Automatisiertes Bürgertelefon | Stadt Monheim
Wie die Stadt Monheim am Rhein über 2.000 Anrufe im Monat automatisiert – mit Placetel AI
Das Wichtigste in Kürze
- Über 2.000 Anrufe pro Monat
- Vier angebundene Fachbereiche
- Zentrale Rufnummer mit intelligenter Anrufverteilung
- Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit
- Spürbare Entlastung im Bürgerbüro
Mit Placetel AI automatisiert die Stadt Monheim zentrale telefonische Bürgeranfragen und sorgt für eine deutlich bessere Erreichbarkeit. Wiederkehrende Fragen werden zuverlässig rund um die Uhr beantwortet, Anrufe intelligent den zuständigen Fachbereichen zugeordnet. Das Team im Bürgerbüro wird spürbar entlastet – Bürger*innen erhalten schnelle und verlässliche Auskünfte ohne lange Wartezeiten.
Die Herausforderung
Täglich gingen mehrere hundert Anrufe über eine zentrale Rufnummer ein. Vier Fachbereiche – Bürgerbüro, Standesamt, Steuern & Gebühren sowie Abfallwirtschaft – waren gebündelt erreichbar. Ein Großteil der Anfragen betraf wiederkehrende Themen wie Verwaltungsservices, Urkunden, Steuerfragen oder Müllabfuhrtermine.
Die Folge: dauerhaft ausgelastete Leitungen, lange Wartezeiten und hohe Belastung für die Mitarbeitenden. Fachkräfte wurden regelmäßig aus laufenden Vorgängen gerissen, um Standardfragen telefonisch zu beantworten.
Warum Placetel AI
Mit Placetel AI implementierte die Stadt vier spezialisierte KI-Agenten unter einer zentralen Rufnummer. Der KI-Telefonassistent übernimmt den vollständigen Erstkontakt, erkennt das Anliegen automatisiert und ordnet es direkt dem passenden Fachbereich zu.
Häufige Fragen beantwortet die KI selbstständig und konsistent – 24 Stunden am Tag. Rückrufwünsche werden strukturiert erfasst und weitergeleitet. Die Integration in bestehende Prozesse ermöglicht eine reibungslose Bearbeitung ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Die Ergebnisse
- Über 2.000 Anrufe pro Monat automatisiert bearbeitet
- Automatische Zuordnung zu vier Fachbereichen
- Deutliche Reduktion von Wartezeiten
- Spürbare Entlastung der Mitarbeitenden
- 24/7-Erreichbarkeit für Bürger*innen
Der größte Mehrwert
Standardanfragen laufen vollständig automatisiert. Mitarbeitende gewinnen wertvolle Zeit für komplexe Anliegen, während Bürger*innen jederzeit schnelle, strukturierte und verlässliche Informationen erhalten. Die Servicequalität steigt – bei gleichzeitig reduzierter Belastung im Team.
