Kriterien für die Auswahl

7 Tipps, wie Sie die passende Cloud-Telefonanlage finden

Datensicherheit

Insbesondere für Unternehmen stellt die Datensicherheit das mit Abstand wichtigste Kriterium dar. Informieren Sie sich deshalb bei der Wahl einer Cloud-Telefonanlage zunächst, wo die Server des Anbieters stehen. Achten Sie darauf, dass Ihre neue Telefonanlage in mehreren redundanten Rechenzentren in der EU gehostet wird.

Des Weiteren sollte sich der Anbieter an die DSGVO halten und eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit gewährleisten. Die Verfügbarkeit sollte über 99% liegen. Dadurch ist eine Ausfallzeit von einigen Stunden pro Jahr vertraglich abgesichert. Weitere wichtige Aspekte sind Sicherheitszertifikate wie z.B. ISO.

Flexible Skalierbarkeit

Anbieter einer Cloud-Lösung stellen ihren Kunden meist unterschiedliche Tarife zur Verfügung, die individuell auf die Größe des Unternehmens ausgerichtet werden können. Achten Sie bei der Auswahl Ihres VoIP-Anbieters darauf, dass Sie flexibel Nebenstellen bzw. Lizenzen hinzubuchen- und bei Bedarf auch wieder abbestellen können, um jederzeit auf Ihre Geschäftssituation reagieren zu können.

Funktionsumfang

Bevor Sie sich über verschiedene Anbieter informieren, sollten Sie sich zunächst fragen, was Sie sich vom Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage erhoffen. Welche Arbeitsprozesse sollen dadurch vereinfacht werden? Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, sind Sie eher in der Lage einzuschätzen, welche Funktionalitäten Sie brauchen oder sich zumindest entsprechend beraten zu lassen.

Sind für Sie ggf. schon grundlegende Telefonfunktionen ausreichend oder möchten Sie auch auf Call-Center-Funktionen, Videokonferenzen oder Chat zugreifen, um Ihren Kundenservice und die Team-Zusammenarbeit zu verbessern? Schauen Sie ganz genau nach, welche Funktionalitäten beim Anbieter enthalten sind und welche eventuell noch hinzugebucht werden müssen.

Mobilität

Die Integration mobiler Endgeräte in die Cloud-Telefonanlage bietet viele Vorteile. Sie bleiben permanent und von überall erreichbar. Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten, können ganz einfach mit ihren Kollegen in Verbindung bleiben und sich über Kundeninformationen und Produkte austauschen. Stellen Sie sich also von Anfang an die Frage, inwieweit Ihnen die Einbindung mobiler Endgeräte wichtig ist und wie gut das vom Anbieter auch umgesetzt werden kann – z.B. in Form von eigenen Apps oder Softphones oder einer nativen Mobilfunkintegration.

Support

Wie wichtig dieses Kriterium für Sie ist, hängt von Ihrem technischen Vorwissen ab. Zwar ist für die Administration einer Cloud-Telefonanlage i.d.R. kein fachliches Knowhow erforderlich, aber wenn Sie technisch nicht sonderlich versiert sind, sollten Sie ggf. trotzdem darauf achten, dass der Anbieter neben Telefon, Mail und Ticketsystem ggf. auch Einrichtungspakete oder einen Remote-Support anbietet, um Ihnen bei Problemen bestmöglich weiter zu helfen.

Preis-Leistungsverhältnis

Selbstverständlich spielt das Preis-Leistungsverhältnis bei der Entscheidung für einen VoIP-Anbieter eine große Rolle. Geld ist jedoch nicht alles und Sie sollten die Daten- und Ausfallsicherheit in jedem Fall höher gewichten als die Kosten. Denn was bringt Ihnen eine günstige cloudbasierte Telefonanlage, wenn der Datenschutz des Anbieters fraglich ist, Ihnen niemand eine hohe Ausfallsicherheit gewährleisten kann und der Support nie erreichbar ist?

Nichtsdestotrotz sollten Sie sich vorher genau über die anfallenden Kosten informieren. Die meisten Provider bieten unterschiedliche Tarife an, die sich je nach Nutzerzahl und Funktionsumfang unterscheiden.

Vertragslaufzeit

Legen Sie von vornherein fest, wie lange Sie sich an einen Anbieter binden wollen. Bei vielen Anbietern ist eine monatliche Kündigung möglich. Längere Vertragslaufzeiten bieten hingegen oftmals Einsparpotenziale im Hinblick auf die monatliche Grundgebühr.

💡Tipp:
Falls die Entscheidung für einen bestimmten Cloud-Telefonie-Anbieter gefallen ist, sollten Sie - falls das angeboten wird - zunächst eine Testversion nutzen. Bei Placetel haben Sie z.B. die Möglichkeit, die Telefonanlage für 30 Tage kostenlos zu testen.