Modern Workplace

Alles, was Sie fĂŒr 2021 wissen mĂŒssen

Teilen Sie den Artikel
Frau arbeitet mit Tablet aus dem Homeoffice

Der Modern Workplace vereint neueste Technologien mit den BedĂŒrfnissen der Mitarbeiter. Er ermöglicht es, flexibler und individueller von jedem Standort und zu jeder beliebigen Zeit vernetzt zu arbeiten. Wir zeigen, wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussieht, welche Chancen er bietet und worin die Herausforderungen liegen.

1. Was zeichnet einen Modern Workplace aus?

1. Was zeichnet einen Modern Workplace aus?

Der Modern Workplace zeichnet sich vor allem durch seine Ortsungebundenheit aus. Daraus resultiert: Das Arbeiten geschieht meist digital. Immer leistungsstĂ€rkere EndgerĂ€te sowie der stetig voranschreitende Ausbau des flĂ€chendeckenden Breitbandinternets ermöglichen dies. Aber nicht die DigitalitĂ€t steht hier im Vordergrund, sondern die Kombination aus modernen Arbeitsweisen und Technologien, die ganz an die BedĂŒrfnisse der Mitarbeiter angepasst sind.

2. Der Wandel in den Unternehmen

2. Der Wandel in den Unternehmen
Frau arbeitet mit Headset und Laptop im BĂŒro
Der Einsatz von Collaboration Tools treibt den Wandel im Unternehmen voran

Eine zentrale Frage, die sich Entscheider in Bezug auf den Modern Workplace stellen mĂŒssen, lautet: Wie kann der technologische Aspekt den Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter entsprechen?
Sogenannte Collaboration Tools ermöglichen individuelle FreirÀume bei gleichbleibender ProduktivitÀt.

Allerdings haben viele Unternehmen, was die Kollaboration ĂŒber digitale Anwendungen angeht, noch erheblichen Aufholbedarf. So hat eine McKinsey-Studie aus dem Jahr 20171 ergeben, dass Ă€ltere Technologien wie das Telefon, E-Mail und Fax in der RealitĂ€t noch immer dominieren. 85 Prozent der befragten FĂŒhrungskrĂ€fte geben an, dass Social-Collaboration-Tools aus Sorge vor SicherheitslĂŒcken, wenn ĂŒberhaupt, nur intern genutzt werden.

Damit verschenken sie das Potenzial fĂŒr die Kommunikation mit Kunden, Partnern oder dem eigenen Netzwerk. Hier zeigt sich deutlich: Die Haltung, Einstellung und Kultur eines Unternehmens ist ein wesentlicher Faktor, wenn es darum geht, die Modernisierung des Arbeitsplatzes voranzutreiben. Der Hype Cycle des internationalen Analystenhauses Gartner2 resĂŒmiert, dass digital vernetztes Arbeiten mithilfe von Social Collaboration Tools schon lĂ€ngst keine Innovation mehr ist. Wie stark ein Unternehmen von einer modernen Arbeitsweise profitiert und inwiefern sich der Erfolg dadurch steigern lĂ€sst, hĂ€ngt dementsprechend nicht nur von dem Einsatz der jeweiligen Tools ab, sondern außerdem von der WandlungsfĂ€higkeit der Unternehmensstrukturen.

3. Den Menschen im Blick behalten

3. Den Menschen im Blick behalten
Ein Mann arbeitet draußen
Mit der richtigen Infrastruktur kann der Modern Workplace ĂŒberall sein

Nicht nur Technologien entwickeln sich stetig weiter. Der Mensch befindet sich ebenfalls im stĂ€ndigen Wandel. Mit den neuen Möglichkeiten, welche die Digitalisierung eröffnet, verĂ€ndern sich die BedĂŒrfnisse und AnsprĂŒche der Mitarbeiter. Ein selbstbestimmter Alltag mit fließenden ÜbergĂ€ngen zwischen Berufs- und Privatleben gehört zu den Grundlagen einer modernen Arbeitsweise, die sich unter dem Begriff der persönlichen ProduktivitĂ€t zusammenfassen lĂ€sst. Genauer betrachtet bedeutet persönliche ProduktivitĂ€t, dass Technologie den Einzelnen und Teams in die Lage versetzt, grĂ¶ĂŸere Ziele zu erreichen und gleichzeitig individuelle FreirĂ€ume ermöglicht.

Gut zu wissen
Laut einer Studie von Microsoft3 erleben gerade einmal 11 Prozent der deutschen Arbeitnehmer die digitale Transformation als gemeinschaftlichen Prozess. Dies ist deshalb fatal, da mit der Digitalisierung nicht nur Chancen, sondern außerdem Ängste vor dem Verlust des Arbeitsplatzes verbunden werden.

Von einer erfolgreichen digitalen Transformation kann gesprochen werden, wenn jeder einzelne Mitarbeiter in diesen Prozess miteinbezogen wird. Laut einer von Microsoft3 durchgefĂŒhrten Umfrage stehen 67 Prozent der Befragten einer kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung positiv gegenĂŒber. Doch bietet nur jeder zweite Arbeitgeber regelmĂ€ĂŸig entsprechende Schulungen an oder bestĂ€rkt seine Mitarbeiter darin, sich gezielt mit neuen Technologien auseinanderzusetzen.

Dabei bieten neue Technologien enormes Potenzial. KĂŒnstliche Intelligenz kommt dort zum Einsatz, wo die menschlichen FĂ€higkeiten an ihre Grenzen stoßen. Maschine und Mensch dĂŒrfen dabei nicht als Konkurrenten gedacht, sondern mĂŒssen vielmehr als gegenseitige ErgĂ€nzung gesehen werden. Intelligente Programme sind zwar dazu in der Lage, große Datenmengen in kurzer Zeit zu verarbeiten sowie Analysen zu erstellen, doch die nötige KreativitĂ€t, um diese Analysen auszuwerten und entsprechende Maßnahmen einzuleiten, ist immer noch nur auf der menschlichen Seite zu finden. Nichtsdestotrotz bringt die Hinwendung zu neuen Technologien Ängste seitens der Mitarbeiter mit sich. Besonders dann, wenn sie darum fĂŒrchten, ihren Arbeitsplatz aufgrund einer Maschine zu verlieren.

Nehmen Sie diese Sorgen ernst, indem Sie eine Kultur des Vertrauens schaffen und die Mitarbeiter aktiv in den Prozess der digitalen Transformation einbinden. Nur auf diese Weise kann ein Modern Workplace entstehen.

We have to learn to dance with the robots, not to run away from them. (Stowe Boyd)

4. Die SĂ€ulen des Modern Workplace

4. Die SĂ€ulen des Modern Workplace
Zwei MĂ€nner arbeiten zusammen im Remote Office
Gemeinsames Arbeiten in entspannter AtmosphÀre: So könnte die Arbeit am Modern Workplace aussehen

Das Konzept des Modern Workplace lÀsst sich bei genauerer Betrachtung in folgende SÀulen unterteilen:

4.1 Das Ausschöpfen des kreativen Potenzials

Laut dem Analystenhaus Gartner4 kommt der FĂ€higkeit, KI in den Modern Workplace zu integrieren, eine große Bedeutung zu, wenn es darum geht, das kreative Potenzial der Mitarbeiter auszuschöpfen. Neue Technologien sorgen fĂŒr die Automatisierung von Routineaufgaben, geben umfassende Insights in Arbeitsprozesse und helfen dabei, die persönliche ProduktivitĂ€t zu erhöhen.

Dank intelligenter Tools werden genau dann relevante Informationen erhalten, wenn sie benötigt werden. Mitarbeiter können so noch fokussierter Zielen nachgehen. Indem sich nicht mehr um zeitaufwendige Angelegenheiten wie Routineaufgaben oder Informationsbeschaffung gekĂŒmmert werden mĂŒssen, wird ihr gesamtes Potenzial viel besser ausgeschöpft.

Innovative, kreative und dazu noch sinnstiftende Inhalte zu entwickeln, liegt immer noch in der Hand des Menschen. In einem Modern Workplace arbeiten Technologie und Mensch im Team zusammen und vereinen so das Beste aus beiden Welten.

Das World Economic Forum5 listet „Creativity” als eine von 10 wichtigen FĂ€higkeiten in einer modernen Arbeitswelt.

4.2 Zusammenarbeit

Der Modern Workplace muss darauf ausgelegt sein, die ortsunabhÀngige Zusammenarbeit zu vereinfachen.

Die Voraussetzungen dafĂŒr sind:

  • Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten unabhĂ€ngig von Browser, EndgerĂ€t, Plattform oder Disziplin
  • schnelles und einfaches Kommunizieren ĂŒber einen Chat
  • Videokonferenzen, die das virtuelle Team ĂŒber den gesamten Globus hinweg miteinander verbinden
  • Teilen von Notizen und To-do-Listen im Anschluss an eine Videokonferenz

Videokonferenzen sind ein essenzielles Tool fĂŒr den persönlichen Austausch innerhalb des Unternehmens oder mit Kunden. Damit keine wertvolle Zeit verschwendet wird, sind moderne MeetingrĂ€ume mit der passenden technologischen Ausstattung wesentlich. UnterstĂŒtzen Sie Ihr Team bei der tĂ€glichen Arbeit mit intelligent ausgestatteten KonferenzrĂ€umen und begleiten Sie so den digitalen Wandel.

Gut zu wissen
Der Begriff Social Collaboration beschreibt die Zusammenarbeit verschiedener Personen in Teams. Damit die Kommunikation in Echtzeit und ohne Störung stattfinden kann, nutzen sie elektronische Medien und internetbasierte Anwendungen, die unter der Bezeichnung Social Software zusammengefasst werden. Auf diese Weise sind alle Gruppenmitglieder rÀumlich und zeitlich voneinander komplett unabhÀngig und können ganz nach ihrem individuellen Zeitplan zum Projekt beitragen.

4.3 MobilitÀt

Frau arbeitet draußen
So kann die ortsunabhÀngige Arbeit mit Placetel aussehen

Arbeit ist lĂ€ngst nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden und gestaltet sich losgelöst von jeglichen BĂŒrogebĂ€uden. Diese Art der UnabhĂ€ngigkeit ist nur möglich, wenn ein Modern Workplace von jedem beliebigen Ort und auf jedem GerĂ€t synchronisiert zur VerfĂŒgung steht. Nicht nur die Erreichbarkeit fĂŒr Kunden, Dienstleister und Kollegen muss z.B. mithilfe einer Cloud-Telefonanlage gewĂ€hrleistet werden, ebenso der durchgehende Zugriff auf Daten und Dokumente ist eine Voraussetzung fĂŒr die funktionierende MobilitĂ€t.

4.4 Sicherheit

Durch das ortsunabhĂ€ngige Arbeiten werden die Netzwerkstrukturen immer komplexer und die Gefahr durch SicherheitslĂŒcken grĂ¶ĂŸer. Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit rĂŒcken dadurch immer mehr in den Fokus der Unternehmen. Der Modern Workplace ist in Zeiten von Hackerangriffen und DSGVO ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen nicht denkbar. Cyber-Angriffe stellen fĂŒr Unternehmen in Deutschland nach wie vor die grĂ¶ĂŸte Bedrohung fĂŒr die IT-Infrastruktur dar. Zu diesem Ergebnis kommt auch eine Studie6 der Computerwoche und CIO in Kooperation mit dem IT-Unternehmen Cisco und dem Security Fachverband (ISC) Chapter Germany.

Gut zu wissen
Als zweitgrĂ¶ĂŸte Bedrohung fĂŒr die IT-Sicherheit nannten IT-Experten mögliche NachlĂ€ssigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Außerdem ist die Angst vor Industriespionage sehr groß.

Moderne, cloudbasierte Netzwerkarchitekturen nutzen ein einheitliches Berechtigungs- und Rollenkonzept und kehren damit dem klassischen Passwort sowie den veralteten Verwaltungs- und Nutzerportalen den RĂŒcken zu. Das Stichwort lautet Multi-Faktor-Authentifizierung. Mithilfe von mehreren unabhĂ€ngigen Faktoren – wie zum Beispiel Ort und Uhrzeit des Zugriffs- wird die PlausibilitĂ€t der Anmeldung von dem System erkannt. FĂŒr zusĂ€tzliche Sicherheit sorgt die Feststellung der IdentitĂ€t des Nutzers durch die BestĂ€tigung per Code ĂŒber einen Anruf, eine SMS oder eine Authentifizierungs-App.

4.5 Einfachheit

Neuartige Anforderungen und Bedrohungen lassen IT-Infrastrukturen zunehmend undurchsichtiger werden. Daher entschließen sich manche Unternehmen dazu, ArbeitsplĂ€tze extern verwalten zu lassen. Dieser Service wird als Managed Workplace oder Workplace Management bezeichnet. Die Arbeitsmittel und Supportsysteme der Mitarbeiter werden dabei zentral von einem externen Anbieter betrieben und verwaltet. Da alles in der Hand eines Dienstleisters liegt, reduziert sich somit die organisatorische KomplexitĂ€t. Gleichzeitig werden dadurch Ressourcen in Form von Arbeitszeit und -kraft freigesetzt, die direkt in Ihr Unternehmen fließen können.

5. Geeignete Tools fĂŒr den Modern Workplace im Überblick

5. Geeignete Tools fĂŒr den Modern Workplace im Überblick
Mann im Homeoffice
Der erfolgreiche Arbeit am Modern Workplace ist geprÀgt von der Nutzung geeigneter Tools

Die ideale Umsetzung des Modern Workplace wird durch Tools ermöglicht, welche die Mitarbeiter vernetzen und eine reibungslose Kommunikation gewÀhrleisten.

Im Folgenden stellen wir Ihnen drei geeignete Tools fĂŒr die erfolgreiche Arbeit am Modern Workplace vor:

1. Webex

Cisco Webex ist ein Tool, mit dem Sie Online-Meetings abhalten können. In der heutigen Zeit, in der nicht mehr alle Mitarbeiter zusammen in einem BĂŒro arbeiten, haben Videokonferenzen einen deutlich höheren Stellenwert als frĂŒher. Die Gesichter derjenigen zu kennen, mit denen man zusammenarbeitet, ist eine wesentliche Voraussetzung fĂŒr eine gelungene Teamarbeit.

Gut zu wissen
Placetel + Webex bietet eine All-in-one Kommunikationslösung fĂŒr den Modern Workplace, die eine Vielfalt an Unified Communications- und Collaboration-Features bĂŒndelt: Neben zahlreichen Cloud-Telefonie-Funktionen wird so durch Videokonferenzen, File- und Screensharing und Chat eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit ermöglicht.

2. Slack

FĂŒr die DurchfĂŒhrung von Projekten sind eine lĂŒckenlose und ungestörte Kommunikation sowie Organisation nötig. Der Instant-Massaging-Dienst Slack bietet die Möglichkeit, die Arbeit mithilfe verschiedener Channel zu organisieren und Dateien zu verschicken. Außerdem können Mitarbeiter schnell kurze Nachrichten verschicken, wie sie es auch aus ihrem privaten Umfeld kennen. Die Kommunikation am Arbeitsplatz wird dadurch erleichtert.

3. Google Suite

Die Google Suite ist eine cloudbasierte Online-Lösung fĂŒr Unternehmen, die Apps fĂŒr die Kommunikation und Zusammenarbeit sowie Office-Anwendungen zur VerfĂŒgung stellt. Bestandteile sind unter anderem Gmail, Apps fĂŒr die Terminverwaltung, Google Drive und Google Docs. Die Apps sind ĂŒber eine Online-Verbindung von jedem beliebigen EndgerĂ€t und Ort aus nutzbar.

6. Fazit

6. Fazit

Der Modern Workplace gestaltet sich zeit- und ortsunabhĂ€ngig. Neben der passenden technologischen Ausstattung rĂŒckt er vor allem die menschliche Komponente in den Vordergrund. Wie kann die Digitalisierung dabei helfen, Arbeitsprozesse zu erleichtern und diese möglichst individuell umzusetzen?

Dieser Frage nimmt sich das Konzept des Modern Workplace an und entwickelt sich zusammen mit der Technologie stetig weiter. Dank innovativer Tools und neuer Technologien gelingt die Transformation hin zum digitalen Arbeitsplatz bzw. Modern Workplace. Richtig eingesetzt und mit den verĂ€nderten Erwartungen der Mitarbeiter im Blick, entsteht auf diese Weise eine Arbeitsumgebung, die Unternehmen sicher in eine digitale sowie mitarbeiterzentrierte Zukunft des kontinuierlichen Wachstums fĂŒhrt.

7. FAQ

7. FAQ

1. Welche Vorteile bietet der Modern Workplace?

Die mit dem Modern Workplace einhergehende zeitliche und örtliche FlexibilitĂ€t birgt das Potenzial, zeitlich und örtlich unbegrenzt mit Experten zusammenzuarbeiten. DarĂŒber hinaus kann die Work-Life-Balance gestĂ€rkt werden, indem stĂ€rker auf die BedĂŒrfnisse der Mitarbeiter eingegangen wird. Durch den Verzicht auf Pendelwege wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern es werden auch Kosten und Zeit eingespart. Die Nutzung moderner Technologien wirkt sich darĂŒber hinaus positiv auf die Effizienz der Arbeitsprozesse aus und steigert die ProduktivitĂ€t der Mitarbeiter.

2. Welche Herausforderungen birgt der Modern Workplace?

Die gute Führung virtueller Teams ist das A und O fĂŒr die erfolgreiche Arbeit am Modern Workplace. Damit diese gelingt, ist die richtige Zusammenstellung des virtuellen Teams, die Sicherstellung der einwandfreien technischen Ausstattung der Mitarbeiter, die klare Definition gemeinsamer Ziele, Erwartungen und Regeln der Arbeit am Modern Workplace, regelmĂ€ĂŸiges Feedback, PrĂ€senz und der Raum fĂŒr informelle GesprĂ€che sowie Vertrauen von der FĂŒhrungsperson gefordert.

3. Wie sieht ein Modern Workplace aus?

Ein Modern Workplace bedarf einer grundlegenden technischen Ausstattung fĂŒr die digitale Zusammenarbeit, bestehend aus einem digitalen EndgerĂ€t, und einem Arbeitsplatz, an welchem die Mitarbeiter produktiv sein können. Dieser sollte im besten Fall ruhig und bequem sein, um die KonzentrationsfĂ€higkeit der Mitarbeiter zu gewĂ€hrleisten.

Quellen

  1. McKinsey-: Advanced social technologies and the future of collaboration
  2. Gartner: Hype Cycle for the Digital Workplace, 2017
  3. Microsoft: Der Erfolg der digitalen Transformation ist eine Frage der Kultur
  4. Gartner: Hype Cycle for the Digital Workplace, 2017
  5. World Economic Forum: The 10 Skills You’ll Need By 2020 (And Beyond)
  6. IDG: Studie zur IT-Sicherheit: Deutsche Unternehmen fürchten Cyber-Angriffe und nachlässige Mitarbeiter
Ähnliche Artikel