Telefonanlagen Handbuch
1
Theorie & Markt
2
Cloud-Telefonanlage im Detail
3
Fehler & HĂĽrden
4
Auswahl & Wechsel

Funktionen der Telefonanlage

Diese 10 praktischen Features mĂĽssen Sie kennen

Heutige Telefonanlagen können weit mehr als einfach nur Anrufe entgegennehmen. Sie dienen als zentrale Kommunikations­plattform und vereinen eine Vielzahl an professionellen Funktionen, die dabei helfen, Ihre Kommunikation zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Wir zeigen Ihnen, ĂĽber welche Standardfunktionen eine Telefonanlage verfĂĽgen sollte und was die hilfreichsten Funktionen sind. Denn eine moderne Telefonanlage kann oft mehr als Sie denken!

Welche Funktionen sollte eine Telefonanlage haben?

Je nach Telefonanlage kann der Funktionsumfang stark variieren. Moderne Cloud-Telefonanlagen zum Beispiel verfügen häufig über 150 Funktionen. Im Folgenden haben wir Ihnen zunächst einige typische Funktionen aufgelistet, die die meisten Telefonanlagen in der Regel besitzen:

  • Makeln: Zwischen zwei Telefonaten hin- und herschalten 
  • Anklopfen: Laufenden Anruf halten, um mehrere Anrufe entgegenzunehmen 
  • Gespräche halten: Gesprächsteilnehmer in eine Warteposition versetzen 
  • Rufumleitung: Weiterleitung von Anrufen an ein anderes Ziel
  • Konferenzschaltung: Mehrere Teilnehmer telefonieren gleichzeitig 
  • RufnummernĂĽbermittlung: Rufnummer beim Gesprächsteilnehmer anzeigen 
  • RufnummernunterdrĂĽckung: Ausgehende Rufnummer nicht anzeigen 
  • Clip-no-Screening: Gesprächsteilnehmer andere Nummer anzeigen lassen 
  • Voicemail: Ermöglicht es Anrufern, Sprachnachrichten zu hinterlassen 
  • Gesprächsaufzeichnung: Speichern von Gesprächen zu Referenzzwecken 
  • Telefonansage: Einrichten einer BegrĂĽĂźungsansage 
  • Kurzwahl / Durchwahl: Schnelle Durchwahl statt sperriger Rufnummer und direkte Verbindung mit dem gewĂĽnschten Gesprächspartner 

10 praktische Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

1. Zeit- und prioritätsbasierte Anrufsteuerung

Entscheiden Sie selbst, wann, wo und wie Sie für Ihre Kunden erreichbar bleiben möchten. Mit individuellen Weiterleitungsregeln können Sie einstellen, dass Anrufe an bestimmten Tagen (z.B. während der Ferien) oder zu bestimmten Uhrzeiten wie z.B. außerhalb Ihrer Öffnungszeiten auf Wunsch auf ein beliebiges Endgerät weitergeleitet werden. So verpassen Sie mit Sicherheit keinen Anruf mehr und können Ihren Kunden einen ausgezeichneten Support bieten.

2. Gruppenruf

Für eine effizientere Arbeitsweise lohnt sich die Gruppenruf-Funktion. Bilden Sie Anrufgruppen und ordnen Sie einzelne Rufnummern einer ganzen Abteilung zu. Anrufe klingeln so auf allen ausgewählten Telefonen in der jeweiligen Abteilung. Das ist von großem Vorteil, wenn einzelne Mitarbeiter gerade nicht am Platz oder im Gespräch sind.

3. Warteschlangen

Warteschlangen werden vor allem häufig für Vertriebsteams oder andere Servicebereiche eingesetzt. Generell können sie jedoch für jede Situation verwendet werden, in der die Anzahl der Anrufe die interne Kapazität überschreitet. Bei der Nutzung von Warteschlangen können Sie verschiedene Routingoptionen nach Priorität oder Skill nutzen, damit Ihre Kunden immer mit dem für Sie besten Anprechpartner verbunden werden.

đź’ˇInteressant:
Bei manchen Telefonanlagen kann eine Warteschlange zudem mit einer Rückrufoption kombiniert werden, damit Ihre Kunden einfach zurückgerufen werden, sobald der zuständige Agent frei wird und von mehr Flexibilität und Komfort profitieren.

4. Besetzlampenfeld (BLF)

Mit der Funktion Besetztlampenfeld, kurz BLF, können Sie anhand der leuchtenden Lampenfelder auf Ihrem Tischtelefon erkennen, welche Mitarbeiter sich aktuell im Gespräch befinden. In Kombination mit der Pickup-Funktion ist es zudem möglich, sämtliche Anrufe von Kollegen per Knopfdruck an das eigene Telefon heranzuholen, wenn sich diese gerade nicht am Arbeitsplatz befinden.

5. Interaktives SprachmenĂĽ (IVR)

Die IVR-Funktion ermöglicht es, Anrufe dem Anliegen entsprechend vorzuqualifizieren. Hierfür wählt der Anrufer per Tasteneingabe auf dem Telefon aus, mit welcher Abteilung er verbunden werden möchte. Das erspart sowohl auf der Kunden- als auch auf der Mitarbeiterseite eine Menge Zeit, da die Kunden direkt mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden.

6. Fixed Mobile Convergence

Unter Fixed Mobile Convergence (FMC) wird das Zusammenwachsen von Festnetz und Mobilfunk beschrieben. Die Funktion erlaubt es, Ihre mobile Business-Kommunikation vollständig und nahtlos in Ihre virtuelle Business Telefonanlage einzubinden.

đź’ˇInteressant:
Dank einer Smartphone-App oder einem Softphone für Ihren Laptop bleiben Sie auch unterwegs z.B. während einer Dienstreise oder im Home-Office unter Ihrer gewohnten Bürorufnummern jederzeit erreichbar. So genießen Sie höchstmögliche Flexibilität und können Ihre Mitarbeiter von überall unter ihrer internen Durchwahl anrufen.

7. Chef-Sek-Funktion

Die Chef-Sekretär-Funktion eignet sich besonders für vielbeschäftigte Führungskräfte, die immerzu erreichbar sein müssen. Vorgesetzte werden nicht selten mit Anrufen überhäuft. Doch damit die eingehenden Anrufe keine Überhand nehmen und auch noch Zeit für die wichtigen Dinge bleibt, gibt es die Chef-Sektretär-Funktion. Damit können Sektretäre bzw. Assistenten von Führungskräften die Anrufe des Chefs einfach abfangen, beantworten, weiterleiten u.v.m, um den Chef entsprechend zu entlasten.

8. Elektronisches Fax

Eine weitere sehr nützliche Funktion, die in der Regel jeder Cloud-Telefonie Anbieter im Portfolio hat, ist die Fax2Mail und Mail2Fax Funktion. Damit können Sie Ihre Faxe bequem per E-Mail empfangen und versenden. Ein altmodisches Faxgerät ist hierfür nicht mehr notwendig.

9. CRM-Integration

Viele Telefonanlagen ermöglichen heute auch die Integration von Drittanbietern, etwa von CRM- oder ERP-Systemen. Dadurch können Sie zahlreiche Telefonie-Funktionen direkt in Ihrer Business-Software nutzen, wodurch Sie eine Menge Zeit einsparen und für eine höhere Kundenzufriedenheit sorgen können.

10. Unified Communications

Je nach Telefonanlage sind zudem auch Unified Communications Funktionen erhältlich, um die ortsunabhängige Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Zugegeben: Bei Unified Communications handelt es sich nicht um eine einzelne Funktion, sondern es stellt vielmehr eine zentrale Benutzeroberfläche dar, auf der verschiedene Kommunikationsdienste vereint werden und dank der verschiedene Funktionen möglich werden:

  • Video- & Telefonkonferenzen
  • Instant Messaging
  • Präsenz-Status
  • File- und Screensharing
  • Persönlicher, virtueller Meetingraum

Fazit

Moderne Telefonanlagen bieten heute eine Vielzahl an professionellen Funktionen, die dazu eingesetzt werden können, Anrufe effizient zu steuern. Außer grundlegenden Funktionen wie Halten, Makeln und Rufumleitung sind noch viele weitere Optionen wie zeitbasierte Weiterleitungen, BLF, Sprachwahlmenüs, Telefonkonferenzen, eFax oder Videokonferenzen und Desktop-Sharing wie bei Placetel möglich.

Je nach Unternehmen können diese gezielt eingesetzt werden, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten, den Kundenservice zu optimieren und den Arbeitsalltag zu vereinfachen.

Bildquelle Header: © Bojan - stock.adobe.com

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