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10 Funktionen einer Cloud-Telefonanlage, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten

Flexibel, kostengünstig, beliebig erweiterbar - alles tolle Vorteile einer Cloud-Telefonanlage. Doch die neue Art der Business-Telefonie hat noch weit mehr zu bieten. Wir zeigen Ihnen 10 tolle Funktionen, die Sie mit einer Cloud-Telefonanlage nutzen können und die Ihren Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

1. Zeit- und prioritätsbasierte Anrufsteuerung

Entscheiden Sie selbst, wann, wo und wie Sie für Ihre Kunden erreichbar bleiben möchten. Mit einer Cloud-Telefonanlage können Sie individuelle Weiterleitungsregeln einstellen, sodass Anrufe an bestimmten Tagen (z.B. während der Ferien) oder zu bestimmten Uhrzeiten wie z.B. außerhalb Ihrer Öffnungszeiten auf Wunsch auf ein beliebiges Endgerät weitergeleitet werden. So verpassen Sie mit Sicherheit keinen Anruf mehr und können Ihren Kunden einen ausgezeichneten Support bieten.

2. Gruppenruf

Für eine effizientere Arbeitsweise lohnt sich die Gruppenruf-Funktion. Bilden Sie Anrufgruppen und ordnen Sie einzelne Rufnummern einer ganzen Abteilung zu. Anrufe klingeln so auf allen ausgewählten Telefonen in der jeweiligen Abteilung. Das ist von großem Vorteil, wenn einzelne Mitarbeiter gerade nicht am Platz oder im Gespräch sind.

3. Besetztlampenfeld (BLF)

Mit der Funktion Besetztlampenfeld, kurz BLF, können Sie anhand der leuchtenden Lampenfelder auf Ihrem Tischtelefon erkennen, welche Mitarbeiter sich aktuell im Gespräch befinden. In Kombination mit der Pickup-Funktion ist es zudem möglich, sämtliche Anrufe von Kollegen per Knopfdruck an das eigene Telefon heranzuholen, wenn sich diese gerade nicht am Arbeitsplatz befinden.

4. Fixed Mobile Convergence

Unter Fixed Mobile Convergence (FMC) wird das Zusammenwachsen von Festnetz und Mobilfunk beschrieben. Die Funktion erlaubt es, Ihre mobile Business-Kommunikation vollständig und nahtlos in Ihre virtuelle Business Telefonanlage einzubinden.

Vorteile von FMC

Dank einer Smartphone-App oder einem Softphone für Ihren Laptop bleiben Sie auch unterwegs z.B. während einer Dienstreise oder im Home-Office unter Ihrer gewohnten Bürorufnummern jederzeit erreichbar. So genießen Sie höchstmögliche Flexibilität und können Ihre Mitarbeiter von überall unter ihrer internen Durchwahl anrufen.

Mann auf Dienstreise

5. Voicemail-Anrufbeantworter

Einen Anrufbeantworter verwenden Sie vermutlich auch schon bei Ihrer bisherigen Telefonanlage. Bei Ihrer neuen virtuellen Telefonanlagen erhalten Sie darüber hinaus über jede Voicemail-Nachricht umgehend eine Benachrichtigung als mp3 per E-Mail. Dank eines unbegrenzten Speicherplatztes brauchen Sie zudem nie wieder Nachrichten löschen.

Bei Placetel haben Sie außerdem die Möglichkeit, auf mehr als 150 professionelle Telefonansagen zuzugreifen, neue Ansagen selbst zu erstellen oder Ansagen via Texteingabe erstellen zu lassen - und das für viele verschiedene Sprachen.

6. Call-Center

Vor allem in größeren Unternehmen oder Call-Centern stellen Warteschlangen eine optimale Möglichkeit dar, den Kundenservice sowie den Arbeitsalltag zu optimieren. Wird eine Warteschlange verwendet, mĂĽssen sich die Kunden nicht mehr mit einem Besetztzeichen abfinden, sondern sie werden mit dem nächsten Mitarbeiter verbunden, sobald die Leitung wieder frei ist. Während dieser Wartezeit können Sie eine individuelle Wartemusik fĂĽr eine professionelle AuĂźendarstellung Ihres Unternehmens verwenden. Mit der Call-Center-Lösung von Placetel ist aber noch viel mehr möglich. Hier einige Beispiele:

  • Integration in Ihr bestehendes CRM-System
  • Skill-basiertes Routing (Agenten werden ihren Fähigkeiten entsprechend Anrufe zugeordnet)
  • Zeitgesteuerte Warteschlangen innerhalb von komplexen Routingplänen
  • Detaillierte Reportings aller Aktivitäten im Call-Center, wie z.B. durchschnittliche Wartezeit & Anrufdauer, verlorene Anrufe, Gesamtdauer Wartezeit, Anrufe gesamt, angenommene Anrufe, verpasste Anrufe, weitergeleitete Anrufe

7. Interaktives SprachmenĂĽ (IVR)

Die IVR-Funktion ermöglicht es, Anrufe dem Anliegen entsprechend vorzuqualifizieren. Hierfür wählt der Anrufer per Tasteneingabe auf dem Telefon aus, mit welcher Abteilung er verbunden werden möchte. Das erspart sowohl auf der Kunden- als auch auf der Mitarbeiterseite eine Menge Zeit, da die Kunden direkt mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden. Wenn Sie mehr über die Einsatzgebiete von IVR erfahren möchten, ist unser Blogartikel Intelligente Anrufsteuerung mit IVR interessant für Sie.

Einsatzgebiete einer IVR
Ein typisches IVR-Szenario, bei dem der Kunde das Unternehmen anruft.

8. Unified Communications

Zugegeben: Bei Unified Communications handelt es sich nicht um eine einzelne Funktion, sondern es stellt vielmehr eine zentrale Benutzeroberfläche dar, auf der verschiedene Kommunikationsdienste vereint werden und dank der verschiedene Funktionen möglich werden:

✓ Messaging & Presence
✓ Videokonferenzen in HD
✓ Vollständige Integration von CRM-Systemen
✓ File- & Screensharing
✓ Persönlicher, virtueller Meetingraum

9. CTI-Client PRO & TAPI

Mit dem CTI-Client PRO & TAPI bedienen Sie Ihr Telefon ganz einfach vom PC aus. Egal ob Sie Ihre Kontakte direkt aus Outlook heraus anwählen, Telefonate annehmen oder einen Anruf abweisen möchten. Mit dieser Funktion ist das nun Realität. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem TAPI Ratgeber.

10. Elektronisches Fax

Eine weitere sehr nützliche Funktion ist die Fax2Mail und Mail2Fax Funktion, mit der Sie Ihre Faxe bequem per E-Mail empfangen und versenden können. Ein altmodisches Faxgerät ist hierfür nicht mehr notwendig. Erfahren Sie in unserem Blogartikel mehr über die Vorteile des Online-Fax.

Fazit:

Die Funktionalitäten einer Cloud-Telefonanlage übersteigen die einer analogen und ISDN TK-Anlage bei Weitem. Außer den traditionellen Funktionen wie Halten, Makeln und Rufumleitung sind noch viele weitere Optionen wie zeitbasierte Weiterleitungen, BLF, Sprachwahlmenüs, Telefonkonferenzen, eFax oder Videokonferenzen und Desktop-Sharing wie bei Placetel mit Webex möglich. Je nach Unternehmen können diese gezielt eingesetzt werden, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten, den Kundenservice zu optimieren und den Arbeitsalltag zu vereinfachen.