Interne Kommunikation

Der umfangreiche Guide f√ľr Unternehmen in 2021

Teilen Sie den Artikel
Frau hält Videokonferenz mit internen Kollegen ab

Eine effiziente interne Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor f√ľr die Mitarbeitermotivation und f√ľr die Erreichung der Unternehmensziele. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was interne Kommunikation ist, welche Ziele sie verfolgt und was die wichtigsten Instrumente in der Unternehmenskommunikation sind. Zudem geben wir Ihnen wichtige Tipps mit an die Hand, wie Sie die interne Kommunikation verbessern und welche Stolpersteine Sie vermeiden sollten.

1. Was ist interne Kommunikation?

1. Was ist interne Kommunikation?

Unter ‚ÄúInterne Kommunikation‚ÄĚ wird die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Unternehmen oder zwischen Angeh√∂rigen einer bestimmten Gruppe verstanden. Als Synonym f√ľr die interne Kommunikation im Unternehmen oder einer Organisation dient auch der Begriff ‚ÄúMitarbeiterkommunikation‚ÄĚ.

Grunds√§tzlich wird bei der internen Kommunikation zwischen formell und informell unterschieden. Die formelle interne Kommunikation findet √ľber verschiedene Kommunikationsinstrumente statt und wird vom Unternehmen eingesetzt, um einen reibungslosen internen Kommunikationsprozess zu gew√§hrleisten. Bei der informellen internen Kommunikation handelt es sich um pers√∂nliche, abteilungs- oder team√ľbergreifende Austauschprozesse, die nicht vom Unternehmen geregelt sind und oft auch als ‚ÄěFlurfunk‚Äú bezeichnet werden.

Die interne Kommunikation eines Unternehmens dient mehreren Zielen:

  • Informations- und Wissenstransfer: Weitergabe von unternehmensinternem Wissen & Knowhow; Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter

  • Dialog: Direkte Kommunikation mit Kollegen; Bessere Feedback-Kultur; Vermeidung von Konflikten

  • Motivation und Bindung: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit; H√∂here Identifikation mit dem Unternehmen; Verbesserung des Betriebsklimas

2. Instrumente der internen Kommunikation

2. Instrumente der internen Kommunikation

Im Folgenden haben wir eine √úbersicht erstellt, welche Instrumente in 2021 f√ľr die interne Kommunikation relevant sind und wie Sie die richtigen Instrumente f√ľr Ihr Unternehmen ausw√§hlen.

Interne Kommunikationsinstrumente

Intranet oder Social Intranet

Das Intranet ist ein firmeninternes, in sich geschlossenes Rechnernetz, das nur f√ľr Mitarbeiter des eigenen Unternehmens zug√§nglich ist. Es b√ľndelt alle innerbetrieblichen Informationen und erm√∂glicht Mitarbeitern so einen schnellen und zentralen Zugriff auf wichtige Daten und beschleunigt den innerbetrieblichen Informationsstrom. Bei der Mitarbeiterkommunikation hat das Intranet in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen:

Das wichtigste Instrument der internen Kommunikation ist das ‚ÄěIntranet/Mitarbeiterportal‚Äú ‚Äď gefolgt von ‚ÄěPr√§senzveranstaltungen‚Äú. (Studie: Exzellenz in der Unternehmenskommunikation)

Präsenzveranstaltungen

Auch wenn die Kommunikation √ľber digitale Kan√§le viele Vorteile mit sich bringt, sollte der pers√∂nliche Kontakt nie zu kurz kommen. Pr√§senzveranstaltungen wie Betriebsversammlungen, Betriebsausfl√ľge- oder Feiern sind wichtig, um ein Gef√ľhl der Verbundenheit bei den Mitarbeitern zu wecken. Bei Betriebsausfl√ľgen k√∂nnen Mitarbeiter Kontakte kn√ľpfen; das ist vor allem f√ľr neue Mitarbeiter sehr wichtig. Und auch wenn der pers√∂nliche Kontakt in Zeiten von Covid-19 heruntergefahren werden musste, so werden Pr√§senzveranstaltungen doch nie ihren Stellenwert im Unternehmen verlieren.

Interner Blog

Ein Unternehmensblog stellt eine hervorragende M√∂glichkeit dar, um √ľber aktuelle Ereignisse in der Firma zu informieren. Mitarbeiter haben die Geschehnisse so immer geb√ľndelt an einem zentralen Ort und werden immer auf dem neuesten Stand gehalten. Der interne Blog kann z.B. Teil des Intranets sein.

Wiki

Eine Wikipedia im Kleinformat f√ľr die eigene Firma hilft dabei, Informationen zu b√ľndeln und f√ľr Mitarbeiter jederzeit abrufbar zu machen. Die Inhalte k√∂nnen leicht bearbeitet werden und erm√∂glichen eine einfache Wissensweitergabe, die Einbindung von Mitarbeitern und k√∂nnen ggf. dazu beitragen, den Einarbeitungsprozess zu verk√ľrzen. Wenn neue Mitarbeiter alles schwarz auf wei√ü in einem gut strukturierten und stets aktuellen Wiki nachlesen k√∂nnen, brauchen sie ihren Kollegen keine L√∂cher in den Bauch fragen. Wichtig ist jedoch, dass es auch Verantwortliche f√ľr das Wiki gibt, die stets f√ľr seine Aktualit√§t sorgen.

Interner Newsletter oder E-Mails

Unternehmen nutzen Newsetter h√§ufig ausschlie√ülich, um sie an Kunden oder Interessenten zu versenden. Allerdings k√∂nnen sie auch f√ľr die interne Kommunikation ein wichtiges Instrument sein, um Mitarbeiter √ľber wichtige interne und externe √Ąnderungen und Neuerungen zu informieren und den Teamgeist und Zusammenhalt sowohl abteilungs- aber auch standort√ľbergreifend zu st√§rken.

Chat bzw. Instant Messaging Tools

Team-Messaging mit Placetel + Webex

Der Einsatz von Instant Messaging Tools zur internen Kommunikation in Firmen bringt eine Menge Vorteile mit sich. Kommunikationswege k√∂nnen so verk√ľrzt und das E-Mail Aufkommen verringert werden. Textnachrichten k√∂nnen schnell verfasst und an Team-Kollegen in Echtzeit geschickt werden. Dank einer Pr√§senz-Anzeige sieht man immer, welche Kollegen gerade verf√ľgbar bzw. aktiv sind, was erlaubt, Reaktionszeiten besser einzusch√§tzen. Auch Dateien wie Pr√§sentationen, PDF-Dokumente oder Fotos k√∂nnen ganz einfach per Drag & Drop an die gew√ľnschte Person verschickt werden. Instant Messaging Tools, die in Unternehmen oft zum Einsatz kommen sind z.B. Webex oder MS Teams.

Videokonferenz

Onlnine-Meeting mit Placetel + Webex

In Zeiten von Corona sind Videokonferenz-Tools so gefragt wie nie zuvor. Da Präsenzveranstaltungen nicht oder zumindest nur sehr eingeschränkt stattfinden können, musste schnell eine Alternative her. Videokonferenzen bieten eine ideale Möglichkeit, um alle Mitarbeiter regelmäßig zu versammeln und Neuerungen bekannt zu geben. Der Einsatz von Videokonferenzen kann zudem die Zusammenarbeit fördern und effizienter gestalten, da aufgrund sichtbarer Gestik und Mimik Missverständnisse vermieden und eine gewisse Nähe erzeugt werden kann.

Schwarzes Brett

Das schwarze Brett hat als internes Kommunikationsinstrument deutlich an Relevanz verloren. Nichtsdestotrotz gilt es immer noch als Klassiker und ist aus vielen Unternehmen noch nicht wegzudenken. Auf einer Tafel, Pinnwand oder auch digital auf einem Display werden Aush√§nge mit Neuigkeiten angebracht ‚Äď entweder von allen Besch√§ftigen oder nur von einem bestimmten Personenkreis. Als Vorteil des schwarzen Brettes kann genannt werden, dass so z.B. auch Mitarbeiter erreicht werden, die im Internet eher weniger unterwegs sind. Ein Nachteil ist, dass schwarze Bretter h√§ufig nicht richtig gepflegt und aktuell sind.

Mitarbeiterzeitschrift

Wiki, Intranet, interner Newsletter ‚Äď es gibt eine Vielzahl digitaler Tools f√ľr die interne Kommunikation. Nicht umsonst fragt man sich deshalb, ob die Mitarbeiterzeitschrift √ľberhaupt noch zeitgem√§√ü ist. Diese Frage kann allerdings ganz klar mit ja beantwortet werden. Sie wird n√§mlich immer noch h√§ufig von Unternehmen eingesetzt und von Mitarbeitern gesch√§tzt. Nur mit den beliebtesten Tools f√ľr die interne Kommunikation kann sie nicht mehr ganz mithalten und es wird sich voraussichtlich in den n√§chsten Jahren ein Abw√§rtstrend einstellen. So wollen laut einer Studie der SCM knapp 17% ihre Mitarbeiterzeitschrift einstellen.

Weitere Instrumente oder Tools, um die interne Kommunikation zu verbessern sind: Briefe & Karten, Mitarbeitergespräche bzw. Feedbackgespräche, Social Media, Digital Signage, Mitarbeiter Apps, Webinare oder Podcasts.

Weitere Tool-Vorschl√§ge erhalten Sie in unserem ausf√ľhrlichen Ratgeber Collaboration Tools.

3. Auswahl der richtigen Instrumente

3. Auswahl der richtigen Instrumente

Die vorgestellten Instrumente sollen als Inspiration betrachtet werden. Wichtig ist jedoch, die Mitarbeiter nicht durch zu viele Kommunikationsinstrumente zu √ľberfordern, denn die Vielzahl der verschiedenen Kommunikationsinstrumente kann in jedem Fall dazu verlocken. √úberlegen Sie sich genau, welche Ziele Ihre interne Kommunikation verfolgen soll. Was wollen Sie damit bewirken? Letztendlich sollten Sie sich auf einige wenige Instrumente beschr√§nken. Wichtig ist dabei auch, dass allen Beteiligten klar ist, welche Informationen √ľber welchen Kanal kommuniziert werden.

Um Ihnen die Entscheidung etwas zu vereinfachen, haben wir Ihnen einige Kriterien f√ľr die Instrumentenauswahl zusammengestellt:

  • Inhalt: Kann das gew√ľnschte Tool die zu vermittelnden Inhalte richtig transportieren? Manche Informationen sollten z.B. lieber pers√∂nlich und nicht √ľber digitale Tools √ľbermittelt werden.

  • Schnelligkeit: Werden die Informationen in Echtzeit vermittelt? Erreichen die Informationen die Beteiligten rechtzeitig?

  • Annahme: Nutzen die Mitarbeiter das ausgew√§hlte Instrument oder st√∂√üt es ggf. auf Ablehnung? Wie ist die Verteilung von j√ľngeren und √§lteren Mitarbeitern im Unternehmen? Vielleicht bevorzugen die j√ľngeren Mitarbeiter eher das Intranet, w√§hrend die √§ltere Belegschaft die Mitarbeiterzeitschrift nicht missen will.

  • R√ľckkoppelung: L√§sst das Instrument Raum f√ľr Feedback und pers√∂nliche Meinungen der Mitarbeiter?

  • Gef√ľhle: Eins der eingesetzten Tools sollte in jedem Fall auch Anerkennung und Wertsch√§tzung vermitteln k√∂nnen. Wie hei√üt es so sch√∂n: Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Wichtig ist hierbei auch, dass Gestik und Mimik zum Einsatz kommen.

    Tipps, wie Kommunikationsinstrumente richtig eingesetzt werden können
    4. Verbesserungspotenzial und Fehlerquellen interner Kommunikation

    4. Verbesserungspotenzial und Fehlerquellen interner Kommunikation

    Eine gute interne Kommunikation hilft dabei, die Unternehmensziele zu erreichen und gilt als entscheidender Erfolgsfaktor f√ľr eine effiziente Team-Zusammenarbeit. Bei vielen Firmen l√§uft die Mitarbeiterkommunikation allerdings noch nicht ganz rund und es besteht Nachholbedarf.

4.1 Wie verbessere ich die interne Kommunikation?

Frau begr√ľ√üt Team-Mitglieder in Videokonferenz

Mit einigen kleinen Anpassungen und etwas Geduld kann es möglich sein, einen reibungslosen Kommunikationsprozess aufzusetzen. Im Folgenden haben wir Ihnen Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre interne Kommunikation zu verbessern:

1. Analysieren Sie die aktuelle Situation

Beantworten Sie die Frage, welche Stärken und Schwächen Sie zurzeit bei Ihrer internen Kommunikation sehen und wie Sie sich verbessern können. Auch Mitarbeiterbefragungen sollten in die Analyse einfließen.

2. Wählen Sie den richtigen Instrumentenmix

Wie bereits erw√§hnt, sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht durch die Vielzahl an Instrumenten √ľberfordern, sondern Ihre Auswahl eingrenzen. Achten Sie auf einen guten Instrumentenmix z.B. zwischen digitalen und analogen Kommunikationsm√∂glichkeiten und dem pers√∂nlichen Austausch mittels Pr√§senzveranstaltungen. Es ist wichtig Kommunikationskan√§le zu w√§hlen, die alle Zielgruppen ansprechen.

3. Seien Sie Vorreiter

Bei neuen Tools ist es essentiell, dass Sie und andere Vorgesetzte die aktive Nutzung der Kanäle vorleben. Dadurch motivieren Sie auch andere Mitarbeiter, die jeweiligen Tools zu nutzen.

4. Interne vor externer Kommunikation

Halten Sie Ihre Informationen transparent und informieren Sie Ihre Belegschaft regelm√§√üig √ľber Neuerungen im Unternehmen. Die Mitarbeiter m√ľssen dabei die erste Dialoggruppe darstellen. Vorher sollten keine Neuerungen nach au√üen an Kunden oder Partner kommuniziert werden. Transparenz und Kontinuit√§t schafft Vertrauen, Interesse und Zusammengeh√∂rigkeit.

5. Schaffen Sie nicht genutzte Kommunikationsinstrumente ab

Fokussieren Sie sich auf die Tools, die von Ihren Mitarbeitern auch genutzt werden und schaffen Sie den Rest ab. Alles andere ist Zeitverschwendung und verursacht unnötige Kosten.

6. F√ľhren Sie Mitarbeitergespr√§che

Das direkte Gespr√§ch mit den Mitarbeitern ist eins der wichtigsten Instrumente f√ľr die interne Kommunikation. Mitarbeiter m√ľssen sich mitteilen k√∂nnen und die Chance erhalten, Feedback zu geben. Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass Sie als F√ľhrungskraft Ihre Erwartungen und Anforderungen transparent kommunizieren.

Weitere Informationen zur Verbesserung der internen Kommunikation erhalten Sie in den folgenden, sehr interessanten Artikeln:

4.2 Die häufigsten Fehler und Fallstricke

‚ÄúMan kann nicht nicht kommunizieren.‚ÄĚ Diesen ber√ľhmten Satz des Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick kennt vermutlich jeder. Doch wo Menschen miteinander kommunizieren, werden auch Fehler gemacht. Da schlechte interne Kommunikation zu Unzufriedenheit, Ineffizienz und einer hohen Fluktuation f√ľhren kann, wollen wir Ihnen im Folgenden die gr√∂bsten Fehler der internen Kommunikation aufzeigen:

1. Zu späte und intransparente Informationsweitergabe

Egal, ob es sich um positive oder negative Neuigkeiten handelt. Mitarbeiter sollten immer zuerst, vollst√§ndig und am besten in regelm√§√üigen Abst√§nden √ľber Neuerungen informiert werden. Wichtig hierbei ist auch, dass Informationen an das gesamte Team und nicht nur an einen Teil der Mitarbeiter kommuniziert werden. Dadurch k√∂nnten sich Mitarbeiter oder ganze Abteilungen ausgegrenzt f√ľhlen und das Vertrauen in die F√ľhrungsebene verlieren.

2. Mitarbeiter erhalten keine Anerkennung

Eins der wichtigsten Faktoren f√ľr die Mitarbeitermotivation ist die Anerkennung von Arbeitsleistungen. F√ľhrungskr√§fte sollten Ihre Wertsch√§tzung regelm√§√üig zum Ausdruck bringen. Nur √ľber Lob und Anerkennung erhalten Mitarbeiter Feedback zu ihrer Leistung, was nachtr√§glich zum Erfolg beitr√§gt.

3. Es werden die falschen Kommunikationskanäle benutzt

Informationen m√ľssen transparent und f√ľr alle an einem zentralen, zug√§nglichen Ort zur Verf√ľgung gestellt werden. Achten Sie hierbei darauf, ob die Mitarbeiter die zur Verf√ľgung gestellten Kommunikationskan√§le √ľberhaupt nutzen und f√ľhren Sie z.B. eine Befragung durch.

4. Unorganisierte interne Kommunikation

Haben Sie ein Kommunikationskonzept? Wenn nicht, wird es Zeit! Ihre Kommunikation sollte eine erkennbare Linie haben und regelm√§√üig stattfinden. Mitarbeiter m√ľssen zudem wissen, welche Informationen √ľber welchen Kanal kommuniziert werden.

5. Isolation der F√ľhrungsebene

Oft √ľbernehmen Mitarbeiter aus der Unternehmenskommunikation die Aufgabe, Neuerungen an die Belegschaft zu kommunizieren. Doch das kann auch schnell nach hinten losgehen, wenn Mitarbeiter das Gef√ľhl bekommen, dass sich das F√ľhrungsteam bewusst von ihnen abgrenzt. Ein Update des Managements gibt diesem ein Gesicht und schafft Verbundenheit.

5. Aktuelle Trends der internen Kommunikation

5. Interne Kommunikation: 5 aktuelle Trends

Die fortschreitende Digitalisierung hat die Art und Weise ver√§ndert, wie wir miteinander kommunizieren. Neue Technologien erobern den Markt und erm√∂glichen eine noch bessere Interaktion und Kommunikation untereinander. Im Folgenden geben wir einen kurzen √úberblick √ľber aktuelle Trends:

  • Mobile Plattformen & Apps:
    Vor allem Corona hat den Bedarf nach mobilen Plattformen & Apps f√ľr eine effiziente ortsunabh√§ngige Kommunikation und Zusammenarbeit verst√§rkt. Aktuell arbeiten laut Bitkom 10,5 Millionen Arbeitnehmer ausschlie√ülich im Homeoffice. Da auch nach Corona laut Bitkom-Berechnungen 35% der Arbeitnehmer ihren Arbeitsort flexibel w√§hlen werden, wird sich dieser Trend auch in 2021 weiter fortsetzen.

  • Interaktives Messaging
    Instant Messaging steht nach wie vor im Trend. Kein Wunder, erm√∂glicht es einen direkten und einfachen Austausch zwischen Kollegen. Viele Tools wie z.B. Placetel mit Webex haben zudem eine Pr√§senz-Anzeige, sodass Mitarbeiter immer direkt sehen, welche Kollegen gerade verf√ľgbar, im Meeting oder in der Pause sind. Der Einsatz von Emojis und GIFs lockert Gespr√§che auf und verspricht mehr Spa√ü bei der Arbeit.

  • Chatbots & K√ľnstliche Intelligenz
    Via Chatbots k√∂nnen h√§ufig wiederkehrende Fragen zum Beispiel im Rahmen von Onboarding-Prozessen automatisiert beantwortet werden. Auch eine Weiterleitung an den richtigen Ansprechpartner ist m√∂glich. Der Einsatz von k√ľnstlicher Intelligenz im Unternehmen erspart viel Zeit und schafft mehr Platz f√ľr wichtigere Aufgaben. Kurzum: Ein riesen Potenzial f√ľr die interne Kommunikation.

  • Employee Generated Content
    Egal ob auf Social Media oder einer internen Plattform: Mitarbeiter generierter Content wird immer wichtiger! Mitarbeiter k√∂nnen so aktiv an der Entwicklung des Unternehmens teilhaben und ihre Sichtweise kommunizieren. Zudem erhalten Mitarbeiter spannende Einblicke in die Ansichten ihrer Kollegen z.B. √ľber Trendthemen oder eigene Ideen und Arbeitsweisen. Der gro√üe Vorteil: Mitarbeiter-generierter Content ist sehr authentisch und kann die Loyalit√§t zum Unternehmen enorm steigern.

  • Virtuelle Mitarbeiterevents
    Viele Weihnachtsfeiern mussten im letzten Jahr coronabedingt in den virtuellen Raum verlegt werden. In nächster Zeit ist erstmal nicht mit großen Lockerungen zu rechnen, weshalb der Trend zu digitalen Veranstaltungen auch in 2021 Bestand haben wird.

6. Abgrenzung: Interne vs. externe Kommunikation

6. Interne vs. externe Kommunikation

Interne vs. externe Kommunikation

In der Unternehmenskommunikation wird zwischen interner und externer Kommunikation unterschieden. W√§hrend sich die interne Kommunikation an Mitarbeiter richtet, werden mit der externen Kommunikation Kunden, Partner oder auch die Presse angesprochen, um diese zu informieren und vom Unternehmen zu √ľberzeugen.

7. Fazit

7. Fazit

Egal ob internationaler Konzern oder erfolgreicher Mittelst√§ndler ‚Äď in unserer schnelllebigen, vernetzten und mobilen Welt ist eine professionelle Unternehmenskommunikation unverzichtbar. Diese ist dabei einem permanenten Wandel unterlegen: W√§hrend neue Kommunikationskan√§le entstehen, ver√§ndern sich auch die klassischen Kommunikationsmedien, ohne jedoch ganz zu verschwinden. √úbrig bleibt eine Vielzahl an Kommunikationsinstrumenten aus denen Unternehmen weise ausw√§hlen m√ľssen.

Welche Instrumente f√ľr die interne Kommunikation sinnvoll sind, ist dabei sehr individuell und h√§ngt vom jeweiligen Unternehmen und dessen Mitarbeitern ab. Entscheidend ist ein guter Instrumentenmix, der auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt ist. Aber nicht nur der Instrumentenmix entscheidet dar√ľber, ob die interne Kommunikation gelingt, sondern auch die Art und Weise, wie kommuniziert wird. Unternehmen sollten auf eine transparente und regelm√§√üige Unternehmenskommunikation achten. Mitarbeiter m√ľssen sich jederzeit gut informiert und wertgesch√§tzt f√ľhlen, um ein gutes Betriebsklima aufrechtzuerhalten.

√Ąhnliche Artikel