Virtuelle Zusammenarbeit

Definition , Vor- & Nachteile, Tipps & Tools in 2021

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Eine Frau arbeitet mit dem Laptop und dem Headset an einem entspannten Arbeitsplatz

Um gemeinsam produktiv an einem Projekt zu arbeiten, mĂŒssen die einzelnen Teammitglieder lĂ€ngst nicht mehr gemeinsam in einem Raum sitzen. Virtuelle Zusammenarbeit sprengt die rĂ€umlichen Grenzen und sorgt dafĂŒr, dass Mitarbeiter unabhĂ€ngig von Zeit und Ort miteinander in Kontakt treten können. Hier erfahren Sie, wie ein virtuelles Team genau funktioniert, welche Herausforderungen es mit sich bringt und welche Vorteile virtuelles Arbeiten bietet.

1. Was versteht man unter virtueller Zusammenarbeit?

1. Was versteht man unter virtueller Zusammenarbeit?

Das wesentliche Merkmal der virtuellen Zusammenarbeit besteht darin, dass sie sich ĂŒber zeitliche, rĂ€umliche und unternehmerische Grenzen hinwegsetzt. Mitglieder eines virtuellen Teams nutzen elektronische Kommunikation wie zum Beispiel Tools für Videokonferenzen oder Chat-Anwendungen, um miteinander in Kontakt zu treten. Dies ermöglicht den Mitarbeitern ein hohes Maß an FlexibilitĂ€t, denn sie können von unterwegs oder ganz bequem von zu Hause aus, ihren Beitrag zur Teamarbeit leisten.

2. Wie funktioniert ein virtuelles Team?

2. Wie funktioniert ein virtuelles Team?
Virtuelle Zusammenarbeit dank Cisco Webex
Mithilfe von geeigneten Collaboration Tools klappt die virtuelle Kommunikation mit dem Team reibungslos

Die Zusammenarbeit innerhalb eines virtuellen Teams funktioniert im Wesentlichen ĂŒber bestimmte Tools, die den gleichzeitigen sowie ortsunabhĂ€ngigen Zugriff auf Dateien und Dokumente ermöglichen. Dank moderner Technologien gibt es heutzutage eine Vielzahl an Möglichkeiten, mithilfe verschiedener Collaboration Tools virtuell zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Videotelefonie macht den Austausch ĂŒber Smartphone oder Laptop sehr viel persönlicher und lĂ€sst das Team enger zusammenwachsen. Kommunikation in Echtzeit mittels Chat-Anwendungen beugt Frust vor und beschleunigt Entscheidungsfindungen.

Damit ein virtuelles Team reibungslos funktioniert, sind vor allem diese fĂŒnf Punkte entscheidend:

  • Die Möglichkeit, mit dem Mobiltelefon online gehen zu können, E-Mails abzurufen und Chat-Funktionen zu nutzen.
  • Die einfache Einrichtung, Planung und Leitung von Videokonferenzen.
  • Das sichere und schnelle Speichern, Abrufen, Bearbeiten und Austauschen von Dokumenten in der Cloud.
  • Die Möglichkeit, einfach auf VPNs (Virtual Private Network) zuzugreifen.
  • Das Einbinden von Remote-Mitarbeitern im Unternehmen durch Collaboration Tools und soziale Medien.

3. Wie gelingt die virtuelle Zusammenarbeit?

3. Wie gelingt die virtuelle Zusammenarbeit?
Eine Frau arbeitet virtuell mit ihrer Kollegin zusammen
Eine gute Zusammenarbeit ist essenziell fĂŒr den Erfolg des Unternehmens - auch im virtuellen Setting

Die virtuelle Zusammenarbeit bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie FlexibilitĂ€t und die Möglichkeit, den Arbeitsalltag individuell zu gestalten. Allerdings stellt sie FĂŒhrungskrĂ€fte vor einige Herausforderungen. Eine von ConMedo1 durchgefĂŒhrte Studie zeigt, dass fĂŒr das virtuelle Arbeiten neue Regeln und AblĂ€ufe notwendig sind. Unternehmen mĂŒssen die Zusammenarbeit stĂ€rker definieren und den Rahmen dafĂŒr deutlicher abstecken.

Mit den folgenden Tipps gelingt die virtuelle Zusammenarbeit besser:

3.1 FĂŒr ein gemeinschaftliches Klima sorgen

Begegnungen an der Kaffeemaschine, eine gemeinsame Mittagspause oder kurze Absprachen auf dem Flur: Teilweise oder gĂ€nzlich zufĂ€llige Begegnungen fallen bei virtueller Zusammenarbeit weg. Eine menschliche Unternehmenskultur ist fĂŒr viele Mitarbeiter jedoch ein wesentlicher Grund, wenn es um die Entscheidung geht, ob sie bei einer Firma langfristig bleiben wollen oder nicht.

Virtuelles Zusammenarbeiten birgt daher folgende Gefahren:

  • Durch das Wegfallen informeller Interaktionen vermindert sich das GemeinschaftsgefĂŒhl.
  • Die Mitarbeiter fĂŒhlen sich von der Unternehmenskultur ausgeschlossen.
  • Die Mitarbeiter nehmen nicht an Networking-Möglichkeiten wie Besprechungen auf Team- oder Unternehmensebene oder an externen Terminen teil.

Wie können Sie als Teamleiter trotzdem fĂŒr ein gemeinschaftliches Klima innerhalb des virtuellen Teams sorgen?

Persönliche Begegnungen helfen dabei Vertrauen aufzubauen, was wiederum der ProduktivitĂ€t auf die SprĂŒnge hilft. Wenn sich die Möglichkeit ergibt, dass sich alle Teammitglieder von Angesicht zu Angesicht begegnen können, nutzen Sie diese. Stellen Sie bei solch einer Gelegenheit die Vision und die Ziele Ihres Unternehmens vor, damit Ihre Mitarbeiter wissen, fĂŒr was und wen genau sie ihre Aufgaben erledigen.

Virtuelle Teambuildingmaßnahmen sind ebenfalls effektiv. Rufen Sie gezielt zu regelmĂ€ĂŸiger Kommunikation auf und investieren Sie in Tools, die einen einfachen Austausch innerhalb des Unternehmens ermöglichen.

WĂŒrdigen Sie Erfolge: Jeder freut sich ĂŒber Anerkennung. Lassen Sie daher besondere Erfolge innerhalb des Teams nicht ungeachtet, sondern teilen Sie diese mit. Verschicken Sie hierfĂŒr zum Beispiel ein Video oder eine kurze Mitteilung per E-Mail. Sorgen Sie darĂŒber hinaus mit weiteren interessanten Nachrichten dafĂŒr, dass alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind.

3.2 Kulturelle Unterschiede beachten

Virtuelle Zusammenarbeit kennt keine LĂ€ndergrenzen. Entsprechend setzt sich ein virtuelles Team unter UmstĂ€nden aus Personen mit unterschiedlichen kulturellen HintergrĂŒnden zusammen. WĂ€hrend interkulturelle Zusammenarbeit grundsĂ€tzlich eine große Bereicherung darstellt, kann sie jedoch auch fĂŒr MissverstĂ€ndnise sorgen. Laut dem Virtual Teams Survey Report – Challenges of Working in Virtual Teams2 erhalten lediglich 22 Prozent der befragten Mitarbeiter Training im Bereich der interkulturellen Zusammenarbeit.

Dabei funktionieren Teams nicht ĂŒberall gleich. In Schweden lernen Teams Entscheidungen in einem langwierigen Prozess zu treffen, die auf möglichst breite Zustimmung treffen sollen. In den USA sind Manager hingegen darauf trainiert, von ihrem Team Input zu fordern und schnell eigene Entscheidungen zu treffen sowie Anpassungen vorzunehmen, sobald sich das Projekt Ă€ndert. WĂ€hrend in Frankreich Konfrontationen und Debatten zu jedem Entscheidungsprozess dazu gehören, werden in Japan Entscheidungen bereits in formellen VieraugengesprĂ€chen gefĂ€llt, bevor es ĂŒberhaupt zu einem offiziellen Treffen der Gruppe kommt.

Erwartungen, AnsprĂŒche sowie die Art der Kommunikation fallen somit je nach Land und Kultur unterschiedlich aus. Um MissverstĂ€ndnissen vorzubeugen, ist es daher wichtig, eine “einheitliche Sprache” zu finden. Damit schrĂ€nken Sie den Interpretationsspielraum ein und geben Ihren Mitarbeitern Sicherheit.

3.3 Den Arbeitsrhythmus erhalten

So schön und praktisch die FlexibilitÀt der virtuellen Zusammenarbeit ist, sie bringt die Gefahr mit sich, dass die Mitarbeiter keinen einheitlichen Arbeitsrhythmus finden. Sie können dem Ganzen vorbeugen, indem Sie virtuelle Team Meetings abhalten. Das Meeting findet idealerweise jede Woche am selben Tag zur gleichen Zeit statt.

Teilen Sie im Voraus die Agenda des Meetings mit und stellen Sie sicher, dass es pĂŒnktlich anfĂ€ngt sowie rechtzeitig aufhört. Befinden sich die Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen, bietet es sich an, die Zeiten zu variieren. So wird jeder Mitarbeiter in seiner Zeitzone wertgeschĂ€tzt und es entsteht ein Klima, in dem alle lernen, sich aneinander anzupassen. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Zeiten, zu denen das Meeting beginnt, mithilfe eines einheitlichen Systems rotieren zu lassen oder zum Beispiel immer die gleiche Zeit zu verwenden, allerdings nach unterschiedlichen Zeitzonen.

Erfahren Sie in unserem Telefon- und Videokonferenz-Guide die wichtigsten Regeln fĂŒr die virtuelle Zusammenarbeit.

3.4 Die Motivation erhalten

Ein Mann kommuniziert virtuell mit seinen Kollegen und Kolleginnen
Auch im Remote Office ist die Motivation des Teams ein wichtiger Faktor fĂŒr die ProduktivitĂ€t

Übergeben Sie Ihren Mitarbeitern einen Teil der Verantwortung fĂŒr das Team. Auf diese Weise stĂ€rken Sie deren Selbstbewusstsein und zeigen, dass Sie ihnen vertrauen.

Möglichkeiten zur Einbindung sind:

  • Setzen Sie Teammitglieder als Mentoren fĂŒr neue Mitarbeiter ein.
  • Lassen sie einen Mitarbeiter ein virtuelles Teambuilding organisieren.
  • Beauftragen Sie Teammitglieder, andere in ihrem Bereich zu coachen.
  • Teilen Sie spezielle Verantwortungsbereiche zu.

4. Geeignete Tools fĂŒr die virtuelle Zusammenarbeit

4. Geeignete Tools fĂŒr die virtuelle Zusammenarbeit
Eine Frau kommuniziert online mit ihrem Arbeitsteam
Eine passende Auswahl an geeigneten Tools ist essenziell fĂŒr die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit

Die virtuelle Zusammenarbeit steht und fĂ€llt mit den verwendeten Tools. Mitarbeiter mĂŒssen dazu in der Lage sein, von ĂŒberall und zu jeder Zeit auf die entsprechenden Anwendungen zuzugreifen. Auch das gemeinsame Bearbeiten von Projekten und Dokumenten erfordert entsprechende Tools.

Im folgenden stellen wir Ihnen einige zentrale Tools fĂŒr die virtuelle Zusammenarbeit vor:

Videotelefonie und Videokonferenzen

Gerade Videokonferenzen nehmen einen hohen Stellenwert in der virtuellen Zusammenarbeit ein. Einerseits spielen eine einfache Nutzung sowie die FunktionalitĂ€t eine Rolle, andererseits mĂŒssen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz erfĂŒllt werden.

Mit Cisco Webex lassen sich bequem Videokonferenzen abhalten. Der Umfang des Tools besticht unter anderem mit Gruppenchats und der Möglichkeit des File- und Screensharings, welche eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit ermöglichen. Webex ist mit allen Standardbetriebssystemen kompatibel und lĂ€sst sich nahtlos in viele branchenfĂŒhrende Anwendungen integrieren.

Placetel mit Webex vereint die mehrfach ausgezeichnete Cloud-Telefonanlage mit Online-Meetings und Team-Messaging von Cisco in nur einer Anwendung. Die Lösung ist bereits ab 4,90 € pro Nutzer erhĂ€ltlich und ermöglicht in der Enterprise-Version Online-Meetings mit bis zu 1.000 Teilnehmern).

Filesharing mit OneDrive und SharePoint

Hinsichtlich der Nutzung von Filesharing gibt es das breiteste Angebot und zugleich die grĂ¶ĂŸten Nutzungsbedenken. Sie erlauben es Mitarbeitern, Dokumente und Daten unkompliziert zu teilen und von ĂŒberall auf sie zuzugreifen.

Typische Vertreter sind zwei Lösungen aus dem Hause Microsoft: SharePoint und OneDrive.
WĂ€hrend OneDrive die Rolle der Dateiverwaltung im eigentlichen Sinne ĂŒbernimmt, liegt der Fokus bei SharePoint auf Kollaboration. Bei OneDrive werden die Dateien vom Desktop ins Netz synchronisiert und sind von ĂŒberall abrufbar. SharePoint erlaubt eine umfassendere ZugĂ€nglichkeit der Daten durch mehrere Personen und lĂ€sst sich zudem mit vielen unterschiedlichen Programmen von Microsoft kombinieren.

Ein Vorteil fĂŒr den Einsatz im Unternehmenskontext ist, dass beide Dienste DSGVO-konform sind. Die Verarbeitung der Daten geschieht somit auf Servern innerhalb der EuropĂ€ischen Union.

Organisation mit Trello, Asana, factro und co.

Tools fĂŒr Projektmanagement und Organisation von Aufgaben ermöglichen es, von ĂŒberall auf die Planung gemeinschaftlicher Projekte zuzugreifen. Auf diese Weise fĂ€llt eine Organisation und Zusammenarbeit trotz unterschiedlicher Standorte leicht. In der Regel sind diese Programme webbasiert. Das bedeutet, dass sie von jedem beliebigen EndgerĂ€t aus im Browser aufgerufen werden können. Oft lassen sich zusĂ€tzlich Apps installieren, die das Nutzererlebnis weiter verbessern.

5. Vor- und Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit

5. Vor- und Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit

Die virtuelle Zusammenarbeit bringt einige Vor- und Nachteile mit sich. Wir erlĂ€utern Ihnen die Wichtigsten in KĂŒrze:

Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit

  • Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit:

    80 Prozent der Remote-Mitarbeiter geben an, dass sich ihre Work-Life-Balance verbessert. Diese gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit hat einen positiven Einfluss auf das Arbeitsklima und geht Hand in Hand mit der ProduktivitÀt der Mitarbeiter.

  • Höhere ProduktivitĂ€t:

    Mehr als zwei Drittel der Arbeitgeber geben eine ProduktivitÀtssteigerung bei der Remote-Belegschaft an. So wirkt sich die Arbeit aus dem Remote Office positiv auf die ProduktivitÀt der Mitarbeiter und folglich auch auf den Erfolg des Unternehmens aus.

  • Weniger Mitarbeiter wechseln den Arbeitsplatz:

    46 % der Unternehmen, die Remote Work unterstĂŒtzen, geben an, dass die Abwanderung dadurch gesenkt werden konnte. Die Vorteile der Arbeit aus dem Remote Office fĂŒhren folglich dazu, dass Arbeitnehmer eher bereit sind, sich lĂ€ngerfristig an einen Arbeitgeber zu binden.

  • Einsparung von Kosten:

    Die virtuelle Zusammenarbeit hat auch finanzielle Vorteile - sowohl fĂŒr Arbeitgeber als auch fĂŒr Arbeitnehmer: Unternehmen können 40 % bis 50 % an Immobilienkosten sparen, wenn sie Mitarbeitern die Möglichkeit anbieten, ganz oder teilweise von zu Hause aus zu arbeiten. Die Mitarbeiter hingegen sparen oftmals an Fahrtkosten sowie den Kosten, welche durch regelmĂ€ĂŸiges Mittagessen außer Haus entstehen.

Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit

  • Erschwerter Aufbau der Unternehmenskultur:

    Einzelne Teammitglieder fĂŒhlen sich durch die Arbeit im Remote Office unter UmstĂ€nden isoliert oder nicht richtig eingebunden. Eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit fordert demnach eine regelmĂ€ĂŸige und offene Kommunikation, um den BedĂŒrfnissen einzelner Teammitglieder gerecht zu werden.

  • Gestörte Struktur:

    Um gestörte AblĂ€ufe innerhalb des Unternehmens vorzubeugen, muss eine Strukturierung aufrechterhalten werden. Diese Strukturierung umfasst insbesondere die Tages- und Projektplanung der Mitarbeiter sowie den regelmĂ€ĂŸigen Austausch ĂŒber die Arbeit im Remote Office.

  • Stresspotenzial:

    Die stĂ€ndige Erreichbarkeit der MitarbeiterInnen kann beim falschen Umgang zu vermehrtem Stress fĂŒhren. So fordert die virtuelle Zusammenarbeit auch klare Linien zwischen Arbeitszeit und Freizeit, um Stress vorzubeugen.

  • Erschwerte Kommunikation:

    Durch die rein virtuelle Kommunikation entstehen MissverstĂ€ndnisse leichter und sind schwieriger auszurĂ€umen. Um dem entgegenzuwirken, sind verschiedene Tools virtueller Kommunikation und Zusammenarbeit auszuprobieren, welche auf die kommunikativen BedĂŒrfnisse des Teams eingehen.
    Eine offene Kommunikation und Bereitschaft, MissverstĂ€ndnisse zu klĂ€ren, ist fĂŒr die virtuelle Kommunikation das A und O.

Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit:

Vorteile

    ⊕ Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
    ⊕ Höhere ProduktivitĂ€t
    ⊕ Weniger Arbeitsplatzwechsel
    ⊕ Kostenersparnis

Nachteile

    ⊖ Erschwerter Aufbau der Unternehmenskultur
    ⊖ Gestörte Struktur
    ⊖ Stresspotenzial
    ⊖ Erschwerte Kommunikation

Die Daten aus der Tabelle sind einer Untersuchung von Global Workplace Analytics und Staples3 entnommen.

6. Fazit: So funktioniert virtuelle Zusammenarbeit

6. Fazit: So funktioniert virtuelle Zusammenarbeit

Dank moderner Technologien gestaltet sich die virtuelle Zusammenarbeit so einfach wie nie zuvor. Als Grundlage dienen verschiedene Tools, ĂŒber die die Teammitglieder kommunizieren und Aufgaben verwalten. Cloud-Anwendungen spielen hier eine besonders wichtige Rolle, da sie den ort- und zeitunabhĂ€ngigen Zugriff auf wichtige Dateien ermöglichen.

Die virtuelle Zusammenarbeit stellt FĂŒhrungskrĂ€fte dennoch vor einige Herausforderungen. So gilt es trotz der rĂ€umlichen Distanz ein gemeinschaftliches Klima aufrechtzuerhalten. Die Einbindung aller Teammitglieder ist eine wesentliche Voraussetzung fĂŒr produktive Zusammenarbeit. Organisieren Sie daher, wenn möglich neben den digitalen auch analoge Treffen, bei denen sich die Mitarbeiter auf einer persönlichen Ebene kennenlernen können.

Technologie und menschliches Miteinander bilden bei der virtuellen Zusammenarbeit eine Einheit. Nur so kann virtuelle Zusammenarbeit, wie sie hier beschrieben wurde, hinsichtlich EffektivitĂ€t und ProduktivitĂ€t FrĂŒchte tragen und Ihr Unternehmen transformieren.

Quellen:

  1. ConMendo: Virtuelles Arbeiten – Wie wirkt sich die Coronakrise auf unsere Arbeitswelt aus?
  2. Virtual Teams Survey Report: What Are 4 Benefits And 4 Challenges Of Global Virtual Teams?
  3. Global Workplace Analytics und Staples: A Leading Authority on the Future of Work
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