Fax Server

Definition, Nutzung & Vorteile des Fax Servers

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Frau sitzt in einem schicken Büro und arbeitet am Computer

Als Fax Server wird ein System bezeichnet, das in einer Internet-Cloud-Umgebung oder in einem lokalen Netzwerk installiert ist. Dieses System erm├Âglicht es mit dem Netzwerk verbundenen Rechnern nach dem Client-Server-Modell Faxe zu empfangen und zu verschicken. Als Fax Server wird sowohl die auf einer Hardware installierte Software als auch die Hardware (zum Beispiel ein PC) selbst bezeichnet.

1. Die Funktionsweise eines Fax Servers

1. Die Funktionsweise eines Fax Servers
Mann greift unterwegs vom Handy aus auf seine Faxe zu
In 2021 k├Ânnen Sie Ihre Faxe auch unterwegs abrufen

Mithilfe des Fax Servers ist es m├Âglich, aus beliebigen Endger├Ąten wie Tablets, PCs oder Smartphones ein Fax zu verschicken. Hierbei ben├Âtigt das jeweilige Endger├Ąt keinen eigenen analogen Telefonanschluss, wie es beim herk├Âmmlichen Fax der Fall ist. Stattdessen nutzt zum Beispiel das Smartphone die E-Mail-Software oder ein spezifisches Fax-Programm f├╝r das Versenden und Empfangen der Faxe. Der Fax Server nutzt f├╝r das Versenden der Faxe an andere Faxger├Ąte oder Fax Server entweder das Telefonnetz oder das Internet. Beim Faxen per E-Mail wird das Faxdokument als Anhang versendet. Nutzt der Server das Internet als Versandweg, spricht man von einem Online-Fax.

Die auf dem Fax Server installierte Software steuert mit dem Server verbundene, Fax-f├Ąhige Modems, integrierte Telefonschnittstellen oder Fax over IP-Schnittstellen an. Der Fax Server konvertiert die von einem Endgerät ├╝bermittelten Dokumente in ein Fax-Format. Anschlie├čend versendet er diese ├╝ber eine seiner Schnittstellen. Vereinfacht ausgedr├╝ckt, werden die empfangenen Faxe gespeichert, in ein elektronisches Format ├╝bersetzt und dem ├╝ber das Netzwerk verbundenen Endger├Ąt zugestellt. Je nach Installationsort des Fax Servers kommunizieren die Endanwender entweder ├╝ber das lokale Netzwerk oder ├╝ber das Internet mit dem Server.

M├Âchten oder k├Ânnen Sie keinen eigenen Fax Server betreiben beziehungsweise installieren, so besteht die M├Âglichkeit, auf Fax-Server-Software von Service-Providern in Form von Cloud-Dienstleistungen zur├╝ckzugreifen. In solch einem Fall ist die Software des Fax Servers in einem Cloud-Rechenzentrum installiert. ├ťber das ├Âffentliche Internet haben Sie von beliebigen Orten aus Zugriff auf die Software.

2. Das Versenden von Faxen

2. Das Versenden von Faxen

Ihnen als Nutzer des Fax Servers stehen grunds├Ątzlich verschiedenen Methoden f├╝r das Versenden von Faxen zur Verf├╝gung:

  • Das Versenden ├╝ber eine spezielle Fax-Software oder Fax-App
  • Das Verschicken der Faxe direkt aus dem E-Mail-Programm heraus (in diesem Fall muss keine spezielle Software auf den Endger├Ąten installiert werden)
  • Die Verwendung eines virtuellen Fax-Printers, der das Dokument an den Fax-Server f├╝r den Versand ├╝bermittelt
  • Die Bereitstellung einer eigenen Web-Oberfl├Ąche f├╝r das Senden und Empfangen von Faxen

Bei Placetel k├Ânnen Sie Faxe ganz einfach ├╝ber Ihr E-Mail Programm oder direkt ├╝ber die Placetel Weboberfl├Ąche verschicken und empfangen. Erfahren Sie jetzt mehr ├╝ber unsere Fax2Mail und Mail2Fax Funktion.

Der Fax-Server stellt eingehende Faxe unter anderem als Bilddatei im Tagged Image Format (TIFF) und als PDF zur Verf├╝gung. Er speichert die Dokumente in einem Dateiordner, auf den Sie Zugriff haben oder erm├Âglicht den Abruf per E-Mail beziehungsweise ├╝ber eine entsprechende Webseite.

F├╝r das Versenden eines Faxes k├Ânnen Sie eine Weboberfl├Ąche, E-Mail oder ein lokales Faxger├Ąt verwenden. Letzteres entspricht der bis heute allgemein bekannten Nutzungsweise und ben├Âtigt zus├Ątzlichen einen Adapter: Einen Analog Telephone Adapter. Dieser wird zwischen Faxger├Ąt und Router geschaltet und idealerweise vom Anbieter vollautomatisch konfiguriert. Wer sich bei unverschl├╝sselten E-Mails unsicher f├╝hlt, kann bei Weboberfl├Ąche und Fax ATA zumindest auf TLS vertrauen. Zumindest dann, wenn der Adapter ├╝ber verschl├╝sselte Telefonie angebunden ist.

Die Art und Weise, auf die der Fax Server mit dem ├Âffentlichen Telefonnetz verbunden ist, bestimmt dar├╝ber, wie viele Fax├╝bermittlungen gleichzeitig ausgef├╝hrt werden k├Ânnen. W├Ąhrend fr├╝her Modem und ISDN-Anschl├╝sse teilweise nur 1 Fax gleichzeitig erlaubten, gibt es solche Limitierungen bei modernen Fax Servern nicht. Bei einem station├Ąren Fax Server vor Ort limitieren Bandbreite und Telefonie Anbieter die Anzahl gleichzeitiger Faxe. Bei einem Clouddienst ist die Anzahl gleichzeitiger Faxe theoretisch unendlich und wird in der Regel nur vom Anbieter selbst gedeckelt. Dies ist auch f├╝r das gleichzeitige Senden und Empfangen von Faxen sowie bei einer hohen Anzahl an B├╝roarbeitspl├Ątzen relevant.

3. Die Vorteile eines Fax Servers

3. Die Vorteile eines Fax Servers

Die Vorteile des Fax Servers sind vielf├Ąltig. Deshalb haben wir Ihnen im Folgenden die zentralen Vorteile des Fax Servers zusammengestellt:

  • Sie haben nicht nur von ├╝berall aus Zugriff auf Ihre Faxe, der Faxverkehr l├Ąsst sich dazu noch v├Âllig papierfrei abwickeln.
  • Sie ben├Âtigen kein spezielles Faxger├Ąt und keinen eigenen Telefonanschluss.
  • Mithilfe eines Fax Servers lassen sich die Kosten f├╝r das Faxen erheblich reduzieren.
  • Ist der Fax-Server ├Âffentlich ├╝ber das Internet erreichbar, entf├Ąllt die Installation und der Betrieb eines eigenen Servers.
  • Sie m├╝ssen nicht mehr am Faxger├Ąt auf das Fax warten und sparen somit Zeit.
  • Faxe mit sensiblem Inhalt bleiben nicht mehr unbeaufsichtigt im Faxger├Ąt liegen.
  • Die Archivierung, Verwaltung und Verwendung von Faxen sind um einiges erleichtert.
  • Durch die Einsparung von Papier und Tinte wird die Umwelt geschont.
  • Es werden sowohl Unternehmensfax, DID-Faxnummer als auch eine Nummer f├╝r die Sprach- bzw. Faxmailbox unterst├╝tzt.

4. Fazit

4. Fazit

Der Fax Server bietet die Grundlage des modernen Faxens im Jahr 2022. Mithilfe des Client-Server-Modells k├Ânnen Faxe mobil empfangen und verschickt werden. Die Vorteile des Fax Servers sind unter anderem die Zeit- und Kostenersparnis, das papierfreie Faxen und die Flexibilit├Ąt, welche der Fax Server seinen NutzerInnen bietet.

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