Interne Kommunikation

1. Was ist interne Kommunikation?

1. Was ist interne Kommunikation?

Grundsätzlich wird bei der internen Kommunikation zwischen formell und informell unterschieden. Die formelle interne Kommunikation findet über verschiedene Kommunikationsinstrumente statt und wird vom Unternehmen eingesetzt, um einen reibungslosen internen Kommunikationsprozess zu gewährleisten. Bei der informellen internen Kommunikation handelt es sich um persönliche, abteilungs- oder teamübergreifende Austauschprozesse, die nicht vom Unternehmen geregelt sind und oft auch als „Flurfunk“ bezeichnet werden.

Die interne Kommunikation eines Unternehmens dient mehreren Zielen:

• Informations- und Wissenstransfer: Weitergabe von unternehmensinternem Wissen & Knowhow; Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter

• Dialog: Direkte Kommunikation mit Kollegen; Bessere Feedback-Kultur; Vermeidung von Konflikten

• Motivation und Bindung: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit; Höhere Identifikation mit dem Unternehmen; Verbesserung des Betriebsklimas

2. Instrumente der internen Kommunikation

2. Instrumente der internen Kommunikation

Im Folgenden haben wir eine Übersicht erstellt, welche Instrumente in 2021 für die interne Kommunikation relevant sind und wie Sie die richtigen Instrumente für Ihr Unternehmen auswählen.

Intranet oder Social Intranet

Das Intranet ist ein firmeninternes, in sich geschlossenes Rechnernetz, das nur für Mitarbeiter des eigenen Unternehmens zugänglich ist. Es bündelt alle innerbetrieblichen Informationen und ermöglicht Mitarbeitern so einen schnellen und zentralen Zugriff auf wichtige Daten und beschleunigt den innerbetrieblichen Informationsstrom. Bei der Mitarbeiterkommunikation hat das Intranet in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen:

Das wichtigste Instrument der internen Kommunikation ist das „Intranet/Mitarbeiterportal“ – gefolgt von „Präsenzveranstaltungen“. (Studie: Exzellenz in der Unternehmenskommunikation)

Präsenzveranstaltungen

Auch wenn die Kommunikation über digitale Kanäle viele Vorteile mit sich bringt, sollte der persönliche Kontakt nie zu kurz kommen. Präsenzveranstaltungen wie Betriebsversammlungen, Betriebsausflüge- oder Feiern sind wichtig, um ein Gefühl der Verbundenheit bei den Mitarbeitern zu wecken. Bei Betriebsausflügen können Mitarbeiter Kontakte knüpfen; das ist vor allem für neue Mitarbeiter sehr wichtig. Und auch wenn der persönliche Kontakt in Zeiten von Covid-19 heruntergefahren werden musste, so werden Präsenzveranstaltungen doch nie ihren Stellenwert im Unternehmen verlieren.

Interner Blog

Ein Unternehmensblog stellt eine hervorragende Möglichkeit dar, um über aktuelle Ereignisse in der Firma zu informieren. Mitarbeiter haben die Geschehnisse so immer gebündelt an einem zentralen Ort und werden immer auf dem neuesten Stand gehalten. Der interne Blog kann z.B. Teil des Intranets sein.

Wiki

Eine Wikipedia im Kleinformat für die eigene Firma hilft dabei, Informationen zu bündeln und für Mitarbeiter jederzeit abrufbar zu machen. Die Inhalte können leicht bearbeitet werden und ermöglichen eine einfache Wissensweitergabe, die Einbindung von Mitarbeitern und können ggf. dazu beitragen, den Einarbeitungsprozess zu verkürzen. Wenn neue Mitarbeiter alles schwarz auf weiß in einem gut strukturierten und stets aktuellen Wiki nachlesen können, brauchen sie ihren Kollegen keine Löcher in den Bauch fragen. Wichtig ist jedoch, dass es auch Verantwortliche für das Wiki gibt, die stets für seine Aktualität sorgen.

Interner Newsletter oder E-Mails

Unternehmen nutzen Newsetter häufig ausschließlich, um sie an Kunden oder Interessenten zu versenden. Allerdings können sie auch für die interne Kommunikation ein wichtiges Instrument sein, um Mitarbeiter über wichtige interne und externe Änderungen und Neuerungen zu informieren und den Teamgeist und Zusammenhalt sowohl abteilungs- aber auch standortübergreifend zu stärken.

Chat bzw. Instant Messaging Tools

Der Einsatz von Instant Messaging Tools zur internen Kommunikation in Firmen bringt eine Menge Vorteile mit sich. Kommunikationswege können so verkürzt und das E-Mail Aufkommen verringert werden. Textnachrichten können schnell verfasst und an Team-Kollegen in Echtzeit geschickt werden. Dank einer Präsenz-Anzeige sieht man immer, welche Kollegen gerade verfügbar bzw. aktiv sind, was erlaubt, Reaktionszeiten besser einzuschätzen. Auch Dateien wie Präsentationen, PDF-Dokumente oder Fotos können ganz einfach per Drag & Drop an die gewünschte Person verschickt werden. Instant Messaging Tools, die in Unternehmen oft zum Einsatz kommen sind z.B. Webex oder MS Teams.

Videokonferenz

In Zeiten von Corona sind Videokonferenz-Tools so gefragt wie nie zuvor. Da Präsenzveranstaltungen nicht oder zumindest nur sehr eingeschränkt stattfinden können, musste schnell eine Alternative her. Videokonferenzen bieten eine ideale Möglichkeit, um alle Mitarbeiter regelmäßig zu versammeln und Neuerungen bekannt zu geben. Der Einsatz von Videokonferenzen kann zudem die Zusammenarbeit fördern und effizienter gestalten, da aufgrund sichtbarer Gestik und Mimik Missverständnisse vermieden und eine gewisse Nähe erzeugt werden kann.

Schwarzes Brett

Das schwarze Brett hat als internes Kommunikationsinstrument deutlich an Relevanz verloren. Nichtsdestotrotz gilt es immer noch als Klassiker und ist aus vielen Unternehmen noch nicht wegzudenken. Auf einer Tafel, Pinnwand oder auch digital auf einem Display werden Aushänge mit Neuigkeiten angebracht – entweder von allen Beschäftigen oder nur von einem bestimmten Personenkreis. Als Vorteil des schwarzen Brettes kann genannt werden, dass so z.B. auch Mitarbeiter erreicht werden, die im Internet eher weniger unterwegs sind. Ein Nachteil ist, dass schwarze Bretter häufig nicht richtig gepflegt und aktuell sind.

Mitarbeiterzeitschrift

Wiki, Intranet, interner Newsletter – es gibt eine Vielzahl digitaler Tools für die interne Kommunikation. Nicht umsonst fragt man sich deshalb, ob die Mitarbeiterzeitschrift überhaupt noch zeitgemäß ist. Diese Frage kann allerdings ganz klar mit ja beantwortet werden. Sie wird nämlich immer noch häufig von Unternehmen eingesetzt und von Mitarbeitern geschätzt. Nur mit den beliebtesten Tools für die interne Kommunikation kann sie nicht mehr ganz mithalten und es wird sich voraussichtlich in den nächsten Jahren ein Abwärtstrend einstellen. So wollen laut einer Studie der SCM knapp 17% ihre Mitarbeiterzeitschrift einstellen.

Weitere Instrumente oder Tools, um die interne Kommunikation zu verbessern sind: Briefe & Karten, Mitarbeitergespräche bzw. Feedbackgespräche, Social Media, Digital Signage, Mitarbeiter Apps, Webinare oder Podcasts.

Weitere Tool-Vorschläge erhalten Sie in unserem ausführlichen Ratgeber Collaboration Tools.

3. Auswahl der richtigen Instrumente

3. Auswahl der richtigen Instrumente

Die vorgestellten Instrumente sollen als Inspiration betrachtet werden. Wichtig ist jedoch, die Mitarbeiter nicht durch zu viele Kommunikationsinstrumente zu überfordern, denn die Vielzahl der verschiedenen Kommunikationsinstrumente kann in jedem Fall dazu verlocken. Überlegen Sie sich genau, welche Ziele Ihre interne Kommunikation verfolgen soll. Was wollen Sie damit bewirken? Letztendlich sollten Sie sich auf einige wenige Instrumente beschränken. Wichtig ist dabei auch, dass allen Beteiligten klar ist, welche Informationen über welchen Kanal kommuniziert werden.

Um Ihnen die Entscheidung etwas zu vereinfachen, haben wir Ihnen einige Kriterien für die Instrumentenauswahl zusammengestellt:

• Inhalt: Kann das gewünschte Tool die zu vermittelnden Inhalte richtig transportieren? Manche Informationen sollten z.B. lieber persönlich und nicht über digitale Tools übermittelt werden.

• Schnelligkeit: Werden die Informationen in Echtzeit vermittelt? Erreichen die Informationen die Beteiligten rechtzeitig?

• Annahme: Nutzen die Mitarbeiter das ausgewählte Instrument oder stößt es ggf. auf Ablehnung? Wie ist die Verteilung von jüngeren und älteren Mitarbeitern im Unternehmen? Vielleicht bevorzugen die jüngeren Mitarbeiter eher das Intranet, während die ältere Belegschaft die Mitarbeiterzeitschrift nicht missen will.

• Rückkoppelung: Lässt das Instrument Raum für Feedback und persönliche Meinungen der Mitarbeiter?

• Gefühle: Eins der eingesetzten Tools sollte in jedem Fall auch Anerkennung und Wertschätzung vermitteln können. Wie heißt es so schön: Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Wichtig ist hierbei auch, dass Gestik und Mimik zum Einsatz kommen.

  

4. Verbesserungspotenzial und Fehlerquellen interner Kommunikation

4. Verbesserungspotenzial und Fehlerquellen interner Kommunikation

Eine gute interne Kommunikation hilft dabei, die Unternehmensziele zu erreichen und gilt als entscheidender Erfolgsfaktor für eine effiziente Team-Zusammenarbeit. Bei vielen Firmen läuft die Mitarbeiterkommunikation allerdings noch nicht ganz rund und es besteht Nachholbedarf.

4.1 Wie verbessere ich die interne Kommunikation?

Mit einigen kleinen Anpassungen und etwas Geduld kann es möglich sein, einen reibungslosen Kommunikationsprozess aufzusetzen. Im Folgenden haben wir Ihnen Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre interne Kommunikation zu verbessern:

1. Analysieren Sie die aktuelle Situation

Beantworten Sie die Frage, welche Stärken und Schwächen Sie zurzeit bei Ihrer internen Kommunikation sehen und wie Sie sich verbessern können. Auch Mitarbeiterbefragungen sollten in die Analyse einfließen.

2. Wählen Sie den richtigen Instrumentenmix

Wie bereits erwähnt, sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht durch die Vielzahl an Instrumenten überfordern, sondern Ihre Auswahl eingrenzen. Achten Sie auf einen guten Instrumentenmix z.B. zwischen digitalen und analogen Kommunikationsmöglichkeiten und dem persönlichen Austausch mittels Präsenzveranstaltungen. Es ist wichtig Kommunikationskanäle zu wählen, die alle Zielgruppen ansprechen.

3. Seien Sie Vorreiter

Bei neuen Tools ist es essentiell, dass Sie und andere Vorgesetzte die aktive Nutzung der Kanäle vorleben. Dadurch motivieren Sie auch andere Mitarbeiter, die jeweiligen Tools zu nutzen.

4. Interne vor externer Kommunikation

Halten Sie Ihre Informationen transparent und informieren Sie Ihre Belegschaft regelmäßig über Neuerungen im Unternehmen. Die Mitarbeiter müssen dabei die erste Dialoggruppe darstellen. Vorher sollten keine Neuerungen nach außen an Kunden oder Partner kommuniziert werden. Transparenz und Kontinuität schafft Vertrauen, Interesse und Zusammengehörigkeit.

5. Schaffen Sie nicht genutzte Kommunikationsinstrumente ab

Fokussieren Sie sich auf die Tools, die von Ihren Mitarbeitern auch genutzt werden und schaffen Sie den Rest ab. Alles andere ist Zeitverschwendung und verursacht unnötige Kosten.

6. Führen Sie Mitarbeitergespräche

Das direkte Gespräch mit den Mitarbeitern ist eins der wichtigsten Instrumente für die interne Kommunikation. Mitarbeiter müssen sich mitteilen können und die Chance erhalten, Feedback zu geben. Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass Sie als Führungskraft Ihre Erwartungen und Anforderungen transparent kommunizieren.

Weitere Informationen zur Verbesserung der internen Kommunikation erhalten Sie in den folgenden, sehr interessanten Artikeln:

• 11 Dinge, die Sie tun können, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern
• Interne Kommunikation – Information und Kommunikation im Unternehmen verbessern

4.2 Die häufigsten Fehler und Fallstricke

“Man kann nicht nicht kommunizieren.” Diesen berühmten Satz des Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick kennt vermutlich jeder. Doch wo Menschen miteinander kommunizieren, werden auch Fehler gemacht. Da schlechte interne Kommunikation zu Unzufriedenheit, Ineffizienz und einer hohen Fluktuation führen kann, wollen wir Ihnen im Folgenden die gröbsten Fehler der internen Kommunikation aufzeigen:

1. Zu späte und intransparente Informationsweitergabe

Egal, ob es sich um positive oder negative Neuigkeiten handelt. Mitarbeiter sollten immer zuerst, vollständig und am besten in regelmäßigen Abständen über Neuerungen informiert werden. Wichtig hierbei ist auch, dass Informationen an das gesamte Team und nicht nur an einen Teil der Mitarbeiter kommuniziert werden. Dadurch könnten sich Mitarbeiter oder ganze Abteilungen ausgegrenzt fühlen und das Vertrauen in die Führungsebene verlieren.

2. Mitarbeiter erhalten keine Anerkennung

Eins der wichtigsten Faktoren für die Mitarbeitermotivation ist die Anerkennung von Arbeitsleistungen. Führungskräfte sollten Ihre Wertschätzung regelmäßig zum Ausdruck bringen. Nur über Lob und Anerkennung erhalten Mitarbeiter Feedback zu ihrer Leistung, was nachträglich zum Erfolg beiträgt.

3. Es werden die falschen Kommunikationskanäle benutzt

Informationen müssen transparent und für alle an einem zentralen, zugänglichen Ort zur Verfügung gestellt werden. Achten Sie hierbei darauf, ob die Mitarbeiter die zur Verfügung gestellten Kommunikationskanäle überhaupt nutzen und führen Sie z.B. eine Befragung durch.

4. Unorganisierte interne Kommunikation

Haben Sie ein Kommunikationskonzept? Wenn nicht, wird es Zeit! Ihre Kommunikation sollte eine erkennbare Linie haben und regelmäßig stattfinden. Mitarbeiter müssen zudem wissen, welche Informationen über welchen Kanal kommuniziert werden.

5. Isolation der Führungsebene

Oft übernehmen Mitarbeiter aus der Unternehmenskommunikation die Aufgabe, Neuerungen an die Belegschaft zu kommunizieren. Doch das kann auch schnell nach hinten losgehen, wenn Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass sich das Führungsteam bewusst von ihnen abgrenzt. Ein Update des Managements gibt diesem ein Gesicht und schafft Verbundenheit.

5. Aktuelle Trends der internen Kommunikation

5. Interne Kommunikation: 5 aktuelle Trends

Die fortschreitende Digitalisierung hat die Art und Weise verändert, wie wir miteinander kommunizieren. Neue Technologien erobern den Markt und ermöglichen eine noch bessere Interaktion und Kommunikation untereinander. Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick über aktuelle Trends:

• Mobile Plattformen & Apps:
  Vor allem Corona hat den Bedarf nach mobilen Plattformen & Apps für eine effiziente ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit verstärkt. Aktuell arbeiten laut Bitkom 10,5 Millionen Arbeitnehmer ausschließlich im Homeoffice. Da auch nach Corona laut Bitkom-Berechnungen 35% der Arbeitnehmer ihren Arbeitsort flexibel wählen werden, wird sich dieser Trend auch in 2021 weiter fortsetzen.

• Interaktives Messaging
  Instant Messaging steht nach wie vor im Trend. Kein Wunder, ermöglicht es einen direkten und einfachen Austausch zwischen Kollegen. Viele Tools wie z.B. Placetel mit Webex haben zudem eine Präsenz-Anzeige, sodass Mitarbeiter immer direkt sehen, welche Kollegen gerade verfügbar, im Meeting oder in der Pause sind. Der Einsatz von Emojis und GIFs lockert Gespräche auf und verspricht mehr Spaß bei der Arbeit.

• Chatbots & Künstliche Intelligenz
  Via Chatbots können häufig wiederkehrende Fragen zum Beispiel im Rahmen von Onboarding-Prozessen automatisiert beantwortet werden. Auch eine Weiterleitung an den richtigen Ansprechpartner ist möglich. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Unternehmen erspart viel Zeit und schafft mehr Platz für wichtigere Aufgaben. Kurzum: Ein riesen Potenzial für die interne Kommunikation.

• Employee Generated Content
  Egal ob auf Social Media oder einer internen Plattform: Mitarbeiter generierter Content wird immer wichtiger! Mitarbeiter können so aktiv an der Entwicklung des Unternehmens teilhaben und ihre Sichtweise kommunizieren. Zudem erhalten Mitarbeiter spannende Einblicke in die Ansichten ihrer Kollegen z.B. über Trendthemen oder eigene Ideen und Arbeitsweisen. Der große Vorteil: Mitarbeiter-generierter Content ist sehr authentisch und kann die Loyalität zum Unternehmen enorm steigern.

• Virtuelle Mitarbeiterevents
  Viele Weihnachtsfeiern mussten im letzten Jahr coronabedingt in den virtuellen Raum verlegt werden. In nächster Zeit ist erstmal nicht mit großen Lockerungen zu rechnen, weshalb der Trend zu digitalen Veranstaltungen auch in 2021 Bestand haben wird.

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6. Abgrenzung: Interne vs. externe Kommunikation

6. Interne vs. externe Kommunikation

In der Unternehmenskommunikation wird zwischen interner und externer Kommunikation unterschieden. Während sich die interne Kommunikation an Mitarbeiter richtet, werden mit der externen Kommunikation Kunden, Partner oder auch die Presse angesprochen, um diese zu informieren und vom Unternehmen zu überzeugen.

7. Fazit

7. Fazit

Egal ob internationaler Konzern oder erfolgreicher Mittelständler – in unserer schnelllebigen, vernetzten und mobilen Welt ist eine professionelle Unternehmenskommunikation unverzichtbar. Diese ist dabei einem permanenten Wandel unterlegen: Während neue Kommunikationskanäle entstehen, verändern sich auch die klassischen Kommunikationsmedien, ohne jedoch ganz zu verschwinden. Übrig bleibt eine Vielzahl an Kommunikationsinstrumenten aus denen Unternehmen weise auswählen müssen.

Welche Instrumente für die interne Kommunikation sinnvoll sind, ist dabei sehr individuell und hängt vom jeweiligen Unternehmen und dessen Mitarbeitern ab. Entscheidend ist ein guter Instrumentenmix, der auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt ist. Aber nicht nur der Instrumentenmix entscheidet darüber, ob die interne Kommunikation gelingt, sondern auch die Art und Weise, wie kommuniziert wird. Unternehmen sollten auf eine transparente und regelmäßige Unternehmenskommunikation achten. Mitarbeiter müssen sich jederzeit gut informiert und wertgeschätzt fühlen, um ein gutes Betriebsklima aufrechtzuerhalten.