Mehr Zeit für Patient:innen | Hautarztzentrum Münster
Wie Placetel AI die telefonische Erreichbarkeit in einer Praxis nachhaltig verbessert
Das Wichtigste in Kürze
- 1.000 automatisierte Gesprächsminuten pro Monat
- Bis zu 60 % Entlastung des Empfangsteams
- Deutlich reduzierte Wartezeiten für Patient:innen
Das Hautarztzentrum Münster steht für moderne Dermatologie, innovative Therapiekonzepte und einen klaren Anspruch an Servicequalität. Mit wachsendem Patientenaufkommen stieg jedoch auch die Zahl eingehender Anrufe – insbesondere zu Stoßzeiten. Terminwünsche, Rückfragen zu Leistungen und organisatorische Anliegen führten zu hoher Auslastung am Empfang.
Mit Placetel AI optimierte die Praxis ihre telefonische Erreichbarkeit grundlegend: Anrufe gehen nicht mehr verloren, Wartezeiten sinken deutlich und das Team gewinnt spürbar Freiraum für die persönliche Betreuung vor Ort.
Die Herausforderung
Das Anrufvolumen war insbesondere während der Sprechzeiten sehr hoch. Viele wiederkehrende Anfragen zu Terminvergaben, Behandlungsangeboten oder Öffnungszeiten banden wertvolle Kapazitäten am Empfang. Gleichzeitig war es kaum möglich, jeden Anruf zuverlässig anzunehmen – vor allem außerhalb der regulären Praxiszeiten.
Die Folge: unnötige Wartezeiten für Patient:innen und ein dauerhaft hoher Arbeitsdruck im Team.
Warum Placetel AI
Mit Placetel AI automatisierte das Hautarztzentrum Münster den telefonischen Erstkontakt. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, beantwortet häufig gestellte Fragen automatisiert und ermöglicht Terminvereinbarungen per Spracheingabe. Komplexere oder medizinisch individuelle Anliegen werden strukturiert erfasst und gezielt an das Praxisteam weitergeleitet.
Die Implementierung erfolgte nahtlos in die bestehende Telefoninfrastruktur – ohne Unterbrechung des laufenden Praxisbetriebs.
Die Ergebnisse
- Die telefonische Erreichbarkeit wurde signifikant verbessert
- Selbst bei hohem Anrufaufkommen bleibt der Servicelevel konstant hoch
- Das Empfangsteam wird spürbar entlastet und kann sich stärker auf die persönliche Betreuung der Patient:innen konzentrieren
- Wartezeiten reduzieren sich deutlich
- Mehr Termine werden erfolgreich vereinbart
- Die Praxis profitiert von einer strukturierten, verlässlichen Anrufannahme – 24/7
Der größte Mehrwert
Routineanfragen werden automatisiert bearbeitet, während das Praxisteam sich auf individuelle Beratung und medizinische Kernaufgaben fokussieren kann. Die Arbeitsbelastung sinkt, die Servicequalität steigt – und die Patientenzufriedenheit bleibt auf hohem Niveau.