Telefonkonferenzen eignen sich hervorragend, um mit Kollegen Projekte oder Pr├Ąsentationen ├╝ber r├Ąumliche Distanzen hinweg zu besprechen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Telefonkonferenz-Arten es gibt, wie die Einrichtung funktioniert und welche Kriterien Sie bei der Anbieterwahl beachten sollten. Zudem haben wir f├╝r Sie eine ├ťbersicht verschiedener kostenloser und kosteng├╝nstiger Anbieter zusammengestellt.

1. Definition: Was ist eine Telefonkonferenz?

1. Definition: Was ist eine Telefonkonferenz?

Eine Telefonkonferenz (kurz Telko) ist ein Meeting, an dem mehr als zwei Personen ├╝ber ein Telefon oder andere Endger├Ąte (z.B. Telefonspinne, Handy) von unterschiedlichen Orten via Audio├╝bertragung teilnehmen. Nehmen nur drei oder vier Personen teil, spricht man auch von einer Dreier- bzw. Viererkonferenz.

Man unterscheidet zwei Arten von Telefonkonferenzen:

  • Dial-in-Konferenz
    Hierbei erhalten die Teilnehmer die Zugangsdaten und w├Ąhlen sich zu einem festgelegten Zeitpunkt selbst in die Konferenz ein. F├╝r die Einwahl w├Ąhlt jeder Konferenzteilnehmer die Telefonnummer des Konferenz-Anbieters, die sogenannte Einwahlnummer. Meistens sind Telefonkonferenzen ├╝ber ein Passwort bzw. eine Nummernkombination gesch├╝tzt, die zum Beitreten der Konferenz eingegeben werden muss.

  • Dial-out-Konferenz
    Das Prinzip der Dial-Out-Konferenz funktioniert genau anders herum. Hierbei w├Ąhlen sich die Teilnehmer nicht selbst ein, sondern Sie werden vom Konferenz-Operator oder vom Telefonkonferenz-System angerufen und zu einer gemeinsamen Telko zusammengeschaltet. Hierf├╝r ist es erforderlich, dass vorher eine Teilnehmerliste mit s├Ąmtlichen Telefonnummer zur Verf├╝gung steht.

Die h├Ąufigsten Einsatzgebiete in Unternehmen

  • Interne Kommunikation
  • Projekt-Updates (Fortschritt, aktueller Stand)
  • Trainings
  • Einholung von Genehmigungen
  • Strategie├╝berpr├╝fung
2. Telefonkonferenz einrichten - So gehtÔÇÖs richtig

2. Telefonkonferenz einrichten - So gehtÔÇÖs richtig

Telefonkonferenz- Anbieter finden

Um einen geeigneten Telefonkonferenz-Anbieter zu finden, sollten Sie zuerst Ihre Anforderungen definieren. Wie oft werden Telefonkonferenzen bei Ihnen im Unternehmen eingesetzt? F├╝r wie viele Teilnehmer ben├Âtigen Sie eine Konferenz? Die Anmeldung erfolgt einmalig und funktioniert meist online auf der Webseite, wo verschiedene Daten abgefragt werden. Bei manchen Anbietern ist eine Anmeldung nicht erforderlich. Vergleichen Sie verschiedene Angebote, w├Ąhlen Sie den passenden Anbieter aus und registrieren Sie sich dort falls n├Âtig.

Telefonkonferenz organisieren

  1. Sie erhalten die Zugangsdaten (Einwahlnummer + Konferenz-Pin-Code) f├╝r Ihren Telefonkonferenz-Raum.
  2. Laden Sie die Teilnehmer z.B. via E-Mail ein und schicken Sie Ihnen die Zugangsdaten.

Teilnahme an der Telefonkonferenz

  1. W├Ąhlen Sie den Einwahlcode, den der Organisator Ihnen mitgeteilt hat.
  2. Sobald Sie aufgefordert werden, geben Sie den Konferenz-Pin-Code ein.
  3. Nun kann die Telefonkonferenz beginnen.
Telefonkonferenz einrichten
3. Kriterien f├╝r die Anbieterwahl

3. Kriterien f├╝r die Anbieterwahl

  • Teilnehmerzahl

    Bei Telefonkonferenzen f├╝r mehrere hundert Teilnehmer sollten Sie auf einen Anbieter vertrauen, der sich auf gro├če Event-Konferenzen spezialisiert hat.

Kleiner Tipp: Auch Anbieter von Cloud-Telefonanlagen bieten Telefonkonferenzen in ihrem Funktionsumfang an, sodass Sie f├╝r eine kleinere Teilnehmeranzahl gar nicht auf einen professionellen Telefonkonferenz-Anbieter zur├╝ckgreifen m├╝ssen. Bei Placetel sind Telefonkonferenzen mit bis zu 10 bzw. 30 Teilnehmern m├Âglich.

  • Kosten

    Wie bei jeder Dienstleistung gibt es auch hier Unterschiede. Fallen monatliche Geb├╝hren an oder ist die Telefonkonferenz kostenlos? ├ťbernimmt der Organisator die Kosten f├╝r die Teilnehmer oder zahlen die Teilnehmer die Verbindungskosten selbst? Je nach Angebot wird die Konferenz minutengenau abgerechnet. Zum Teil gibt es allerdings auch Telkos, wo Sie einfach einen Festpreis zahlen. Eine Flatrate macht vor allem dann Sinn, wenn Sie regelm├Ą├čig und h├Ąufig Telkos abhalten.

  • Vertragsbindung

    Um so flexibel wie m├Âglich zu bleiben und den Vertrag auf Wunsch wieder zu k├╝ndigen, sollten Sie auf kurze Vertragslaufzeiten achten.

  • Internationale Einwahlnummern

    Ist Ihr Unternehmen international t├Ątig, sodass auch regelm├Ą├čig Mitarbeiter oder Partner aus dem Ausland an der Telefonkonferenz teilnehmen sollen? Dann achten Sie darauf, dass der Konferenz-Anbieter auch Einwahlnummern f├╝r weitere L├Ąndern anbietet. Zwar ist es im Allgemeinen m├Âglich, die deutsche Einwahlnummer aus dem Ausland anzurufen, allerdings ist das nat├╝rlich recht teuer, weshalb Sie eher auf lokale Einwahlnummern setzen sollten.

  • Funktionsumfang

    Aufzeichnung
    Nicht jeder, der eingeladen ist, kann auch an der Telko teilnehmen - sei es, weil die Person Urlaub hat, krank ist oder gerade eine Gesch├Ąftsreise angetreten hat. Damit auch diese Kollegen nach ihrer R├╝ckkehr ├╝ber das Besprochene bestens informiert sind, lohnt sich eine Aufzeichnung der Telefonkonferenz.

    Teilnehmer-Steuerung
    Eine weitere, sehr sinnvolle Funktion ist die Teilnehmer-Steuerung, deren Einsatz sich vor allem bei vielen Teilnehmern bew├Ąhrt. So k├Ânnen Sie per Mausklick zum Beispiel alle Teilnehmer stummschalten oder bestimmte Teilnehmer wieder freischalten.

    File- und Screensharing
    Reicht Ihnen die einfache Audio-├ťbertragung oder m├Âchten Sie Ihren Bildschirm oder bestimmte Dokumente f├╝r andere Teilnehmer freigeben? Viele Anbieter erm├Âglichen auch Webkonferenzen. Die File- & Screen-Sharing Funktion eignet sich besonders, um Pr├Ąsentationen gemeinsam zu besprechen und zu bearbeiten.

    Screen-Sharing mit Placetel UC-One
4. Anbieter-Vergleich

4. Anbieter- der gro├če Vergleich

4.1 Kostenlose Telefonkonferenzen

Im Folgenden haben wir Ihnen eine Auswahl kostenloser Telefonkonferenz Anbieter zusammengestellt. Bei diesen Anbietern fallen lediglich Kosten f├╝r die normalen Verbindungsentgelte (Festnetz + Mobilfunk) an. In Verbindung mit einer Flatrate zahlen Sie so f├╝r Ihre Telefonkonferenzen keinen Cent mehr:

Anbieter Einwahlnummer Teilnehmeranzahl Funktionen / Vorteile
Deutsche Telefonkonferenz Deutsche Festnetznummer (0211 - 49 111 11) unbegrenzt Stummschaltung
FreeConference
Call.com
Einwahlnummern f├╝r 73 L├Ąnder Bis zu 1.000 Teilnehmer Aufnahme, Videokonferenzen, Screen-Sharing, Remote-Desktop, Chat, Mobile App
free telco Zugeteilte, pers├Ânliche Konferenznummer Unbegrenzt Keine Anmeldung oder Registrierung erforderlich
konferenzen.eu Einwahl ├╝ber deutsche Festnetznummer Bis zu 5 Teilnehmer in der kostenlosen Variante, sonst bis zu 40 Teilnehmer Ohne Anmeldung oder Registrierung, Screen-Sharing
konferenz net Einwahl ├╝ber Festnetznummer,
069 20 13 80 77 
(im dt. Festnetz)
Unbegrenzt Eigener Konferenzraum mit pers├Ânlicher ID, Stummschaltung, Online-Adressbuch mit Gruppen-Funktion
Meebl.de Einwahl ├╝ber normale Ortsnetzrufnummer Unbegrenzt Keine Anmeldung, Stummschaltung
Meetgreen Einwahl ├╝ber deutsche Festnetznummer Bis zu 20 Teilnehmer, Meetgreen Plus mit bis zu 35 Teilnehmern Kostenlose Webkonferenz
telcoon Deutsche & internationale Einwahlnummern Bis zu 4 Teilnehmer Ohne Anmeldung


4.2 G├╝nstige Telefonkonferenzen

Nachfolgend finden Sie einen Telefonkonferenz Vergleich kostenpflichtiger Anbieter. Die Preise gelten f├╝r Telefonkonferenzen aus dem deutschen Festnetz. F├╝r das Mobilfunknetz k├Ânnen die Kosten deutlich abweichen.

Kosten Einwahl Teilnehmer Funktionen
Central Meeting
Central Meeting 9-14 Cent pro Minute Deutsche & internationale Einwahlnummern Unbegrenzt Ohne Installation, Whiteboard, Live-Chat, Videokonferenz, Video-Mitschnitt
Cofonico
Cofonico 16 ct./Min. (Organisator) Einwahl ├╝ber dt. Festnetznummer Bis zu 40 Teilnehmer Stummschaltung, Konferenzraum abschlie├čen
easy audio
easy audio 9 ct. / Min. pro Teilnehmer Deutsche & internationale Einwahlnummern Bis zu 20 Teilnehmer Ohne Anmeldung, Webkonferenz mit Screen-Sharing, Chatfunktion, Aufzeichnung, Stummschaltung
Lindenbaum
Lindenbaum 14 ct./Min. Deutsche & internationale Einwahlnummern 5 - 1.000 Teilnehmer (je nach Tarif) Ohne Anmeldung, Screen-Sharing, Aufzeichnung
meetyoo
meetyoo 9 ct. / Min. pro Teilnehmer Deutsche Festnetznummer, Internationale gegen Aufpreis Bis zu 50 Teilnehmer (kostenpflichtig bis zu 2.000) Webkonferenz inkl. Screen-Sharing, Aufzeichnung, eigene Telefonansage & Wartemusik (kostenpflichtig)
my Telco 3,9 ct./Min 01801-Servicenummer, Festnetznummer Unbegrenzt Keine Anmeldung notwendig
powwownow
powwownow 9 ct./Min. Deutsche & internationale Einwahlnummern f├╝r mehr als 80 L├Ąnder Bis zu 50 Teilnehmer Stummschaltung, Aufzeichnung, Auswahl an Wartemusik
phonesty
phonesty Dial-In kostenlos; Dial-Out 1,2 ct./Min. Einwahlnummern f├╝r 37 L├Ąnder Unbegrenzt Pers├Ânlicher Konferenzraum, Aufzeichnung, Webkonferenz inkl. Screensharing
SmartConference
SmartConference 9,90 - 29,90 ÔéČ / Monat Deutsche & internationale Einwahlnummern 5-25 
(Tarifabh├Ąngig)
Aufzeichnung (Smart Pro)
talkyoo
talkyoo ab 9 Cent pro Teilnehmer, Flatrate-Pakete ab 19,95 ÔéČ pro Raum & Monat Einwahl ├╝ber Ortsrufnummern, Internationale Einwahlnummern Bis zu 960 Teilnehmer Stummschaltung, Mitschnitt, Webkonferenz hinzubuchbar, Online-Pr├Ąsentationen
Telefonkonferenz.de
Telefon-konferenz.de 9 ct/Min. pro Teilnehmer Einwahlnummer f├╝r 72 L├Ąnder Bis zu 100 Teilnehmer Kostenlose Aufnahme
Telekom Sofortkonferenz
Telekom Sofortkonferenz 14 ct./Min. pro Teilnehmer Einwahl ├╝ber 01805 1009 Bis zu 50 Teilnehmer Ohne Anmeldung
Vodafone Conferencing
Vodafone Conferencing 14 ct./Min. Deutsche & internationale Einwahlnummern Bis zu 240 Teilnehmer Online-Pr├Ąsentationen, Chat, Zeichenfl├Ąche, Web-Meeting, Fernzugriff
Vodafone Conferencing
VOICEMEETING 9 ct./Min. pro Teilnehmer Deutsche & internationale Einwahlnummern Nahezu unbegrenzt ; Empfehlung: Bis zu 20 Teilnehmer Ohne Anmeldung
5. Apps

5. Apps - Telefonkonferenzen ├╝bers Handy

Telefonkonferenz ├╝bers Handy

Einige der soeben vorgestellten Telko-Anbieter bieten eine eigene App f├╝rs Handy an. Aber vor allem f├╝r private Zwecke ist es nicht unbedingt erforderlich, auf einen Telekonferenz-Anbieter bzw. eine spezielle Telefonkonferenz-App zur├╝ckzugreifen. Denn sowohl beim iPhone als auch bei Android ist das Feature bereits im Smartphone integriert und erm├Âglicht es, bis zu 5 Gespr├Ąchsteilnehmer in eine Leitung zu holen.

Im Folgenden erhalten Sie eine kurze ├ťbersicht ├╝ber einige iphone und Android Apps.

5.1 Telefonkonferenz iphone

  • Free Conference Call
  • PowWowNow
  • Conference Call Dialer
  • myTelco
  • Vodafone Conferencing
  • Kings Conference

5.2 Telefonkonferenz Android

  • Free Conference Call
  • PowWowNow
  • Telekonferenz Dialer
  • Kings Conference
  • Conference caller
  • Cofonico

5.3 Telefonkonferenz WhatsApp

Auch mit Whats App sind Telkos mit bis zu vier Personen m├Âglich. Daf├╝r starten Nutzer einen Audio- oder Video-Chat mit einem Kontakt und tippen ÔÇô sobald dieser verbunden ist ÔÇô auf den Button ÔÇ×Teilnehmer hinzuf├╝genÔÇť. Mehr ├╝ber Telefonkonferezen via Whats App erfahren Sie hier.

6. H├Ąufige Fragen (FAQ)

6. H├Ąufige Fragen (FAQ)

1. Welche technischen Voraussetzungen m├╝ssen f├╝r eine Telefonkonferenz gegeben sein?
Die Teilnahme an einer Telefonkonferenz ist ├╝ber ein ganz normales Telefon m├Âglich. Wer sich etwas professioneller aufstellen m├Âchte, greift zu einem Konferenztelefon bzw. zu einer Telefonspinne. Alternativ funktioniert auch die Einwahl ├╝ber einen Internetanschluss via PC, Laptop oder ein Tablet mit Lautsprecher und Mikro.

2. Welche Vorteile haben Telefonkonferenzen?

  • Teamarbeit ├╝ber gro├če Entfernungen
  • Schnelle Verf├╝gbarkeit & rund um die Uhr nutzbar
  • Reisekosten- und Zeitersparnis

3. Welche Kosten entstehen bei einer Telefonkonferenz?
Das kann so pauschal nicht beantwortet werden, da es vom Telefonkonferenz-Anbieter abh├Ąngt. Manche Anbieter bieten kostenlose Telefonkonferenzen an. Hier muss lediglich die normale Verbindungsgeb├╝hr ins Festnetz oder Mobilfunknetz gezahlt werden. Sofern man ├╝ber eine Flatrate verf├╝gt, die sowohl das Festnetz- als auch das Mobilfunknetz abdeckt, fallen keine zus├Ątzlichen Kosten an. Andere Anbieter wiederum berechnen Kosten f├╝r das Nutzen der Telefonkonferenz. Diese werden dann entweder pro Minute abgerechnet oder man zahlt einen Monatsbetrag. Unterschieden wird hier auch noch, ob der Organisator einer Telefonkonferenz die gesamten Kosten ├╝bernimmt oder ob jeder Teilnehmer seinen Kostenanteil selbst tr├Ągt.

4. M├╝ssen sich alle Telefonkonferenz-Teilnehmer registrieren?
Nein. Im Allgemeinen muss sich nur der Organisator registrieren.

5. K├Ânnen Teilnehmer auch aus dem Ausland teilnehmen?
Ja, im Allgemeinen ist das m├Âglich. Auch wenn es nur eine deutsche Einwahlnummer gibt, ist diese international von jedem Telefon erreichbar.

6. Wann ist ein professioneller Telefonkonferenz-Anbieter sinnvoll?
Nicht immer ist es notwendig auf einen professionellen Telefonkonferenz Anbieter zu setzen. Gerade f├╝r den privaten Bereich mit wenigen Teilnehmern kann auch einfach eine Tefonkonferenz ├╝ber das Handy gestartet werden.

F├╝r den Business-Bereich sollten Sie jedoch eine professionelle L├Âsung nutzen. Hier gibt es verschiedene M├Âglichkeiten. Zum einen bieten moderne Cloud-Telefonanlagen Telefonkonferenzen in ihrem Funktionsumfang an. Diese eignen sich f├╝r eine kleine bis mittlere Teilnehmerzahl. Bei Placetel k├Ânnen zwischen 10 (Placetel PROFI) und 30 Personen (Placetel UC-One) an einer Telefonkonferenz teilnehmen. Geht die Teilnehmerzahl dar├╝ber hinaus ist es sinnvoll, auf einen Anbieter zu vertrauen, der sich auf Telefonkonferenzen spezialisiert hat.