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Voicemail

Definition und Funktionen einfach erklärt

Von Michelle Mertens
Die Voicemail kann man sowohl auf dem Telefon als auch auf anderen Devices abrufen

Die Voicemail ist die moderne Alternative zu einem Anrufbeantworter. Beide ermöglichen es Anrufern eine Nachricht zu hinterlassen, wenn die angerufene Person nicht erreichbar ist. Bei der Voicemail werden Nachrichten auf einem separaten Server oder System aufgezeichnet und können von verschiedenen Geräten, wie dem Smartphone oder dem Computer, abgespielt werden. Der Anrufbeantworter dagegen ist ein physisches Gerät, das mit einem Telefon verbunden wird und Nachrichten in der Regel durch das Drücken einer Taste abgespielt.

1. Was ist Voicemail?

1. Was ist Voicemail?

Auf der eigenen Voicemail können Nutzer eine persönliche Ansage einsprechen, die Anrufern vorgespielt wird, wenn niemand ans Telefon geht. Anrufer können im Anschluss eine digitale Nachricht auf der Voicemail hinterlassen.

Insbesondere in Unternehmen ist diese Funktion unerlässlich, um eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten. Informationen gehen so nicht verloren, wenn ein Anschluss nicht besetzt ist. Die aufgenommene Nachricht wird in eine Audiodatei umgewandelt und zum Beispiel auf einem Server gespeichert. Bei vielen Cloud-Telefonanlagen sind Voicemails als Funktion integriert, die direkt ans Internet angebunden sind. Das hat den Vorteil, dass Voicemail-Nachrichten von überall abgerufen werden können.

2. Voicemail-Funktionen

2. Voicemail-Funktionen
Ein Mann ruft seine Voicemail mobil ab
Die ortsunabhängige Abrufbarkeit der Voicemails ermöglicht auch einen mobilen Zugriff auf wichtige Nachrichten

Der Funktionsumfang von Voicemails variiert. In analogen Systemen wie dem Anrufbeantworter wurden Nachrichten sequenziell gespeichert. Die Voicemail bietet einen größeren Funktionsumfang, da sie alle Informationen enthalten kann, die sich digital übertragen lassen.

Nachrichten müssen nicht der Reihe nach abgehört werden und der Empfänger kann direkt per E-Mail oder SMS über den Eingang einer neuen Nachricht informiert werden. Die Nachricht kann pausiert und vor- oder zurückgespult werden. Die meisten Voicemail-Systeme unterstützen zudem benutzerdefinierte Telefonansagen und alternative Ansagen für Abwesenheit oder eine besetzte Leitung.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Verteilerlisten für ganze Abteilungen zu erstellen oder Nachrichten als dringend zu markieren. Voicemail-Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie von überall und von verschiedenen Geräten abgerufen werden können. So können Kunden zurückgerufen werden, wenn der Mitarbeiter sich außer Haus befindet.

2.1 Voicemail-to-E-Mail

Voicemail-to-E-Mail ist eine Funktion, mit der aufgenommene Voicemail-Nachrichten direkt als Audiodatei per E-Mail an den Inhaber der Voicemail gesendet werden. Das hat den Vorteil, dass die Empfänger sofort über den Eingang neuer Nachrichten informiert werden und diese direkt in ihrem Posteingang organisieren können. Aus der E-Mail kann die Audiodatei heruntergeladen und abgespielt werden. So bleiben Mitarbeiter im Außendienst erreichbar und können Voicemail-Nachrichten direkt über ihr Smartphone abspielen, egal wo sie sich befinden.

Voicemail-to-E-Mail ist in der Regel in VoIP-Telefonanlagen integriert und bietet größere Flexibilität und Übersichtlichkeit. Mithilfe von Voicemail-to-E-Mail können Kundenanfragen schneller bearbeitet oder weitergeleitet werden.

Einige Voicemail-Systeme bieten die Funktion, die Audiodateien in Textform transkribieren zu lassen. Voicemails können so von unterwegs nicht nur gehört, sondern gelesen werden, ohne eine Audiodatei anzuhören. Die Qualität der Transkription hängt in der Regel von der Qualität der Aufnahme ab.

3. Unified Communications

3. Unified Communications

Die Voicemail ist häufig Bestandteil sogenannter Unified-Messaging-Lösungen, die einen Teil der Unified Communications (UC) darstellen. UC beschreibt, wie verschiedene digitale Kommunikationstools miteinander kommunizieren. UC integriert verschiedene Kommunikationskomponenten wie Sprache, Messaging und Video miteinander und ermöglicht Kommunikation in Echtzeit.

Verschiedene IP-fähige Geräte können so in den Vorgang eingebunden werden und Voicemails können über diverse Geräte abgehört werden, da sich Informationen und Nachrichten medienübergreifend versenden und empfangen lassen. UC ermöglicht es Nutzern zudem, Instant Messaging, Videokonferenzen und Anrufe aus einer gemeinsamen Oberfläche zu tätigen.

Die Voicemail bietet mehr Funktionen und vor allem mehr Flexibilität als der klassische Anrufbeantworter. Unternehmen können ihre interne und externe Kommunikation mithilfe von Voicemails effizienter und reibungsloser gestalten. Die Funktionen eignen sich besonders für Mitarbeiter, die sich häufig im Außendienst befinden oder viel Kundenkontakt haben.