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Faxen ohne Faxgerät

Alles, was Sie 2022 wissen müssen

Mann im Café am Laptop

Um ein Fax zu versenden, benötigen Sie heutzutage weder Papier noch Faxgerät. Online-Fax-Services ermöglichen es, das Fax direkt am PC, Tablet oder Smartphone zu erstellen und zu versenden. Das Faxen über das Internet, auch FoIP (Fax over IP) genannt, bietet Ihnen als Nutzer viele Vorteile wie zum Beispiel die Einsparung von Kosten.

1. Welche Vorteile hat das Internet-Fax?

1. Welche Vorteile hat das Internet-Fax?

Das Faxen über ein herkömmliches Faxgerät lohnt sich in den meisten Fällen nicht, da es zum einen viel zu selten zum Einsatz kommt und zum anderen die Kosten für Papier und Tinte in die Höhe treibt. FoIP stellt hier eine sinnvolle Alternative dar. Neben der Einsparung von Kosten bringt das Faxen ohne Faxgerät weitere Vorteile mit sich:

  • Wenn Faxe direkt am PC, Laptop, Smartphone oder Tablet versendet und empfangen werden, sparen Sie sich die Anschaffung sowie die Wartung eines zusätzlichen Faxgeräts.
  • Sie benötigen keinen analogen oder ISDN-Telefonanschluss für das Faxen mehr.
  • Sowohl für das Empfangen als auch für das Versenden der Faxe benötigen Sie kein Papier und keine teuren Toner oder Druckertinte, sodass Umweltressourcen geschont werden.
  • Sie müssen sich nicht mehr über fehlendes Papier oder Papierstau im Faxgerät ärgern.
  • Wollen Sie ein Fax ausdrucken, erledigen Sie dies bequem über den normalen Drucker.
  • Das Senden und Empfangen von Faxen ist überall und zu jeder Zeit möglich. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und ein geeignetes Gerät mit passender Software oder App.
  • Sie müssen nicht mehr zahlreiche Ordner oder Papierstapel durchsuchen, um ein bestimmtes Fax zu finden. Auf bereits empfangene oder gesendete Faxe haben Sie ebenfalls von überall aus Zugriff.
  • Alle Faxe lassen sich über einen Cloudspeicher archivieren, speichern und abrufen. Dadurch ist der Faxverkehr leichter zu organisieren und Sie finden wichtige Dokumente schneller.
  • Manche Softwarelösungen ermöglichen es, direkt aus dem E-Mail Postfach Faxe zu versenden.
  • Mit einem Klick verschicken Sie ein Fax an mehrere Teilnehmer.
  • Für die Erreichbarkeit Ihres Faxanschlusses von herkömmlichen Faxgeräten stellt der Anbieter des Fax-Services eine individuelle Telefonnummer zur Verfügung.

2. Wie verschicke ich ein Fax über das Internet?

2. Wie verschicke ich ein Fax über das Internet?

Ein Fax hat gegenüber einer E-Mail den Vorteil, dass Sie einen Sendungsbericht erhalten. So können Sie wichtige Unterlagen an Behörden mit Nachweis versenden. Die Grundvoraussetzung hierfür ist, dass Ihr Computer mit einem integrierten oder externen Modem verbunden ist, welches wiederum eine Verbindung zu einer Telefonleitung hat. Alternativ benötigen Sie einen Zugang zu einem Faxserver.

2.1 Das Versenden und Empfangen von Faxen über die FRITZ!Box

Besitzen Sie eine FRITZ!Box, gestaltet sich das Versenden und Empfangen von Faxen ohne Faxgerät folgendermaßen:

Aktivieren Sie für die Faxübertragung T.38 (Fax over IP):

Wenn Sie eine Internetrufnummer zum Faxen verwenden möchten, ist es zunächst nötig, T.38 in der FRITZ!Box zu aktivieren. Bei T.38 erfolgt die Übertragung nicht mit Signaltönen, sondern über ein spezielles Netzwerkprotokoll, was die Übertragung weniger anfällig für Störungen macht:

  1. Klicken Sie in der Benutzeroberfläche der FRITZ!Box auf Telefonie.
  2. Navigieren Sie im Menü über Telefonie zu Eigene Rufnummern.
  3. Wählen Sie dann die Registerkarte Anschlusseinstellungen
  4. Klicken Sie im Abschnitt Telefonieverbindung auf Einstellungen ändern. Falls der Abschnitt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie zunächst die Erweiterte Ansicht.
  5. Aktivieren Sie die Option Faxübertragung auch mit T.38.
  6. Klicken Sie zum Speichern der Einstellungen auf Übernehmen.
Aktivieren Sie die Faxfunktion und legen Sie die Faxkennung fest:
  1. Klicken Sie in der Benutzeroberfläche der FRITZ!Box auf Telefonie.
  2. Klicken Sie im Menü Telefonie auf Telefoniegeräte.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Gerät einrichten.
  4. Wählen Sie im Abschnitt In die FRITZ!Box integriert die Option Faxfunktion aus und klicken Sie auf Weiter.
  5. Tragen Sie im Feld Fax-Kennung ein, welche Kennung Teilnehmern übermittelt werden soll, die ein Fax an die FRITZ!Box senden und die Sie beim Faxversand an Empfänger übermitteln möchten. Tragen Sie z. B. Ihre Rufnummer oder Ihren Namen ein.

Möchten Sie, dass Ihre Faxe automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden, aktivieren Sie die Einstellung per E-Mail weiterleiten und tragen Sie die E-Mail-Adresse ein. Nachdem Sie alles wie gewünscht eingerichtet haben, können Sie sofort damit beginnen, Faxe zu versenden und zu empfangen.

2.2 Das Senden und Empfangen von Faxen via E-Mail

Mann benutzt Tablet im Büro
Auch über das Tablet können Faxe ganz einfach verschickt werden.

Eine weitere Möglichkeit ein Fax ohne Faxgerät zu verschicken beziehungsweise zu empfangen, ist hierfür das eigene E-Mail-Konto zu verwenden. Verschiedene Anbieter - auch gängige VoIP-Provider - bieten eine Fax to Mail Funktion an.

In Kombination mit einem Fax-Dienst oder über die Fax2Mail Funktion einer Cloud-Telefonanlage kann das Fax dann ganz einfach aus einem E-Mail Programm wie z.B. Outlook verschickt werden. Das Versenden eines Faxes via E-Mail läuft in der Regel folgendermaßen ab:

  1. Beginnen Sie wie gewohnt damit, eine normale E-Mail zu schreiben
  2. Tippen Sie in das Adressfeld anstatt der E-Mail-Adresse die Faxnummer.
  3. Behandeln Sie die Faxnummer wie eine normale Telefonnummer. Für Faxe innerhalb Deutschlands wählen Sie die 0 als erste Ziffer der Vorwahl. Für internationale Faxe geben Sie die Vorwahl des entsprechenden Landes ein, zum Beispiel 0039 für Italien.
  4. Schicken Sie das Fax wie eine E-Mail ab.

Mit Fax To E-Mail benötigen Sie als Nutzer keine spezielle Hardware. Es muss darüber hinaus kein Telefonanschluss vorhanden sein. Das Faxen lässt sich von jedem mit dem Internet verbundenen Endgerät wie Laptop, Smartphone oder PC aus durchführen. Der Faxvorgang geht vollständig papierlos vonstatten und findet direkt aus der E-Mail-Anwendung heraus statt. Außerdem sind alle Faxe online speicherbar und leicht wieder zu finden.

Das Fax wird als Anhang der E-Mail versandt. Das Empfangen sowie Konvertieren des Faxes in einen E-Mail-Anhang übernimmt ein spezielles Gateway oder ein Server. Das Fax wird hierfür vom Gateway beziehungsweise dem Server in eine Grafikdatei, in der Regel PDF oder TIFF, umgewandelt. Viele Telefonnetzanbieter und Anbieter von Internet-Fax-Diensten stellen ihren Kunden die Option Fax to E-Mail zur Verfügung. Die Fax to E-Mail-Funktion kann darüber hinaus in einem Internetzugangsrouter implementiert sein. Ein Fax kann als E-Mail ebenfalls an ein herkömmliches Faxgerät zugestellt werden.

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2.3 Faxen über eine App

Mann auf Geschäftsreise mit Smartphone in der Hand
Mit aber auch ohne zusätzliche App ist das Versenden von Faxen via Smarpthone möglich.

Auf dem Markt befinden sich eine ganze Reihe von kostenlosen und kostenpflichtigen Apps, die das Faxen ohne Faxgerät ermöglichen. Darunter befinden sich zum Beispiel:

  • eFax: Mit der kostenlosen App erhalten Sie eine Faxnummer, mit der Sie über Ihr Smartphone oder Tablet Faxe versenden und empfangen können.
  • Fax.Plus: Neben dem Faxen bietet Fax.Plus außerdem die Möglichkeit, Dokumente zu signieren.
  • PamFax: Mit PamFax können Sie plattformübergreifend faxen. Abgerechnet wird nach Verbrauch oder über buchbare Datenpakete.

Gut zu wissen:
Um vom Smartphone aus zu faxen, benötigen Sie nicht unbedingt eine zusätzliche App:
Sie können ein Fax ganz einfach per SMS schicken. Dazu geben Sie die Nachricht in die Nachrichten-App ein. Beachten Sie dabei, dass die Nachricht nicht länger als 150 Zeichen sein darf. Als Telefonnummer geben Sie die Faxnummer an. Die Nachricht wird dann per Fax versandt.

3. Wie funktioniert das Versenden eines Faxes über das Internet?

3. Wie funktioniert das Versenden eines Faxes über das Internet?

Das Senden eines Faxes über das Internet (FoIP) funktioniert über ein Protokoll (T.38), das beschreibt, wie ein Fax über ein Computerdaten-Netzwerk versendet wird. Das Fax wird zunächst als Bild paketiert und im Transportprotokoll von einem Punkt zum anderen geschickt. Hierfür benötigen Sie ein T.38 fähiges VoIP-Gateway und entweder ein T.38 fähiges Faxgerät oder eine Faxsoftware. Eine T.38 fähige Faxsoftware ermöglicht die Fax to E-Mail Funktion. Mithilfe dieser Funktion werden die Faxe direkt über ein VoIP-Gateway versendet und die Faxnachricht wird in eine E-Mail umgewandelt. Zusätzliche Fax-Hardware ist nicht erforderlich.

Eine weitere Methode der Faxübertragung via IP ist Fax über G.711. Als G.711 wird ein Audio Codec zur Übertragung von Sprach- und Audiodaten via RTP bezeichnet. Die Faxdaten werden hierbei in einen PCM Audio Stream konvertiert. Durch die Nutzung von G.711 können Kosten eingespart werden, da vorhandene Voice-Infrastrukturen genutzt werden.

Gut zu wissen
FoIP ermöglicht den unkomplizierten Übergang zwischen den Technologien. Alte Nummern und Kommunikationsmethoden werden beibehalten und unnötige Gemeinkosten vermieden: solange sichergestellt ist, dass genügend Bandbreite zur Verfügung steht.

4. Fazit: Faxen ohne Faxgerät

4. Fazit Faxen ohne Faxgerät

Heutzutage ist die Anschaffung eines Faxgerätes nicht mehr notwendig. Dank moderner Technologien können Sie auf unterschiedliche Möglichkeiten zurückgreifen, um Ihre Faxe zu versenden und zu empfangen. Sei es als E-Mail über die FRITZ!Box, via App oder über die Fax2Mail Funktion eines VoIP-Anbieters wie Placetel: Das Internet-Fax bietet neben der Einsparung von Kosten für Papier und Tinte noch einige weitere Vorteile. Dazu gehört, dass Sie von mehreren Standorten auf Ihre Faxe zugreifen und diese digital verwalten können, was Ihnen viel Zeit und Aufwand erspart. Besonders, wenn Sie nur gelegentlich Faxe verschicken, lohnt es sich, auf die verschiedenen - zum Teil auch kostenlosen Faxservice-Anbieter - einmal einen Blick zu werfen.