Aufgrund des Fortschritts in der Telefon- und Kommunikationstechnik hat sich auch die Technik und der Funktionsumfang von PBXs stark verändert. So hat die VoIP-Telefonie ihren Siegeszug angetreten und Cloud PBX bzw. Hosted PBX verdrängen nach und die analogen- und ISDN-Telefonanlagen. Wobei es sich bei einer PBX handelt, wie sie funktioniert, welche Funktionen damit möglich sind und welche aktuellen Veränderungen es auf dem Telekommunikationsmarkt gibt, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

1. Was ist eine PBX?

1. Was ist eine PBX?

Die Begriffe PBX (Private Branch Exchange), Nebenstellenanlage (NstAnl) und Teilnehmervermittlungsanlage (TVA) sind synonym verwendete Bezeichnungen für eine Telefonanlage. Eine Telefonanlage ist eine private Vermittlungseinrichtung, die es ermöglicht, gleichzeitig mehrere Endgeräte (z.B. Telefone, Faxgeräte, Modems und Anrufbeantworter) untereinander und mit dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) zu verbinden. Dadurch können Nutzer einer PBX sowohl innerhalb der Organisation als auch außerhalb des Unternehmens kommunizieren. Für die Kommunikation mit dem öffentlichen Telefonnetz nutzen Nebenstellenanlagen die analoge Technik, ISDN oder VoIP (Voice over IP).

Grafik einer klassischen PBX mit Anschluss an klassische Endgeräte und ans öffentliche Telefonnetz.

Dementsprechend können sich Nutzer auch zwischen einer analogen, einer digitalen oder einer VoIP-Telefonanlage entscheiden. Die herkömmlichen analogen-und ISDN-Nebenstellenanlagen werden jedoch aufgrund der ALL-IP-Umstellung immer häufiger durch IP-Telefonie-Systeme, auch IP-PBX genannt, ersetzt.

2. Funktionsumfang und Mehrwert einer PBX

2. Funktionsumfang und Mehrwert einer PBX

Eine PBX bietet dem Nutzer viele Vorteile: So lassen sich zum Beispiel Kostenvorteile realisieren, da nicht mehr jeder Netzteilnehmer eine eigene separate Telefonleitung zur Telefongesellschaft benötigt. Zudem ist das Führen von internen Gesprächen im Unternehmen mit einer entsprechenden TK-Anlage kostenlos.

Die Standardfunktionen

Der Einsatz einer Nebenstellenanlage ermöglicht des Weiteren eine Reihe von Funktionen, die die Kommunikation deutlich komfortabler gestalten. Die Funktionen variieren jedoch von Modell zu Modell. Es gibt jedoch einige Standardfunktionen, über die jede PBX verfügen sollte. Hierzu zählen unter anderem das Halten, Makeln und die Rufumleitung.

Die Funktion „Halten“ ermöglicht es, dass ein Anrufer zwar in der Leitung bleibt, aber in eine Warteschleife verschoben wird. Dadurch ist es dem anderen Teilnehmer z.B. möglich, kurz eine Rücksprache mit einem anderen Mitarbeiter zu halten, ohne dass der Anrufer davon etwas mitbekommt. Makeln ist das Hin- und Herschalten zwischen mehreren Gesprächen. Dadurch kann der Nutzer immer einen Teilnehmer wegschalten, um mit dem anderen zu sprechen. Die anderen Teilnehmer bleiben jedoch in der Leitung. Bei der Rufumleitung handelt es sich um die sofortige Umleitung eines ankommenden Anrufes zu einem anderen Mitarbeiter.

Weitere klassische Features einer Nebenstellenanlage sind Anklopfen, die Wahlwiederholung und die Anrufweiterleitung.

Zusatzfunktionen

Moderne IP-PBX verfügen heutzutage jedoch häufig mehr als 150 Funktionen. Außer den Standardfunktionen können dann u.a. folgende Features genutzt bzw. dazugebucht werden:

  • Voicemail-Anrufbeantworter
  • Call-Center-Funktionen
  • Elektronisches Fax
  • Telefonkonferenzen
  • Besetztlampenfelder
  • Unfied Communication
  • u.v.m.
3. Technik/Hardware

3. Technik/Hardware

Eine PBX kommuniziert mit dem öffentlichen Telefonnetz über analoge Leitungen (POTS), ISDN, VoIP, Mobilfunk oder Gateways.

Früher nutzten PBX-Systeme die analoge Technik und konnten so über mehrere parallele Anschlüsse mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden werden. Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewann ISDN jedoch an Bedeutung und lange Zeit wurden ISDN-Primärmultiplexanschlüsse genutzt, mit denen 30 parallele Verbindungen ins öffentliche Telefonnetz möglich waren.

Durch die bevorstehende ISDN-Abschaltung, wurde die analoge Technik und ISDN nun jedoch weitgehend von der VoIP-Technik abgelöst. Diese nutzt für den Auf- und Abbau von Verbindungen das Session-Initiation-Protocol (SIP). Dank der VoIP-Technologie ist es nun möglich, eine PBX vollständig in der Cloud zu betreiben. Dadurch ist eine Anschaffung von Hardware am Unternehmensstandort für die virtuelle PBX nicht länger notwendig. Als Voraussetzung gilt lediglich ein Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite, damit eine hervorragende Sprachqualität gewährleistet werden kann. Als Richtwert gelten dabei 100 kbit/s im Up- und Download für ein geführtes Telefonat. Mittels entsprechender VoIP-Gateways ist es jedoch meist möglich, amtsseitig per ISDN verbunden zu sein und ISDN-sowie Analog-Endgeräte auch nach der IP-Umstellung weiterzuverwenden.

Anschluss von Endgeräten

Herkömmliche Telefonanlagen besitzen für die benötigten Endgeräte digitale und/oder analoge Anschlussmöglichkeiten, sogenannte Ports. Je nach Telefonanlagenmodell können die Endgeräte über ein Kabel oder drahtlos (nach dem DECT-Standard) angeschlossen werden. Für digitale Endgeräte z.B. ein ISDN-Telefon wird zum Anschluss ein S0-Bus verwendet.

Eine Cloud-PBX kann mit den unterschiedlichsten Endgeräten wie Laptops, Smartphones, Tablets oder einem IP-Telefon (Tischtelefon oder DECT-Telefon) genutzt werden. Das IP-Telefon wird dabei direkt ans LAN angeschlossen. Wie Sie die anderen Endgeräte mit einer Cloud-PBX nutzen können, erfahren Sie hier.

Verschiedene IP-Endgeräte wie Telefon, Computer oder das Smartphone werden dargestellt.
4. Kosten

4. Kosten

Die Kosten einer Nebenstellenanlage können pauschal nicht aufgezeigt werden, da diese je nach Modell stark voneinander abweichen. Vor allem die gewünschten Funktionen und die Anzahl der Nebenstellen bestimmen letztendlich den Preis.

Während analoge Nebenstellenanlagen bereits ab ca. 200€ erhältlich sind, müssen Unternehmen für eine ISDN-Telefonanlage mit mindestens 300- 1000€ rechnen. Für eine qualitativ hochwertige PBX geben mittelständische Unternehmen in der Regel sogar einige tausend Euro aus. Anders sieht es jedoch bei einer Cloud IP PBX aus, da hier keine Kosten mehr für die Telefonanlage an sich, sondern nur noch monatliche Gebühren für die einzelnen Nebenstellen (Rufnummern) und die Verbindungsentgelte gezahlt werden müssen, wodurch deutliche Kostenvorteile realisiert werden können. So fallen bei der Cloud-Telefonanlage von Placetel z.B. nur 2,90€ monatlich pro Nebenstelle an. Zudem entstehen, wie bei der klassischen Telefonanlage auch, Kosten für die Verbindungsentgelte. Diese belaufen sich auf 1 Cent/Min. ins deutsche Festnetz.

5. Herkunft/Geschichte

5. Herkunft/Geschichte

1881 entstanden die ersten öffentlichen Telefonnetze, unter anderem auch in Berlin. Bei den frühen Telefonanlagen wurden die Verbindungen noch manuell durch das „Fräulein vom Amt“ vermittelt. Nachdem die analoge Technik schon 100 Jahre verwendet worden war, entschied man sich 1982 diese zu digitalisieren, was einen Meilenstein in der Geschichte der Telefonie bedeutete. Im Jahre 1995 war die Digitalisierung des Telefonnetzes so weit vorangeschritten, dass die flächendeckende Verfügung von ISDN gewährleistet war.

Die Verbreitung von DSL-AnschlĂĽssen ebnete den Weg fĂĽr die VoIP-Technologie. So kommen seit der Jahrtausendwende immer mehr IP-basierte PBX zum Einsatz und ersetzen zunehmend die klassischen analogen- und ISDN-Telefonanlagen.

6. Aktuelle Veränderungen & Trends

6. Aktuelle Veränderungen & Trends

Laut Telekom soll die ISDN-Abschaltung bis Ende 2018 abgeschlossen sein und auf die VoIP-Technik umgestellt werden. Welche Veränderung das für den Telekommunikationsmarkt mit sich bringt und welche Vorteile der Nutzer daraus gewinnen kann, wollen wir Ihnen im Folgenden aufzeigen.

6.1 Siegeszug der IP-PBX

6.1 Siegeszug der IP-PBX

Grafik, wie eine moderne IP-PBX funktioniert.

Durch die Verbreitung der IP-basierten Kommunikationsnetze kommen immer mehr innovative IP-PBX auf den Markt, die analoge- und ISDN-Telefonanlagen nach und nach ersetzen. IP-Telefonanlagen nutzen für die Kommunikation meist das Netzprotokoll SIP (Session Initiation Protokoll) und sind Software-basiert, wodurch sie auf handelsüblichen Servern laufen können. Dadurch müssen die einzelnen Endgeräte nicht mehr physisch miteinander verbunden sein, was Unternehmen ganz neue Möglichkeiten eröffnet.

6.2 Vorteile einer IP-PBX

6.2 Vorteile einer IP-PBX gegenüber einer herkömmlichen PBX

Mit einer IP-PBX sind Unternehmen bestmöglich für das Internet- Zeitalter gerüstet und können von einer maximalen Flexibilität und Ortsunabhängigkeit profitieren. Denn im Gegensatz zu einer herkömmlichen PBX sind bei der IP-basierten Telefonie keine physischen Telefonleitungen mehr notwendig, wodurch sich ein IP-Telefoniezugang mit geeigneter VoIP-Hardware oder Software im Endeffekt von jedem Internet-Zugang aus nutzen lässt. So genießen Mitarbeiter eine höchstmögliche Mobilität und bleiben auf Wunsch dank mobiler Clients von überall unter ihrer Bürorufnummer erreichbar.

Des Weiteren können mit einer IP-PBX jede Menge Kosteneinsparungen realisiert werden. So ist das Führen von betriebsinternen Gesprächen kostenlos und die Verbindungsentgelte sind nach der IP-Umstellung meist deutlich günstiger und das, obwohl IP-Nebenstellenanlagen verglichen mit herkömmlichen Telefonanlagen über einen deutlich größeren Funktionsumfang verfügen.

Inhouse vs. Hosted

Computer mit der Aufschrift: On-Premise vs. On-Demand

Für den Umstieg auf eine IP-PBX gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie die Telefonanlagen-Software bei sich im Unternehmen auf einem Server oder MiniPC installieren. Diese Variante wird als Inhouse bzw. On-Premise-Lösung bezeichnet und bietet den Vorteil, dass der Nutzer die volle Kontrolle über die Nebenstellenanlage, alle geschäftskritischen Daten und die Ausfallzeiten hat. Ein großer Nachteil bei dieser Variante sind jedoch die anfallenden Investitionskosten und der höhere Aufwand, da sich der Nutzer selbst um die Installation und Wartung der PBX kümmern muss.

Zum anderen ist es möglich, eine PBX in der Cloud zu hosten, dann auch häufig als Cloud-Telefonanlage oder Virtuelle Telefonanlage bezeichnet. Dadurch entfallen zusätzliche Investitionskosten für die Hardware, um die Wartung der PBX-Telefonanlage brauchen Sie sich nicht mehr länger kümmern und Sie profitieren von einer höchstmöglichen Ausfallsicherheit. Die meisten Hosted PBX-Anbieter garantieren nämlich eine Verfügbarkeit Ihrer Hosted-PBX von über 99%. Mehr über die Vor- und Nachteile einer On-Premise bzw. einer Cloud-PBX erfahren Sie hier.

7. Häufige Fragen (FAQ)

7. Häufige Fragen (FAQ)

1. Welche PBX-Modelle gibt es?
Auf dem Markt kann sich der Nutzer zurzeit zwischen einer analogen-, ISDN-, IP- und Mobile PBX entscheiden. Die herkömmlichen analogen – und ISDN-Nebenstellenanlagen werden jedoch nach und nach durch IP-TK-Anlagen verdrängt. IP-PBX sind sowohl als Inhouse (vor Ort installierte Anlagen) als auch als Hosted-PBX (eine Telefonanlage, die in der Cloud gehostet wird) erhältlich.

2. Was kostet eine IP-PBX?
Eine IP-PBX ist deutlich günstiger als eine herkömmliche Telefonanlage. Die genauen Kosten variieren jedoch von Modell zu Modell und hängen letztendlich davon ab, ob Sie sich für eine Inhouse oder eine Hosted-PBX entscheiden. Während Sie nämlich bei der Inhouse-Lösung noch für die Investitionskosten der Hardware aufkommen müssen, zahlen Sie bei einer virtuellen PBX monatlich nur für die einzelnen Nebenstellen und die Verbindungsentgelte. Bei der Cloud-PBX von Placetel fallen pro Nebenstelle (Rufnummer) monatlich 2,90€ zzgl. der Verbindungsentgelte an.

3. Welche Kabel werden für VoIP benötigt?
Bei VoIP ist die Verlegung von zusätzlichen „Telefonleitungen“ nicht erforderlich, da die VoIP-Technologie die vorhandene Infrastruktur des Datennetzes nutzt, um alle Endgeräte wie z.B. die TK-Anlage oder die Telefone zu betreiben.

4. Wie werden die Telefone angeschlossen?
Im Gegensatz zu ISDN-Telefonanlagen ist es bei einer IP-Telefonanlage nicht länger erforderlich, die Telefone in die TAE-Buchse, eine ISDN-Box oder in einen Splitter einzustöpseln. Stattdessen werden sie für die Anbindung an das Internet lediglich an einen DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Kabelmodem angeschlossen.

5. Muss ich ein Telefon eines bestimmten Herstellers nutzen?
Nein, durch die Nutzung des offenen SIP-Standards ist die Auswahl Ihres Telefons nicht auf einen bestimmten Hersteller begrenzt. Das Telefon muss lediglich VoiP-fähig sein. Ist dies nicht der Fall, können nicht IP-fähige Telefone jedoch meist mittels IP-Adapter weiter verwendet werden. Denken Sie jedoch daran, dass Sie bei einer IP-PBX nicht zwingend in Hardware investieren müssen, da Sie eine virtuelle Telefonanlage z.B. auch über den PC mittels Softphone oder über Ihr Smartphone via App nutzen können.

6. Wie funktionieren die Installation und die Konfiguration?
Die Installation und Konfiguration lässt sich bei den meisten IP-PBX-Systemen problemlos über eine intuitive Weboberfläche vornehmen, für die keine Fachkenntnisse erforderlich sind.

7. Ist mein IP-PBX-Netz beliebig erweiterbar?
Die meisten IP-Telefonanlagen sind beliebig skalierbar, da sie nicht mehr wie die traditionellen Telefonanlagen auf die physikalischen Anschlüsse an der Anlage angewiesen sind. Dadurch können Sie flexibel auf die Veränderungen Ihres Unternehmens reagieren und jederzeit neue Mitarbeiter mit der Telefonanlage verbinden.

8. Welche zusätzlichen Funktionen sind mit einer Cloud-PBX möglich?
Bei vielen Hosted PBX-Anbietern verfügt die Cloud-PBX häufig mehr als 150 Funktionen, was die Features traditioneller TK-Anlagen bei weitem übertrifft. Darunter befinden sich vor allem Funktionen wie das Einrichten von Warteschlangen und Sprachmenüs, Routingoptionen, BLF, Pickup, Elektronisches Fax und E-Mail-Benachrichtigungen. Zudem bieten einige Hosted-PBX auch die Nutzung von Unified Communication an.