Telefonanlage einfach erklärt

Was ist eine Telefonanlage?

Was ist eine Telefonanlage?

Eine Telefonanlage (auch: Telefonsystem, Nebenstellenanlage, PBX oder TK-Anlage genannt) ist eine private Vermittlungseinrichtung, mit der es möglich ist, gleichzeitig mehrere Endgeräte wie Telefone, Smartphones, Anrufbeantworter, Faxgeräte oder Modems sowohl untereinander als auch mit dem öffentlichen Telekommunikationsnetz zu verbinden. Dadurch können Nutzer eines Telefonsystems nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens, sondern auch außerhalb der Organisation Gespräche führen.

Für die Kommunikation mit dem öffentlichen Netz nutzten Telefonanlagen früher auch noch die analoge Technik und ISDN (Integrated Services Digital Network), während heutzutage in der Regel nur noch VoIP (Voice over IP) zum Einsatz kommt. Deshalb soll im Folgenden eine kurze Einführung in die Geschichte der Telefonie erfolgen, um Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Arten von Telefonanlagen zu geben.

Geschichte: Evolutionsstufen der Telefonanlage

Geschichte: Evolutionsstufen der Telefonanlage

Die Geschichte der Telefonanlage reicht bereits etwa 100 Jahre zurück, doch die Anfänge der Telefonie gehen noch sehr viel weiter. Begonnen hat alles im Jahr 1861, als es Johann Philipp Reis als erstem gelingt, eine funktionierende, elektrische Freisprechverbindung aufzubauen. 1876 meldet Alexander Graham Bell das erste Telefon in den USA zum Patent an und verbessert es solange, bis es im Jahre 1881 einsatzfähig ist. Im selben Jahr entstehen auch die ersten öffentlichen Telefonnetze und die erste Telefonzelle wird in Betrieb genommen.

Die Anfänge der Telefonie: Analoge Telefonanlage

Analoge Telefonanlagen gab es seit dem frühen 20. Jahrhunderts. Sie funktionierten über klassische Kupferleitungen und analoge Signale und verbreiteten sich insbesondere von 1950 bis 1980 stark in Unternehmen und Privathaushalten. Heute sind analoge Telefonanlagen jedoch nicht mehr zeitgemäß, da die Technik veraltet ist und viele Nachteile mit sich bringt. So musste man sich bspw. aufgrund von nur zwei Telefonleitungen auf ein Kommunikationsmedium (Telefonie, Fax oder Internet) beschränken, was heute schwer vorstellbar ist.

⊖ Es standen max. zwei Telefonleitungen zur Verfügung
⊖ Ermöglichte jeweils nur eine Sprach- oder Datenverbindung
⊖ Die Abwicklung paralleler Gespräche oder die simultane Nutzung von Telefonen, Fax oder Modem war nicht möglich
⊖ Anbindung von bis zu 8 Nebenstellen pro Telefonanlage
⊖ Alle Telefongeräte hatten dieselbe Telefonnummer
⊖ Waren nur mit Systemen desselben Herstellers kompatibel
⊖ Störanfälligere Signalübertragung & schlechtere Gesprächsqualität
⊕ Resistent gegen Stromausfall

Telefonie wird digital: ISDN-Telefonanlage

Die Digitalisierung des 100 Jahre alten analogen Telefonnetzes war ein Meilenstein in der Geschichte der Telefonie. Nach zwei Pilotprojekten in Stuttgart und Mannheim begann 1989 der offizielle Betrieb von ISDN, der lange Zeit als Standard in der Telefonie galt. 1995 war die Digitalisierung so weit abgeschlossen, dass ISDN flächendeckend zur Verfügung stand. Der Einzug der ISDN-Telefonanlage in den 90er Jahren brachte einige Neuerungen und Vorteile mit sich wie das parallele Telefonieren und Surfen im Internet oder eine höhere Übertragungsqualität.

⊕ Zwei simultan verfügbare Sprachkanäle, die das gleichzeitige Telefonieren zweier Teilnehmer oder das parallele Telefonieren & Surfen ermöglichten
⊕ Höhere Übertragungsqualität für Sprachanrufe
⊕ Bis zu 10 individuelle Rufnummern an einzelnen Nebenstellen
⊕ Größerer Funktionsumfang wie Rufnummmern-Anzeige - und Unterdrückung, Rufumleitungen oder Konferenzschaltungen
⊕ Erweiterung der PBX mithilfe eines Primärmultiplexanschlusses auf bis zu 30 Sprachkanäle je Anschluss
⊖ Komplexere Verkabelung & größerer Hardware-Anteil
⊖ Geringere Skalierbarkeit & Flexibilität als VoIP-Telefonanlage

Der neue Standard in der Telefonie: VoIP-Telefonanlage

Bereits im Jahr 1995 kam das Thema der Internettelefonie auf, war jedoch damals noch nicht massentauglich, denn die damalige Infrastruktur war zu diesem Zeitpunkt nicht für eine Echtzeit-Anwendung wie VoIP ausgelegt. Mit der Verbreitung von leistungsfähigen DSL-Anschlüssen wurde der Weg für die VoIP-Technologie geebnet. In Deutschland stellte sich der VoIP-Umbruch im Jahre 2004 und 2005 ein. Unterschieden wird heute zwischen lokal installierten Hardware-Telefonanlagen und VoIP-Telefonanlagen aus der Cloud. Dazu später mehr in diesem Artikel.

⊕ Höhere Datengeschwindigkeiten & Übertragungsraten als mit ISDN
⊕ Realisierung von mehr Sprachverbindungen als bei ISDN
⊕ Kostenreduktion durch weniger Hardware & günstigere Verbindungsentgelte
⊕ Einfachere Installation & Verwaltung ohne aufwendige Verkabelung
⊕ Einfacheres Hinzufügen oder Löschen von Nebenstellen
⊕ Ortsunabhängige Erreichbarkeit unter einer Rufnummer
⊕ Größerer Funktionsumfang z.B. mit Unified Communications und Integrationen
⊖ Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung
⊖ Funktionsunfähgikeit bei einem Stromausfall

Wie funktioniert eine Telefonanlage?

Wie funktioniert eine Telefonanlage?

Wie eine Telefonanlage im Detail funktioniert, ist in erster Linie davon abhängig, welche Installationsmethode, welche Leitungen und unterstützenden Komponenten der Kommunikationsinfrastruktur verwendet werden. Eine einheitliche Funktionsweise für die verschiedenen Telefonanlagen-Typen gibt es deshalb nicht.

In den letzten Jahren hat sich vermehrt die VoIP-Technik durchgesetzt, die für den Auf- und Abbau von Telefongesprächen das Session-Initiation-Protocol (SIP) nutzt und die Sprachinformationen in kleinen Datenpaketen über das Internet anstatt über das klassische Telefonnetz (PSTN) transportiert.

Grundprinzip der Technik:

• Sprachaufnahme: Das Endgerät (z. B. ein IP-Telefon, Softphone oder analoges Gerät mit Adapter) nimmt die Stimme als analoges Signal auf.

• Digitalisierung & Paketierung: Dieses analoge Signal wird in digitale Daten umgewandelt, in kleine Datenpakete zerlegt und für den Versand vorbereitet.

• Übertragung über IP-Netz: Die Datenpakete werden über das Internet an die VoIP-Telefonanlage bzw. den VoIP-Anbieter gesendet.

• Routing: Die Telefonanlage entscheidet, wohin der Anruf gehen soll – z. B. zu einem anderen internen Teilnehmer oder einem externen Ziel.

• Empfang & Wiedergabe: Beim Empfänger werden die Datenpakete zusammengesetzt, in ein Tonsignal zurückverwandelt und wiedergegeben.

Funktionen einer Telefonanlage

Mit dem Einsatz eines Telefonsystems stehen Nutzern eine Reihe von Funktionen zur Verfügung, die die Kommunikation und Zusammenarbeit komfortabler gestalten. Cloud-Telefonanlagen verfügen z.B. häufig über 150 Funktionen.

Im Folgenden haben wir Ihnen einige typische Funktionen aufgelistet, die die meisten TK-Anlagen in der Regel besitzen.

• Makeln: Zwischen zwei Telefonaten hin- und herschalten
• Anklopfen: Laufenden Anruf halten, um mehrere Anrufe entgegenzunehmen
• Gespräche halten: Gesprächsteilnehmer in eine Warteposition versetzen
• Rufumleitung: Weiterleitung von Anrufen an ein anderes Ziel
• Konferenzschaltung: Mehrere Teilnehmer telefonieren gleichzeitig
• Rufnummernübermittlung: Rufnummer beim Gesprächsteilnehmer anzeigen
• Rufnummernunterdrückung: Ausgehende Rufnummer nicht anzeigen
• Clip-no-Screening: Gesprächsteilnehmer andere Nummer anzeigen lassen
• Voicemail: Ermöglicht es Anrufern, Sprachnachrichten zu hinterlassen
• Gesprächsaufzeichnung: Speichern von Gesprächen zu Referenzzwecken
• Telefonansage: Einrichten einer Begrüßungsansage
• Kurzwahl / Durchwahl: Schnelle Durchwahl statt sperriger Rufnummer und direkte Verbindung mit dem gewünschten Gesprächspartner

Die Liste ist jedoch nicht als vollständig zu betrachten, da der Funktionsumfang je nach Telefonsystem variieren kann. Weitere beliebte Funktionen moderner Telefonanlagen sind heute IVR (Sprachmenü), Besetztlampenfelder, Gruppenrufe oder Warteschleifen, mit denen die Verwaltung von Anrufen und damit die Erreichbarkeit verbessert werden kann. Auch Meeting- und Messaging-Funktionen in Kombination mit einer Telefonanlage sind heute keine Seltenheit mehr und werden von den meisten VoIP-Anbietern optional angeboten.

Ganz neu haben manche Cloud-Telefonanlagen auch KI-Funktionen wie Gesprächsoptimierungen, Meeting-Zusammenfassungen oder Voicebots im Angebot, mit denen die Effizienz gesteigert werden kann.

Was kostet eine Telefonanlage?

Was kostet eine Telefonanlage?

Die Kosten einer Telefonanlage können pauschal nicht aufgezeigt werden, da sich diese je nach Modell stark voneinander unterscheiden. Vor allem die Art der Telefonanlage, die gewünschten Funktionen und die Größe des Unternehmens bestimmen letztendlich den Preis. Je mehr Benutzer und Nebenstellen Sie benötigen, desto teurer wird es am Ende.

• Für kleinere Unternehmen kann eine lokal installierte VoIP-Telefonanlage zwischen 200 bis 2.000 Euro kosten.
• Größere Unternehmen, die eine leistungsstarke TK-Anlage mit komplexen Kommunikationsbedürfnissen benötigen, sollten bei einer Hardware-Telefonanlage eher mit mehreren tausend Euro rechnen.

Anders sieht es jedoch bei einer Cloud PBX aus, da hier keine Kosten mehr für die Telefonanlage an sich, sondern nur noch monatliche Gebühren für die einzelnen Nebenstellen (Rufnummern) und die Verbindungsentgelte gezahlt werden müssen, wodurch deutliche Kostenvorteile realisiert werden können. Eine Cloud-Telefonanlage kann je nach Anbieter und Leistungsumfang zwischen 3 und 30 Euro pro Nutzer / Nebenstelle im Monat kosten. Einige VoIP-Anbieter bieten auch Angebote ohne monatliche Grundgebühr an, jedoch sind hierbei dann nur Basisfunktionen enthalten.

💡Beispiel: Die Cloud-Telefonanlage von Placetel ist z.B. schon ab 4,90 € monatlich pro Nutzer erhältlich. Zudem entstehen, wie bei der klassischen Telefonanlage auch, Kosten für die Verbindungsentgelte. Diese belaufen sich auf 1 Cent/Min. ins deutsche Festnetz.

Was sollte man bei einer neuen Telefonanlage beachten?

Was sollte man bei einer neuen Telefonanlage beachten?

Unternehmen, die sich für eine neue Telefonanlage interessieren, stehen vor einer schwierigen Entscheidung. Sie haben die Wahl zwischen:

Ob sich Ihr Unternehmen bei der Auswahl einer VoIP-Telefonanlage eher für eine On-Premise oder eine On-Demand Lösung entscheiden sollte, hängt von mehreren Faktoren wie z.B. der Netzwerksituation, den Geschäftsanforderungen und der finanziellen Situation ab.

Die folgende, praktische Checkliste kann Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen, welche Art Telefonanlage die bessere Option für Ihr Unternehmen ist. Darüber hinaus haben wir Ihnen die wichtigsten Aspekte am Ende in einer Matrix zusammengefasst.

Kosten:

• Möchten Sie lieber auf hohe Anfangsinvestitionen verzichten?
• Stört es Sie, nach 5-10 Jahren eine neue Telefonanlage kaufen zu müssen?
• Ist es für Sie irrelevant, ob eine Telefonanlage wirklich Ihnen gehört, wenn Sie ansonsten von mehr Flexibilität profitieren?

Verwaltungsaufwand

• Würden Sie es bevorzugen, sich nicht länger um anfallende Reparaturen und Wartungen kümmern zu müssen?
• Sind Ihnen eine hohe Planungssicherheit bzw. planbare Kosten wichtig?
• Ist es Ihnen wichtig, stets über die neuesten Technologiestandards und Funktionen zu verfügen?

Sicherheit

• Ist es für Sie in Ordnung, die Kontrolle über die Telefonanlage in Bezug auf Wartung, Updates, Infrastruktur und Sicherheit an einen Cloud-Anbieter abzugeben?
• Scheuen Sie sich die Verantwortung für die Sicherheit Ihrer Telefonanlage selbst zu tragen?
• Sind Sie unsicher, ob Sie eine hohe Verfügbarkeit Ihrer Telefonanlage gewährleisten können?

Flexibilität:

• Kann es sein, dass Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren stark wächst?
• Möchten Sie jederzeit flexibel Nebenstellen dazubuchen?
• Ist Ihnen die Integration bestehender Business-Anwendungen in Ihre Telefonanlage wichtig?

Wenn Sie die meisten Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, würden wir Ihnen vom Kauf einer physischen Telefonanlage abraten. Stattdessen passt eine Cloud-Telefonanlage dann am besten zu Ihnen. Wenn Sie hingegen den Großteil der Fragen mit „Nein“ beantwortet haben, kann der Kauf eines Telefonsystems für Ihr Unternehmen die richtige Entscheidung sein.

Entscheidungsmatrix: On-Premise vs. On-Demand Telefonanlage

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Kriterien für On-Premise (Hardware-Telefonanlage) und On-Demand (Cloud-Telefonanlage) nochmal gegenübergestellt:

Legende

Abschließend lässt sich sagen, dass eine lokal installierte VoIP Telefonsystem für Sie vermutlich die richtige Entscheidung ist, wenn bereits eine stabile, interne IT-Infrastruktur sowie ausreichend geschultes IT-Personal vorhanden ist und Ihnen maximale Kontrolle & individuelle Anpassungen sehr wichtig sind.

Eine moderne Cloud-Telefonanlage ist hingegen ideal für Sie, wenn Sie von geringen Einstiegskosten und einer hohen Skalierbarkeit profitieren möchten, Sie sich einen schnellen Rollout und Homeoffice-Möglichkeiten wünschen, nur eingeschränkte IT-Ressourcen zur Verfügung stehen und Integrationen in weitere Business-Tools gebraucht werden.

Weiterführende Informationen

Welche Telefonanlage für Ihr Unternehmen? On-Premise vs. On-Demand
Was ist eine Cloud-Telefonanlage?
10 Funktionen einer Cloud-Telefonanlage, die Sie nicht missen wollen
7 Argumente für den Umstieg auf eine VoIP Telefonanlage