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Social Collaboration

Definition, Vorteile, Tools und Tipps wie die Nutzung von Social Collaboration Tools gelingt

Von Sandra Plett  | 

Der Einsatz von Social Collaboration Tools schreitet in Unternehmen weiter voran. Laut der Deutschen Social Collaboration Studie 2020 von Compana & Schott gaben über zwei Drittel der Befragten an, dass ihr Unternehmen bereits Projekte zur Einführung aktueller Social-Collaboration-Tools umgesetzt hat oder sich diese in der Implementierungs- oder Planungsphase befinden. Diese Entwicklung verwundert kaum, ist die virtuelle, vernetzte Zusammenarbeit in der aktuellen, außergewöhnlichen Zeit für viele Unternehmen das Mittel schlechthin, um das Daily Business aufrechtzuerhalten und mit Kollegen, Kunden und Partnern in Kontakt zu bleiben.

1. Definition: Was ist Social Collaboration?

1. Definition: Was ist Social Collaboration?

Unter Social Collaboration wird die virtuelle Zusammenarbeit mehrerer Personen über das Internet mithilfe elektronischer Medien bzw. Social Software verstanden. Der Einsatz von Social Collaboration Tools erlaubt es den Gruppenmitgliedern eines Teams ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Die gemeinsame, vernetzte Zusammenarbeit muss allerdings nicht zwangsweise nur zwischen Mitarbeitern des eigenen Unternehmens stattfinden, sondern es können auch organisationsexterne Personen in den Prozess einbezogen werden, um an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten. Für Social Collaboration bietet sich eine gemeinsame Arbeits- bzw. Projektplattform an, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Synonym für den Begriff Social Collaboration werden auch die Begriffe E-Collaboration oder Smart Collaboration verwendet.

Unterschied Social Collaboration vs. Social Intranet

Sowohl bei Social-Collaboration-Plattformen als auch beim Social Intranet handelt es sich um digitale Plattformen, mithilfe derer eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht werden soll. Während das Social Intranet allerdings hauptsächlich für die unternehmensinterne Zusammenarbeit bestimmt ist und hier an verschiedenen Aufgaben gearbeitet wird, kommen Social-Collaboration-Plattformen auch vermehrt für die Zusammenarbeit mit externen Akteuren zum Einsatz und haben eine ganz bestimmte Aufgabe oder ein Projekt zum Ziel, an dem in einem exklusiven Team gemeinsam gearbeitet wird.

2. Was sind die Vorteile von Social Collaboration und wofĂĽr wird sie eingesetzt?

2. Was sind die Vorteile von Social Collaboration und wofĂĽr wird sie eingesetzt?

Mit der fortschreitenden Digitalisierung verändern sich auch die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz und machen es notwendig, Arbeitsprozesse digital zu gestalten. Social Collaboration kann für viele Anwendungsszenarien eingesetzt werden - sei es für die Kommunikation und Abstimmung im Team und externen Teilnehmern oder um sich über firmeninterne Informationen und Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten. Den größten Nutzen bietet sie für den Einsatz in virtuellen Teams, wenn über räumliche Distanzen hinweg gearbeitet wird.

Die wichtigsten Vorteile von Social Collaboration haben wir Ihnen im Folgenden aufgefĂĽhrt:

  • Orts- und Zeitunabhängige Teamarbeit

    Den wohl größten Vorteil von Social Collaboration stellt die ortsunabhängige Teamarbeit dar. Gerade in Zeiten von Corona, wo viele Mitarbeiter im Homeoffice sind und die Arbeit räumlich getrennt voneinander stattfindet, fördern Social Collaboration Tools die Kommunikation und verbessern so die virtuelle Zusammenarbeit. Gemeinsame Arbeits- und Projektplattformen helfen dabei, den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen und ermöglichen es selbst über Grenzen hinweg und aller Zeitverschiebungen zum Trotz miteinander zu arbeiten und sich auszutauschen. Dank Social Collaboration können Mitarbeiter sehr viel flexibler und somit auch mobiler agieren. So kann zum Beispiel auch der Arbeitsweg oder eine Geschäftsreise genutzt werden, um sich über Projekte auf dem Laufenden zu halten.

  • Nachhaltiges Wissensmanagement durch permanenten Dokumentenzugriff

    Eine Social Collaboration Plattform ermöglicht einen zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Dateien und Dokumente. Mitarbeiter können Informationen in Echtzeit einsehen, bearbeiten und werden so immer auf dem neuesten Stand gehalten. Muss ein Dokument aktualisiert werden, kann es direkt auf der Plattform angepasst werden und steht danach direkt für alle Team-Mitglieder zur Verfügung, ohne erst per E-Mail versendet zu werden.

    74% der Mitarbeiter, die Social Software nutzen, haben einen signifikant schnelleren Zugang zu Informationen” (Quelle: sunzinet)

  • Steigerung der Arbeitseffizienz

    Durch die direkte und vereinfachte Vernetzung der Mitarbeiter und Teams, können perspektivübergreifend Ideen ausgetauscht, benötigte Fähigkeiten eingebracht und direktes Feedback vergeben werden – der Weg zu einer kommunikativen und offenen Unternehmenskultur wird geebnet. Entscheidungen können dank Bewertungsfunktionen und offenen Dialogen schneller gemeinsam getroffen werden. Da der Großteil der Kommunikation auf einer gemeinsamen, digitalen Plattform stattfindet, kann das alltägliche E-Mail Chaos zudem deutlich verringert werden. Social Collaboration kann die Arbeitseffizienz um fast 40 Prozent steigern. Zu diesem Ergebnis kam die Deutsche Social Collaboration Studie 2020 von Campana & Schott.

    Die wissenschaftliche Längsschnittstudie über mittlerweile fünf Jahre unterstreicht deutlich, dass der Einsatz moderner Technologien sich für Unternehmen auszahlt: So konnte ein klarer Zusammenhang zwischen hoher Arbeitseffizienz und dem Einsatz moderner Social-Collaboration-Technologien nachgewiesen werden. (Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott GmbH)

  • Verbesserung der Unternehmenskultur

    Der kontinuierliche und vereinfachte Austausch ebnet den Weg für eine bessere Feedback-Kultur und damit für eine offene Unternehmenskultur. Durch die starke Vernetzung und die Möglichkeit, jederzeit auf Informationen zugreifen zu können, fühlen sich Mitarbeiter mit dem Unternehmen verbunden. Flexiblere Arbeitsprozesse und -zeiten sorgen zudem für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, mehr Motivation und tragen so zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung bei.

  • Flachere Hierarchien

    Der Einsatz spezieller Social Collaboration Plattformen kann dabei helfen, bestehende hierarchische Top-Down-Strukturen aufzubrechen. Dadurch, dass sämtliche Informationen für alle Mitarbeiter einsehbar sind, wird der Wissenstransfer und der Informationsfluss verbessert. Zudem kann jeder sein Wissen schnell und einfach einbringen, um das Projekt weiter voranzutreiben.

  • Zeit- und Kosteneinsparung

    Social Business Collaboration ermöglicht zum einen eine effektive Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg. Dadurch kann viel Zeit und Geld für Geschäftsreisen eingespart werden. Zum anderen schafft sie es richtig eingesetzt aber auch, die Mitarbeiterbindung zu steigern. Für das Unternehmen bedeutet das weniger Ausgaben für Rekruting und weniger Einarbeitungszeiten.

    900 Milliarden Dollar verschenken Unternehmen jährlich durch die Nicht-Nutzung sozialer Collaboration Tools (Quelle: sunzinet)

3. Social Collaboration Tools & Lösungen

3. Social Collaboration Tools & Lösungen

Wer in einem verteilten, virtuellen Team arbeitet, kommt kaum um sie herum. Egal ob im Homeoffice oder im Büro vor Ort: Social Collaboration Tools vereinfachen den Austausch und steigern die Produktivität. Tools für die virtuelle Zusammenarbeit gibt es schier endlos am Markt: Von Tools für die virtuelle Kommunikation übers Projektmanagement bis hin zum Cloud-Speicher. So können Nutzer per Desktop-Anwendung oder App z.B. Gruppen-Chats starten, Videokonferenzen führen, Projektziele- und Fortschritte definieren oder auf Dateien zugreifen und diese in Echtzeit bearbeiten. Die beliebtesten Tools haben wir Ihnen im Folgenden aufgeführt:

  • Microsoft 365 
  • GSuite
  • Placetel mit Webex
  • Trello
  • Slack

Eine ausführliche Übersicht inkl. Funktionen und Preis-Vergleich sowie weitere Tool-Vorschläge erhalten Sie in unserem Ratgeber Collaboration-Tools.

4. Wie gelingt Social Collaboration im Unternehmen?

4. Wie gelingt Social Collaboration im Unternehmen?

Social Collaboration Systeme versprechen richtig eingesetzt viele Benefits. Damit Sie davon auch profitieren können, haben wir ein paar Tipps für Sie, wie Sie die digitalen Stolpersteine aus dem Weg schaffen können.

1. Wählen Sie geeignete Social Collaboration Tools aus

In den letzten Jahren haben sich unheimlich viele Social Collaboration Systeme auf dem Markt etabliert. Die verschiedenen Softwarelösungen sind dabei so vielfältig wie die Anforderungen der Unternehmen und reichen von Komplettlösungen bis hin zu Tools für spezielle Bereiche. Unternehmen sollten bei Ihrer Auswahl darauf achten, dass die entsprechenden Tools auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sind und sich in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lassen.

Social-Collaboration-Technologien sind vor allem dann erfolgreich, wenn sie sinnvoll in die bestehenden Arbeitsprozesse integriert und mit verschiedenen, aufeinander abgestimmten Change-Management-Maßnahmen begleitet werden.” (Deutsche Social Collaboration Studie 2020 – Campana & Schott)

2. FĂĽhren Sie Ihre Mitarbeiter an Social Collaboration heran

Dem ein oder anderen Mitarbeiter mag unwohl bei dem Gedanken sein, auf ein neues Kollaborations-Tool umzusteigen. Der Umstieg bedeutet für sie vielleicht eine radikale und einschneidende Veränderung. Vielleicht hatte man sich gerade erst an ein anderes Tool auf der Arbeit gewöhnt und hat nun Angst vor der Einführung. Begegnen Sie Ihren Mitarbeiter hier mit Offenheit. Lassen Sie sie ihre Bedenken äußern und stehen Sie ihnen in jedem Fall für Fragen zur Verfügung. Unter Umständen macht es auch Sinn am Anfang ein paar Trainings für die jeweiligen Tools anzuordnen. Zudem sollten Sie klar kommunizieren, welches Tool für welchen Anwendungsfall genutzt werden sollte, damit keine Missverständnisse auftreten.

3. Gehen Sie als Vorreiter voran

Als FĂĽhrungskraft sollten Sie mit positivem Beispiel vorangehen und die aktive Nutzung von Social Collaboration vorleben. So schaffen Sie es mit Sicherheit auch Ihre Mitarbeiter fĂĽr die neuen Tools zu begeistern.

Social Collaboration ist in erster Linie eine Frage des entsprechenden Mindsets. Hier sind Führungskräfte gefragt, die offen für Neues sind uns aus voller Überzeugung virtuell führen. (Lutz Hirsch, CEO von Hirschtec, Quelle: Handelsblatt)

4. Kommunizieren Sie so viel wie möglich auf der Arbeitsplattform

Nach der Einführung des neuen Tools, sollte die Kommunikation größtenteils hierüber abgewickelt werden, damit alle Informationen zentral an einem Ort einsehbar sind und niemandem Informationen vorenthalten werden.

5. Sorgen Sie fĂĽr eine offene Feedback-Kultur

Offenheit, Partizipation und Agilität - alles Anforderungen, die Digital Natives an ihren Arbeitsplatz bzw. an die Führungskultur von heute stellen. Für das Führen virtueller Teams ist es zudem besonders wichtig, regelmäßig Rücksprachen zu halten und auf eine offene Feedback-Kultur zu setzen. Bei der Kommunikation per Chat oder Telefon fehlt es nämlich an Mimik und Gestik, wodurch Missverständnisse keine Seltenheit sind. Videokonferenzen sind hier die bessere Alternative.

5. Ausblick: Die Zukunft von Social Collaboration

5. Die Zukunft von Social Collaboration

Die Generation Y hat die Arbeitswelt wie keine andere vor ihr verändert und stellt hohe Ansprüche an den modern Workplace. Um ihren Wünschen nach ortsunabhängigem Arbeiten, hoher Flexibilität und einer besseren Work-Life-Balance nachzukommen, werden Unternehmen in Zukunft vermehrt auf Social Collaboration zurückgreifen.

Mit dem Thema Social Collaboration beschäftigen sich einige Studien und Fachartikel. Dabei geht es häufig um Fragen nach dem Status Quo, wie die virtuelle Führung gelingt, aber auch welche Social Collaboration Trends es gibt und wie sich Social Collaboration in Zukunft entwickelt. Werden sich schon bald Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz durchsetzen können? Wir haben für Sie einige interessante Artikel herausgesucht:

6. Placetel: Die All-in-one-Kommunikationslösung

6. Placetel: All-in-one-Kommunikationslösung

Mit Placetel + Webex erhalten Sie ein Collaboration-Tool, das Cloud-Telefonie, Team-Messaging und Online-Meetings in nur einer Anwendung vereint. Dank der All-in-one-Lösung vereinfachen Sie sowohl Ihre interne Kommunikation und Teamarbeit als auch den Austausch und die Zusammenarbeit mit externen Akteuren.

  • Cloud-Telefonie: Mehr als 150 Funktionen sorgen bei unserer Cloud-Telefonanlage dafĂĽr, dass Sie garantiert keinen Anruf mehr verpassen. Interne Gespräche mit Kollegen sind dabei selbstverständlich kostenlos. Anrufe oder Audiokonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks starten.

  • Team-Messaging: Ăśber den Webex Teams Client lassen sich ganz einfach Gruppen-Chats erstellen, sodass sämtliche Team-Mitglieder sich ĂĽber Projekte austauschen und immer auf dem aktuellen Stand bleiben. Dateien können zudem ganz einfach per Drag & Drop mit den Kollegen geteilt werden.

  • Online-Meetings: Erleben Sie Videomeetings in bester Qualität fĂĽr bis zu 1.000 Teilnehmer. Optimieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse und richten Sie mit wenigen Klicks regelmäßige Meetings ein, um sich gegenseitig upzudaten oder Ziele zu besprechen.