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Online Zusammenarbeit

Alles Wichtige für 2022 inkl. Tools + Guide

Von Michelle Mertens
Zwei Mitarbeiter arbeiten online mit Kollegen zusammen

Mitarbeiter sind heutzutage längst nicht mehr an ein festes Büro gebunden. Zeit- und standortunabhängiges Arbeiten wird mehr und mehr zur Selbstverständlichkeit. Unternehmen stellen sich deshalb zunehmend die Frage, wie ihre Mitarbeiter trotz dieser Entwicklung produktiv zusammenarbeiten können. Die Antwort lautet: Online! Doch was hat es mit dem Begriff der Online Zusammenarbeit auf sich und welche sind die wichtigsten Tools für eine funktionierende Teamarbeit im digitalen Raum?

1. Was versteht man unter Online Zusammenarbeit?

1. Was versteht man unter Online Zusammenarbeit?

Unter Online Zusammenarbeit versteht man die digitale Vernetzung von Benutzern zur Kommunikation in einem Online-Bereich. In der Regel wird die Online Zusammenarbeit durch ein Softwaresystem ermöglicht, über welches die einzelnen Teammitglieder per Text, Audio oder Video miteinander in Kontakt treten können. Unternehmen bietet sich dadurch die Möglichkeit, nicht nur die interne Kommunikation zu verbessern, sondern auch die Projekteffizienz zu steigern.

2. Welche Vorteile hat Online Zusammenarbeit?

2. Welche Vorteile hat Online Zusammenarbeit?
Eine Frau arbeitet mobil mit dem Handy und dem Laptop im Park
Die Online Zusammenarbeit ermöglicht die zeit- und standortunabhängige Arbeit im Team

Die Mitarbeiter vieler Unternehmen arbeiten vermehrt von verschiedenen Standorten aus und zu unterschiedlichen Zeiten. Entsprechend muss ein neuer Denkansatz her, der den neuen Herausforderungen vor allem im Bereich der Kommunikation mit effizienten Lösungen entgegentritt. Genau das leistet Online Zusammenarbeit.

2.1 Ausbau der Kommunikation

Online-Zusammenarbeit schafft mehr kommunikative Räume für Teams. Einzelne Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, zu entscheiden, welchen Raum sie für welche Absprachen nutzen wollen. Dadurch ist es beispielsweise nicht immer nötig, ein Videogespräch zu führen. Manches lässt sich ganz einfach mithilfe einer kurzen Nachricht über die Chatfunktion einer Anwendung klären. Auf diese Weise sparen Mitarbeiter Zeit und Aufwand, die sie in ihre eigentlichen Tätigkeiten investieren können.

Da die Zusammenarbeit online stattfindet, sind die Mitarbeiter nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Die jeweiligen Teammitglieder können im Rahmen des Remote Work von mobilen Standorten aus Ideen austauschen und so mit allen Projektbeteiligten stets in Kontakt bleiben.

Wichtig zu beachten
Die virtuelle Kommunikation über Online-Anwendungen bringt neue Herausforderungen in Bezug auf den Schutz personen- sowie unternehmensbezogener Daten mit sich. Laut der neunten Cost of Cybercrime Studie1 der Unternehmensberatung Accenture verschärft sich die Bedrohungslage durch Cyberangriffe weltweit. Dies führt dazu, dass Unternehmen mehr Geld denn je ausgeben müssen, um sich mit den Folgen immer komplexerer Angriffe auseinanderzusetzen.

2.2 Förderung der Kreativität

Eine Vielzahl von Anwendungen ermöglicht es den Mitgliedern eines Teams, gemeinsam online am Inhalt eines Dokuments zu arbeiten oder wichtige Beiträge zu einem Projekt zu leisten. Die Zusammenarbeit fördert dabei den kreativen Output. Damit sich die Mitarbeiter gegenseitig effektiv zu neuen Ideen anregen und Inspirationen weitergeben können, genügt der langsame und träge Austausch über Kanäle wie E-Mail nicht mehr. Eine gut umgesetzte Online-Zusammenarbeit stellt sicher, dass die Teammitglieder untereinander vernetzt sind und in Echtzeit miteinander kommunizieren. Auf diese Weise bekommen Mitarbeiter die Möglichkeit, gemeinsam ihr kreatives Potenzial und damit ihre Produktivität zu steigern.

2.3 Verbesserte Work-Life-Balance

Frau sitzt mit ihrem Hund am Arbeitsplatz
Eine gute Work-Life-Balance ist eine der Grundlagen für die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität im Team

Online Zusammenarbeit bietet große Spielräume für die Arbeitsgestaltung. Dank der zeitlichen Unabhängigkeit sind die Mitarbeiter flexibel und können ihre Arbeitszeit individuell einteilen. Das kommt vor allem Eltern im Homeoffice zugute, um schnell auf die Bedürfnisse ihrer Kinder zu reagieren. Die Ortsungebundenheit reduziert zusätzlich den Stressfaktor, pünktlich im Büro sein zu müssen. Mitarbeiter können bequem von unterwegs ihren Beitrag zur Teamarbeit leisten.

2.4 Kostenersparnis

Da von jedem beliebigen Standort aus gearbeitet werden kann, spart die Online Zusammenarbeit erhebliche Reisekosten sowie Kosten für Büroflächen ein. Expert*innen können flexibel und unabhängig von ihrer räumlichen Verfügbarkeit eingebunden werden. Dies ermöglicht eine Zusammenarbeit über die Ländergrenzen hinaus. Unterschiedliche Zeitzonen stellen mit der Online Zusammenarbeit kein Problem mehr dar.

3. Tools für die Online Zusammenarbeit

3. Tools für die Online Zusammenarbeit
Frau arbeitet aus dem Homeoffice
Verschiedene nützliche Tools sorgen für eine reibungslose Online Zusammenarbeit

Die Ergebnisse des Virtual Teams Survey Report – Challenges of Working in Virtual Teams2 zeigen, dass 48 Prozent der Mitarbeiter, die online zusammenarbeiten, sich nie persönlich begegnen. Diese Tatsache unterstreicht, welche Rolle geeignete Tools bei der Online Zusammenarbeit spielen. Über sogenannte Collaboration Tools arbeiten die Teammitglieder nicht nur effizient zusammen, sie dienen auch als sozialer Knotenpunkt, über den sich die Mitarbeiter austauschen und als Team zusammenwachsen. Nachfolgend finden Sie einige der beliebtesten Tools für eine erfolgreiche Online Zusammenarbeit.

3.1 Organisation und Verwaltung

Die virtuelle Zusammenarbeit im Team fordert die digitale Organisation und Verwaltung der Arbeitsprozesse, welche den ortsunabhängigen und unkomplizierten Zugriff ermöglichen.

Zur erfolgreichen Organisation und Verwaltung dieser Arbeitsprozesse stehen eine Reihe an verschiedenen Tools zur Verfügung:

  • Microsoft Planner
    Als Teil der Office365-Welt integriert der Microsoft Planner praktisch alle übrigen Office-Anwendungen wie Kalender, Teams, Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote. Der Planner selbst ist ein Aufgaben-Verwaltungstool, mit dem Teams Projekte gemeinsam online organisieren können. Er kann sowohl auf Desktops als auch auf mobilen Endgeräten betrieben werden. Da der Planner ein Bestandteil der Office365-Lizenz ist, ist er kostenpflichtig.

  • Trello
    Ähnlich wie bei dem Microsoft Planner handelt es sich bei Trello um ein Tool zur Aufgabenverwaltung. In Trello bieten sogenannte Kanban Boards einen Überblick über anstehende Aufgaben, die beliebig bearbeitet und mit Checklisten, Anhängen sowie Terminen versehen werden können. Auf die Boards haben alle Teammitglieder Zugriff. Darüber hinaus ist das Online-Tool mit Kalenderfunktionen und anderen Anwendungen wie etwa Slack kombinierbar. Trello ist in seiner Grundfunktion kostenlos und sowohl über den Browser nutzbar als auch als App erhältlich.

  • Microsoft To Do und Todoist
    To-Do-Applikationen helfen dabei, den Überblick über noch zu erledigende Aufgaben zu behalten und sind daher sowohl im Privat- als auch im Geschäftsleben sehr beliebt. Microsoft To Do gibt es als Desktop- und als Web-App. Zudem lässt sich das kostenlose Tool mit Outlook-Aufgaben kombinieren und synchronisiert Aufgaben mit iPhone, Android, Windows sowie dem Web. Todoist ist ebenfalls eine Aufgaben-Anwendung, die für mobile Endgeräte und Desktop erhältlich ist. Das Tool ist in seiner Grundfunktion kostenfrei.

3.2 Videotelefonie

Frau ist mit ihren KollegInnen in einem Online-Meeting
Auch im digitalen Setting sorgen Konferenzen für den regen Austausch innerhalb des Teams

Der intensive Austausch mit KollegInnen ist ein weiterer Grundpfeiler der erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit. Eine Reihe an verschiedenen Konferenztools ermöglichen den unkomplizierten Austausch im Rahmen digitaler Meetings.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige nützliche Tools vor, welche den Austausch im Rahmen von Videokonferenzen ermöglichen:

  • Adobe Connect Meetings
    Mithilfe des Videokonferenzen-Tools von Adobe ist es möglich, eine virtuelle Umgebung zu gestalten, innerhalb derer Storyboards und andere interaktive Inhalte erstellt werden können. Externe Nutzer können einfach hinzugefügt werden und müssen sich nicht extra eine Datei herunterladen, um am Meeting teilzunehmen.

  • Webex
    Mithilfe von Webex können Sie Videokonferenzen durchführen. Darüber hinaus bietet das Tool aus dem Hause Cisco die Möglichkeit für Gruppenchats sowie die Funktion, den Bildschirm und Dokumente im Rahmen des Screensharings mit den anderen TeilnehmerInnen zu teilen. Webex lässt sich mit unterschiedlichen Apps kombinieren und ist sowohl als App für mobile Endgeräte als auch als Desktop Client verfügbar. Die All-in-One-Lösung Placetel mit Webex vereint sogar die mehrfach ausgezeichnete Cloud-Telefonanlage von Placetel mit Online-Meetings und Team-Messaging von Cisco in nur einer Anwendung.

  • Microsoft Teams
    Teams ist eine Mischung aus Verwaltungs- und Videokonferenz Tool und gehört zu der MS Office365-Familie. Projekte können hier als sogenannte Teams angelegt und verwaltet werden. Chats und Videokonferenzen innerhalb der Teams sorgen für eine produktive Zusammenarbeit. Auch externe Teilnehmer können an Videokonferenzen teilnehmen. Microsoft Teams ist in seiner Grundversion kostenlos und wird zukünftig fest in das Windows Betriebssystem von Microsoft integriert.

Erfahren Sie in unserem Blogartikel, wie Sie ganz einfach über MS Teams ins öffentliche Festnetz telefonieren können.

3.3 Filesharing

Filesharing-Tools bieten den NutzerInnen die Möglichkeit, Dokumente unkompliziert mit KollegInnen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

Im Folgenden haben wir einige nützliche Filesharing-Tools zusammengestellt:

  • OneDrive und SharePoint
    OneDrive und SharePoint sind Dateiverwaltung-Plattformen aus der Office365-Familie von Microsoft, mit denen Dokumente online gespeichert und überall verfügbar gemacht werden können. Die Dateiverwaltung im klassischen Sinne übernimmt dabei OneDrive: Die Dateien werden hier vom Desktop in die Cloud synchronisiert und können überall abgerufen werden. Der Fokus von SharePoint hingegen liegt mehr auf der Zusammenarbeit. Die Inhalte werden zentral abgelegt und für eine Gruppe von Nutzern zugänglich gemacht. Im Unterschied zu OneDrive kann SharePoint auch mit unterschiedlichen Apps aus dem Microsoft-Universum kombiniert werden. Die Dateinutzung ist im Web auf mobilen Endgeräten mithilfe von Apps und auf dem Desktop möglich. OneDrive ist als reiner Speicherplatz bis 5 GB kostenlos. Sowohl OneDrive als auch SharePoint sind DSGVO-Konform und verarbeiten die Daten innerhalb der EU.

  • Google Drive
    Der Filehosting Dienst von Google ermöglicht Benutzern das Speichern von Dokumenten in der Cloud, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sowie das Teilen von Dateien. Hier ist allerdings zu beachten, dass die Google-Server außerhalb Europas stehen. Klären Sie daher vor der Nutzung ab, ob sich mit der Nutzung die Anforderungen des europäischen Datenschutzes erfüllen lassen.

  • Dropbox
    Dropbox ist bis zu einer Speicherkapazität von 2GB kostenlos. Dokumente und Dateien können online auf einfache Weise gespeichert werden. Die Anwendung ist sowohl auf dem PC als auch auf mobilen Endgeräten nutzbar. Allerdings hat Dropbox den Nachteil, dass es keine automatische Verschlüsselung anbietet. Für sensible Unternehmensdaten ist diese Anwendung daher nicht geeignet.

4. FAQ

4. FAQ
Mann arbeitet unterwegs mit seinem Mobiltelefon
Die Vielzahl an Möglichkeiten der Online Zusammenarbeit wirft auch Fragen auf: Wie kann die erfolgreiche Zusammenarbeit gelingen?

1. Ist Online Zusammenarbeit sicher?
Durch das ortsunabhängige Arbeiten werden die Netzwerkstrukturen immer komplexer und die Gefahr von Sicherheitslücken wächst stetig. Ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen setzt die Online Zusammenarbeit das Unternehmen dementsprechend erhöhten Risiken aus. Die gute Nachricht ist, dass sich mithilfe von modernen cloudbasierten Netzwerkarchitekturen diese Sicherheitslücken schließen lassen. Ein einheitliches Berechtigungs- und Rollenkonzept verhindert den Zugriff unberechtigter Personen auf sensible Daten.

2. Wie werden Teams am besten zusammengestellt?
Virtuelle Teams sind mit einer höheren Wahrscheinlichkeit produktiver und innovativer, wenn sich die Teammitglieder bereits untereinander persönlich kennen. Achten Sie daher darauf, dass Sie das Team aus Personen zusammensetzen, die miteinander bekannt sind.

3. Wie kann der Zusammenhalt trotz der räumlichen Distanz innerhalb des Unternehmens gestärkt werden?
Eine der größten Herausforderungen der Online Zusammenarbeit ist es, dass sich die einzelnen Teammitglieder nicht so leicht gegenseitig kennenlernen. Investieren Sie daher in Online-Tools mithilfe derer die Mitarbeiter untereinander kommunizieren und sich austauschen. Rufen Sie zusätzlich gezielt zu regelmäßiger Kommunikation auf. In erfolgreichen Teams kommunizieren die Mitglieder regelmäßig miteinander. Wie sie kommunizieren, ist nicht ausschlaggebend: Intranet-Homepages, Kurznachrichten, Chatrooms, virtuelle oder persönliche Meetings, Hauptsache die Teammitglieder befinden sich im regen Austausch.

4. Wie bleiben Mitarbeiter motiviert?
Lassen Sie Erfolge nicht ungeachtet. Wenn ein Mitglied einen besonderen Erfolg zu verzeichnen hat, dann verbreiten Sie die gute Nachricht zum Beispiel, indem Sie ein Video oder eine Pressemitteilung per E-Mail verschicken. Damit sich Ihre Mitarbeiter dem Unternehmen noch mehr verbunden fühlen, verschicken Sie regelmäßig wertvolle Nachrichten, welche die Firma betreffen.

5. Wie wird Online Zusammenarbeit organisiert?
Damit der Fortschritt an einem Ort nicht vom Fortschritt an einem anderen Ort abhängig ist, teilen Sie die Arbeit in Module auf. Die Teammitglieder sind so in der Lage, unabhängig von den jeweils anderen zu arbeiten. Je nachdem, um welche Aufgabe es sich handelt, müssen Sie hier den Arbeitsfluss so erhalten, dass am Ende die einzelnen Arbeitsschritte ohne Probleme zusammengeführt werden können.

6. Fazit zu erfolgreicher Online-Zusammenarbeit

5. Fazit zu erfolgreicher Online Zusammenarbeit

Online Zusammenarbeit eröffnet vor allem in Hinblick auf das orts- und zeitunabhängige Arbeiten zahlreiche Möglichkeiten. Mitarbeiter sind in der Lage, gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten, ohne dabei ihre Flexibilität einzubüßen. Entsprechende Tools für Videotelefonie oder der Verwaltung von Aufgaben sorgen dafür, dass die Online Zusammenarbeit reibungslos abläuft.

Dennoch gibt es nach wie vor zahlreiche Herausforderungen, die von Führungskräften erfolgreich gemeistert werden müssen, damit die Prozesse im Betrieb regulär weiterlaufen. Eine dieser Herausforderungen ist es, die Motivation sowie den Teamgeist der Mitarbeiter zu erhalten. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter gezielt zur Kommunikation auf, damit sich diese trotz der räumlichen Distanz nicht aus den Augen verlieren. Kurze Nachrichten über Erfolge und Unternehmensinterne Angelegenheiten sorgen außerdem dafür, dass die Motivation auf einem hohen Niveau bleibt. Damit legen Sie einen guten Grundstein für eine funktionierende Online-Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

Quellen

  1. Cyber Resilient Business: Ninth Annual Cost of Cybercrime Study
  2. Culture Wizard: What Are 4 Benefits And 4 Challenges Of Global Virtual Teams?