Back to Office: So gelingt die Rückkehr ins Büro

1. Wie begrüße ich meine Mitarbeiter am besten zurück im Büro?

1. Wie begrüße ich meine Mitarbeiter am besten zurück im Büro?

Wochenlang schrieb die Corona-Arbeitsschutzverordnung Arbeitgebern vor, Mitarbeitenden ein Homeoffice-Angebot zu unterbreiten, wo keine betrieblichen Gründe dagegensprachen. Angesichts fallender Infektionszahlen treten nun einige Lockerungen in Kraft, die Corona Home-Office Pflicht endet und viele Büros öffnen wieder ihre Tore.

Die Homeoffice-Pflicht endet am 1. Juli. Unternehmen müssen zwar weiterhin zwei Tests pro Woche für Beschäftige anbieten, die nicht von zu Hause aus arbeiten können. Allerdings ist dies laut neuer Corona-Arbeitsschutzverordnung nicht mehr erforderlich, wenn Arbeitgeber “durch andere geeignete Schutzmaßnahmen einen gleichwertigen Schutz der Beschäftigten” sicherstellen oder nachweisen können, zum Beispiel wenn diese vollständig geimpft sind.” (Quelle: FAZ)

Damit ist ein großer Schritt in Richtung Normalität getan. Nach mehreren Monaten oder für manche sogar über einem Jahr im Homeoffice können Mitarbeitende von der Rückkehr ins Büro jedoch etwas verunsichert sein. Arbeitgeber können allerdings einiges tun, um das Back to Office für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so angenehm wie möglich zu gestalten.

✓ Kleiner Willkommensgruß

Ob per Karte auf dem Schreibtisch, per E-Mail Rundschreiben oder als kleines “Welcome Back to the Office” Meeting: Heißen Sie Ihr Team als Arbeitgeber willkommen und bringen Sie Ihre Freude zum Ausdruck, dass alle wieder wohl und munter zurück sind.

„Willkommen zurück im Büro“ Sprüche - Unsere 3 Vorschläge für herzliche Willkommensgrüße:

• Nicht alles im Leben kann positiv sein. Umso wichtiger ist es, sich auch schwierigen Situationen stellen zu können. Ich bin stolz darauf, wie Sie das letzte Jahr gemeistert haben und freue mich nun sehr darauf, Sie gesund und munter im Büro begrüßen zu dürfen. Ich wünsche Ihnen alles Gute. Willkommen zurück!

• Wenn Sie die Arbeit im Büro wieder mit Begeisterung aufnehmen, ist das ein klares Zeichen von Professionalität und großem Engagement für unser Unternehmen. Ich bin unheimlich stolz darauf, Sie in meinem Team zu haben und freue mich auf die Zusammenarbeit. Willkommen zurück im Büro!

• Die Rückkehr ins Büro nach so langer Zeit ist für uns alle eine große Umstellung. Wir sind stolz wie Sie das letzte Jahr trotz der schwierigen Situation gemeistert haben und sind sehr froh, Sie jetzt wieder im Büro zu haben. Falls Sie noch Fragen zu den neuen Verhaltensregeln haben sollten oder andere Unklarheiten bestehen, zögern Sie bitte nicht mich zu kontaktieren. Alles Gute und willkommen zurück!

✓ Verständnis füreinander

Für den ein oder anderen mag die Rückkehr vom Homeoffice ins Büro eine große Umstellung bedeuten. Während die einen über die letzten Monate vielleicht mit Kindergeschrei im Homeoffice zu kämpfen hatten, konnten die anderen in einer sehr ruhigen Arbeitsatmosphäre arbeiten und sich besser als je zuvor konzentrieren. Back to Office wird es so oder so anders sein und es gilt, den Mitarbeitern mit Verständnis zu begegnen und Rücksicht darauf zu nehmen, wenn Aufgaben zunächst etwas mehr Zeit als sonst in Anspruch nehmen.

✓ Lockerung der Büroatmosphäre

Um das Wohlbefinden der Beschäftigten zu steigern, können Sie zum Beispiel ein paar Blumen oder Bilder am Arbeitsplatz anbringen. So wirken Sie einer bedrückenden Arbeitsatmosphäre entgegen und sorgen für mehr Freude beim Arbeiten.

2. Veränderungen am Arbeitsplatz für die Rückkehr ins Büro

2. Veränderungen am Arbeitsplatz für die Rückkehr ins Büro umsetzen

Mit neuen Verhaltensregeln und Hygienemaßnahmen können Arbeitgeber dazu beitragen, dass Infektionsrisiko auch nach dem Back to Office niedrig zu halten und sie sorgen gleichzeitig dafür, dass sich Mitarbeitende sicher am Arbeitsplatz fühlen.

Folgende Maßnahmen können zum Schutz umgesetzt werden:

• Vermehrter Einsatz von Desinfektionsspendern
• Anbringung von Abstandslinien von mind. 1,50 m z.B. an der Rezeption
• Anbringung von Trennwänden bzw. Scheiben an Arbeitsplätzen
• Reduziertes Angebot in Kantinen: Kein Buffet mehr!
• Weniger Stühle in Konferenzräumen und der Kantine
• Mitarbeitern vorschlagen, die Treppe statt des Aufzugs zu nutzen
• Auseinanderrücken von Schreibtischen für mehr Abstand
• Umsetzung von automatisch, sensorgesteuerten Türen
• Implementierung einer Wegeführung
• Vermehrt auf virtuelle Meetings setzen
• Ausgabestellen für Masken und Deskinfektionstücher
• Zutritt für Externe oder Kunden nur mit vorheriger Online-Anmeldung

Weitere Maßnahmenvorschläge für den Arbeitsalltag liefert Ihnen das Bundesministerium für Arbeit und Soziales sowie die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung:

• Zusätzliche Maßnahmen des Arbeitsschutzes während der Pandemie
• Schutz vor dem Coronavirus: Was ist im Arbeitsalltag zu beachten?

3. Regeln fürs Back to Office klar kommunizieren

3. Regeln fürs Back to Office klar kommunizieren

Die Hygiene und Verhaltensregeln bewirken natürlich nur etwas, wenn sie von den Beschäftigten auch eingehalten werden. Auch im Büro sollten die AHA+L+A Regeln gelten. Das bedeutet:

✓ Abstand halten
✓ Hygiene beachten
✓ Maske tragen
✓ regelmäßig lüften und
✓ die Corona-Warn-App nutzen.

Viele sind jedoch unsicher über die neuen Verhaltensregeln im Büro, deshalb gilt es für Arbeitgeber oder Facility Manager, diese genau zu kommunizieren und Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Für die Kommunikation der Verhaltensregeln kann z.B. ein virtuelles Meeting sowie Erklärvideos auf Monitoren am Arbeitsplatz dienen.

4. Technologie bleibt wichtig für gesundes Arbeiten

4. Technologie bleibt wichtig für gesundes Arbeiten

Auch wenn einige Arbeitnehmer in den nächsten Wochen ins Büro zurückkehren werden, so wollen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Arbeit von zu Hause weiterhin ermöglichen. Viele haben nämlich immer noch Angst, sich anzustecken. Sei es, weil sie evtl. ein höheres Risiko haben oder weil sie in der Familie oder im Freundeskreis persönliche Erfahrungen mit Covid 19 sammeln mussten und dementsprechend sensibler mit diesem Thema umgehen. Das sollten Arbeitgeber in jedem Fall respektieren.

Vor allem für die nächsten Wochen und Monate wird das auch extrem wichtig sein. Gerade wenn Mitarbeitende erste Krankheitssymptome verspüren, ist es mehr als sinnvoll, dass sie flexibel von Zuhause arbeiten können und unter keinen Umständen ins Büro kommen. Geeignete Collaboration-Tools wie Webex für Placetel bleiben also auch in Zukunft wichtig und ermöglichen eine effiziente und vor allem sichere Zusammenarbeit von verteilten Teams im Büro und Homeoffice.

5. Hybrid Work ist die Zukunft

5. Hybrid Work ist die Zukunft

Das Thema „Sicherheit“ ist allerdings nicht der einzige Grund, warum Arbeitgeber auch in Zukunft nach dem Back to Office vermehrt Homeoffice anbieten werden. Viele sind der Meinung, dass die traditionelle Fünf-Tage-Woche ausgedient hat:

Es gibt kein Zurück in die alte Welt. Die Zukunft unserer Arbeit ist hybrid. Wir wollen die Vorzüge des Büros und die des mobilen Arbeitens bestmöglich miteinander verbinden. Auch erwarten wir, dass wir weniger reisen und im Sinne des neuen Arbeitens noch agiler zusammenarbeiten Quelle: Deutsche Telekom auf Tagesschau

Eine Umfrage in unserem Linked-In Netzwerk brachte das gleiche Ergebnis. Die Mehrheit (77,7%) wünscht sich in Zukunft eine flexible Lösung aus Homeoffice und Büro.

Home-Office wird sich also aller Wahrscheinlichkeit nach auch in Zukunft vermehrt durchsetzen. Arbeitgeber sollten deshalb offen dafür sein, ihren Mitarbeitenden auch langfristig hybrides Arbeiten zu ermöglichen und geeignete Soft- und Hardware wie z.B. eine Webex Desk Cam oder ein Noise Cancelling Headset einsetzen, um sowohl im Großraumbüro, Zuhause oder unterwegs effektiv arbeiten zu können.