich viele Social Collaboration Systeme auf dem Markt etabliert. Die verschiedenen Softwarelösungen sind dabei so vielfĂ€ltig wie die Anforderungen der Unternehmen und reichen von Komplettlösungen bis hin zu Tools fĂŒr spezielle Bereiche. Unternehmen sollten bei Ihrer Auswahl darauf achten, dass die entsprechenden Tools auf die BedĂŒrfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sind und sich in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lassen.

Social-Collaboration-Technologien sind vor allem dann erfolgreich, wenn sie sinnvoll in die bestehenden Arbeitsprozesse integriert und mit verschiedenen, aufeinander abgestimmten Change-Management-Maßnahmen begleitet werden.” (Deutsche Social Collaboration Studie 2020 – Campana & Schott)

2. FĂŒhren Sie Ihre Mitarbeiter an Social Collaboration heran

Dem ein oder anderen Mitarbeiter mag unwohl bei dem Gedanken sein, auf ein neues Kollaborations-Tool umzusteigen. Der Umstieg bedeutet fĂŒr sie vielleicht eine radikale und einschneidende VerĂ€nderung. Vielleicht hatte man sich gerade erst an ein anderes Tool auf der Arbeit gewöhnt und hat nun Angst vor der EinfĂŒhrung. Begegnen Sie Ihren Mitarbeiter hier mit Offenheit. Lassen Sie sie ihre Bedenken Ă€ußern und stehen Sie ihnen in jedem Fall fĂŒr Fragen zur VerfĂŒgung. Unter UmstĂ€nden macht es auch Sinn am Anfang ein paar Trainings fĂŒr die jeweiligen Tools anzuordnen. Zudem sollten Sie klar kommunizieren, welches Tool fĂŒr welchen Anwendungsfall genutzt werden sollte, damit keine MissverstĂ€ndnisse auftreten.

3. Gehen Sie als Vorreiter voran

Als FĂŒhrungskraft sollten Sie mit positivem Beispiel vorangehen und die aktive Nutzung von Social Collaboration vorleben. So schaffen Sie es mit Sicherheit auch Ihre Mitarbeiter fĂŒr die neuen Tools zu begeistern.

Social Collaboration ist in erster Linie eine Frage des entsprechenden Mindsets. Hier sind FĂŒhrungskrĂ€fte gefragt, die offen fĂŒr Neues sind uns aus voller Überzeugung virtuell fĂŒhren. (Lutz Hirsch, CEO von Hirschtec, Quelle: Handelsblatt)

4. Kommunizieren Sie so viel wie möglich auf der Arbeitsplattform

Nach der EinfĂŒhrung des neuen Tools, sollte die Kommunikation grĂ¶ĂŸtenteils hierĂŒber abgewickelt werden, damit alle Informationen zentral an einem Ort einsehbar sind und niemandem Informationen vorenthalten werden.

5. Sorgen Sie fĂŒr eine offene Feedback-Kultur

Offenheit, Partizipation und AgilitĂ€t - alles Anforderungen, die Digital Natives an ihren Arbeitsplatz bzw. an die FĂŒhrungskultur von heute stellen. FĂŒr das FĂŒhren virtueller Teams ist es zudem besonders wichtig, regelmĂ€ĂŸig RĂŒcksprachen zu halten und auf eine offene Feedback-Kultur zu setzen. Bei der Kommunikation per Chat oder Telefon fehlt es nĂ€mlich an Mimik und Gestik, wodurch MissverstĂ€ndnisse keine Seltenheit sind. Videokonferenzen sind hier die bessere Alternative.

5. Ausblick: Die Zukunft von Social Collaboration

5. Die Zukunft von Social Collaboration

Die Generation Y hat die Arbeitswelt wie keine andere vor ihr verĂ€ndert und stellt hohe AnsprĂŒche an den modern Workplace. Um ihren WĂŒnschen nach ortsunabhĂ€ngigem Arbeiten, hoher FlexibilitĂ€t und einer besseren Work-Life-Balance nachzukommen, werden Unternehmen in Zukunft vermehrt auf Social Collaboration zurĂŒckgreifen.

Mit dem Thema Social Collaboration beschĂ€ftigen sich einige Studien und Fachartikel. Dabei geht es hĂ€ufig um Fragen nach dem Status Quo, wie die virtuelle FĂŒhrung gelingt, aber auch welche Social Collaboration Trends es gibt und wie sich Social Collaboration in Zukunft entwickelt. Werden sich schon bald Anwendungen mit KĂŒnstlicher Intelligenz durchsetzen können? Wir haben fĂŒr Sie einige interessante Artikel herausgesucht:

6. Placetel: Die All-in-one-Kommunikationslösung

6. Placetel: All-in-one-Kommunikationslösung

Mit Placetel + Webex erhalten Sie ein Collaboration-Tool, das Cloud-Telefonie, Team-Messaging und Online-Meetings in nur einer Anwendung vereint. Dank der All-in-one-Lösung vereinfachen Sie sowohl Ihre interne Kommunikation und Teamarbeit als auch den Austausch und die Zusammenarbeit mit externen Akteuren.

  • Cloud-Telefonie: Mehr als 150 Funktionen sorgen bei unserer Cloud-Telefonanlage dafĂŒr, dass Sie garantiert keinen Anruf mehr verpassen. Interne GesprĂ€che mit Kollegen sind dabei selbstverstĂ€ndlich kostenlos. Anrufe oder Audiokonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks starten.

  • Team-Messaging: Über den Webex Teams Client lassen sich ganz einfach Gruppen-Chats erstellen, sodass sĂ€mtliche Team-Mitglieder sich ĂŒber Projekte austauschen und immer auf dem aktuellen Stand bleiben. Dateien können zudem ganz einfach per Drag & Drop mit den Kollegen geteilt werden.

  • Online-Meetings: Erleben Sie Videomeetings in bester QualitĂ€t fĂŒr bis zu 1.000 Teilnehmer. Optimieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse und richten Sie mit wenigen Klicks regelmĂ€ĂŸige Meetings ein, um sich gegenseitig upzudaten oder Ziele zu besprechen.

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