Software Telefonanlage
Alles, was Sie 2025 wissen müssen
Was ist eine Software Telefonanlage?
Was ist eine Software Telefonanlage?
Eine Software-Telefonanlage ist ein modernes Telefonsystem, das dem Nutzer sämtliche Funktionen einer klassischen Telefonanlage mittels Software bereitstellt, die entweder auf einem eigenen Server des Unternehmens betrieben oder über die Cloud genutzt werden kann. Bei letzterem wird die softwarebasierte Telefonanlage in einem externen Rechenzentrum durch den Provider betrieben.
Die Unterschiede zwischen einer Software-Lösung auf dem eigenen Server und einer Cloud-Lösung haben wir Ihnen im Folgenden gegenübergestellt.
Merkmal |
Lokale Software-Telefonanlage |
Cloud-Telefonanlage |
|---|---|---|
| Standort | Installation auf eigenem Server im Unternehmen | Hosting durch Provider in externem Rechenzentrum |
| Hardware | Notwendigkeit eines eigenen leistungsstarken Servers mit ausreichend Kapazitäten. Hardware-Telefone nicht notwendig - es kann über Softphones telefoniert werden. | Anschaffung neuer Hardware nicht notwendig; falls gewünscht, können Tischtelefone genutzt werden. Es kann aber auch über Softphones via PC oder Handy telefoniert werden. |
| Wartung | Das Unternehmen ist für die Wartung Updates & Sicherheitsaspekte selbst verantwortlich. | Der Provider kümmert sich um Updates, Wartung, Betrieb & Sicherheitsmaßnahmen der VoIP-Telefonanlagen Software. |
| Vorteile | Volle Hoheit über die Daten; direkte Integration mit lokalen Systemen möglich. | Wegfall der Wartung; Einfachere Skalierbarkeit; keine eigene Serverinfrastruktur notwendig. |
Wie funktioniert eine Software Telefonanlage?
Wie funktioniert eine Software Telefonanlage?
Im Gegensatz zu klassischen Hardware-Anlagen wird die Software-Telefonanlage über das Internet betrieben, wodurch lästige Verkabelungen am Firmenstandort entfallen. Die Grundlage dafür bildet die sogenannte VoIP-Technologie. Die genaue Funktionsweise der Gesprächsübertragung von VoIP haben wir Ihnen Schritt für Schritt im Folgenden aufgeführt:
Anrufaufbau
Der Nutzer wählt für das Telefongespräch aus einer Reihe von IP-fähigen Geräten aus und wählt die gewünschte Telefonnummer:
- IP-Telefone: Spezielle Hardware-Telefone, die direkt mit dem Netzwerk verbunden werden und einen hohen Komfort bieten
- Softphones: Software Anwendung, die auf dem PC oder Laptop installiert wird und das Telefonieren darüber ermöglicht
- App: Ermöglicht Telefonie über das Smartphone
Verbindungsaufbau
Die Software Telefonanlage verbindet den Anruf über das Internet. Das Session Initiation Protocol (SIP) ist ein Netzprotokoll, das beim Verbindungsauf- und Abbau sowie bei der Kommunikationssteuerung hilft. Die Sprachübertragung über das Internet und das Internet-Protokoll erfolgt in Echtzeit.
Umwandlung analoger Sprache in digitale Daten
Die Software nimmt die Stimme auf und wandelt sie in digitale Datenpakete um.
Datenübertragung über das Internet
Die Datenpakete werden über das Internet an den Empfänger gesendet.
Umwandlung digitaler Datenpakete in Sprache
Auf der anderen Seite der Leitung - beim Empfänger - werden die Datenpakete dann entpackt und für den Hörer wieder in verständliche, analoge Sprachsignale umgewandelt.
Welche Vor- und Nachteile bieten Software-Telefonanlagen?
Welche Vor- und Nachteile bieten Software-Telefonanlagen?
Verglichen mit traditionellen Hardware-basierten Telefonanlagen, bieten softwarebasierte TK-Anlagen großes Potenzial, die Unternehmenskommunikation flexibler und effizienter zu gestalten. Die wichtigsten Vorteile haben wir Ihnen deshalb aufgelistet.
Vorteile von Software-Telefonanlagen im Ãœberblick
-
Kosteneinsparungen: Keine Anschaffung teurer Hardware notwendig -weder für die Telefonanlage noch für die genutzten Endgeräte. Es kann auf Wunsch einfach über ein Softphone oder eine App telefoniert werden. Beim Hosting in der Cloud über einen VoIP-Anbieter entfallen zudem die Wartungskosten. Auch herkömmliche Faxgeräte sind dank Mail2Fax-Funktion nicht länger notwendig und Nutzer profitieren von den günstigen VoIP-Verbindungsentgelten.
-
Einfache Skalierbarkeit: Die softwarebasierte Telefonanlage wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Neue Nebenstellen lassen sich meist einfach über eine Weboberfläche hinzufügen und erfordern nicht länger teure Erweiterungsmodule.
-
Ortsunabhängigket: Die Telefonanlage ist unabhängig vom Standort nutzbar, solange eine Internetverbindung verfügbar ist. Mitarbeitende können so von überall telefonieren, egal ob sie sich im Büro, im Homeoffice oder unterwegs befinden.
-
Einfachere Administration: IT-Mitarbeiter oder Freelancer können durch die einfache Einrichtung der Telefonanlagen-Software über ein intuitives Webportal eine Menge Zeit einsparen.
-
Großer Funktionsumfang: Moderne Software Telefonielösungen bieten meist über 150 Funktionen an, darunter z.B. Sprachmenüs, Warteschlangen, Videokonferenzen oder ganz neu KI-Telefonassistenten, die für ein effizientes Anrufmanagement sorgen.
Auch wenn die Vorteile von modernen Cloud-Telefonanlagen ganz klar überwiegen, gibt es natürlich auch einige Nachteile - insbesondere bei der lokalen Installation auf eigenen Servern - die wir Ihnen selbstverständlich nicht verschweigen möchten.
Nachteile von Software-Telefonanlagen im Ãœberblick
-
Abhängigkeit von der Internetverbindung: Da Gespräche über das Internet (VoIP) geführt werden, ist eine stabile und ausreichend schnelle Verbindung entscheidend. Schlechte Bandbreite oder Netzstörungen können die Sprachqualität beeinträchtigen oder zu Ausfällen führen.
-
Probleme beim Stromausfall: Im Falle eines Stromausfalls wird der Router nicht mehr mit Strom versorgt und die benötigte Internetverbindung getrennt. Abhilfe kann hier eine Pufferbatterie oder ein Notfallplan schaffen.
-
Serverabhängigkeit bei lokaler Installation: Bei einem Ausfall des Servers ist die Telefonanlage nicht mehr verfügbar. Ein Failover-System kann dies verhindern.
-
Erhöhte Anforderungen an IT-Know bei lokaler Installation: Bei der Installation auf dem eigenen Server wird technisches Fachwissen benötigt, um Wartung, Updates und Sicherheitskonfigurationen zuverlässig durchzuführen.
Für wen ist eine softwarebasierte Telefonanlage geeignet?
Für wen ist eine softwarebasierte Telefonanlage geeignet?
Eine softwarebasierte Telefonanlage eignet sich grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe, die ihre Kommunikation flexibler, effizienter und kostengünstiger gestalten möchten.
Besonders profitieren kleine und mittelständische Betriebe, die ohne großen Hardwareaufwand eine professionelle Telefonie-Lösung einführen wollen. Auch Unternehmen mit verteilten Teams oder Homeoffice-Strukturen setzen zunehmend auf Software-Telefonanlagen, da Mitarbeitende unabhängig vom Standort über Laptop, Smartphone oder Tischtelefon erreichbar bleiben. Für wachstumsstarke Start-ups bietet die Lösung zudem hohe Skalierbarkeit – neue Nutzer oder Standorte lassen sich in wenigen Minuten hinzufügen.
Aber auch bei größeren Organisationen sind Software-Telefonanlagen beliebt, um bestehende Systeme zu modernisieren, Kommunikationsprozesse zu vereinheitlichen und die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen – etwa CRM- oder Kollaborationstools – zu verbessern.
Welche Anbieter von Software-Telefonanlagen gibt es?
Welche Anbieter von Software-Telefonanlagen gibt es?
Der Markt für softwarebasierte Telefonanlagen ist in den letzten Jahren stark gewachsen und bietet eine Vielzahl von Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen. Zu den bekannten Anbietern von Cloud- und Software-Telefonanlagen zählen beispielsweise:
- Placetel
- 3CX
- Aircall
- RingCentral
- Cisco Webex Calling
- Microsoft Teams Phone
- 8x8
Während manche Anbieter ihren Schwerpunkt auf einfache, sofort einsatzbereite Cloud-Lösungen legen, richten sich andere eher an größere Unternehmen mit komplexeren Integrationsanforderungen. Entscheidend bei der Auswahl sind Faktoren wie Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Sicherheitsstandards, Supportqualität und Kostenstruktur. Ein sorgfältiger Vergleich hilft, die Lösung zu finden, die am besten zu den eigenen Kommunikations- und IT-Prozessen passt.
Warum die softwarebasierte Telefonanlage von Placetel die richtige Wahl ist
Warum die Cloud-Telefonanlage von Placetel die richtige Wahl ist
Erfüllen Sie all Ihre Kommunikationsanforderungen mit nur einem System. Mit der softwarebasierten Telefonielösung von Placetel erhalten Sie alles, was Sie für Ihre Business-Kommunikation benötigen: Ein Rundum-Sorglos-Paket, das in wenigen Schritten einsatzbereit ist & bereits von über 40.000 Unternehmenskunden aus den verschiedensten Branchen genutzt wird.
- Alles aus einer Hand: Auf Wunsch erhalten Sie bei Placetel nicht nur eine Software-Telefonanlage mit über 150 Funktionen, sondern auch direkt Endgeräte, einen Internetanschluss, Mobilfunkvertrag, KI-Telefonassistenten u.v.m.
- Kostenlose Softphones & Apps
- Intuitive und moderne grafische Benutzeroberfläche
- Einfache Skalierbarkeit: Jederzeit neue Nutzer hinzufügen
- Redundantes Hosting in der EU
- Hochverfügbarkeit von über 99,9%
- 30 Tage kostenlose Testphase (ohne Zahlungsdaten)
