Mehr Zeit für Gäste – dank KI-Unterstützung am Telefon
Wie der Erlebnisbauernhof Gertrudenhof mit Placetel AI sein Team entlastet
Das Wichtigste in Kürze
- ca. 600 Minuten pro Monat werden automatisiert beantwortet
- Spürbare Entlastung des Backoffice-Team
- Strukturierte Gesprächszusammenfassungen für Rückrufe
Der Erlebnisbauernhof Gertrudenhof ist ein beliebtes Ausflugsziel für Familien. Besucherinnen und Besucher kommen für saisonale Events, den Hofladen, gastronomische Angebote und zahlreiche Erlebnisbereiche rund um Landwirtschaft, Natur und Freizeit. Entsprechend hoch ist auch das Interesse: Täglich erreichen den Hof zahlreiche telefonische Anfragen zu Öffnungszeiten, Angeboten oder Buchungen.
Um das Team zu entlasten und gleichzeitig einen schnellen und zuverlässigen Service für Anruferinnen und Anrufer sicherzustellen, setzt der Gertrudenhof auf Placetel AI.
Die Herausforderung
Der telefonische Kundenservice auf dem Erlebnisbauernhof Gertrudenhof war täglich nur etwa vier Stunden durch Personal abgedeckt. In dieser Zeit gingen zahlreiche Anrufe ein – von Fragen zu Öffnungszeiten und Buchungen bis hin zu Produktinformationen oder Reklamationen.
Viele dieser Anfragen waren wiederkehrend. Für das Team bedeutete das viel Zeit für identische Fragen und gleichzeitig wenig Kapazität für andere Aufgaben im Tagesgeschäft. Wenn das Telefon nicht besetzt war, landeten Anrufe häufig auf der Mailbox. Rückrufe verzögerten sich und die Mitarbeitenden waren zunehmend genervt von immer gleichen Fragen.
Der Wunsch war daher klar: Routinefragen automatisieren, damit sich das Team stärker auf Gäste und den Betrieb konzentrieren kann.
Warum Placetel AI
Da der Gertrudenhof bereits Kunde bei Placetel war, wurde das Team schnell auf den KI-Telefonassistenten aufmerksam. Besonders überzeugend waren die natürlich klingende Stimme und das benutzerfreundliche Backend.
Bedenken gab es kaum. Das Onboarding verlief wie gewünscht: Die Einführung wurde eng begleitet und das Placetel-Team unterstützte bei der Einrichtung und den ersten Einstellungen.
Die Ergebnisse
Seit der Einführung von Placetel AI hat sich der telefonische Service deutlich verändert. Viele Anrufe mit einfachen Informationsfragen werden direkt vom KI-Telefonassistenten beantwortet. Dadurch erreichen weniger Routineanfragen das Backoffice-Team. Gleichzeitig erstellt der Assistent strukturierte Gesprächszusammenfassungen und klare Rückrufaufträge, wenn ein Anliegen persönlich bearbeitet werden muss. Die wichtigsten Effekte:
- spürbare Entlastung des Backoffice-Personals
- weniger manuelle Bearbeitung von Voicemails
- strukturierte Rückrufinformationen
- viele Informationsanrufe werden automatisch beantwortet
Die Nachfrage ist dabei sogar gestiegen: Das erste Minutenpaket für den KI-Assistenten wurde bereits vollständig genutzt.
Der größte Mehrwert
Der größte Vorteil für den Gertrudenhof liegt darin, dass wiederkehrende Fragen automatisch abgefangen werden. Dadurch muss das Backoffice deutlich weniger Voicemails abhören und kann sich gezielt um individuelle Anliegen kümmern. Besucherinnen und Besucher fühlen sich dennoch gut betreut – während der Arbeitsalltag für das Team spürbar entspannter wird.