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Firmenhandy

Alles Wissenswerte zum Diensthandy in 2022

Von Sandra Plett  | 
Frau mit Firmenhandy im Büro

Egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs: Mit einem Firmenhandy sind Mitarbeiter überall erreichbar. Um Angestellten diese Flexibilität zu ermöglichen und die Erreichbarkeit zu steigern, stellen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern ein Diensthandy zur Verfügung. Doch was gibt es dabei in Sachen Erreichbarkeit, private Nutzung und Steuerfreiheit eigentlich zu beachten? Das soll der folgende Artikel aufzeigen.

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Firmenhandy: Das Wichtigste für Arbeitnehmer & Arbeitgeber

Firmenhandy: Das Wichtigste für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Laut einer Befragung von Bitkom in 2018 nutzen 35% der festen Mitarbeiter ein Mobilgerät für die Arbeit. Gerade wenn Mitarbeiter viele Geschäftsreisen unternehmen müssen oder eine schnelle Erreichbarkeit aufgrund ihrer Verantwortlichkeiten notwendig ist, ist ein Firmenhandy äußerst sinnvoll. Das Wichtigste, was Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Nutzung und Vergabe von Firmenhandys beachten sollten, haben wir Ihnen kurz zusammengefasst.

Das Wichtigste zum Firmenhandy für Arbeitnehmer

  • Arbeitnehmer haben kein Recht auf ein Firmenhandy
  • Verlangt der Arbeitgeber die Nutzung, darf sie nicht abgelehnt werden
  • Diensthandys sind kein geldwerter Vorteil - Versteuerung nicht notwendig
  • Private Nutzung von Firmenhandys oft erlaubt – Abklärung notwendig
  • Firmenhandys im Fall von Bruch oder Verlust meist versichert – ggf. Nachweis erforderlich, dass nicht grob fahrlässig gehandelt wurde
  • Bei Kündigung muss das Handy i.d.R. zurüggegeben werden
  • WhatsApp oft nicht erlaubt, da laut neuer DSGVO nicht sicher
  • Kein gesetzlicher Anspruch, dass Mitarbeiter rund um die Uhr erreichbar ist

Das Wichtigste zum Firmenhandy für Arbeitgeber

  • Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, ein Diensthandy bereitzustellen
  • Hiearchiche Position der Mitarbeiter ist kein geeignetes Vergabekriterium
  • Als Kriterium sollten vielmehr die konkreten Aufgaben der Mitarbeiter, Geschäftsreisen oder Homeoffice-Zeiten berücksichtigt werden
  • Erlaubnis oder Verbot einer privaten Nutzung des Firmenhandys sollte klar an Mitarbeiter kommunziert werden
  • DUAL-SIM-Karte eignet sich für berufliche und private Nutzung des Handys
  • Die private Nutzung kann ggf. technisch eingeschränkt werden
  • Firmenhandy ist ein beliebtes Mitarbeiter-Incentive: Kann dabei helfen, Mitarbeiter zu gewinnen und ans Unternehmen zu binden
  • Smartphone-Versicherung sinnvoll, um Ärger bei Beschädigung, Verlust oder Diebstahl zu vermeiden
  • Mitarbeiter können an den Kosten des Firmenhandys beteiligt werden
  • Phone as a Service eignet sich optimal für die Vergabe von Firmenhandys

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  • Dank Mobile Device Management hoher Datenschutz und Sicherheit
Diese Vorteile machen Firmenhandys so beliebt

Diese Vorteile machen Firmenhandys so beliebt

Mitarbeiter tippt am Arbeitsplatz auf seinem Diensthandy
Das Firmenhandy sorgt bei Mitarbeitern für Freude.
Quelle: © dusanpetkovic1 – stock.adobe.com

Vorteile von Firmenhandys für Arbeitnehmer

Ein neues Smartphone auf Kosten des Arbeitgebers? Wer sagt dazu schon nein? Für Angestellte stellt ein Firmenhandy ein nettes Mitarbeiter-Incentive dar, vor allem wenn diese es auch für private Zwecke nutzen dürfen. Oftmals können sich Mitarbeiter dabei ihr Wunschmodell aus einem definierten Geräte-Portfolio aussuchen.

Auch wenn die Kosten nicht immer vollständig vom Unternehmen übernommen werden und Mitarbeiter häufig an den Kosten beteiligt werden, ist ein Firmenhandy nichtsdestotrotz eine gute Möglichkeit, hochwertige moderne Smartphone-Modelle zu günstigen Preisen zu erhalten.

Abgesehen von den Kosten der Hardware ist zudem praktisch, dass Kosten für Datenvolumen, die Verbindungsentgelte, Reperatur und Versicherung häufig vom Arbeitgeber bezahlt werden. Des Weiteren stellt ein Firmenhandy keinen geldwerten Vorteil dar, sodass Arbeitnehmer es nicht als Bestandteil der Vergütung versteuern müssen.

Vorteile von Firmenhandys für Arbeitgeber

Neben den Arbeitnehmern profitieren selbstverständlich auch die Arbeitgeber von einer ganzen Reihe von Vorteilen, wenn sie ihren Mitarbeitern ein Arbeitshandy zur Verfügung stellen. So sorgen Mobilgeräte für eine ortsunabhängige Kommunikation und bessere Erreichbarkeit, was die Zusammenarbeit fördert und Arbeitsprozesse vereinfacht.

Arbeitgeber aber auch andere Mitarbeiter können ihre Kollegen so ganz einfach während der Geschäftszeiten oder auch im Homeoffice kontaktieren. So können Abstimmungsprozesse beschleunigt und die interne Kommunikation verbessert werden.

Allerdings darf der Chef trotz Firmenhandy keine 24/7 Verfügbarkeit von Miarbeitern verlangen. Sofern im Arbeitsvertrag keine Regelung zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten getroffen wurde, ist der Angestellte auch nicht verpflichtet, berufliche Telefonate in dieser Zeit entgegenzunehmen. Vorausgesetzt, es handelt sich nicht um einen Bereitschaftsdienst.

In der Realität zeigt sich jedoch, dass mit 71% die Mehrheit der Beruftstätigen in Deutschland auch während ihres Urlaubs beruflich erreichbar bleibt. Lediglich 28% lassen die Arbeit im Urlaub ganz außen vor, um vollständig abschalten zu können und Erholung zur finden. Das ergab eine Umfrage von Bitkom .

Infografik: Mit dem Firmenhandy am Strand | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

Die Handybereitstellung für Arbeitnehmer kann für Unternehmen zudem eine Imageverbesserung bedeuten. Dadurch, dass sich Mitarbeiter ein Smartphone-Modell selbst aussuchen dürfen, kann die allgemeine Zufriedenheit steigen. Zudem liefert das Firmenhandy für potenzielle Bewerber einen weiteren Grund, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden. Werden Mitarbeiter an den Hardware-Kosten für das Handy beteiligt, lassen sich zudem die Lohnnebenkosten bei der Realisierung über einen Bruttogehaltsverzicht senken.

Drei Nutzungsmodelle für den Umgang mit Firmenhandys

Drei Nutzungsmodelle für den Umgang mit Firmenhandys

1. Bring your Own Device (BYOD)

BYOD ist weit verbreitet und bedeutet, dass Mitarbeiter unter Einhaltung bestimmter Regelungen ihre Privathandys für berufliche Zwecke nutzen dürfen. Dartuner fallen Aktivitäten wie Telefonieren, Zugriff auf das E-Mailpostfach oder Unternehmensanwendungen oder auch die Verbindung zum Firmennetzwerk. Dadurch müssen sich Unternehmen nicht um die Beschaffung der Hardware kümmern und können Kosten sparen.

Auf der anderen Seite birgt BYOD jedoch auch ein großes Sicherheitsrisiko, wenn z.B. beliebige Apps installiert werden können. Vor allem für das Einloggen ins Unternehmensnetzwerk sollten deshalb strenge Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

2. Corporate owned, Business-only (COBO)

Bei COBO sind die zur Verfügung gestellten Geräte ausschließlich für die berufliche Nutzung gestattet. Damit das auch von Mitarbeitenden eingehalten wird, sind COBO-Smartphones häufig technischen Einschränken unterworfen, sodass sie z.B. nur für Telefonate, E-Mails oder die CRM-Software genutzt werden können. Bei Mitarbeitern ist dieses Nutzungsmodell weniger beliebt, da sie so gezwungen sind, zwei Handys – einmal für berufliche und einmal für private Zwecke – zu nutzen.

3. Corporate owned, Personally Enabled (COPE)

Beim COPE-Modell stellt das Unternehmen dem Mitarbeiter ein Device zur Verfügung, das dieser sowohl beruflich als auch privat nutzen darf. Die Geräte werden in der Regel von der IT verwaltet, die häufig ein sogenanntes Mobile Device Management (MDM) nutzt. Mit dieser Verwaltungssoftware ist es möglich, eine gesichertem Arbeitsbereich zu schaffen, wo der private Nutzungsbereich vom geschäftlichen getrennt werden kann.

Seit einigen Jahren hat sich auch die DUAL SIM etabliert, mit der zwei SIM-Karten, d.h. auch zwei verschiedene Telonnummern, in ein und demselben Smartphone genutzt werden können. Das ermöglicht den Betrieb von Privat- und beruflichem Anschluss in ein und demselben Mobiltelefon und den schnellen Wechsel zwischen den beiden Anschlüssen.

Eine Alternative zum COPE-Modell stellt Choose your own Device (CyoD) dar. Während bei COPE das Unternehmen das Mobilgerät für den jeweiligen Mitarbeiter auswählt, haben Angestellte beim CyoD-Modell die Möglichkeit, ihr Device selbst aus einer Liste auszuwählen. Gemein haben beide Modelle, dass sie sowohl die berufliche als auch die private Nutzung gestatten.

Die wichtigsten Fakten rund ums Firmenhandy

Die wichtigsten Fakten rund ums Firmenhandy

Mann telefoniert mit seinem Arbeitshandy im Büro
© fizkes – stock.adobe.com

Rechtliches

1. Muss mein Arbeitgeber mir ein Firmenhandy zur Verfügung stellen?
Nein, Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, Angestellten ein Firmenhandy zur Verfügung zu stellen.

2. Kann ich ein Firmenhandy ablehnen?
Nein, sofern aus Arbeitgebersicht ein guter Grund für die Nutzung eines Firmenhandys besteht, darf dieses vom Arbeitnehmer nicht abgelehnt werden.

3. Darf ein Firmenhandy auch privat genutzt werden?
Das hängt vom Unternehmen bzw. dem Nutzungsmodell ab und sollte in jedem Fall mit dem Arbeitgeber besprochen werden.

4. Muss man auf dem Firmenhandy immer erreichbar sein?
Nein, Arbeitnehmer müssen nur während der Arbeitszeit erreichbar sein, sodass nach Feierabend oder im Urlaub das Handy auch ausgeschaltet werden darf. Ausnahmen bestehen für Bereitschaftsdienste.

5. Darf ich mein Firmenhandy behalten, wenn ich das Unternehmen verlasse?
Nein, sofern das Handy vom Unternehmen gestellt wurde, muss es beim Verlassen des Unternehmens auch wieder an den Arbeitgeber zurückgegeben werden. Das variiert jedoch auch von Unternehmen zu Unternehmen, sodass es hier auch andere Absprachen geben kann. Das sollte im Einzelfall mit dem Arbeitgeber abgeklärt werden.

6. Darf das Handy vom Arbeitgeber geortet werden?
Nein, zumindest nicht grundlos und ohne Zustimmung. Auch wenn es von technischer Seite aus relativ einfach ist die Ortungsfunktion auf dem Handy zu aktivieren, darf der Arbeitgeber das Handy des Mitarbeiters in der Regel nicht orten. Erlaubt ist es nur, wenn es für das Arbeitsverhältnis notwendig ist und der Arbeitnehmer das Einverständnis erteilt.

Sicherheit

1. Darf ich mein privates Handy auch als Firmenhandy nutzen?
Das kann pauschal nicht gesagt werden und hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Manche Firmen bieten BYOD-Modelle an, bei dem es erlaubt ist, das Privathandy auch für berufliche Zwecke zu nutzen.

2. Ist WhattsApp auf dem Firmenhandy erlaubt?
Da WhatsApp in den letzten Jahren viele negative Schlagzeilen bzgl. Datenschutz gemacht hat, sind viele Unternehmen mit der Nutzung von WhatsApp auf dem Firmenhandy – vor allem auch aufgrund der neuen DSGVO - nicht einverstanden. Je nach Unternehmen kann es aber erlaubt sein. Hier hilft nur nachfragen!

3. Werden Firmenhandys abgehört?
Nein, grundsätzlich haben Arbeitgeber nicht das Recht, ohne vorherige Zustimmung Telefongespräche abzuhören oder mitzuschneiden. Ausnahmen kann es aber bei rein beruflich genutzten Handys in Form einer stichprobenartigen Überprüfung geben z.B. wenn die private Nutzung des Handy verboten wurde.

Steuer

1. Ist ein Firmenhandy ein geldwerter Vorteil?
Nein, bei einem vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Diensthandy handelt es sich nicht um einen geldwerten Vorteil. Selbst wenn es sowohl für berufliche als auch private Zwecke genutzt werden darf, gilt es nicht als Sachbezug und muss aus diesem Grund nicht als Vergütungsbestandteil versteuert werden.

Haftung

1. Was geschieht, wenn das Firmenhandy verloren geht oder gestohlen wird?
Ob der Arbeitnehmer selbst für den Verlust oder den Diebstahl des Handys haftbar gemacht werden kann, hängt vom Grad der Fahrlässigkeit und der erlaubten Nutzung ab. Handelt der Arbeitnehmer grob fahrlässig, weil er z.B. das Handy offen im Auto liegen lässt oder es im Café vergisst, dann muss der Arbeitnehmer normalerweise selbst für den Schaden aufkommen.

Zudem macht es einen Unterschied, ob der Arbeitgeber die private Nutzung erlaubt hat oder nicht. Ist letzteres der Fall, haftet der Arbeitnehmer in der Regel, sofern das Handy z.B. während des Urlaubs verloren geht – denn dafür war der Einsatz nicht gestattet.

2. Wer haftet bei kaputten Firmenhandy?
Auch bei Beschädigung haftet in der Regel der Arbeitgeber, sofern keine grobe Fahrlässigkeit auf Seite des Arbeitnehmers zutrifft. Dass das Mobilgerät hinfällt, ausversehen Wasser abbekommt und dadurch kaputt geht, kann jedem mal passieren und wird in der Regel als leichte Fahrlässigkeit eingestuft. Allerdings ist es für Laien nicht immer ganz einfach zwischen leichter und grober Fahrlässigkeit zu unterscheiden. In diesem Fall empfiehlt es sich für die Prüfung ggf. einen Juristen hinzuzuziehen.

Quellen:

  1. Bitkom: Jeder zweite Beschäftige sitzt am Computer
  2. Statista: Mit dem Firmenhandy am Strand

Bildquelle Header: © Drobot Dean – stock.adobe.com

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