Sie überlegen, sich eine neue Telefonanlage anzuschaffen? Dann stehen Sie vor einer wichtigen, aber auch nicht ganz einfachen Entscheidung bei der großen Anzahl an möglichen Systemlösungen- und Anbietern. Da es bei der Anschaffung einiges zu beachten gilt, möchten wir Sie in diesem Ratgeber bei der Auswahl einer geeigneten Telefonanlage unterstützen und Ihnen erklären, welche Fehler Sie in jedem Fall vermeiden sollten.
Telefonanlagen-Kauf
Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden
7 Fehlerquellen, die Sie meiden sollten
Keine Bedarfsermittlung durchgeführt
Bevor Sie eine Telefonanlage kaufen, sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen definieren. Dazu gehören vor allem die folgenden Punkte:
Vergessen, Kapazitäten einzuplanen
Ein weiterer wichtiger Punkt, den Käufer von Telefonanlagen bedenken sollten, ist die Kapazitätsplanung. Denn nicht jede Telefonanlage bietet Ihnen eine flexible Skalierbarkeit. Häufig sind Erweiterungen nur mit viel Arbeitsaufwand möglich oder im schlimmsten Falle mit Umbaumaßnahmen. Informieren Sie sich entsprechend vor dem Kauf, wie einfach und flexibel sich die gewünschte Telefonanlage erweitern lässt.
💡Tipp:
Am besten für flexibles Wachstum sind Cloud-Telefonanlagen geeignet, da sie es ermöglichen, jederzeit neue Nebenstellen hinzuzubuchen und sich somit an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.
Funktionsumfang nicht verglichen
Nachdem Sie die wichtigsten Aspekte wie Kosten, Flexibilität und Skalierbarkeit geklärt haben, sollte Sie in jedem Fall auch einen genaueren Blick auf den Funktionsumfang werfen, da sich dieser bei den einzelnen Telefonanlagen unterscheiden kann. Während manche Funktionen wie Voicemail, Weiterleitungen oder Follow-Me meist zur Grundausstattung gehören, gibt es auch erweiterte Funktionen wie Videokonferenzen, Chat, Gesprächsaufzeichnung, BLF oder Call-Center Funktionen, die nicht jeder Hersteller anbietet oder die unter Umständen bei manchen mit einem Aufpreis verbunden sind.
💡Tipp:
Prüfen Sie deshalb bereits im Voraus, welche Telefonsituationen Sie im Unternehmen abbilden möchten, um Rückschlüsse zu erhalten, welche Funktionen Sie benötigen. Da die Vielzahl an angebotenen Funktionen etwas überrumpelnd sein kann, stehen wir Ihnen bei Placetel auch gerne für eine professionelle Beratung zur Verfügung.
Veraltete oder kostenlose Anlage ausgesucht
Viele der am Markt erhältlichen Telefonanlagen – insbesondere analoge und ISDN-Telefonanlagen - sind nicht mehr auf der Höhe der Zeit und entsprechen nicht mehr den heutigen Standards. Achten Sie bei Ihrer Auswahl deshalb auf ein IP-basiertes Telefonsystem.
Darüber hinaus sollten Sie bei kostenlosen Angeboten vorsichtig sein. Seien Sie vor versteckten Kosten auf der Hut und schauen Sie sich den Funktionsumfang genau an. Bei diesen Angeboten sind häufig nur grundlegende Funktionen inkludiert und die Verbindungsentgelte häufig etwas teurer. Für Startups oder sehr kleine Unternehmen könnte ein solches Angebot zwar Sinn machen, aber mittelständische und große Unternehmen sollten in jedem Fall zu einem professionellen Telefonsystem greifen.
Hardwarekompatibilität nicht geprüft
Eine der größten Herausforderungen, denen IT-Experten beim Wechsel auf ein neues PBX-System begegnen, stellt die Integration bzw. Kompatibilität der bestehenden Hardware wie Router oder Telefone dar. Nicht selten kommt es vor, dass dieser Punkt nicht bedacht wird und die einzige Lösung darin besteht, die alten Geräte durch moderne Router und Telefone auszutauschen.
💡Tipp:
Informieren Sie sich entsprechend vor dem Wechsel, welche Hersteller und Geräte mit Ihrer neuen Telefonanlage kompatibel sind, damit die IT auf der einen Seite nicht zu viel Aufwand investieren muss und Sie nicht zu viel Zeit vergeuden und sich schon um alles vorher kümmern können.
Vergessen, Internetverbindung zu prüfen
Wenn Sie sich für eine VoIP-Telefonanlage interessieren, gilt eine schnelle und stabile Breitband-Internetverbindung als Voraussetzung, damit eine gute Sprachqualität gewährleistet werden kann. Pro Sprachkanal werden in etwa 100kbit/s in Sende- und Empfangsrichtung benötigt.
💡Tipp:
Um das erforderliche Datenvolumen für Ihr Unternehmen zu definieren, sollten Sie deshalb zunächst analysieren, wie viele Telefonate zur selben Zeit geführt werden. Bei 10 Mitarbeitern entspräche das einer benötigen Bandbreite von 1000 kbit/s im Up- und Download zzgl. weiterer Bandbreite für die normale Internetnutzung.
Physische Telefonanlage gekauft
Natürlich hat auch eine vor Ort installierte Telefonanlage ihre Vorteile und für einzelne Fälle, z.B. wenn keine stabile Internetverbindung am Standort verfügbar ist, mag eine stationäre Telefonanlage auch die bessere Entscheidung sein. Für die meisten Anwendungsfälle sind wir aber der festen Überzeugung, dass sich eine Cloud-Telefonanlage mehr lohnt. Warum?
👉Das lesen Sie in unserem Artikel Telefonanlage kaufen oder mieten?.
Fazit: Zeit nehmen & testen
Wir haben gesehen, dass es einige Kriterien gibt, die vor der Entscheidung berücksichtigt werden sollten. Unser Tipp: Informieren Sie sich ausführlich über die verschiedenen Arten von Telefonanlagen, lassen Sie sich bei Bedarf beraten und testen Sie die Telefonanlage aus – falls möglich. Viele Anbieter wie Placetel bieten eine kostenfreie 30-tägige Testphase an, in der Sie das Telefonsystem ausführlich testen können.
Sollte bei Ihrer Wunsch-Telefonanlage keine Option zum Testen zur Verfügung stehen, bitten Sie zumindest um eine Vorführung dessen, was Sie kaufen. Immerhin ist der Kauf bzw. die Miete einer Telefonanlage zum einen in der Regel eine langfristige Investition und zum anderen eine wichtige und elementare Grundausstattung für Büros, um eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten. Dementsprechend sollte es eine wohl überlegte Entscheidung sein.
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