Neu im Homeoffice?

So einfach stellen Sie reibungslose Kommunikation sicher

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Eine sich immer schneller entwickelnde, digitale Welt verlangt mehr Flexibilität von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Immer häufiger wollen Angestellte deshalb von zu Hause arbeiten – oder müssen es unvermittelt, wie in der aktuellen Situation aufgrund der Covid-19 Ausbreitung. Wie die Zusammenarbeit zwischen Kollegen im Büro und Homeoffice optimal gelingt und welche Tools dabei helfen, haben wir für Sie zusammengefasst.

Update (13. März 2020):
Aufgrund der aktuellen Situation arbeiten wir bei Placetel und Cisco gerade ausschließlich im Homeoffice. An unserem Kölner Standort mit ca. 70 Mitarbeitern und stark verwobenen Teams aus IT, Sales, Marketing und Service ist das selbst für uns eine kleine organisatorische Herausforderung. Wie unser Team in der aktuellen Situation den Output auf gleichem Niveau hält, können Sie in den kommenden Wochen in unserem Blog und auf unseren Social Media Kanälen verfolgen.

Eine Checkliste fĂĽr produktives Arbeiten im Homeoffice finden Sie unter dem Artikel.

Die Arbeit ändert sich.
Ihr Unternehmen auch?

Die Möglichkeit von zu Hause oder einem anderen Standort arbeiten zu können wird für Arbeitnehmer immer wichtiger – und zunehmend auch für Arbeitgeber. Denn wollen diese die besten Mitarbeiter beschäftigen, müssen sie ihnen attraktive Rahmenbedingungen ermöglichen. Zudem profitieren Unternehmen, die auf Homeoffice und Remote-Work setzen, von zahlreichen Vorteilen.

Hätten Sie’s gedacht? Im Rahmen der Global Talent Monitor Studie von CEB hat man herausgefunden, dass die wichtigsten Faktoren für die Attraktivität eines Unternehmens heute nicht mehr das Gehalt oder die Karrierechancen sind. Arbeitnehmern legen in unserer, durch die Digitalisierung immer schneller gewordenen Welt zunehmend Wert auf weiche Faktoren:

  1. Work-Life-Balance (54%)
  2. Passender Standort (46%)
  3. Respektvoller Umgang (33%)

Ăśberraschend: Das Gehalt rangiert nur noch an sechster Stelle!

Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist in einer Gesellschaft, in der es mehr Doppelverdiener gibt, als jemals zuvor, wichtiger denn je. Arbeiten beide Partner, sind Familie und Beruf schwierig unter einen Hut zu bekommen und bei unvermeidlichen Konflikten zwischen den beiden Teilen leidet das Berufliche nunmal ebenso wie das Private. Flexibilität und Mobilität sind deswegen nicht mehr nur nice-to-have sondern bestimmen unseren Alltag; eine veränderte Anspruchshaltung an die Arbeitskultur moderner Unternehmen ist die logische Konsequenz hieraus. Aber auch andere Faktoren können dazu führen, dass Menschen vermehrt von zu Hause arbeiten müssen, wie die aktuelle Situation zeigt: In Bemühungen die Ausweitung des sogenannten Corona-Virus zu verlangsamen und somit nicht nur die Menschen individuell zu schützen sondern auch die überlasteten Gesundheitssysteme arbeitsfähig zu halten, verordnen immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern Homeoffice. Für viele klingt das erstmal wie das Ende der Produktivität. Ist es aber nicht – im Gegenteil!

Zu Hause produktiver

Es mag überraschend klingen, dass flexibleres Arbeiten klare Vorteile für beide Seiten birgt: Das Arbeiten im Homeoffice sorgt nämlich auch für eine höhere Produktivtät durch weniger Ablenkung, kürzere Pausen und ganz einfach den fehlenden Arbeitsweg: Wer von zu Hause arbeitet, kann nicht zu spät und bereits gestresst im Büro ankommen. Arbeiten im Homeoffice unterstützt also sowohl die Zufriedenheit als auch die Produktivität von Mitarbeitern. Grund genug also, morgen einfach mal zu Hause zu bleiben.

Aber auch in Sachen Mitarbeitergesundheit kann die Arbeit im Homeoffice, wie bereits angesprochen, von großem Vorteil sein: Statt mit abklingenden Symptomen oder bei ersten Anzeichen einer Erkrankung noch ins Büro zu kommen, können Ihre Kollegen ganz einfach das Dringendste von zu Hause erledigen und sich anschließend schonen ohne jemanden anzustecken. Ein guter Grund also, sicherheitshalber zu Hause zu bleiben, ohne dass die Arbei sich ins Unermessliche türmt – übrigens einer der häufigsten Gründe, wegen derer kranke Arbeitnehmer nicht zu Hause bleiben.

Dank Cloud-Computing und modernen Kommunikationslösungen ist dabei jederzeit ein Nahtloses Anknüpfen an die Arbeit des Vortags und die problemlose Kommunikation mit Kunden und Kollegen möglich.


Zusammenarbeit zwischen zu Hause und Büro – so einfach geht’s

Die meisten Unternehmen haben die Vorteile bereits erkannt und nutzen die Cloud. Dokumente können von überall gemeinsam bearbeitet werden, Präsentationen gezeigt und Meetings gehalten werden. Google Drive, Dropbox und Co. machen es möglich. Ob ein Kollege dabei von zu Hause am Rechner per Video-Call, im Arbeitszimmer vom IP-Telefon oder unterwegs mit dem Mobiltelefon an einer Konferenz teilnimmt, spielt keine Rolle.

Unternehmen, die bereits eine Cloud-Telefonanlage nutzen, kennen die Vorteile: Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, Außendienstmitarbeiter und Ihre Kollegen im Homeoffice können jederzeit und von überall miteinander kommunizieren. Dabei sind Cloud-Lösungen aufgrund fehlender Anschaffungskosten teurer Gerätschaften meist sogar deutlich günstiger, als komplexe Infrastrukturen wie Server oder analoge ISDN-Telefonanlagen selber zu betreiben.

Mit einer Cloud-Telefonanlage wie Placetel PROFI können sie untern anderem folgende praktische Funktionen nutzen, um zu Hause ebenso reibungslos mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, wie im Büro:

1. Ăśberall unter eine Nummer erreichbar

Egal ob Sie an Ihrem Schreibtisch im Büro oder im Homeoffice sind – Ihre Kunden und Kollegen erreichen Sie immer unter Ihrer gewohnten Nummer. Im Webportal stellen Sie in wenigen Sekunden Optionen wie Weiterleitungen oder paralleles Klingeln ein. So spielt es keine Rolle, wo Sie gerade sind und Anrufer bekommen erst gar nicht mit, wo Sie rangehen.

2. Sofort auch auf dem Handy bereit

Sie können ganz einfach unsere Placetel iOS oder Android App auf dem Smartphone (oder einen Softphone Client auf dem Laptop) installieren und sofort unterwegs unter Ihrer Büronummer telefonieren und angerufen werden.

3. Konferenzen

Sich mal kurz „zusammentelefonieren“ oder ein ausgiebiges Meeting am Telefon: Eine Konferenz auf jeder beliebigen Rufnummer ist in Sekunden eingerichtet und bis zu 10 Teilnehmer laden Sie ganz einfach dazu ein – natĂĽrlich auf Wunsch mit persönlicher PIN.

4. Kostenlose interne Gespräche von allen Geräten

Absprachen unter Kollegen sind wichtig und man fragt lieber einmal zu oft, als einmal zu wenig. Dabei brauchen Sie sich selbstverständlich keine Gedanken um die Kosten zu machen, denn alle internen Gespräche sind bei Placetel kostenlos. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Anruf von zu Hause, unterwegs oder aus dem Büro kommt. Für das selbe Erlebnis wie im Büro, können Sie sich übrigens auch im Handumdrehen ein IP-Telefon für zu Hause bestellen und Ihrer Telefonnummer in der Placetel Weboberfläche zuordnen.

5. Ihre Rufnummern bleiben kostenlos bei Ihnen

Wenn Sie zu Placetel wechseln, bieten wir Ihnen kostenlose Portierung von bestehenden Nummern und die Auswahl neuer Rufnummern aus ĂĽber 5.200 Ortsnetzen.

Fazit

Homeoffice und Remote-Work wird immer wichtiger und die Hürden für Unternehmen, Ihren Mitarbeitern den flexiblen Einsatz zu Hause zu gewähren, immer niedriger. Wer auf eine veränderte Arbeitswelt und Lebensrealität seiner Mitarbeiter adäquat reagieren will, kommt um Remote-Work nicht herum. Die Auswahl an Lösungen zur Umsetzung reibungsloser Kommunikation von Kollegen im Büro und Remote ist riesig und deren Einrichtung wie Bedienung in der Regel einfach und sicher!

Probieren Sie es einfach mal aus. Sie werden sehen, mit den richtigen Tools von renommierten Anbietern für Cloud-Kommunikation machen Sie nicht nur Ihren Mitarbeitern das Leben leichter, Sie erhöhen auch Ihre Produktivität.

Checkliste: Produktiv im Homeoffice

Die Basics

1. Kommunikationsmittel abstimmen
Stimmen Sie sich mit Ihrem Team und Ihren Kunden ab, wie Sie am besten zu erreichen sind: Ăśber Ihre BĂĽro-Telefonnummer, Ihre Mobilnummer oder beides? Nur ĂĽber den Team-Chat?
Im Zweifel erstellen Sie eine Automatische Antwort in Ihrem Email Postfach, in dem Sie auf das Kommunikationsmittel Ihrer Wahl verweisen. So wissen alle, die Sie erreichen wollen, was zu tun ist.
2. Erreichbarkeit sicherstellen
Paralleles Klingeln oder Weiterleitung fĂĽr Ihre BĂĽronummer aufs Handy aktiviert? Das IP-Telefon am heimischen Schreibtisch im Webportal mit Ihrer Nummer verknĂĽpft? Oder wollen Sie doch lieber per Videochat erreichbar sein?
3. Netzwerkverbindung checken
Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung zu Hause einwandfrei funktioniert oder besorgen Sie sich einen LTE-Router inklusive SIM-Karte. Alternativ geht auch der Hot-Spot auf dem Handy. Hier gibt es auch Tools, die den Datenverbrauch am Rechner regulieren, um Ihr mobiles Datenvolumen zu schonen. Die Placetel-Telefonie ist übrigens besonders datenschonend: verschiedene Codecs garantieren immer Erreichbarkeit, auch wenn Ihre Bandbreite nur sehr gering ist. Welche Bandbreite Sie benötigen, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Der Arbeitsplatz

1. Ihr Arbeitsgerät vorbereiten
Ohne Laptop wird’s schwierig. Wenn Sie einen stationären Rechner auf der Arbeit nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Rechner zu Hause alle Zugänge zu allen Programmen und Diensten haben, die sie brauchen. Nutzen Sie dazu etwa einen Passwortmanager, der ĂĽber verschiedene Geräte hinweg Zugangsdaten synchronisiert und durch ein hochsicheres Passwort schĂĽtzt. Wer noch Fax nutzt, muss im Ăśbrigen auch keine Angst haben. Mit elektronischem Fax erhalten Sie Ihre Faxe ganz einfach per Email nach Hause.
2. Einen ruhigen Ort schaffen
Idealerweise haben Sie einen ruhigen Platz zu arbeiten. Das meint nicht nur akustisch sondern auch, dass Sie eine aufgeräumte Arbeitsumgebung vorfinden, in der Sie möglichst wenig Ablenkung haben. Schaffen Sie aktiv Flächen, die Sie nutzen können und räumen Sie Überflüssiges beiseite.
3. Zeitregelung fĂĽr Sie und Ihre Familie
Schaffen Sie sich Zeiten, wie im Büro. Falls Ihre Familie auch zu Hause ist, besprechen Sie diese Zeiten auch mit ihnen, damit Sie in Ihren Arbeitsphasen nicht ständig gestört werden oder wichtige Gespräche unterbrochen werden müssen. In einem Routingplan können Sie zu Ihren Arbeitsphasen Anrufe auch ganz einfach an Ihre verfügbaren Kollegen weiterleiten – ganz ohne gestört zu werden. Wer erstmals von zu Hause arbeitet, hat es sonst anfangs oft schwer, in einen kontinuierlichen Arbeitsprozess zu gelangen. Und bitte vergessen Sie den Feierabend nicht!

Das Wichtigste: Die Zusammenarbeit

1. Transparenz schaffen
In kaum einem Job, bedarf es keiner Absprachen. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Kollegen wissen, wann Sie sie erreichen und holen auch Sie sich früh genug – am besten am Vortag – Infos ein, wie Ihre Kollegen am kommenden Tag erreichbar sind. Nutzen Sie Chat-Tools wie Cisco Webex Teams oder Placetel UC-One, um Ihren Status durchzugeben oder sich in die Pause abzumelden – denn diese sollten Sie auch zu Hause als solche nutzen.
2. Kalender organisieren
Geteilte Kalender machen es einfach, Termine fĂĽr Absprachen zu planen. Haben Sie uns Ihre Kollegen alle Termine, Meetings und Telefonate dort eingetragen (oder auch Ihre Arbeitsphasen), ist es ein Leichtes, reibungslose Kommunikation zu organisieren.
3. Das Wichtigste zuletzt: Arbeitsphasen blocken
Um wirklich produktiv zu sein, benötigt man längere Arbeitsphasen am StĂĽck. Greifen Sie hier durch und blocken sich konsequent diese Zeiten – nach Absprache mit Ihren Kollegen. Tragen Sie diese in Ihren Kalender ein und melden Sie sich „nicht verfĂĽgbar“ in Ihrem Kommunikations-Tool.

Im Home Office produktiv zu sein, ist dank Cloud-Telefonie und Collaboration Tools heute kein Problem – vorausgesetzt Sie sind gut organisiert und transparent Ihren Kollegen gegenüber. Mit aktueller Technologie sind Ihre Kollegen nie mehr als einen Knopfdruck entfernt, ganz egal wo sie sind.

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