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Softphone

Über den Computer telefonieren

Von Sandra Plett
Überprüft von Sebastian Friedrichs

Der Einsatz eines Softphones bringt dem Anwender viele Vorteile: Er profitiert von mehr Flexibilität und einem größeren Funktionsumfang. Was ein Softphone ist, wann der Einsatz sinnvoll ist und welche Vor- und Nachteile ein Softphone mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Artikel. Zudem informieren wir Sie darüber, welches Softphone für welches Betriebssystem geeignet ist.

1. Was ist ein Softphone?

1. Was ist ein Softphone?

Unified Client von Placetel mit Webex

Bei einem Softphone handelt es sich um eine Software, die auf dem PC, dem Laptop oder einem anderen mobilen Endgerät installiert wird, um die VoIP-Telefonie auch ohne IP-Telefone nutzen zu können. Dadurch ist es möglich via VoIP auch ganz einfach über den PC zu telefonieren. Die Benutzeroberfläche eines Softphones gleicht häufig der eines gewöhnlichen Telefons. So befinden sich auf der Oberfläche meist tastenähnliche Felder mit Zahlen.

Andernfalls kann der Nutzer die Telefonnummer aber auch ganz einfach über die Zahlen auf seiner Tastatur eingeben. Um die Sprache zu übermitteln, wird das Mikrofon bzw. der Lautsprecher am jeweiligen Endgerät verwendet. Wichtig ist auch, dass der PC über eine Soundkarte verfügt. Bei hohem Telefonaufkommen empfiehlt sich jedoch die Verwendung eines Headsets.

Oberfläche des Placetel Mac Softphones
Dial-Pad des Placetel Mac Softphones



Von der technischen Seite her, funktioniert ein VoIP-Softphone im Endeffekt wie ein IP-Telefon.

Der Verbindungsauf- und abbau wird über das SIP-Protokoll eingeleitet und über das RTP werden die Daten übertragen.

2. Für wen ist ein Softphone sinnvoll?

2. Für wen ist ein Softphone sinnvoll?

Softphones eignen sich grundsätzlich für alle Unternehmen, egal ob kleine- und mittelständische oder große Unternehmen, die größere Hardwareinvestitionen möglichst vermeiden wollen. Durch den Umstieg auf die VoIP-Telefonie und die Nutzung eines SIP Phones lassen sich für Unternehmen Kosteneinsparungen realisieren, da SIP-Clients IP-Telefone komplett ersetzen können und viele Softphones sogar kostenlos im Internet downgeloadet werden können. Gerade für Startups, die noch nicht wissen, wie sich ihr Unternehmen in Zukunft entwickeln wird, bietet diese Software eine hervorragende Alternative, um teure Anschaffungskosten zu vermeiden.

Aber auch für Unternehmen, die Außendienstmitarbeiter im Einsatz haben oder deren Mitarbeiter häufig im Home Office arbeiten oder auf Geschäftsreise sind, bieten SIP Softphones einen großen Vorteil. Alle Mitarbeiter bleiben jederzeit und überall über ihren Laptop oder über das Smartphone erreichbar. Und dank VoIP-Telefonie fallen hierbei nicht einmal Extrakosten an.

3. Softphones vs. physische IP-Telefone

3. Softphones vs. physische IP-Telefone

Fällt Ihre Wahl auf eine virtuelle Telefonanlage, müssen Sie sich in einem nächsten Schritt entscheiden, ob Sie die Arbeitsplätze im Unternehmen mit herkömmlichen Endgeräten, also Tischtelefonen (z.B. IP-Telefonen) ausstatten möchten oder ob Ihre Mitarbeiter alternativ auf SIP-Clients bzw. Softphones zurückgreifen sollen. Letztere Lösung bietet für die Business-Kommunikation viele Vorteile, aber auch einige Nachteile über die wir Sie im Folgenden informieren möchten.

3.1 Vorteile von Softphones

3.1 Fünf Vorteile von Softphones

1. Kosteneinsparungen

Durch die Nutzung eines SIP Phones können viele Kosteneinsparungen realisiert werden. Zum einen entfallen die Kosten für die Anschaffung von IP-Telefonen. Häufig kann die Software kostenlos im Internet erworben werden. Aber auch wenn Sie ein Softphone finden, bei dem ein kostenloser Download nicht möglich sein sollte, so ist die Lizenz für die Software höchstwahrscheinlich immer noch sehr viel günstiger als die Anschaffung eines SIP-Telefons.

Zum anderen ist es über eine Cloud-Telefonanlage möglich, von überall auf der Welt, wo Sie einen Internetzugang haben, über das Firmennetz zu telefonieren. Dadurch profitieren Sie weltweit von den günstigen Verbindungsentgelten Ihres SIP-Providers und für interne Telefongespräche fallen keine zusätzlichen Kosten an.

2. Ortsunabhängigkeit

Ein Mann, der in einem Park mit dem Laptop arbeitet und dabei telefoniert.

Auch für mobile Endgeräte wie Laptops oder Smartphones sind Softphones erhältlich. Diese Apps erlauben es Mitarbeitern, auch auf einer Geschäftsreise im Ausland über ihre lokale Durchwahl auf jedem Endgerät, auf dem das Softphone installiert ist, Anrufe zu tätigen oder für Kunden und Kollegen jederzeit unter ihrer Bürorufnummer erreichbar zu bleiben. Freelancer, Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter im Home Office können so ganz einfach in die Unternehmensabläufe integriert werden.

3. Bessere Skalierbarkeit

Ein weiterer Vorteil ist die maximale Skalierbarkeit, die durch das Softphone möglich wird. Der SIP-Client ist nach der Installation und wenigen Mausklicks direkt einsatzbereit. Dadurch ist es möglich, flexibel auf den Mitarbeiterbedarf zu reagieren, ohne vorher erst die Hardware konfigurieren zu müssen. Auch die Fragen: Wie versorge ich die Telefone mit Strom (Stichtwort: PoE) und habe ich ausreichend LAN-Ports zur Verfügung, fallen damit weg.

4. Größerer Funktionsumfang als bei klassischen Telefonen

Der Funktionsumfang eines Softphones übersteigt den eines SIP-Telefons bei weitem. Neben den klassischen Funktionen eines klassischen Telefons wie Weiterleitung, Durchstellen, Makeln und Halten verfügt ein SIP Softphone über weitere software-basierte Features. Als Beispiel können hierfür das Feature “Click-2-Call”, bei dem die Rufnummern per Klick aus dem Browser angewählt werden können und das Instant Messaging genannt werden.

5. Durch Updates immer auf dem neuesten technischen Stand

Durch Updates des SIP-Clients wird gewährleistet, dass das Softphone immer auf dem neuesten technischen Stand ist und man neue Entwicklungen und Zusatzfunktionen jederzeit mitbekommt.

Alle Vorteile nochmal auf einen Blick:

Kosteneinsparungen
Ortsunabhängigkeit
Bessere Skalierbarkeit
Größerer Funktionsumfang
Immer auf dem neuesten technischen Stand

3.2 Nachteile von Softphones

3.2 Zwei Nachteile von Softphones

1. Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung

Wird über ein Softphone telefoniert, ist eine stabile Internetverbindung ein Muss. Andernfalls kann es zu Gesprächsabbrüchen kommen.

2. PC muss eingeschaltet bleiben

Wird ein Softphone für den PC verwendet, muss dieser selbstverständlich immer im betriebsbereiten Zustand sein, damit telefoniert werden kann. Stürzt der PC ab oder fällt über einen längeren Zeitraum aus, kann auch nicht mehr telefoniert werden und der jeweilige Mitarbeiter ist nicht mehr erreichbar.

Alle Nachteile auf einen Blick:

Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung
PC muss eingeschaltet bleiben


Vor- und Nachteile - Gesamtübersicht:

Vorteile

    Kosteneinsparungen
    Ortsunabhängigkeit
    Bessere Skalierbarkeit
    Größerer Funktionsumfang
    Immer auf dem neuesten Stand

Nachteile

    ⊖ Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung
    ⊖ PC muss eingeschaltet bleiben



4. Welches Softphone für welches Betriebssystem?

4. Welches Softphone für welches Betriebssystem?

Softphones für Windows

Softphones für Mac

Softphones für Linux

Softphones für Android

Die folgenden Softphones bzw. Apps können Sie größtenteils direkt im Google Play Store herunterladen:

Softphones für iOS

Die folgenden Softphones bzw. Apps können Sie größtenteils direkt im Apple App Store herunterladen:

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5. Unterschiede bei den SIP-Clients

5. Unterschiede bei den SIP-Clients

Im Allgemeinen wird zwischen zwei Softphone-Arten unterschieden:

  1. Provider-spezifische SIP-Clients
  2. Provider-offene SIP-Clients

Bei Provider-spezifischen SIP-Clients handelt es sich um Software, die vom jeweiligen Provider selbst entwickelt und für die eigenen Nutzer zur Verfügung gestellt wird. Hierunter fällt zum Beispiel das Softphone von Placetel. Nutzt der User die providereigene Lösung, treten keine Kompatibilitätsprobleme auf und die Funktionalität aller Features, die der Provider anbietet, kann gewährleistet werden.

Provider-offene Softphones werden von unabhängigen Softwareunternehmen entwickelt. Dadurch können sie mit einem beliebigen VoIP-Provider genutzt werden. Beispiele hierfür sind Zoiper, X-Lite, Bria, ect. Softphones sind im Hinblick auf den Funktionsumfang, das Design und den Kostenaspekt sehr unterschiedlich. Viele der soeben vorgestellten SIP-Telefone sind kostenlos erhältlich. Bria ist eine erweiterte kostenpflichtige Lösung von X-Lite und ist für Windows und Mac ab rund 40€ pro Nutzer erhältlich.

Unabhängig von allen Unterschieden sollte ein SIP-Client jedoch über bestimmte Funktionen verfügen:

✓ Klassische Telefonfunktionen wie Halten, Makeln, Durchstellen und das Einstellen von Weiterleitungen
✓ Audio- und Videotelefonate und Konferenzen
✓ Telefonbuch mit Kontaktinfos und Anrufhistorie
✓ Instant Messaging
✓ Click-2-Call

Die Cloud-Telefonanlage von Placetel. Bekannt aus diesen Medien.
Logos von verschiedenen bekannten Medien
6. Zusammenfassung

6. Zusammenfassung

Softphones bieten viele Vorteile und können vor allem für Geschäftsreisen oder für Außendienstmitarbeiter äußerst praktisch sein, denn sie erlauben es, weltweit unter seiner Bürorufnummer erreichbar zu bleiben. Aber Softphones eignen sich auch für Firmen, die von höchstmöglicher Skalierbarkeit profitieren möchten, um jederzeit flexibel auf den Mitarbeiterbedarf reagieren zu können.

Bevor sich ein Unternehmen jedoch für ein bestimmtes Softphone entscheidet, sollten zunächst alle Features und Funktionen definiert werden, die für das Unternehmen wichtig sind. Wir von Placetel können außer unserem eigenen Unified Client vor allem das Softphone Zoiper empfehlen, da es für alle Betriebssysteme erhältlich, kostenlos, benutzerfreundlich und sehr zuverlässig ist.

Bildquelle Header: © panitan – stock.adobe.com (Info: Mockup wurde verändert)

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