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Business-Kommunikation 2024

Aktuelle Trends & Entwicklungen für eine effektive Geschäftskommunikation

Business Kommunikation am Arbeitsplatz

Schneller, direkter, transparenter: Die Digitalisierung hat unsere Art und Weise miteinander zu kommunizieren deutlich verändert. Die Zeiten, in denen Unternehmen nur das Telefon und das Fax für ihre Kommunikation einsetzten, sind längst vorbei. Doch mit welchen aktuellen Themen beschäftigt sich die Kommunikation heute und welche werden die Business-Kommunikation der Zukunft prägen? Mit diesen Fragen beschäftigt sich der folgende Artikel und bezieht dafür verschiedene aktuelle Studien ein.

Kommunikation domininiert Arbeitstag

Eine effiziente und gut funktionierende Kommunikation kann über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Da verwundert es kaum, dass die Kommunikation einen Großteil unserer täglichen Arbeitszeit einnimmt. Laut einer aktuellen Studie von Grammarly investieren Fachkräfte in Deutschland im Schnitt 75% ihrer Arbeitszeit in Kommunikation, was pro Woche etwa 31 Stunden entspricht. Am meisten Zeit nimmt im Jahr 2024 dabei die schriftliche Kommunikation in Anspruch. Ganz vorne liegt die E-Mail mit 7 Stunden pro Woche, gefolgt von Videokonferenzen und Telefonkonferenzen mit je 4 Stunden.1

Infografik: Anzwahl an Stunden, die Mitarbeitende in bestimmte Geschäftskommunikation investieren
Kommunikationskanäle, die die meiste Arbeitszeit in Anspruch nehmen.
Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Grammarly, 2024

Meist genutzte Kommunikationskanäle in Unternehmen

Telefonie, E-Mail, soziale Netzwerke, Chat – die Kommunikationskanäle entwickeln sich ständig weiter. Um sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen und keinen Nachteil zu erleiden, ist es wichtig, Kunden einen guten Service zu bieten und auf verschiedenen Kommunikationskanälen erreichbar zu sein.

81% der Kunden sagen, dass die Kommunikation fĂĽr die Customer Experience eher oder sogar sehr wichtig sei. 2
Smart Communications
2023

Dabei zeigt sich, dass die Anzahl der genutzten Kommunikationsplattformen immer weiter ansteigt. So gaben 68% der Führungskräfte an, dass sie in den letzten 12 Monaten deutlich mehr Kommunikationskanäle genutzt hätten.3

Verschiedene Kommunikationskanäle haben sich in den letzten Jahren herauskristallisiert, die vermehrt in Unternehmen eingesetzt werden:

Dies ist ein Test
Quelle: IDG Research - Smart Business Communications Studiel 4

đź’ˇInteressant:
Allen voran: Die IP-Telefonanlage, die 2019 bereits von 49 Prozent der Unternehmen eingesetzt wurde. Dicht darauf folgten die E-Mail (44%) und die Videotelefonie (41%).

Generell zeigt sich, dass die digitale Kommunikation in Unternehmen weiter Fahrt aufnimmt. Während die digitalen Kommunikationskanäle- und instrumente wie Smartphone, Videokonferenzen, Messenger-Dienste, Kollaborationstools und Social Media deutlich in der Nutzung von 2018 bis 2021 gestiegen sind, nahm der Einsatz von Fax und Briefpost weiter ab. Den deutlichsten Anstieg konnten das Smartphone (von 51 auf 89%) und Messenger-Dienste (von 37 auf 66%) verzeichnen. E-Mail und Festnetz wurden 2021 mit 100% und 98% von fast allen Unternehmen genutzt. 5

5 Trends & Entwicklungen

Mann nutzt einen Chatbot auf seinem Smartphone
© panuwat – stock.adobe.com

1. Einsatz von KI-Tools

Künstliche Intelligenz gehört zu den Megatrends 2024 - auch in der Business-Kommunikation. Zwar gehört die Nutzung von Algorithmen und KI-Tools für viele Unternehmen bereits zum Alltag: Sei es beim Einsatz von Chatbots, der automatisierten Verarbeitung von Kundenanfragen oder der automatisierten Content-Erstellung. Allerdings wird KI in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen und ist deshalb eins der wichtigsten Zukunftsthemen. Denn auch wenn bereits 60% der Unternehmen KI-basierte Tools zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen und zur Produktivitätssteigerung in der schriftlichen Kommunikation einsetzen, gibt es noch viele, die das Potenzial der verfügbaren Technologien und Möglichkeiten noch nicht voll ausschöpfen.

Obwohl es laut Grammarly einige Bedenken hinsichtlich Datenschutz (47%), Sicherheit der Firmendaten (45) und der Qualitätskontrolle (41%) gibt, steht der Einführung generativer KI am Arbeitsplatz die Mehrheit dennoch mit 84% der Führungskräfte und 52% der Angestellten positiv gegenüber.

Wir fiebern demnach einer Zukunft entgegen, in der KI-Tools ein essenzieller Bestandteil des Arbeitsalltags werden und Unternehmen schauen sollten, wie sie die Möglichkeiten gewinnbringend für sich einsetzen können.

2. Schaffung hybrider Arbeitsbereiche

Flexible Arbeitsmodelle erfordern auch entsprechende Kommunikations­lösungen. Ob im BĂĽro oder Homeoffice: Unternehmen mĂĽssen dafĂĽr Sorge tragen, dass alle Mitarbeiter am Arbeitsalltag teilnehmen können und niemand benachteiligt wird, um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten. Das erfordert neben einer professionellen Videokonferenzlösung, auch Video­konferenz­systeme fĂĽr Meetingräume im BĂĽro und entsprechende Hardware fĂĽr Mitarbeiter, die remote arbeiten. Denn Sprache ist und bleibt das wichtigste Kommunikationsmittel.

Laut der Ipsos-Studie sind 89% der deutschen Arbeitnehmer:innen ĂĽberzeugt, dass Teams, die Sprachkommunikation nutzen, besser miteinander verbunden sind. 6

3. Bedeutungssteigerung der internen Kommunikation

Die dritte Entwicklung ist im Bereich der internen Kommunikation spürbar. War die interne Kommunikation der Externen in den letzten Jahren eher nachgelagert, verändert sich dieses Bild allmählich. Laut einer Umfrage der deutschen Telekom AG sind die Executives und auch 87% der Mitarbeiter der Meinung, dass die interne Kommunikation in Zukunft an Bedeutung gewinnen wird. Neben dem Fachkräftemangel werden hierfür auch die flexiblen Arbeitsmodelle wie Remote-Work verantwortlich gemacht. Denn umso seltener die Mitarbeitenden vor Ort im Büro sind, desto wichtiger wird die interne Abstimmung. 7

4. Nutzung einer Omni-Channel-Kommunikation

Das riesige mediale Angebot und damit verbunden die allgemeine InformationsĂĽberflutung fĂĽhren dazu, dass es fĂĽr Unternehmen immer schwieriger wird, ihre Zielgruppe zu erreichen. Im Kampf um Aufmerksamkeit wird es deshalb immer wichtiger, auf eine systematische Omni-Channel-Strategie und relevante Inhalte zu setzen.

Durch den Aufbau eines Netzes unterschiedlicher Kanäle wie Website, Blog, Social Media, Newsletter und Anzeigenwerbung sorgen Sie für eine größtmögliche Reichweite. Wichtig dabei ist, darauf zu achten, dass Sie die Kanäle bespielen, auf denen auch Ihre Zielgruppe unterwegs ist. Deshalb ist es wichtig, die Customer Journey Ihrer Zielgruppe genau zu kennen und an jedem Touchpoint zu überzeugen. Passen Sie die Inhalte stets auf die jeweilige Zielgruppe an, um den größten Mehrwert zu bieten.

5. Positionierung zu relevanten Themen

Die Erwartungshaltung von Konsumenten und Mitarbeitenden ist in den letzten Jahren immer weiter gestiegen. Für Unternehmen reicht es heute nicht mehr aus, Gewinne zu erzielen, gute Produkte zu entwickeln und Arbeitsplätze zu schaffen. Stattdessen wird heute auch von ihnen erwartet, dass sie sich zu politischen und gesellschaftskritischen Themen äußern und eine klare Haltung einnehmen.

Next Communication muss Haltung zeigen und Stellung beziehen, auch wenn diese Haltung zu Irritationen bei einigen Stakeholdern fĂĽhrt. ⁷

Die Bandbreite möglicher Themenschwerpunkte ist dabei recht breit gefächert und reicht von Klima und Tierwohl, über Chancengleichheit und Diversity bis hin zu politischen Entwicklungen. Insbesondere das Thema Nachhaltigkeit hat in den letzten Jahren viel Aufmerksamkeit erhalten. Dabei sollten Unternehmen jedoch vorsichtig mit ihrer Kommunikation umgehen, um später nicht des Greenwashings beschuldigt zu werden:

Eine der groĂźen Herausforderungen der Next Communication wird sein, neue und kreative Wege zu finden, das Nachhaltigkeitsengagement des Unternehmens glaubwĂĽrdig zu vermitteln, ohne dabei in eine Greenwashing-Falle zu tappen. ⁷

Am Ende gilt es für Unternehmen sich frühzeitig zu überlegen, zu welchen Themen sie Stellung beziehen möchten und hierfür gemeinsam mit dem Management eine klare Positionierung herauszuarbeiten.  

Fazit

Die Unternehmenskommunikation befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel, der sich durch eine nie dagewesene Schnelligkeit, Vielfalt an unterschiedlichen Kanälen und neuen Technologien auszeichnet. Mit Hinblick auf die Informationsüberflutung und die Reichweitenverluste ist es heute so wichtig wie nie, für eine effiziente Kommunikation zu sorgen und relevante Inhalte zu erstellen. In diesem Zusammenhang haben viele Unternehmen die zunehmende Bedeutsamkeit von KI-Tools erkannt, um insbesondere die schriftliche Kommunikation zu optimieren und die Produktivität nachhaltig zu steigern.

Zudem zeigt sich, dass das Berufsleben heute durch vernetztes, hybrides Arbeiten bestimmt wird und die interne Kommunikation immer weiter an Relevanz gewinnt. Deshalb gilt es, für Mitarbeiteitende im Büro und Homeoffice dieselben Bedingungen zu schaffen und auf Collallaboration-Tools zu setzen, um eine effiziente und ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Bildquelle Header: © Rymden – stock.adobe.com

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