Vorteile des Online-Fax

Bequem und sicher Faxe versenden & empfangen

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Faxen gehört in vielen Unternehmen nach wie vor zum Alltag. Selbst die E-Mail als beliebtestes Kommunikationsmittel hat es nicht geschafft, das Faxgerät gänzlich zu verdrängen. Immer mehr Unternehmen verzichten jedoch auf ihr analoges Fax und nutzen stattdessen die Möglichkeit, Faxe über das Internet zu versenden. Welche Vorteile Ihnen das Online-Fax bietet, wollen wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen.

1. Die Geschichte des Fax

1. Die Geschichte des Fax

Die Anfänge des Faxgerätes gehen auf das Jahr 1843 zurück. In diesem Jahr konstruierte der schottische Uhrmacher und Erfinder Alexander Bain einen Kopiertelegrafen, mit dem eine elektrische Übertragung von Schwarz-Weiß-Bildern möglich wurde. Die Technik wurde wenig später von Frederick Collier Bakewell noch einmal verfeinert. Da mit dem früheren Bildtelegraphen allerdings zu viel Aufwand und zu hohe Kosten verbunden waren, wurde dieser nur vereinzelt z.B. in der Polizeiverwaltung und in Zeitungsredaktionen eingesetzt.

Im Jahr 1979 wurde der Faxdienst durch die Deutsche Bundespost offiziell eingeführt und Ende der 80er Jahre fand das Faxgerät immer mehr Einzug in die deutschen Büros. Vor allem als das Thermopapier durch normales Schreibpapier ausgetauscht wurde, nahm die Beliebtheit von Faxgeräten zu, sodass es Anfang der 90er-Jahre kaum noch ein Büro ohne ein solches Gerät gab.

2. Der Trend geht zum Online-Fax

2. Der Trend geht zum Online-Fax

Viele Jahre war das Faxgerät ein Dauerbrenner im Büroalltag. Heute wird es aber immer weniger eingesetzt. So nutzen derzeit nur noch sechs von zehn Unternehmen (62 Prozent) das Faxgerät für die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern oder Partnern. Das ist deutlich weniger als noch vor zwei Jahren. Da waren es laut Digitalverband Bitkom noch acht von zehn (79 Prozent) Unternehmen.

© Bitkom e.V.

Das Fax ist aber noch lange nicht dem Tod geweiht, denn noch immer wickeln Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen weiter Bestellungen, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen über dieses Medium ab. So gaben 37% der von Bitkom Research befragten Unternehmen an, das Fax immer noch sehr häufig für die interne und externe Kommunikation zu nutzen. Weitere 25% nutzen es noch häufig.

Beliebt ist der Faxeinsatz vor allem für Dokumente, die eine handschriftliche Unterschrift erfordern oder bei denen die Beweisbarkeit und Rechtssicherheit eine große Rolle spielt. Im Vergleich zur E-Mail lässt sich bei dieser Kommunikationsform nämlich auf einfache Weise sicherstellen, dass Dokumente geschützt und in unveränderter Form übertragen werden.

Doch deutsche Unternehmen kommunizieren zunehmend digital, wodurch das analoge Faxgerät mehr und mehr in den Hintergrund gedrängt und vom Online-Fax abgelöst wird. Auch Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom glaubt nicht an eine längere Erfolgsgeschichte des herkömmlichen Fax.

Das analoge Fax hat langsam ausgedient. Die Unternehmen gehen mit der Zeit und haben erkannt, dass digitale Kommunikation den Büroalltag schneller, einfacher und flexibler macht. (Jürgen Biffar, Quelle: Bitkom)

3. Die neue Art des Faxens: Fax2Mail und Mail2Fax

3. Die neue Art des Faxens: Fax2Mail

Da das klassische Fax einige Schwachstellen aufweist (z.B. erhöhter Zeit- und Kostenaufwand und Schnittstellenprobleme mit anderen, digitalen Kommunikationsmedien) hat sich mittlerweile durch die fortschreitende Digitalisierung und den Wechsel auf die IP-Telefonie das elektronische Fax verbreitet. So bieten viele Anbieter von Cloud-Telefonanlagen heute das WebFax in ihrem Funktionsumfang direkt mit an. Für diese Lösung wird kein klassisches Faxgerät mehr benötigt. Stattdessen können Sie mit Mail2Fax Faxe ganz einfach per E-Mail als PDF-Anhang versenden. Und das von überall dort, von wo Sie auch E-Mails versenden können. Beim Fax2Mail erhalten Sie das eingehende Fax als PDF-Anhang in Ihrem E-Mail Programm.

4. Die Vorteile des Online-Fax

4. Die Vorteile des Online-Fax

Durch den Versand und Empfang von Faxen über das Internet verbinden Sie alle Vorteile des klassischen Faxgerätes mit denen der digitalen Kommunikation.

  • Online-Fax senkt die Kosten
    Für die Nutzung eines Online-Fax ist lediglich eine Internetverbindung sowie ein E-Mail Account erforderlich. Klassische Faxgeräte werden nicht länger benötigt, wodurch die Wartung und Reparaturkosten entfallen. Es werden jedoch nicht nur Kosten für das Gerät und die Instandhaltung gespart, sondern es fallen auch keine Verbrauchskosten für Papier, Toner und Tinte mehr an.

  • Zeitersparnis
    Die Übertragung eines Dokumentes mit einem herkömmlichen Faxgerät dauert deutlich länger als der Versand via Internet. Denn beim herkömmlichen Versand muss das Fax zunächst erstellt werden, danach folgt der Gang zum Faxgerät und anschließend muss gewartet werden, bis das Schriftstück übertragen wurde. Zurück am Arbeitsplatz muss das Dokument dann erstmal archiviert werden. Diese ganzen Schritte entfallen mit der Online-Variante, da das Dokument direkt am eigenen Arbeitsplatz verschickt werden und die Textdatei mit nur einem Klick direkt archiviert werden kann.

  • Mehr Sicherheit dank Web-Fax
    Wer kennt das nicht: Man geht im Büro an ein Fax- bzw. Multifunktionsgerät, weil man dort ein Dokument erwartet. Doch als man das Papier in der Hand hält, wird schnell klar, dass es für eine andere Person bestimmt war. Mit einem Online-Fax wäre das nicht passiert. Dabei geht das Dokument direkt in den Mail-Eingang des vorgesehenen Empfängers, sodass die Gefahr, dass Unbefugte das Dokument einsehen können, deutlich geringer ist.

  • Umweltschonend
    Mit den Mail2Fax und Fax2Mail-Funktionen wird kein Papier mehr benötigt. Die Faxe können direkt per E-Mail empfangen und versendet werden. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, das jeweilige Dokument auszudrucken. Insgesamt wird mit dieser Lösung aber sehr viel weniger Papier verwendet.

  • Flexibilität und Ortsunabhängigkeit
    Ein weiterer Vorteil besteht in der räumlichen Unabhängigkeit. Im Gegensatz zur klassischen Variante können Sie nämlich nun mit einem Laptop, Tablet oder Smartphone unabhängig von Ort und Zeit Faxe versenden und empfangen, solange Sie eine Internetverbindung haben.

  • Schnelle Auffindbarkeit
    Wie E-Mails lassen sich auch Online-Faxe leicht durchsuchen. So kann man sie z.B. nach einem Zeitraum oder nach dem Absender filtern, was die alltägliche Arbeit im Büro deutlich erleichtert.

5. Fazit

5. Fazit

Aufgrund seiner relativ hohen Rechtssicherheit wollen viele Unternehmen das Fax im Büroalltag nicht missen und nutzen es z.B. für Verträge, Mahnungen oder Aufträge. Moderne Lösungen wie Fax2Mail und Mail2Fax mit der Cloud-Telefonanlage von Placetel integrieren die Vorteile des herkömmlichen Faxgerätes und sorgen zudem für einen flexiblen und zeitsparenden Kommunikationsweg. So können Faxe bequem vom PC, Laptop, Tablet oder Smartphone per E-Mail versendet und empfangen werden. Das sorgt für räumliche Unabhängigkeit und spart Unternehmen die Anschaffung sowie die laufenden Kosten für Faxgeräte.