Digitales Arbeiten

Definition, Vorteile, Tools in 2021

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Digitaler Arbeitsplatz mit PC, IP-Telefon und Headsets

Digitalisierung gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die digitale Transformation macht vor den ArbeitsplÀtzen und dem Arbeitsprozess als solchem keinen Halt. Durch das digitale Arbeiten haben sich nicht nur neue Berufe entwickelt, sondern bestehende Berufsbilder werden durch den stetigen Wandel auch nachhaltig verÀndert.

1. Definition: Was ist digitales Arbeiten?

1. Definition: Was ist digitales Arbeiten?

Immer mehr Menschen verbringen ihre Arbeitszeit vor dem Computerbildschirm. Digitales Arbeiten, wie diese Form der Arbeit gemeinhin bezeichnet wird, bedeutet fĂŒr Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine weitere fundamentale VerĂ€nderung. Beim digitalen Arbeiten handelt es sich um eine dezentrale Arbeitsmethode, die nicht nur bei Freiberuflern, sondern vermehrt im Mittelstand anzutreffen ist.

Hinweis
Aufgrund der VerÀnderung, die mit dem digitalen Arbeiten einhergeht, wird das neue Arbeitsmodell auch als Arbeit 4.0 bezeichnet.

2. Was bedeutet digitales Arbeiten fĂŒr das Unternehmen?

2. Was bedeutet digitales Arbeiten fĂŒr das Unternehmen?

Der Prozess der Digitalisierung lĂ€uft auf unterschiedlichen Ebenen ab. Es handelt sich beispielsweise um die Implementierung neuer Automation-Technologien, um die Entwicklung von Robotik oder der Forschung zur kĂŒnstlichen Intelligenz. Jede dieser Entwicklungen nimmt einen enormen Einfluss auf bisher bestehende Arbeitsbilder und prĂ€gt diese nachhaltig.

Doch nicht nur fĂŒr die Mitarbeiter, die sich im Rahmen der technischen Entwicklung ihres Arbeitsplatzes zum Digital Worker entwickeln, bedeutet Digitalisierung eine erhebliche VerĂ€nderung hinsichtlich ihrer Arbeit. FĂŒhrungskrĂ€fte mĂŒssen sich ebenfalls diversen Neuerungen stellen und einen Weg finden, Digitalisierung in ihrem Unternehmen möglichst effizient und zielfĂŒhrend zu implementieren. Damit es keine Störungen im Arbeitsablauf gibt und die neuen Arbeitsmethoden fehlerfrei umgesetzt werden, sind Weiterbildungen fĂŒr Arbeitgeber und Arbeitnehmer notwendig.

Wichtig
Durch die digitale Vernetzung steigen nicht nur die Möglichkeiten, sondern ebenso der Wettbewerb, dem die verantwortlichen Personen ausgesetzt sind. Das bedeutet, dass alle Parteien einem erhöhten Druck standhalten und sich gegen eine enorme Vielzahl an Mitbewerber durchsetzen mĂŒssen.

2.1 Die Vorteile des digitalen Arbeitens

Digitales Arbeiten im Café mit Cisco Webex
So einfach geht digitales Arbeiten im Café mit Placetel + Webex

Manchmal stehen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dem Digital Workplace skeptisch gegenĂŒber. Doch dieser Prozess geht mit einer ganzen Reihe an Vorteilen einher. Insbesondere die Dezentralisierung bewirkt große Fortschritte und ein hohes Maß an nie dagewesener FlexibilitĂ€t auf dem Arbeitsmarkt. Das zeit- und ortsunabhĂ€ngige Arbeiten wird möglich. Eine bedeutende Innovation stellt zudem die Entwicklung von Robotik und kĂŒnstlicher Intelligenz dar. Je nach Einsatzbereich zielen diese darauf ab, die Arbeitsprozesse der Arbeitnehmer zu bereichern und zu vereinfachen.

Schon gewusst?
Kritiker sind ĂŒberzeugt, dass jeder Arbeitsplatz, der auf Grundlage der Arbeitsprozesse automatisiert werden kann, langfristig auch automatisiert werden wird.

2.1.1 Mehr FlexibilitĂ€t fĂŒr alle – von der GeschĂ€ftsfĂŒhrung bis zum Azubi

Durch die Digitalisierung gewinnt der Aspekt der FlexibilitĂ€t eine vollkommen neue Bedeutung. Sie bringt sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber unterschiedliche Vorteile. WĂ€hrend beispielsweise ortsunabhĂ€ngiges Arbeiten vor einigen Jahren noch unvorstellbar war, ist es seit der Entwicklung von digitalen ArbeitsplĂ€tzen heute kaum noch wegzudenken. Mittlerweile gibt es sogar Unternehmen, die ausschließlich das digitale Arbeiten anbieten. Und aufgrund der immer weiter fortschreitenden technischen Entwicklung stellt das fĂŒr die Betroffenen schon seit einiger Zeit keine Schwierigkeiten mehr dar.

Doch nicht nur das mobile Arbeiten entwickelt sich durch die Arbeit 4.0 in Richtung eines neuen Standards, an dem sich immer mehr Unternehmen orientieren. Auch die damit einhergehende FlexibilitĂ€t der Arbeitszeiten ist ein Gewinn fĂŒr das Unternehmen, da sie sich unter anderem positiv auf die Personalsuche und das Betriebsklima auswirkt. Homeoffice avanciert so wahlweise als Alternative oder zum Standard.

2.1.2 OrtsunabhÀngige Zusammenarbeit & dezentrales Arbeiten

RĂ€umliche UnabhĂ€ngigkeit und FlexibilitĂ€t sind die SchlĂŒsselwörter des Arbeitens 4.0. Digitales Arbeiten im Homeoffice ist heute kein Problem mehr. Durch die Erstellung des digital Workplace ist der Zugriff auf alle notwendigen Arbeitsunterlagen von ĂŒberall möglich. VielfĂ€ltige Collaboration Tools, die fĂŒr die virtuelle Zusammenarbeit genutzt werden, erleichtern das Arbeiten in digitalen Projektteams. Geplante Konferenzen und kurzfristige Meetings sind nicht lĂ€nger problematisch. Zudem erleichtern gemeinsame Online-Boards (bzw. Kanban-Boards) oder ein cloudbasierter Terminkalender den Arbeitsalltag, da verbindliche Termine in den Kalendern der Mitarbeiter vorgemerkt werden.

Ich habe eine Digitalagentur gegrĂŒndet, die nur online arbeitet. Unsere Kunden sind in Österreich, Großbritannien und Irland. Zu arbeiten, wo und wann ich will, ist einfach großartig.
Quelle: Johannes Hindler auf Euronews

2.1.3 Neue Kommunikationsmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit

Arbeit im Homeoffice per Videokonferenz

Mit der Erschaffung neuer Strukturen am Arbeitsplatz haben sich auch die Kommunikationsmöglichkeiten der Arbeitnehmer und Arbeitgeber verĂ€ndert. Was in der Vergangenheit in klassischen Meetings besprochen wurde, findet im Rahmen der Arbeit 4.0 ĂŒber virtuelle Kommunikation statt.

Durch unterschiedliche Werkzeuge, die innerhalb der letzten Jahre entwickelt wurden, stehen die Unternehmen in diesem Bereich nicht lĂ€nger vor einer Herausforderung. Der Fokus liegt beim Arbeiten 4.0 auf Online-Kommunikation. Dies beinhaltet unter anderem, dass herkömmliche Meetings durch Videokonferenzen ersetzt werden. Virtuelle Netze, deren Zugang ausschließlich fĂŒr das Unternehmen als solches bestimmt ist, werden durch unterschiedliche Sicherheitsvorkehrungen vor dem Zugriff Dritter geschĂŒtzt.

Hinweis
Durch die Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes haben sich virtuelle Kommunikationsformen zum Daily Business entwickelt.

2.2 Nachteile beim digitalen Arbeiten

Die stĂ€ndige Erreichbarkeit wirkt sich unter UmstĂ€nden negativ auf die Belegschaft aus. Wenn die Mitarbeiter ihre Zeit selbst einteilen, fĂŒhrt dies oftmals dazu, dass vor allem die leistungsschwĂ€cheren Mitglieder des Teams mehr arbeiten, um mitzuhalten. In der Folge sinkt die Erholung der Teammitglieder und die langfristige ProduktivitĂ€t ist gefĂ€hrdet. Das Aufrechterhalten einer Unternehmenskultur ist aufgrund der meist digitalen Kommunikation ebenfalls herausfordernd. Es benötigt innovativer New-Work-AnsĂ€tze, um sowohl die dezentralisierte Teamstruktur als auch die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur zu bewerkstelligen. Vor allem die nahe, digitale Kommunikation kristallisiert sich als ein elementarer Bestandteil heraus.

Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile des digitalen Arbeitens:

Vorteile

  • Dezentralisierung der TĂ€tigkeiten
  • FlexibilitĂ€t im Arbeitsalltag
  • Effizienteres Arbeiten ohne unnötiges Pendeln
  • Gesteigerte Mitarbeitermotivation
  • Keine Ablenkungen im Arbeitsalltag

Nachteile

  • Erschwerter Aufbau der Unternehmenskultur
  • Strukturierung muss aufrechterhalten werden
  • StĂ€ndige Erreichbarkeit
  • Erschwerte Kommunikation
  • Herausforderungen im Teambuilding

2.2 Collaboration-Tools des digitalen Arbeitens

Wer dezentral arbeitet, braucht ein entsprechendes technisches Equipment, um die Arbeit vollstĂ€ndig ĂŒber den Laptop abwickeln zu können. Ist diese Technik nicht vorhanden, ist eine virtuelle Zusammenarbeit mit den Arbeitskollegen nicht möglich und ArbeitsablĂ€ufe können nicht aufeinander abgestimmt werden.

  • E-Mail, Cisco WebEx und Slack

    Die E-Mail ist immer noch das beliebteste Kommunikationsmedium. Vor allem im B2B-Bereich ist es das primĂ€re Werkzeug. Cisco WebEx und andere Videotelefonie-Anwendungen wie Microsoft Teams gewinnen jedoch zunehmend an Bedeutung. Denn der Austausch via Videotelefonie ist persönlicher und oftmals effizienter als das Versenden zahlreicher E-Mails zu einem Thema. Die EinfĂŒhrung eines Kollaborationswerkzeugs ist darĂŒber hinaus vor allem fĂŒr wachsende Organisationen sinnvoll. In einem gemeinsamen Workspace ermöglichen Slack oder Placetel + Webex den unternehmensinternen Austausch auf menschlicher, projektbezogener oder ganzheitlicher Ebene. Die Kollaborationswerkzeuge ersetzen gleichermaßen das Schwarze Brett, den Flurfunk oder Projektmeetings.

  • Filesharing: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive

    Filesharing bietet sich insbesondere dann an, wenn unterschiedliche Personen Zugriff zu einem Dokument benötigen. Über Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive können die Dokumente bequem verschickt werden.

    Wird ein Dokument ĂŒber Google Docs versendet, sind vorgenommene Änderungen im Nachhinein fĂŒr die anderen Mitglieder dieses Dokuments ersichtlich, wodurch die Arbeitsprozesse erheblich erleichtert werden. Microsoft OneDrive, vor allem mit der Integration in Sharepoint, ermöglicht einen Enterprise-ready Dateiaustausch.

  • Arbeiten in der Cloud – Podio, Trello, Asana & Co.

    Die Auswahl an Cloud Programmen, mit denen der digitale Arbeitsplatz ausgestattet wird, steigt immer weiter. Die meisten Cloud Programme sind webbasiert, wodurch sie mithilfe des Browsers von jedem mobilen EndgerÀt aus genutzt werden können.

Projekttool Beschreibung
Podio Ideales Tool zur Projektplanung
Option der Trennung unterschiedlicher Projekte
Workspace kann mit anderen Nutzern geteilt werden
Trello Aufteilung in unterschiedliche Boards
Fokus: Organisation und Planung
Persönliche Organisation
Asana Projektmanagement fĂŒr ambitionierte Unternehmen
Fokus: Organisation und Planung
Kollaboration mit externen Stakeholdern
Automatisierungen und Templates

FĂŒr die persönliche Organisation werden den Nutzern unterschiedliche Cloud-Working-Tools zur VerfĂŒgung gestellt. Evernote und Kalender stehen hier besonders hoch im Kurs.

WĂ€hrend Evernote beispielsweise dafĂŒr verwendet werden kann, Ideen und Notizen festzuhalten sowie E-Mails und Webcontent zu speichern, zielt der Kalender auf die Planung von Terminen ab. Hier besteht aufgrund der cloudbasierten Nutzung die Möglichkeit, Deadlines und Meetings mit Mitarbeitern zu koordinieren und ZustĂ€ndigkeiten einzuteilen. Mit dem Kalender-Tool Calendly können darĂŒber hinaus Kalender mit Externen geteilt werden. So entfĂ€llt das zeitraubende Termin-Ping-Pong und wird durch einen durchgehenden Prozess ersetzt.

2.3.1 Entlastung der Mitarbeiter durch technische Hilfsmittel

Digitales Arbeiten wird inzwischen von einigen Mitarbeitern aktiv eingefordert. Fakt ist: Die Digitalisierung der richtigen Prozesse kann zu einer erheblichen Entlastung der ArbeitskrĂ€fte fĂŒhren und die Performance des Unternehmens verbessern.

Über 70 Prozent der sogenannten White Collar-Angestellten (zu dt. ‚weißer Hemdkragen‘ und meint hauptsĂ€chlich in einem administrativen oder BĂŒroumfeld tĂ€tig) gab an, grundsĂ€tzlich von zu Hause aus arbeiten zu können. Quelle: Stepstone

Die Voraussetzung fĂŒr einen langfristigen Erfolg besteht darin, dass die technischen Hilfsmittel von der gesamten Belegschaft akzeptiert werden. Um dies zu erreichen, ist es empfehlenswert, die Mitarbeiter beim Umstellungsprozess (Change-Management) aktiv zu begleiten. Auch die Einbeziehung der Belegschaft in den Problemlösungsprozess kann hilfreich sein. Nicht nur die unterschiedlichen Sichtweisen und DenkanstĂ¶ĂŸe sind in diesem Arbeitsschritt sehr wertvoll. Hinzu kommt, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenĂŒber der VerĂ€nderung steigt, wenn sie an der Planung und Umsetzung beteiligt waren.

Hinweis
Es ist unerlÀsslich, die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie zu schulen und sicherzustellen, dass die Frustration bei der Einarbeitung möglichst geringgehalten wird. Kommt es vermehrt zu Frustrationen, wirkt sich dies negativ auf die geplante Implementierung der digitalen Arbeitsmöglichkeiten aus.

3. Digitale Arbeit als Chance fĂŒr die Personalentwicklung

3. Digitale Arbeit als Chance fĂŒr die Personalentwicklung
Digitaler Arbeitsplatz

Viele Unternehmen vernachlĂ€ssigen Weiterbildungsmaßnahmen, da diese mit Aufwand und zusĂ€tzlichen Kosten verbunden sind. Doch unterschĂ€tzen Sie nicht die Notwendigkeit fĂŒr Weiterbildungen und Schulungen der Belegschaft. Andernfalls können WissenslĂŒcken entstehen, die sich nur mit viel Zeit und Aufwand wieder schließen lassen. Die Digitalisierung unterstĂŒtzt diesen Prozess ebenfalls. Durch unterschiedliche E-Learning-Angebote werden die Kosten fĂŒr entsprechende Schulungen enorm gesenkt. Hinzu kommt erneut der Aspekt der FlexibilitĂ€t. E-Learning bieten dem Arbeitnehmer die Option, sich selbstbestimmt und unabhĂ€ngig von Ort und Zeit weiterzubilden.

Wichtig
E-Learning ersetzt keine fundierte fachliche Ausbildung. Es handelt sich dabei lediglich um Weiterbildungen. Diese reichen allerdings nicht aus, um einen WissensrĂŒckstand aufzuholen, sondern dienen dem Auffrischen von Fachwissen.

4. Wie verÀndert die Digitalisierung die Arbeit in KMU?

4. Wie verÀndert die Digitalisierung die Arbeit in KMU?

Fest steht, dass die Digitalisierung in Unternehmen nicht nur die Arbeit verĂ€ndert, sondern auch den Prozess der MitarbeiterfĂŒhrung. Demnach hat sie ebenfalls einen hohen Einfluss auf die Arbeitsweisen des Managements. FĂŒr Anfragen, die in der Vergangenheit ĂŒber hierarchische Strukturen geregelt und bearbeitet wurden, sind im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung vermehrt unterschiedliche Projektteams verantwortlich. Damit geht eine VerĂ€nderung in der gesamten Unternehmenskultur einher.

Jeder zweite Mitarbeiter erlebt bei seinem Arbeitgeber eine Kultur, in der digitale Technologien vor allem als Chance begriffen werden. Quelle: Stepstone

FĂŒhrungspersonen galten in der Vergangenheit als die wichtigsten Treiber, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Inzwischen werden sie aber durch die Digitalisierung und die damit einhergehenden VerĂ€nderungen zunehmend durch selbstĂ€ndige Arbeitsgruppen abgelöst.

5. Digitales Arbeiten in der Start-up-Szene

5. Digitales Arbeiten in der Start-up-Szene

Insbesondere in Start-up Unternehmen ist die Anwesenheitspflicht im BĂŒro kaum noch von Bedeutung. Die neuen Unternehmen legen ihren Fokus viel mehr auf die Vorteile, die das digitale Arbeiten ihnen und ihren Arbeitnehmern bringt. Dazu gehören neben der bereits angesprochenen FlexibilitĂ€t auch die erhöhte Motivation, die sich wiederum positiv auf die KreativitĂ€t des Arbeitnehmers auswirkt. Hinzu kommen Faktoren wie erhebliche Zeitersparnisse durch den Wegfall des Arbeitsweges und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, die viele Arbeitnehmer besonders positiv stimmt. Auch die flachen Hierarchien, die mit dem digitalen Arbeiten einhergehen, sind bei Arbeitnehmern sehr beliebt.

Digitales Arbeiten hat aber auch positive Auswirkungen auf die Ausgaben des Unternehmens. Da keine großen BĂŒrorĂ€ume gemietet werden mĂŒssen, handelt es sich um ein sehr kostensparendes Modell, das insbesondere in der GrĂŒndungsphase attraktiv fĂŒr die Unternehmer ist.

6. Fazit zum digitalen Arbeiten

6. Fazit zum digitalen Arbeiten

Digitales Arbeiten wird auf dem Markt immer prĂ€senter. Zwar beeinflusst der technische Fortschritt die diversen Arbeitsbereiche auf verschiedene Weise, VerĂ€nderungen sind aber bereits ĂŒberall anzutreffen. Obwohl viele Arbeitnehmer und Unternehmer den Entwicklungen skeptisch gegenĂŒberstehen, sind die Vorteile nicht außer Acht zu lassen. Da in Zukunft kein Unternehmen um die Digitalisierung der eigenen Arbeitsprozesse herumkommen wird, ist es ratsam, sich dem Prozess zu öffnen und die Vorteile der Entwicklungen fĂŒr sich zu nutzen.

7. WeiterfĂŒhrende Literatur und Studien

7. WeiterfĂŒhrende Literatur und Studien
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