Egal ob im Büro oder Homeoffice: Ab und zu hat mit Sicherheit jeder von uns das Gefühl, etwas produktiver arbeiten zu können. Doch in der Realität ist das nicht immer ganz einfach. Dabei erfreut es nicht nur den Arbeitgeber, wenn möglichst viele Aufgaben in kurzer Zeit erledigt werden. Auch Mitarbeitende starten mit einem viel besseren Gefühl in den Feierabend. Aber was ist das Geheimrezept von produktivem Arbeiten? Wir haben Ihnen 10 Tipps zusammengestellt.
Produktiv arbeiten - im Büro und Homeoffice
10 Tipps für mehr Produktivität im Arbeitsalltag
1. Vermeiden Sie Ablenkungen
Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, sollten Sie versuchen, sich eine aufgeräumte und reizarme Arbeitsumgebung zu schaffen. Je ordentlicher der Schreibtisch und ihr Büro insgesamt sind, desto besser können Sie sich auch auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Störquellen in der Nähe wie z.B. Fernseher, Süßigkeiten oder auch ein privates Handy, das alle paar Minuten neue Benachrichtungen anzeigt, sollten bestenfalls vermieden werden.
Wenn Sie schnell durch Geräusche abgelenkt werden, kann sich auch ein Headset mit Geräuschunterdrückung empfehlen.
2. Stoppen Sie Multitasking
Auch wenn einem Multitasking häufig das Gefühl vermittelt, man würde produktiv arbeiten, weil gleichzeitig mehrere Aufgaben bearbeitet werden, ist leider genau das Gegenteil der Fall. Studien 1 haben gezeigt, dass unser Gehirn nicht dazu fähig ist, sich voll und ganz auf mehr als eine Aufgabe zu konzentrieren.
Tatsächlich werden dafür nur unnötige Ressourcen verschwendet, da das Gehirn immer wieder zwischen diesen zwei Aufgaben wechseln muss. Das führt letztendlich dazu, dass wir beim Multitasking länger für diese Aufgaben brauchen und sie auch schlechter ausführen, als wenn wir uns vollständig auf eine Aufgabe konzentrieren und die anderen hintereinander abarbeiten. In Summe soll das ständige Wechseln zwischen Aufgaben zu einem Produktivitätsverlust von 40% führen. 2 .
Doch leider zeigt eine Umfrage der Hans-Böckler-Stiftung 3 , dass sich die zu bewältigende Arbeit und die Erwartungen an die Leistung der Beschäftigten in den letzten Jahren erhöht haben. Die Arbeitsintensivierung führt gleichzeitig dazu, dass 74% der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass sie immer mehr Aufgaben gleichzeitig erledigen müssten.
Mehr Infografiken finden Sie bei Statista
Auch die Neurowissenschaftlerin Dr. Sahar Yousef rät dringend von Multitasking ab. Gerade die ständige Flut von E-Mails sei ein großer Produktivitätskiller. Generell sei der Arbeitsalltag von Mitarbeitenden heute meist so vollgepackt, dass kaum noch Zeit für produktive und kreative Arbei bleiben würde:
Most people I know don’t have a workday anymore. They have these little pockets of time, between meetings and calls and answering emails, where they have 15 minutes here, 30 minutes here, 45 minutes there, and that’s their workday. Now, that’s where they’re actually doing this thing that they were hired to do: The creative work, the cognitively intensive, high-value work that’s actually going to move the needle forward for their company and for their team.
Dr. Sahar Yousef 4
Damit Meetings keine Überhand nehmen, empfiehlt es sich, ab und an meetingfreie Tage einzuplanen, wo alle Aufgaben ohne Ablenkung abgearbeitet werden können. Wir bei Cisco Placetel haben im Marketing-Team auch einen meetingfreien Tag pro Woche etabliert, den wir wirklich empfehlen können.
3. Setzen Sie klare Prioritäten
Wir haben also gesehen, dass man auch an vielem gleichzeitig arbeiten kann, ohne wirklich produktiv zu sein. Und auch Überstunden sollten nicht mit produktivem Arbeiten verwechselt werden. Denn nur wer mehr arbeitet, muss nicht gleichzeitig auch mehr schaffen. Vielmehr ist es wichtig, einen guten Überblick über alle Aufgaben zu behalten und sich klare Prioritäten zu setzen. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und vergeben Sie für die einzelnen Aufgaben falls möglich eine Deadline und einen Timeframe, d.h. in welcher Zeit eine Aufgabe abgearbeitet werden sollte. So verhindern Sie, dass zu viel Zeit für unwichtige Aufgaben verloren geht.
Die produktivsten Teams reduzieren den Zeitaufwand für unwichtige Aufgaben, sodass sie mehr Zeit haben, sich ohne mehr Arbeitszeit auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Julia Martins 5
asana
Bei der Priorisierung sollten selbstverständlich auch die Unternehmensziele berücksichtigt werden. Die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben werden als erstes abgearbeitet, danach folgen die weniger wichtigen. Klare Prioritäten vereinfachen Ihre Arbeitsprozesse und sorgen für eine Verbesserung Ihrer Ergebnisse.
4. Erledigen Sie kleine Aufgaben direkt
Ein kurzer, aber dennoch effektiver Tipp: Kurzweilige Aufgaben, d.h. Aufgaben, die nicht länger als 2 Minuten Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen würden, sollten unmittelbar erledigt werden. Die 2-Minuten-Regel 6 ist eine Zeitmanagement-Methode und besagt, dass kleine, aber dennoch wichtige Aufgaben nicht ständig verschoben, sondern unmittelbar erledigt werden sollten.
💡Warum? Zum einen, weil es vermutlich länger dauern würde, diese Aufgabe auf einer To-Do-Liste zu notieren als sie zu bearbeiten und zum anderen, weil jede erledigte Aufgabe einen Motivationsschub mit sich bringt.
5. Erstellen Sie To-Do-Listen
Egal ob morgens vor Arbeitsbeginn oder abends für den nächsten Tag: To-Do-Listen helfen dabei, jederzeit den Überblick zu bewahren und Aufgaben zu prorisieren. So können Sie Ihre Arbeit bestmöglich strukturieren, vergessen keine Aufgaben mehr und können die Produktivität deutlich steigern. Darüber hinaus ist es ein gutes Gefühl, Aufgaben abhaken zu können.
6. Probieren Sie Zeitmanagement-Strategien aus
Mit den Jahren haben sich verschiedene Zeitmanagement-Strategien entwickelt, die dabei helfen sollen, die Arbeitsproduktivität zu steigern und das Aufschieben von Aufgaben (Prokrastination) zu verhindern. Die Wichtigsten haben wir Ihnen einmal kurz zusammengefasst. Vielleicht ist etwas dabei, was Sie einmal ausprobieren möchten:
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Promodoro-Technik:
Hierbei wird die Arbeit in 25-Minuten Abschnitte produktiven Arbeitens eingeteilt. Darauf folgt je eine Pause von 5 Minuten. Nach vier Zeitblöcken à 25 Minuten plus Pausen, erfolgt eine längere Pause zwischen 15-20 Minuten. -
Eat-the-Frog:
Dieses Prinzip sieht vor, dass die schwierigste und unbeliebteste Aufgabe des Tages direkt zu Arbeitsbeginn erledigt wird. Dadurch wird verhindert, dass Aufgaben aufgeschoben werden. Und ist die Aufgabe geschafft, ist man für den restlichen Arbeitstag direkt motiviert und positiv gestimmt. -
Pareto-Prinzip (80/20 Regel):
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% Ihrer Arbeit mit nur 20% der investierten Zeit erledigt werden können. Die restlichen 20% Arbeit sind deutlich zeitintensiver und beanspruchen insgesamt 80% Ihrer Zeit. Die Strategie soll dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben zu bestimmen und richtig zu priorisieren. Machen Sie sich klar, welche Aufgaben schnell abgearbeitet werden können und überprüfen Sie gleichzeitig, ob die zeitintensiven Aufgaben diesen Aufwand auch tatsächlich wert sind.
7. Nutzen Sie Ihre Produktivitäts-Phase
Acht Stunden produktiv durcharbeiten: Für Arbeitgeber wäre das natürlich ein Traum, doch in der Realtiät zeigt sich, dass das nur Wunschdenken ist. Tatsächlich arbeitet die Mehrheit der Arbeitnehmer (39,4%) laut einer Karriebibel Umfrage 7 lediglich zwischen 5-6 Stunden effektiv pro Tag. Nur 14,8 % der Befragten gaben an, eine effektive Arbeitszeit von 7-8 Stunden zu erreichen.
Umso wichtiger ist es, seine individuelle Produktivitäts-Phase zu kennen und diese Fokus-Zeit sinnvoll zu nutzen. Der genaue Zeitpunkt für maximale Produktivität ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Während sich die einen vielleicht morgens nach dem ersten Kaffee am besten konzentrieren können, laufen andere nach einem Powernapping nach dem Mittagessen zu Hochtouren auf oder andere wiederum in den Abenstunden.
Dass man jedoch morgens am produktivsten sei, ist nach einer Studie zweier anerkannter Universitäten aber ein Irrglaube. Demnach sind die meisten Menschen am frühen Nachmittag am produktivsten. 8 Sobald Sie wissen, wann Ihre produktivste Zeit ist, können Sie diesen Zeitraum in Ihrem Kalender als Blocker eintragen und für wichtige, besonders kreative oder anspruchvolle Aufgaben nutzen.
8. Nutzen Sie Business-Tools
Um Sie beim produktiven Arbeiten zu unterstützen, gibt es eine Menge Tools für verschiedene Bereiche. Einige möchten wir Ihnen kurz vorstellen:
Zeitmanagement-Tools & Fokus-Time Blocker
- Apploye oder Toggle: Manchmal ist man so in Aufgaben vertieft, dass man die Zeit komplett aus den Augen verliert. Hier kann eine Echtzeit-Tracking Funktion wie bei Apploye oder Toggl in jedem Fall unterstützen.
- Offtime: Damit Sie nicht dauernd durch das Smartphone abgelenkt werden, empfiehlt sich Offtime. Dank der App können Anrufe, Benachrichtungen, Apps oder auch Social Media Kanäle auf Wunsch während der Arbeitszeit einfach blockiert werden.
- FocalFilter & Selfcontrol: Auch Windows und Mac bieten jeweils eine kostenfreie App an, die vorher festgelegte Websites einfach für eine gewisse Zeit blockiert, damit Sie erst gar nicht abgelenkt werden.
- Big Stretch Reminder: Fungiert als Erinnerungshilfe, um Pausenzeiten konsequent einzuhalten.
💡 Auch interessant: Bei Webex für Placetel können Sie dank der Verknüpfung zu Microsoft Outlook auch ganz einfach Fokus-Zeiten festlegen, in denen Sie produktiv arbeiten und nicht gestört werden wollen. Fokus-Zeiten können ganz einfach eingerichtet werden, indem Sie in Ihrem Kalender Termine ohne andere eingeladene Personen erstellen. Sämtliche Auswertungen zu den Fokus-Zeiten u.v.m. erhalten Sie im Reiter Personal Insights.
Projektmanagement-Tools
Um die Arbeit besser zu organisieren oder in Sprints zu arbeiten, haben sich viele gute Tools auf dem Markt etabliert. Einige nennenswerte wären hier Jira, Asana oder Trello. Besonders beliebt seit Kurzem ist auch Notion, das wir für unser Marketing-Team aktuell selbst nutzen, um unsere Arbeit besser zu strukturieren und eine transparentere Kommunikation zu schaffen.
Notiz-Tools
Um seine Ideen festzuhalten oder To-Do-Listen zu erstellen, machen auch Notiz-Tools Sinn. Dabei ist Evernote eine der beliebtesten Anwendungen. Alternativen wären z.B. OneNote oder Google Keep.
Kommunikationstools
Im Schnitt verwenden Unternehmen täglich 10 verschiedene Apps. 9 Beim Wechseln von einer zur nächsten App geht jedoch viel Zeit verloren, die Mitarbeiter anders effektiver einsetzen könnten. Webex für Placetel erlaubt Ihnen Ihre gesamte Kommunikation an nur einem Ort zu bündeln. Das All-in-One Kollaborations-Tools vereint Telefonie, Messaging und Meetings in nur einem Tool und erlaubt es darüber hinaus eine Vielzahl verschiedener Apps zu integrieren wie beispielsweise Slido für Umfragen, Miro für Brainstormings u.v.m. Alle Integrationen können Sie sich im Webex App Hub anschauen.
Endlich können wir unsere gesamte Kommunikation über eine Lösung abbilden und haben nicht mehr 100 verschiedene Tools im Einsatz.
Tim Bäcker
socialeyes
Automatisierungstools
Ob Collaboration-Software, CRM-Systeme oder Projektmanagement-Tools. Die Tool-Landschaft von Unternehmen hat sich in den letzten Jahren deutlich vergrößert und sorgt für eine komplexere Unternehmensarchitektur. Aus diesem Grund wird die Zusammenführung von Software deshalb immer wichtiger, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen. Zapier ist ein beliebtes Tool, um Anwendungen miteinander zu verknpüfen, selbst wenn es keine native Integration gibt.
9. Vergessen Sie Ihre Pause nicht
Arbeiten, arbeiten, arbeiten… Viele Menschen sind so in Ihre Arbeit vertieft, dass Pausen einfach zu kurz kommen oder sogar ganz vergessen werden. Das macht unser Körper jedoch auf Dauer nicht mit – zumindest nicht ohne Produktivitätseinbußen. Wer produktiv arbeiten möchte, muss darauf achten, seinem Körper auch eine Auszeit zu gönnen.
Studien haben tatsächlich gezeigt, dass die produktivsten Mitarbeiter alle 52 Minuten eine Pause von 17 Minuten einlegen 10 . Planen Sie Ihre Pausen also bestmöglich im Voraus und nutzen Sie bestenfalls ein Tool wie z.B. Big Strech Reminder, das Sie daran erinnert die Pausen konsequent einzuhalten. Während der Pause ist es empfehlenswert, seinen Arbeitsplatz zu verlassen, um von der Arbeit abschalten zu können und auf andere Gedanken zu kommen. Frische Luft und Bewegung beugt zudem Müdigkeit vor.
10. Achten Sie auf ausreichend Schlaf
Last but not least: Vermeiden Sie Schlafmangel. Der Körper braucht ausreichend Schlaf, um sich zu erholen und seine Energien für den nächsten Tag wieder aufzuladen. Zu wenig Schlaf führt zu Konzentrationsmangel, Müdigkeit, mehr Fehlern und insgesamt weniger Motivation. Als Richtwert gilt, dass die meisten Menschen zwischen 7-8 Stunden Schlaf brauchen. 11
Quellen
- National Library of Medicine: Multicosts of Multitasking
- Wrike: Der hohe Preis des Multitaskings: 40% Produktivitätsverlust durch ständigen Aufgabenwechsel
- Statista: Die Arbeit verdichtet sich
- Adobe: Neuroscientist Dr. Sahar Yousef: How to Hack Your Productivity
- asana: Produktiver werden: 13 Tipps für mehr Produktivität!
- Karrierebibel: 2-Minuten-Regel: Mehr Zeit mit diesem Trick
- Karrierebibel: Produktivität steigern: Definition, Formel + 30 Tipps
- GQ-Magazin: Verblüffende Studie: Zu dieser Uhrzeit sind wir am produktivsten
- asana: Der globale Bericht zur Anatomie der Arbeit
- Dr. Travis Bradberry: Why the 8-Hour Workday Doesn't Work
- Techniker Krankenkasse: Wie viel Schlaf braucht der Mensch?
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