Digitales Arbeiten

Definition, Vorteile, Tools in 2021

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Digitaler Arbeitsplatz mit PC, IP-Telefon und Headsets

Digitalisierung gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die digitale Transformation macht vor den Arbeitsplätzen und dem Arbeitsprozess als solchem keinen Halt. Durch das digitale Arbeiten haben sich nicht nur neue Berufe entwickelt, sondern bestehende Berufsbilder werden durch den stetigen Wandel auch nachhaltig verändert.

1. Definition: Was ist digitales Arbeiten?

1. Definition: Was ist digitales Arbeiten?

Immer mehr Menschen verbringen ihre Arbeitszeit vor dem Computerbildschirm. Digitales Arbeiten, wie diese Form der Arbeit gemeinhin bezeichnet wird, bedeutet f√ľr Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine weitere fundamentale Ver√§nderung. Beim digitalen Arbeiten handelt es sich um eine dezentrale Arbeitsmethode, die nicht nur bei Freiberuflern, sondern vermehrt im Mittelstand anzutreffen ist.

Hinweis
Aufgrund der Veränderung, die mit dem digitalen Arbeiten einhergeht, wird das neue Arbeitsmodell auch als Arbeit 4.0 bezeichnet.

2. Was bedeutet digitales Arbeiten f√ľr das Unternehmen?

2. Was bedeutet digitales Arbeiten f√ľr das Unternehmen?

Der Prozess der Digitalisierung l√§uft auf unterschiedlichen Ebenen ab. Es handelt sich beispielsweise um die Implementierung neuer Automation-Technologien, um die Entwicklung von Robotik oder der Forschung zur k√ľnstlichen Intelligenz. Jede dieser Entwicklungen nimmt einen enormen Einfluss auf bisher bestehende Arbeitsbilder und pr√§gt diese nachhaltig.

Doch nicht nur f√ľr die Mitarbeiter, die sich im Rahmen der technischen Entwicklung ihres Arbeitsplatzes zum Digital Worker entwickeln, bedeutet Digitalisierung eine erhebliche Ver√§nderung hinsichtlich ihrer Arbeit. F√ľhrungskr√§fte m√ľssen sich ebenfalls diversen Neuerungen stellen und einen Weg finden, Digitalisierung in ihrem Unternehmen m√∂glichst effizient und zielf√ľhrend zu implementieren. Damit es keine St√∂rungen im Arbeitsablauf gibt und die neuen Arbeitsmethoden fehlerfrei umgesetzt werden, sind Weiterbildungen f√ľr Arbeitgeber und Arbeitnehmer notwendig.

Wichtig
Durch die digitale Vernetzung steigen nicht nur die M√∂glichkeiten, sondern ebenso der Wettbewerb, dem die verantwortlichen Personen ausgesetzt sind. Das bedeutet, dass alle Parteien einem erh√∂hten Druck standhalten und sich gegen eine enorme Vielzahl an Mitbewerber durchsetzen m√ľssen.

2.1 Die Vorteile des digitalen Arbeitens

Digitales Arbeiten im Café mit Cisco Webex
So einfach geht digitales Arbeiten im Café mit Placetel + Webex

Manchmal stehen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dem Digital Workplace skeptisch gegen√ľber. Doch dieser Prozess geht mit einer ganzen Reihe an Vorteilen einher. Insbesondere die Dezentralisierung bewirkt gro√üe Fortschritte und ein hohes Ma√ü an nie dagewesener Flexibilit√§t auf dem Arbeitsmarkt. Das zeit- und ortsunabh√§ngige Arbeiten wird m√∂glich. Eine bedeutende Innovation stellt zudem die Entwicklung von Robotik und k√ľnstlicher Intelligenz dar. Je nach Einsatzbereich zielen diese darauf ab, die Arbeitsprozesse der Arbeitnehmer zu bereichern und zu vereinfachen.

Schon gewusst?
Kritiker sind √ľberzeugt, dass jeder Arbeitsplatz, der auf Grundlage der Arbeitsprozesse automatisiert werden kann, langfristig auch automatisiert werden wird.

2.1.1 Mehr Flexibilit√§t f√ľr alle ‚Äď von der Gesch√§ftsf√ľhrung bis zum Azubi

Durch die Digitalisierung gewinnt der Aspekt der Flexibilit√§t eine vollkommen neue Bedeutung. Sie bringt sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber unterschiedliche Vorteile. W√§hrend beispielsweise ortsunabh√§ngiges Arbeiten vor einigen Jahren noch unvorstellbar war, ist es seit der Entwicklung von digitalen Arbeitsplätzen heute kaum noch wegzudenken. Mittlerweile gibt es sogar Unternehmen, die ausschlie√ülich das digitale Arbeiten anbieten. Und aufgrund der immer weiter fortschreitenden technischen Entwicklung stellt das f√ľr die Betroffenen schon seit einiger Zeit keine Schwierigkeiten mehr dar.

Doch nicht nur das mobile Arbeiten entwickelt sich durch die Arbeit 4.0 in Richtung eines neuen Standards, an dem sich immer mehr Unternehmen orientieren. Auch die damit einhergehende Flexibilit√§t der Arbeitszeiten ist ein Gewinn f√ľr das Unternehmen, da sie sich unter anderem positiv auf die Personalsuche und das Betriebsklima auswirkt. Homeoffice avanciert so wahlweise als Alternative oder zum Standard.

2.1.2 Ortsunabhängige Zusammenarbeit & dezentrales Arbeiten

R√§umliche Unabh√§ngigkeit und Flexibilit√§t sind die Schl√ľsselw√∂rter des Arbeitens 4.0. Digitales Arbeiten im Homeoffice ist heute kein Problem mehr. Durch die Erstellung des digital Workplace ist der Zugriff auf alle notwendigen Arbeitsunterlagen von √ľberall m√∂glich. Vielf√§ltige Collaboration Tools, die f√ľr die virtuelle Zusammenarbeit genutzt werden, erleichtern das Arbeiten in digitalen Projektteams. Geplante Konferenzen und kurzfristige Meetings sind nicht l√§nger problematisch. Zudem erleichtern gemeinsame Online-Boards (bzw. Kanban-Boards) oder ein cloudbasierter Terminkalender den Arbeitsalltag, da verbindliche Termine in den Kalendern der Mitarbeiter vorgemerkt werden.

Ich habe eine Digitalagentur gegr√ľndet, die nur online arbeitet. Unsere Kunden sind in √Ėsterreich, Gro√übritannien und Irland. Zu arbeiten, wo und wann ich will, ist einfach gro√üartig.
Quelle: Johannes Hindler auf Euronews

2.1.3 Neue Kommunikationsmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit

Arbeit im Homeoffice per Videokonferenz

Mit der Erschaffung neuer Strukturen am Arbeitsplatz haben sich auch die Kommunikationsm√∂glichkeiten der Arbeitnehmer und Arbeitgeber ver√§ndert. Was in der Vergangenheit in klassischen Meetings besprochen wurde, findet im Rahmen der Arbeit 4.0 √ľber virtuelle Kommunikation statt.

Durch unterschiedliche Werkzeuge, die innerhalb der letzten Jahre entwickelt wurden, stehen die Unternehmen in diesem Bereich nicht l√§nger vor einer Herausforderung. Der Fokus liegt beim Arbeiten 4.0 auf Online-Kommunikation. Dies beinhaltet unter anderem, dass herk√∂mmliche Meetings durch Videokonferenzen ersetzt werden. Virtuelle Netze, deren Zugang ausschlie√ülich f√ľr das Unternehmen als solches bestimmt ist, werden durch unterschiedliche Sicherheitsvorkehrungen vor dem Zugriff Dritter gesch√ľtzt.

Hinweis
Durch die Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes haben sich virtuelle Kommunikationsformen zum Daily Business entwickelt.

2.2 Nachteile beim digitalen Arbeiten

Die st√§ndige Erreichbarkeit wirkt sich unter Umst√§nden negativ auf die Belegschaft aus. Wenn die Mitarbeiter ihre Zeit selbst einteilen, f√ľhrt dies oftmals dazu, dass vor allem die leistungsschw√§cheren Mitglieder des Teams mehr arbeiten, um mitzuhalten. In der Folge sinkt die Erholung der Teammitglieder und die langfristige Produktivit√§t ist gef√§hrdet. Das Aufrechterhalten einer Unternehmenskultur ist aufgrund der meist digitalen Kommunikation ebenfalls herausfordernd. Es ben√∂tigt innovativer New-Work-Ansätze, um sowohl die dezentralisierte Teamstruktur als auch die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur zu bewerkstelligen. Vor allem die nahe, digitale Kommunikation kristallisiert sich als ein elementarer Bestandteil heraus.

Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile des digitalen Arbeitens:

Vorteile

  • Dezentralisierung der T√§tigkeiten
  • Flexibilit√§t im Arbeitsalltag
  • Effizienteres Arbeiten ohne unn√∂tiges Pendeln
  • Gesteigerte Mitarbeitermotivation
  • Keine Ablenkungen im Arbeitsalltag

Nachteile

  • Erschwerter Aufbau der Unternehmenskultur
  • Strukturierung muss aufrechterhalten werden
  • St√§ndige Erreichbarkeit
  • Erschwerte Kommunikation
  • Herausforderungen im Teambuilding

2.2 Collaboration-Tools des digitalen Arbeitens

Wer dezentral arbeitet, braucht ein entsprechendes technisches Equipment, um die Arbeit vollst√§ndig √ľber den Laptop abwickeln zu k√∂nnen. Ist diese Technik nicht vorhanden, ist eine virtuelle Zusammenarbeit mit den Arbeitskollegen nicht m√∂glich und Arbeitsabl√§ufe k√∂nnen nicht aufeinander abgestimmt werden.

  • E-Mail, Cisco WebEx und Slack

    Die E-Mail ist immer noch das beliebteste Kommunikationsmedium. Vor allem im B2B-Bereich ist es das prim√§re Werkzeug. Cisco WebEx und andere Videotelefonie-Anwendungen wie Microsoft Teams gewinnen jedoch zunehmend an Bedeutung. Denn der Austausch via Videotelefonie ist pers√∂nlicher und oftmals effizienter als das Versenden zahlreicher E-Mails zu einem Thema. Die Einf√ľhrung eines Kollaborationswerkzeugs ist dar√ľber hinaus vor allem f√ľr wachsende Organisationen sinnvoll. In einem gemeinsamen Workspace erm√∂glichen Slack oder Placetel + Webex den unternehmensinternen Austausch auf menschlicher, projektbezogener oder ganzheitlicher Ebene. Die Kollaborationswerkzeuge ersetzen gleicherma√üen das Schwarze Brett, den Flurfunk oder Projektmeetings.

  • Filesharing: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive

    Filesharing bietet sich insbesondere dann an, wenn unterschiedliche Personen Zugriff zu einem Dokument benötigen. Über Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive können die Dokumente bequem verschickt werden.

    Wird ein Dokument √ľber Google Docs versendet, sind vorgenommene √Ąnderungen im Nachhinein f√ľr die anderen Mitglieder dieses Dokuments ersichtlich, wodurch die Arbeitsprozesse erheblich erleichtert werden. Microsoft OneDrive, vor allem mit der Integration in Sharepoint, erm√∂glicht einen Enterprise-ready Dateiaustausch.

  • Arbeiten in der Cloud ‚Äď Podio, Trello, Asana & Co.

    Die Auswahl an Cloud Programmen, mit denen der digitale Arbeitsplatz ausgestattet wird, steigt immer weiter. Die meisten Cloud Programme sind webbasiert, wodurch sie mithilfe des Browsers von jedem mobilen Endgerät aus genutzt werden können.

Projekttool Beschreibung
Podio Ideales Tool zur Projektplanung
Option der Trennung unterschiedlicher Projekte
Workspace kann mit anderen Nutzern geteilt werden
Trello Aufteilung in unterschiedliche Boards
Fokus: Organisation und Planung
Persönliche Organisation
Asana Projektmanagement f√ľr ambitionierte Unternehmen
Fokus: Organisation und Planung
Kollaboration mit externen Stakeholdern
Automatisierungen und Templates

F√ľr die pers√∂nliche Organisation werden den Nutzern unterschiedliche Cloud-Working-Tools zur Verf√ľgung gestellt. Evernote und Kalender stehen hier besonders hoch im Kurs.

W√§hrend Evernote beispielsweise daf√ľr verwendet werden kann, Ideen und Notizen festzuhalten sowie E-Mails und Webcontent zu speichern, zielt der Kalender auf die Planung von Terminen ab. Hier besteht aufgrund der cloudbasierten Nutzung die M√∂glichkeit, Deadlines und Meetings mit Mitarbeitern zu koordinieren und Zust√§ndigkeiten einzuteilen. Mit dem Kalender-Tool Calendly k√∂nnen dar√ľber hinaus Kalender mit Externen geteilt werden. So entf√§llt das zeitraubende Termin-Ping-Pong und wird durch einen durchgehenden Prozess ersetzt.

2.3.1 Entlastung der Mitarbeiter durch technische Hilfsmittel

Digitales Arbeiten wird inzwischen von einigen Mitarbeitern aktiv eingefordert. Fakt ist: Die Digitalisierung der richtigen Prozesse kann zu einer erheblichen Entlastung der Arbeitskr√§fte f√ľhren und die Performance des Unternehmens verbessern.

√úber 70 Prozent der sogenannten White Collar-Angestellten (zu dt. ‚Äöwei√üer Hemdkragen‚Äė und meint haupts√§chlich in einem administrativen oder B√ľroumfeld t√§tig) gab an, grunds√§tzlich von zu Hause aus arbeiten zu k√∂nnen. Quelle: Stepstone

Die Voraussetzung f√ľr einen langfristigen Erfolg besteht darin, dass die technischen Hilfsmittel von der gesamten Belegschaft akzeptiert werden. Um dies zu erreichen, ist es empfehlenswert, die Mitarbeiter beim Umstellungsprozess (Change-Management) aktiv zu begleiten. Auch die Einbeziehung der Belegschaft in den Probleml√∂sungsprozess kann hilfreich sein. Nicht nur die unterschiedlichen Sichtweisen und Denkanst√∂√üe sind in diesem Arbeitsschritt sehr wertvoll. Hinzu kommt, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter gegen√ľber der Ver√§nderung steigt, wenn sie an der Planung und Umsetzung beteiligt waren.

Hinweis
Es ist unerlässlich, die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie zu schulen und sicherzustellen, dass die Frustration bei der Einarbeitung möglichst geringgehalten wird. Kommt es vermehrt zu Frustrationen, wirkt sich dies negativ auf die geplante Implementierung der digitalen Arbeitsmöglichkeiten aus.

3. Digitale Arbeit als Chance f√ľr die Personalentwicklung

3. Digitale Arbeit als Chance f√ľr die Personalentwicklung
Digitaler Arbeitsplatz

Viele Unternehmen vernachl√§ssigen Weiterbildungsma√ünahmen, da diese mit Aufwand und zus√§tzlichen Kosten verbunden sind. Doch untersch√§tzen Sie nicht die Notwendigkeit f√ľr Weiterbildungen und Schulungen der Belegschaft. Andernfalls k√∂nnen Wissensl√ľcken entstehen, die sich nur mit viel Zeit und Aufwand wieder schlie√üen lassen. Die Digitalisierung unterst√ľtzt diesen Prozess ebenfalls. Durch unterschiedliche E-Learning-Angebote werden die Kosten f√ľr entsprechende Schulungen enorm gesenkt. Hinzu kommt erneut der Aspekt der Flexibilit√§t. E-Learning bieten dem Arbeitnehmer die Option, sich selbstbestimmt und unabh√§ngig von Ort und Zeit weiterzubilden.

Wichtig
E-Learning ersetzt keine fundierte fachliche Ausbildung. Es handelt sich dabei lediglich um Weiterbildungen. Diese reichen allerdings nicht aus, um einen Wissensr√ľckstand aufzuholen, sondern dienen dem Auffrischen von Fachwissen.

4. Wie verändert die Digitalisierung die Arbeit in KMU?

4. Wie verändert die Digitalisierung die Arbeit in KMU?

Fest steht, dass die Digitalisierung in Unternehmen nicht nur die Arbeit ver√§ndert, sondern auch den Prozess der Mitarbeiterf√ľhrung. Demnach hat sie ebenfalls einen hohen Einfluss auf die Arbeitsweisen des Managements. F√ľr Anfragen, die in der Vergangenheit √ľber hierarchische Strukturen geregelt und bearbeitet wurden, sind im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung vermehrt unterschiedliche Projektteams verantwortlich. Damit geht eine Ver√§nderung in der gesamten Unternehmenskultur einher.

Jeder zweite Mitarbeiter erlebt bei seinem Arbeitgeber eine Kultur, in der digitale Technologien vor allem als Chance begriffen werden. Quelle: Stepstone

F√ľhrungspersonen galten in der Vergangenheit als die wichtigsten Treiber, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Inzwischen werden sie aber durch die Digitalisierung und die damit einhergehenden Ver√§nderungen zunehmend durch selbst√§ndige Arbeitsgruppen abgel√∂st.

5. Digitales Arbeiten in der Start-up-Szene

5. Digitales Arbeiten in der Start-up-Szene

Insbesondere in Start-up Unternehmen ist die Anwesenheitspflicht im B√ľro kaum noch von Bedeutung. Die neuen Unternehmen legen ihren Fokus viel mehr auf die Vorteile, die das digitale Arbeiten ihnen und ihren Arbeitnehmern bringt. Dazu geh√∂ren neben der bereits angesprochenen Flexibilit√§t auch die erh√∂hte Motivation, die sich wiederum positiv auf die Kreativit√§t des Arbeitnehmers auswirkt. Hinzu kommen Faktoren wie erhebliche Zeitersparnisse durch den Wegfall des Arbeitsweges und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, die viele Arbeitnehmer besonders positiv stimmt. Auch die flachen Hierarchien, die mit dem digitalen Arbeiten einhergehen, sind bei Arbeitnehmern sehr beliebt.

Digitales Arbeiten hat aber auch positive Auswirkungen auf die Ausgaben des Unternehmens. Da keine gro√üen B√ľror√§ume gemietet werden m√ľssen, handelt es sich um ein sehr kostensparendes Modell, das insbesondere in der Gr√ľndungsphase attraktiv f√ľr die Unternehmer ist.

6. Fazit zum digitalen Arbeiten

6. Fazit zum digitalen Arbeiten

Digitales Arbeiten wird auf dem Markt immer pr√§senter. Zwar beeinflusst der technische Fortschritt die diversen Arbeitsbereiche auf verschiedene Weise, Ver√§nderungen sind aber bereits √ľberall anzutreffen. Obwohl viele Arbeitnehmer und Unternehmer den Entwicklungen skeptisch gegen√ľberstehen, sind die Vorteile nicht au√üer Acht zu lassen. Da in Zukunft kein Unternehmen um die Digitalisierung der eigenen Arbeitsprozesse herumkommen wird, ist es ratsam, sich dem Prozess zu √∂ffnen und die Vorteile der Entwicklungen f√ľr sich zu nutzen.

7. Weiterf√ľhrende Literatur und Studien

7. Weiterf√ľhrende Literatur und Studien
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