Voicemail

Definition und Funktionen einfach erklärt

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Die Voicemail kann man sowohl auf dem Telefon als auch auf anderen Devices abrufen

Die Voicemail ist die moderne Alternative zu einem Anrufbeantworter. Beide erm√∂glichen es Anrufern eine Nachricht zu hinterlassen, wenn die angerufene Person nicht erreichbar ist. Bei der Voicemail werden Nachrichten auf einem separaten Server oder System aufgezeichnet und k√∂nnen von verschiedenen Ger√§ten, wie dem Smartphone oder dem Computer, abgespielt werden. Der Anrufbeantworter dagegen ist ein physisches Ger√§t, das mit einem Telefon verbunden wird und Nachrichten in der Regel durch das Dr√ľcken einer Taste abgespielt.

1. Was ist Voicemail?

1. Was ist Voicemail?

Auf der eigenen Voicemail können Nutzer eine persönliche Ansage einsprechen, die Anrufern vorgespielt wird, wenn niemand ans Telefon geht. Anrufer können im Anschluss eine digitale Nachricht auf der Voicemail hinterlassen.

Insbesondere in Unternehmen ist diese Funktion unerl√§sslich, um eine effiziente Kommunikation zu gew√§hrleisten. Informationen gehen so nicht verloren, wenn ein Anschluss nicht besetzt ist. Die aufgenommene Nachricht wird in eine Audiodatei umgewandelt und zum Beispiel auf einem Server gespeichert. Bei vielen Cloud-Telefonanlagen sind Voicemails als Funktion integriert, die direkt ans Internet angebunden sind. Das hat den Vorteil, dass Voicemail-Nachrichten von √ľberall abgerufen werden k√∂nnen.

2. Voicemail-Funktionen

2. Voicemail-Funktionen
Ein Mann ruft seine Voicemail mobil ab
Die ortsunabhängige Abrufbarkeit der Voicemails ermöglicht auch einen mobilen Zugriff auf wichtige Nachrichten

Der Funktionsumfang von Voicemails variiert. In analogen Systemen wie dem Anrufbeantworter wurden Nachrichten sequenziell gespeichert. Die Voicemail bietet einen gr√∂√üeren Funktionsumfang, da sie alle Informationen enthalten kann, die sich digital √ľbertragen lassen.

Nachrichten m√ľssen nicht der Reihe nach abgeh√∂rt werden und der Empf√§nger kann direkt per E-Mail oder SMS √ľber den Eingang einer neuen Nachricht informiert werden. Die Nachricht kann pausiert und vor- oder zur√ľckgespult werden. Die meisten Voicemail-Systeme unterst√ľtzen zudem benutzerdefinierte Telefonansagen und alternative Ansagen f√ľr Abwesenheit oder eine besetzte Leitung.

Dar√ľber hinaus gibt es die M√∂glichkeit, Verteilerlisten f√ľr ganze Abteilungen zu erstellen oder Nachrichten als dringend zu markieren. Voicemail-Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie von √ľberall und von verschiedenen Ger√§ten abgerufen werden k√∂nnen. So k√∂nnen Kunden zur√ľckgerufen werden, wenn der Mitarbeiter sich au√üer Haus befindet.

2.1 Voicemail-to-E-Mail

Voicemail-to-E-Mail ist eine Funktion, mit der aufgenommene Voicemail-Nachrichten direkt als Audiodatei per E-Mail an den Inhaber der Voicemail gesendet werden. Das hat den Vorteil, dass die Empf√§nger sofort √ľber den Eingang neuer Nachrichten informiert werden und diese direkt in ihrem Posteingang organisieren k√∂nnen. Aus der E-Mail kann die Audiodatei heruntergeladen und abgespielt werden. So bleiben Mitarbeiter im Au√üendienst erreichbar und k√∂nnen Voicemail-Nachrichten direkt √ľber ihr Smartphone abspielen, egal wo sie sich befinden.

Voicemail-to-E-Mail ist in der Regel in VoIP-Telefonanlagen integriert und bietet größere Flexibilität und Übersichtlichkeit. Mithilfe von Voicemail-to-E-Mail können Kundenanfragen schneller bearbeitet oder weitergeleitet werden.

Einige Voicemail-Systeme bieten die Funktion, die Audiodateien in Textform transkribieren zu lassen. Voicemails können so von unterwegs nicht nur gehört, sondern gelesen werden, ohne eine Audiodatei anzuhören. Die Qualität der Transkription hängt in der Regel von der Qualität der Aufnahme ab.

3. Unified Communications

3. Unified Communications

Die Voicemail ist h√§ufig Bestandteil sogenannter Unified-Messaging-Lösungen, die einen Teil der Unified Communications (UC) darstellen. UC beschreibt, wie verschiedene digitale Kommunikationstools miteinander kommunizieren. UC integriert verschiedene Kommunikationskomponenten wie Sprache, Messaging und Video miteinander und erm√∂glicht Kommunikation in Echtzeit.

Verschiedene IP-f√§hige Ger√§te k√∂nnen so in den Vorgang eingebunden werden und Voicemails k√∂nnen √ľber diverse Ger√§te abgeh√∂rt werden, da sich Informationen und Nachrichten medien√ľbergreifend versenden und empfangen lassen. UC erm√∂glicht es Nutzern zudem, Instant Messaging, Videokonferenzen und Anrufe aus einer gemeinsamen Oberfl√§che zu t√§tigen.

Die Voicemail bietet mehr Funktionen und vor allem mehr Flexibilit√§t als der klassische Anrufbeantworter. Unternehmen k√∂nnen ihre interne und externe Kommunikation mithilfe von Voicemails effizienter und reibungsloser gestalten. Die Funktionen eignen sich besonders f√ľr Mitarbeiter, die sich h√§ufig im Au√üendienst befinden oder viel Kundenkontakt haben.

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