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Modern Workplace

Alles, was Sie fĂĽr 2023 wissen mĂĽssen

Von Michelle Mertens
Frau arbeitet mit Tablet aus dem Homeoffice

Der Modern Workplace vereint neueste Technologien mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Er ermöglicht es, flexibler und individueller von jedem Standort und zu jeder beliebigen Zeit vernetzt zu arbeiten. Wir zeigen, wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussieht, welche Chancen er bietet und worin die Herausforderungen liegen.

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1. Was zeichnet einen Modern Workplace aus?

1. Was zeichnet einen Modern Workplace aus?

Der Modern Workplace zeichnet sich vor allem durch seine Ortsungebundenheit aus. Daraus resultiert: Das Arbeiten geschieht meist digital. Immer leistungsstärkere Endgeräte sowie der stetig voranschreitende Ausbau des flächendeckenden Breitbandinternets ermöglichen dies. Aber nicht die Digitalität steht hier im Vordergrund, sondern die Kombination aus modernen Arbeitsweisen und Technologien, die ganz an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst sind.

2. Der Wandel in den Unternehmen

2. Der Wandel in den Unternehmen

Frau arbeitet mit Headset und Laptop im BĂĽro
Der Einsatz von Collaboration Tools treibt den Wandel im Unternehmen voran

Eine zentrale Frage, die sich Entscheider in Bezug auf den Modern Workplace stellen mĂĽssen, lautet: Wie kann der technologische Aspekt den Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter entsprechen?
Sogenannte Collaboration Tools ermöglichen individuelle Freiräume bei gleichbleibender Produktivität.

Allerdings haben viele Unternehmen, was die Kollaboration über digitale Anwendungen angeht, noch erheblichen Aufholbedarf. So hat eine McKinsey-Studie aus dem Jahr 20171 ergeben, dass ältere Technologien wie das Telefon, E-Mail und Fax in der Realität noch immer dominieren. 85 Prozent der befragten Führungskräfte geben an, dass Social-Collaboration-Tools aus Sorge vor Sicherheitslücken, wenn überhaupt, nur intern genutzt werden.

Damit verschenken sie das Potenzial für die Kommunikation mit Kunden, Partnern oder dem eigenen Netzwerk. Hier zeigt sich deutlich: Die Haltung, Einstellung und Kultur eines Unternehmens ist ein wesentlicher Faktor, wenn es darum geht, die Modernisierung des Arbeitsplatzes voranzutreiben. Der Hype Cycle des internationalen Analystenhauses Gartner2 resümiert, dass digital vernetztes Arbeiten mithilfe von Social Collaboration Tools schon längst keine Innovation mehr ist. Wie stark ein Unternehmen von einer modernen Arbeitsweise profitiert und inwiefern sich der Erfolg dadurch steigern lässt, hängt dementsprechend nicht nur von dem Einsatz der jeweiligen Tools ab, sondern außerdem von der Wandlungsfähigkeit der Unternehmensstrukturen.

3. Den Menschen im Blick behalten

3. Den Menschen im Blick behalten

Ein Mann arbeitet drauĂźen
Mit der richtigen Infrastruktur kann der Modern Workplace ĂĽberall sein

Nicht nur Technologien entwickeln sich stetig weiter. Der Mensch befindet sich ebenfalls im ständigen Wandel. Mit den neuen Möglichkeiten, welche die Digitalisierung eröffnet, verändern sich die Bedürfnisse und Ansprüche der Mitarbeiter. Ein selbstbestimmter Alltag mit fließenden Übergängen zwischen Berufs- und Privatleben gehört zu den Grundlagen einer modernen Arbeitsweise, die sich unter dem Begriff der persönlichen Produktivität zusammenfassen lässt. Genauer betrachtet bedeutet persönliche Produktivität, dass Technologie den Einzelnen und Teams in die Lage versetzt, größere Ziele zu erreichen und gleichzeitig individuelle Freiräume ermöglicht.

Gut zu wissen
Laut einer Studie von Microsoft3 erleben gerade einmal 11 Prozent der deutschen Arbeitnehmer die digitale Transformation als gemeinschaftlichen Prozess. Dies ist deshalb fatal, da mit der Digitalisierung nicht nur Chancen, sondern auĂźerdem Ă„ngste vor dem Verlust des Arbeitsplatzes verbunden werden.

Von einer erfolgreichen digitalen Transformation kann gesprochen werden, wenn jeder einzelne Mitarbeiter in diesen Prozess miteinbezogen wird. Laut einer von Microsoft3 durchgeführten Umfrage stehen 67 Prozent der Befragten einer kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung positiv gegenüber. Doch bietet nur jeder zweite Arbeitgeber regelmäßig entsprechende Schulungen an oder bestärkt seine Mitarbeiter darin, sich gezielt mit neuen Technologien auseinanderzusetzen.

Dabei bieten neue Technologien enormes Potenzial. Künstliche Intelligenz kommt dort zum Einsatz, wo die menschlichen Fähigkeiten an ihre Grenzen stoßen. Maschine und Mensch dürfen dabei nicht als Konkurrenten gedacht, sondern müssen vielmehr als gegenseitige Ergänzung gesehen werden. Intelligente Programme sind zwar dazu in der Lage, große Datenmengen in kurzer Zeit zu verarbeiten sowie Analysen zu erstellen, doch die nötige Kreativität, um diese Analysen auszuwerten und entsprechende Maßnahmen einzuleiten, ist immer noch nur auf der menschlichen Seite zu finden. Nichtsdestotrotz bringt die Hinwendung zu neuen Technologien Ängste seitens der Mitarbeiter mit sich. Besonders dann, wenn sie darum fürchten, ihren Arbeitsplatz aufgrund einer Maschine zu verlieren.

Nehmen Sie diese Sorgen ernst, indem Sie eine Kultur des Vertrauens schaffen und die Mitarbeiter aktiv in den Prozess der digitalen Transformation einbinden. Nur auf diese Weise kann ein Modern Workplace entstehen.

We have to learn to dance with the robots, not to run away from them. (Stowe Boyd)

4. Die Säulen des Modern Workplace

4. Die Säulen des Modern Workplace

Zwei Männer arbeiten zusammen im Remote Office
Gemeinsames Arbeiten in entspannter Atmosphäre: So könnte die Arbeit am Modern Workplace aussehen

Das Konzept des Modern Workplace lässt sich bei genauerer Betrachtung in folgende Säulen unterteilen:

4.1 Das Ausschöpfen des kreativen Potenzials

Laut dem Analystenhaus Gartner4 kommt der Fähigkeit, KI in den Modern Workplace zu integrieren, eine große Bedeutung zu, wenn es darum geht, das kreative Potenzial der Mitarbeiter auszuschöpfen. Neue Technologien sorgen für die Automatisierung von Routineaufgaben, geben umfassende Insights in Arbeitsprozesse und helfen dabei, die persönliche Produktivität zu erhöhen.

Dank intelligenter Tools werden genau dann relevante Informationen erhalten, wenn sie benötigt werden. Mitarbeiter können so noch fokussierter Zielen nachgehen. Indem sich nicht mehr um zeitaufwendige Angelegenheiten wie Routineaufgaben oder Informationsbeschaffung gekümmert werden müssen, wird ihr gesamtes Potenzial viel besser ausgeschöpft.

Innovative, kreative und dazu noch sinnstiftende Inhalte zu entwickeln, liegt immer noch in der Hand des Menschen. In einem Modern Workplace arbeiten Technologie und Mensch im Team zusammen und vereinen so das Beste aus beiden Welten.

Das World Economic Forum5 listet „Creativity” als eine von 10 wichtigen Fähigkeiten in einer modernen Arbeitswelt.

4.2 Zusammenarbeit

Der Modern Workplace muss darauf ausgelegt sein, die ortsunabhängige Zusammenarbeit zu vereinfachen.

Die Voraussetzungen dafĂĽr sind:

  • Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten unabhängig von Browser, Endgerät, Plattform oder Disziplin
  • schnelles und einfaches Kommunizieren ĂĽber einen Chat
  • Videokonferenzen, die das virtuelle Team ĂĽber den gesamten Globus hinweg miteinander verbinden
  • Teilen von Notizen und To-do-Listen im Anschluss an eine Videokonferenz

Videokonferenzen sind ein essenzielles Tool für den persönlichen Austausch innerhalb des Unternehmens oder mit Kunden. Damit keine wertvolle Zeit verschwendet wird, sind moderne Meetingräume mit der passenden technologischen Ausstattung wesentlich. Unterstützen Sie Ihr Team bei der täglichen Arbeit mit intelligent ausgestatteten Konferenzräumen und begleiten Sie so den digitalen Wandel.

Gut zu wissen
Der Begriff Social Collaboration beschreibt die Zusammenarbeit verschiedener Personen in Teams. Damit die Kommunikation in Echtzeit und ohne Störung stattfinden kann, nutzen sie elektronische Medien und internetbasierte Anwendungen, die unter der Bezeichnung Social Software zusammengefasst werden. Auf diese Weise sind alle Gruppenmitglieder räumlich und zeitlich voneinander komplett unabhängig und können ganz nach ihrem individuellen Zeitplan zum Projekt beitragen.

4.3 Mobilität

Frau arbeitet drauĂźen
So kann die ortsunabhängige Arbeit mit Placetel aussehen

Arbeit ist längst nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden und gestaltet sich losgelöst von jeglichen Bürogebäuden. Diese Art der Unabhängigkeit ist nur möglich, wenn ein Modern Workplace von jedem beliebigen Ort und auf jedem Gerät synchronisiert zur Verfügung steht. Nicht nur die Erreichbarkeit für Kunden, Dienstleister und Kollegen muss z.B. mithilfe einer Cloud-Telefonanlage gewährleistet werden, ebenso der durchgehende Zugriff auf Daten und Dokumente ist eine Voraussetzung für die funktionierende Mobilität.

4.4 Sicherheit

Durch das ortsunabhängige Arbeiten werden die Netzwerkstrukturen immer komplexer und die Gefahr durch Sicherheitslücken größer. Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit rücken dadurch immer mehr in den Fokus der Unternehmen. Der Modern Workplace ist in Zeiten von Hackerangriffen und DSGVO ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen nicht denkbar. Cyber-Angriffe stellen für Unternehmen in Deutschland nach wie vor die größte Bedrohung für die IT-Infrastruktur dar. Zu diesem Ergebnis kommt auch eine Studie6 der Computerwoche und CIO in Kooperation mit dem IT-Unternehmen Cisco und dem Security Fachverband (ISC) Chapter Germany.

Gut zu wissen
Als zweitgrößte Bedrohung für die IT-Sicherheit nannten IT-Experten mögliche Nachlässigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Außerdem ist die Angst vor Industriespionage sehr groß.

Moderne, cloudbasierte Netzwerkarchitekturen nutzen ein einheitliches Berechtigungs- und Rollenkonzept und kehren damit dem klassischen Passwort sowie den veralteten Verwaltungs- und Nutzerportalen den Rücken zu. Das Stichwort lautet Multi-Faktor-Authentifizierung. Mithilfe von mehreren unabhängigen Faktoren – wie zum Beispiel Ort und Uhrzeit des Zugriffs- wird die Plausibilität der Anmeldung von dem System erkannt. Für zusätzliche Sicherheit sorgt die Feststellung der Identität des Nutzers durch die Bestätigung per Code über einen Anruf, eine SMS oder eine Authentifizierungs-App.

4.5 Einfachheit

Neuartige Anforderungen und Bedrohungen lassen IT-Infrastrukturen zunehmend undurchsichtiger werden. Daher entschließen sich manche Unternehmen dazu, Arbeitsplätze extern verwalten zu lassen. Dieser Service wird als Managed Workplace oder Workplace Management bezeichnet. Die Arbeitsmittel und Supportsysteme der Mitarbeiter werden dabei zentral von einem externen Anbieter betrieben und verwaltet. Da alles in der Hand eines Dienstleisters liegt, reduziert sich somit die organisatorische Komplexität. Gleichzeitig werden dadurch Ressourcen in Form von Arbeitszeit und -kraft freigesetzt, die direkt in Ihr Unternehmen fließen können.

5. Geeignete Tools fĂĽr den Modern Workplace im Ăśberblick

5. Geeignete Tools fĂĽr den Modern Workplace im Ăśberblick

Mann im Homeoffice
Der erfolgreiche Arbeit am Modern Workplace ist geprägt von der Nutzung geeigneter Tools

Die ideale Umsetzung des Modern Workplace wird durch Tools ermöglicht, welche die Mitarbeiter vernetzen und eine reibungslose Kommunikation gewährleisten.

Im Folgenden stellen wir Ihnen drei geeignete Tools fĂĽr die erfolgreiche Arbeit am Modern Workplace vor:

1. Webex

Cisco Webex ist ein Tool, mit dem Sie Online-Meetings abhalten können. In der heutigen Zeit, in der nicht mehr alle Mitarbeiter zusammen in einem Büro arbeiten, haben Videokonferenzen einen deutlich höheren Stellenwert als früher. Die Gesichter derjenigen zu kennen, mit denen man zusammenarbeitet, ist eine wesentliche Voraussetzung für eine gelungene Teamarbeit.

Gut zu wissen
Webex für Placetel bietet eine All-in-one Kommunikationslösung für den Modern Workplace, die eine Vielfalt an Unified Communications- und Collaboration-Features bündelt: Neben zahlreichen Cloud-Telefonie-Funktionen wird so durch Videokonferenzen, File- und Screensharing und Chat eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit ermöglicht.

2. Slack

Für die Durchführung von Projekten sind eine lückenlose und ungestörte Kommunikation sowie Organisation nötig. Der Instant-Massaging-Dienst Slack bietet die Möglichkeit, die Arbeit mithilfe verschiedener Channel zu organisieren und Dateien zu verschicken. Außerdem können Mitarbeiter schnell kurze Nachrichten verschicken, wie sie es auch aus ihrem privaten Umfeld kennen. Die Kommunikation am Arbeitsplatz wird dadurch erleichtert.

3. Google Suite

Die Google Suite ist eine cloudbasierte Online-Lösung für Unternehmen, die Apps für die Kommunikation und Zusammenarbeit sowie Office-Anwendungen zur Verfügung stellt. Bestandteile sind unter anderem Gmail, Apps für die Terminverwaltung, Google Drive und Google Docs. Die Apps sind über eine Online-Verbindung von jedem beliebigen Endgerät und Ort aus nutzbar.

6. Fazit

6. Fazit

Der Modern Workplace gestaltet sich zeit- und ortsunabhängig. Neben der passenden technologischen Ausstattung rückt er vor allem die menschliche Komponente in den Vordergrund. Wie kann die Digitalisierung dabei helfen, Arbeitsprozesse zu erleichtern und diese möglichst individuell umzusetzen?

Dieser Frage nimmt sich das Konzept des Modern Workplace an und entwickelt sich zusammen mit der Technologie stetig weiter. Dank innovativer Tools und neuer Technologien gelingt die Transformation hin zum digitalen Arbeitsplatz bzw. Modern Workplace. Richtig eingesetzt und mit den veränderten Erwartungen der Mitarbeiter im Blick, entsteht auf diese Weise eine Arbeitsumgebung, die Unternehmen sicher in eine digitale sowie mitarbeiterzentrierte Zukunft des kontinuierlichen Wachstums führt.

7. FAQ

7. FAQ

1. Welche Vorteile bietet der Modern Workplace?
Die mit dem Modern Workplace einhergehende zeitliche und örtliche Flexibilität birgt das Potenzial, zeitlich und örtlich unbegrenzt mit Experten zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus kann die Work-Life-Balance gestärkt werden, indem stärker auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen wird. Durch den Verzicht auf Pendelwege wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern es werden auch Kosten und Zeit eingespart. Die Nutzung moderner Technologien wirkt sich darüber hinaus positiv auf die Effizienz der Arbeitsprozesse aus und steigert die Produktivität der Mitarbeiter.

2. Welche Herausforderungen birgt der Modern Workplace?
Die gute Führung virtueller Teams ist das A und O fĂĽr die erfolgreiche Arbeit am Modern Workplace. Damit diese gelingt, ist die richtige Zusammenstellung des virtuellen Teams, die Sicherstellung der einwandfreien technischen Ausstattung der Mitarbeiter, die klare Definition gemeinsamer Ziele, Erwartungen und Regeln der Arbeit am Modern Workplace, regelmäßiges Feedback, Präsenz und der Raum fĂĽr informelle Gespräche sowie Vertrauen von der FĂĽhrungsperson gefordert.

3. Wie sieht ein Modern Workplace aus?
Ein Modern Workplace bedarf einer grundlegenden technischen Ausstattung für die digitale Zusammenarbeit, bestehend aus einem digitalen Endgerät, und einem Arbeitsplatz, an welchem die Mitarbeiter produktiv sein können. Dieser sollte im besten Fall ruhig und bequem sein, um die Konzentrationsfähigkeit der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Quellen

  1. McKinsey-: Advanced social technologies and the future of collaboration
  2. Gartner: Hype Cycle for the Digital Workplace, 2017
  3. Microsoft: Der Erfolg der digitalen Transformation ist eine Frage der Kultur
  4. Gartner: Hype Cycle for the Digital Workplace, 2017
  5. World Economic Forum: The 10 Skills You’ll Need By 2020 (And Beyond)
  6. IDG: Studie zur IT-Sicherheit: Deutsche Unternehmen fürchten Cyber-Angriffe und nachlässige Mitarbeiter

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