Fax per Mail

1. Wie funktioniert das Faxen per Mail?

1. Wie funktioniert das Faxen per Mail?

Bei der Funktion Fax-To-Mail werden Faxe über ein E-Mail Gateway verschickt und empfangen. Eingehende Faxe werden Ihnen von den entsprechenden Dienstleistern in Form einer Grafikdatei (in der Regel TIFF oder PDF) als Anhang einer E-Mail übermittelt. Der Faxdienst übernimmt dabei die Weiterleitung des Faxes über das Internet an den Empfänger und sorgt zudem für die Umwandlung des Faxes in eine E-Mail. Heutzutage gibt es viele Anbieter von Cloud-Telefonanlagen oder auch Anbieter von Internetfaxdiensten, die ihren Kunden Fax2Mail beziehungsweise Mail2Fax zur Verfügung stellen.

2. Vorteile von Fax per Mail

2. Vorteile von Fax per Mail

Das Faxen per Mail bietet gegenüber dem Faxen mit einem herkömmlichen Faxgerät einige Vorteile, die wir Ihnen im Folgenden einmal aufgeführt haben:

✓ Wegfall der Anschaffungskosten für ein Faxgerät
✓ Einsparung von Ausgaben für Papier und Tinte
✓ Sie benötigen fürs Faxen keinen Telefonanschluss mehr
✓ Das Faxen lässt sich von jedem mit dem Internet verbundenen Endgerät durchführen
✓ Faxen Sie ganz einfach vom Laptop, Smartphone, Tablet oder PC
✓ Alle Faxe sind online über Cloud-Dienste speicherbar und daher leicht zu organisieren
✓ Sie erhalten Ihre persönliche Faxnummer, die durchgehend empfangsbereit ist
✓ Sie können E-Mails und Faxe bequem in Ihrem normalen E-Mail-Programm versenden und empfangen

3. Für wen ist Fax2Mail geeignet?

3. Für wen ist Fax2Mail geeignet?

Das Faxen per Mail eignet sich vor allem für Unternehmen und Privatpersonen, die nur gelegentlich Faxe verschicken oder empfangen möchten. So entfällt die Anschaffung und das Aufstellen eines teuren Endgeräts. Auch für Personen, die oft im Homeoffice arbeiten, viel unterwegs sind und von jedem Standort aus Zugriff auf die eingehenden Faxe benötigen, stellt Fax2Mail eine sinnvolle Lösung dar. Während man unterwegs auf ein stationäres Faxgerät verzichten muss, lässt sich ein über das E-Mail Postfach verschicktes Fax von nahezu überall auf der Welt abrufen und versenden. Wer kurzfristig eine eigene Faxnummer benötigt, aber nicht die Zeit hat, auf den Techniker zu warten oder hohe Einrichtungsgebühren bezahlen will, sollte ebenfalls Fax2Mail in Betracht ziehen.

4. So versenden und empfangen Sie Faxe per E-Mail

4. So versenden und empfangen Sie Faxe per E-Mail

Ein Fax per E-Mail können Sie auf verschiedene Weise versenden. Im Folgenden stellen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten vor:

4.1 Fax2Mail Funktion bei Cloud-Telefonanlagen

Die gängigen Anbieter von Cloud-Telefonanlagen wie z.B. Placetel haben eine Fax2Mail bzw. Mail2Fax Funktion im Portfolio. So können Sie Faxe über jedes Mailprogramm wie z.B. Outlook oder Gmail versenden und empfangen. Faxe verschicken Sie ganz einfach im PDF-Format als Anhang einer E-Mail. Bei erfolgreichem Versand oder bei Faxeingang erhalten Sie darüber hinaus eine automatische Benachrichtigung.

Die Vorteile auf einen Blick
✓ Fax als PDF-Anhang einer E-Mail erhalten
✓ Fax als PDF-Anhang einer E-Mail versenden
✓ Faxe in der Weboberfläche einsehen
✓ Faxe in der Weboberfläche versenden
✓ Automatische Benachrichtigung per E-Mail erhalten

Im Video erfahren Sie, wie einfach die Einrichtung der Fax2Mail und Mail2Fax Funktion bei Placetel ist.

4.2 Fax-To-Mail auf dem Router einrichten

Einige Internetanbieter bieten die Möglichkeit, die Funktion Fax2Mail auf Ihrem Router einzurichten. Unter diesen Anbietern befinden sich zum Beispiel die Telekom und 1&1.

Als Kunde der Telekom gelingt die Einrichtung, indem Sie sich online im Telefoniecenter anmelden:

1. Nachdem Sie sich angemeldet haben, erscheint im oberen Bereich des Fensters Ihre Faxnummer.
2. Klicken Sie unten auf Anrufweiterleitung.
3. Anschließend klicken Sie auf Weiterleitung hinzufügen.
4. Tragen Sie nun im Feld Name oder Nummer Ihre PC-Faxnummer ein und speichern Sie dann die Änderung.
5. Nach ungefähr 2 Minuten ist die Weiterleitung aktiv und die Faxe werden an Ihr E-Mail-Postfach geschickt.

Kunden von 1&1 oder anderen Anbietern müssen sich zunächst auf der FRITZ!Box Benutzeroberfläche einloggen, um in den Anschlusseinstellungen die Faxübertragung mit T.38 zu aktivieren. Bei T.38 erfolgt die Übertragung nicht mit Signaltönen, sondern über ein spezielles Netzwerkprotokoll, was die Übertragung weniger anfällig für Störungen macht. Befolgen Sie hierfür die folgenden Schritte:

1. Klicken Sie in der Benutzeroberfläche der FRITZ!Box auf Telefonie.
2. Navigieren Sie im Menü über Telefonie zu Eigene Rufnummern.
3. Wählen Sie dann die Registerkarte Anschlusseinstellungen
4. Klicken Sie im Abschnitt Telefonieverbindung auf Einstellungen ändern. Falls der Abschnitt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie zunächst die erweiterte Ansicht.
5. Aktivieren Sie die Option Faxübertragung auch mit T.38.
6. Klicken Sie zum Speichern der Einstellungen auf Übernehmen.

Aktivieren Sie die Faxfunktion und legen Sie die Faxkennung fest:
7. Klicken Sie in der Benutzeroberfläche der FRITZ!Box auf Telefonie.
8. Klicken Sie im Menü Telefonie auf Telefoniegeräte.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Gerät einrichten.
10. Wählen Sie im Abschnitt In die FRITZ!Box integriert die Option Faxfunktion aus und klicken Sie auf Weiter.
11. Tragen Sie im Feld Fax-Kennung ein, welche Kennung Teilnehmern übermittelt werden soll, die ein Fax an die FRITZ!Box senden und die Sie beim Faxversand an Empfänger übermitteln möchten. Sie können z. B. Ihre Rufnummer oder Ihren Namen eintragen.
12. Aktivieren Sie die Einstellung per E-Mail weiterleiten und tragen Sie die E-Mail-Adresse ein.

Nachdem Sie alles wie gewünscht eingerichtet haben, können Sie sofort damit beginnen, Faxe zu versenden und zu empfangen.

4.3 Faxe mit Online-Fax-Diensten verschicken

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Online-Fax-Dienste vor, die das Senden und Empfangen von Faxen per E-Mail ermöglichen:

Cospace

Cospace ist ein Cloud Dienst, mit dessen Hilfe Sie kostenlos Faxe im PDF-Format als E-Mail zugesendet bekommen und verschicken können.

• Cospace stellt Ihnen drei Nummern zur Verfügung, mit denen Sie Faxe empfangen und versenden können.
• Das Empfangen von Faxen ist unbegrenzt und kostenlos.
• Beim Versenden der Faxe gibt es eine Einschränkung: Sie dürfen im Monat maximal 50 Faxseiten kostenlos verschicken.
• Die Faxe verschicken Sie bei Cospace als PDF-Dokument. Die an Sie gerichteten Faxe empfangen Sie ebenfalls al PDF-Dokument.
• Sie erhalten einen Sendebericht, was vor allem bei wichtigen Absprachen oder Unterlagen wie zum Beispiel Verträgen von Vorteil sein kann.
• Ihre Faxe werden in einem kostenfreien fünf Gigabyte großen Cloud Speicher aufbewahrt.
• Da es sich bei Cospace um einen Cloud-Anbieter handelt, haben Sie die Möglichkeit Ihr virtuelles Fax zu teilen.

PDF24

Ein weiterer Anbieter, mit dem Sie Faxe als E-Mail empfangen können, ist PDF24. Allerdings ist dieser Dienst kostenpflichtig und Sie müssen sich erst registrieren, um ihn nutzen zu können. Der PDF24 Fax Service bietet Ihnen die Möglichkeit, Faxe per E-Mail zu empfangen. Sie benötigen hierfür eine eigene PDF24 Faxnummer. Diese erhalten Sie, sobald Sie Ihren Account eingerichtet und den gewünschten Fax Tarif bestellt haben.

• PDF24 bietet sowohl ortsbezogene als auch nationale Faxnummern an, zwischen denen Sie auswählen können.
• Sobald Sie eine PDF24 Faxnummer besitzen und diese aktiviert wurde, werden Ihnen eingehende Faxe an die entsprechende Faxnummer per E-Mail zugestellt.
• Sollte Ihr Postfach einmal nicht erreichbar sein, bietet PDF24 einen Faxspeicher, in dem empfangene Faxe gesichert werden. Die gespeicherten Faxe können Sie online in Ihrem Fax Account abrufen.
• Sie können Faxe sowohl über die PDF24 Fax Weboberfläche als auch direkt über den PDF24 Creator verschicken.
• Haben Sie bereits eine Faxnummer und möchten diese gerne weiterhin verwenden, besteht die Möglichkeit, Ihre bisherige Nummer auf die neue PDF24 Faxnummer umzuleiten. Auf diese Weise können Sie ihre bestehende Faxnummer behalten und trotzdem die Funktion Fax-To-Mail nutzen.

eFax

eFax ist ein kostenpflichtiger Faxservice, mit dem Sie digitale Faxe versenden können. Der Dienst bietet ebenfalls die Optionen Fax2Mail sowie Mail2Fax an. Um diese nutzen zu können, müssen Sie sich zuerst registrieren und den gewünschten Tarif auswählen. Haben Sie dies getan, erfolgt das Versenden eines Faxes als Anhang einer E-Mail auf diese Weise:

1. Melden Sie sich wie gewohnt in Ihrem E-Mail-Konto an und verfassen Sie eine E-Mail.
2. Anschließend geben sie anstelle der E-Mail-Adresse die Faxnummer des Empfängers, gefolgt von @efaxsend.com in die Zeile AN: ein.
3. Zum Schluss hängen Sie das Dokument an, welches Sie verschicken möchten. Sobald es vollständig hochgeladen wurde, klicken Sie auf Senden.

Mit eFax erhalten Sie einen unbegrenzten Speicherplatz für Ihre Faxe und können leicht auf diese zugreifen. Außerdem können Sie die Faxe unterschreiben und Ihren Account mit mehreren Nutzern teilen. Allerdings ist dieser Faxservice mit knapp über zehn Euro in seinen Grundgebühren nicht günstig. Dazu verstecken sich noch einige Zusatzgebühren.

5. Fazit

5. Fazit

Dank der Funktion Fax2Mail wird das Fax weiterhin eine Rolle spielen. Vor allem wenn es darum geht, wichtige Unterlagen zu verschicken, ist das Fax immer noch die sicherere Alternative zur E-Mail. Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie ein Fax als Anhang einer E-Mail verschicken können. So haben Sie die Möglichkeit, die Fax2Mail Funktion einer Cloud-Telefonanlage zu nutzen, auf einen Online-Fax-Dienst zurückzugreifen oder sogar die Fax-Funktion auf dem Router einzurichten.