Faxen gehört in vielen Unternehmen nach wie vor zum Alltag. Selbst die E-Mail als beliebtestes Kommunikationsmittel hat es nicht geschafft, das FaxgerĂ€t gĂ€nzlich zu verdrĂ€ngen. Immer mehr Unternehmen verzichten jedoch auf ihr analoges Fax und nutzen stattdessen die Möglichkeit, Faxe ĂŒber das Internet zu versenden. Welche Vorteile Ihnen das Online-Fax bietet, wollen wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen.

1. Die Geschichte des Fax

1. Die Geschichte des Fax

Die AnfĂ€nge des FaxgerĂ€tes gehen auf das Jahr 1843 zurĂŒck. In diesem Jahr konstruierte der schottische Uhrmacher und Erfinder Alexander Bain einen Kopiertelegrafen, mit dem eine elektrische Übertragung von Schwarz-Weiß-Bildern möglich wurde. Die Technik wurde wenig spĂ€ter von Frederick Collier Bakewell noch einmal verfeinert. Da mit dem frĂŒheren Bildtelegraphen allerdings zu viel Aufwand und zu hohe Kosten verbunden waren, wurde dieser nur vereinzelt z.B. in der Polizeiverwaltung und in Zeitungsredaktionen eingesetzt.

Im Jahr 1979 wurde der Faxdienst durch die Deutsche Bundespost offiziell eingefĂŒhrt und Ende der 80er Jahre fand das FaxgerĂ€t immer mehr Einzug in die deutschen BĂŒros. Vor allem als das Thermopapier durch normales Schreibpapier ausgetauscht wurde, nahm die Beliebtheit von FaxgerĂ€ten zu, sodass es Anfang der 90er-Jahre kaum noch ein BĂŒro ohne ein solches GerĂ€t gab.

2. Der Trend geht zum Online-Fax

2. Der Trend geht zum Online-Fax

Viele Jahre war das FaxgerĂ€t ein Dauerbrenner im BĂŒroalltag. Heute wird es aber immer weniger eingesetzt. So nutzen derzeit nur noch sechs von zehn Unternehmen (62 Prozent) das FaxgerĂ€t fĂŒr die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern oder Partnern. Das ist deutlich weniger als noch vor zwei Jahren. Da waren es laut Digitalverband Bitkom noch acht von zehn (79 Prozent) Unternehmen.

© Bitkom e.V.

Das Fax ist aber noch lange nicht dem Tod geweiht, denn noch immer wickeln Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen weiter Bestellungen, AuftrĂ€ge, Rechnungen und Mahnungen ĂŒber dieses Medium ab. So gaben 37% der von Bitkom Research befragten Unternehmen an, das Fax immer noch sehr hĂ€ufig fĂŒr die interne und externe Kommunikation zu nutzen. Weitere 25% nutzen es noch hĂ€ufig.

Beliebt ist der Faxeinsatz vor allem fĂŒr Dokumente, die eine handschriftliche Unterschrift erfordern oder bei denen die Beweisbarkeit und Rechtssicherheit eine große Rolle spielt. Im Vergleich zur E-Mail lĂ€sst sich bei dieser Kommunikationsform nĂ€mlich auf einfache Weise sicherstellen, dass Dokumente geschĂŒtzt und in unverĂ€nderter Form ĂŒbertragen werden.

Doch deutsche Unternehmen kommunizieren zunehmend digital, wodurch das analoge FaxgerĂ€t mehr und mehr in den Hintergrund gedrĂ€ngt und vom Online-Fax abgelöst wird. Auch JĂŒrgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom glaubt nicht an eine lĂ€ngere Erfolgsgeschichte des herkömmlichen Fax.

Das analoge Fax hat langsam ausgedient. Die Unternehmen gehen mit der Zeit und haben erkannt, dass digitale Kommunikation den BĂŒroalltag schneller, einfacher und flexibler macht. (JĂŒrgen Biffar, Quelle: Bitkom)

3. Die neue Art des Faxens: Fax2Mail und Mail2Fax

3. Die neue Art des Faxens: Fax2Mail

Da das klassische Fax einige Schwachstellen aufweist (z.B. erhöhter Zeit- und Kostenaufwand und Schnittstellenprobleme mit anderen, digitalen Kommunikationsmedien) hat sich mittlerweile durch die fortschreitende Digitalisierung und den Wechsel auf die IP-Telefonie das elektronische Fax verbreitet. So bieten viele Anbieter von Cloud-Telefonanlagen heute das WebFax in ihrem Funktionsumfang direkt mit an. FĂŒr diese Lösung wird kein klassisches FaxgerĂ€t mehr benötigt. Stattdessen können Sie mit Mail2Fax Faxe ganz einfach per E-Mail als PDF-Anhang versenden. Und das von ĂŒberall dort, von wo Sie auch E-Mails versenden können. Beim Fax2Mail erhalten Sie das eingehende Fax als PDF-Anhang in Ihrem E-Mail Programm.

4. Die Vorteile des Online-Fax

4. Die Vorteile des Online-Fax

Durch den Versand und Empfang von Faxen ĂŒber das Internet verbinden Sie alle Vorteile des klassischen FaxgerĂ€tes mit denen der digitalen Kommunikation.

  • Online-Fax senkt die Kosten
    FĂŒr die Nutzung eines Online-Fax ist lediglich eine Internetverbindung sowie ein E-Mail Account erforderlich. Klassische FaxgerĂ€te werden nicht lĂ€nger benötigt, wodurch die Wartung und Reparaturkosten entfallen. Es werden jedoch nicht nur Kosten fĂŒr das GerĂ€t und die Instandhaltung gespart, sondern es fallen auch keine Verbrauchskosten fĂŒr Papier, Toner und Tinte mehr an.

  • Zeitersparnis
    Die Übertragung eines Dokumentes mit einem herkömmlichen FaxgerĂ€t dauert deutlich lĂ€nger als der Versand via Internet. Denn beim herkömmlichen Versand muss das Fax zunĂ€chst erstellt werden, danach folgt der Gang zum FaxgerĂ€t und anschließend muss gewartet werden, bis das SchriftstĂŒck ĂŒbertragen wurde. ZurĂŒck am Arbeitsplatz muss das Dokument dann erstmal archiviert werden. Diese ganzen Schritte entfallen mit der Online-Variante, da das Dokument direkt am eigenen Arbeitsplatz verschickt werden und die Textdatei mit nur einem Klick direkt archiviert werden kann.

  • Mehr Sicherheit dank Web-Fax
    Wer kennt das nicht: Man geht im BĂŒro an ein Fax- bzw. MultifunktionsgerĂ€t, weil man dort ein Dokument erwartet. Doch als man das Papier in der Hand hĂ€lt, wird schnell klar, dass es fĂŒr eine andere Person bestimmt war. Mit einem Online-Fax wĂ€re das nicht passiert. Dabei geht das Dokument direkt in den Mail-Eingang des vorgesehenen EmpfĂ€ngers, sodass die Gefahr, dass Unbefugte das Dokument einsehen können, deutlich geringer ist.

  • Umweltschonend
    Mit den Mail2Fax und Fax2Mail-Funktionen wird kein Papier mehr benötigt. Die Faxe können direkt per E-Mail empfangen und versendet werden. SelbstverstÀndlich besteht die Möglichkeit, das jeweilige Dokument auszudrucken. Insgesamt wird mit dieser Lösung aber sehr viel weniger Papier verwendet.

  • FlexibilitĂ€t und OrtsunabhĂ€ngigkeit
    Ein weiterer Vorteil besteht in der rÀumlichen UnabhÀngigkeit. Im Gegensatz zur klassischen Variante können Sie nÀmlich nun mit einem Laptop, Tablet oder Smartphone unabhÀngig von Ort und Zeit Faxe versenden und empfangen, solange Sie eine Internetverbindung haben.

  • Schnelle Auffindbarkeit
    Wie E-Mails lassen sich auch Online-Faxe leicht durchsuchen. So kann man sie z.B. nach einem Zeitraum oder nach dem Absender filtern, was die alltĂ€gliche Arbeit im BĂŒro deutlich erleichtert.
5. Fazit

5. Fazit

Aufgrund seiner relativ hohen Rechtssicherheit wollen viele Unternehmen das Fax im BĂŒroalltag nicht missen und nutzen es z.B. fĂŒr VertrĂ€ge, Mahnungen oder AuftrĂ€ge. Moderne Lösungen wie Fax2Mail und Mail2Fax mit der Cloud-Telefonanlage von Placetel integrieren die Vorteile des herkömmlichen FaxgerĂ€tes und sorgen zudem fĂŒr einen flexiblen und zeitsparenden Kommunikationsweg. So können Faxe bequem vom PC, Laptop, Tablet oder Smartphone per E-Mail versendet und empfangen werden. Das sorgt fĂŒr rĂ€umliche UnabhĂ€ngigkeit und spart Unternehmen die Anschaffung sowie die laufenden Kosten fĂŒr FaxgerĂ€te.