Telefon- und Videokonferenzen verbinden GesprĂ€chspartner nicht nur ĂŒber große rĂ€umliche Distanzen hinweg, sondern sparen auch Zeit und Geld. Online-Meetings können aber auch kontraproduktiv sein, wenn sie schlecht organisiert sind oder bestimmte Regeln nicht eingehalten werden. Damit Ihnen das nicht passiert, stellen wir Ihnen im Folgenden die goldenen Meetingregeln fĂŒr eine erfolgreiche Zusammenarbeit im virtuellen Raum vor.

1. Videokonferenz oder Telefonkonferenz? Was eignet sich besser?

1. Videokonferenz oder Telefonkonferenz?
Was eignet sich besser?

Videokonferenzen haben den Vorteil, dass sie rĂ€umliche Distanzen ĂŒberbrĂŒcken und eine Form der Kommunikation ermöglichen, die einem persönlichen Treffen relativ nahekommt. Dennoch gilt es zunĂ€chst zu klĂ€ren, ob eine Videokonferenz ĂŒberhaupt die richtige Wahl darstellt, oder ob es sinnvollere Alternativen gibt. Denn nicht immer ist Bewegtbild zwingend notwendig, um eine Tagesagenda abzuarbeiten. In manchen FĂ€llen genĂŒgt unter UmstĂ€nden auch eine einfache Telefonkonferenz mit entsprechender BildschirmĂŒbertragung, um ein GesprĂ€ch zu fĂŒhren und eine PrĂ€sentation zu teilen.

In diesem Zusammenhang ist auch die Frage entscheidend, ob die technologische Infrastruktur in einem Unternehmen eine störungsfreie Videokonferenz grundsÀtzlich möglich macht.

2. Die richtige Vorbereitung

2. Die richtige Vorbereitung

2.1 Störquellen vermeiden

Damit eine Videokonferenz ihren Zweck auch erfĂŒllt, muss sie störungsfrei ablaufen. Schwierigkeiten bei der Einwahl, permanente Verbindungsprobleme, ein verpixeltes Bild oder unterbrochener Ton gehören zu den zahlreichen Fehlerquellen, die wĂ€hrend einer Videokonferenz auftreten können.

Damit die Teilnehmer nicht entnervt aufgeben und auf eine vermeintlich einfachere Telefon- oder E-Mail-Kommunikation umsteigen, sollte fĂŒr eine möglichst stabile Internetverbindung gesorgt werden. Das gilt vor allem dann, wenn man unterwegs ist und sich vom Smartphone oder Tablet aus in eine Konferenz einwĂ€hlt. Vor allem bei Auto- oder Zugfahrten sollte zudem berĂŒcksichtigt werden, dass auch immer wieder Funklöcher auftauchen können, die eine flĂŒssige Kommunikation beeintrĂ€chtigen.

2.2 Mit der Technik vertraut machen

Neben einer stabilen Internetverbindung kommt es natĂŒrlich auch auf die sonstigen technischen Komponenten an. Wo manche Unternehmen auf hochprofessionelle und kollaborative Videokonferenzsysteme wie z.B. von Cisco setzen, reicht anderen auch eine ganz normale Webkonferenz via Laptop, Tablet oder Smartphone.

Doch ganz egal, ob komplexes Videokonferenzsystem oder „einfaches“ Webkonferenz-Tool, wer mit Hard- oder Software nicht vertraut ist, wird mit großer Wahrscheinlichkeit auf Hindernisse stoßen. Deswegen sollte man sich als Teilnehmer einer Konferenz im Vorfeld mit dem Programm vertraut machen. Dazu gehören auch spezielle Funktionen wie Desktop-Sharing oder Live-Messaging.

Unser Tipp: Testen Sie die verwendete Software vorab im Kreis Ihrer Kollegen, um spÀtere Schwierigkeiten wÀhrend der Videokonferenz zu vermeiden!

Manchmal ist weniger auch mehr. Aus diesem Grund sollte bei einer eher schlechten Internetverbindung besser auf die VideoĂŒbertragung verzichtet werden, um die Anforderungen an die Übertragungsrate zu reduzieren. Nach Möglichkeit können aber auch unterschiedliche Lösungen oder Tools miteinander kombiniert werden, zum Beispiel eine normale Telefonkonferenz und die BildschirmĂŒbertragung via Skype for Business oder TeamViewer.

2.3 Telefonkonferenz richtig organisieren

In der Regel gibt es bei jeder Telefon-, Web- oder Videokonferenz einen fixen Moderator. Dieser plant die Konferenz und trĂ€gt dafĂŒr Sorge, dass sich die Teilnehmer zum vereinbarten Zeitpunkt im virtuellen Konferenzraum einfinden.Dabei gilt es im Vorfeld folgende Details zu klĂ€ren und rechtzeitig an die Teilnehmer zu kommunizieren:

  • Thema der Konferenz
  • Teilnehmer der Konferenz (Anzahl, Namen und Funktionen)
  • Termin fĂŒr die Konferenz (Datum, Startzeit und Dauer)
  • Verschicken der Einladung (inklusive Einwahl- bzw. Zugangsdaten)
  • Agenda der Konferenz (inklusive erforderlicher Unterlagen als Anhang)
  • Verschicken des Reminders

Neben den formalen Aspekten sollte vor allem der Agenda ausreichend Aufmerksamkeit entgegengebracht werden. Ein gut strukturierter Ablauf beinhaltet nicht nur die einzelnen GesprĂ€chspunkte, sondern auch die Ziele des Termins und sollte deshalb frĂŒh genug an alle Teilnehmer kommuniziert werden, damit sich diese sorgfĂ€ltig auf das anstehende Online-Meeting vorbereiten können.

2.4 Zeitverschiebung & kulturelle Unterschiede beachten

Bei der Moderation von virtuellen Meetings gilt es zusĂ€tzlich auf das Thema InterkulturalitĂ€t zu achten. Da internationale Telefon- und Videokonferenzen hĂ€ufig auf Englisch abgehalten werden, sollte vorab die Sprache fixiert werden, damit es fĂŒr die einzelnen Teilnehmer keine bösen Überraschungen gibt.

Zudem sind bei internationalen Telefonkonferenzen etwaige Zeitverschiebungen zu berĂŒcksichtigen. Kunden und Kollegen in Fernost oder aus Übersee werden es Ihnen ganz sicher danken, wenn Sie eine Konferenz nicht mitten in der Nacht abhalten.

Andere LĂ€nder, andere Sitten: Es ist ratsam, sich mit den kulturellen Besonderheiten jener LĂ€nder, aus denen ein GesprĂ€chspartner kommt, vertraut zu machen. In den USA etwa wird PĂŒnktlichkeit besonders großgeschrieben, wĂ€hrend in Meetings mit japanischen Kollegen offene Kritik vermieden werden sollten.

Unser Tipp: Fragen Sie bei erfahrenen Kollegen nach, welche „interkulturellen Erfahrungen“ diese wĂ€hrend Videokonferenzen bereits sammeln konnten. FĂŒr den Erfolg zukĂŒnftiger Meetings ist es sinnvoll, solche Erfahrungswerte schriftlich festzuhalten und im Unternehmen zu teilen.

2.5 Passende GesprÀchsumgebung wÀhlen

StraßenlĂ€rm, laute Kollegen oder sonstige StörgerĂ€usche sind der Alptraum jedes Konferenzteilnehmers. Das stört nicht nur die eigene Konzentration, sondern auch die LeistungsfĂ€higkeit und Stimmung in der restlichen Gruppe. Deshalb sollte stets auf ein adĂ€quates und ruhiges Umfeld geachtet werden.

Egal, ob im BĂŒro, unterwegs oder zu Hause: es sollte stets versucht werden, eine möglichst ruhige und ungestörte Umgebung zu finden. Das kann ein EinzelbĂŒro sein, ein Meetingraum, ein Hotelzimmer oder ein ruhiger Raum in den eigenen vier WĂ€nden.

Tipps fĂŒrs BĂŒro, Zuhause oder fĂŒr unterwegs:

  • Kollegen bzw. Familie informieren, dass man an einer Videokonferenz teilnimmt
  • Notiz an der der TĂŒr befestigen
  • Nicht im Auto bzw. am Steuer an einer Telefonkonferenz teilnehmen
  • Störquellen wie Fernseher oder Radio ausschalten
  • Bewegungen vermeiden (z.B. nicht im Raum umherlaufen)
  • FĂŒr eine geeignete Lichtquelle sorgen (z.B. Tageslicht, Deckenbeleuchtung, zusĂ€tzliche Lichtquelle) und Gegenlicht vermeiden

Wichtig: Unbedingt darauf achten, dass es im Raum eine gute Telefon- bzw. Internetverbindung gibt. Vorher am besten testen!

2.6 Angemessene Kleidung tragen

Der erste Eindruck zĂ€hlt - auch bei Videokonferenzen. Selbst, wenn man Homeoffice macht und deshalb von Zuhause an einem Online-Meeting teilnimmt, sind Jogginganzug oder Freizeit-Outfit niemals eine adĂ€quate Kleidung. In Videokonferenzen soll ein kompetenter Eindruck vermittelt werden – auch optisch. Dazu gehört auch eine dem jeweiligen Anlass entsprechende Garderobe.

3. Verhalten wÀhrend einer Videokonferenz

3. Verhalten wÀhrend einer Videokonferenz

3.1 Gemeinsamen Fokus setzen

Aufgrund der rĂ€umlichen Distanz bergen Videokonferenzen die Gefahr der Unaufmerksamkeit. Neben einer guten Vorbereitung bedarf es deshalb einer professionellen SitzungsfĂŒhrung und eines gemeinsamen Fokus. Die Aufmerksamkeit kann z.B. durch eine gute aufbereitete PrĂ€sentation via Screen-Sharing erreicht werden. Wenn auf dem geteilten Desktop etwas zu sehen ist, was alle interessiert und einen echten Mehrwert bietet, wird es den Teilnehmern leichter fallen, Ihnen zuzuhören und sich nicht so schnell von anderen Dingen wie z.B. unbeantwortete E-Mails ablenken zu lassen. Eine gezielte Fokussierung durch Visualisierung ermöglicht darĂŒber hinaus eine bessere Strukturierung der Diskussion.

3.2 Meetingdauer im Rahmen halten

In diesem Zusammenhang spielt auch oft die Meetingdauer eine wichtige Rolle. Damit ein virtuelles Treffen funktioniert, werden konzentrierte Teilnehmer benötigt. Dauert ein Termin zu lange oder fehlt der Fokus, gehen Konzentration und Effizienz verloren.

Unser Tipp: Erfolgreiche Videokonferenzen sollten maximal zwischen 60 und 90 Minuten dauern!

3.3 Prozessfragen & Interaktion ermöglichen

WĂ€hrend Mimik und Gestik beim Einsatz von Telepresence sehr realitĂ€tsnah sind, funktioniert die nonverbale Kommunikation bei einer Webkonferenz z.B. ĂŒber das Handy nur bedingt – in Telefonkonferenzen bleibt sie völlig außen vor.

Ohne diese nonverbalen Kommunikationsmuster ist es allerdings schwierig, ein GesprĂ€ch zu steuern oder Konsens in der Gruppe zu erreichen. Niemand weiß dann so genau, ob ein bestimmtes Thema schon abgeschlossen ist oder noch GesprĂ€chsbedarf besteht. Entweder redet niemand mehr oder alle reden wild durcheinander.

Dem Moderator einer Konferenz kommt deshalb die besondere Aufgabe zu, die fehlende nonverbale Kommunikation zu kompensieren, in Form von:

  • Prozessfragen (z.B. „Wer möchte zu diesem Punkt noch etwas ergĂ€nzen?“),
  • Reflexionsschleifen (z.B. „Dann fasse ich diesen Punkt nochmals kurz zusammen
“) oder
  • Interaktion (z.B. Feedback ĂŒber virtuelles Whiteboard, Poll-Umfragen, Call-to-Actions usw.).

3.4 Auf den richtigen Ton achten

Ein freundlicher Umgangston gehört zu den wichtigsten Regeln fĂŒr Meetings. Den GesprĂ€chspartner zu unterbrechen, unhöfliche Antworten zu geben oder einzelne Teilnehmer vor der Gruppe bloßzustellen, zĂ€hlt zu den absoluten No-Gos. Im Falle von technischen Schwierigkeiten oder Verbindungsproblemen empfiehlt es sich, lieber etwas lĂ€nger auf eine Antwort zu warten, als ungeduldig zu werden und voreilig das Wort zu ergreifen. Eine deutliche Aussprache, gelegentliche Pausen und ein direkter Blick in die Kamera sind ebenfalls ein Muss.

3.5 Geeignete Hardware einsetzen

Neben dem richtigen Umgangston ist die entsprechende TonqualitĂ€t fĂŒr eine erfolgreiche Telefon- bzw. Videokonferenz entscheidend. Hochwertige Mikrofone, spezielle Speakerphones oder Headsets mit Active Noise-Cancelling helfen dabei, störende HintergrundgerĂ€usche zu reduzieren und eine adĂ€quate Audioumgebung zu schaffen.

Unser Tipp: Konferenzsysteme sind besonders gerĂ€uschempfindlich. Schon das Tippen auf der Tastatur kann fĂŒr andere störend wirken. Schalten Sie deshalb Ihr Mikrofon auf stumm, solange Sie nicht sprechen.

3.6 Fixe Meetingregeln festlegen

Verbindliche Kommunikations- und Verhaltensregeln sind das A und O fĂŒr erfolgreiche Zusammenarbeit. Deshalb sollten diese gleich zu Beginn einer Konferenz festgelegt und kommuniziert werden:

  • Wie viel Redezeit steht jedem Teilnehmer zur VerfĂŒgung?
  • Wie werden Wortmeldungen signalisiert?
  • Welche zusĂ€tzlichen Funktionen (z.B. Whiteboard, Live-Chat usw.) werden verwendet und in welcher Form?

Verantwortlich fĂŒr das Verhalten wĂ€hrend einer Telefonkonferenz bzw. die Einhaltung dieser Regeln ist der Moderator. Dieser leitet das GesprĂ€ch, fordert Teilnehmer zu Interaktionen auf und sorgt auf diese Weise fĂŒr ein effizientes Meetings.

4. Optimale Nachbereitung

4. Konferenzen optimal nachbereiten

4.1 Protokoll erstellen

Um die Ergebnisse einer Konferenz nachhaltig festzuhalten, empfiehlt es sich, in der Nachbereitung ein gemeinsames Dokument zu erstellen. Bei Bedarf kann auch schon wĂ€hrend der Konferenz Protokoll gefĂŒhrt werden. Möglich machen dies virtuelle Whiteboards, simple Tools wie PowerPoint oder interaktive Anwendungen wie Trello.

Zahlreiche Videokonferenz-Lösungen verfĂŒgen darĂŒber hinaus ĂŒber eine Aufzeichnungsfunktion, mit der eine Sitzung aufgenommen werden kann. Auf diese Weise können nicht nur einzelne Punkte nachgeschaut werden, sondern abwesende Personen haben auch die Möglichkeit, das VersĂ€umte nachtrĂ€glich abzurufen.

4.2 Learnings mitnehmen

Die professionelle Moderation einer Webkonferenz muss natĂŒrlich gelernt werden. Aus diesem Grund sollten relevante Erfahrungswerte und wichtige Learnings aus vergangenen Konferenzen immer dokumentiert werden. Zu wissen, welche Lösungen gut funktionieren, wo technische Probleme auftauchen oder wo sich Optimierungspotenziale im Video- und Telefonkonferenz Ablauf ergeben, hilft dabei, zukĂŒnftige virtuelle Meetings effizienter zu gestalten.

5. Checkliste: Videokonferenz-Organisation

5. Checkliste: Videokonferenz-Organisation

Vor der Videokonferenz

✓ Mit der Technik (Hard- & Software und Funktionen) vertraut machen und bei Bedarf testen
✓ Einladungen rechtzeitig verschicken (inklusive Einwahl- bzw. Zugangsdaten)
✓ Thema und Agenda kommunizieren
✓ Unterschiedliche Zeitzonen beachten
✓ Auf interkulturelle Unterschiede achten (z.B. BegrĂŒĂŸungsformeln, Verhaltensformen usw.)
✓ FĂŒr ein ruhiges Umfeld sorgen
✓ Angemessene Kleidung tragen
✓ FĂŒr eine stabile Internetverbindung sorgen
✓ Reminder verschicken

WĂ€hrend der Videokonferenz

✓ Aufmerksamkeit der Teilnehmer erhöhen (gemeinsame Zielsetzung, gut strukturierte PrĂ€sentation, professionelle Meeting-Moderation)
✓ Meeting-Dauer nicht ĂŒberziehen (max. 60-90 Minuten)
✓ Interaktion ermöglichen (z.B. Prozessfragen stellen, Poll-Umfragen, Whiteboarding etc.)
✓ Auf einen höflichen Umgangston achten
✓ FĂŒr gute Ton- und BildqualitĂ€t sorgen (ruhiges Umfeld, stabile Internetverbindung, geeignete Hardware)
✓ Verbindliche Verhaltensregeln definieren

Nach der Videokonferenz

✓ Gemeinsames Protokoll erstellen
✓ Wichtige Erkenntnisse und Learnings dokumentieren