Remote Work

1. Was ist Remote Work?

1. Was ist Remote Work?

Bei Remote Work handelt es sich übersetzt um Fernarbeit. Remote Work bezeichnet somit Arbeit, die nicht im Büro, sondern an einem anderen Ort verrichtet wird. Wie weit entfernt dieser Ort vom gewöhnlichen Arbeitsplatz ist, spielt keine Rolle. Es kann das Lieblingscafé um die Ecke, ein Strand von Bali, ein Co-Working Space in Brooklyn oder sogar der Fahrersitz des eigenen Autos sein, während man auf einem Parkplatz steht. Remote Work ist (fast) überall möglich.

Remote Work eignet sich besonders für Tätigkeiten, welche beispielsweise hauptsächlich am Computer verrichtet werden. Computerarbeit, Meetings und Besprechungen lassen sich einfach mobil via Internet abhalten. Tätigkeiten, für die spezielle Maschinen oder Dokumente nötig sind, eignen sich hingegen schlecht oder nicht für Remote Work.

1.1 Neue Jobs durch Remote Work: Digital Nomadism

Die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt und das verstärkte Remote Work begünstigen das Entstehen neuer Berufsbilder. Digital Nomadism bzw. das digitale Nomadentum ist einer dieser Trends, der in der jüngeren Vergangenheit stark an Dynamik gewonnen hat.

Digitale Nomaden zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht an einen festen Ort oder einen festen Arbeitgeber gebunden sind. Sie arbeiten hochgradig selbstständig und können sich in einer anderen Zeitzone befinden als ihr Auftraggeber. Als regelrechtes Remote-Work-Mekka etabliert sich in den letzten Jahren beispielsweise Bali. Der Mix aus stabilem, schnellem Internet und niedrigen Lebenshaltungskosten macht diese Destination sehr populär bei den Digital Nomads der Welt.

Städte erkennen ebenfalls den Trend zum digitalen Arbeiten und möchten die damit einhergehenden finanziellen Vorteile nutzen. So locken einzelne Regierungen Remote Worker gezielt an, sei es durch einen konzentrierten Ausbau der Infrastruktur oder durch die Implementierung von speziellen Digital Nomad Visa. In Europa gelten beispielsweise die Kanaren, Tallinn oder Lissabon als besonders beliebte Destinationen für digitale Nomaden.

2. Vor- und Nachteile von Remote Work

2. Vor- und Nachteile von Remote Work

Wenn Arbeit nicht mehr ortsgebunden geleistet werden muss, bringt das eine Reihe von Vorteilen mit sich. Wir haben die drei größten Vorteile sowie die Herausforderungen, mit welchen dieses Arbeitskonzept verbunden ist, zusammengetragen.

Vorteile des Remote Work:

• Zeitersparnis:

  Wer sich durch Remote Work täglich einen langen unbezahlten Arbeitsweg spart, kann die zusätzliche Zeit effektiv für die Familie oder die eigenen Hobbys nutzen. Das trägt wiederum zu einem gesteigerten Wohlbefinden bei, wovon am Ende des Tages auch der Arbeitgeber profitiert.

• Flexibilität im Alltag:

  Wer nicht an einen Arbeitsplatz und eine klar definierte Arbeitszeit gebunden ist, kann auf die Herausforderungen des Alltags flexibler reagieren. Aus Arbeitgebersicht tun sich dadurch ebenfalls Optimierungspotenziale auf. Stehen etwa Videokonferenzen mit Kunden in einer anderen Zeitzone auf dem Plan, lassen sich diese besser in einen Remote Work-Tagesplan integrieren als in einen klassischen Büroalltag. Die Effizienz steigt.

• Eingesparte Kosten:

  Auch hier gibt es eine Arbeitnehmer- und eine Arbeitgebersicht. Für den Arbeitnehmer fallen bei Remote Work Kosten für den Weg ins Büro oder das tägliche Mittagessen in der Kantine bzw. im Restaurant weg. Der Arbeitgeber profitiert wiederum von sinkendem Stromverbrauch. Mit dem geringeren Platzbedarf geht auf lange Sicht eine Reduktion der Mietkosten einher.

• Gesteigerte Produktivität:

  Eine Studie des Great Place to Work®¹, in welcher über 800.000 Mitarbeiter aus 715 Unternehmen in einem Zeitraum von zwei Jahren regelmäßig zu ihrer Produktivität am regulären Arbeitsplatz und schließlich im Remote Office befragt wurden, zeigte, dass die Mitarbeiter während des Remote Works motivierter waren und sich schnell an Veränderungen anpassten, welche dem Erfolg des Unternehmens dienten. Ausschlaggebend für eine anhaltende gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter war ein allgemeines positives Arbeitsklima innerhalb des Unternehmens und starke Leadership-Skills der Vorgesetzten.

• Standortunabhängige Einstellung:

  Durch die Standortunabhängigkeit können Unternehmen trotz örtlicher Distanz Mitarbeiter einstellen, welche die Anforderungen des Unternehmens perfekt erfüllen. Dies bietet den Unternehmen eine größere Auswahl an Bewerbern, welche die für die Stelle erforderlichen Qualifikationen und die notwendige Erfahrung mitbringen. Andersrum bietet es Arbeitnehmern oder Selbstständigen die Möglichkeit, sich für Jobs und Aufträge an einem entfernten Standort, beispielsweise im Ausland, zu bewerben. Die notwendigen Qualifikationen, Erfahrungen und Soft Skills spielen bei der Einstellung folglich eine zentrale Rolle, während örtlichen Faktoren eine untergeordnete Rolle zugeordnet wird.

• Gesundheitliche Vorteile:

  Laut einer Studie der DAK² hat das Wegfallen des Pendelns zum Arbeitsplatz einen positiven Effekt auf die Gesundheit der Mitarbeiter, da durch den Stress, welchen das Pendeln auslöst, die Risiken für Bluthochdruck und andere Krankheiten steigen. Die Arbeit aus dem Remote Office reduziert Stress und ermöglicht dem Mitarbeiter, frische und gesunde Mahlzeiten zuzubereiten und durch die effizientere Arbeit kleine Bewegungsübungen in den Arbeitsalltag zu integrieren, welche sich ebenfalls positiv auf die Gesundheit der Mitarbeiter auswirken.

Nachteile des Remote Work:

• Gesteigertes Arbeitspensum:

  Während die Grenzen zwischen Job und Freizeit im Fall im Fall des Bürojobs klar sind, verschwimmen sie beim Remote Work. So kommt es vor, dass selbst nach offiziellem Feierabend noch Mails beantwortet oder Telefonate geführt werden. Das Arbeitspensum erhöht sich schleichend. Zudem scheint durch Entfallen des Hin- und Rückwegs zur Arbeit mehr Zeit für die eigentlichen Tätigkeiten zur Verfügung zu stehen. Eine schnelle Mail nach Feierabend wirkt so weniger kulant als wenn das Einloggen von zu Hause nicht die Norm ist.

• Schwieriges Networking:

  Das Nachfragen bei Unklarheiten und die Konsultation erfahrenerer Kollegen gestaltet sich im Remote Working deutlich schwieriger als im normalen Büroalltag. Zudem erhöht das vermeintliche kontinuierliche Unter-Beobachtung-Stehen bei Videokonferenzen den psychologischen Druck; der Stresslevel steigt.

• Soziale Isolation:

  Die soziale Komponente ist unbestritten wichtig für die Atmosphäre in einem Unternehmen. Unkomplizierte gegenseitige Hilfe, der informelle Austausch in der Teeküche, die gemeinsame Mittagspause – das alles fällt bei Remote Working weg. Manche Arbeitnehmer fühlen sich deshalb schnell sozial isoliert oder dem Team nicht mehr so zugehörig wie bei lokaler Arbeit im Büro.

• Geminderte Aufstiegschancen:

  Remote verrichtete Arbeit entgeht häufig der direkten Aufmerksamkeit von Vorgesetzten. Somit ist sie teils weniger sichtbar als Arbeit vor Ort. Telefonate, E-Mails oder Videoanrufe ersetzen niemals gänzlich den persönlichen Kontakt. Hat ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter in natura noch nie gesehen, fehlt bei einer anstehenden Neubesetzung eine zwischenmenschliche Komponente.

• Mangelnde Selbstdisziplin:

  Beim Remote Work ist die Verlockung groß, den Arbeitsplatz zu verlassen und sich ablenken zu lassen, „nur mal kurz“ die Nachrichten zu checken oder am Morgen etwas länger im Bett zu bleiben. Manchmal stören Partner und/oder Kinder den Arbeitsfluss, genauso wie Nachbarn oder der Postbote. Um ein produktiver Remote Worker zu sein, ist ein großes Maß an Selbstdisziplin vonnöten.

• Schwelende Sicherheitsfrage:

  Besonders für Arbeitgeber tut sich im Remote Working mit der Datensicherheit ein großes Problemfeld auf. Dabei geht es sowohl um die Frage der Verbindung zum Firmennetzwerk als auch um den eventuellen Zugang Unbefugter zu sensiblen Firmendaten auf dem privaten Rechner des Mitarbeiters.

Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile von Remote Work:

3. Welche Grundlagen sind für Remote Work notwendig?

3. Welche Grundlagen sind für Remote Work notwendig?

Der große Vorteil an einem fixen Arbeitsplatz im Büro ist das Vorhandensein der notwendigen technischen Infrastruktur. Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer eine Situation vorfindet, in der dieser seine Aufgaben bestmöglich erledigen kann. Dazu gehört die Bereitstellung technischer Grundlagen wie Computer oder Internetverbindung.

Damit das remote Arbeiten reibungslos funktioniert, sollten mindestens folgende technischen Grundvoraussetzungen erfüllt bzw. folgende Geräte am modernen Arbeitsplatz vorhanden sein:

• Stabile, schnelle Internetverbindung
• Bildschirm
• Kopfhörer mit Mikrofon
• Telefon
• Laptop (in der Leistung auf die Aufgaben zugeschnitten)

Mit diesen Geräten allein ist von Arbeitnehmerseite her ein gutes Fundament geschaffen, allerdings gilt es seitens des Arbeitgebers in Vorleistung zu gehen, eine bestimmte Software-Infrastruktur für einen Smart Workplace zu schaffen.

Die umfasst:

• Einwahlmöglichkeiten ins Firmennetzwerk von zu Hause aus
• Kollaborationslösungen
• Projektmanagementsysteme
• Spezielle Speichersysteme

3.1 Remote Work und der Sicherheitsaspekt

Das Thema Datensicherheit ist in der global vernetzten Welt besonders relevant. Firmen investieren jährlich große Beträge, um ihre Netzwerke vor unautorisierten Zugriffen von außen zu schützen. Durch Remote Working erbeben sich in diesem Zusammenhang neue Problemfelder. Wenn ein Mitarbeiter nicht im lokalen Firmennetz arbeitet, sondern sich erst von außen einwählen muss, birgt das Gefahren, die der Arbeitgeber bei der Implementierung von Remote Work unbedingt beachten muss.

• Zentrale Verwaltung: Alle im Netzwerk befindlichen Geräte müssen zentral verwaltet werden. Das gilt sowohl für Büro-Rechner als auch für Remote Work-Geräte.

• Lückenlose Überwachung: Verdächtige Aktivitäten und potenzielle Sicherheitslücken werden umgehend gemeldet, Angriffe abgewehrt, Schäden vermieden oder zumindest minimiert.

• Einfacher Identitätsnachweis: Um auf das Firmennetzwerk zugreifen zu können, muss auch für Remote Work-Mitarbeiter die Möglichkeit bestehen, sich mittels Identitätsnachweises anmelden zu können. Diese Möglichkeit ist möglichst einfach zu halten.

4. Was sind beliebte Remote Work Jobs?

4. Was sind beliebte Remote Work Jobs?

Wer seinen Job zum überwiegenden Großteil oder ausschließlich am PC bzw. Laptop erledigt, der ist geradezu prädestiniert für Remote Work. Alle Aufgaben, für die es lediglich einen funktionierenden Rechner sowie eine stabile und schnelle Internetverbindung braucht, können ohne Weiteres und ohne Qualitätsverlust via Remote Work erledigt werden. Dazu zählen unter anderem folgende Berufsbilder:

• Programmierer
• Webdesigner
• Grafiker
• Texter
• Autoren
• Virtuelle Assistenten
• und vieles mehr

5. Welche Remote Work Tools gibt es?

5. Welche Remote Work Tools gibt es?

Der Markt der Technologie- und Softwareindustrie hat das Potenzial von Remote Work und das Bedürfnis nach passenden IT-Lösungen erkannt und hält zahlreiche passende Optionen bereit. Um virtuelle Zusammenarbeit bestmöglich zu gestalten und das Remote Office zu einem produktiven und sicheren Ort zu machen, werden folgende Tools benötigt:

• Projektmanagement (Asana, Trello, etc.)
• Kollaboration (Webex, Slack, Skype, etc.)
• Cloud-Speicher (IONOS, Strato, etc.)
• Produktivitäts-Tools (Microsoft Office, etc.)
• Cloud-Telefonie (Placetel, etc.)
• Videokonferenzen (Webex, Zoom, Skype, etc.)
• Zeitmanagement (Harvest, Moco, etc.)

Einige Anbieter wie Cisco bieten mittlerweile Komplettlösungen für Remote Work an. Bestes Beispiel:

Designed Secure Remote Work

Das Remote Paket beinhaltet:

• Webex: Das Herzstück für alltägliches Remote Work. Webex ermöglicht Telefonie, bietet eine umfangreiche Messaging-App und ist zudem bestens geeignet für Video-Meetings.
• Duo: Das Tool sorgt mit Zwei-Faktor-Authentifizierung für höchste Remote-Work-Sicherheit. Die „Zero Trust Sicherheitsplattform“ besticht mit Benutzerfreundlichkeit und ist perfekt auf die individuellen Sicherheitsbedürfnisse jedes Unternehmens einstellbar.
• Umbrella: Die Software ist für die Sicherheit in der Cloud zuständig. Sie neutralisiert Bedrohungen im Web und schützt sensible Daten im zentralen und virtuellen Cloudspeicher vor Attacken von außerhalb.
• Cloud Mailbox Defense: Das Tool der Cisco-Komplettlösung Designed Secure Remote Work sorgt für umfangreiche Mail-Sicherheit. Die Lösung ist fix in Microsoft 365 integriert.

Parallel haben sich in den letzten Jahren abseits der Komplettlösungen andere Tools aus dem herrschenden Überangebot als besonders nützlich und funktional hervorgetan. So sind besonders jene Programme wichtig, welche den digitalen Arbeitsbereich organisieren. Confluence ist beispielsweise eine zentrale Datenbank, mit deren Hilfe die Zusammenarbeit im Remote Work deutlich erleichtert wird. Die Organisation wichtiger Dokumente, die Veröffentlichung von Notizen oder Plänen oder die Schaltung von Ankündigung – all das ist problemlos möglich.

Eine weitere hervorragende Lösung für verteilte Teams jeder Größe heißt Webex für Placetel. Das Collaboration-Tool ist ideal für einen schnellen, teaminternen Austausch und vereint Cloud-Telefonanlage, Instant-Messaging und Videokommunikation in einer Anwendung. Anpassbare und projektbezogene Chat-Gruppengrößen garantieren zudem eine individualisierte und zielgerichtete Kommunikation. Sämtliche Funktionen lassen sich auf den verschiedensten Endgeräten (Smartphone, Table, PC oder Laptop) von überall in vollem Umfang nutzen.

6. Remote Work als Herausforderung für den Arbeitgeber

6. Remote Work als Herausforderung für den Arbeitgeber

Damit Remote Work funktioniert, am digitalen Arbeitsplatz alles rund läuft und im Rahmen der Online-Zusammenarbeit keine Schwierigkeiten auftreten, ist nicht nur die passende Infrastruktur vonnöten. Arbeitgebern bieten sich darüber hinaus mehrere Möglichkeiten, um positiv auf das Remote Working einzuwirken bzw. gute Voraussetzungen dafür zu schaffen.

• 1. Definition von Tätigkeitsfeldern: Nicht alle Jobs in einem Unternehmen lassen sich per Remote Work erledigen. Als Arbeitgeber ist es deshalb ratsam, ein ganzheitliches Konzept für sein Unternehmen zu erstellen und genau festzulegen, welche Positionen grundsätzlich für Remote Work geeignet sind.

• 2. Klare Regeln: Um Verwirrungen und schlechte Stimmung zu vermeiden, ist es hilfreich, von Anfang an klar und transparent zu kommunizieren, für welche Mitarbeiter die (technische) Möglichkeit besteht, per Remote Work zu arbeiten. Regeln lassen sich derartige Bestimmungen über Betriebsvereinbarungen oder die Unternehmensrichtlinie.

• 3. Schaffung von förderlichen Strukturen: Je flacher die Hierarchie, desto besser ist dies für Remote Work. Die Möglichkeit, sich mit Fragen direkt an Vorgesetzte zu wenden, sorgt für eine bewegliche und dynamische Arbeitsweise.

• 4. Dokumentation von Prozessen: Eine zentrale Prozessdokumentation schlägt sprichwörtlich zwei Fliegen mit einer Klappe. Einerseits lassen sich Arbeitsabläufe und Unternehmensprozesse einfach abrufen bzw. vermitteln (was besonders beim Onboarding neuer Mitarbeiter Zeit spart). Andererseits schafft die Verschriftlichung von Prozessen Verbesserungspotenzial. Der Blick von außen – den Remote Worker meist mitbringen – eröffnet neue Perspektiven. Voraussetzung dafür ist eine offene Unternehmenskultur.

• 5. Austausch ermöglichen: Durch die räumliche Trennung geht bei Remote Work jene Dynamik verloren, aus der im Büro immer wieder gute Ideen entstehen. Regelmäßiger Austausch unter den Mitarbeitern ist deshalb enorm wichtig. Bürorituale wie der Mittagsplausch in der Teeküche oder das gemeinsame Getränk zum Wochenausklang am Freitagnachmittag lassen sich mit etwas Fantasie und Engagement in den virtuellen Raum verlagern.

• 6. Vertrauen und Empathie: Vorgesetzte müssen ihren Führungsstil an die neuen Remote-Bedingungen anpassen. An die Stelle von direkten Anweisungen tritt das Vertrauen in die Mitarbeiter und deren Fähigkeit zur Selbstorganisation. Überhaupt ist Vertrauen die Kernkompetenz für Führungskräfte im Remote Work. Ebenso von elementarer Bedeutung: Empathie. Über die Distanz hinweg die Bedürfnisse der Mitarbeiter identifizieren und adressieren zu können, schafft Vertrauen und stärkt die Bindung an den Betrieb bzw. an das Team.

7. Das Potenzial von Remote Work

7. Fazit: Das Potenzial von Remote Work

Richtig organisiert, eröffnet Remote Work eine Vielzahl an neuen Möglichkeiten. Sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber.

Freie Zeiteinteilung und eine damit einhergehende größere Flexibilität sorgen in Kombination für mehr Produktivität. Dazu kommt eine ausgeglichenere Work-Life-Balance. Allein durch das Wegfallen des täglichen Arbeitsweges bleibt dem Arbeitnehmer mehr Freizeit, in der er sich seiner Familie und seinen Hobbys widmen und sich erholen kann. Das allgemeine Wohlbefinden und die Zufriedenheit im Job steigen. Dafür muss allerdings sichergestellt sein, dass der Mitarbeiter beispielsweise im Homeoffice nicht mehr arbeitet, weil die Grenze von Freizeit und Arbeit zu sehr verschwimmt.

Insgesamt funktioniert das alles nur dann gut, wenn alle nötigen technischen und zwischenmenschlichen Voraussetzungen geschaffen werden, gleichermaßen im Betrieb und im Remote Work-Office. Zudem ist es für Führungskräfte oftmals notwendig, ihren Leadership-Stil anzupassen. Weg von direkten Anweisungen hin zu mehr Vertrauen in die Selbstorganisationsfähigkeiten der Mitarbeiter.

Wird all das erfolgreich umgesetzt, kann ein modernes Unternehmen entstehen, in dem zufriedene Mitarbeiter über sich hinauswachsen und eine völlig neue Art der Arbeit erleben und in die Zukunft weitertragen.

Quellen

1. Great Place to Work®: Remote Work Productivity Study Finds Surprising Reality: 2-Year Analysis
2. DAK Gesundheit: Gesundheitsreport 2020: Stress in der modernen Arbeitswelt