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Telefonkonferenzen

Die besten Anbieter 2022 im Vergleich

Von Sandra Plett
Telefonkonferenz via Headset

Eine Telefonkonferenz eignet sich hervorragend, um mit Kollegen Projekte oder Präsentationen über räumliche Distanzen hinweg zu besprechen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Telefonkonferenz-Arten es gibt, wie die Einrichtung funktioniert und welche Kriterien Sie bei der Anbieterwahl beachten sollten. Zudem haben wir für Sie eine Übersicht verschiedener kostengünstiger und kostenloser Telefonkonferenz Anbieter zusammengestellt.

1. Definition: Was ist eine Telefonkonferenz?

1. Definition: Was ist eine Telefonkonferenz?

Eine Telefonkonferenz (kurz Telko) ist ein Meeting, an dem mehr als zwei Personen über ein Telefon oder andere Endgeräte (z.B. Telefonspinne, Handy) von unterschiedlichen Orten via Audioübertragung teilnehmen. Nehmen nur drei oder vier Personen teil, spricht man auch von einer Dreier- bzw. Viererkonferenz.

Man unterscheidet zwei Arten von Telefonkonferenzen:

  • Dial-in-Konferenz
    Hierbei erhalten die Teilnehmer die Zugangsdaten und wählen sich zu einem festgelegten Zeitpunkt selbst in die Konferenz ein. Für die Einwahl wählt jeder Konferenzteilnehmer die Telefonnummer des Konferenz-Anbieters, die sogenannte Einwahlnummer. Meistens sind Telefonkonferenzen über ein Passwort bzw. eine Nummernkombination geschützt, die zum Beitreten der Konferenz eingegeben werden muss.

  • Dial-out-Konferenz
    Das Prinzip der Dial-Out-Konferenz funktioniert genau anders herum. Hierbei wählen sich die Teilnehmer nicht selbst ein, sondern Sie werden vom Konferenz-Operator oder vom Telefonkonferenz-System angerufen und zu einer gemeinsamen Telko zusammengeschaltet. Hierfür ist es erforderlich, dass vorher eine Teilnehmerliste mit sämtlichen Nummern zur Verfügung steht.

Was sind die Vorteile einer Telefonkonferenz?

Telefonkonferenzen sind heute aus dem beruflichen Alltag gar nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder, sind sie im Handumdrehen eingerichtet und bieten Nutzern viele Vorteile. Unternehmen nutzen sie beispielsweise, um die interne Kommunikation zu verbessern, fĂĽr Projektabsprachen mit externen Teilnehmern oder fĂĽr anderweitige Informations- und Austauschzwecke. Die wichtigsten Vorteile einer Telefonkonferenz sind:

Eine effiziente, ortsunabhängige Zusammenarbeit
Die schnelle VerfĂĽgbarkeit & einfache Einrichtung (rund um die Uhr nutzbar)
Kosten- und Zeitersparnis durch den Wegfall von Geschäftsreisen
Mitarbeiterentlastungen durch weniger Stress (kein Stau oder verspätete Züge)
Geringe Anforderungen an die technische Ausstattung (Telefone sind ausreichend)
Die Schonung der Umwelt durch die Reduzierung von Emissionen

2. Telefonkonferenz einrichten - So geht’s richtig

2. Telefonkonferenz einrichten - So geht’s richtig

Konferenztelefone wie z.B. von Cisco sorgen fĂĽr hochwertige, kristallklare Audiokonferenzen.

Telefonkonferenz- Anbieter finden

Um einen geeigneten Telefonkonferenz-Anbieter zu finden, sollten Sie zuerst Ihre Anforderungen definieren. Wie oft werden Telefonkonferenzen bei Ihnen im Unternehmen eingesetzt? Für wie viele Teilnehmer benötigen Sie eine Telefonkonferenz? Die Anmeldung erfolgt einmalig und funktioniert meist online auf der Webseite, wo verschiedene Daten abgefragt werden. Bei manchen Anbietern ist eine Anmeldung nicht erforderlich. Vergleichen Sie verschiedene Angebote, wählen Sie den passenden Dienst aus und registrieren Sie sich dort falls nötig.

Telefonkonferenz organisieren

  1. Sie erhalten die Zugangsdaten (Einwahlnummer + Konferenz-Pin-Code) fĂĽr Ihren Telefonkonferenz-Raum.
  2. Laden Sie die Teilnehmer z.B. via E-Mail ein und schicken Sie Ihnen die Zugangsdaten.

Teilnahme an der Telefonkonferenz

  1. Wählen Sie die Einwahlnummer, die der Organisator Ihnen mitgeteilt hat.
  2. Sobald Sie aufgefordert werden, geben Sie den Konferenz-Pin-Code ein.
  3. Nun kann die Telefonkonferenz beginnen.

    Icons made by Freepik and smashicons from www.flaticon.com

3. Kriterien fĂĽr die Anbieterwahl

3. Kriterien fĂĽr die Anbieterwahl

  • Teilnehmerzahl

    Bei Telefonkonferenzen fĂĽr mehrere hundert Teilnehmer sollten Sie auf einen Anbieter vertrauen, der sich auf groĂźe Event-Konferenzen spezialisiert hat.

Kleiner Tipp: Auch Anbieter von Cloud-Telefonanlagen bieten Telefonkonferenzen in ihrem Funktionsumfang an, sodass Sie nicht zwingend auf einen Anbieter zurückgreifen müssen, der sich nur auf Telefonkonferenzen spezialisiert hat. Bei Placetel sind Konferenzen z.B. mit bis zu 1.000 Teilnehmern möglich.

  • Kosten

    Wie bei jeder Dienstleistung gibt es auch hier Unterschiede. Fallen monatliche Gebühren an oder ist die Telefonkonferenz kostenlos? Übernimmt der Organisator die Kosten für die Teilnehmer oder zahlen die Teilnehmer die Verbindungskosten selbst? Je nach Angebot wird die Konferenz minutengenau abgerechnet. Zum Teil gibt es allerdings auch Telkos, wo Sie einfach einen Festpreis zahlen. Eine Flatrate macht vor allem dann Sinn, wenn Sie regelmäßig und häufig Telkos abhalten.

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  • Vertragsbindung

    Um so flexibel wie möglich zu bleiben und den Vertrag auf Wunsch wieder zu kündigen, sollten Sie auf kurze Vertragslaufzeiten achten.

  • Internationale Einwahlnummern

    Ist Ihr Unternehmen international tätig, sodass auch regelmäßig Mitarbeiter oder Partner aus dem Ausland an der Telefonkonferenz teilnehmen sollen? Dann achten Sie darauf, dass der Telefonkonferenz-Dienst auch Einwahlnummern für weitere Ländern anbietet. Zwar ist es im Allgemeinen möglich, die deutsche Einwahlnummer aus dem Ausland anzurufen, allerdings ist das natürlich recht teuer, weshalb Sie eher auf lokale Einwahlnummern setzen sollten.

  • Funktionsumfang

    Aufzeichnung
    Nicht jeder, der eingeladen ist, kann auch an der Telko teilnehmen - sei es, weil die Person Urlaub hat, krank ist oder gerade eine Geschäftsreise angetreten hat. Damit auch diese Kollegen nach ihrer Rückkehr über das Besprochene bestens informiert sind, lohnt sich eine Aufzeichnung der Telefonkonferenz.

    Teilnehmer-Steuerung
    Eine weitere, sehr sinnvolle Funktion ist die Teilnehmer-Steuerung, deren Einsatz sich vor allem bei vielen Teilnehmern bewährt. So können Sie per Mausklick zum Beispiel alle Teilnehmer stummschalten oder bestimmte Teilnehmer wieder freischalten.

    File- und Screensharing
    Reicht Ihnen die einfache Audio-Übertragung oder möchten Sie Ihren Bildschirm oder bestimmte Dokumente für andere Teilnehmer freigeben? Viele Anbieter ermöglichen auch Webkonferenzen. Die File- & Screen-Sharing Funktion eignet sich besonders, um Präsentationen gemeinsam zu besprechen und zu bearbeiten.

    Screen-Sharing mit Placetel UC-One
4. Anbieter-Vergleich

4. Anbieter- der groĂźe Vergleich

4.1 Kostenlose Telefonkonferenzen

Im Folgenden haben wir Ihnen eine Auswahl kostenloser Telefonkonferenz Anbieter zusammengestellt. Bei diesen Anbietern fallen lediglich Kosten fĂĽr die normalen Verbindungsentgelte (Festnetz + Mobilfunk) an. In Verbindung mit einer Flatrate zahlen Sie so fĂĽr Ihre Telefonkonferenzen keinen Cent mehr:

Anbieter Einwahlnummer Teilnehmeranzahl Funktionen
Deutsche Telefonkonferenz Deutsche Festnetznummer (0211 - 49 111 11) unbegrenzt Stummschaltung
FreeConference
Call.com
Einwahlnummern fĂĽr 73 Länder Bis zu 1.000 Teilnehmer Aufnahme, Videokonferenzen, Screen-Sharing, Remote-Desktop, Chat, Mobile App
free telco Zugeteilte, persönliche Konferenznummer Unbegrenzt Keine Anmeldung oder Registrierung erforderlich
konferenzen.eu Einwahl ĂĽber deutsche Festnetznummer Bis zu 5 Teilnehmer in der kostenlosen Variante, sonst bis zu 40 Teilnehmer Ohne Anmeldung oder Registrierung, Screen-Sharing
Meebl.de Einwahl ĂĽber normale Ortsnetzrufnummer Unbegrenzt Keine Anmeldung, Stummschaltung
Meetgreen Einwahl ĂĽber deutsche Festnetznummer Bis zu 20 Teilnehmer, Meetgreen Plus mit bis zu 35 Teilnehmern Kostenlose Webkonferenz
telcoon Deutsche & internationale Einwahlnummern Bis zu 4 Teilnehmer Ohne Anmeldung


4.2 GĂĽnstige Telefonkonferenzen

Audiokonferenzen lassen sich auch mit Cisco Webex ganz einfach einrichten.

Nachfolgend finden Sie einen Telefonkonferenz Vergleich kostenpflichtiger Anbieter. Die Preise gelten für Telefonkonferenzen aus dem deutschen Festnetz. Für das Mobilfunknetz können die Kosten deutlich abweichen.

Anbieter Kosten Einwahl Teilnehmer Funktionen
Central Meeting 9-14 Cent pro Minute Deutsche & internationale Einwahl­nummern Unbegrenzt Ohne Installation, Whiteboard, Live-Chat, Videokonferenz, Video-Mitschnitt
Cofonico 16 ct./Min. (Organisator) Einwahl ĂĽber dt. Festnetz­nummer Bis zu 40 Teilnehmer Stummschaltung, Konferenzraum abschlieĂźen
easy audio 9 ct. / Min. pro Teilnehmer Deutsche & internationale Einwahl­nummern Bis zu 20 Teilnehmer Ohne Anmeldung, Webkonferenz mit Screen-Sharing, Chatfunktion, Aufzeichnung, Stummschaltung
Lindenbaum 14 ct./Min. Deutsche & internationale Einwahl­nummern 5 - 1.000 Teilnehmer (je nach Tarif) Ohne Anmeldung, Screen-Sharing, Aufzeichnung
meetyoo 9 ct. / Min. pro Teilnehmer Deutsche Festnetz­nummer, Internationale gegen Aufpreis Bis zu 50 Teilnehmer (kostenpflichtig bis zu 2.000) Webkonferenz inkl. Screen-Sharing, Aufzeichnung, eigene Telefonansage & Wartemusik (kostenpflichtig)
my Telco 3,9 ct./Min 01801-Service­nummer, Festnetz­nummer Unbegrenzt Keine Anmeldung notwendig
powwownow 9 ct./Min. Deutsche & internationale Einwahl­nummern fĂĽr mehr als 80 Länder Bis zu 50 Teilnehmer Stummschaltung, Aufzeichnung, Auswahl an Wartemusik
phonesty Dial-In kostenlos; Dial-Out 1,2 ct./Min. Einwahl­nummern fĂĽr 37 Länder Unbegrenzt Persönlicher Konferenzraum, Aufzeichnung, Webkonferenz inkl. Screensharing
Smart Conference 9,90 - 29,90 â‚¬ / Monat Deutsche & internationale Einwahl­nummern 5-25 
(Tarifabhängig)
Aufzeichnung (Smart Pro)
talkyoo ab 9 Cent pro Teilnehmer, Flatrate-Pakete ab 19,95 â‚¬ pro Raum & Monat Einwahl ĂĽber Ortsruf­nummern, Internationale Einwahl­nummern Bis zu 960 Teilnehmer Stummschaltung, Mitschnitt, Webkonferenz hinzubuchbar, Online-Präsentationen
Telefon-konferenz.de 9 ct/Min. pro Teilnehmer Einwahl­nummer fĂĽr 72 Länder Bis zu 100 Teilnehmer Kostenlose Aufnahme
Telekom Sofortkonferenz 14 ct./Min. pro Teilnehmer Einwahl ĂĽber 01805 1009 Bis zu 50 Teilnehmer Ohne Anmeldung
Vodafone Conferencing 14 ct./Min. Deutsche & internationale Einwahl­nummern Bis zu 240 Teilnehmer Online-Präsentationen, Chat, Zeichenfläche, Web-Meeting, Fernzugriff
VOICEMEETING 9 ct./Min. pro Teilnehmer Deutsche & internationale Einwahl­nummern Nahezu unbegrenzt ; Empfehlung: Bis zu 20 Teilnehmer Ohne Anmeldung
5. Apps

5. Apps - Telefonkonferenzen ĂĽbers Handy

Telefonkonferenz ĂĽbers Handy

Einige der soeben vorgestellten Telko-Anbieter bieten eine eigene App fürs Handy an. Aber vor allem für private Zwecke ist es nicht unbedingt erforderlich, auf einen Telekonferenz-Anbieter bzw. eine spezielle Telefonkonferenz-App zurückzugreifen. Denn sowohl beim iPhone als auch bei Android ist das Feature bereits im Smartphone integriert und ermöglicht es, bis zu 5 Gesprächsteilnehmer in eine Leitung zu holen.

Im Folgenden erhalten Sie eine kurze Ăśbersicht ĂĽber einige iphone und Android Apps.

5.1 Telefonkonferenz iphone

  • Free Conference Call
  • PowWowNow
  • Conference Call Dialer
  • myTelco
  • Vodafone Conferencing
  • Kings Conference

5.2 Telefonkonferenz Android

  • Free Conference Call
  • PowWowNow
  • Telekonferenz Dialer
  • Kings Conference
  • Conference caller
  • Cofonico

5.3 Telefonkonferenz WhatsApp

Auch mit Whats App sind Telkos mit bis zu vier Personen möglich. Dafür starten Nutzer einen Audio- oder Video-Chat mit einem Kontakt und tippen – sobald dieser verbunden ist – auf den Button „Teilnehmer hinzufügen“. Mehr über Telefonkonferezen via Whats App erfahren Sie hier.

6. Häufige Fragen (FAQ)

6. Häufige Fragen (FAQ)

1. Wie richte ich eine Konferenz am Telefon ein?
Die Einrichtung der Telefonkonferenz wird vom jeweiligen Anbieter übernommen. Ihnen wird ein Konferenz-Code zur Verfügung gestellt, mit dem Sie den Konferenzraum betreten und die Zugangsdaten auch mit anderen Teilnehmern teilen können. Die Zugangsdaten setzen sich aus der Konferenz-Einwahlnummer sowie einem 4-8 stelligen Konferenz-Pin zusammen.

2. Wie nehme ich an einer Telefonkonferenz teil?
Die Teilnahme an einer Telefonkonferenz ist ganz einfach und in wenigen Schritten möglich:

  1. Wählen Sie die Einwahlnummer, die der Organisator Ihnen mitgeteilt hat.
  2. Sobald Sie aufgefordert werden, geben Sie den Konferenz-Pin-Code ein.
  3. Nun kann die Telefonkonferenz beginnen

2. Was benötige ich für eine Telefonkonferenz?
Die Teilnahme an einer Telefonkonferenz ist über ein ganz normales Telefon möglich. Wer sich etwas professioneller aufstellen möchte, greift zu einem Konferenztelefon bzw. zu einer Telefonspinne. Alternativ funktioniert auch die Einwahl über einen Internetanschluss via PC, Laptop oder ein Tablet mit Lautsprecher und Mikro.

3. Was kostet eine Telefonkonferenz?
Die Kosten einer Telefonkonferenz hängen vom jeweiligen Anbieter ab. Während manche Anbieter kostenlose Telefonkonferenzen anbieten, verlangen andere Anbieter im Schnitt zwischen 9-14 Cent pro Minute für die Telefonkonferenz, die jedoch meist vom Organisator bezahlt werden, sodass für die Teilnehmer keine zusätzlichen Kosten entstehen.

4. Wie nennt man eine Telefonkonferenz?
FĂĽr Telefonkonferenzen gibt es mehre synonyme Bezeichnungen. Oft verwendet werden auch Begriffe wie Telco, Telefonschaltkonferenz, Audiokonferenz oder Conference Call.

5. Was ist eine Audio-Konferenz?
Eine Audiokonferenz ist ein anderes Wort für Telefonkonferenz, bei der sich mehr als zwei Personen über ein Telefon, eine Konferenzspinne oder mobile Endgeräte wie ein Smartphone oder den Laptop von unterschiedlichen Standorten via Audioübertragung austauschen.

6. MĂĽssen sich alle Telefonkonferenz-Teilnehmer registrieren?
Nein. Im Allgemeinen muss sich nur der Organisator registrieren.

7. Können Teilnehmer auch aus dem Ausland teilnehmen?
Ja, im Allgemeinen ist das möglich. Auch wenn es nur eine deutsche Einwahlnummer gibt, ist diese international von jedem Telefon erreichbar.

8. Wann ist ein professioneller Telefonkonferenz-Anbieter sinnvoll?
Nicht immer ist es notwendig auf einen professionellen Telefonkonferenz Anbieter zu setzen. Gerade fĂĽr den privaten Bereich mit wenigen Teilnehmern kann auch einfach eine Telefonkonferenz ĂĽber das Handy gestartet werden.

Für den Business-Bereich sollten Sie jedoch eine professionelle Lösung nutzen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen bieten moderne Cloud-Telefonanlagen Telefonkonferenzen in ihrem Funktionsumfang an. Diese eignen sich je nach Anbieter sowohl für eine kleine, mittlere oder große Teilnehmerzahl. Bei Placetel mit Webex können z.B. bis zu 1.000 Personen an einer Video-oder Audiokonferenz teilnehmen. Geht die Teilnehmerzahl darüber hinaus ist es sinnvoll, auf einen Anbieter zu vertrauen, der sich auf Telefonkonferenzen spezialisiert hat.